Transcript of Beleidsplan Informatiemanagement 2016 - 2019 Informatie ...
Microsoft Word - Notitie 63980- Beleidsplan informatiemanagement
2016-2019 Inhoud document.docxBeleidsplan Informatiemanagement 2016
- 2019 Pagina 2
Inhoudsopgave INLEIDING 3 SAMENVATTING 5 1. INTERNE UITGANGSPUNTEN
EN EXTERNE ONTWIKKELINGEN 8 1.1 Interne uitgangspunten 8 1.1.1
Strategische Visie 2013-2023 8 1.1.2 Concernplan 2014-2018: Beter
aan de slag voor de burger 9 1.1.4 Samenvatting 10 1.2 Externe
ontwikkelingen 12 1.2.1 Maatschappelijke ontwikkelingen 12 1.2.2
Bestuurlijke ontwikkelingen 13 1.2.3 Wettelijke ontwikkelingen 15
1.2.4 Informatievoorziening ontwikkelingen 18 1.2.5 Technologische
ontwikkelingen 19 2. INFORMATIEMANAGEMENT 21 2.1 Missie 22 2.2
Visie 23 2.3 Richting van de informatievoorziening 27 2.4
Kwaliteitssysteem 30 3. THEMA’S EN PROJECTEN 31 4. PERSONELE EN
FINANCIËLE CONSEQUENTIES 37 4.1 Personele consequenties 37 4.2
Financiële consequenties 37 4.3 Risico’s 40 BIJLAGEN 42
1. Samenvatting interne notities 42 2. Omschrijvingen/ definities
van de kwaliteitscriteria 50 3. Overzicht projecten 51 4.
Verklarende woordenlijst 52
Beleidsplan Informatiemanagement 2016 - 2019 Pagina 3
Inleiding De informatie- en communicatietechnologie (ICT) heeft
zich binnen de maatschappij, de overheid en de gemeente Simpelveld
vanaf het einde van de jaren negentig enorm ontwikkeld. We kunnen
daarbij spreken van een technologiepush, met name de technologische
mogelijkheden zijn bepalend geweest voor de ontwikkelingen. In
beleidsmatige zin heeft de ICT zich de afgelopen tien jaar binnen
de gemeente Simpelveld als volgt ontwikkeld:
In september 2005 is het beleidsplan informatievoorziening 2005
-2009 vastgesteld. Het was een plan waarbij een opsomming van
projecten plaatsvond welke de gemeente zou moeten uitvoeren om een
inhaalslag op het gebied van de ICT te maken. De focus lag daarbij
vooral op (technische) projecten zoals de gemeentelijke website,
herinrichting ICT-infrastructuur en opleidingen
kantoorautomatisering. In de periode van 2005 tot en met 2009 zijn
de projecten uit het beleidsplan uitgevoerd.
In 2007 heeft de centrale overheid meer de regie in de hand
genomen. De gemeente kreeg ondersteuning van externe EGEM-i
adviseurs. Op basis van deze ondersteuning is het EGEM-i plan tot
stand gekomen. Dit plan werd in maart 2009 vastgesteld door de
gemeenteraad. De focus van dit plan lag met name op het gebied van
(digitale) dienstverlening en organisatieontwikkeling. De projecten
hadden voornamelijk betrekking op de (wettelijke) verplichtingen.
In de jaren 2009 tot en met 2014 zijn de projecten uit het EGEM-i
plan uitgevoerd. Enkele belangrijke projecten uit het EGEM-i plan
waren: Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG),
omgevingsvergunning, Burgerservicenummer, Digitale uitwisseling
Ruimtelijke processen (DURP), digitale dienstverlening
(e-formulieren) met DigiD en elektronisch betalen, zaakgericht
werken, informatiebeveiligingsbeleid en -plan. Na de reorganisatie
(Simpelveld 2.0) is per 1 juli 2011 het taakgebied
informatiemanagement ontstaan door de samenvoeging van de
taakvelden ICT en documentaire informatievoorziening (DIV).
Door de jaren heen is het belang van (digitale) informatie en
gegevens voor de gemeentelijke organisatie almaar belangrijker
geworden. We zitten midden in een digitaliseringslag. De gemeente
kan daarin gezien worden als een grote informatiefabriek. De
gemeentelijke processen gebruiken informatie en genereren
informatie. Elk proces is eigenlijk een informatieproces. De
informatie is in dat licht de bouwstof voor de processen. In deze
notitie wordt duidelijk gemaakt dat we midden in een
focusverschuiving zitten van ICT naar informatie. Het belang van
actuele, toegankelijke, vindbare, juiste, tijdige en volledige
informatie is groot en zal de komende jaren nog verder toenemen. De
focus voor de komende jaren zal zich dan ook richten op deze
(kwaliteits)aspecten van informatie. Doel van dit beleidsplan is om
het strategisch informatiebeleid voor de komende jaren vast te
stellen en richting te geven aan de ontwikkeling en inrichting van
de informatievoorziening van de gemeente. Het beleidsplan vormt het
kader voor de richting, inrichting en verrichtingen met betrekking
tot de toekomstige informatievoorziening van de gemeente. Het plan
is opgebouwd uit vier hoofdstukken. In hoofdstuk 1 zal een
uitwerking plaatsvinden van de interne uitgangspunten en externe
ontwikkelingen die van invloed zijn op de informatievoorziening van
de gemeente. Hoofdstuk 2 is de kern van dit beleidsplan. Hierin
worden de missie en visie op informatiemanagement uitgewerkt.
Tevens wordt het informatiebeleid van de gemeente
Beleidsplan Informatiemanagement 2016 - 2019 Pagina 4
vormgegeven door een aantal richtinggevende uitspraken op basis
waarvan de informatievoorziening wordt vormgegeven. In hoofdstuk 3
worden de ontwikkelingen op het gebied van de informatievoorziening
opgedeeld in een aantal thema’s. Elk thema wordt uitgewerkt in
projecten die de komende jaren uitgevoerd worden. Hoofdstuk 4 is
een uitwerking van de personele- en financiële consequenties welke
verband houden met de uitvoering van de projecten.
Beleidsplan Informatiemanagement 2016 - 2019 Pagina 5
Samenvatting Informatie De gemeente Simpelveld is een intensieve
informatieverwerkende organisatie (informatiefabriek): veel
producten en diensten die geleverd worden bestaan uit informatie.
Informatie is een verbindende factor binnen de gemeente en tussen
de gemeente en burgers, ondernemers, samenwerkingspartners en
ketenpartners. Actuele, toegankelijke, betrouwbare, vindbare,
juiste, tijdige en volledige informatie is essentieel om de juiste
beslissingen te kunnen nemen. Informatie is daarbij een strategisch
bedrijfsmiddel net als personeel en geld. Informatie is de
levensader voor de organisatie. Informatie is van wezenlijk belang
om de doelen van de organisatie op bestuurlijk- en
bedrijfsvoeringniveau te kunnen bereiken. Omdat informatie een
strategisch bedrijfsmiddel is, is borging op managementniveau
vereist. Het is primair een verantwoordelijkheid van het management
om de informatievoorziening een strategische bijdrage te laten
leveren aan de doelen van de gemeente. In dit kader is het van
belang om als organisatie vanuit een lange termijn perspectief
aandacht te besteden aan de informatievoorziening en het beheer van
informatie. Daarom is dit beleidsplan informatiemanagement
opgesteld. Doel van dit beleidsplan is om het strategisch
informatiebeleid voor de komende jaren vast te stellen en richting
te geven aan de ontwikkeling en inrichting van de
informatievoorziening van de gemeente. Richten Allerlei
ontwikkelingen zijn van invloed op het informatiemanagement van de
gemeente. Veel ontwikkelingen komen voort uit de interne
uitgangspunten zoals verwoord in bijvoorbeeld de strategische visie
2013-2023 en het concernplan 2014-2018. Daarnaast zijn er nog
externe ontwikkelingen van invloed op het informatiemanagement van
de gemeente. Belangrijke elementen (niet limitatief) die van
invloed zijn op het informatiemanagement:
• Klantgericht (kernwaarde); • Kwaliteit (kernwaarde); •
Samenwerken (kernwaarde); • Participatie; • Behoeftegericht; •
Procesmatig; • Regiegemeente; • Informatieketens; • Privacy.
Beleidsplan Informatiemanagement 2016 - 2019 Pagina 6
Als informatiemanagement hebben we een droom, een ultiem doel, dat
is onze missie. Qua informatiemanagement luidt de missie als
volgt:
1. De informatievoorziening van de gemeente Simpelveld is erop
gericht dat: a. de juiste informatie b. van de juiste kwaliteit c.
op het juiste moment en d. op de juiste plaats aanwezig is, e.
tegen aanvaardbare kosten.
om zo het bestuur van de gemeente Simpelveld, haar medewerkers en
(keten)partners optimaal te ondersteunen in het realiseren van de
maatschappelijke opgaven.
2. De informatievoorziening van de gemeente vertegenwoordigt een
maatschappelijke waarde:
a. de participatie van goed geïnformeerde burgers b. transparantie
en verantwoording van rechtmatig handelen.
Bovenstaande missie is abstract en biedt voor de komende jaren te
weinig handvaten om concreet aan de slag te gaan. De kansen voor de
komende jaren met betrekking tot de informatievoorziening hebben we
verwoord in een visie. Deze visie bestaat uit zeven (ontwikkel)
punten:
1. Informatie is een strategisch bedrijfsmiddel voor de gemeente
Simpelveld; 2. Informatiebeveiliging is noodzakelijk vanwege het
strategisch belang van informatie; 3. De informatievoorziening van
de gemeente Simpelveld verschuift van aanbodgericht
naar vraaggestuurd; 4. De informatievoorziening van de gemeente
Simpelveld verschuift van Informatiseren
& Automatiseren naar Organisatie & Informatie; 5. De
informatievoorziening ontwikkelt zich naar proces- en
keteninformatisering
(ketensamenwerking); 6. De informatievoorziening van de gemeente
verschuift van zelf doen naar
samenwerken; 7. Geo-informatie is een belangrijke pijler in de
informatievoorziening van de gemeente
Simpelveld. Inrichten De missie en visie vormen de basis voor de
inrichting van de informatievoorziening van de gemeente. Om grip te
houden op de informatievoorziening en te sturen op de richting
waarin veranderingen in de informatievoorziening plaatsvinden zijn
standaardisatie, uniformiteit en samenhang belangrijke begrippen/
uitgangspunten. In dit beleidsplan wordt een aantal afspraken
uitgewerkt over de ontwikkeling van de informatievoorziening. De
afspraken hebben betrekking op het informatiebeleid, het
gegevensbeheer en de technische infrastructuur. Het feit dat
informatie een strategisch bedrijfsmiddel is betekent dat een hoge
kwaliteit van informatie essentieel is. De sturing op de kwaliteit
van informatie gaan we vormgeven door de implementatie van een
kwaliteitssysteem. Vanuit het kwaliteitssysteem zullen
kwaliteitseisen gesteld worden aan het informatiebeheer. Verrichten
Thema’s zijn de elementen waarmee de gemeente de visie op het
informatiemanagement de komende vier jaar wil bereiken. De thema’s
zijn ontstaan door landelijke- en/ of binnengemeentelijke
ontwikkelingen waaronder de inrichting van de informatievoorziening
op basis van de front-, mid- en backoffice structuur.
Beleidsplan Informatiemanagement 2016 - 2019 Pagina 7
Binnen elk thema worden projecten geformuleerd om uitvoering te
geven aan het thema. Er zijn zeven thema’s waarop het
informatiemanagement zich de komende jaren zal focussen. Deze
thema’s, waarlangs de ontwikkeling van de informatievoorziening de
komende jaren zal verlopen, zijn:
1. Informatiebeheer; 2. (Stelsel van) Basisregistraties; 3. Proces-
en zaakgericht werken; 4. (Digitale) Dienstverlening; 5.
Bedrijfsvoering; 6. Bestuurlijke informatievoorziening; 7.
Techniek/ Automatisering.
Via de jaarlijkse afdelingsplannen, marap’s zullen de projecten
ingebed worden in de uitvoering. Uitgangspunten voor de planning
van de projecten is de personele capaciteit van het team
informatiemanagement. Ten aanzien van de financiële consequenties
die gemoeid zijn met de uitvoering van de projecten bedragen de
eenmalige kosten afgerond € 362.000. De structurele kosten lopen op
naar afgerond € 49.000 in 2019. Conclusies Met het vaststellen van
het beleidsplan informatiemanagement 2016-2019 wordt een
belangrijke stap gezet voor de doorontwikkeling van de
informatievoorziening van de gemeente:
• Informatie zien, inzetten en gebruiken als een belangrijk
strategisch bedrijfsmiddel om een bijdrage te leveren aan de doelen
van de gemeente;
• De ontwikkeling van de kwaliteitsaspecten van informatie zoals
toegankelijkheid, vindbaarheid, uitwisselbaarheid, authenticiteit,
beschikbaarheid, integriteit (juistheid, tijdigheid, volledigheid)
en vertrouwelijkheid;
• De ontwikkeling van de informatievoorziening naar proces- en
keteninformatisering; • Via thema’s en projecten werken aan de
verbetering en ontwikkeling van de
informatievoorziening van de gemeente.
1. Interne uitgangspunten en externe ontwikkelingen Er zijn tal van
ontwikkelingen die van invloed zijn op de gemeente en het taakveld
informatiemanagement. In dit hoofdstuk worden deze ontwikkelingen
beschreven, waarbij onderscheid gemaakt wordt tussen:
• interne uitgangspunten: de ontwikkelingen (strategie en ambities)
binnen de gemeente Simpelveld zoals verwoord in bijvoorbeeld de
strategische visie.
• externe ontwikkelingen: ontwikkelingen waarop de gemeente geen
invloed heeft zoals maatschappelijke-, bestuurlijke-, wettelijke-,
informatievoorziening- en technologische ontwikkelingen.
Beide ontwikkelingen zijn van groot belang voor de ontwikkeling van
het informatiemanagement binnen de gemeente Simpelveld. Daarom
vindt in dit hoofdstuk een uitwerking plaats van de belangrijkste
ontwikkelingen. De interne uitgangspunten worden uitgewerkt in
paragraaf 1.1. De externe ontwikkelingen worden uitgewerkt in
paragraaf 1.2.
1.1 Interne uitgangspunten De interne uitgangspunten zijn verwoord
in verschillende gemeentelijke notities (met ambities en plannen).
Deze notities zijn ‘het kader’ voor het taakveld
informatiemanagement c.q. het beleidsplan informatiemanagement. De
notities geven de doelen, richting, sturing en ontwikkeling van de
organisatie aan, ze geven ‘richting’ aan het informatiemanagement.
Het belangrijkste document is de Strategische Visie 2013-2023. Een
belangrijk document voor de interne ambtelijke organisatie is het
concernprogramma 2014-2018 en uitwerkingen daarvan zijn het
sturingsconcept en de bedrijfsfilosofie. In de volgende paragrafen
worden de belangrijkste punten voor het informatiemanagement uit
bovenstaande documenten uitgelicht. Achtereenvolgens zullen
onderstaande notities worden uitgelicht. 1.1.1 Strategische Visie
2013-2023 De strategische visie bepaalt de koers van de gemeente
voor de komende jaren. Hierin staat op hoofdlijnen
beschreven:
• Op welke manier we ‘ons’ willen profileren; • Op welke
speerpunten we ons de komende jaren gaan richten; • Welke
uitstraling we willen hebben naar onze burgers.
De strategische visie gaat uit van vier speerpunten
(thema’s):
• Toerisme en recreatie; • Blijven wonen (met de benodigde
basisvoorzieningen); • Participatie (burgers, ondernemers en
maatschappelijke organisaties); • Kleinschalig en startend
ondernemerschap.
Om de speerpunten te realiseren zijn drie kernwaarden
(gedragskenmerken) van belang. Onderstaande kernwaarden staan voor
de komende 10 jaar centraal binnen de gemeente:
- Klantgericht, de klant staat altijd centraal o Dienstverlenende
houding; o Oplossingsgerichtheid; o Inlevingsvermogen; o Respect
voor een ander.
- Kwaliteit/ focus leggen o Kwaliteit boven kwantiteit;
Beleidsplan Informatiemanagement 2016 - 2019 Pagina 9
o Streven naar de beste kwaliteit; o Medewerkers: zorgvuldigheid,
stabiliteit en ontvankelijkheid; o Naar buiten toe professioneel,
intern planmatig.
- Samenwerken o Samenwerken met inwoners, ondernemers en
stakeholders; o De gemeente krijgt steeds meer het karakter van een
regiegemeente:
niet meer alles zelf doen, maar taken en verantwoordelijkheden op
een ander niveau leggen.
o Samenwerken met buurgemeenten: er worden drie niveaus
onderscheiden:
Lokaal Regionaal (VONSS en Parkstad) Zuid-Limburg schaal
o Indien ooit schaalvergroting aan de orde is, dan kijkt de
gemeente Simpelveld naar gemeenten met een vergelijkbaar profiel:
landelijk en groen met dorpse eigenheid, leefbare kernen en
leefomgeving.
De strategische visie is de leidraad. Alles wat we denken, vinden
en doen, moet langs deze meetlat gelegd worden. 1.1.2 Concernplan
2014-2018: Beter aan de slag voor de burger Het concernplan 2014
-2018 is de vertaling van de gemeentelijke koers ( Strategische
Visie 2013 - 2023 en collegeprogramma 2014 - 2018) naar de
bedrijfsvoering voor de ambtelijke organisatie en de uitvoering van
de bedrijfsvoeringstaken1. De kern van het concernplan is het
bedrijfsmodel van de gemeente. Deze richt zich op de sturing,
structuur, cultuur, werkwijze en informatievoorziening van de
organisatie. Missie van het concern: Naar een flexibele en
omgevingsgerichte organisatie.
Een flexibele organisatie, waarin de medewerkers snel kunnen
inspelen op ontwikkelingen en veranderingen. Daarnaast zijn de
medewerkers gereed voor toekomstige ontwikkelingen op
organisatorisch gebied. Een omgevingsgerichte organisatie, waarin
de vraag van de klant (burger/bestuur) centraal wordt gesteld. De
veranderende vraag van de klant vraagt om een nieuwe manier van
werken en een bepaalde houding met bijbehorende gedrag van
medewerkers.
Visie van het concern: De gemeente Simpelveld wil optimaal blijven
functioneren voor haar burgers. Alles draait om een hoogwaardige
dienstverlening en de inzet van effectief beleid. De burger dient
centraal gesteld te worden. Inspanningen worden steeds verricht
vanuit het perspectief van de burger. Als ambtelijke organisatie
richten wij ons op ondersteuning van het bestuur bij het realiseren
van zijn bestuurlijke ambities voor Simpelveld, haar inwoners,
bedrijven en instellingen. Wij willen dit waarmaken op een
professionele manier met een klantgerichte en resultaatgerichte
aanpak.
1 Met bedrijfsvoeringstaken duiden we op activiteiten die
samenhangen met het goed laten functioneren van de
gemeentelijke organisatie, taken die op de bestuurder en ambtenaar
(intern) zijn gericht.
Beleidsplan Informatiemanagement 2016 - 2019 Pagina 10
We helpen ons bestuur zijn ambities te bereiken door: • in beleids-
en planontwikkeling aansluiting te zoeken bij de bestuurlijke
en
politieke uitgangspunten; • bruggenbouwer te zijn tussen inwoners,
bedrijven en bestuur; • inwoners een actieve rol te geven in de
ontwikkeling van hun leefomgeving; • de diensten aan inwoners en
bedrijven op passende wijze aan te bieden (status
informatie); • een digitale infrastructuur te realiseren die intern
(interne keten) en extern
(externe keten) doorzichtig en toegankelijk is; • ketenpartners van
meet af aan duidelijk te maken wat zij van ons mogen
verwachten en welke prestaties wij van hen verwachten; •
gemotiveerde en competente medewerkers in te zetten; • vlot,
gestroomlijnd en gecoördineerd intern en extern te
communiceren.
1.1.3 Samenvatting Naast de strategische visie en het concernplan
zijn er meerdere notities die richting geven aan de ontwikkelingen
binnen de gemeente. In bijlage 1 van dit beleidsplan is een
samenvatting opgenomen van de verschillende organisatienotities. In
deze paragraaf worden de doelen benoemd die wij als organisatie
nastreven op bestuurlijk- en bedrijfsvoeringsniveau. De doelen zijn
gedestilleerd uit de verschillende organisatienotities. Onderdeel
Subonderdeel Doel Bestuurlijke ambities De vier speerpunten voor de
komende jaren
zijn: • Toerisme en recreatie; • Blijven wonen; • Participatie; •
Kleinschalig en startend
ondernemerschap. Om de speerpunten te realiseren zijn drie
kernwaarden (gedragskenmerken) van belang: klantgericht, kwaliteit
en samenwerken.
Een betere kwaliteit willen leveren voor onze burgers tegen
acceptabele en beheersbare kosten.
Een sluitende begroting/ duurzaam financieel gezonde
gemeente.
Zo lang mogelijk als zelfstandige gemeente voort te bestaan.
Groeien naar een regiegemeente: niet meer alles zelf doen, maar
taken en verantwoordelijkheden op een ander niveau leggen. De focus
gaat liggen op beleid, inkoop en regie
Bedrijfsvoering (Concern)
Naar een flexibele en omgevingsgerichte organisatie (Missie).
Beleid Optimaal blijven functioneren voor burgers door de inzet van
effectief beleid (Visie).
Dienstverlening Optimaal blijven functioneren voor burgers
Beleidsplan Informatiemanagement 2016 - 2019 Pagina 11
door hoogwaardige dienstverlening (Visie). Bedrijfsmodel Sturing De
sturing heeft een resultaatgericht karakter
en is strak ingericht. Structuur De structuur is omgevingsgericht
en heeft een
flexibel karakter. Cultuur De cultuur is burgergericht met een
positief
bedrijfsmatige atmosfeer. Werkwijze De werkwijze binnen de
organisatie is
procesmatig ingericht en de werkzaamheden worden zo efficiënt
mogelijk uitgevoerd.
Informatievoorziening De informatievoorziening wordt zoveel
mogelijk behoeftegericht ingestoken zodat deze effectief
ondersteund in de procesmatige uitvoering van het werk.
Samenwerken Intern Collegiaal samenwerken om te komen tot een
tijdig en kwalitatief goed product.
met gemeenten De focus ligt daarbij op drie samenwerkingstrajecten:
VONSS, Parkstad en Zuid-Limburg.
Extern/ stakeholders Een regiegemeente: niet meer alles zelf doen,
maar taken en verantwoordelijkheden op een ander niveau
leggen.
Om als team informatiemanagement van meerwaarde te zijn voor de
organisatie zal de informatievoorziening een bijdrage moeten
leveren in het realiseren van bovengenoemde organisatiedoelen. De
uitwerking hiervan vindt plaats in hoofdstuk 2.
Beleidsplan Informatiemanagement 2016 - 2019 Pagina 12
1.2 Externe ontwikkelingen Externe ontwikkelingen zijn
ontwikkelingen die buiten de invloedsfeer van de gemeente liggen.
Veel externe ontwikkelingen zijn reeds opgenomen in de interne
notities uit paragraaf 1.1. Er is een aantal externe ontwikkelingen
die specifiek van invloed zijn op het taakveld informatiemanagement
van de gemeente, deze ontwikkelingen worden in deze paragraaf
specifiek uitgelicht. Daarbij wordt onderscheid gemaakt tussen
maatschappelijke-, bestuurlijke-, wettelijke-,
informatievoorziening- en technologische ontwikkelingen.
Onderstaand een overzicht van de verschillende
ontwikkelingen:
In de volgende paragrafen wordt een toelichting gegeven op de
verschillende ontwikkelingen: 1.2.1 Maatschappelijke ontwikkelingen
Door veranderingen in de maatschappij ontstaan ontwikkelingen die
invloed hebben op de gemeente. Onderstaand een aantal
maatschappelijke ontwikkelingen die van invloed zijn op de
informatievoorziening van de gemeente. Complexiteit
samenleving
Onze samenleving wordt door de globalisering, toenemende mobiliteit
en ontwikkeling van de technologie steeds complexer en onderling
verweven. Ontwikkelingen elders in de wereld hebben in toenemende
mate ook effect in Nederland.
Beleidsplan Informatiemanagement 2016 - 2019 Pagina 13
Het is niet voor niets dat samenwerken als een kernwaarde benoemd
is in de strategische visie. De gemeente is genoodzaakt om steeds
meer samen te werken met deelnemers in het maatschappelijk
middenveld (waaronder andere overheden en ketenpartners). Burgers
en bedrijven verwachten een overheid die integraal opereert. De
informatievoorziening van de gemeente zal dus steeds meer verweven
raken met de informatievoorziening van andere overheden en
ketenpartners. De informatievoorziening beperkt zich niet meer tot
het gemeentehuis, maar krijgt steeds meer vorm binnen
uitvoeringdomeinen, in sectorale (informatie)ketens2 zoals het
sociaal domein, het fysieke domein en het economisch domein. Binnen
de uitvoeringsdomeinen werken de betreffende organisaties samen en
wisselen informatie met elkaar uit.
Privacy3 Het samenwerken van organisaties en het uitwisselen van
informatie brengt ook risico’s met zich mee. Door de digitalisering
van informatie is het gemakkelijk om informatie te delen. Zo kan
informatie ook eenvoudig op straat komen te liggen. Dit is een
groot risico, met name op het moment dat het bedrijfsgevoelige- of
persoon gerelateerde informatie betreft. Deze gegevens moeten dan
ook goed beschermd worden. De impact op de samenleving en
individuele personen kan groot zijn, hetzelfde geldt voor de
imagoschade voor de gemeente. De gemeente moet waarborgen dat het
gebruik van informatie voldoet aan wetgeving en eigen normen rondom
privacy.
1.2.2 Bestuurlijke ontwikkelingen Zoals reeds aangegeven in de
inleiding van dit beleidsplan heeft in 2007 de centrale overheid
meer de regie genomen in de ontwikkeling van de digitale overheid.
Deze regie is de afgelopen jaren alleen maar groter geworden. Op
centraal/ regeringsniveau is er de doelstelling ‘Digitale overheid
2017’ met bijbehorend programma en implementatieagenda. Afgeleid
hiervan is specifiek voor gemeenten de aanpak ‘Digitale Agenda
2020’. Beide ontwikkelingen hebben grote invloed op de
informatievoorziening van de gemeente, als gemeente maken we immers
deel uit van ‘de overheid’. Digitale overheid 20174
In het regeerakkoord is de doelstelling opgenomen dat de
dienstverlening door de overheid5 beter moet. Bedrijven en burgers
kunnen uiterlijk in 2017 zaken die ze met de overheid doen, zoals
het aanvragen van een vergunning, digitaal afhandelen. Op 23 mei
2013 heeft het ministerie van Binnenlandse Zaken en
Koninkrijksrelaties een visiebrief digitale overheid 2017 doen
uitgaan. In de visiebrief wordt een aantal pijlers (uitgangspunten)
benoemd voor de digitale overheid:
2 Een informatieketen bestaat uit alle werkzaamheden die betrekking
hebben op het creëren, beheren en
gebruiken van informatie binnen een specifieke organisatie
overstijgende context.
3 Je identiteit is goud waard
https://www.youtube.com/watch?v=LxTfaQl6oTw
4 Digitale overheid 2017
https://www.youtube.com/watch?v=Wxw9p17gdtk
5 ‘De overheid’ is het geheel aan bestuursorganen van de
Rijksoverheid, gemeenten, provincies en
waterschappen.
Beleidsplan Informatiemanagement 2016 - 2019 Pagina 14
• Informatie moet online beschikbaar zijn; • Burgers kunnen alle
(aan)vragen aan de overheid digitaal versturen en alle
berichten van de overheid digitaal ontvangen; •
Gebruikersvriendelijkheid en toegankelijkheid (De wensen en
het
(zoek)gedrag van gebruikers behoren het uitgangspunt te zijn bij de
ontwikkeling van de dienstverlening.);
• Inzage en correctierecht voor burgers; • Informatieveiligheid en
Idensys6 (voorheen stelsel eID); • Optimaal gebruik van digitale
gegevens door de overheid; • Samen verder bouwen aan een
gezamenlijke infrastructuur; • Huidige financieringswijze leidt tot
inefficiënte eigen oplossingen; • Digitaal 2017 doen we
samen.
In februari 2015 is het ‘Digiprogramma’ vastgesteld door het
Nationaal Beraad Digitale Overheid. In dit programma is de missie,
visie en aanpak van het programma Digitale Overheid vastgesteld.
Het programma stippelt de gezamenlijke route van de overheid uit.
In de kern is het Digiprogramma gericht op het op orde krijgen van
de (inhoudelijke) ambities, de sturing en de financiering van de
Generieke Digitale Infrastructuur (GDI)7. De digitale overheid
vraagt om meer organisatieoverstijgende dienstverlening.
Uitgangspunten zijn ketenvorming, eenduidigheid en uniformiteit.
Het verbeteren van de samenwerking tussen organisaties is van groot
belang. De GDI bestaat uit standaarden, producten en voorzieningen
die gezamenlijk gebruikt worden door meerdere overheden. De GDI is
ingedeeld in vier clusters:
• Identificatie en Authenticatie o Voorzieningen die een veilige
toegang bieden tot de digitale
dienstverlening zoals Idensys, eHerkenning8, DigiD en DigiD
Machtigen;
• Dienstverlening o Voorzieningen die bijdragen aan het verstrekken
en uitwisselen van
berichten en informatie tussen overheid, burgers en bedrijven
zoals: websites: overheid.nl en Antwoord voor bedrijven; portalen:
mijnoverheid.nl en berichtenbox voor burgers9; gestandaardiseerd
berichtenverkeer zoals eFactureren.
• Gegevens
6 Idensys is de opvolger van DigiD (burgers) en eHerkenning
(bedrijven).
7 De Generieke Digitale Infrastructuur van de overheid (GDI)
bestaat uit standaarden, producten en
voorzieningen die gezamenlijk gebruikt worden door alle overheden,
vele publieke organisaties en in een aantal
gevallen door private partijen. De GDI is een onmisbaar deel van de
digitale basisvoorzieningen waarmee
organisaties hun werk doen.
8 eHerkenning is een soort DigiD voor bedrijven. Zoals burgers met
DigiD kunnen inloggen bij de overheid, zo
kunnen bedrijven, ondernemers en beroepsbeoefenaren dat met
eHerkenning.
9 De Berichtenbox van MijnOverheid is uw persoonlijke brievenbus
waarin u post van de Belastingdienst, RDW,
SVB, UWV en straks ook uw gemeente digitaal kunt ontvangen. Als er
nieuwe berichten voor u zijn, ontvangt u
automatisch een e-mail.
o Voorzieningen die bijdragen aan de uitwisseling van gegevens
binnen de overheid zoals stelselvoorzieningen basisregistraties10
(Digikoppeling, Digilevering, Digimelding en Stelselcatalogus) en
de basisregistraties;
o Relevante thema’s daarbij zijn: open data, big data,
informatieveiligheid, privacy en duurzame toegankelijkheid.
• Interconnectiviteit11 o Voorzieningen die de infrastructuur-basis
vormen voor de digitale
overheid zoals netwerken, certificering, PKI overheid12 en
standaarden.
Het Digiprogramma is een belangrijke ontwikkeling binnen de totale
overheid en is zeker van invloed op de dienstverlening en
informatievoorziening van de gemeente.
De Digitale Agenda 2020 (VNG) De digitale agenda 2020 is een
strategische collectieve agenda/ aanpak voor gemeenten inzake
dienstverlening en informatiebeleid. De ambitie van de digitale
agenda 2020 is drieledig vanuit het adagium ‘wat samen kan ook
samen doen’:
• open en transparant in de participatiesamenleving te staan; • te
werken als 1 efficiënte overheid; • massaal digitaal en maatwerk
lokaal mogelijk te maken.
Onderstaande zes thema’s op het gebied van informatie zijn
prioritair:
1. Trendwatchfunctie, onderzoek en ontwikkeling; 2. Dienstverlening
aan inwoners en ondernemers; 3. Herontwerp werkprocessen; 4.
Informatie-uitwisseling; 5. Generieke basisinfrastructuur (uit
Digitale overheid 2017); 6. Sturingsinformatie.
Deze aanpak helpt gemeenten om snel kwalitatief en transparant te
participeren in de constant veranderende informatiesamenleving, en
effectief en efficiënt inspelen op de behoeften van inwoners en
ondernemers.
Andere belangrijke bestuurlijke ontwikkelingen zoals samenwerking,
burgerparticipatie, regiegemeente en de opkomst van shared service
centers (SSC) zijn reeds gesignaleerd in de verschillende notities
van de gemeente zoals genoemd in paragraaf 1.1. 1.2.3 Wettelijke
ontwikkelingen Wettelijke ontwikkelingen hebben, in meer of mindere
mate, invloed op de gemeente. Meestal komen deze ontwikkelingen
vanuit de rijksoverheid, maar steeds vaker hebben ook besluiten
vanuit Europa rechtstreeks invloed op de gemeente. In deze
paragraaf wordt een zestal wettelijke ontwikkelingen toegelicht die
consequenties hebben voor de informatievoorziening van de
gemeente.
10
gegevensuitwisseling met hun afnemers.
11
De staat of de kwaliteit van het met elkaar zijn verbonden Dit
netwerk heeft een grote interconnectiviteit.
12 PKI staat voor Public Key Infrastructure; een digitaal paspoort,
waarmee u op een veilige manier online data
kunt uitwisselen.
Omgevingswet13
Met de Omgevingswet vereenvoudigt en bundelt de overheid de regels
voor ruimtelijke projecten. Zo wordt het makkelijker om ruimtelijke
projecten te starten. Het omgevingsrecht bestaat uit tientallen
wetten en honderden regelingen voor ruimte, wonen, infrastructuur,
milieu, natuur en water. Zij hebben allemaal hun eigen
uitgangspunten, werkwijzen en eisen. De wetgeving is daardoor te
ingewikkeld geworden voor de mensen die ermee werken. Daardoor
duurt het bijvoorbeeld langer voordat een project kan starten. Het
kabinet maakt het omgevingsrecht makkelijker en voegt alle
regelingen samen in één Omgevingswet. De volgende wetten gaan
helemaal op in de Omgevingswet:
• Belemmeringenwet Privaatrecht; • Crisis- en herstelwet; •
Interimwet stad-en-milieubenadering; • Ontgrondingenwet; • Planwet
verkeer en vervoer; • Spoedwet wegverbreding; • Tracéwet; • Wet
algemene bepalingen omgevingsrecht; • Wet hygiëne en veiligheid
badinrichtingen en zwemgelegenheden; • Wet inzake de
luchtverontreiniging; • Wet ruimtelijke ordening.
Daarnaast gaan delen van andere wetten grotendeels of op onderdeel
over naar de omgevingswet. Een belangrijk uitgangspunt bij de
Omgevingswet is dat de informatiepositie van inwoners en
ondernemers gelijk is aan die van de overheid. Het wetsvoorstel
omgevingswet is op 1 juli 2015 aangenomen door de Tweede Kamer. De
Eerste Kamer moeten het wetsvoorstel goedkeuren. Daarna wordt er
invoeringsregelgeving gemaakt. Naar verwachting treedt de wet in
2018 in werking. De Omgevingswet brengt een omvangrijke
stelselherziening met zich mee, die niet van de ene op de andere
dag ingevoerd kan worden. Het duurt een aantal jaren voordat alle
regelingen en instrumenten zodanig zijn ingericht dat er goed mee
gewerkt kan worden.
Wet hergebruik van overheidsinformatie Dit wetsvoorstel
implementeert EU-richtlijn 2013/37/EU over het hergebruik van
overheidsinformatie in Nederlandse regelgeving. Hiermee worden, op
advies van de Raad van State, de regels die gaan over het
hergebruik van openbare overheidsinformatie nu in een eigen wet
ondergebracht. Hergebruik is nu nog primair in de Wet openbaarheid
van bestuur en archiefwet 1995 geregeld. Uitgangspunt is dat in
beginsel alle openbare overheidsinformatie zo gemakkelijk mogelijk
beschikbaar moet zijn voor burgers en bedrijven. Deze openbare
overheidsinformatie kan, naast het doel waarvoor zij is verzameld,
waarde hebben
13 De winst van de Omgevingswet voor de burger
https://www.youtube.com/watch?v=cw6y4XBPfO0
Beleidsplan Informatiemanagement 2016 - 2019 Pagina 17
voor partijen buiten de overheid. Op basis van overheidsinformatie
kunnen nieuwe producten en diensten met uiteenlopende doeleinden
worden ontwikkeld. De Eerste en Tweede Kamer hebben in juni 2015
ingestemd met het voorstel. De wet is op 18 juli 2015
inwerkingtreding getreden.
Wet Basisregistratie Personen (BRP) De Wet basisregistratie
personen (Wet BRP) is de nieuwe grondslag voor de basisregistratie
van persoonsgegevens en vervangt de Wet gemeentelijke
basisadministratie persoonsgegevens (Wet GBA). In de
Basisregistratie personen (BRP) worden de persoonsgegevens
bijgehouden van iedereen die in Nederland woont. De nieuwe wet
geeft gemeenten de bevoegdheid een bestuurlijke boete op te leggen
aan een burger, bijvoorbeeld wanneer deze ten onrechte geen
aangifte van verhuizing doet. Ook maakt de Wet BRP vernieuwing van
de ICT mogelijk en wordt op termijn plaatsonafhankelijke
dienstverlening voor burgers geïntroduceerd. Dan wordt het onder
meer mogelijk om bij een andere dan de woongemeente een uittreksel
uit de basisregistratie te krijgen. Sommige van de wijzigingen
kunnen pas worden doorgevoerd als de nieuwe ICT- voorzieningen
(bijvoorbeeld BRP-ICT) in gebruik worden genomen. Deze worden
gerealiseerd door het programma Operatie BRP. De eerste gemeenten
en afnemers kunnen naar verwachting begin 2017 aansluiten op de
Basisregistratie Personen (BRP). Eind 2018 zullen naar verwachting
de laatste gemeenten en afnemers aansluiten.
Wet elektronische dienstverlening burgerlijke stand
De wet ‘elektronische dienstverlening burgerlijke stand' (kamerstuk
32.444) maakt aangifte doen eenvoudiger. In de toekomst kunnen
burgers ook digitaal aangifte doen van een huwelijk, partnerschap,
ondertrouw, geboorte of overlijden. De invoering van digitale
aangifte gaat in gedeelten. Vanaf 1 juli 2015 is het landelijk
mogelijk om digitaal aangifte te doen van een overlijden. Later
volgen de aangifte van huwelijk en geregistreerd partnerschap. En
als laatste voor geboorteaangifte. Deze aangiften zullen binnen de
gemeente nog geïmplementeerd moeten worden.
Meldplicht datalekken
Dit wetsvoorstel voegt aan de Wet bescherming persoonsgegevens een
meldplicht voor inbreuken op beveiligingsmaatregelen voor
persoonsgegevens toe. Met de meldplicht datalekken wil de regering
de gevolgen van een datalek voor de betrokkenen zoveel mogelijk
beperken en hiermee een bijdrage leveren aan het behoud en herstel
van vertrouwen in de omgang met persoonsgegevens. Met dit voorstel
moet de verantwoordelijke bij een datalek, waarbij kans is op
verlies of onrechtmatige verwerking van persoonsgegevens, niet
alleen een melding doen bij de toezichthouder, het College
bescherming persoonsgegevens (Cbp), maar ook de betrokkene
informeren. Deze meldplicht geldt voor alle verantwoordelijken voor
de verwerking van persoonsgegevens, zowel in de private als
publieke sector. Als er geen melding wordt gemaakt van een datalek
kan dit bestraft worden met een bestuurlijk boete van het College
Bescherming Persoonsgegevens (Cbp). De wet is in werking getreden
op 1 januari 2016.
Beleidsplan Informatiemanagement 2016 - 2019 Pagina 18
Algemene verordening gegevensbescherming De Europese Commissie
werkt op dit moment aan een nieuwe Algemene Verordening
Gegevensbescherming (privacywetgeving). Deze verordening is van
toepassing op zowel het bedrijfsleven als de overheid. Een Europese
verordening heeft directe werking en hoeft niet omgezet te worden
in nationale wetgeving. Dat betekent dat het privacybeleid van
gemeenten straks rechtstreeks aan deze verordening dient te
voldoen. De Verordening Gegevensbescherming heeft een behoorlijke
impact op (gemeentelijke) organisaties, die persoonsgegevens
beheren en verwerken. Gegevensbeheerders en -verwerkers (zoals
gemeenten) dienen de rechten te faciliteren van betrokkenen van wie
de persoonsgegevens worden verwerkt. Hiervoor is een gemeente
verantwoordelijk en dat vraagt om transparantie van een gemeente.
Als de gemeente straks niet voldoet aan de regels dan kan dit
leiden tot maatregelen zoals boetes door toezichthoudende
organisaties (bv College Bescherming Persoonsgegevens). Verder ziet
het er naar uit dat de komende wetgeving een functionaris voor de
gegevensbescherming (FG) binnen gemeenten verplicht stelt.
1.2.4 Informatievoorziening ontwikkelingen Digitale
duurzaamheid
De digitalisering van de overheid verloopt in rap tempo. Hoe houden
wij de digitale informatie in de tijd gezien toegankelijk en
bruikbaar? Dat terwijl de apparatuur, programmatuur, de
bestandsformaten en de opslagmedia die we gebruiken in de loop van
de tijd veranderen of zelf verdwijnen. De gemeente moet haar
handelen later kunnen verantwoorden met informatie die op een
veilige en duurzame wijze is bewaard. Daarom worden in de wet- en
regelgeving (waaronder de Archiefwet) eisen gesteld aan het bewaren
van informatie. In een digitale wereld pakken die eisen heel anders
uit dan in de papieren wereld. Papier is geduldig en zolang het
niet vergaat, blijft het leesbaar. Maar digitale informatie is per
definitie vluchtig. Daarom moet elke overheidsorganisatie zich
afvragen of hetgeen vandaag digitaal wordt opgeslagen, over tien
jaar, als men dan voor bijvoorbeeld de rechter staat, nog wel
leesbaar en vindbaar is. De floppy disk van destijds is nu niet
meer leesbaar. Goed digitaal opslaan is niet voldoende. Als
ICT-techniek verandert, en dat zal blijven doorgaan, dan moet ook
de organisatie maatregelen hebben genomen om de opgeslagen digitale
informatie 'mee te veranderen'. Als oplossing voor de duurzame
opslag van digitale informatie is een e-Depot bedacht. Een e-Depot
is een digitaal archief. Digitale informatie die gearchiveerd
behoort te worden, wordt opgeslagen in het e-Depot. De duurzaamheid
en raadpleegbaarheid van informatie in een e-Depot worden
gewaarborgd middels preservering. Dat wil zeggen dat er tijdig
aandacht is voor het omzetten van informatie naar een actueel
bestandsformaat, zodat de authentieke informatie gewaarborgd én
toegankelijk blijft. De overdracht van informatie aan een e-Depot
is gebonden aan voorwaarden. Zo worden er eisen gesteld aan het
bestandsformaat en de bijbehorende metadata. Door bij de inrichting
van de informatiehuishouding rekening te houden met deze
voorwaarden kan in de toekomst de aansluiting op een e-Depot
sneller en soepeler verlopen.
Beleidsplan Informatiemanagement 2016 - 2019 Pagina 19
Open Standaarden De uitwisseling van gegevens en de
(keten)samenwerking tussen ICT-onderdelen is steeds belangrijker
geworden. Om deze reden is de noodzaak toegenomen tot open
standaarden. Open standaarden zijn gericht op het vergroten van de
interoperabiliteit (uitwisselbaarheid van gegevens) en van de
leveranciers-onafhankelijkheid voor de publieke sector, waardoor
een kwalitatief hoogwaardige en tegelijk kostenefficiënte
informatie-uitwisseling mogelijk wordt gemaakt. Voor de Nederlandse
overheid zijn open standaarden de norm: voor de gehele
(semi-)publieke sector geldt een 'pas toe of leg uit'-regime. Dit
betekent dat overheidsorganisaties deze open standaarden moet
toepassen. Doen zij dit niet dan zijn zij verplicht uit te leggen
waarom de open standaarden niet worden toegepast.
Open data14
Open data zijn gegevens die voor iedereen digitaal toegankelijk
zijn gemaakt en zonder financiële of juridische beperkingen
hergebruikt mogen worden. Wanneer overheidsdata als open data
beschikbaar zijn geeft dat burgers inzicht in wat de overheid weet
en kan er ook zicht komen op wat de overheid doet. Open data geeft
de overheid zelf inzicht in zijn presteren en kan mensen helpen met
het uitoefenen van invloed op de dienstverlening van de overheid.
Open data dient ook een economisch belang: bedrijven kunnen open
data benutten bij hun activiteiten. Een voorbeeld is het
ontwikkelen van navigatiesoftware waarin rekening gehouden wordt
met de open beschikbare data over wegwerkzaamheden. Rondom open
data ontstaan meer banen en de omzet van de bedrijven die de data
gebruiken neemt toe. Het landelijke overheidsportaal voor het
ontsluiten van open data is : www.data.overheid.nl
e-Factureren Onder e-Factureren wordt verstaan het digitaal
verzenden, ontvangen en verwerken van facturen tussen bedrijven en
overheden. Het gaat niet om facturen die per e-mail als PDF of
office-document worden verzonden en ontvangen. E-Factureren gaat
een stap verder, het maakt van een factuur een gestructureerd
digitaal bestand dat elektronisch wordt aangeleverd. Voor de
uitwisseling van digitale bestanden sluiten verzenders en
ontvangers van de facturen aan op een centrale infrastructuur:
Digipoort. Bedrijven leveren hun facturen voor de overheid
elektronisch aan bij Digipoort. Digipoort controleert of de
e-factuur betrouwbaar, leesbaar en verwerkbaar is. En zorgt dat de
e-factuur snel bij de juiste overheidsorganisatie
terechtkomt.
1.2.5 Technologische ontwikkelingen Identity en Access Management
(IAM)
Identity & Access Management (IAM) is de verzamelnaam van
processen en technieken om het beheer van identiteiten en
autorisaties op een effectieve en efficiënte manier voor de
organisatie te realiseren. IAM bestaat uit beleid, de processen en
ondersteunende systemen die managen welke gebruikers (personen,
applicaties en systemen) toegang verkrijgen tot informatie,
ICT-middelen en fysieke resources en wat iedere gebruiker
gerechtigd is hiermee te doen.
14 Daarom Open Overheid (Expertisepunt Open Overheid)
https://www.youtube.com/watch?v=JaghakShCU0
Beleidsplan Informatiemanagement 2016 - 2019 Pagina 20
Identity en access management draagt er voor gebruikers toe bij dat
zij minder wachtwoorden hoeven te onthouden, minder verschillende
middelen voor authenticatie nodig hebben, zich vaak maar éen keer
hoeven aan te melden voor meerdere applicaties, zelf wachtwoorden
en andere gegevens kunnen beheren, wachtwoorden kunnen resetten en
eventueel rechten kunnen aanvragen voor het gebruik van
applicaties.
The internet of things15 The internet of things is een ontwikkeling
waarbij alledaagse voorwerpen zijn verbonden met het internet en
gegevens kunnen uitwisselen. Met onze computers, laptops, tablets
en smartphones zijn wij constant online. Maar ook veel objecten
(dingen) zijn tegenwoordig via een chip of een volgsysteem
verbonden met het internet. Machines, auto's, koelkasten. Ze vormen
samen een groot 'internet of things', oftewel het internet der
dingen. Voorbeeld: een met internet verbonden thermostaat maakt het
mogelijk om op afstand de temperatuur van je huis te regelen. The
internet of things kan grote consequenties hebben in bijvoorbeeld
het sociale domein. Door inzet van nieuwe technologische
hulpmiddelen kunnen ouderen en dementerenden langer zelfstandig
blijven wonen. Denk daarbij bijvoorbeeld aan valdetectie16,
beeldspraakverbinding met zorgcentrale, personenalarmering,
hartbewaking thuis, buitendeur op afstand openen,
medicijndispensers en GPS- tracker.
15
16
Een valdetector is een intelligente zender die een val direct
waarneemt. Dit betekent dat als de drager valt en
deze niet zelf alarm kan slaag door middel van een druk op de knop,
de zender automatisch alarm slaat. Een
valdetector is namelijk zo intelligent, dat hij een valincident
herkent.
Beleidsplan Informatiemanagement 2016 - 2019 Pagina 21
2. Informatiemanagement De interne uitgangspunten en externe
ontwikkelingen uit het vorige hoofdstuk zijn bepalend voor de
doorontwikkeling van het informatiemanagement van de gemeente.
Primair uitgangspunt, vanuit de concernvisie, is dat de
inspanningen op het gebied van informatiemanagement steeds worden
verricht vanuit het perspectief van de burger. Welke meerwaarde
levert het informatiemanagement voor de inwoners van Simpelveld? In
onderstaande afbeelding ziet u een samenvatting van termen uit
hoofdstuk 1 die van invloed zijn op het informatiemanagement:
Dit hoofdstuk is dit kern van dit beleidsplan. In dit hoofdstuk
wordt op het strategisch/ tactisch vlak richting gegeven aan het
informatiemanagement. Een missie en visie ten aanzien van
informatiemanagement wordt benoemd. Daarnaast worden
richtinggevende uitspraken van de gemeente met betrekking tot het
informatiemanagement benoemd. Informatiemanagement – wat is het?
Informatiemanagement is een relatief jong vakgebied, zeker in de
publieke sector. Informatiemanagement richt zich op vraagstukken op
het snijvlak van organisatie, informatie en IT. De doelstelling is
om waarde te creëren met behulp van informatie en IT. Waarde die
die een positieve bijdrage levert aan de doelstellingen van de
gemeente. Informatiemanagement is het proces dat ervoor zorgt dat
de informatiebehoefte van de organisatie wordt vertaald in de
informatievoorziening17. Informatiemanagement gaat dus
17
De informatievoorziening van een organisatie is het geheel van
mensen, middelen (waaronder
informatiesystemen) en maatregelen.
over de informatie zelf en het beheer18 ervan. Over het slim en
slagvaardig inzetten van informatie en het optimaal benutten van
informatie19. Informatiemanagement binnen Simpelveld Het taakveld
informatiemanagement is in Simpelveld ontstaan na de reorganisatie
in 2011 door de samenvoeging van de taakvelden ICT en documentaire
informatievoorziening (DIV). Het team informatiemanagement bestaat
uit 4 medewerkers. Het betreft de functies:
• Beleidsadviseur bedrijfsvoering (taakveld informatiemanagement)
(1 fte); • Adviseur informatiemanagement (1 fte); • Medewerker
Archiefbeheer (1 fte); • Medewerker systeem/ gegevensbeheer (1
fte).
De afgelopen jaren heeft de focus gelegen op de invoering van het
zaakgericht werken, het wegwerken van achterstanden in de
archivering, outsourcing van de ICT-infrastructuur en het opstellen
van het beleidsplan informatiemanagement. Met dit beleidsplan
informatiemanagement wordt richting gegeven aan het
informatiemanagement voor de komende vier jaar. In hoofdstuk 3
wordt door middel van projecten aangegeven welke activiteiten we de
komende vier jaar gaan uitvoeren. 2.1 Missie Als
informatiemanagement hebben we een droom, een ultiem doel, dat is
onze missie. Qua informatiemanagement luidt de missie als
volgt:
1. De informatievoorziening van de gemeente Simpelveld is erop
gericht dat: a. de juiste informatie b. van de juiste kwaliteit c.
op het juiste moment en d. op de juiste plaats aanwezig is, e.
tegen aanvaardbare kosten.
om zo het bestuur van de gemeente Simpelveld, haar medewerkers en
(keten)partners optimaal te ondersteunen in het realiseren van de
maatschappelijke opgaven.
2. De informatievoorziening van de gemeente vertegenwoordigt een
maatschappelijke waarde:
a. de participatie van goed geïnformeerde burgers b. transparantie
en verantwoording van rechtmatig handelen.
18
De term beheer (informatiebeheer) staat voor het opslaan, het
bewaren en beheren, het ontsluiten of (actief)
leveren en het waar nodig vernietigen van informatie.
19
Volledige documentaire: https://vimeo.com/110982917
Beleidsplan Informatiemanagement 2016 - 2019 Pagina 23
Met de juiste informatie wordt bedoeld de informatie die
noodzakelijk is om het werk goed uit te kunnen voeren. De juiste
kwaliteit betekent dat de informatie feitelijk juist is, eenduidig
en bruikbaar is in de uitvoering van processen. Het juiste moment
gaat er over dat informatie beschikbaar is op moment dat het nodig
is. De vereiste juiste plaats houdt in dat de informatie op de
plaats van gebruik aanwezig moet zijn. Tenslotte tegen aanvaardbare
kosten. Kosten en baten moeten in evenwicht zijn. 2.2 Visie De
ontwikkelingen die geschetst zijn in hoofdstuk 1 hebben
consequenties voor de richting en ontwikkeling van het
informatiemanagement voor de komende jaren. Belangrijke elementen
(niet limitatief) die van invloed zijn op het informatiemanagement
zijn:
• Klantgericht (kernwaarde); • Kwaliteit (kernwaarde); •
Samenwerken (kernwaarde); • Participatie; • Behoeftegericht; •
Procesmatig; • Regiegemeente; • Informatieketens; • Privacy.
Uitgaande van bovenstaande punten, waar liggen dan de kansen met
betrekking tot de informatievoorziening voor de komende jaren? Dit
is verwoord in de vorm van een visie. Deze visie bestaat uit zeven
(ontwikkel) punten:
1. Informatie is een strategisch bedrijfsmiddel voor de gemeente
Simpelveld; 2. Informatiebeveiliging is noodzakelijk vanwege het
strategisch belang van informatie; 3. De informatievoorziening van
de gemeente Simpelveld verschuift van aanbodgericht
naar vraaggestuurd; 4. De informatievoorziening van de gemeente
Simpelveld verschuift van Informatiseren
& Automatiseren naar Organisatie & Informatie; 5. De
informatievoorziening ontwikkelt zich naar proces- en
keteninformatisering
(ketensamenwerking); 6. De informatievoorziening van de gemeente
verschuift van zelf doen naar
samenwerken; 7. Geo-informatie is een belangrijke pijler in de
informatievoorziening van de gemeente
Simpelveld. Bovenstaande (ontwikkel) punten zijn uitgangspunten
voor de uitvoering van de thema’s en projecten die worden
uitgewerkt in hoofdstuk 3. Onderstaand vindt u per punt een verdere
uitwerking en toelichting: 1. Informatie als strategisch
bedrijfsmiddel
De gemeente Simpelveld is een intensieve informatieverwerkende
organisatie (informatiefabriek): veel producten en diensten die
geleverd worden bestaan uit informatie. Informatie is een
verbindende factor binnen de gemeente en tussen de gemeente en
burgers, ondernemers, samenwerkingspartners en ketenpartners.
Beleidsplan Informatiemanagement 2016 - 2019 Pagina 24
Actuele, toegankelijke, betrouwbare, vindbare, juiste, tijdige en
volledige informatie is essentieel om de juiste beslissingen te
kunnen nemen. Informatie is daarbij een strategisch bedrijfsmiddel
net als personeel en geld. Informatie is de levensader voor de
organisatie. Omdat informatie een strategisch bedrijfsmiddel is, is
borging op managementniveau vereist. Het is primair een
verantwoordelijkheid van het management om de informatievoorziening
een strategische bijdrage te laten leveren aan de doelen van de
gemeente.
2. De noodzaak van informatiebeveiliging
Omdat informatie een strategisch bedrijfsmiddel is, is de
beveiliging daarvan heel belangrijk. Informatiebeveiliging
overstijgt de ICT-infrastructuur. Naast
informatiebeveiligingsbeleid, procedurele afspraken en (technische)
maatregelen is ook het gedrag van de medewerkers essentieel.
Medewerkers moeten zich bewust zijn van bedreigingen en gevaren
voor informatiebeveiliging, van hun verantwoordelijkheid en
aansprakelijkheid. Daarnaast is informatiebeveiliging van belang in
relatie tot onze samenwerkings- en ketenpartners. Het
informatiebeveiligingsbeleid van de gemeente is vastgelegd in de
nota “Informatiebeveiligingsbeleid 2014-2018”, welke is vastgesteld
door Burgemeester en Wethouders op 30 september 2014.
3. Van aanbodgericht naar vraaggericht
Een kernwaarde van de organisatie is klantgerichtheid. Voor de
informatievoorziening betekent dit dat de behoeften van de
organisatie centraal staan in het vormgeven van de
informatievoorziening. Het is van belang om de behoeften te
vertalen naar een ‘vraag’ om informatie. Het team
informatiemanagement ondersteunt de organisatie in het formuleren
van die vraag én inspireert de organisatie in de mogelijkheden van
de informatievoorziening. Het team informatiemanagement voert de
regie op de informatievoorziening, vanuit een verbindende rol. Dit
betekent dat er aandacht is voor klantgericht handelen, luisteren
naar eindgebruikers en het sturen op hun beleving en tevredenheid
en stimuleren van verandering. Het team informatiemanagement
hanteert daarbij de richtinggevende uitspraken zoals deze verwoord
worden in navolgende paragraaf 2.3. Daarnaast worden medewerkers
meer bewust gemaakt van de gevaren en risico’s van informatie. We
zullen medewerkers stimuleren om zelf verantwoordelijkheid te nemen
voor de goede omgang met de informatie waarmee ze werken, die ze
uitwisselen of raadplegen.
Een vraaggestuurde informatievoorziening:
• sluit aan op de processen van de organisatie, zodat de juiste
informatie op de juiste plek op het juiste moment aanwezig
is;
• zorgt dat binnen de gemeente (en breder: de overheid) iedereen
over dezelfde informatie beschikt;
• maakt samenwerking met ketenpartners mogelijk. 4. Van
Informatiseren & Automatiseren naar Organisatie &
Informatie
Er is een sterke relatie tussen de processen van de organisatie en
de informatievoorziening. Processen gebruiken informatie en
genereren informatie. Elk proces is een informatieproces.
Beleidsplan Informatiemanagement 2016 - 2019 Pagina 25
In de oplossing van problemen wordt al snel gewezen naar de
aanschaf van een informatiesysteem of het doorvoeren van een
wijziging in een informatiesysteem. Echter een nieuw of gewijzigd
informatiesysteem en een ongewijzigd proces hebben geen enkele
toegevoegde waarde. Wijzigingen van processen en informatiesystemen
dienen hand in hand te gaan. Bovenstaande benadering vraagt een
andere benadering van de informatievoorziening. Niet de technische
mogelijkheden of de aanschaf van een informatiesysteem zijn de
oplossing voor een vraagstuk. Maar veel meer de business of het
proces moet centraal staan. Hoe gaan wij dit proces uitvoeren? En
hoe kan de informatievoorziening daarin ondersteunen. In de
literatuur wordt het bovenstaande omschreven als business-IT
alignment, een afstemming tussen organisatie en informatie. In het
verleden hebben we te vaak een informatiesysteem geïmplementeerd en
daarbij ons proces aangepast aan de wijze waarop de leverancier van
het informatiesysteem het proces heeft ingebakken in het
informatiesysteem. Deze benadering vraagt een andere aanpak (en
andere competenties) van de organisatie.
• Wat is het probleem? • Welke afdeling/ team is de probleemhouder/
opdrachtgever? • Wie kan helpen bij het oplossen van het probleem?
• Welke processen gaan we vormgeven of aanpassen? • Hoe zien de
processen eruit? • Welke kwaliteitseisen stellen we aan de
processen? • Wie is betrokken bij de uitvoering van de
processtappen? • Welke (management) informatie is noodzakelijk in
welke processtap? • Welke functionaliteiten moet het
informatiesysteem bevatten? • Welk informatiesysteem gaan we op
welke wijze inzetten om het proces te
ondersteunen en om te kunnen voldoen aan de informatiebehoefte? 5.
Naar proces- en keteninformatisering
Na de reorganisatie in 2011 is een procesgerichte organisatie
opgebouwd. Met de implementatie van het zaakgericht werken in 2012
is dit verder ingebed en versterkt. De komende jaren zal dit nog
verder uitgebouwd worden. In het verder vormgeven en ontwikkelen
van de organisatie staan de processen centraal. Door samenwerking
en wettelijke verplichtingen zijn er ketenorganisaties ontstaan.
Deze ontwikkeling zal zich in de komende tijd doorzetten. Deze
ketenorganisaties kennen hun eigen ketenprocessen en
keten-informatievoorziening. Delen van de gemeente gaan op in een
keten. Mogelijk dat we in de toekomst niet meer spreken over een
gemeentelijke organisatie, de gemeente als organisatie is niet meer
herkenbaar omdat ze is opgegaan in ketens. Voorbeelden van ketens
zijn: de zorg, werk en inkomen, de veiligheidsketen etc.. Dat
betekent dat er veranderingen optreden in de informatievoorziening.
De focus van de informatievoorziening is niet alleen de
gemeentelijke organisatie maar verschillende ketens waarin de
gemeente participeert. Misschien wel de gehele overheid. Er
ontstaat een ‘open’ gezamenlijke informatievoorziening. Door de
samenwerking zullen er nieuwe instrumenten komen die een bijdrage
leveren aan kennisdeling, kennisuitwisseling en de samenwerking
ondersteunen.
Beleidsplan Informatiemanagement 2016 - 2019 Pagina 26
Deze veranderingen vragen om: • samenwerking op
inrichtingsvraagstukken tussen de verschillende disciplines
en organisaties; • samenhang aan te brengen in de
informatievoorziening (architectuur), met
een overzicht van welke gegevens er zijn, een uitleg (informatie)
van hun betekenis, kennis over de manier waarop we informatie
kunnen toepassen. De samenhang geeft ook een overzicht van wie
welke informatie gebruikt;
• informatie digitaal beschikbaar te stellen, zodat deze eenvoudig
is uit te wisselen;
• de kwaliteit en het gebruik van gegevens uitvoerig te meten.
Sprekend voorbeeld van de bovenstaande ontwikkeling is de
inrichting van de jeugdzorg na de decentralisatie in 2015. Het
bovenstaande is geen proces van enkele maanden, maar een
organisatie- én informatieontwikkeling over meerdere jaren. De
gemeente kan dit niet vooraf ontwerpen, maar zal dit pragmatisch en
stapsgewijs moeten ontwikkelen.
6. Van zelf doen naar samenwerken
Uit de geschetste ontwikkelingen blijkt dat we minder zelf doen en
meer samenwerken, de gemeente ontwikkelt zich tot een
regiegemeente. Dat vergroot onze effectiviteit en
efficiëntie.
De grenzen van de gemeentelijke informatievoorziening zullen
daarmee vervagen. Het gebruik en beheer van informatie zal steeds
meer in gezamenlijkheid plaatsvinden. Net als het vormgeven van de
informatievoorziening. Dit vraagt om:
• Een informatievoorziening die technisch en organisatorisch op
informatie- uitwisseling is ingericht;
• Heldere, niet vrijblijvende afspraken over het bronhouderschap,
eigenaarschap en zorgplicht (wie is verantwoordelijk voor de
kwaliteit, toegankelijkheid, duurzaamheid, openbaarheid etc..?) met
name binnen de samenwerking of keten;
• Financieringsafspraken rondom ontwikkeling en beheer van
gemeenschappelijke voorzieningen, evenals het gebruik van
informatie.
7. Geo-informatie
Geo-informatie is de term voor informatie met een ruimtelijke
component (locatie). Geo informatie speelt op dit moment al een
belangrijke rol in de dienstverlening van de gemeente. Veel
informatie, circa 80%, is locatiegebonden20. Er wordt wel gezegd:
“een plaatje zegt meer dan duizend woorden”. Een geografisch
informatie systeem (GIS) maakt het mogelijk om op een visueel
aantrekkelijke manier gegevens te presenteren.
Op dit moment wordt geo informatie vooral gebruikt voor het
visualiseren van gegevens. De komende jaren zal geo informatie ook
gebruikt worden gegevens te combineren en analyseren. Een voorbeeld
van een gecombineerde kaart is een sociaal economische kaart (zie
onderstaande afbeelding). Deze is gebaseerd op inkomen,
opleidingsniveau, autobezit en gezinssituatie.
20 Alles draait om Geo informatie
https://www.youtube.com/watch?v=U_O_ZpKj3mI
Beleidsplan Informatiemanagement 2016 - 2019 Pagina 27
Ondersteund door technische ontwikkelingen gaat geo-informatie een
belangrijkere rol spelen in de informatievoorziening van de
gemeente, met name door de introductie van de omgevingswet, de
integrale beleidsontwikkeling en ketensamenwerkingen. 2.3 Richting
van de informatievoorziening In de voorgaande paragraaf is de
ontwikkeling van de informatievoorziening voor de komende jaren
geschilderd in de vorm van een visie. Om deze visieontwikkeling
vorm te geven worden in de paragraaf een aantal richtinggevende
strategische uitspraken vastgelegd. De uitspraken zijn
uitgangspunten voor de uitvoering van de thema’s en projecten die
worden uitgewerkt in hoofdstuk 3. De informatievoorziening van de
gemeente ondersteunt de dienstverlening en processen van de
gemeente. De veelheid en verscheidenheid van producten, diensten en
processen die spelen binnen de gemeente maakt dat de
informatievoorziening van de gemeente een complex geheel is van
informatiesystemen/ applicaties (circa 35) en koppelingen
(gegevensuitwisselingen) tussen informatiesystemen. Daarnaast zijn
er op applicatieniveau koppelingen met landelijke voorzieningen en
samenwerkings- en ketenpartners. De ICT- infrastructuur die
noodzakelijk is om de informatiesystemen en koppelingen werkend te
houden is ook complex en kent veel afhankelijkheden. Om grip te
houden op de informatievoorziening en te sturen op de richting
waarin veranderingen in de informatievoorziening plaatsvinden zijn
standaardisatie, uniformiteit en samenhang belangrijke begrippen/
uitgangspunten. Het is daarom zinvol om afspraken met elkaar te
maken over de ontwikkeling van de informatievoorziening. In deze
paragraaf worden een aantal richtinggevende uitspraken gedaan
(kaders) die de gewenste informatievoorziening beschrijven. Het
handelen van de gemeente op het gebied van de informatievoorziening
wordt bepaald door deze uitspraken. Het zijn regels waar we ons aan
moeten houden.
Beleidsplan Informatiemanagement 2016 - 2019 Pagina 28
De uitspraken zijn gegroepeerd in de categorieën: 1.
Informatiebeleid, richtinggevende uitspraken die betrekking hebben
op de besturing
van het informatiebeleid. 2. Gegevensbeheer, richtinggevende
uitspraken die betrekking hebben op de inrichting
van de gegevenshuishouding. 3. Technische infrastructuur,
richtinggevende uitspraken die betrekking hebben op de
applicaties en ICT-infrastructuur. Informatiebeleid
1.1 De behoefte aan en het gebruik van informatie in het proces is
leidend voor de inrichting van de informatiehuishouding;
1.2 Er wordt maximaal digitaal gewerkt, digitaal werken is het
uitgangspunt. Dit wordt ook gevraagd aan ketenpartners;
1.3 De continuïteit van de delen van de informatiehuishouding die
gerelateerd zijn aan de kritische bedrijfsprocessen moet
gegarandeerd zijn/ worden;
1.4 De gemeente sluit aan bij de landelijke voorzieningen uit de
Generieke Digitale infrastructuur;
1.5 De gemeente maakt gebruik van de (landelijke) open standaarden
(pas toe of leg uit lijst, www.forumstandaardisatie.nl);
1.6 De informatievoorziening is er op gericht om informatie, daar
waar mogelijk, actief te delen, binnen en buiten de eigen
organisatie.
1.7 De ontwikkeling van de organisatie en de mensen die er werken
(verandercapaciteit) zijn richtinggevend voor de ontwikkeling van
de informatievoorziening. Niet de (technische) mogelijkheden;
1.8 De gemeente kiest ervoor om niet zelf het wiel uitvinden. De
gemeente zal niet zelf ICT-voorzieningen gaan ontwikkelen of laten
ontwikkelen. Er wordt gebruik gemaakt van hiervoor beschikbare
hulpmiddelen (‘proven technology’). Er wordt gebruik gemaakt van
ervaringen en ‘best practices’ van andere gemeenten en
handreikingen van de landelijke overheid, de VNG, KING en mogelijke
andere organisaties;
1.9 De gemeente faciliteert in het creëren van condities voor
ketensamenwerking en participeert in samenwerkingsverbanden, maar
ziet ook toe op verantwoordelijkheden ten aanzien van (een
beveiligde) gegevensuitwisseling in de keten;
1.10 Kennis, deskundigheid en expertise zijn essentieel voor een
toekomstvaste informatievoorziening en moeten geborgd worden.
Gegevensbeheer
2.3 De gemeente zorgt dat de door haar beheerde gegevens voldoen
aan de volgende kwaliteitscriteria: (duurzame) toegankelijkheid,
vindbaarheid, uitwisselbaarheid, authenticiteit, beschikbaarheid,
integriteit (juistheid, tijdigheid, volledigheid) en
vertrouwelijkheid21;
2.4 De archiefvorming en –beheer wordt vormgegeven conform de
bepalingen van de archiefwet en –regelgeving;
2.5 De gemeente slaat archiefbescheiden (digitaal) duurzaam op; 2.6
Het doel waarvoor informatie wordt (her)gebruikt is verenigbaar met
het doel
waarvoor deze is verzameld;
21
Zie bijlage 2 voor omschrijvingen en/ of definities van de
kwaliteitscriteria.
Beleidsplan Informatiemanagement 2016 - 2019 Pagina 29
2.7 De gemeente beschermt de haar toevertrouwde gegevens tegen
bedreiging van de vertrouwelijkheid, de integriteit en de
beschikbaarheid;
2.8 Verantwoord en bewust gedrag van medewerkers is essentieel voor
een goed informatie- en gegevensbeheer (informatiebewust
zijn);
2.9 Gegevens worden waar mogelijk voorzien van een
locatieaanduiding; 2.10 De landelijke basisregistraties vormen een
verplichte bron van gegevens; 2.11 Basisgegevens worden éénmalig
opgeslagen en meervoudig gebruikt; 2.12 Terugmelden22: De
gebruikers van basisgegevens melden bij twijfel over de
juistheid van informatie dit aan de bron; 2.13 Het gebruik van
openbare cloud oplossingen zoals Dropbox, wetransfer en
Google
Drive is niet toegestaan voor het uitwisselen/ opslaan van alle
bedrijfsgevoelige- en vertrouwelijke (zoals persoons) informatie.
De genoemde oplossingen kunnen de veiligheid en vertrouwelijkheid
van gegevens niet garanderen. Daarnaast vallen de bedrijven vaak
onder de privacy wetgeving van Amerika.
Technische infrastructuur
3.1 Uitgangspunt is om de informatiehuishouding op te bouwen uit zo
min mogelijk informatiesystemen;
3.2 De gemeente kiest voor de inzet van gemeentebrede generieke
applicaties, als dat mogelijk is, boven vakspecifieke
applicaties;
3.3 De gemeente kiest voor een schaalbaar, betrouwbaar en
onderhoudbaar applicatielandschap;
3.4 Archiefbescheiden, de onderlinge samenhang en bijbehorende
metadata23 worden zo veel als mogelijk opgeslagen in één (centraal)
informatiesysteem;
3.5 Voor elke applicatie, van enige omvang, wordt een beheerder
(functioneel- en applicatiebeheer) aangewezen;
3.6 De ICT-infrastructuur ondersteunt het plaats-, tijd- en device
onafhankelijk werken.
22
Terugmelden is één van de instrumenten om de kwaliteit van
basisregistraties te borgen. Het proces van
terugmelden zorgt ervoor dat de fout in de basisregistratie wordt
gesignaleerd en na onderzoek zo nodig wordt
hersteld, waardoor alle afnemers vervolgens het juiste gegeven
kunnen gebruiken
23
Metadata zijn gegevens die de karakteristieken van bepaalde
gegevens beschrijven. Het zijn dus eigenlijk data
over data. De metadata bij een bepaald document (de gegevens)
kunnen bijvoorbeeld zijn: de auteur, de datum
van schrijven, de uitgever, het aantal pagina's en de taal waarin
de gegevens zijn opgesteld.
Beleidsplan Informatiemanagement 2016 - 2019 Pagina 30
2.4 Kwaliteitssysteem Om de missie en visie te bereiken is het
onder andere noodzakelijk om het informatie- en gegevensbeheer op
orde te krijgen en te houden (in control zijn). Het feit dat
informatie een strategisch bedrijfsmiddel is betekent dat een hoge
kwaliteit van informatie essentieel is. De sturing op de kwaliteit
van informatie gaan we vormgeven door de implementatie van een
kwaliteitssysteem24. Vanuit het kwaliteitssysteem zullen
kwaliteitseisen gesteld worden aan het informatiebeheer.
Implementatie van een kwaliteitssysteem is ook een verplichting
vanuit de archiefregeling25. Onderdeel van het kwaliteitssysteem is
het bijhouden van een actueel, compleet en logisch samenhangend
overzicht van de informatie, met een beschrijving van die
informatie, de relatie met de werkprocessen waarop de informatie
betrekking heeft, de vindplaats of de applicatie waarin de
informatie is opgeslagen, de onderlinge relatie(s), de
bewaartermijn en andere metadata noodzakelijk voor het beheer op de
lange(re) termijn. Dit kwaliteitssysteem wordt vormgegeven door een
PDCA-cyclus, de kern van het kwaliteitssysteem is het continue
verbeteren van het informatiebeheer. Een belangrijke pijler voor
het in control zijn van het informatie- en gegevensbeheer is de
check uit de PDCA- cyclus. Deze toezicht rol is ondergebracht bij
de archiefinspecteur van Rijckheyt. De implementatie van het
kwaliteitssysteem vindt in eerste aanleg plaats in een project
(project 1.6 uit de projectenkalender) en wordt daarna structureel
ingebed in de processen van het informatiebeheer. De implementatie
van het kwaliteitssysteem is een groeimodel. Invoering ervan is
geen kwestie van maanden maar eerder van jaren.
24
De term systeem wordt hier bedoeld als werkwijze en is geen
software of applicatie.
25 In artikel 16 van de Archiefregeling wordt de zorgdrager
opgedragen ervoor te zorgen “dat het beheer van zijn
archiefbescheiden voldoet aan toetsbare eisen van een door hem toe
te passen kwaliteitssysteem”.
Beleidsplan Informatiemanagement 2016 - 2019 Pagina 31
3. Thema’s en projecten In dit hoofdstuk worden de thema’s benoemd
welke van belang zijn voor de doorontwikkeling van de
informatievoorziening van de gemeente. De thema’s zijn de elementen
waarmee de gemeente de visie op het informatiemanagement de komende
vier jaar wil bereiken. De thema’s zijn ontstaan door landelijke-
en/ of binnengemeentelijke ontwikkelingen waaronder de inrichting
van de informatievoorziening op basis van de front-, mid- en
backoffice structuur26 27. Belangrijk uitgangspunt, vanuit de
concernvisie, is het perspectief van de burger. Welke meerwaarde
levert een thema/ project aan de inwoners van Simpelveld? Binnen
elk thema worden projecten geformuleerd om uitvoering te geven aan
het thema. Er zijn zeven thema’s waarop het informatiemanagement
zich de komende jaren zal focussen. Deze thema’s waarlangs de
ontwikkeling van de informatievoorziening de komende jaren zal
verlopen zijn:
1. Informatiebeheer; 2. (Stelsel van) Basisregistraties; 3. Proces-
en zaakgericht werken; 4. (Digitale) Dienstverlening; 5.
Bedrijfsvoering; 6. Bestuurlijke informatievoorziening; 7.
Techniek/ Automatisering.
In de opsomming ontbreken de thema’s (burger)participatie en
(keten)samenwerking omdat deze thema’s nog onvoldoende
uitgekristalliseerd zijn om, vanuit informatiemanagement, concrete
projecten rondom deze thema’s te kunnen benoemen. Het thema
informatiebeveiliging is eveneens niet opgenomen omdat dit wordt
behandeld door de informatiebeveiligingscoördinator en de werkgroep
informatiebeveiliging. De namen van de projecten zijn weliswaar
concrete/ harde onderwerpen, maar bij de implementatie ervan zal
vooral gefocust worden op de organisatorische, mensgerichte en
zachte kant van de implementatie. In onderstaande tekst vindt per
thema een toelichting plaats op het thema en worden de projecten
die binnen het thema vallen benoemd. 1. Informatiebeheer
Dit thema is vooral gericht op het verder op orde krijgen en houden
(in control zijn) van het informatie- en gegevensbeheer. Het op
orde krijgen en houden gaat langs drie sporen:
1. Voldoen aan wet- en regelgeving (KPI-rapportage);
26
De informatievoorziening van de gemeente is opgebouwd uit een
front-, mid- en backoffice. De frontoffice is
klantgeoriënteerd en bestaat uit de website van de gemeente waarvan
de digitale dienstverlening een belangrijke
component is. De backoffice is vooral productgeoriënteerd en
bestaat uit verschillende specifieke
productgeoriënteerde informatiesystemen. De midoffice is het
koppelpunt tussen de front-, backoffice en de
omgeving (landelijke voorzieningen). In de midoffice is onder
andere het zaaksysteem Verseon gepositioneerd.
27
Uitleg over de inrichting van de informatievoorziening op basis van
front- mid- en backoffice structuur is te
zien in de film Het gemeentelijk fundament:
https://www.youtube.com/watch?v=pQM6uElnGCA
Beleidsplan Informatiemanagement 2016 - 2019 Pagina 32
2. Invoering van een kwaliteitssysteem; 3. Informatiebewust
werken.
Ad 1 Digitaal werken is de norm. In het licht van de toegenomen
digitalisering van de afgelopen jaren moet de gemeente voldoen aan
de wet- en regelgeving (met name archiefwet). Duurzame
digitalisering/ toegankelijkheid is de standaard. Het opstellen van
procedures en een metadatamodel moet leiden tot een handboek
vervanging. Dit traject moet uiteindelijk leiden tot substitutie28,
waardoor het papier vernietigd kan worden. Vanuit een hybride
omgeving (digitaal en analoog) gaan we werken aan een volledig
digitale omgeving. Ad 2 Bij de invoering van een kwaliteitssysteem
wordt informatie geclassificeerd op basis van het bedrijfsproces en
de wet- en regelgeving. Daarna wordt een risicoanalyse op de
informatie uitgevoerd, waarna duidelijk is welk kwaliteitsniveau
voor de informatie vereist is. Op basis van het vereiste
kwaliteitsniveau worden maatregelen genomen om het vereiste niveau
te bereiken. Daarnaast worden controle instrumenten bepaald op
basis waarvan de kwaliteitsbewaking wordt vormgegeven.
Bovengenoemde stappen worden in een PDCA-cyclus herhaald. Op deze
wijze wordt gestreefd naar een continue verbetering van de
kwaliteit van de informatie. Ad 3 Medewerkers van de gemeente
dienen zich bewust te zijn van de waarde en de risico’s die
informatie heeft voor het functioneren van de gemeente. Hoe kan
informatie ingezet worden om een bijdrage te leveren aan de doelen
van de gemeente? Vragen als “Waar kan ik de benodigde informatie
vinden?”, “Kan ik informatie combineren en analyseren?”, “Hoe kan
ik de informatie optimaal beheren?” en “Begrijp ik de informatie?”
zijn daarbij van belang. Het gaat daarbij over het gebruik van
informatie, over mensen en gedragingen. Onderwerpen die hierbij een
rol spelen zijn sociale media, privacy, wet- en regelgeving en
competenties van gebruikers. Bovenstaande leidt tot negen projecten
die de komende jaren uitgevoerd gaan worden:
• Digitalisering van de akten Burgerlijke stand; • Implementatie
van een register van gemeenschappelijke regelingen en
verbonden partijen; • Implementatie van de nieuwe selectielijst
voor archiefbescheiden29; • Creëren draagvlak, bewustwording en
kennis inzake informatiebeheer bij
medewerkers; • Opstellen van procedures rondom informatie- en
archiefbeheer; • Implementatie van een kwaliteitssysteem waaronder
informatieanalyse/ risico
analyse/ verbetermaatregelen;
28
Het vervangen van archiefbescheiden door reproducties, die bij of
krachtens de Archiefwet in de plaats kunnen
worden gesteld van de originele archiefbescheiden. Meestal gaat het
hier om het maken van een digitale kopie
van een papieren record, waarna het papieren origineel wordt
vernietigd.
29
De selectielijst bevat een overzicht van archiefbescheiden die op
basis van alle (inter)gemeentelijke taken
gevormd kunnen worden, de wet- en regelgeving die daaraan ten
grondslag ligt en de daarin genoemde bewaar-
en vernietigingstermijnen.
• Opstellen van een metadatamodel; • Opstellen van een handboek
vervanging; • Implementatie van substitutie op basis van een
groeimodel.
2. (Stelsel van) Basisregistraties
Al een aantal jaren wordt er binnen de Nederlandse overheid gewerkt
aan de invoering van het stelsel van basisregistraties. Het stelsel
van basisregistraties bestaat uit een aantal basisregistraties
(zoals BAG, WOZ, BGT, NHR, BRP, BRK etc.) en stelselvoorzieningen
om uitwisseling van de basisregistraties mogelijk te maken
(Digikoppeling, Digilevering en Digimelding).30 De afgelopen jaren
hebben vooral in het teken gestaan van het opbouwen van de
basisregistraties en het ontwikkelen van de stelselvoorzieningen
(als gemeente moeten we nog aansluiten op die voorzieningen). Nu
vrijwel alle basisregistraties gerealiseerd zijn, verschuift de
focus naar het beter gebruiken van de basisgegevens. Voor
basisregistraties waarvan de gemeente geen bronbeheerder is (NHR,
BRK, BRT etc.) moet de gemeente deze gegevens afnemen van de
landelijke voorzieningen. Daarnaast moeten deze gegevens gebruikt
worden binnen de informatievoorziening van de gemeente. Voor de
komende jaren verloopt de doorontwikkeling van het stelsel van
basisregistraties lang vier sporen:
• Opbouwen van basisregistraties (BRP, BGT Fase2); • Aansluiten op
de stelselvoorzieningen; • Aansluiten op basisregistraties (waarvan
de gemeente geen bronbeheerder
is); • Binnen de gemeente gebruiken van basisregistraties.
Dit thema leidt tot vijf projecten die de komende jaren uitgevoerd
gaan worden:
• Aansluiten op het Nieuw Handelsregister31 (NHR); • Aansluiten op
de stelselvoorzieningen: Digikoppeling, Digilevering en
Digimelding; • Invoering van de Basisregistratie Personen (BRP); •
Invoering van de Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT)
Fase 2; • Binnengemeentelijk gebruik van de basisregistraties en de
kwaliteit van
(basis)gegevens.
3. Proces- en zaakgericht werken In 2012 is de gemeente gestart met
het zaakgericht werken. Hiervoor wordt het programma Verseon van de
firma Circle Software ingezet. Verseon is het centrale systeem
binnen de gemeente waarin digitaal de werkvoorraad van de (vrijwel
alle) medewerkers en de bijbehorende informatie is vastgelegd.
Daarnaast bevat Verseon ook het digitale archief van de gemeente
(afgehandelde zaken). De afgelopen jaren is er jaarlijks aandacht
geweest voor de doorontwikkeling van het (generieke) zaakgericht
werken c.q. het gebruik van Verseon. Vanaf 1 februari 2016
30
Uitleg over basisregistraties en de verschillende afkortingen is te
vinden in bijlage 4 Verklarende woordenlijst,
begrip basisregistraties.
Beleidsplan Informatiemanagement 2016 - 2019 Pagina 34
gaat ook de bestuurlijke besluitvorming digitaal plaatsvinden in
Verseon. De doorontwikkeling van het zaakgericht werken c.q.
gebruik van Verseon zal ook de komende jaren een punt van aandacht
zijn. Er zal een focusverschuiving plaatsvinden naar meer
specifieke zaken rondom het zaakgericht werken zoals projecten,
backoffice systemen en het koppelen van Verseon aan de landelijke
voorzieningen. De doorontwikkeling van het zaakgericht werken
verloopt langs twee sporen:
• Koppelingen van Verseon met: o andere informatiesystemen; o
basisregistraties; o landelijke voorzieningen.
• Doorontwikkeling van de Verseon software. De doorontwikkeling van
het zaakgericht werken leidt de komende jaren tot onderstaande
projecten:
• Upgrade Verseon en standaardisatie Verseon (Verseon Blocks); •
Verseon koppelen met landelijke stelselvoorziening (Servicebus); •
Aansluiten op de berichtenbox van MijnOverheid.nl; • Onderzoek
(Implementatie) van projecten in het zaaksysteem Verseon; •
Koppelen van de NHR gegevens in het zaaksysteem Verseon; •
Implementatie van Verseon webbased en vervanging van de
sjabloon
generator Verseon; • Verseon koppelen met Geo-viewer.
4. (Digitale) Dienstverlening
De dienstverlening aan burgers en bedrijven wordt uitgevoerd door
de afdeling Dienstverlening. Met betrekking tot de ontwikkeling van
de (digitale) dienstverlening is het team informatiemanagement de
partner voor de afdeling voor het creëren van de randvoorwaarden
voor het realiseren van de (digitale) dienstverlening. Samen met de
afdeling dienstverlening zullen de komende jaren onderstaande
projecten opgepakt worden:
• Het opstellen van een dienstverleningsconcept • Doorontwikkeling
van de digitale dienstverlening
o Concreet wordt hierbij gedacht aan het actualiseren en inbedden
van het beheer van de producten en dienstencatalogus die ontsloten
wordt op de website. Daarnaast worden meer digitale producten
ontsloten op de website via een digitaal formulier;
• Implementatie afsprakenmodule t.b.v KCC; • Koppelen van de
digitale formulieren op de website aan het Verseon
zaaksysteem; • Digitale dienstverlening burgerlijke stand.
5. Bedrijfsvoering
Het thema bedrijfsvoering houdt verband met het verbeteren van de
bedrijfsvoering van de organisatie. De projecten hebben veelal te
maken met de informatievoorziening van de backoffice van de
gemeente.
• Doorontwikkeling informatievoorziening sociaal domein. o Voor de
exacte inhoud, vorm en planning van de doorontwikkeling
vinden er eind 2015/ begin 2016 interviews plaats met de
verschillende gebruikersgroepen. Op basis hiervan wordt verder
invulling aan de doorontwikkeling gegeven. Als voorbeelden
moet
Beleidsplan Informatiemanagement 2016 - 2019 Pagina 35
gedacht worden aan het koppelen van de basisregistratie personen
aan het informatiesysteem voor het sociaal domein, het koppelen van
het informatiesysteem sociaal domein aan de landelijke systemen
voor gegevensuitwisseling en het koppelen van het informatiesysteem
sociaal domein aan het zaaksysteem;
• Implementatie van de Omgevingswet; • Implementatie van e-Facturen
in de financiële applicatie Key2Financien.
6. Bestuurlijke informatievoorziening Al sinds het begin van de
jaren 2000 wordt bestuurlijke informatie (besluitenlijst college,
agenda en voorstellen aan de raadscommissie en gemeenteraad)
ontsloten op internet. Na de laatste gemeenteraadsverkiezingen, in
2014, is de gemeente begonnen met het ondersteunen en faciliteren
van de fractieassistenten en raadsleden met de app RaadDigitaal en
bijbehorende iPad. Vanaf 1 februari 2016 is het bestuurlijke
besluitvormingsproces gedigitaliseerd in het zaaksysteem Verseon.
De insteek is om het ontsluiten van de bestuurlijke informatie
integraal te benaderen en op internet en binnengemeentelijk vanuit
één informatiesysteem vorm te geven. Voor de komende jaren leidt
dit tot onderstaand project:
• Koppelen van de Bestuurlijke Besluitvorming in Verseon aan de
website.
7. Techniek/ Automatisering In november 2014 heeft de gemeente een
nieuwe ICT-infrastructuur in gebruik genomen. De ICT-infrastructuur
is, na een Europese aanbesteding, uitbesteed aan Open Line. De
ICT-infrastructuur is opgebouwd rondom de principes anytime,
anyplace, anywhere. De looptijd van het contract met Open Line is
minimaal vier jaar en kan vervolgens nog vier keer met één jaar
verlengd worden. Behalve het actueel en op orde houden van de
ICT-infrastructuur en het mee laten ontwikkelen (groeien of
krimpen) van de ICT-infrastructuur met de ontwikkeling van de
organisatie zijn er op dit vlak weinig ontwikkelingen. Onderstaande
projecten worden binnen het thema techniek/ automatisering de
komende jaren uitgevoerd:
• Heroriëntatie van het onderhoud en beheer van het Wifi-netwerk en
aansluiting op Govroam32;
• Overstap van database software Oracle 11 naar Oracle 12; •
Upgrading/ actualisering van de ICT-infrastructuur; • Implementatie
van identity en access management (IAM)/ Single sign on; •
Herorientatie op internet toegang, Gemnet toegang, Isilinx
glasvezel
verbindingen, core-switch, beheer van datacommunicatie. De
projecten uit bovengenoemde thema’s zijn voorzien van een planning
in de periode 2016 – 2019. Daarnaast is per project de personele-
en financiële consequenties bepaald. Een overzicht van de planning
en personele- en financiële consequenties per project is opgenomen
in bijlage 3.
32
Govroam geeft medewerkers van de gemeente toegang tot de
WiFi-netwerken van alle deelnemende
overheidsorganisaties waar ook govroam wordt aangeboden. Dit
gebeurt veilig en zonder steeds opnieuw in te
loggen.
Beleidsplan Informatiemanagement 2016 - 2019 Pagina 36
In totaal zijn er 34 projecten opgenomen. Van deze 34 projecten
zijn er 16 projecten die voortkomen uit wettelijke verplichtingen,
5 projecten hebben betrekking op een verplichte vervanging (meestal
opgelegd door een leverancier vanwege technologische
ontwikkelingen). Ten aanzien van de projecten die een optimalisatie
van de bedrijfsvoering beogen, zoals projecten in Verseon,
koppeling e-formulieren aan Verseon, koppeling Verseon bestuurlijke
besluitvorming, geldt dat vooraf een business case (kosten-baten
afweging) opgesteld zal worden. Op basis hiervan zal een besluit
genomen worden of het project daadwerkelijk uitgevoerd wordt. De
opgenomen projecten zijn het minimale wat we zouden moeten doen,
gelet op landelijke ontwikkelingen, en maximaal haalbare gelet op
organisatieontwikkeling en personele capaciteit. De uitvoering van
de projecten zal worden ingebed in de jaarlijkse afdelingsplannen
en marap’s.
Beleidsplan Informatiemanagement 2016 - 2019 Pagina 37
4. Personele en financiële consequenties In dit hoofdstuk worden de
personele- en financiële consequenties van de projecten uit het
vorige hoofdstuk uitgewerkt. Daarnaast worden enkele risico’s
benoemd die verband houden met de realisatie van de thema’s/
projecten. 4.1 Personele consequenties Het team
informatiemanagement bestaat uit 4 medewerkers. Het betreft de
functies:
• Beleidsadviseur bedrijfsvoering (taakveld informatiemanagement)
(1 fte); • Adviseur informatiemanagement (1 fte); • Medewerker
Archiefbeheer (1 fte); • Medewerker systeem/ gegevensbeheer (1
fte).
De projecten uit het beleidsplan worden in hoofdzaak geleid/
uitgevoerd door de beleidsadviseur bedrijfsvoering of de adviseur
informatiemanagement. Ze worden daarbij ondersteund door de
medewerkers archiefbeheer en systeem/ gegevensbeheer. De personele
consequenties van de projecten voor de andere afdelingen zijn
gering. De resultaten van de projecten hebben wel consequenties
voor de medewerkers en het functioneren van de organisatie. Zoals
aangegeven in hoofdstuk 3 zal bij de uitvoering van de projecten
vooral gefocust worden op de organisatorische, mensgerichte en
zachte kant van de implementatie. In het overzicht van de projecten
(bijlage 3) is per project een inschatting gemaakt van het aantal
uren dat een project in beslag zal nemen. Daarnaast zijn de
projecten gepland in de periode 2016 t/m 2019. Uitgangspunten voor
de planning is de personele capaciteit van het team
informatiemanagement. Gemiddeld hebben de beleidsadviseur
bedrijfsvoering en de adviseur informatiemanagement 1100 uur per
jaar om invulling te geven aan projecten. Onderstaand overzicht
geeft per thema en per jaar aan hoeveel uren besteed worden aan de
projecten:
In 2016 zijn 1025 uur gepland voor de uitvoering van projecten.
Daarnaast zijn er in 2016 nog enkele projecten die uitgevoerd
worden en niet zijn opgenomen in dit beleidsplan zoals de
implementatie van de digitalisering van de bestuurlijke
besluitvorming, de doorontwikkeling digitaal vergaderen raad en de
afronding van de besluitvorming van dit beleidsplan. 4.2 Financiële
consequenties Het taakgebied informatiemanagement is continue in
ontwikkeling (zowel vanuit landelijke initiatieven als
technologisch) en dermate dynamisch dat het lastig is om de exacte
omvang van benodigde financiële middelen op middellange termijn te
voorspellen.
Thema 2016 2017 2018 2019
Informatiebeheer 415 425 300 425 (Stelsel van) Basisregistraties 0
200 200 25 Proces- en zaakgericht werken 50 250 125 50 (Digitale)
dienstverlening 375 25 100 100 Bedrijfsvoering 135 100 110 0
Bestuurlijke informatievoorziening 0 100 25 0 Techniek/
Automatisering 50 0 200 175
Totaal 1025 1100 1060 775
Urenoverzicht
Beleidsplan Informatiemanagement 2016 - 2019 Pagina 38
In bijgevoegde projecten en projectenplanning is een indicati