De functie ‘Events’ binnen een KMO

Arteveldehogeschool

8 maart 2010

Verschil KMO – MULTINATIONAL

KMO MULTINATIONAL

Geen aparte functie Aparte functie / afdeling

Geen outsourcing Evenementenbureaus

Kleine budgetten Grote budgetten

Lokale basic events ‘Sexy’ events

Personeelsfeest – Degustatie –Opendeur

Product Launch – Kick-offs – Stunts –Media-acties

CASE:

• KMO

• Familiebedrijf

• Gavere

• < 50 werknemers

• FMCG > charcuterie

Bedrijfsstructuur

DIRECTIE (IVAN DEKEYSER)

STAFFUNCTIES

ADMINISTRATIE (4)

COMMERCIEEL (1 verantwoordelijke)

MARKETING (1)

KWALITEIT & MILIEU (2)

MARKETING

• Jonge functie (2004)

• Verantwoording + eindbeslissing > zaakvoerder

• Taken > divers en uitgebreid, ‘vuilbak’

• Events = klein onderdeeltje

PERSONEELSFEEST BREYDELFEESTEN

OPEN BEDRIJVEN DAG

SNEUKELTOEREN

DEGUSTATIES

LOKALE SPONSORINGEN

KOOKSESSIES BEURZEN

Onder de kerktoren !

Imagovormend

Proeven

Streekgebonden

‘Ambachtelijk’

Geen rode draad

Vriendjespolitiek

Geen echte strategie aanwezig!

Moeilijkheden?

• Contact zaakvoerder

• Bewegingsvrijheid

• Timing / voorbereiding / opvolging

• Eenduidigheid / reglement

• Budget

• Ondersteuning

• Promotiemateriaal

• Teveel > netwerk van je baas…

• Hulp: ‘One man/woman Show’

Voorbeeld 1: degustaties

• Definitie

• Wekelijks 3 à 4

• In diverse winkels

• Team > +/- 10 personen

+/- 160 per jaar,

exclusief beurzen/kleine events

TAKEN?

– Samenstellen team / sollicitaties

–Opleiding team

–Opvolging/ evaluatie/motivatie

–Materiaal + producten + kledij

–Promotiemateriaal

– Jaarplanning leveranciers

–Nieuwe verkoopsacties

–Individuele planning team

–Briefing team

–Evaluatie achteraf

–Controlebezoeken

1 dag per week!

PROBLEMEN?

– Last-minute cancelling

– Stalen/ materiaal

– Spanningen binnen team

– Last-minute acties

–Uniformiteit

–Controle!

–Tijdsdruk

VOORBEELD 2: EVENT

• Breydelstop

• Ism stad Oudenaarde

• Zondag > augustus

• 3000 Deelnemers

TAKEN?

–Meetings vooraf met partners

–Aanpak? Actie? Promotie?

–Materiaal? Transport?

–Personeel?

–Promotiemateriaal?

–Opbouw

–Coördinatie D-day

–Afbouw

– Evaluatie

PROBLEMEN?

–Contact andere partners

–Timings te krap

–Personeel

– Slecht weer

–Goodiebags

– Slechte afspraken

VOORBEELD 3: BEURZEN

• 2 onafhankelijk zelfstandigen

• Onderaanneming

• Marktwagen vs. Beurscafé

• Verkoop > zelfstandigen

• Promotie > Breydel

TAKEN?

–Planning

– Inschrijving

–Overleg / Afspraken

–Contracten / Reglement

–Bestelling / promotiemateriaal

–Controlebezoeken + evaluatie

PROBLEMEN?

–Geen eigen personeel

– Imago bewaken

–Afspraken

–Controle

–TIJD > research

VOORBEELD 4: SPONSORING

• Eetfestijnen

• Sportploegen

• Verenigingen

• Lokale events

• Familie/ vrienden zaakvoerder

• …

TAKEN?

–Planning / kalender

–Personeel eetfestijnen + briefing

–Bestelling

–Afspraken

–Klaarzetten materiaal

–Opruimen materiaal

– Evaluatie

PROBLEMEN?

–Geen reglement

–Geen strategie

–Weinig return

–Grote inspanning > geen hulp

–Uitlenen materiaal

– Imago

–TIJD

CONCLUSIES

• Theorie ↔ Praktijk

• KMO ↔ Grotere bedrijven

• Events > onderdeel marketing

• Onderschat / minderwaardig!

• TIJD!

TIPS

• Strategie!

• Planning / Tijdsverdeling

• Wees creatief!

• Uitbesteding / ondersteuning

• Communicatie van het event!

• Blijf realistisch

• Help zelf mee!

VRAGEN?