Homepage | VNG Realisatie - Inleiding · Web viewHet MT heeft 20 november 2014 ingestemd met het...

ProjectplanDigitaal Zaakgericht Werken

Auteurs: XXX Datum: 19-02-2015

Projectplan – Digitaal Zaakgericht Werken

Inhoudsopgave

1 INLEIDING.................................................................................................................................................... 4

1.1 AANLEIDING......................................................................................................................................................41.2 INLEIDING DIGITAAL ZAAKGERICHT WERKEN...........................................................................................................4

2 PROJECTDEFINITIE....................................................................................................................................... 6

2.1 PROJECTDOELSTELLING........................................................................................................................................62.2 PROJECTOPDRACHT............................................................................................................................................62.3 BEOOGD RESULTAAT...........................................................................................................................................62.4 AFBAKENING.....................................................................................................................................................62.5 UITROLSTRATEGIE..............................................................................................................................................82.6 POJECTRESULTATEN............................................................................................................................................9

3 BEHEERSASPECTEN..................................................................................................................................... 12

3.1 PROJECTOPZET................................................................................................................................................123.2 OVERLEGSTRUCTUUR........................................................................................................................................143.3 RAPPORTAGES.................................................................................................................................................153.4 PROJECTFASERING............................................................................................................................................153.5 BENODIGDE CAPACITEIT....................................................................................................................................163.6 BEGROTING....................................................................................................................................................173.7 RISICO’S.........................................................................................................................................................173.8 PROJECTRISICO’S..............................................................................................................................................173.9 ORGANISATIERISICO’S.......................................................................................................................................183.10 OMGEVINGSRISICO’S........................................................................................................................................183.11 COMMUNICATIE..............................................................................................................................................19

4 VERVOLG.................................................................................................................................................... 20

BIJLAGE A: ACTIVITEITENPLANNING................................................................................................................... 21

BIJLAGE B: COMMUNICATIEPLAN....................................................................................................................... 22

2


1 InleidingIn dit plan wordt de uitvoering van het project beschreven. In dit document zijn onder andere de projectaanpak, projectrisico’s met bijbehorende maatregelen, beheers aspecten (tijd, geld en kwaliteit) en vastgelegd. Het projectplan is te zien als het contract tussen opdrachtgever en projectleiding. Na goedkeuring zal door het projectteam uitvoering worden gegeven aan dit plan.

1.1 Aanleiding

Het MT heeft 20 november 2014 ingestemd met het organisatiebreed invoeren van Digitaal Zaakgericht. Het MT heeft daarmee ingestemd met de volgende eindresultaten:

1. De digitale basis is gelegd voor het doorontwikkelen van dienstverlening.2. Alle papieren poststromen vervangen door digitale processen, waarbij voor documenten en dossiers

digitaal in plaats van analoog leidend wordt.3. Alle organisatieonderdelen zijn aangesloten op de digitale processen en werken conform de definitie

van Digitaal Zaakgericht Werken.4. Er wordt gemeentebreed op dezelfde manier gewerkt met betrekking tot poststromen, behandeling van

aanvragen, dossieropbouw en archivering.5. De hele organisatie is getraind in het gebruik van het Zaaksysteem.

Op 6 januari 2015 is het college akkoord gegaan met de implementatiestrategie voor de invoering van digitaal zaakgericht werken. Dit projectplan is een detaillering van de implementatiestrategie die ten grondslag lag aan het collegebesluit.

1.2 Inleiding Digitaal Zaakgericht Werken

Een gemeente is een proces intensieve organisatie. Een gemiddelde gemeente kent zo'n 500 processen die gericht zijn op de dienstverlening en nog eens 300 interne processen. Sommige gemeenten komen zelfs tot 1300 verschillende processen!

Om al deze processen beheersbaar en controleerbaar te laten verlopen, is er jarenlang gezocht naar een standaard manier van werken. Dit is gevonden in het concept ‘Zaakgericht Werken’. Sinds 2006 is deze manier van werken in de gemeentelijke overheid geaccepteerd als standaard procesmodel.

Zaakgericht Werken is het organisatiebreed, procesmatig samenwerken met de ‘zaak’ als middelpunt en het resultaat als maatstaf.

‘Organisatiebreed’ betekent in dit geval zowel samen met collega's, als samen met anderen buiten de organisatie. ‘Procesmatig’ heeft hier als betekenis ‘van te voren bekend en standaard ingericht’. ‘Een zaak’ ten slotte, is een proces waarvan van tevoren bekend is op welke wijze deze kan worden gestart, welke status het aan kan nemen en tot welk resultaat het kan leiden.

Hoewel zaakgericht werken een organisatorisch concept is, is de invoering ervan onlosmakelijk verbonden met een zogenaamd Zaaksysteem. Een dergelijk gemeentebreed systeem zorgt ondersteuning bij het afhandelen van aanvragen, bij het beantwoorden van klantvragen en levert een beveiligd digitaal dossier. Al dan niet gekoppeld met de eigen systemen. In de gemeente Dongen is gekozen voor het zaaksysteem Izis van leverancier Roxit.

3


Drijfveren voor de invoering van Zaakgericht Werken. Gezien de ontwikkelingen in de maatschappij, waarbij digitaal werken eerder regel dan uitzondering is, lopen veel gemeenten fors achter. Zeker die gemeente waar de rol van papieren stukken nog dominant is. Deze achterstand is jarenlang geen aanleiding geweest om voortvarend aan de verandering te beginnen, maar met het besef dat de komende jaren een steeds groter takenpakket met minder mensen en minder middelen moeten worden uitgevoerd wordt nu ook nadrukkelijk vanuit de lokale overheid naar de voordelen van informatie technologie gekeken.

Toch zijn deze drijfveren voor veel gemeenten niet de hoofdreden om digitaal Zaakgericht werken in te voeren. De voordelen zijn namelijk legio. Gemeenten die Zaakgericht Werken hebben ingevoerd kennen meer transparantie, beter voorspelbare bedrijfsvoering, betere informatievoorziening en een hoger niveau van dienstverlening.

Wat betekent de invoering van ‘Zaakgericht Werken’ voor een gemeente?De invoering van zaakgericht werken is geen sinecure. Ten eerste raakt Zaakgericht werken alle facetten van het werk in een gemeente. Ten tweede dient over alle werkprocessen opnieuw te worden nagedacht. Zijn derde heeft de invoering van Zaakgericht werken voor veel gemeenten een nieuwe inrichting van de organisatie tot gevolg. En tenslotte gaat de invoering van Zaakgericht Werken hand in hand met verregaande digitalisering en dat is niet voor alle medewerkers even vanzelfsprekend.

De invoering van Zaakgericht werken kent twee fasen:

1. De eerste fase wordt gezien als het fundament Digitalisering Zaakgericht werken. Tijdens deze fase wordt voor alle relevante processen een zogenaamd ‘zaaktype’ ingericht dat gebruikt wordt voor het starten, afhandelen en archiveren van aanvragen. Papierstromen worden vervangen door digitaal.

2. Doorontwikkeling van Zaakgericht werken. Denk hierbij onder meer aan: inrichten digitale dienstverlening, optimaliseren en verdiepen van de behandelprocessen en het verbeteren van management informatie.

Dit project beslaat fase 1): betreft het leggen van het fundament Digitalisering Zaakgericht werken

4


2 ProjectdefinitieIn dit hoofdstuk worden uitgangspunten en doelstellingen voor het project digitaal Zaakgericht Werken benoemd. Ook wordt de concrete scope benoemd.

2.1 Projectdoelstelling

De projectdoelstelling is de versnelde invoering van gemeentebreed Digitaal Zaakgericht Werken. Dit om het benodigde fundament te leggen voor versnelde invoering van efficiënte en effectieve dienstverlening.

2.2 Projectopdracht

Het zorgdragen dat de gemeente Dongen in 2015 komt tot een digitaal zaakgericht werkende organisatie waarmee een fundament wordt gelegd voor de doorontwikkeling van de digitale dienstverlening en een verbetering van de bedrijfsvoering.

2.3 Beoogd resultaat

Met de uitvoering van de projectopdracht worden de volgende resultaten beoogd: De organisatie werkt Digitaal Zaakgericht; De hele organisatie is opgeleid in het digitaal- & zaakgericht werken; Alle medewerkers werken met het Zaaksysteem Izis voor:

o het generiek afhandelen van zaken en het bijhouden van statusinformatie;o de digitale vorming van zaakdossiers en het archiveren daarvan;o de beantwoording van klantvragen;o het digitaal afhandelen van terugbelnotities;o het zaakgericht en digitaal afhandelen van post; o het registreren van e-mails bij zaken;o registreren van klantcontacten.

Externe post wordt digitaal in de organisatie verspreid, de analoge poststroom is ontbonden;

Documenten worden waar mogelijk digitaal ondertekend; Een complete Zaaktypecatalogus (ZTC); Volledige voorbereiding ten behoeve van uitfaseren Corsa en Melddesk; Ingebruikname beperkte set generieke sjablonen SmartDocuments; Geprioriteerde lijst voor doorontwikkeling in fase 2 Het projectresultaat is in beheer genomen.

2.4 Afbakening

Algemene projectscopeDit project omvat de voorbereiding en uitrol van Digitaal Zaakgericht Werken voor alle d i e n s t v e r l e nings processen voor burgers, bedrijven en instellingen. Alle organisatieonderdelen gaan op deze wijze werken.

De deelprocessen die zullen worden gedigitaliseerd zijn:

postproces (digitalisering);

5


zaakintake (compleetheid aanvraag, zaaktypering); behandelproces (op hoofdlijnen, gebaseerd op het generieke model van KING); archiefproces (volgens DSP).

Binnen de scope Opleiding van alle medewerkers van de gemeente Dongen over zaakgericht werken en werken met

het zaak- en contactsysteem. Opleidingsvarianten voor:o Eindgebruikers;o KeyUsers;o DIV medewerkers;o Leidinggevenden;o Functioneel beheer.

Procedures en werkinstructies voor:o Klantcontactregistratie en –verwerking inclusief terugbellen;o Digitale dossiervorming en –behandeling;o Digitale postregistratie en –archivering;o Beheer en onderhoud;o Rapportage en (werklast-)overzicht.

Inventariseren en aanpassen van zaaktype inrichting op het gebied van:o Servicenormen/wettelijke termijnen;o Checklists en documenttypen;o Autorisaties;o Vertrouwelijkheid.

Inrichting van 5-8 generieke sjablonen m.b.v. SmartDocuments in het zaaksysteem; Het begeleiden van DIV in haar veranderende rol; Het bedenken, coördineren en inrichten van alle technische voorzieningen voor het

gebruik van het zaaksysteem; Inrichten scanstraat; Lijst met wensen en issues voor de doorontwikkeling (fase 2); Koppeling tussen Key2DDS en het Zaaksysteem; Koppeling tussen Active Directory en het Zaaksysteem (t.b.v. Single Sign On); Koppeling/plug-in office-Zaaksysteem. Het treffen van voorbereidingen op de:

o Uitfasering van Corsa;o Uitfasering Melddesk.

Buiten de scope Uitrol van Digitaal Zaakgericht Werken voor interne dienstverleningsprocessen (bv Bestuurlijke

besluitvorming, Facilitaire Zaken etc.); Aanvragen en toepassen van substitutie (Vernietiging van analoge archiefbescheiden nadat die zijn

gedigitaliseerd); Inrichting van (nieuwe) e-formulieren of specifieke e-diensten; Maatwerk op het gebied van procesinrichting (bv procesverbetering, tekstsjablonen en specifieke

procesinrichting voor bepaalde producten en diensten); Technische koppelingen met niet in de scope benoemde backoffice systemen;

6


Uitfasering van niet in de scope benoemde backoffice systemen; De digitalisering van decentrale archieven.

2.5 Uitrolstrategie

De uitrolstrategie is gebaseerd op een beproefde aanpak die bij andere gemeenten al tot een succesvol resultaat heeft geleid.

Onomkeerbare impulsDe essentie van de strategie is dat er een onomkeerbare impuls aan de invoering van zaakgericht werken wordt gegeven. In relatief korte tijd wordt een gemeentebreed fundament neergelegd, waarin de post wordt gedigitaliseerd, zaakgericht wordt gewerkt en het digitale archief wordt ingevoerd. Het project biedt weinig (lees: geen) ruimte voor maatwerk en levert niet direct efficiencyvoordelen op, maar biedt wel het platform op basis waarvan op een later moment kan worden verder ontwikkeld om dit te bereiken.

Starten met de basisinrichtingStarten met de basisinrichting betekent dat er in eerste instantie gemeentebreed een eenduidige werkwijze toegepast gaat worden die ondersteund wordt door één centraal zaaksysteem. Die eenduidige werkwijze zal er o.a. uit bestaan dat ten behoeve van het inzicht in de afhandeling van een zaak een bepaald aantal (standaard) statusstappen zullen worden bijgehouden in het centrale zaaksysteem. Om een dergelijke gemeentebrede uitrol beheersbaar te houden, vindt deze plaats met een basisinrichting van het zaaksysteem. Deze zal in veel gevallen voldoen. In sommige gevallen zal dit betekenen dat er in een latere fase aanpassingen moeten worden doorgevoerd om beter aan te sluiten bij de ‘lokale’ manier van werken.

Intensieve voorbereidingIn voorbereiding op de livegang wordt in een periode van 6 a 7 maanden door een projectteam intensief gewerkt aan het in kaart brengen van alle processen, de inrichting van het systeem en het opleiden van de medewerkers. Vier weken voor livegang worden alle medewerkers in een training van een halve dag bewust gemaakt van de verandering en leren ze de nieuwe manier van werken in het zaaksysteem kennen.

Draagvlak bij de medewerkersHet project is nadrukkelijk niet alleen een ICT traject, integendeel. Het gaat om een nieuwe manier van werken en raakt de medewerkers in hun manier van werken. Daarom wordt het project aangepakt als een verandertraject waarbij de collega’s in de teams zo veel mogelijk worden betrokken bij de invoering. Vanwege de grote impact op de medewerkers, staat het verkrijgen van draagvlak centraal in de aanpak. Om dit te bereiken wordt tijdig (maar niet te vroeg) gecommuniceerd, worden op gezette tijden kennissessies georganiseerd en worden medewerkers uitvoerig ondersteund in de overgang naar zaakgericht werken. Dit laatste wordt onder meer bereikt door het uitvoeren van uitgebreide gemeente brede training, het inzetten van KeyUsers en Procesdeskundigen per team.

KeyUsers zijn collega’s die meer aandacht krijgen in de opleiding van zaakgericht werken en met bijhorende instructies daarmee hun collega’s van hun team kunnen ondersteunen. Per team zal één KeyUser worden benoemd die vanaf de livegang van digitaal- zaakgericht werken gedurende enkele weken als eerste lijn ondersteuning voor de afdeling dient.

7


Per team zullen één of meerdere Procesdeskundigen worden benoemd die inhoudelijk betrokken worden bij de voorbereiding en uitvoering van het project én naar het eigen team als contactpersoon fungeren bij het voorbereiden en implementeren van zaakgericht werken. Dit zijn de collega’s met veel verstand van de processen van hun eigen team.

De omslag van analoog naar digitaal en zaakgericht werken vergt een nieuwe manier van werken en zal voor het DIV team in het bijzonder extra aandacht vereisen. Bij hen is de verandering het grootst. Bij digitaal, zaakgericht werken vindt archivering plaatst door vooraan in het proces zaken en documenten van de juiste kenmerken te voorzien. Men zou kunnen spreken over een nieuwe rol waarbij het DIV-team niet meer achteraan, maar vooraan het proces functioneert waarbij zij de organisatie ondersteunen in het juist toekennen van kenmerken aan zaken en documenten en het toezien op naleving hiervan.

Livegang Het gevolg van deze manier van uitrollen is dat voor alle medewerkers in één klap (‘big bang’) wordt overgegaan naar Digitaal Zaakgericht Werken in het centrale zaaksysteem. Op 6 oktober 2015 wordt door de ambtelijk opdrachtgever symbolisch de knop omgezet en werkt Dongen gemeentebreed Zaakgericht! Voor-, tijdens- en na de livegang zal de projectorganisatie worden ondersteund door de leverancier en een groep speciaal getrainde medewerkers die als vraagbaak voor hun collega’s zullen optreden.

Nazorg en tijdelijke ondersteuningNa het opleveren van dit project, blijft het projectteam nog twee maanden lang betrokken bij het oplossen van eventuele onvolkomenheden als onderdeel van de nazorg. In deze periode kan ook worden gemonitord of de organisatie in staat is om met de nieuwe werkwijze om te gaan. Eventuele ondersteuning op plekken waar de gewenning langzamer verloopt, hoort daar ook bij.

Doorontwikkeling (geen onderdeel van dit project)De doorontwikkeling van het zaakgericht werken (geen onderdeel van dit project) zal naar verwachting voornamelijk bestaan uit uitbreidingen en aanpassingen voor die organisatieonderdelen waar dat direct voordeel oplevert. Tijdens het project zal daarom ook actief worden gezocht naar vragen en tips omtrent de doorontwikkeling. Na oplevering van dit project, zal direct met de doorontwikkeling worden gestart.

2.6 Pojectresultaten

In onderstaande tabel is opgesomd welke projectresultaten worden opgeleverd.

Projectresultaat: De invoering is projectmatig en beheerst ingevoerd conform een standaard manier van werken

Op te leveren producten:

Vastgesteld projectplan Projectplanning Projectbegroting en financiële verantwoording Communicatieplan Notitie “Digitaal Zaakgericht Werken” Projectrapportage Werkplannen met detailplanning Projectwerkruimte (G: schijf)

8


Overlegstructuur en verslagleggingProjectresultaat: Er is gemeentebreed overeenstemming over de nieuwe manier van werken met betrekking tot poststromen, behandeling van aanvragen, dossieropbouw en archivering.


Vastgestelde lijst met gemeentebrede uitgangspunten “Digitaal Zaakgericht Werken” Communicatieplan en bijbehorende communicatie uitingen Ingerichte informatiepagina op het intranet

Projectresultaat: Alle papieren poststromen kunnen worden gedigitaliseerd.


Ingerichte scanstraat Training en werkinstructie “Digitale Postintake” Ingericht digitaal archief Training en werkinstructie “Digitale archivering” Ingerichte en gekoppelde sjablonengenerator (SmartDocuments) 5-8 basissjablonen Training en werkinstructie “Opstellen sjablonen” Inrichting digitale handtekening Training en werkinstructie “Digitaal ondertekenen” Benodigde werkplekinrichting voor DIV Akkoordverklaring Archiefinspecteur

Projectresultaat: Alle systeeminrichting is afgerond voor het Digitaal Zaakgericht Werken.


Training en werkinstructie “Procesdeskundigen” Zaaktypecatalogus (Inventarisatie zaaktypen en meta data) Configuratiescript voor uitrol Zaaktypen Ontwerp en configuratie gebruikerstoegang en autorisatielijst Ontwerp en configuratie zaaktypegroepen Geconfigureerd Zaaksysteem Koppeling Key2DDS Bandbreedte internetverbinding is voldoende Testscenario’s en testverslagen

Projectresultaat: De hele organisatie is geïnformeerd over- en getraind in het gebruik van het Zaaksysteem.


Basistraining “Zaakgericht Werken” voor gebruikers Training "Zaakgericht Werken" leidinggevenden Werkinstructie “gebruik zaaksysteem” Verkorte handleiding “gebruik zaaksysteem” Gepubliceerde ‘Veelgestelde vragenlijst’ (FAQ)

9


NazorgopleidingProjectresultaat: Alle organisatieonderdelen kunnen werken met het zaaksysteem en de digitale processen.


Training en instructie “KeyUsers” Uitrolscenario (communicatie, leverancier ondersteuning en stand-by diensten) Roll back scenario Ingerichte productieomgeving Zaaksysteem

Projectresultaat: Het ingerichte systeem is in beheer genomen


Handleidingen, ontwerp- en systeemdocumentatie Vastgestelde beheerprocedure Training en werkinstructie Functioneel Beheerders

Projectresultaat: De organisatie is gewend aan de nieuwe situatie en werkt Digitaal Zaakgericht.


Aanvullende training en oefenboek “Digitaal Zaakgericht Werken” Inventarisatie wensen voor doorontwikkeling

Projectresultaat: De organisatie heeft (voorbereidingen op) technische voorzieningen getroffen


Werkende koppeling Zaaksysteem-Key2DDS Werkende koppeling Zaaksysteem-MS Office (incl. Outlook) Werkende single sign-on d.m.v. een actieve directory koppeling

10


3 BeheersaspectenIn dit hoofdstuk worden de beheersaspecten van het project benoemd.

3.1 Projectopzet

In dit hoofdstuk wordt beschreven hoe het project zelf wordt georganiseerd. In de onderstaande paragraven worden de projectstructuur, projectorganisatie, overlegstructuren en rapportages toegelicht.

ProjectorganisatieOm de lijnen met de ambtelijk opdrachtgever kort te houden zal de projectleider door de programmamanager gedelegeerd worden als opdrachtnemer. Daarmee wordt de rol van de programmamanager i.r.t. dit project beperkt tot het borgen van onderlinge afstemming tussen het project en het programma. De programmamanager zal als adviseur richting de opdrachtgever fungeren voor dit project. Gezien de omvang van het project zullen twee projectleiders worden benoemd die beide aan één of meerdere werkgroepen worden toegedeeld. De de ambtelijk opdrachtgever zal periodiek terugkoppelen aan het managementteam.

Werkgroep structuurDe projectscope is dusdanig van omvang dat gekozen is voor het onderbrengen van werkpakketten in werkgroepen. De projectleiders voeren regie vanuit de projectverantwoordelijkheid. De werkgroepen zelf worden aangestuurd door een "deelprojectleiders". In sommige gevallen is een projectleider ook deelprojectleider.

In de onderstaande tabel worden de werkgroepen benoemd.

Werkgroepen Beschrijving

A. Voorbereiding Begeleiden van de besluitvorming, opzetten van de projectinrichting en projectorganisatie.

B. Communicatie Op de hoogte stellen en houden van de organisatie over de vorderingen en de aanstaande verandering.

C. ZTC Inventarisatie en inrichting van de werkprocessen in het zaaksysteem.

D. Gemeenschappelijke werkwijze Oogsten en bedenken van gemeenschappelijke uitgangspunten en principes voor de invoering van DZGW. Inventariseren wensen voor doorontwikkeling.

E. Digitaal Zaakgericht Werken Oogsten, bedenken en beschrijven van de manier van werken na invoering van DZGW.

F. Opleiding Plannen, organiseren en geven van een gemeentebrede training voor verschillende doelgroepen.

G. Techniek Alle activiteiten die noodzakelijk zijn voor het werken met het zaaksysteem en andere relevante systemen.

H. Beheer Bedenken, beschrijven en overdragen van de beheerverantwoordelijkheden van het ingerichte

11


zaaksysteem.I. Live gang Het begeleiden van de organisatie naar de nieuwe

situatie.J. Nazorg Het oplossen van problemen, begeleiden van gebruikers

en inventariseren van behoefte voor doorontwikkeling.

De projectorganisatie is als volgt ingericht:

Bestuurlijk opdrachtgever XXXAmbtelijk opdrachtgever XXXFormele opdrachtnemer XXXGedelegeerd opdrachtnemer XXX

ProjectteamProjectleider XXXDeelprojectleiders XXXProjectsecretaris XXX

DeelprojectleidersA. VoorbereidingB. CommunicatieC. ZTCD. Gemeenschappelijke werkwijzeE. Digitaal Zaakgericht WerkenF. OpleidingG. TechniekH. BeheerI. Live gangJ. Nazorg

AdviseursKCCOrganisatie Advies/ Adviseur PAOBedrijfsvoering

12


ProjectstructuurOnderstaand wordt de projectstructuur schematisch weergegeven. Met de adviseurs zullen nadere afspraken gemaakt worden over de frequentie van deelname aan overleggen organigram:

3.2 Overlegstructuur

In de onderstaande tabel worden de verschillende overlegstructuren en bijbehorende rollen benoemd.

Soort overleg Aanwezigen FrequentiePortefeuilleoverleg Portefeuillehouder

OpdrachtgeverFormele opdrachtnemerProjectleiders

Bij aanvang en bij afronding van project.

Stuurgroep OpdrachtgeverProjectleider: Agenda lid: adviseurs

driewekelijks

Managementteam (lijn)

MT gemeente DongenOpdrachtgever

maandelijks

13

Bestuurlijk Opdrachtgever

Ambtelijk Opdrachtgever

Projectleider

Werkgroepen

Projectsecretaris

Adviseur PAOAdviseur Bedrijfsvoering

Adviseur Communicatie


Projectoverleg ProjectleiderDeelprojectleidersProjectsecretaris

wekelijks

Werkgroep overleg Werkgroep leden Naar behoefte

3.3 Rapportages

Er wordt op verschillende niveaus met een vaste frequentie gerapporteerd.

Soort en vorm Verantwoordelijke FrequentieAlgemeen verslag stuurgroep bespreking: Voortgang op hoofdlijnen, focus op risico’s en knelpunten.

Projectleider Driewekelijks

Projectrapportage: Voortgang in de vorm van een actuele en gedetailleerde activiteitenplanning.

Projectleiding Wekelijks

Werkgroep rapportage: Voortgang, focus op activiteitenplanning.

Deelprojectleider Naar behoeven

3.4 Projectfasering

Het project kent, inclusief voorbereiding en nazorg, een doorlooptijd van 8 maanden. Het project zal opgedeeld worden in vier fasen. Het betreffen de volgende fases:

Fase 1: Voorbereidingsfase (2 maanden, week 6 – week 14)In deze fase wordt het project op basis van het goedgekeurde projectplan voorbereid. Detailaanpak, presentaties, formats etc. worden opgesteld. Eventueel aanvullende (generieke) keuzes m.b.t. de inrichting van systemen en processen worden gemaakt. Projectmedewerkers worden opgeleid.

Fase 2: Uitvoeringsfase (4+ maanden, week 14 – week 32)KeyUsers van de afdelingen worden getraind. Samen met de afdelingen wordt het proces afgestemd, systemen worden ingericht, opleidingsmateriaal wordt gemaakt.

Fase 3: Opleidingsfase (2 maanden, week 32 – week 40)Medewerkers van de organisatie worden opgeleid. Alle inhoudelijke werkzaamheden worden afgerond

Fase 4: Nazorgfase (1 maand, week 38 – week 42)Medewerkers op de afdelingen worden ondersteund. Problemen worden opgelost. Overdracht naar de lijn vindt plaats. Inclusief decharge van het project.

14


De live datum is vastgesteld op dinsdag 6 oktober 2015. Voor de detailplanning, zie de bijlage.

3.5 Benodigde capaciteit

Het project wordt zo veel als mogelijk door interne medewerkers van de gemeente Dongen uitgevoerd.

De ambtelijke uren zijn opgenomen in de teamplannen van de teams. De uren zijn als volgt te specificeren (indicatie):

ProjectorganisatieRol Berekening Totaal (maximum)

Externe projectleiding 685 uur

Interne projectleider 450 uur

Projectsecretaris 450 uur

Deelprojectleider Gemeenschappelijke Werkwijze 200 uur

Deelprojectleider Digitaal Zaakgericht Werken 450 uur

Adviseur Communicatie 32 uur

Adviseur KCC 32 uur

Adviseur Bedrijfsvoering 32 uur

Adviseur AO en formeel opdrachtnemer 64 uur

15


Coördinatie opleidingen 64 uur

Procesdeskundige per team 40 uur per mw (12x) 480 uur

KeyUsers per team 20 uur per mw (12x) 240 uur

Applicatiebeheer, deelprojectleider techniek 620 uur

Trainer 20 dagen 160 uur

OpleidingVoor de gebruikersorganisatie wordt een opleiding en een centrale bijeenkomst georganiseerd. Er dient rekening gehouden te worden met een beslag van 4 uur per medewerker tijdens de opleidingsfase. Omdat voor DIV een speciale rol is weggelegd ligt het beslag op dit team hoger. Naar schatting bedraagt de belasting als gevolg van opleiding en instructies 32 uur per medewerker voor de DIV medewerkers.

3.6 Risico’s

In onderstaande tabel staan de risico’s vermeld bij de invoering van Digitaal Zaakgericht Werken. Bij elk risico staat een indicatie van de kans en het effect. Daarnaast zijn de beoogde maatregelen om de betreffende risico’s te managen benoemd. Voor de uitvoering hiervan worden concrete activiteiten opgenomen in de projectplanning of er wordt in de projectrandvoorwaarden rekening mee gehouden.

3.7 Projectrisico’s

Risico Mogelijke gevolgen Maatregelen

Onvoldoende beschikbaarheid van de betrokkenen.

Uitloop van de planning

Budgetoverschrijding

Vroegtijdig beschikbaarheid en verlofdagen in kaart brengen.

Vervanging van de betreffende medewerker.

Uitbreiding van de scope



Niet behalen van de projectresultaten

Communiceren over de scope

Actief monitoren op scope creep

Vasthouden aan afgesproken uitgangspunten

Standaard aanhouden

3.8 Organisatierisico’s

Risico Mogelijke gevolgen Maatregelen

Onvoldoende draagvlak voor digitaal Zaakgericht Werken

Weerstand en gebrek aan betrokkenheid


Actief communiceren over het project en de resultaten

Actief op zoek naar weerstandsignalen

16



Oneigenlijk of geen gebruik van de oplossing

Tijdig betrekken van de lijnorganisatie

Tijdig escaleren naar stuurgroep

Standvastigheid t.a.v. afgesproken doel, resultaat en inspanning

Onvoldoende of trage besluitvorming


Weerstand en gebrek aan betrokkenheid

Verkeerde keuzes met als gevolg desinvesteringen

Overschrijding van budgetten

Besluitvorming formaliseren

Besluiten tijdig inbrengen en voorbereiden

Genomen besluiten niet opnieuw ter discussie stellen

17


3.9 Communicatie

De invoering van het digitaal zaakgericht werken betekent voor nagenoeg alle medewerkers van de gemeente een andere en nieuwe werkwijze. Dat is een grote verandering die vraagt om een gedegen communicatietraject zodat begrip en acceptatie ontstaat en het overgangsproces in goede banen kan worden geleid. Bestuur, leidinggevenden en medewerkers moeten weten waarom het zaakgericht werken wordt ingevoerd, en wat de gevolgen zijn voor de organisatie en meer specifiek voor hun eigen werk.

De kernboodschap is:

Zaakgericht werken is een moderne manier van werken, die past in deze veranderende samenleving. Het zorgt voor een betere dienstverlening. Zo kunnen we met minder geld/ inspanning meer kwaliteit leveren. Het maakt voor onszelf de regie op ‘zaken’ een stuk eenvoudiger. We kunnen coördineren, afstemmen en

informatie delen maken minder fouten en bewaken onze deadlines. Met het project "Implementatie gemeentebreed digitaal zaakgericht werken" leggen we hiervoor het fundament.

Om de communicatie naar de organisatie gestructureerd en doordacht uit te voeren is een communicatieplan opgesteld, zie bijlage.

18


4 VervolgDe invoering van zaakgericht werken is een belangrijke voorwaarde om de doorontwikkeling van onze dienstverlening zo efficiënt en effectief mogelijk verder vorm te geven. We leggen dus in fase 1 een noodzakelijk fundament. De doorontwikkeling zal aansluitend aan de invoering van zaakgericht werken plaats vinden. Tegelijk met de voorbereidingen voor de invoering van zaakgericht werken zal organisatiebreed worden geïnventariseerd wat in die doorontwikkeling van belang is. Deze inventarisatie zal een lijst opleveren met geprioriteerde doorontwikkelingen. Het inventariseren van de doorontwikkel kansen is belegd bij het deelproject "gemeenschappelijke werkwijze".

19

Homepage | VNG Realisatie - Inleiding · Web viewHet MT heeft 20 november 2014 ingestemd met het...

Documents

Transcript of Homepage | VNG Realisatie - Inleiding · Web viewHet MT heeft 20 november 2014 ingestemd met het...