Beleidsplan Informatiemanagement 2016 - 2019 Informatie ...

Microsoft Word - Notitie 63980- Beleidsplan informatiemanagement 2016-2019 Inhoud document.docxBeleidsplan Informatiemanagement 2016 - 2019 Pagina 2
Inhoudsopgave INLEIDING 3 SAMENVATTING 5 1. INTERNE UITGANGSPUNTEN EN EXTERNE ONTWIKKELINGEN 8 1.1 Interne uitgangspunten 8 1.1.1 Strategische Visie 2013-2023 8 1.1.2 Concernplan 2014-2018: Beter aan de slag voor de burger 9 1.1.4 Samenvatting 10 1.2 Externe ontwikkelingen 12 1.2.1 Maatschappelijke ontwikkelingen 12 1.2.2 Bestuurlijke ontwikkelingen 13 1.2.3 Wettelijke ontwikkelingen 15 1.2.4 Informatievoorziening ontwikkelingen 18 1.2.5 Technologische ontwikkelingen 19 2. INFORMATIEMANAGEMENT 21 2.1 Missie 22 2.2 Visie 23 2.3 Richting van de informatievoorziening 27 2.4 Kwaliteitssysteem 30 3. THEMA’S EN PROJECTEN 31 4. PERSONELE EN FINANCIËLE CONSEQUENTIES 37 4.1 Personele consequenties 37 4.2 Financiële consequenties 37 4.3 Risico’s 40 BIJLAGEN 42
1. Samenvatting interne notities 42 2. Omschrijvingen/ definities van de kwaliteitscriteria 50 3. Overzicht projecten 51 4. Verklarende woordenlijst 52
Beleidsplan Informatiemanagement 2016 - 2019 Pagina 3
Inleiding De informatie- en communicatietechnologie (ICT) heeft zich binnen de maatschappij, de overheid en de gemeente Simpelveld vanaf het einde van de jaren negentig enorm ontwikkeld. We kunnen daarbij spreken van een technologiepush, met name de technologische mogelijkheden zijn bepalend geweest voor de ontwikkelingen. In beleidsmatige zin heeft de ICT zich de afgelopen tien jaar binnen de gemeente Simpelveld als volgt ontwikkeld:
In september 2005 is het beleidsplan informatievoorziening 2005 -2009 vastgesteld. Het was een plan waarbij een opsomming van projecten plaatsvond welke de gemeente zou moeten uitvoeren om een inhaalslag op het gebied van de ICT te maken. De focus lag daarbij vooral op (technische) projecten zoals de gemeentelijke website, herinrichting ICT-infrastructuur en opleidingen kantoorautomatisering. In de periode van 2005 tot en met 2009 zijn de projecten uit het beleidsplan uitgevoerd.
In 2007 heeft de centrale overheid meer de regie in de hand genomen. De gemeente kreeg ondersteuning van externe EGEM-i adviseurs. Op basis van deze ondersteuning is het EGEM-i plan tot stand gekomen. Dit plan werd in maart 2009 vastgesteld door de gemeenteraad. De focus van dit plan lag met name op het gebied van (digitale) dienstverlening en organisatieontwikkeling. De projecten hadden voornamelijk betrekking op de (wettelijke) verplichtingen. In de jaren 2009 tot en met 2014 zijn de projecten uit het EGEM-i plan uitgevoerd. Enkele belangrijke projecten uit het EGEM-i plan waren: Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG), omgevingsvergunning, Burgerservicenummer, Digitale uitwisseling Ruimtelijke processen (DURP), digitale dienstverlening (e-formulieren) met DigiD en elektronisch betalen, zaakgericht werken, informatiebeveiligingsbeleid en -plan. Na de reorganisatie (Simpelveld 2.0) is per 1 juli 2011 het taakgebied informatiemanagement ontstaan door de samenvoeging van de taakvelden ICT en documentaire informatievoorziening (DIV).
Door de jaren heen is het belang van (digitale) informatie en gegevens voor de gemeentelijke organisatie almaar belangrijker geworden. We zitten midden in een digitaliseringslag. De gemeente kan daarin gezien worden als een grote informatiefabriek. De gemeentelijke processen gebruiken informatie en genereren informatie. Elk proces is eigenlijk een informatieproces. De informatie is in dat licht de bouwstof voor de processen. In deze notitie wordt duidelijk gemaakt dat we midden in een focusverschuiving zitten van ICT naar informatie. Het belang van actuele, toegankelijke, vindbare, juiste, tijdige en volledige informatie is groot en zal de komende jaren nog verder toenemen. De focus voor de komende jaren zal zich dan ook richten op deze (kwaliteits)aspecten van informatie. Doel van dit beleidsplan is om het strategisch informatiebeleid voor de komende jaren vast te stellen en richting te geven aan de ontwikkeling en inrichting van de informatievoorziening van de gemeente. Het beleidsplan vormt het kader voor de richting, inrichting en verrichtingen met betrekking tot de toekomstige informatievoorziening van de gemeente. Het plan is opgebouwd uit vier hoofdstukken. In hoofdstuk 1 zal een uitwerking plaatsvinden van de interne uitgangspunten en externe ontwikkelingen die van invloed zijn op de informatievoorziening van de gemeente. Hoofdstuk 2 is de kern van dit beleidsplan. Hierin worden de missie en visie op informatiemanagement uitgewerkt. Tevens wordt het informatiebeleid van de gemeente
vormgegeven door een aantal richtinggevende uitspraken op basis waarvan de informatievoorziening wordt vormgegeven. In hoofdstuk 3 worden de ontwikkelingen op het gebied van de informatievoorziening opgedeeld in een aantal thema’s. Elk thema wordt uitgewerkt in projecten die de komende jaren uitgevoerd worden. Hoofdstuk 4 is een uitwerking van de personele- en financiële consequenties welke verband houden met de uitvoering van de projecten.
Samenvatting Informatie De gemeente Simpelveld is een intensieve informatieverwerkende organisatie (informatiefabriek): veel producten en diensten die geleverd worden bestaan uit informatie. Informatie is een verbindende factor binnen de gemeente en tussen de gemeente en burgers, ondernemers, samenwerkingspartners en ketenpartners. Actuele, toegankelijke, betrouwbare, vindbare, juiste, tijdige en volledige informatie is essentieel om de juiste beslissingen te kunnen nemen. Informatie is daarbij een strategisch bedrijfsmiddel net als personeel en geld. Informatie is de levensader voor de organisatie. Informatie is van wezenlijk belang om de doelen van de organisatie op bestuurlijk- en bedrijfsvoeringniveau te kunnen bereiken. Omdat informatie een strategisch bedrijfsmiddel is, is borging op managementniveau vereist. Het is primair een verantwoordelijkheid van het management om de informatievoorziening een strategische bijdrage te laten leveren aan de doelen van de gemeente. In dit kader is het van belang om als organisatie vanuit een lange termijn perspectief aandacht te besteden aan de informatievoorziening en het beheer van informatie. Daarom is dit beleidsplan informatiemanagement opgesteld. Doel van dit beleidsplan is om het strategisch informatiebeleid voor de komende jaren vast te stellen en richting te geven aan de ontwikkeling en inrichting van de informatievoorziening van de gemeente. Richten Allerlei ontwikkelingen zijn van invloed op het informatiemanagement van de gemeente. Veel ontwikkelingen komen voort uit de interne uitgangspunten zoals verwoord in bijvoorbeeld de strategische visie 2013-2023 en het concernplan 2014-2018. Daarnaast zijn er nog externe ontwikkelingen van invloed op het informatiemanagement van de gemeente. Belangrijke elementen (niet limitatief) die van invloed zijn op het informatiemanagement:
• Klantgericht (kernwaarde); • Kwaliteit (kernwaarde); • Samenwerken (kernwaarde); • Participatie; • Behoeftegericht; • Procesmatig; • Regiegemeente; • Informatieketens; • Privacy.
Als informatiemanagement hebben we een droom, een ultiem doel, dat is onze missie. Qua informatiemanagement luidt de missie als volgt:
1. De informatievoorziening van de gemeente Simpelveld is erop gericht dat: a. de juiste informatie b. van de juiste kwaliteit c. op het juiste moment en d. op de juiste plaats aanwezig is, e. tegen aanvaardbare kosten.
om zo het bestuur van de gemeente Simpelveld, haar medewerkers en (keten)partners optimaal te ondersteunen in het realiseren van de maatschappelijke opgaven.
2. De informatievoorziening van de gemeente vertegenwoordigt een maatschappelijke waarde:
a. de participatie van goed geïnformeerde burgers b. transparantie en verantwoording van rechtmatig handelen.
Bovenstaande missie is abstract en biedt voor de komende jaren te weinig handvaten om concreet aan de slag te gaan. De kansen voor de komende jaren met betrekking tot de informatievoorziening hebben we verwoord in een visie. Deze visie bestaat uit zeven (ontwikkel) punten:
1. Informatie is een strategisch bedrijfsmiddel voor de gemeente Simpelveld; 2. Informatiebeveiliging is noodzakelijk vanwege het strategisch belang van informatie; 3. De informatievoorziening van de gemeente Simpelveld verschuift van aanbodgericht
naar vraaggestuurd; 4. De informatievoorziening van de gemeente Simpelveld verschuift van Informatiseren
& Automatiseren naar Organisatie & Informatie; 5. De informatievoorziening ontwikkelt zich naar proces- en keteninformatisering
(ketensamenwerking); 6. De informatievoorziening van de gemeente verschuift van zelf doen naar
samenwerken; 7. Geo-informatie is een belangrijke pijler in de informatievoorziening van de gemeente
Simpelveld. Inrichten De missie en visie vormen de basis voor de inrichting van de informatievoorziening van de gemeente. Om grip te houden op de informatievoorziening en te sturen op de richting waarin veranderingen in de informatievoorziening plaatsvinden zijn standaardisatie, uniformiteit en samenhang belangrijke begrippen/ uitgangspunten. In dit beleidsplan wordt een aantal afspraken uitgewerkt over de ontwikkeling van de informatievoorziening. De afspraken hebben betrekking op het informatiebeleid, het gegevensbeheer en de technische infrastructuur. Het feit dat informatie een strategisch bedrijfsmiddel is betekent dat een hoge kwaliteit van informatie essentieel is. De sturing op de kwaliteit van informatie gaan we vormgeven door de implementatie van een kwaliteitssysteem. Vanuit het kwaliteitssysteem zullen kwaliteitseisen gesteld worden aan het informatiebeheer. Verrichten Thema’s zijn de elementen waarmee de gemeente de visie op het informatiemanagement de komende vier jaar wil bereiken. De thema’s zijn ontstaan door landelijke- en/ of binnengemeentelijke ontwikkelingen waaronder de inrichting van de informatievoorziening op basis van de front-, mid- en backoffice structuur.
Binnen elk thema worden projecten geformuleerd om uitvoering te geven aan het thema. Er zijn zeven thema’s waarop het informatiemanagement zich de komende jaren zal focussen. Deze thema’s, waarlangs de ontwikkeling van de informatievoorziening de komende jaren zal verlopen, zijn:
1. Informatiebeheer; 2. (Stelsel van) Basisregistraties; 3. Proces- en zaakgericht werken; 4. (Digitale) Dienstverlening; 5. Bedrijfsvoering; 6. Bestuurlijke informatievoorziening; 7. Techniek/ Automatisering.
Via de jaarlijkse afdelingsplannen, marap’s zullen de projecten ingebed worden in de uitvoering. Uitgangspunten voor de planning van de projecten is de personele capaciteit van het team informatiemanagement. Ten aanzien van de financiële consequenties die gemoeid zijn met de uitvoering van de projecten bedragen de eenmalige kosten afgerond € 362.000. De structurele kosten lopen op naar afgerond € 49.000 in 2019. Conclusies Met het vaststellen van het beleidsplan informatiemanagement 2016-2019 wordt een belangrijke stap gezet voor de doorontwikkeling van de informatievoorziening van de gemeente:
• Informatie zien, inzetten en gebruiken als een belangrijk strategisch bedrijfsmiddel om een bijdrage te leveren aan de doelen van de gemeente;
• De ontwikkeling van de kwaliteitsaspecten van informatie zoals toegankelijkheid, vindbaarheid, uitwisselbaarheid, authenticiteit, beschikbaarheid, integriteit (juistheid, tijdigheid, volledigheid) en vertrouwelijkheid;
• De ontwikkeling van de informatievoorziening naar proces- en keteninformatisering; • Via thema’s en projecten werken aan de verbetering en ontwikkeling van de
informatievoorziening van de gemeente.
1. Interne uitgangspunten en externe ontwikkelingen Er zijn tal van ontwikkelingen die van invloed zijn op de gemeente en het taakveld informatiemanagement. In dit hoofdstuk worden deze ontwikkelingen beschreven, waarbij onderscheid gemaakt wordt tussen:
• interne uitgangspunten: de ontwikkelingen (strategie en ambities) binnen de gemeente Simpelveld zoals verwoord in bijvoorbeeld de strategische visie.
• externe ontwikkelingen: ontwikkelingen waarop de gemeente geen invloed heeft zoals maatschappelijke-, bestuurlijke-, wettelijke-, informatievoorziening- en technologische ontwikkelingen.
Beide ontwikkelingen zijn van groot belang voor de ontwikkeling van het informatiemanagement binnen de gemeente Simpelveld. Daarom vindt in dit hoofdstuk een uitwerking plaats van de belangrijkste ontwikkelingen. De interne uitgangspunten worden uitgewerkt in paragraaf 1.1. De externe ontwikkelingen worden uitgewerkt in paragraaf 1.2.
1.1 Interne uitgangspunten De interne uitgangspunten zijn verwoord in verschillende gemeentelijke notities (met ambities en plannen). Deze notities zijn ‘het kader’ voor het taakveld informatiemanagement c.q. het beleidsplan informatiemanagement. De notities geven de doelen, richting, sturing en ontwikkeling van de organisatie aan, ze geven ‘richting’ aan het informatiemanagement. Het belangrijkste document is de Strategische Visie 2013-2023. Een belangrijk document voor de interne ambtelijke organisatie is het concernprogramma 2014-2018 en uitwerkingen daarvan zijn het sturingsconcept en de bedrijfsfilosofie. In de volgende paragrafen worden de belangrijkste punten voor het informatiemanagement uit bovenstaande documenten uitgelicht. Achtereenvolgens zullen onderstaande notities worden uitgelicht. 1.1.1 Strategische Visie 2013-2023 De strategische visie bepaalt de koers van de gemeente voor de komende jaren. Hierin staat op hoofdlijnen beschreven:
• Op welke manier we ‘ons’ willen profileren; • Op welke speerpunten we ons de komende jaren gaan richten; • Welke uitstraling we willen hebben naar onze burgers.
De strategische visie gaat uit van vier speerpunten (thema’s):
• Toerisme en recreatie; • Blijven wonen (met de benodigde basisvoorzieningen); • Participatie (burgers, ondernemers en maatschappelijke organisaties); • Kleinschalig en startend ondernemerschap.
Om de speerpunten te realiseren zijn drie kernwaarden (gedragskenmerken) van belang. Onderstaande kernwaarden staan voor de komende 10 jaar centraal binnen de gemeente:
- Klantgericht, de klant staat altijd centraal o Dienstverlenende houding; o Oplossingsgerichtheid; o Inlevingsvermogen; o Respect voor een ander.
- Kwaliteit/ focus leggen o Kwaliteit boven kwantiteit;
o Streven naar de beste kwaliteit; o Medewerkers: zorgvuldigheid, stabiliteit en ontvankelijkheid; o Naar buiten toe professioneel, intern planmatig.
- Samenwerken o Samenwerken met inwoners, ondernemers en stakeholders; o De gemeente krijgt steeds meer het karakter van een regiegemeente:
niet meer alles zelf doen, maar taken en verantwoordelijkheden op een ander niveau leggen.
o Samenwerken met buurgemeenten: er worden drie niveaus onderscheiden:
Lokaal Regionaal (VONSS en Parkstad) Zuid-Limburg schaal
o Indien ooit schaalvergroting aan de orde is, dan kijkt de gemeente Simpelveld naar gemeenten met een vergelijkbaar profiel: landelijk en groen met dorpse eigenheid, leefbare kernen en leefomgeving.
De strategische visie is de leidraad. Alles wat we denken, vinden en doen, moet langs deze meetlat gelegd worden. 1.1.2 Concernplan 2014-2018: Beter aan de slag voor de burger Het concernplan 2014 -2018 is de vertaling van de gemeentelijke koers ( Strategische Visie 2013 - 2023 en collegeprogramma 2014 - 2018) naar de bedrijfsvoering voor de ambtelijke organisatie en de uitvoering van de bedrijfsvoeringstaken1. De kern van het concernplan is het bedrijfsmodel van de gemeente. Deze richt zich op de sturing, structuur, cultuur, werkwijze en informatievoorziening van de organisatie. Missie van het concern: Naar een flexibele en omgevingsgerichte organisatie.
Een flexibele organisatie, waarin de medewerkers snel kunnen inspelen op ontwikkelingen en veranderingen. Daarnaast zijn de medewerkers gereed voor toekomstige ontwikkelingen op organisatorisch gebied. Een omgevingsgerichte organisatie, waarin de vraag van de klant (burger/bestuur) centraal wordt gesteld. De veranderende vraag van de klant vraagt om een nieuwe manier van werken en een bepaalde houding met bijbehorende gedrag van medewerkers.
Visie van het concern: De gemeente Simpelveld wil optimaal blijven functioneren voor haar burgers. Alles draait om een hoogwaardige dienstverlening en de inzet van effectief beleid. De burger dient centraal gesteld te worden. Inspanningen worden steeds verricht vanuit het perspectief van de burger. Als ambtelijke organisatie richten wij ons op ondersteuning van het bestuur bij het realiseren van zijn bestuurlijke ambities voor Simpelveld, haar inwoners, bedrijven en instellingen. Wij willen dit waarmaken op een professionele manier met een klantgerichte en resultaatgerichte aanpak.
1 Met bedrijfsvoeringstaken duiden we op activiteiten die samenhangen met het goed laten functioneren van de
gemeentelijke organisatie, taken die op de bestuurder en ambtenaar (intern) zijn gericht.
We helpen ons bestuur zijn ambities te bereiken door: • in beleids- en planontwikkeling aansluiting te zoeken bij de bestuurlijke en
politieke uitgangspunten; • bruggenbouwer te zijn tussen inwoners, bedrijven en bestuur; • inwoners een actieve rol te geven in de ontwikkeling van hun leefomgeving; • de diensten aan inwoners en bedrijven op passende wijze aan te bieden (status
informatie); • een digitale infrastructuur te realiseren die intern (interne keten) en extern
(externe keten) doorzichtig en toegankelijk is; • ketenpartners van meet af aan duidelijk te maken wat zij van ons mogen
verwachten en welke prestaties wij van hen verwachten; • gemotiveerde en competente medewerkers in te zetten; • vlot, gestroomlijnd en gecoördineerd intern en extern te communiceren.
1.1.3 Samenvatting Naast de strategische visie en het concernplan zijn er meerdere notities die richting geven aan de ontwikkelingen binnen de gemeente. In bijlage 1 van dit beleidsplan is een samenvatting opgenomen van de verschillende organisatienotities. In deze paragraaf worden de doelen benoemd die wij als organisatie nastreven op bestuurlijk- en bedrijfsvoeringsniveau. De doelen zijn gedestilleerd uit de verschillende organisatienotities. Onderdeel Subonderdeel Doel Bestuurlijke ambities De vier speerpunten voor de komende jaren
zijn: • Toerisme en recreatie; • Blijven wonen; • Participatie; • Kleinschalig en startend
ondernemerschap. Om de speerpunten te realiseren zijn drie kernwaarden (gedragskenmerken) van belang: klantgericht, kwaliteit en samenwerken.
Een betere kwaliteit willen leveren voor onze burgers tegen acceptabele en beheersbare kosten.
Een sluitende begroting/ duurzaam financieel gezonde gemeente.
Zo lang mogelijk als zelfstandige gemeente voort te bestaan.
Groeien naar een regiegemeente: niet meer alles zelf doen, maar taken en verantwoordelijkheden op een ander niveau leggen. De focus gaat liggen op beleid, inkoop en regie
Bedrijfsvoering (Concern)
Naar een flexibele en omgevingsgerichte organisatie (Missie).
Beleid Optimaal blijven functioneren voor burgers door de inzet van effectief beleid (Visie).
Dienstverlening Optimaal blijven functioneren voor burgers
door hoogwaardige dienstverlening (Visie). Bedrijfsmodel Sturing De sturing heeft een resultaatgericht karakter
en is strak ingericht. Structuur De structuur is omgevingsgericht en heeft een
flexibel karakter. Cultuur De cultuur is burgergericht met een positief
bedrijfsmatige atmosfeer. Werkwijze De werkwijze binnen de organisatie is
procesmatig ingericht en de werkzaamheden worden zo efficiënt mogelijk uitgevoerd.
Informatievoorziening De informatievoorziening wordt zoveel mogelijk behoeftegericht ingestoken zodat deze effectief ondersteund in de procesmatige uitvoering van het werk.
Samenwerken Intern Collegiaal samenwerken om te komen tot een tijdig en kwalitatief goed product.
met gemeenten De focus ligt daarbij op drie samenwerkingstrajecten: VONSS, Parkstad en Zuid-Limburg.
Extern/ stakeholders Een regiegemeente: niet meer alles zelf doen, maar taken en verantwoordelijkheden op een ander niveau leggen.
Om als team informatiemanagement van meerwaarde te zijn voor de organisatie zal de informatievoorziening een bijdrage moeten leveren in het realiseren van bovengenoemde organisatiedoelen. De uitwerking hiervan vindt plaats in hoofdstuk 2.
1.2 Externe ontwikkelingen Externe ontwikkelingen zijn ontwikkelingen die buiten de invloedsfeer van de gemeente liggen. Veel externe ontwikkelingen zijn reeds opgenomen in de interne notities uit paragraaf 1.1. Er is een aantal externe ontwikkelingen die specifiek van invloed zijn op het taakveld informatiemanagement van de gemeente, deze ontwikkelingen worden in deze paragraaf specifiek uitgelicht. Daarbij wordt onderscheid gemaakt tussen maatschappelijke-, bestuurlijke-, wettelijke-, informatievoorziening- en technologische ontwikkelingen. Onderstaand een overzicht van de verschillende ontwikkelingen:
In de volgende paragrafen wordt een toelichting gegeven op de verschillende ontwikkelingen: 1.2.1 Maatschappelijke ontwikkelingen Door veranderingen in de maatschappij ontstaan ontwikkelingen die invloed hebben op de gemeente. Onderstaand een aantal maatschappelijke ontwikkelingen die van invloed zijn op de informatievoorziening van de gemeente. Complexiteit samenleving
Onze samenleving wordt door de globalisering, toenemende mobiliteit en ontwikkeling van de technologie steeds complexer en onderling verweven. Ontwikkelingen elders in de wereld hebben in toenemende mate ook effect in Nederland.
Het is niet voor niets dat samenwerken als een kernwaarde benoemd is in de strategische visie. De gemeente is genoodzaakt om steeds meer samen te werken met deelnemers in het maatschappelijk middenveld (waaronder andere overheden en ketenpartners). Burgers en bedrijven verwachten een overheid die integraal opereert. De informatievoorziening van de gemeente zal dus steeds meer verweven raken met de informatievoorziening van andere overheden en ketenpartners. De informatievoorziening beperkt zich niet meer tot het gemeentehuis, maar krijgt steeds meer vorm binnen uitvoeringdomeinen, in sectorale (informatie)ketens2 zoals het sociaal domein, het fysieke domein en het economisch domein. Binnen de uitvoeringsdomeinen werken de betreffende organisaties samen en wisselen informatie met elkaar uit.
Privacy3 Het samenwerken van organisaties en het uitwisselen van informatie brengt ook risico’s met zich mee. Door de digitalisering van informatie is het gemakkelijk om informatie te delen. Zo kan informatie ook eenvoudig op straat komen te liggen. Dit is een groot risico, met name op het moment dat het bedrijfsgevoelige- of persoon gerelateerde informatie betreft. Deze gegevens moeten dan ook goed beschermd worden. De impact op de samenleving en individuele personen kan groot zijn, hetzelfde geldt voor de imagoschade voor de gemeente. De gemeente moet waarborgen dat het gebruik van informatie voldoet aan wetgeving en eigen normen rondom privacy.
1.2.2 Bestuurlijke ontwikkelingen Zoals reeds aangegeven in de inleiding van dit beleidsplan heeft in 2007 de centrale overheid meer de regie genomen in de ontwikkeling van de digitale overheid. Deze regie is de afgelopen jaren alleen maar groter geworden. Op centraal/ regeringsniveau is er de doelstelling ‘Digitale overheid 2017’ met bijbehorend programma en implementatieagenda. Afgeleid hiervan is specifiek voor gemeenten de aanpak ‘Digitale Agenda 2020’. Beide ontwikkelingen hebben grote invloed op de informatievoorziening van de gemeente, als gemeente maken we immers deel uit van ‘de overheid’. Digitale overheid 20174
In het regeerakkoord is de doelstelling opgenomen dat de dienstverlening door de overheid5 beter moet. Bedrijven en burgers kunnen uiterlijk in 2017 zaken die ze met de overheid doen, zoals het aanvragen van een vergunning, digitaal afhandelen. Op 23 mei 2013 heeft het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties een visiebrief digitale overheid 2017 doen uitgaan. In de visiebrief wordt een aantal pijlers (uitgangspunten) benoemd voor de digitale overheid:
2 Een informatieketen bestaat uit alle werkzaamheden die betrekking hebben op het creëren, beheren en
gebruiken van informatie binnen een specifieke organisatie overstijgende context.
3 Je identiteit is goud waard https://www.youtube.com/watch?v=LxTfaQl6oTw
4 Digitale overheid 2017 https://www.youtube.com/watch?v=Wxw9p17gdtk
5 ‘De overheid’ is het geheel aan bestuursorganen van de Rijksoverheid, gemeenten, provincies en
waterschappen.
• Informatie moet online beschikbaar zijn; • Burgers kunnen alle (aan)vragen aan de overheid digitaal versturen en alle
berichten van de overheid digitaal ontvangen; • Gebruikersvriendelijkheid en toegankelijkheid (De wensen en het
(zoek)gedrag van gebruikers behoren het uitgangspunt te zijn bij de ontwikkeling van de dienstverlening.);
• Inzage en correctierecht voor burgers; • Informatieveiligheid en Idensys6 (voorheen stelsel eID); • Optimaal gebruik van digitale gegevens door de overheid; • Samen verder bouwen aan een gezamenlijke infrastructuur; • Huidige financieringswijze leidt tot inefficiënte eigen oplossingen; • Digitaal 2017 doen we samen.
In februari 2015 is het ‘Digiprogramma’ vastgesteld door het Nationaal Beraad Digitale Overheid. In dit programma is de missie, visie en aanpak van het programma Digitale Overheid vastgesteld. Het programma stippelt de gezamenlijke route van de overheid uit. In de kern is het Digiprogramma gericht op het op orde krijgen van de (inhoudelijke) ambities, de sturing en de financiering van de Generieke Digitale Infrastructuur (GDI)7. De digitale overheid vraagt om meer organisatieoverstijgende dienstverlening. Uitgangspunten zijn ketenvorming, eenduidigheid en uniformiteit. Het verbeteren van de samenwerking tussen organisaties is van groot belang. De GDI bestaat uit standaarden, producten en voorzieningen die gezamenlijk gebruikt worden door meerdere overheden. De GDI is ingedeeld in vier clusters:
• Identificatie en Authenticatie o Voorzieningen die een veilige toegang bieden tot de digitale
dienstverlening zoals Idensys, eHerkenning8, DigiD en DigiD Machtigen;
• Dienstverlening o Voorzieningen die bijdragen aan het verstrekken en uitwisselen van
berichten en informatie tussen overheid, burgers en bedrijven zoals: websites: overheid.nl en Antwoord voor bedrijven; portalen: mijnoverheid.nl en berichtenbox voor burgers9; gestandaardiseerd berichtenverkeer zoals eFactureren.
• Gegevens
6 Idensys is de opvolger van DigiD (burgers) en eHerkenning (bedrijven).
7 De Generieke Digitale Infrastructuur van de overheid (GDI) bestaat uit standaarden, producten en
voorzieningen die gezamenlijk gebruikt worden door alle overheden, vele publieke organisaties en in een aantal
gevallen door private partijen. De GDI is een onmisbaar deel van de digitale basisvoorzieningen waarmee
organisaties hun werk doen.
8 eHerkenning is een soort DigiD voor bedrijven. Zoals burgers met DigiD kunnen inloggen bij de overheid, zo
kunnen bedrijven, ondernemers en beroepsbeoefenaren dat met eHerkenning.
9 De Berichtenbox van MijnOverheid is uw persoonlijke brievenbus waarin u post van de Belastingdienst, RDW,
SVB, UWV en straks ook uw gemeente digitaal kunt ontvangen. Als er nieuwe berichten voor u zijn, ontvangt u
automatisch een e-mail.
o Voorzieningen die bijdragen aan de uitwisseling van gegevens binnen de overheid zoals stelselvoorzieningen basisregistraties10 (Digikoppeling, Digilevering, Digimelding en Stelselcatalogus) en de basisregistraties;
o Relevante thema’s daarbij zijn: open data, big data, informatieveiligheid, privacy en duurzame toegankelijkheid.
• Interconnectiviteit11 o Voorzieningen die de infrastructuur-basis vormen voor de digitale
overheid zoals netwerken, certificering, PKI overheid12 en standaarden.
Het Digiprogramma is een belangrijke ontwikkeling binnen de totale overheid en is zeker van invloed op de dienstverlening en informatievoorziening van de gemeente.
De Digitale Agenda 2020 (VNG) De digitale agenda 2020 is een strategische collectieve agenda/ aanpak voor gemeenten inzake dienstverlening en informatiebeleid. De ambitie van de digitale agenda 2020 is drieledig vanuit het adagium ‘wat samen kan ook samen doen’:
• open en transparant in de participatiesamenleving te staan; • te werken als 1 efficiënte overheid; • massaal digitaal en maatwerk lokaal mogelijk te maken.
Onderstaande zes thema’s op het gebied van informatie zijn prioritair:
1. Trendwatchfunctie, onderzoek en ontwikkeling; 2. Dienstverlening aan inwoners en ondernemers; 3. Herontwerp werkprocessen; 4. Informatie-uitwisseling; 5. Generieke basisinfrastructuur (uit Digitale overheid 2017); 6. Sturingsinformatie.
Deze aanpak helpt gemeenten om snel kwalitatief en transparant te participeren in de constant veranderende informatiesamenleving, en effectief en efficiënt inspelen op de behoeften van inwoners en ondernemers.
Andere belangrijke bestuurlijke ontwikkelingen zoals samenwerking, burgerparticipatie, regiegemeente en de opkomst van shared service centers (SSC) zijn reeds gesignaleerd in de verschillende notities van de gemeente zoals genoemd in paragraaf 1.1. 1.2.3 Wettelijke ontwikkelingen Wettelijke ontwikkelingen hebben, in meer of mindere mate, invloed op de gemeente. Meestal komen deze ontwikkelingen vanuit de rijksoverheid, maar steeds vaker hebben ook besluiten vanuit Europa rechtstreeks invloed op de gemeente. In deze paragraaf wordt een zestal wettelijke ontwikkelingen toegelicht die consequenties hebben voor de informatievoorziening van de gemeente.
10
gegevensuitwisseling met hun afnemers.
11
De staat of de kwaliteit van het met elkaar zijn verbonden Dit netwerk heeft een grote interconnectiviteit.
12 PKI staat voor Public Key Infrastructure; een digitaal paspoort, waarmee u op een veilige manier online data
kunt uitwisselen.
Omgevingswet13
Met de Omgevingswet vereenvoudigt en bundelt de overheid de regels voor ruimtelijke projecten. Zo wordt het makkelijker om ruimtelijke projecten te starten. Het omgevingsrecht bestaat uit tientallen wetten en honderden regelingen voor ruimte, wonen, infrastructuur, milieu, natuur en water. Zij hebben allemaal hun eigen uitgangspunten, werkwijzen en eisen. De wetgeving is daardoor te ingewikkeld geworden voor de mensen die ermee werken. Daardoor duurt het bijvoorbeeld langer voordat een project kan starten. Het kabinet maakt het omgevingsrecht makkelijker en voegt alle regelingen samen in één Omgevingswet. De volgende wetten gaan helemaal op in de Omgevingswet:
• Belemmeringenwet Privaatrecht; • Crisis- en herstelwet; • Interimwet stad-en-milieubenadering; • Ontgrondingenwet; • Planwet verkeer en vervoer; • Spoedwet wegverbreding; • Tracéwet; • Wet algemene bepalingen omgevingsrecht; • Wet hygiëne en veiligheid badinrichtingen en zwemgelegenheden; • Wet inzake de luchtverontreiniging; • Wet ruimtelijke ordening.
Daarnaast gaan delen van andere wetten grotendeels of op onderdeel over naar de omgevingswet. Een belangrijk uitgangspunt bij de Omgevingswet is dat de informatiepositie van inwoners en ondernemers gelijk is aan die van de overheid. Het wetsvoorstel omgevingswet is op 1 juli 2015 aangenomen door de Tweede Kamer. De Eerste Kamer moeten het wetsvoorstel goedkeuren. Daarna wordt er invoeringsregelgeving gemaakt. Naar verwachting treedt de wet in 2018 in werking. De Omgevingswet brengt een omvangrijke stelselherziening met zich mee, die niet van de ene op de andere dag ingevoerd kan worden. Het duurt een aantal jaren voordat alle regelingen en instrumenten zodanig zijn ingericht dat er goed mee gewerkt kan worden.
Wet hergebruik van overheidsinformatie Dit wetsvoorstel implementeert EU-richtlijn 2013/37/EU over het hergebruik van overheidsinformatie in Nederlandse regelgeving. Hiermee worden, op advies van de Raad van State, de regels die gaan over het hergebruik van openbare overheidsinformatie nu in een eigen wet ondergebracht. Hergebruik is nu nog primair in de Wet openbaarheid van bestuur en archiefwet 1995 geregeld. Uitgangspunt is dat in beginsel alle openbare overheidsinformatie zo gemakkelijk mogelijk beschikbaar moet zijn voor burgers en bedrijven. Deze openbare overheidsinformatie kan, naast het doel waarvoor zij is verzameld, waarde hebben
13 De winst van de Omgevingswet voor de burger https://www.youtube.com/watch?v=cw6y4XBPfO0
voor partijen buiten de overheid. Op basis van overheidsinformatie kunnen nieuwe producten en diensten met uiteenlopende doeleinden worden ontwikkeld. De Eerste en Tweede Kamer hebben in juni 2015 ingestemd met het voorstel. De wet is op 18 juli 2015 inwerkingtreding getreden.
Wet Basisregistratie Personen (BRP) De Wet basisregistratie personen (Wet BRP) is de nieuwe grondslag voor de basisregistratie van persoonsgegevens en vervangt de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (Wet GBA). In de Basisregistratie personen (BRP) worden de persoonsgegevens bijgehouden van iedereen die in Nederland woont. De nieuwe wet geeft gemeenten de bevoegdheid een bestuurlijke boete op te leggen aan een burger, bijvoorbeeld wanneer deze ten onrechte geen aangifte van verhuizing doet. Ook maakt de Wet BRP vernieuwing van de ICT mogelijk en wordt op termijn plaatsonafhankelijke dienstverlening voor burgers geïntroduceerd. Dan wordt het onder meer mogelijk om bij een andere dan de woongemeente een uittreksel uit de basisregistratie te krijgen. Sommige van de wijzigingen kunnen pas worden doorgevoerd als de nieuwe ICT- voorzieningen (bijvoorbeeld BRP-ICT) in gebruik worden genomen. Deze worden gerealiseerd door het programma Operatie BRP. De eerste gemeenten en afnemers kunnen naar verwachting begin 2017 aansluiten op de Basisregistratie Personen (BRP). Eind 2018 zullen naar verwachting de laatste gemeenten en afnemers aansluiten.
Wet elektronische dienstverlening burgerlijke stand
De wet ‘elektronische dienstverlening burgerlijke stand' (kamerstuk 32.444) maakt aangifte doen eenvoudiger. In de toekomst kunnen burgers ook digitaal aangifte doen van een huwelijk, partnerschap, ondertrouw, geboorte of overlijden. De invoering van digitale aangifte gaat in gedeelten. Vanaf 1 juli 2015 is het landelijk mogelijk om digitaal aangifte te doen van een overlijden. Later volgen de aangifte van huwelijk en geregistreerd partnerschap. En als laatste voor geboorteaangifte. Deze aangiften zullen binnen de gemeente nog geïmplementeerd moeten worden.
Meldplicht datalekken
Dit wetsvoorstel voegt aan de Wet bescherming persoonsgegevens een meldplicht voor inbreuken op beveiligingsmaatregelen voor persoonsgegevens toe. Met de meldplicht datalekken wil de regering de gevolgen van een datalek voor de betrokkenen zoveel mogelijk beperken en hiermee een bijdrage leveren aan het behoud en herstel van vertrouwen in de omgang met persoonsgegevens. Met dit voorstel moet de verantwoordelijke bij een datalek, waarbij kans is op verlies of onrechtmatige verwerking van persoonsgegevens, niet alleen een melding doen bij de toezichthouder, het College bescherming persoonsgegevens (Cbp), maar ook de betrokkene informeren. Deze meldplicht geldt voor alle verantwoordelijken voor de verwerking van persoonsgegevens, zowel in de private als publieke sector. Als er geen melding wordt gemaakt van een datalek kan dit bestraft worden met een bestuurlijk boete van het College Bescherming Persoonsgegevens (Cbp). De wet is in werking getreden op 1 januari 2016.
Algemene verordening gegevensbescherming De Europese Commissie werkt op dit moment aan een nieuwe Algemene Verordening Gegevensbescherming (privacywetgeving). Deze verordening is van toepassing op zowel het bedrijfsleven als de overheid. Een Europese verordening heeft directe werking en hoeft niet omgezet te worden in nationale wetgeving. Dat betekent dat het privacybeleid van gemeenten straks rechtstreeks aan deze verordening dient te voldoen. De Verordening Gegevensbescherming heeft een behoorlijke impact op (gemeentelijke) organisaties, die persoonsgegevens beheren en verwerken. Gegevensbeheerders en -verwerkers (zoals gemeenten) dienen de rechten te faciliteren van betrokkenen van wie de persoonsgegevens worden verwerkt. Hiervoor is een gemeente verantwoordelijk en dat vraagt om transparantie van een gemeente. Als de gemeente straks niet voldoet aan de regels dan kan dit leiden tot maatregelen zoals boetes door toezichthoudende organisaties (bv College Bescherming Persoonsgegevens). Verder ziet het er naar uit dat de komende wetgeving een functionaris voor de gegevensbescherming (FG) binnen gemeenten verplicht stelt.
1.2.4 Informatievoorziening ontwikkelingen Digitale duurzaamheid
De digitalisering van de overheid verloopt in rap tempo. Hoe houden wij de digitale informatie in de tijd gezien toegankelijk en bruikbaar? Dat terwijl de apparatuur, programmatuur, de bestandsformaten en de opslagmedia die we gebruiken in de loop van de tijd veranderen of zelf verdwijnen. De gemeente moet haar handelen later kunnen verantwoorden met informatie die op een veilige en duurzame wijze is bewaard. Daarom worden in de wet- en regelgeving (waaronder de Archiefwet) eisen gesteld aan het bewaren van informatie. In een digitale wereld pakken die eisen heel anders uit dan in de papieren wereld. Papier is geduldig en zolang het niet vergaat, blijft het leesbaar. Maar digitale informatie is per definitie vluchtig. Daarom moet elke overheidsorganisatie zich afvragen of hetgeen vandaag digitaal wordt opgeslagen, over tien jaar, als men dan voor bijvoorbeeld de rechter staat, nog wel leesbaar en vindbaar is. De floppy disk van destijds is nu niet meer leesbaar. Goed digitaal opslaan is niet voldoende. Als ICT-techniek verandert, en dat zal blijven doorgaan, dan moet ook de organisatie maatregelen hebben genomen om de opgeslagen digitale informatie 'mee te veranderen'. Als oplossing voor de duurzame opslag van digitale informatie is een e-Depot bedacht. Een e-Depot is een digitaal archief. Digitale informatie die gearchiveerd behoort te worden, wordt opgeslagen in het e-Depot. De duurzaamheid en raadpleegbaarheid van informatie in een e-Depot worden gewaarborgd middels preservering. Dat wil zeggen dat er tijdig aandacht is voor het omzetten van informatie naar een actueel bestandsformaat, zodat de authentieke informatie gewaarborgd én toegankelijk blijft. De overdracht van informatie aan een e-Depot is gebonden aan voorwaarden. Zo worden er eisen gesteld aan het bestandsformaat en de bijbehorende metadata. Door bij de inrichting van de informatiehuishouding rekening te houden met deze voorwaarden kan in de toekomst de aansluiting op een e-Depot sneller en soepeler verlopen.
Open Standaarden De uitwisseling van gegevens en de (keten)samenwerking tussen ICT-onderdelen is steeds belangrijker geworden. Om deze reden is de noodzaak toegenomen tot open standaarden. Open standaarden zijn gericht op het vergroten van de interoperabiliteit (uitwisselbaarheid van gegevens) en van de leveranciers-onafhankelijkheid voor de publieke sector, waardoor een kwalitatief hoogwaardige en tegelijk kostenefficiënte informatie-uitwisseling mogelijk wordt gemaakt. Voor de Nederlandse overheid zijn open standaarden de norm: voor de gehele (semi-)publieke sector geldt een 'pas toe of leg uit'-regime. Dit betekent dat overheidsorganisaties deze open standaarden moet toepassen. Doen zij dit niet dan zijn zij verplicht uit te leggen waarom de open standaarden niet worden toegepast.
Open data14
Open data zijn gegevens die voor iedereen digitaal toegankelijk zijn gemaakt en zonder financiële of juridische beperkingen hergebruikt mogen worden. Wanneer overheidsdata als open data beschikbaar zijn geeft dat burgers inzicht in wat de overheid weet en kan er ook zicht komen op wat de overheid doet. Open data geeft de overheid zelf inzicht in zijn presteren en kan mensen helpen met het uitoefenen van invloed op de dienstverlening van de overheid. Open data dient ook een economisch belang: bedrijven kunnen open data benutten bij hun activiteiten. Een voorbeeld is het ontwikkelen van navigatiesoftware waarin rekening gehouden wordt met de open beschikbare data over wegwerkzaamheden. Rondom open data ontstaan meer banen en de omzet van de bedrijven die de data gebruiken neemt toe. Het landelijke overheidsportaal voor het ontsluiten van open data is : www.data.overheid.nl
e-Factureren Onder e-Factureren wordt verstaan het digitaal verzenden, ontvangen en verwerken van facturen tussen bedrijven en overheden. Het gaat niet om facturen die per e-mail als PDF of office-document worden verzonden en ontvangen. E-Factureren gaat een stap verder, het maakt van een factuur een gestructureerd digitaal bestand dat elektronisch wordt aangeleverd. Voor de uitwisseling van digitale bestanden sluiten verzenders en ontvangers van de facturen aan op een centrale infrastructuur: Digipoort. Bedrijven leveren hun facturen voor de overheid elektronisch aan bij Digipoort. Digipoort controleert of de e-factuur betrouwbaar, leesbaar en verwerkbaar is. En zorgt dat de e-factuur snel bij de juiste overheidsorganisatie terechtkomt.
1.2.5 Technologische ontwikkelingen Identity en Access Management (IAM)
Identity & Access Management (IAM) is de verzamelnaam van processen en technieken om het beheer van identiteiten en autorisaties op een effectieve en efficiënte manier voor de organisatie te realiseren. IAM bestaat uit beleid, de processen en ondersteunende systemen die managen welke gebruikers (personen, applicaties en systemen) toegang verkrijgen tot informatie, ICT-middelen en fysieke resources en wat iedere gebruiker gerechtigd is hiermee te doen.
14 Daarom Open Overheid (Expertisepunt Open Overheid) https://www.youtube.com/watch?v=JaghakShCU0
Identity en access management draagt er voor gebruikers toe bij dat zij minder wachtwoorden hoeven te onthouden, minder verschillende middelen voor authenticatie nodig hebben, zich vaak maar éen keer hoeven aan te melden voor meerdere applicaties, zelf wachtwoorden en andere gegevens kunnen beheren, wachtwoorden kunnen resetten en eventueel rechten kunnen aanvragen voor het gebruik van applicaties.
The internet of things15 The internet of things is een ontwikkeling waarbij alledaagse voorwerpen zijn verbonden met het internet en gegevens kunnen uitwisselen. Met onze computers, laptops, tablets en smartphones zijn wij constant online. Maar ook veel objecten (dingen) zijn tegenwoordig via een chip of een volgsysteem verbonden met het internet. Machines, auto's, koelkasten. Ze vormen samen een groot 'internet of things', oftewel het internet der dingen. Voorbeeld: een met internet verbonden thermostaat maakt het mogelijk om op afstand de temperatuur van je huis te regelen. The internet of things kan grote consequenties hebben in bijvoorbeeld het sociale domein. Door inzet van nieuwe technologische hulpmiddelen kunnen ouderen en dementerenden langer zelfstandig blijven wonen. Denk daarbij bijvoorbeeld aan valdetectie16, beeldspraakverbinding met zorgcentrale, personenalarmering, hartbewaking thuis, buitendeur op afstand openen, medicijndispensers en GPS- tracker.
15
16
Een valdetector is een intelligente zender die een val direct waarneemt. Dit betekent dat als de drager valt en
deze niet zelf alarm kan slaag door middel van een druk op de knop, de zender automatisch alarm slaat. Een
valdetector is namelijk zo intelligent, dat hij een valincident herkent.
2. Informatiemanagement De interne uitgangspunten en externe ontwikkelingen uit het vorige hoofdstuk zijn bepalend voor de doorontwikkeling van het informatiemanagement van de gemeente. Primair uitgangspunt, vanuit de concernvisie, is dat de inspanningen op het gebied van informatiemanagement steeds worden verricht vanuit het perspectief van de burger. Welke meerwaarde levert het informatiemanagement voor de inwoners van Simpelveld? In onderstaande afbeelding ziet u een samenvatting van termen uit hoofdstuk 1 die van invloed zijn op het informatiemanagement:
Dit hoofdstuk is dit kern van dit beleidsplan. In dit hoofdstuk wordt op het strategisch/ tactisch vlak richting gegeven aan het informatiemanagement. Een missie en visie ten aanzien van informatiemanagement wordt benoemd. Daarnaast worden richtinggevende uitspraken van de gemeente met betrekking tot het informatiemanagement benoemd. Informatiemanagement – wat is het? Informatiemanagement is een relatief jong vakgebied, zeker in de publieke sector. Informatiemanagement richt zich op vraagstukken op het snijvlak van organisatie, informatie en IT. De doelstelling is om waarde te creëren met behulp van informatie en IT. Waarde die die een positieve bijdrage levert aan de doelstellingen van de gemeente. Informatiemanagement is het proces dat ervoor zorgt dat de informatiebehoefte van de organisatie wordt vertaald in de informatievoorziening17. Informatiemanagement gaat dus
17
De informatievoorziening van een organisatie is het geheel van mensen, middelen (waaronder
informatiesystemen) en maatregelen.
over de informatie zelf en het beheer18 ervan. Over het slim en slagvaardig inzetten van informatie en het optimaal benutten van informatie19. Informatiemanagement binnen Simpelveld Het taakveld informatiemanagement is in Simpelveld ontstaan na de reorganisatie in 2011 door de samenvoeging van de taakvelden ICT en documentaire informatievoorziening (DIV). Het team informatiemanagement bestaat uit 4 medewerkers. Het betreft de functies:
• Beleidsadviseur bedrijfsvoering (taakveld informatiemanagement) (1 fte); • Adviseur informatiemanagement (1 fte); • Medewerker Archiefbeheer (1 fte); • Medewerker systeem/ gegevensbeheer (1 fte).
De afgelopen jaren heeft de focus gelegen op de invoering van het zaakgericht werken, het wegwerken van achterstanden in de archivering, outsourcing van de ICT-infrastructuur en het opstellen van het beleidsplan informatiemanagement. Met dit beleidsplan informatiemanagement wordt richting gegeven aan het informatiemanagement voor de komende vier jaar. In hoofdstuk 3 wordt door middel van projecten aangegeven welke activiteiten we de komende vier jaar gaan uitvoeren. 2.1 Missie Als informatiemanagement hebben we een droom, een ultiem doel, dat is onze missie. Qua informatiemanagement luidt de missie als volgt:
1. De informatievoorziening van de gemeente Simpelveld is erop gericht dat: a. de juiste informatie b. van de juiste kwaliteit c. op het juiste moment en d. op de juiste plaats aanwezig is, e. tegen aanvaardbare kosten.
om zo het bestuur van de gemeente Simpelveld, haar medewerkers en (keten)partners optimaal te ondersteunen in het realiseren van de maatschappelijke opgaven.
2. De informatievoorziening van de gemeente vertegenwoordigt een maatschappelijke waarde:
a. de participatie van goed geïnformeerde burgers b. transparantie en verantwoording van rechtmatig handelen.
18
De term beheer (informatiebeheer) staat voor het opslaan, het bewaren en beheren, het ontsluiten of (actief)
leveren en het waar nodig vernietigen van informatie.
19
Volledige documentaire: https://vimeo.com/110982917
Met de juiste informatie wordt bedoeld de informatie die noodzakelijk is om het werk goed uit te kunnen voeren. De juiste kwaliteit betekent dat de informatie feitelijk juist is, eenduidig en bruikbaar is in de uitvoering van processen. Het juiste moment gaat er over dat informatie beschikbaar is op moment dat het nodig is. De vereiste juiste plaats houdt in dat de informatie op de plaats van gebruik aanwezig moet zijn. Tenslotte tegen aanvaardbare kosten. Kosten en baten moeten in evenwicht zijn. 2.2 Visie De ontwikkelingen die geschetst zijn in hoofdstuk 1 hebben consequenties voor de richting en ontwikkeling van het informatiemanagement voor de komende jaren. Belangrijke elementen (niet limitatief) die van invloed zijn op het informatiemanagement zijn:
• Klantgericht (kernwaarde); • Kwaliteit (kernwaarde); • Samenwerken (kernwaarde); • Participatie; • Behoeftegericht; • Procesmatig; • Regiegemeente; • Informatieketens; • Privacy.
Uitgaande van bovenstaande punten, waar liggen dan de kansen met betrekking tot de informatievoorziening voor de komende jaren? Dit is verwoord in de vorm van een visie. Deze visie bestaat uit zeven (ontwikkel) punten:
1. Informatie is een strategisch bedrijfsmiddel voor de gemeente Simpelveld; 2. Informatiebeveiliging is noodzakelijk vanwege het strategisch belang van informatie; 3. De informatievoorziening van de gemeente Simpelveld verschuift van aanbodgericht
naar vraaggestuurd; 4. De informatievoorziening van de gemeente Simpelveld verschuift van Informatiseren
& Automatiseren naar Organisatie & Informatie; 5. De informatievoorziening ontwikkelt zich naar proces- en keteninformatisering
(ketensamenwerking); 6. De informatievoorziening van de gemeente verschuift van zelf doen naar
samenwerken; 7. Geo-informatie is een belangrijke pijler in de informatievoorziening van de gemeente
Simpelveld. Bovenstaande (ontwikkel) punten zijn uitgangspunten voor de uitvoering van de thema’s en projecten die worden uitgewerkt in hoofdstuk 3. Onderstaand vindt u per punt een verdere uitwerking en toelichting: 1. Informatie als strategisch bedrijfsmiddel
De gemeente Simpelveld is een intensieve informatieverwerkende organisatie (informatiefabriek): veel producten en diensten die geleverd worden bestaan uit informatie. Informatie is een verbindende factor binnen de gemeente en tussen de gemeente en burgers, ondernemers, samenwerkingspartners en ketenpartners.
Actuele, toegankelijke, betrouwbare, vindbare, juiste, tijdige en volledige informatie is essentieel om de juiste beslissingen te kunnen nemen. Informatie is daarbij een strategisch bedrijfsmiddel net als personeel en geld. Informatie is de levensader voor de organisatie. Omdat informatie een strategisch bedrijfsmiddel is, is borging op managementniveau vereist. Het is primair een verantwoordelijkheid van het management om de informatievoorziening een strategische bijdrage te laten leveren aan de doelen van de gemeente.
2. De noodzaak van informatiebeveiliging
Omdat informatie een strategisch bedrijfsmiddel is, is de beveiliging daarvan heel belangrijk. Informatiebeveiliging overstijgt de ICT-infrastructuur. Naast informatiebeveiligingsbeleid, procedurele afspraken en (technische) maatregelen is ook het gedrag van de medewerkers essentieel. Medewerkers moeten zich bewust zijn van bedreigingen en gevaren voor informatiebeveiliging, van hun verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid. Daarnaast is informatiebeveiliging van belang in relatie tot onze samenwerkings- en ketenpartners. Het informatiebeveiligingsbeleid van de gemeente is vastgelegd in de nota “Informatiebeveiligingsbeleid 2014-2018”, welke is vastgesteld door Burgemeester en Wethouders op 30 september 2014.
3. Van aanbodgericht naar vraaggericht
Een kernwaarde van de organisatie is klantgerichtheid. Voor de informatievoorziening betekent dit dat de behoeften van de organisatie centraal staan in het vormgeven van de informatievoorziening. Het is van belang om de behoeften te vertalen naar een ‘vraag’ om informatie. Het team informatiemanagement ondersteunt de organisatie in het formuleren van die vraag én inspireert de organisatie in de mogelijkheden van de informatievoorziening. Het team informatiemanagement voert de regie op de informatievoorziening, vanuit een verbindende rol. Dit betekent dat er aandacht is voor klantgericht handelen, luisteren naar eindgebruikers en het sturen op hun beleving en tevredenheid en stimuleren van verandering. Het team informatiemanagement hanteert daarbij de richtinggevende uitspraken zoals deze verwoord worden in navolgende paragraaf 2.3. Daarnaast worden medewerkers meer bewust gemaakt van de gevaren en risico’s van informatie. We zullen medewerkers stimuleren om zelf verantwoordelijkheid te nemen voor de goede omgang met de informatie waarmee ze werken, die ze uitwisselen of raadplegen.
Een vraaggestuurde informatievoorziening:
• sluit aan op de processen van de organisatie, zodat de juiste informatie op de juiste plek op het juiste moment aanwezig is;
• zorgt dat binnen de gemeente (en breder: de overheid) iedereen over dezelfde informatie beschikt;
• maakt samenwerking met ketenpartners mogelijk. 4. Van Informatiseren & Automatiseren naar Organisatie & Informatie
Er is een sterke relatie tussen de processen van de organisatie en de informatievoorziening. Processen gebruiken informatie en genereren informatie. Elk proces is een informatieproces.
In de oplossing van problemen wordt al snel gewezen naar de aanschaf van een informatiesysteem of het doorvoeren van een wijziging in een informatiesysteem. Echter een nieuw of gewijzigd informatiesysteem en een ongewijzigd proces hebben geen enkele toegevoegde waarde. Wijzigingen van processen en informatiesystemen dienen hand in hand te gaan. Bovenstaande benadering vraagt een andere benadering van de informatievoorziening. Niet de technische mogelijkheden of de aanschaf van een informatiesysteem zijn de oplossing voor een vraagstuk. Maar veel meer de business of het proces moet centraal staan. Hoe gaan wij dit proces uitvoeren? En hoe kan de informatievoorziening daarin ondersteunen. In de literatuur wordt het bovenstaande omschreven als business-IT alignment, een afstemming tussen organisatie en informatie. In het verleden hebben we te vaak een informatiesysteem geïmplementeerd en daarbij ons proces aangepast aan de wijze waarop de leverancier van het informatiesysteem het proces heeft ingebakken in het informatiesysteem. Deze benadering vraagt een andere aanpak (en andere competenties) van de organisatie.
• Wat is het probleem? • Welke afdeling/ team is de probleemhouder/ opdrachtgever? • Wie kan helpen bij het oplossen van het probleem? • Welke processen gaan we vormgeven of aanpassen? • Hoe zien de processen eruit? • Welke kwaliteitseisen stellen we aan de processen? • Wie is betrokken bij de uitvoering van de processtappen? • Welke (management) informatie is noodzakelijk in welke processtap? • Welke functionaliteiten moet het informatiesysteem bevatten? • Welk informatiesysteem gaan we op welke wijze inzetten om het proces te
ondersteunen en om te kunnen voldoen aan de informatiebehoefte? 5. Naar proces- en keteninformatisering
Na de reorganisatie in 2011 is een procesgerichte organisatie opgebouwd. Met de implementatie van het zaakgericht werken in 2012 is dit verder ingebed en versterkt. De komende jaren zal dit nog verder uitgebouwd worden. In het verder vormgeven en ontwikkelen van de organisatie staan de processen centraal. Door samenwerking en wettelijke verplichtingen zijn er ketenorganisaties ontstaan. Deze ontwikkeling zal zich in de komende tijd doorzetten. Deze ketenorganisaties kennen hun eigen ketenprocessen en keten-informatievoorziening. Delen van de gemeente gaan op in een keten. Mogelijk dat we in de toekomst niet meer spreken over een gemeentelijke organisatie, de gemeente als organisatie is niet meer herkenbaar omdat ze is opgegaan in ketens. Voorbeelden van ketens zijn: de zorg, werk en inkomen, de veiligheidsketen etc.. Dat betekent dat er veranderingen optreden in de informatievoorziening. De focus van de informatievoorziening is niet alleen de gemeentelijke organisatie maar verschillende ketens waarin de gemeente participeert. Misschien wel de gehele overheid. Er ontstaat een ‘open’ gezamenlijke informatievoorziening. Door de samenwerking zullen er nieuwe instrumenten komen die een bijdrage leveren aan kennisdeling, kennisuitwisseling en de samenwerking ondersteunen.
Deze veranderingen vragen om: • samenwerking op inrichtingsvraagstukken tussen de verschillende disciplines
en organisaties; • samenhang aan te brengen in de informatievoorziening (architectuur), met
een overzicht van welke gegevens er zijn, een uitleg (informatie) van hun betekenis, kennis over de manier waarop we informatie kunnen toepassen. De samenhang geeft ook een overzicht van wie welke informatie gebruikt;
• informatie digitaal beschikbaar te stellen, zodat deze eenvoudig is uit te wisselen;
• de kwaliteit en het gebruik van gegevens uitvoerig te meten. Sprekend voorbeeld van de bovenstaande ontwikkeling is de inrichting van de jeugdzorg na de decentralisatie in 2015. Het bovenstaande is geen proces van enkele maanden, maar een organisatie- én informatieontwikkeling over meerdere jaren. De gemeente kan dit niet vooraf ontwerpen, maar zal dit pragmatisch en stapsgewijs moeten ontwikkelen.
6. Van zelf doen naar samenwerken
Uit de geschetste ontwikkelingen blijkt dat we minder zelf doen en meer samenwerken, de gemeente ontwikkelt zich tot een regiegemeente. Dat vergroot onze effectiviteit en efficiëntie.
De grenzen van de gemeentelijke informatievoorziening zullen daarmee vervagen. Het gebruik en beheer van informatie zal steeds meer in gezamenlijkheid plaatsvinden. Net als het vormgeven van de informatievoorziening. Dit vraagt om:
• Een informatievoorziening die technisch en organisatorisch op informatie- uitwisseling is ingericht;
• Heldere, niet vrijblijvende afspraken over het bronhouderschap, eigenaarschap en zorgplicht (wie is verantwoordelijk voor de kwaliteit, toegankelijkheid, duurzaamheid, openbaarheid etc..?) met name binnen de samenwerking of keten;
• Financieringsafspraken rondom ontwikkeling en beheer van gemeenschappelijke voorzieningen, evenals het gebruik van informatie.
7. Geo-informatie
Geo-informatie is de term voor informatie met een ruimtelijke component (locatie). Geo informatie speelt op dit moment al een belangrijke rol in de dienstverlening van de gemeente. Veel informatie, circa 80%, is locatiegebonden20. Er wordt wel gezegd: “een plaatje zegt meer dan duizend woorden”. Een geografisch informatie systeem (GIS) maakt het mogelijk om op een visueel aantrekkelijke manier gegevens te presenteren.
Op dit moment wordt geo informatie vooral gebruikt voor het visualiseren van gegevens. De komende jaren zal geo informatie ook gebruikt worden gegevens te combineren en analyseren. Een voorbeeld van een gecombineerde kaart is een sociaal economische kaart (zie onderstaande afbeelding). Deze is gebaseerd op inkomen, opleidingsniveau, autobezit en gezinssituatie.
20 Alles draait om Geo informatie https://www.youtube.com/watch?v=U_O_ZpKj3mI
Ondersteund door technische ontwikkelingen gaat geo-informatie een belangrijkere rol spelen in de informatievoorziening van de gemeente, met name door de introductie van de omgevingswet, de integrale beleidsontwikkeling en ketensamenwerkingen. 2.3 Richting van de informatievoorziening In de voorgaande paragraaf is de ontwikkeling van de informatievoorziening voor de komende jaren geschilderd in de vorm van een visie. Om deze visieontwikkeling vorm te geven worden in de paragraaf een aantal richtinggevende strategische uitspraken vastgelegd. De uitspraken zijn uitgangspunten voor de uitvoering van de thema’s en projecten die worden uitgewerkt in hoofdstuk 3. De informatievoorziening van de gemeente ondersteunt de dienstverlening en processen van de gemeente. De veelheid en verscheidenheid van producten, diensten en processen die spelen binnen de gemeente maakt dat de informatievoorziening van de gemeente een complex geheel is van informatiesystemen/ applicaties (circa 35) en koppelingen (gegevensuitwisselingen) tussen informatiesystemen. Daarnaast zijn er op applicatieniveau koppelingen met landelijke voorzieningen en samenwerkings- en ketenpartners. De ICT- infrastructuur die noodzakelijk is om de informatiesystemen en koppelingen werkend te houden is ook complex en kent veel afhankelijkheden. Om grip te houden op de informatievoorziening en te sturen op de richting waarin veranderingen in de informatievoorziening plaatsvinden zijn standaardisatie, uniformiteit en samenhang belangrijke begrippen/ uitgangspunten. Het is daarom zinvol om afspraken met elkaar te maken over de ontwikkeling van de informatievoorziening. In deze paragraaf worden een aantal richtinggevende uitspraken gedaan (kaders) die de gewenste informatievoorziening beschrijven. Het handelen van de gemeente op het gebied van de informatievoorziening wordt bepaald door deze uitspraken. Het zijn regels waar we ons aan moeten houden.
De uitspraken zijn gegroepeerd in de categorieën: 1. Informatiebeleid, richtinggevende uitspraken die betrekking hebben op de besturing
van het informatiebeleid. 2. Gegevensbeheer, richtinggevende uitspraken die betrekking hebben op de inrichting
van de gegevenshuishouding. 3. Technische infrastructuur, richtinggevende uitspraken die betrekking hebben op de
applicaties en ICT-infrastructuur. Informatiebeleid
1.1 De behoefte aan en het gebruik van informatie in het proces is leidend voor de inrichting van de informatiehuishouding;
1.2 Er wordt maximaal digitaal gewerkt, digitaal werken is het uitgangspunt. Dit wordt ook gevraagd aan ketenpartners;
1.3 De continuïteit van de delen van de informatiehuishouding die gerelateerd zijn aan de kritische bedrijfsprocessen moet gegarandeerd zijn/ worden;
1.4 De gemeente sluit aan bij de landelijke voorzieningen uit de Generieke Digitale infrastructuur;
1.5 De gemeente maakt gebruik van de (landelijke) open standaarden (pas toe of leg uit lijst, www.forumstandaardisatie.nl);
1.6 De informatievoorziening is er op gericht om informatie, daar waar mogelijk, actief te delen, binnen en buiten de eigen organisatie.
1.7 De ontwikkeling van de organisatie en de mensen die er werken (verandercapaciteit) zijn richtinggevend voor de ontwikkeling van de informatievoorziening. Niet de (technische) mogelijkheden;
1.8 De gemeente kiest ervoor om niet zelf het wiel uitvinden. De gemeente zal niet zelf ICT-voorzieningen gaan ontwikkelen of laten ontwikkelen. Er wordt gebruik gemaakt van hiervoor beschikbare hulpmiddelen (‘proven technology’). Er wordt gebruik gemaakt van ervaringen en ‘best practices’ van andere gemeenten en handreikingen van de landelijke overheid, de VNG, KING en mogelijke andere organisaties;
1.9 De gemeente faciliteert in het creëren van condities voor ketensamenwerking en participeert in samenwerkingsverbanden, maar ziet ook toe op verantwoordelijkheden ten aanzien van (een beveiligde) gegevensuitwisseling in de keten;
1.10 Kennis, deskundigheid en expertise zijn essentieel voor een toekomstvaste informatievoorziening en moeten geborgd worden.
Gegevensbeheer
2.3 De gemeente zorgt dat de door haar beheerde gegevens voldoen aan de volgende kwaliteitscriteria: (duurzame) toegankelijkheid, vindbaarheid, uitwisselbaarheid, authenticiteit, beschikbaarheid, integriteit (juistheid, tijdigheid, volledigheid) en vertrouwelijkheid21;
2.4 De archiefvorming en –beheer wordt vormgegeven conform de bepalingen van de archiefwet en –regelgeving;
2.5 De gemeente slaat archiefbescheiden (digitaal) duurzaam op; 2.6 Het doel waarvoor informatie wordt (her)gebruikt is verenigbaar met het doel
waarvoor deze is verzameld;
21
Zie bijlage 2 voor omschrijvingen en/ of definities van de kwaliteitscriteria.
2.7 De gemeente beschermt de haar toevertrouwde gegevens tegen bedreiging van de vertrouwelijkheid, de integriteit en de beschikbaarheid;
2.8 Verantwoord en bewust gedrag van medewerkers is essentieel voor een goed informatie- en gegevensbeheer (informatiebewust zijn);
2.9 Gegevens worden waar mogelijk voorzien van een locatieaanduiding; 2.10 De landelijke basisregistraties vormen een verplichte bron van gegevens; 2.11 Basisgegevens worden éénmalig opgeslagen en meervoudig gebruikt; 2.12 Terugmelden22: De gebruikers van basisgegevens melden bij twijfel over de
juistheid van informatie dit aan de bron; 2.13 Het gebruik van openbare cloud oplossingen zoals Dropbox, wetransfer en Google
Drive is niet toegestaan voor het uitwisselen/ opslaan van alle bedrijfsgevoelige- en vertrouwelijke (zoals persoons) informatie. De genoemde oplossingen kunnen de veiligheid en vertrouwelijkheid van gegevens niet garanderen. Daarnaast vallen de bedrijven vaak onder de privacy wetgeving van Amerika.
Technische infrastructuur
3.1 Uitgangspunt is om de informatiehuishouding op te bouwen uit zo min mogelijk informatiesystemen;
3.2 De gemeente kiest voor de inzet van gemeentebrede generieke applicaties, als dat mogelijk is, boven vakspecifieke applicaties;
3.3 De gemeente kiest voor een schaalbaar, betrouwbaar en onderhoudbaar applicatielandschap;
3.4 Archiefbescheiden, de onderlinge samenhang en bijbehorende metadata23 worden zo veel als mogelijk opgeslagen in één (centraal) informatiesysteem;
3.5 Voor elke applicatie, van enige omvang, wordt een beheerder (functioneel- en applicatiebeheer) aangewezen;
3.6 De ICT-infrastructuur ondersteunt het plaats-, tijd- en device onafhankelijk werken.
22
Terugmelden is één van de instrumenten om de kwaliteit van basisregistraties te borgen. Het proces van
terugmelden zorgt ervoor dat de fout in de basisregistratie wordt gesignaleerd en na onderzoek zo nodig wordt
hersteld, waardoor alle afnemers vervolgens het juiste gegeven kunnen gebruiken
23
Metadata zijn gegevens die de karakteristieken van bepaalde gegevens beschrijven. Het zijn dus eigenlijk data
over data. De metadata bij een bepaald document (de gegevens) kunnen bijvoorbeeld zijn: de auteur, de datum
van schrijven, de uitgever, het aantal pagina's en de taal waarin de gegevens zijn opgesteld.
2.4 Kwaliteitssysteem Om de missie en visie te bereiken is het onder andere noodzakelijk om het informatie- en gegevensbeheer op orde te krijgen en te houden (in control zijn). Het feit dat informatie een strategisch bedrijfsmiddel is betekent dat een hoge kwaliteit van informatie essentieel is. De sturing op de kwaliteit van informatie gaan we vormgeven door de implementatie van een kwaliteitssysteem24. Vanuit het kwaliteitssysteem zullen kwaliteitseisen gesteld worden aan het informatiebeheer. Implementatie van een kwaliteitssysteem is ook een verplichting vanuit de archiefregeling25. Onderdeel van het kwaliteitssysteem is het bijhouden van een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van de informatie, met een beschrijving van die informatie, de relatie met de werkprocessen waarop de informatie betrekking heeft, de vindplaats of de applicatie waarin de informatie is opgeslagen, de onderlinge relatie(s), de bewaartermijn en andere metadata noodzakelijk voor het beheer op de lange(re) termijn. Dit kwaliteitssysteem wordt vormgegeven door een PDCA-cyclus, de kern van het kwaliteitssysteem is het continue verbeteren van het informatiebeheer. Een belangrijke pijler voor het in control zijn van het informatie- en gegevensbeheer is de check uit de PDCA- cyclus. Deze toezicht rol is ondergebracht bij de archiefinspecteur van Rijckheyt. De implementatie van het kwaliteitssysteem vindt in eerste aanleg plaats in een project (project 1.6 uit de projectenkalender) en wordt daarna structureel ingebed in de processen van het informatiebeheer. De implementatie van het kwaliteitssysteem is een groeimodel. Invoering ervan is geen kwestie van maanden maar eerder van jaren.
24
De term systeem wordt hier bedoeld als werkwijze en is geen software of applicatie.
25 In artikel 16 van de Archiefregeling wordt de zorgdrager opgedragen ervoor te zorgen “dat het beheer van zijn
archiefbescheiden voldoet aan toetsbare eisen van een door hem toe te passen kwaliteitssysteem”.
3. Thema’s en projecten In dit hoofdstuk worden de thema’s benoemd welke van belang zijn voor de doorontwikkeling van de informatievoorziening van de gemeente. De thema’s zijn de elementen waarmee de gemeente de visie op het informatiemanagement de komende vier jaar wil bereiken. De thema’s zijn ontstaan door landelijke- en/ of binnengemeentelijke ontwikkelingen waaronder de inrichting van de informatievoorziening op basis van de front-, mid- en backoffice structuur26 27. Belangrijk uitgangspunt, vanuit de concernvisie, is het perspectief van de burger. Welke meerwaarde levert een thema/ project aan de inwoners van Simpelveld? Binnen elk thema worden projecten geformuleerd om uitvoering te geven aan het thema. Er zijn zeven thema’s waarop het informatiemanagement zich de komende jaren zal focussen. Deze thema’s waarlangs de ontwikkeling van de informatievoorziening de komende jaren zal verlopen zijn:
1. Informatiebeheer; 2. (Stelsel van) Basisregistraties; 3. Proces- en zaakgericht werken; 4. (Digitale) Dienstverlening; 5. Bedrijfsvoering; 6. Bestuurlijke informatievoorziening; 7. Techniek/ Automatisering.
In de opsomming ontbreken de thema’s (burger)participatie en (keten)samenwerking omdat deze thema’s nog onvoldoende uitgekristalliseerd zijn om, vanuit informatiemanagement, concrete projecten rondom deze thema’s te kunnen benoemen. Het thema informatiebeveiliging is eveneens niet opgenomen omdat dit wordt behandeld door de informatiebeveiligingscoördinator en de werkgroep informatiebeveiliging. De namen van de projecten zijn weliswaar concrete/ harde onderwerpen, maar bij de implementatie ervan zal vooral gefocust worden op de organisatorische, mensgerichte en zachte kant van de implementatie. In onderstaande tekst vindt per thema een toelichting plaats op het thema en worden de projecten die binnen het thema vallen benoemd. 1. Informatiebeheer
Dit thema is vooral gericht op het verder op orde krijgen en houden (in control zijn) van het informatie- en gegevensbeheer. Het op orde krijgen en houden gaat langs drie sporen:
1. Voldoen aan wet- en regelgeving (KPI-rapportage);
26
De informatievoorziening van de gemeente is opgebouwd uit een front-, mid- en backoffice. De frontoffice is
klantgeoriënteerd en bestaat uit de website van de gemeente waarvan de digitale dienstverlening een belangrijke
component is. De backoffice is vooral productgeoriënteerd en bestaat uit verschillende specifieke
productgeoriënteerde informatiesystemen. De midoffice is het koppelpunt tussen de front-, backoffice en de
omgeving (landelijke voorzieningen). In de midoffice is onder andere het zaaksysteem Verseon gepositioneerd.
27
Uitleg over de inrichting van de informatievoorziening op basis van front- mid- en backoffice structuur is te
zien in de film Het gemeentelijk fundament: https://www.youtube.com/watch?v=pQM6uElnGCA
2. Invoering van een kwaliteitssysteem; 3. Informatiebewust werken.
Ad 1 Digitaal werken is de norm. In het licht van de toegenomen digitalisering van de afgelopen jaren moet de gemeente voldoen aan de wet- en regelgeving (met name archiefwet). Duurzame digitalisering/ toegankelijkheid is de standaard. Het opstellen van procedures en een metadatamodel moet leiden tot een handboek vervanging. Dit traject moet uiteindelijk leiden tot substitutie28, waardoor het papier vernietigd kan worden. Vanuit een hybride omgeving (digitaal en analoog) gaan we werken aan een volledig digitale omgeving. Ad 2 Bij de invoering van een kwaliteitssysteem wordt informatie geclassificeerd op basis van het bedrijfsproces en de wet- en regelgeving. Daarna wordt een risicoanalyse op de informatie uitgevoerd, waarna duidelijk is welk kwaliteitsniveau voor de informatie vereist is. Op basis van het vereiste kwaliteitsniveau worden maatregelen genomen om het vereiste niveau te bereiken. Daarnaast worden controle instrumenten bepaald op basis waarvan de kwaliteitsbewaking wordt vormgegeven. Bovengenoemde stappen worden in een PDCA-cyclus herhaald. Op deze wijze wordt gestreefd naar een continue verbetering van de kwaliteit van de informatie. Ad 3 Medewerkers van de gemeente dienen zich bewust te zijn van de waarde en de risico’s die informatie heeft voor het functioneren van de gemeente. Hoe kan informatie ingezet worden om een bijdrage te leveren aan de doelen van de gemeente? Vragen als “Waar kan ik de benodigde informatie vinden?”, “Kan ik informatie combineren en analyseren?”, “Hoe kan ik de informatie optimaal beheren?” en “Begrijp ik de informatie?” zijn daarbij van belang. Het gaat daarbij over het gebruik van informatie, over mensen en gedragingen. Onderwerpen die hierbij een rol spelen zijn sociale media, privacy, wet- en regelgeving en competenties van gebruikers. Bovenstaande leidt tot negen projecten die de komende jaren uitgevoerd gaan worden:
• Digitalisering van de akten Burgerlijke stand; • Implementatie van een register van gemeenschappelijke regelingen en
verbonden partijen; • Implementatie van de nieuwe selectielijst voor archiefbescheiden29; • Creëren draagvlak, bewustwording en kennis inzake informatiebeheer bij
medewerkers; • Opstellen van procedures rondom informatie- en archiefbeheer; • Implementatie van een kwaliteitssysteem waaronder informatieanalyse/ risico
analyse/ verbetermaatregelen;
28
Het vervangen van archiefbescheiden door reproducties, die bij of krachtens de Archiefwet in de plaats kunnen
worden gesteld van de originele archiefbescheiden. Meestal gaat het hier om het maken van een digitale kopie
van een papieren record, waarna het papieren origineel wordt vernietigd.
29
De selectielijst bevat een overzicht van archiefbescheiden die op basis van alle (inter)gemeentelijke taken
gevormd kunnen worden, de wet- en regelgeving die daaraan ten grondslag ligt en de daarin genoemde bewaar-
en vernietigingstermijnen.
• Opstellen van een metadatamodel; • Opstellen van een handboek vervanging; • Implementatie van substitutie op basis van een groeimodel.
2. (Stelsel van) Basisregistraties
Al een aantal jaren wordt er binnen de Nederlandse overheid gewerkt aan de invoering van het stelsel van basisregistraties. Het stelsel van basisregistraties bestaat uit een aantal basisregistraties (zoals BAG, WOZ, BGT, NHR, BRP, BRK etc.) en stelselvoorzieningen om uitwisseling van de basisregistraties mogelijk te maken (Digikoppeling, Digilevering en Digimelding).30 De afgelopen jaren hebben vooral in het teken gestaan van het opbouwen van de basisregistraties en het ontwikkelen van de stelselvoorzieningen (als gemeente moeten we nog aansluiten op die voorzieningen). Nu vrijwel alle basisregistraties gerealiseerd zijn, verschuift de focus naar het beter gebruiken van de basisgegevens. Voor basisregistraties waarvan de gemeente geen bronbeheerder is (NHR, BRK, BRT etc.) moet de gemeente deze gegevens afnemen van de landelijke voorzieningen. Daarnaast moeten deze gegevens gebruikt worden binnen de informatievoorziening van de gemeente. Voor de komende jaren verloopt de doorontwikkeling van het stelsel van basisregistraties lang vier sporen:
• Opbouwen van basisregistraties (BRP, BGT Fase2); • Aansluiten op de stelselvoorzieningen; • Aansluiten op basisregistraties (waarvan de gemeente geen bronbeheerder
is); • Binnen de gemeente gebruiken van basisregistraties.
Dit thema leidt tot vijf projecten die de komende jaren uitgevoerd gaan worden:
• Aansluiten op het Nieuw Handelsregister31 (NHR); • Aansluiten op de stelselvoorzieningen: Digikoppeling, Digilevering en
Digimelding; • Invoering van de Basisregistratie Personen (BRP); • Invoering van de Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT) Fase 2; • Binnengemeentelijk gebruik van de basisregistraties en de kwaliteit van
(basis)gegevens.
3. Proces- en zaakgericht werken In 2012 is de gemeente gestart met het zaakgericht werken. Hiervoor wordt het programma Verseon van de firma Circle Software ingezet. Verseon is het centrale systeem binnen de gemeente waarin digitaal de werkvoorraad van de (vrijwel alle) medewerkers en de bijbehorende informatie is vastgelegd. Daarnaast bevat Verseon ook het digitale archief van de gemeente (afgehandelde zaken). De afgelopen jaren is er jaarlijks aandacht geweest voor de doorontwikkeling van het (generieke) zaakgericht werken c.q. het gebruik van Verseon. Vanaf 1 februari 2016
30
Uitleg over basisregistraties en de verschillende afkortingen is te vinden in bijlage 4 Verklarende woordenlijst,
begrip basisregistraties.
gaat ook de bestuurlijke besluitvorming digitaal plaatsvinden in Verseon. De doorontwikkeling van het zaakgericht werken c.q. gebruik van Verseon zal ook de komende jaren een punt van aandacht zijn. Er zal een focusverschuiving plaatsvinden naar meer specifieke zaken rondom het zaakgericht werken zoals projecten, backoffice systemen en het koppelen van Verseon aan de landelijke voorzieningen. De doorontwikkeling van het zaakgericht werken verloopt langs twee sporen:
• Koppelingen van Verseon met: o andere informatiesystemen; o basisregistraties; o landelijke voorzieningen.
• Doorontwikkeling van de Verseon software. De doorontwikkeling van het zaakgericht werken leidt de komende jaren tot onderstaande projecten:
• Upgrade Verseon en standaardisatie Verseon (Verseon Blocks); • Verseon koppelen met landelijke stelselvoorziening (Servicebus); • Aansluiten op de berichtenbox van MijnOverheid.nl; • Onderzoek (Implementatie) van projecten in het zaaksysteem Verseon; • Koppelen van de NHR gegevens in het zaaksysteem Verseon; • Implementatie van Verseon webbased en vervanging van de sjabloon
generator Verseon; • Verseon koppelen met Geo-viewer.
4. (Digitale) Dienstverlening
De dienstverlening aan burgers en bedrijven wordt uitgevoerd door de afdeling Dienstverlening. Met betrekking tot de ontwikkeling van de (digitale) dienstverlening is het team informatiemanagement de partner voor de afdeling voor het creëren van de randvoorwaarden voor het realiseren van de (digitale) dienstverlening. Samen met de afdeling dienstverlening zullen de komende jaren onderstaande projecten opgepakt worden:
• Het opstellen van een dienstverleningsconcept • Doorontwikkeling van de digitale dienstverlening
o Concreet wordt hierbij gedacht aan het actualiseren en inbedden van het beheer van de producten en dienstencatalogus die ontsloten wordt op de website. Daarnaast worden meer digitale producten ontsloten op de website via een digitaal formulier;
• Implementatie afsprakenmodule t.b.v KCC; • Koppelen van de digitale formulieren op de website aan het Verseon
zaaksysteem; • Digitale dienstverlening burgerlijke stand.
5. Bedrijfsvoering
Het thema bedrijfsvoering houdt verband met het verbeteren van de bedrijfsvoering van de organisatie. De projecten hebben veelal te maken met de informatievoorziening van de backoffice van de gemeente.
• Doorontwikkeling informatievoorziening sociaal domein. o Voor de exacte inhoud, vorm en planning van de doorontwikkeling
vinden er eind 2015/ begin 2016 interviews plaats met de verschillende gebruikersgroepen. Op basis hiervan wordt verder invulling aan de doorontwikkeling gegeven. Als voorbeelden moet
gedacht worden aan het koppelen van de basisregistratie personen aan het informatiesysteem voor het sociaal domein, het koppelen van het informatiesysteem sociaal domein aan de landelijke systemen voor gegevensuitwisseling en het koppelen van het informatiesysteem sociaal domein aan het zaaksysteem;
• Implementatie van de Omgevingswet; • Implementatie van e-Facturen in de financiële applicatie Key2Financien.
6. Bestuurlijke informatievoorziening Al sinds het begin van de jaren 2000 wordt bestuurlijke informatie (besluitenlijst college, agenda en voorstellen aan de raadscommissie en gemeenteraad) ontsloten op internet. Na de laatste gemeenteraadsverkiezingen, in 2014, is de gemeente begonnen met het ondersteunen en faciliteren van de fractieassistenten en raadsleden met de app RaadDigitaal en bijbehorende iPad. Vanaf 1 februari 2016 is het bestuurlijke besluitvormingsproces gedigitaliseerd in het zaaksysteem Verseon. De insteek is om het ontsluiten van de bestuurlijke informatie integraal te benaderen en op internet en binnengemeentelijk vanuit één informatiesysteem vorm te geven. Voor de komende jaren leidt dit tot onderstaand project:
• Koppelen van de Bestuurlijke Besluitvorming in Verseon aan de website.
7. Techniek/ Automatisering In november 2014 heeft de gemeente een nieuwe ICT-infrastructuur in gebruik genomen. De ICT-infrastructuur is, na een Europese aanbesteding, uitbesteed aan Open Line. De ICT-infrastructuur is opgebouwd rondom de principes anytime, anyplace, anywhere. De looptijd van het contract met Open Line is minimaal vier jaar en kan vervolgens nog vier keer met één jaar verlengd worden. Behalve het actueel en op orde houden van de ICT-infrastructuur en het mee laten ontwikkelen (groeien of krimpen) van de ICT-infrastructuur met de ontwikkeling van de organisatie zijn er op dit vlak weinig ontwikkelingen. Onderstaande projecten worden binnen het thema techniek/ automatisering de komende jaren uitgevoerd:
• Heroriëntatie van het onderhoud en beheer van het Wifi-netwerk en aansluiting op Govroam32;
• Overstap van database software Oracle 11 naar Oracle 12; • Upgrading/ actualisering van de ICT-infrastructuur; • Implementatie van identity en access management (IAM)/ Single sign on; • Herorientatie op internet toegang, Gemnet toegang, Isilinx glasvezel
verbindingen, core-switch, beheer van datacommunicatie. De projecten uit bovengenoemde thema’s zijn voorzien van een planning in de periode 2016 – 2019. Daarnaast is per project de personele- en financiële consequenties bepaald. Een overzicht van de planning en personele- en financiële consequenties per project is opgenomen in bijlage 3.
32
Govroam geeft medewerkers van de gemeente toegang tot de WiFi-netwerken van alle deelnemende
overheidsorganisaties waar ook govroam wordt aangeboden. Dit gebeurt veilig en zonder steeds opnieuw in te
loggen.
In totaal zijn er 34 projecten opgenomen. Van deze 34 projecten zijn er 16 projecten die voortkomen uit wettelijke verplichtingen, 5 projecten hebben betrekking op een verplichte vervanging (meestal opgelegd door een leverancier vanwege technologische ontwikkelingen). Ten aanzien van de projecten die een optimalisatie van de bedrijfsvoering beogen, zoals projecten in Verseon, koppeling e-formulieren aan Verseon, koppeling Verseon bestuurlijke besluitvorming, geldt dat vooraf een business case (kosten-baten afweging) opgesteld zal worden. Op basis hiervan zal een besluit genomen worden of het project daadwerkelijk uitgevoerd wordt. De opgenomen projecten zijn het minimale wat we zouden moeten doen, gelet op landelijke ontwikkelingen, en maximaal haalbare gelet op organisatieontwikkeling en personele capaciteit. De uitvoering van de projecten zal worden ingebed in de jaarlijkse afdelingsplannen en marap’s.
4. Personele en financiële consequenties In dit hoofdstuk worden de personele- en financiële consequenties van de projecten uit het vorige hoofdstuk uitgewerkt. Daarnaast worden enkele risico’s benoemd die verband houden met de realisatie van de thema’s/ projecten. 4.1 Personele consequenties Het team informatiemanagement bestaat uit 4 medewerkers. Het betreft de functies:
• Beleidsadviseur bedrijfsvoering (taakveld informatiemanagement) (1 fte); • Adviseur informatiemanagement (1 fte); • Medewerker Archiefbeheer (1 fte); • Medewerker systeem/ gegevensbeheer (1 fte).
De projecten uit het beleidsplan worden in hoofdzaak geleid/ uitgevoerd door de beleidsadviseur bedrijfsvoering of de adviseur informatiemanagement. Ze worden daarbij ondersteund door de medewerkers archiefbeheer en systeem/ gegevensbeheer. De personele consequenties van de projecten voor de andere afdelingen zijn gering. De resultaten van de projecten hebben wel consequenties voor de medewerkers en het functioneren van de organisatie. Zoals aangegeven in hoofdstuk 3 zal bij de uitvoering van de projecten vooral gefocust worden op de organisatorische, mensgerichte en zachte kant van de implementatie. In het overzicht van de projecten (bijlage 3) is per project een inschatting gemaakt van het aantal uren dat een project in beslag zal nemen. Daarnaast zijn de projecten gepland in de periode 2016 t/m 2019. Uitgangspunten voor de planning is de personele capaciteit van het team informatiemanagement. Gemiddeld hebben de beleidsadviseur bedrijfsvoering en de adviseur informatiemanagement 1100 uur per jaar om invulling te geven aan projecten. Onderstaand overzicht geeft per thema en per jaar aan hoeveel uren besteed worden aan de projecten:
In 2016 zijn 1025 uur gepland voor de uitvoering van projecten. Daarnaast zijn er in 2016 nog enkele projecten die uitgevoerd worden en niet zijn opgenomen in dit beleidsplan zoals de implementatie van de digitalisering van de bestuurlijke besluitvorming, de doorontwikkeling digitaal vergaderen raad en de afronding van de besluitvorming van dit beleidsplan. 4.2 Financiële consequenties Het taakgebied informatiemanagement is continue in ontwikkeling (zowel vanuit landelijke initiatieven als technologisch) en dermate dynamisch dat het lastig is om de exacte omvang van benodigde financiële middelen op middellange termijn te voorspellen.
Thema 2016 2017 2018 2019
Informatiebeheer 415 425 300 425 (Stelsel van) Basisregistraties 0 200 200 25 Proces- en zaakgericht werken 50 250 125 50 (Digitale) dienstverlening 375 25 100 100 Bedrijfsvoering 135 100 110 0 Bestuurlijke informatievoorziening 0 100 25 0 Techniek/ Automatisering 50 0 200 175
Totaal 1025 1100 1060 775
Urenoverzicht
In bijgevoegde projecten en projectenplanning is een indicati

Beleidsplan Informatiemanagement 2016 - 2019 Informatie ...

Documents

Transcript of Beleidsplan Informatiemanagement 2016 - 2019 Informatie ...