Informatiemanagement en informatiebeleid. Even voorstellen Remko van der Pols Nieuw...

Informatiemanagement en informatiebeleid

Even voorstellen

Remko van der Pols

Nieuw

Thelifecyclecompany.

Markt: informatie-intensieve organisaties

Thema’s: informatieportfolio/planning, functioneel

beheer/informatiemanagement

Onderbouwing opzet

Hoe verloopt het samenspel?

Hoe kan ik IT inzettenin mijn bedrijfsproces?

Hoe richt ik nu mijnvraagproces/org in?

Vraag-aanbodscheiding

Vervangingsvraag

Nieuwe IM

Oude IM

Hoe kan de IV verbeterd worden?

Blok 3

Blok 2 en 3

Blok 1

Blok 2

Onderbouwing opzet

Thema’s:

Vervangingsvraag en vraag-aanbod: anders denken De vraagorganisatie: wie bepaalt de vraag Wat zijn moeilijkheden Informatiebeleid nieuwe stijl

Vragen vooraf (1)Vraag: Waar raakt informatievoorziening de interne communicatie? (Doel van de vraag is

definitie helder krijgen tussen informatie.man en interne communicatie).

Vraag: Wat zijn ontwikkelingen op het gebeid van aanschaf van informatie systemen? Er

zijn hierin diverse keuzes in mogelijk, bv in één keer een centraal overkoepelend

systeem inkopen en daar op maat onderdelen/pakketten aan te hangen, of bijv. starten

met een klein basis systeem en hieraan lokaal onderdelen desgewenst bijkopen

wanneer hier behoefte aan is. Wat zijn voor- en nadelen van beide manieren?

Vraag: Is contractmanagement een vorm van informatiemanagement? Is dit dan ook het

niveau waarop je je ALP kunt schrijven?

Vraag: In hoeverre heeft schaalgrootte invloed op de flexibiliteit van de

informatievoorziening? Hoe kom je tot goed informatiemanagement? Het beleid voor

een bedrijf bepalen, processen in beeld brengen, wat hebben wij hiervoor nodig?

Vragen vooraf (2)

wat is het verschil tussen ICT/ informatiemanagement en informatievoorziening ? Hoe

verhouden deze zich tot elkaar? Wij zien het als:

ICT alles waar een sterker aanzit

Informatie-management: aansluiting met de business

ICT = een van de middelen (instrumenten) voor informatiemanagement.

Er is verschil tussen de benadering over IV door financiële mensen en ICT. Hoe die te

beslechten?

Hoe om te gaan als IM van aanbod naar vraag wordt? Hoe leg je de

budgetverantwoordelijkheid in de lijn?

Wanneer kies je voor een richting gevend ICT beleid en wanneer voor gedetailleerde

architectuur ?

Hoe maak breng je het rendement van je informatie-voorziening in kaart?

Vragen (3)

Zijn dit de eerste stappen in een ommekeer in de

vervreemding en fragmentatie? Hoe ziet de docent en de

rest van de groep dat?

Wij hebben als organisatie veel geoutsourced, hoe is dat bij

andere organisaties, komen die er alle op terug of zijn er

succesverhalen?

Blokken

Intro• De cultuurkloof tussen ICT en Business• Lijnen en trends in IV• Vraagsturing• Moeilijkheden in vraagsturing• Informatieplanning nieuwe stijl• Corporate informatiemanagement nieuwe stijl

Intro: de kloof

1. Gedachten-experiment

2. Cultuurverschillen

A. Gedachten experiment

Unit EReis-internet

Groei, 12 %Winst 14 %, stijgend5 % van de omzetNiet geheel passendWellicht verkopen

Unit ALeven

Stabiele groei, 4 %Winst 8 %, licht stijgend45 % van de omzetStabiel, kern van het bedrijfWat punten, maar gaat lekker

Unit BLeven, zakelijk

Rare groei, 1 %Winst 2 %, sterk dalend22 % van de omzetVorig jaar enkele forse tegenvallersOnduidelijk

Unit CSchade

Beperkte groei, 8 %Winst 7 %, stijgend7 % van de omzetNieuw, net uit de ‘startup’ Wel groei, iets langzamerEnergie en spirit

Unit Dzorg

Groei, 6 %Winst 12 %, stijgend15 % van de omzetAl enige tijd bezigBaas zegt, dat er iets moet gebeuren, wantoververhitting, het past niet meer helemaal

A. Discussie: wat ga je doen

Blijf dicht bij jezelf

Doe geen overhaaste of domme dingen

Doe niet teveel

Waar wel op focussen en waar niet…..

En: Je overweegt een stevige acquisitie, waar je veel tijd voor

nodig hebt Verkoop Unit E geeft ruimte, maar echt nodig heb je dat

ook niet….

A. Hoe doet IT zoiets…

Probleem komt doordat er geen overall bedrijfsarchitectuur is

Ook probleem dat medewerkers gemiddeld 40 jaar oud zijn

Aanbeveling: Maak een integrale architectuur (enterprise) afgeleid van de

bedrijfsdoelstellingen Bouw vanaf die architectuur opnieuw jouw bedrijf op Neem alleen machines van IBM en MS Neem alleen medewerkers aan met universiteit en X-certificaat Standaardiseer alles en doe het perfect Dan zal je pas echt concurreren en gaat alles vanzelf.

Hoe komt dat nu?

Vervangingswereld ipv automatiseringswereld

Aanbodgedreven ipv vraaggedreven

Vormgevend ipv bijsturend/ontwikkelend

Perfectionistisch, strevend naar optimaliteit

Denkend en pratend over ICT

Business: Snapt ICT niet, wil het niet snappen Geloven niet in sprookjes, geloofden wel in sprookjes binnen ICT,

maar nu ook niet meer echt Geen begrip, geen verstand van ICT en willen dat ook niet (terecht).

De nieuwe informatievoorziening

Blok 0. Informatievoorziening en informatiebeleid

1. Wat is informatie? 2. Wat is informatievoorziening?3. Wat is informatiebeleid?4. Informatiebeleid. En functioneel beheer dan?5. Informatiebeleid. Hoe maak ik dat ?6. Informatiebeleid. Hoe organiseer ik dat?7. Valkuilen8. Conclusies

0.1 Informatie? Wat is dat?

Informatie is alles

Financieel management

Personeelsmanagement

Roostering/inplanning

Management

BeleidSupport

Bedrijfskritisch

Ondersteunendhulpmiddel

Bedrijfsproces

Bedrijf

Consultancy, bouw, ….

Stichtingen ….

Industrie, spinnerijen, retail

Banken, verzekeringen,Energiebedrijven, overheid ….

Equens, ..

0.2 Informatievoorziening? Wat is dat?

Het geheel aan middelen en processen om deze informatie/gegevens op te slaan en ter beschikking te stellen

Procedures, mensen, administratiesInformatiesystemen, applicaties, websitesInfrastructuur, netwerken, computers

Wensen/eisenEenduidigVolledigBetrouwbaar, actueelVeilig

Informatiesystemen

Infrastructuur

Informatievoorziening

0.3 Wat is infrastructuur?

• Hardware, kabels, schijven, ijzer• Bedrijfssystemen, databasemanagementsystemen (?),

middleware, communicatie/netwerken, ..• Van extreem duur naar extreem goedkoop.• Exploderende capaciteiten

Wet van Moore

0.3 Wat zijn informatiesystemen, applicaties?

• Programma’s, programmatuur, programmatuur voor andere

programmatuur, …• Duidelijke functionaliteit en deze functionaliteit ‘koop’ je.• Maatwerk of pakket of alles ertussen in• Dit kan bijzonder omvangrijk zijn……• Technologie-afhankelijk en technologie ingevuld

• Mensenwerk, mensenwerk, mensenwerk• Foutgevoelig en heel duur….

0.3 Een computer is een enorm stom apparaat

Add r1, r2Jo :2050Cmp r1, r3Js :3000Move r1, :1010Jmp :3030

0011000100100111011001100010000100110101100100001000000100110000010010010100

For i:= 1 to Aantaldeclaraties doBegin if declaratie[i] > maxdeclaratie then rekenbedrag := rekenbedrag + maxdeclaratie else rekenbedrag := rekenbedrag + declaratie; Incr(declindex);end;

Rekenbedrag :=:select sum(min(E.declaratie, maxdeclaratie))From E.declaratietabel, K.KlantTabelwhere E.KlantId = : klantnummer and E.KlantId = K.KlantId and E.DeclaratieDatum >= : StartDatum and E.DeclaratieDatum < :Einddatum

0.3 Daarom informatievoorziening

• Je wilt niets weten van hoe dat moet: technisch en

technologisch• Informatievoorziening = hoe het zich gedraagt, wat het kan

en wat het doet, niet hoe het gemaakt is..• Bedrijfsoptiek

0.4 Informatiebeleid? Wat is dat?

Maatregelen, keuzes, plannen op korte, middellange en

lange termijn voor het geheel

Hangt nauw samen met bedrijfsbeleid en organisatiebeleid:Eisen/rapportages

Verbeteringen

Mogelijkheden

Onmogelijkheden

Impact richting gebruikers

Informatiebeleid

Organisatiebeleid

0.5 Hoe maak ik informatiebeleid?

Uitgangspunten:

Vertrek vanuit het nu: hoe doe ik het nu….

Denk in termen van veranderingen, niet in termen van

blauwdrukken !!!!!

Praat niet in oplossingen, identificeer je problemen en

behoeften

Morgen is er weer een dag: alles op zijn tijd. Niet alles kan !!!

1. Trends en ontwikkelingen

1. Groeiend belang van IV

2. Verdergaande expansie IV

3. De automatisering is voltooid

4. Het verandert wel, maar ook weer niet zoveel

5. Het dilemma: innovatie EN beheer

6. Relatie business en ICT

7. Automatisering is voltooid

1.1 Groei belang IV

Support

Bedrijfskritisch


Bedrijfsproces


Stichtingen ….



Vraaggestuurd

Aanbodgestuurd

1.1 Groei belang IV

Support

Bedrijfskritisch


Bedrijfsproces


Stichtingen ….



Vraaggestuurd

Aanbodgestuurd

Discussie: waar zit jouw bedrijf-afdeling en waarom?

1.2 Verdergaande expansie

BesturinBerekening

Administratie en informatie

Integratie omgeving: ketens

Besturing ongestructureerde informatie

Meer en meer Volledig, ev. met spreadsheetsIn beginfase Grotendeels

Ondersteuning middels ICT

1.3 Het verandert wel, maar ook weer niet zoveel

We focussen sterk op nieuw of op niet veranderen

De nieuwe functionaliteit is 80 – 90 % van de bestaande

Denk in termen van veranderingen, niet in termen van oplossingen

(‘architectuur’)

Veranderingen hebben impact op de backoffice/legacy

Deze moeten ruimte bieden daarvoor

Flexibiliteit van de backoffice bepaalt de flexibiliteit van het

bedrijfsproces in termen van producten etc.

1.3 Er verandert niet zoveel….

Inrichting van deOrganisatie

Bedrijfsproces

Informatie van het bedrijfsproces

Vormgeving informatie

Communicatiekanalen

Stabiliteit

Juist de sluipende veranderingen daarbepalen de time-to-marketvan de produkten

1.4 De automatisering is voltooid

Automatiseringsgraad

O %

100%

19701950 1990

Discussie: hoe zit het bij jou?

1.4 Van ontwikkeling naar beheer

Informatieplanning

Automatiseringsgraad

O %

100%

1970 1990

Beheerbenadering‘Ontwikkel’-benaderingBottom-upBijsturend

SysteemontwikkelingOntwerp-benaderingTop-downVormgevend

Systeemontwikkeling

Applicatiebeheer

Functioneelbeheer

Technischbeheer

1.5 Het dilemma van innovatie

Beheer Innovativiteit

VeranderingNieuw

OnzekerheidRisico’s

StabiliteitBewezenBeheersbaarheidContinuiteit

1.5 Consequentie

Managing

Beheer

Strategisch beheer

1990 2000

Invloed

operationeel

tactisch

strategisch

Beleid start op werkvloer

1.5 Beheer wordt strategisch

Vernieuwing wordt essentieel

Strategisch is iets anders dan operationeel of sturend

Succes = mate om nieuwe technologie (mobiles, GIS, Internet,

PDA’s, etc) en mogelijkheden aan te sluiten aan het

bestaande… De sluipende veranderingen in het bedrijfsproces te zien Inpassen, aansluiten, kleine veranderingen in stappen Zorgen dat het niet te slecht wordt

1.6 Relatie business en IT

Professionalisering ICTFunctioneel beheer

ICT alsgevallen

angel

ICT als‘God’

ICT als‘partner’

Business

ICT-organisatie

macht/invloed

Discussie: hoe zit het bij jou?

1.6 Specialisatie: beheerwerelden

Functioneelbeheer

Applicatiebeheer

Technisch beheer

De Beheer-organisatie

1.6 De wereld van beheer

Technisch beheer

Applicatie-beheer

Functioneelbeheer

• Applicaties• Onderhoudsperspectief• Applicatiebeheer en -onderhoud /

-ontwikkeling

• Informatievoorziening• Gebruiksperspectief• Informatiemanagement/

functioneel beheer/ contract management/ consultancy

• ICT-infrastructuur• Exploitatie-perspectief• Beheer en exploitatie / vernieuwing

BiSL

ITIL

ASL

Best practises

1.7 Trends

ProfesionaliseringConsolidatie Specialisatie Outsourcing

StandaardisatieComplexiteits

verhoging

Scheiding

Vraag-aanbod

KostenstijgingBelang

bedrijfsproces

Verzakelijking

1.7 Het huidige vraag en leveranciersveld

Business org.A supplier org.

Corporate Demand

Demand Org 2

Prod. mngt

Demand Org 3

Demand Org 4

Demand Org 1

Other suppliers

1.7 Waarom de splitsing

IVVraag versus kostenGebruik is leadingMeer naar de vuile praktijkPraat in business-termenVerstand van bedrijfsproces en

feeling voor ICT

ICTTechnologisch/aanbodgedrevenHoe het eruit ziet is leadingPerfectionistischPraat technologieVerstand van technologie/ICT

en feeling voor bedrijfsproces

Essentie: er is een kloof, en niemand kan die alleen overbruggen

1.8 Twee cultuurshifts tegelijk…..

VraaggestuurdAanbodgestuurd

‘Beheer’gericht

Ontwikkelingsgericht

Ik heb een concreet probleemDit moet andersAls het zoveel kost, dan maar nietAls dit nu toch loopt, dan ..

Alles nieuw doenZo moet het eruit zienPerfecte oplossingenBlauwdrukken, architecturen, ….Groene weiden

Alles is mogelijkX is de oplossing voor ..Als het systeem naar goed is, dan komt de rest vanzelf …

We hebben alles alWe kunnen beperkt veranderenWe doen het er maar even meeKijken naar komende 3 jaar, over drie jaar moeten we Zoals we de rest managen

1.9 Criteria

• Vraag- of aanbodgestuurd• Belang IV voor bedrijfsproces• Geformaliseerd of niet• Omvang• Alleen of gemeenschappelijk• Integraal en/of op divisie• Vertellen of luisteren• Zelf of de leverancier….

2.2 Het belang van de vraagketen

GebruiksbeheerFunctionaliteiten

beheer

Inrichting van deinformatievoorziening

Inhoudelijke toekomst van de

informatie-voorziening

Sturing van de informatievoorziening

OperationeelKerngebruikerSuperuserOgen en oren

BeleidsmatigCIO, Informatiemanagerkaartlezer

SturendProcesmanagerSysteemeigenaarchauffeur

2.4 Hoe ziet dat eruit?

een eenduidig aanspreekpuntbinnen de businessmet geld die bestelt en lange termijnvisie heeft

Planning & Control

Financieelmanagement

Behoeftemanagement

Contract Management

OperationeleICT aansturing

BeheerBedrijfs-

Informatie

Gebruikers-ondersteuning

Informatie-coördinatie

Gebruiksbeheer Functionaliteitenbeheer

SpecificerenVormgeven

niet-geaut. IV

VoorbereidenTransitie

Toetsen enTesten

BepalenBedrijfsproces-ontwikkelingen

OpstellenIV-organisatiestrategie

Leveranciersmanagement

KetenpartnersManagement

StrategieInrichtingIV-functie

Relatie-management

Gebruikersorg.

OpstellenInformatieStrategie

InformatieLifecycle

Management

BepalenKeten-

ontwikkelingen

Bepalen Technologie-

ontwikkelingen

Wijzigingen

beheer

Transitie

InformatiePortfolio

Management

Case Systeemeigenaar Jansen

Lees de case

Maak plan en vergeet alle stakeholders niet

Wie doe je waar tekort

2. Consequenties

• Focus op verandering• Normaal gaan denken• Beelden op ICT

Uw huis…..

2.1 Focus op de verandering

2.B Consequentie

IV (toekomst) = IV (nu) + Gewenste/betaalbare/haalbare veranderingen

Blauwdruk/architectuur denken

Veranderingsgericht denken

2.2 Uitdaging 1: normaal gaan denken

‘Baten’Wat haal ik me op mijn halsWat ontstaat er aan (mogelijke) ellende

Ellende

Kosten

Wat kost me datWat als iets meer of iets minder

Wat krijg ik dan aan dingenWat levert mij dat op

2.3 Beelden op ICT vanuit de business

•Ik snap het, want ik heb thuis een PC•ICT is niet moeilijk, waaromdoen ze zo moeilijk•Met dot-net zijn we flexibel

•Ik hoef niet te weten, hoe het technisch werkt•Ik moet wel weten wat het doet, wat ik er voor over hebt, en waarom

•Als het niet perfect is, dan is het niet goed•De wereld heeft behoefte aan perfecte processen, IV…•Met XXX worden alle problemen opgelost

•ICT = IV•Ik hoef er niets van weten•We doen niets met ICT

BelangComplexiteit

KostenAmbitie

K-snap-t-niet-modelKop-zand-model

Zakelijke-model IT-model

2.4 Lifecyclemanagement en portfoliomanagement

Technische infrastructuur

OrganisatieSysteem

Huidige situatie

V-scenario

Beleid

IT-mogelijkheden

Wat is er

Wat kan er

Wat willen we

Wat zal

Schetsarchitectuur

Scenario(vernieuwingsprogramma’s)

2.4 Portfoliomanagement

Wat wil men ?

Wat kan er ?

Wat is er ?

Wat betekent dat ?

Systeem B1

Systeem A3

Systeem A2

Systeem A1

BelangKostenExpl. Kwal.

Funct. Kwal.

Techn. Kwal.

Systemen

Systeem C

Systeem B

Systeem A

Proces Bt

Proces A

TermijnBelang verand.

IT impact

Org. Impact

Veran-dering

Proces / systemen

Ontw N

Ontw M

Ontw L

Ontw K

Tijds-termijn

Verwachte investering

Mogelijke oplossing knelpunt

Opportunity organisatie

Technologie ontwikkeling

Systeem R

Systeem Q

Systeem P

Proces Z

Proces Y

Proces X

Impact org.

Verwachte tijd

Schets wijziging

Omvang verandering

Proces / systemen

Wat doen?

Samenspel en rolverdeling

Haalbaarheid verandering

(portfolio)

Samenhang en standaarden

(architectuur)

2.5 Consequenties

Niet het proces, maar de uitkomst

Niet 1 plek van sturing, maar n plekken

Coordinatie en afstemming is de toekomst: Leveranciers, contracten Interne besluitvorming

Kies uw benadering…………

Welke benadering voor informatiebeleid kiest u?

1.Ontwerp/blauwdruk OF Ontwikkel/groei-benadering

2.ICT/aanbod-gedreven OF Sterk vraaggedreven

3.Top-down OF Bottom-up

4.Idealistisch/religieus OF pragmatisch

a. Spinnerij Jansen

U bent baas van spinnerij Jansen. Uw productieproces wordt

gestuurd door uw ERP-pakketje. Het ERP-pakketje moet

vervangen worden op kortere termijn.

1. Ontwerp/blauwdruk OF Ontwikkel/groei-benadering

2. ICT/aanbod-gedreven OF Sterk vraaggedreven

3. Top-down OF Bottom-up

4. Idealistisch/religieus OF pragmatisch

b. UVW

Nee, geen UWV.

Uitvoeringsorganisatie. Redelijk op orde. Stevige coherente

sturing over de kantoren. RvB beslist. Overheidscultuur,

gericht op consensus. Geen harde woorden.

IV is redelijk op orde, wel licht verouderd, moet op termijn

wel, maar geen knelpunten.





c. Bemeia

Grote verzekeraar. Aparte sterke divisies. Sterk wisselende

ICT. Resultaat van vele fusies.





Informatiemanagement en informatiebeleid. Even voorstellen Remko van der Pols Nieuw...

Documents

Transcript of Informatiemanagement en informatiebeleid. Even voorstellen Remko van der Pols Nieuw...