Ü»½±­ ͱº¬©¿®» Û²¹·²»»®·²¹ ÞÊ

б­¬¾«­ îçî

îîðð ßÙ Ò±±®¼©·¶µ

Ì»´ õíï øð÷ éï íêì ðé ðð

©©©ò¼»½±­ò²´ ·²º±à¼»½±­ò²´

ÜÛÝÑÍ ÜÑÝËÓÛÒÌ

DECOS - SHAREPOINT 2007 IN DE PRAKTIJK Als u met SharePoint werkt, kunt u nu op eenvoudige wijze met documenten, dossiers, adressen en overzichten uit Decos werken. Wat deze integratie van Decos met SharePoint voor u concreet betekent, wordt in deze infosheet uiteengezet. Welke functies zijn beschikbaar? De integratie bestaat uit vijf functies, verdeeld over twee categorieën: 1. Raadplegen en gebruiken van Decos: • het raadplegen en gebruiken van gegevens en

functionaliteit uit Decos in SharePoint; 2. Geïntegreerd werken in SharePoint met Decos: • het zenden van bestanden uit een SharePoint

documentbibliotheek naar Decos; • volledige integratie van bestanden en metadata

uit een documentbibliotheek uit SharePoint met een documentboek in Decos;

• volledige integratie van bestanden en metadata uit een documentbibliotheek uit SharePoint met één enkel dossier in Decos;

• Integratie van de gegevens in Decos binnen het full-text zoeken van SharePoint.

1. Raadplegen en gebruik van Decos Met ‘webparts’ kunt u gegevens uit Decos in een SharePoint site tonen en gebruiken. In SharePoint zijn webparts componenten van een webpagina, waarin gegevens als venster worden weergegeven. Deze gegevens kunnen uit allerlei systemen komen, waardoor het bijvoorbeeld mogelijk wordt om een persoonlijke site te maken (een ‘MySite’). Hierin brengt u zelf door u gekozen informatie samen: uw webmail, uw taken en agenda, RSS-feeds en bijvoorbeeld ook uw openstaande stukken, documenten en werkdossiers uit Decos. Er zijn verschillende Decos-webparts beschikbaar, waaruit u een selectie kunt combineren in een webpagina. Er bestaan webparts voor het raadplegen van documenten en dossiers, maar ook voor het zoeken van adressen en telefoonnummers en het weergeven van overzichten.

Figuur 1 – Decos webparts in een SharePoint site

In Figuur 1 ziet u zowel een webpart waarin inkomende documenten met vijf kolommen metadata worden getoond als een webpart waarin openstaande stukken met drie kolommen worden getoond. Daarnaast zijn verschillende webparts voor zoeken, overzichten en het toevoegen van registraties opgenomen. Het webpart voor Decos boeken De webparts, waarin documenten, dossiers of adressen uit Decos worden getoond, kunt u aanpassen aan uw wensen. Als u binnen de SharePoint site het recht heeft om webparts toe te voegen, kunt u deze ook configureren. Daarmee kunt u aangeven hoeveel kolommen en hoeveel rijen worden getoond. U kunt binnen het webpart het getoonde Decos-boek kiezen en de getoonde informatie filteren aan de hand van bepaalde kenmerken.

Figuur 2 - Decos dossiers (zaken, met filter) in SharePoint Door te klikken op een registratie kunt u deze direct in Decos openen en ook de bestanden kunnen meteen geopend worden.

2. Werken in SharePoint met Decos • Bestanden uit SharePoint archiveren in Decos Bestanden in een standaard SharePoint document-bibliotheek zijn niet opgenomen in het digitale archief in Decos. Door de integratie kunt u individuele bestanden wel via het ‘uitklapmenu’ naar Decos sturen ter archivering. Het bestand wordt dan automatisch in Decos verwerkt.

Figuur 3 - Bestand archiveren (send to archive)

• Zoeken Door in SharePoint full-text te zoeken, zoekt u zowel in de gegevens in SharePoint als in de gegevens in Decos. De resultaten worden gecombineerd, waarbij met een icoon wordt getoond welke informatie uit Decos komt. Door op een registratie uit Decos te klikken, opent u de registratie in Decos.

Figuur 4 - Integratie full-text search

• Werken met bestanden in SharePoint en Decos In SharePoint werkt u met bestanden in zgn. ‘documentbibliotheken’. De bestanden die u daarin maakt, staan in SharePoint en worden niet automatisch gearchiveerd. U moet hiervoor per bestand expliciet doen door het te versturen naar Decos. Decos heeft een aparte documentbibliotheek gemaakt waardoor de bestanden in SharePoint worden geïntegreerd met documenten in Decos. Dat betekent dat als u een bestand toevoegt in de bibliotheek, het bestand automatisch in Decos wordt geregistreerd. Documenten die anderen in Decos toevoegen, worden automatisch in de SharePoint bibliotheek getoond. U kunt vanuit SharePoint de metadata aanpassen en filteren op de verschillende kenmerken zoals dat normaliter binnen SharePoint werkt. Bij alle bestanden wordt de metadata getoond zoals die in Decos is vastgelegd. Hiervoor wordt in SharePoint een ‘Decos view’ aangeboden. Door deze integratie is het mogelijk om vanuit een Office 2007-applicatie (zoals Word) een bestand op te slaan in een SharePoint bibliotheek en vervolgens wordt dit bestand automatisch in Decos opgenomen.

Figuur 5 - Decos documentbibliotheek met Decos view

• Werken met Decos dossiers in SharePoint U kunt dossiers die in Decos zijn opgenomen op twee manieren gebruiken in SharePoint. Om de gegevens en inhoud van een dossier te raadplegen gebruikt u een webpart. Om inhoud van een dossier te wijzigen of toe te voegen gebruikt u een document-bibliotheek. Naast de documentbibliotheek waarmee een documentboek uit Decos kan worden gebruikt, is er ook een documentbibliotheek waarmee met één enkel dossier kan worden gewerkt. Ook in dit geval worden de verschillende bestanden met hun kenmerken getoond en kunt u bestanden openen en toevoegen. De integratie met Office werkt op dezelfde manier. Subdossiers in Decos worden in de bibliotheek opgenomen als mappen. Hierdoor wordt een dossierstructuur met de documenten daarin in SharePoint getoond zoals in de Windows Verkenner. Op de achtergrond is iedere map een dossier in Decos dat door de recordmanager wordt beheerd en gevolgd. Resultaat Het resultaat van de unieke integratie is dat u vanuit één applicatie, SharePoint, in uw normale werkzaamheden gebruik kunt maken van bestanden, dossiers, adressen en overzichten uit Decos, zonder u te bekommeren over ordening en archivering. Het digitale archief wordt op de achtergrond gevormd en beheerd terwijl u op een eenvoudige en toegankelijke manier met bestanden en met Office blijft werken. Deze combinatie van SharePoint en Decos wordt zowel door Decos als door Microsoft als een sterke combinatie gezien. Dit is in 2007 ook erkend door het onafhankelijke Keller DMS onderzoek, waarin deze combinatie de hoogste scoorde haalde. © 2008 Decos Software Engineering B.V.

Decos Software Engineering B.V. is

Microsoft Gold Partner.

Deze integratie komt tot stand in een

intensieve, informele en vruchtbare

samenwerking met Microsoft Nederland.