“Anders roosteren: efficiënt, gezond, tevreden. Of toch niet

helemaal?”

Thijs Strijtveen Erik Jan van Dalen

Amsterdam PICA, 9 april 2014

Wat  is  Anders  Roosteren?  

Individueel vs efficiënt roosteren

ARBEIDSTIJDEN MANAGEMENT

2) Individueel (zelf) roosteren

1) Efficiënt roosteren

‘Harde’ kant •  Vraag versus aanbod •  Diensttijden

‘Zachte’ kant •  Proces

Vorm:  1.   IK  2.   WIJ  

3.   HIJ/ZIJ  

De  essen=e  van  ons  verhaal  

1.  Overwegend positieve resultaten pilots individueel

roosteren, punt van aandacht borging / uitrol 2.  Positieve resultaten pilots efficiënter roosteren en veel

verbeterpotentieel

3.  E = K x A •  Inhoud v.d. interventie ~ het veranderproces

DOELEN    EN    PRAKTIJKERVARINGEN  

Mogelijke  doelen  

Individueel roosteren •  Voor de organisatie

–  Aantrekkelijk werkgeverschap –  Minder dienstruilingen –  Grotere bereidheid tot langer doorwerken

•  Voor de medewerker –  Maatwerk in werk-privé balans –  Transparantie roosterregels –  Goede verdeling lusten en lasten

•  Proces opbrengsten –  Grotere autonomie / zelfredzaamheid –  Taakvolwassenheid & dialoog in het team –  Evenwichtiger afweging ik ~ wij

Efficiënt roosteren •  Slim afstemmen vraag en aanbod •  Verbeterpotentie: plannen o.b.v. werkelijke bedbezetting ipv aantal bedden! •  Meer tijd voor andere werkzaamheden / minder inzet nodig

Resultaten  pilots  VUmc  

2011-2012 •  Vaatchirurgie en Heelkunde / oncologie: individueel roosteren en

efficiënt roosteren þ  Tevredenheid bij medewerkers over:

þ  Het individueel roosteren (1 afd: van 33%->100%) þ Meer zelfstandigheid / invloed / flexibiliteit medewerkers þ Werk-privé balans

þ  Volwaardige arbeidsrelatie / betrokkenheid / teamvolwassenheid þ  Transparantie planningsproces þ  Betere benutting schaarse capaciteit (werken als er werk is) þ  Steeds betere onderlinge communicatie tussen medewerkers

2013-2014

•  Kort Verblijf: efficiënter roosteren þ  Tevredenheid bij medewerkers over:

þ  Tussendienst þ  Kortere avonddienst & langere nachtdienst þ  Digitaal wensen invoeren

þ  Iets minder tevreden over: terugbrengen aantal avonddiensten op ma t/m do þ  Afstemming zorgvraag versus zorgaanbod

Resultaten  pilots  VUmc  

2013-2014

•  Recovery: individueel roosteren þ Medewerkers zijn tevreden over:

þ 1 actueel digitaal rooster op alle locaties þ Je kunt aangeven wanneer je wil werken þ Transparantie roosterregels en procedures

q Niet gerealiseerd: q Meer flexibiliteit in diensten t.a.v. werk / privé balans q Daling aantal dienstruilingen na publicatie q Ervaren rechtvaardige verdeling lusten en lasten

2012-2014 •  Andere UMC’s

•  Veel (deels verzilverd) efficiëntiepotentieel •  Groot aantal succesvolle pilots zelfroosteren

Kri=sche  succesfactoren  

•  Projectmatige aanpak en juiste ‘bemensing / tools’ –  Goede 0 meting / het waarom goed uitleggen –  Enthousiaste, betrokken teamleider + roosteraar –  Doorlooptijd pilot 6 à 12 maanden –  SMART doelen / tussenmetingen –  Tools / software om proces goed te kunnen faciliteren

•  Context v.d. pilotafdeling –  Parallel lopende, andere projecten? –  Vacatures? –  Aantal medewerkers

•  Veel aandacht voor proces / gedrag –  Leiderschap –  Faciliteer dialoog àkunst is deze op gang te brengen –  Geef elkaar feedback –  Gezamenlijke bijeenkomsten (‘toetsen’ / feedback)

Voorbeeld  aanpak:  analyse    zorgvraag  –  zorgaanbod  onderbouwen  

Voorbeeld  aanpak:  analyse  visualiseren  en  bespreken  

Voorbeeld  aanpak:  analyse  visualiseren  en  bespreken    

Waarom 7 dagen per week 60’ overlap? Businesscase verpleegafdeling •  Personeelsformatie 16 fte •  Bruto loonsom 60 k€ per fte •  Totale loonsom 1 m€ •  Interventie: Reductie van 7

naar 3 keer per week 60’ overlap en 4 keer 15’ overlap

•  Resultaat: 2% besparing loonsom, 20 k€

Aanpak:  voorme=ng  

HET    VERANDERPROCES    

Kernelementen  succesvolle  pilotaanpak  

Bron: Annemarie Mars, 2012

STARTSITUATIE  

STREEFSITUATIE Prestaties

Organisatie

Prestaties

Organisatie PLANNING

LEIDERSCHAP

INTERACTIE

Duwende kracht

Drijvende krachten

Trekkende kracht

URGENTIE AMBITIE

Aanpak:  projectma=g  werken  

Werk maken van ambitie …

Film ‘piano stairs’ Voorbeeld zelfrooster project Publiek neemt uit gewoonte de roltrap Vpk’en: gehecht aan wensrooster Iemand van buiten observeert en stelt zich de vraag “waarom”

Idem: past huidige manier van roosteren nog wel bij ons beleid?

Iemand van buiten bedenkt alternatief Idem, bijv grotere zelfredzaamheid Iemand van buiten mobiliseert een aantal mensen om het alternatief uit te werken

Idem, met projectteam het projectplan opstellen

Iemand hangt een camera op Evaluatie indicatoren ontwerpen Iemand van de werkgroep test de klank per traptrede uit

Pilotidee klankborden bij gebruikers

Werkgroep rolt de piano toetsen over alle traptredes uit

Pilot introduceren

Werkgroep trekt zich terug Projectgroep volgt proces op afstand Publiek reageert onwennig, lacherig, nieuwsgierig, afwijzend, probeert uit

Idem

Publiek neemt uit gewoonte de trap… Idem, maar het duurt wel wat langer

Aanpak:  Quick  Reference  Card  

Aanpak:  (tussen=jds)  evalueren  

Meten = Weten: waarom?

•  Besturing

•  Controle/ volgen

Aanpak:  (tussen=jdse)  evalueren  

Meten = Weten: Tussentijds + Eind Criteria

Nulmeting

Norm Na 1 mnd

Na 3 mnd

Na 4 mnd

Eind-meting

Kort verzuim percentage 4.56% 4,00% 3,36% Tevredenheid intekenrooster 80% 80% 47% Tevredenheid privé-werkbalans na invoering intekenrooster

65% 80% 58%

Tevredenheid collega contact inzake intekenrooster

80% 80% 52%

Tevredenheid werksfeer na invoering intekenrooster

-- 80% 82%

Aantal dienstruilingen na publicatierooster

Gemiddeld 28 p.m.

15

Percentage wenshonoreringen 95% 95%

Percentage medewerkers dat na 2 weken het intekenrooster daadwerkelijk heeft ingevuld

-- 100% Tijdduur  pilot  

Overige  aandachtspunten  

•  Indien nieuwe diensten: •  Takenlijst per dienst •  Patiëntenoverdracht regelen

•  Indien zelfroosteren: •  Let op ongezonde roosters, óók na publicatie

•  Ergonomisch gezond ≠ ATW eisen

DISCUSSIE  

Meer  informa=e?  

Thijs  Strijtveen  T  06  46  59  19  21    info@cureconsultancy.nl  www.cureconsultancy.nl    

Erik  Jan  van  Dalen  T  06  24  79  81  90    www.hrprojectadvies.nl  vandalen@hrprojectadvies.nl