“Anders roosteren: efficiënt, gezond, tevreden. Of toch niet helemaal?”
Transcript of “Anders roosteren: efficiënt, gezond, tevreden. Of toch niet helemaal?”
“Anders roosteren: efficiënt, gezond, tevreden. Of toch niet
helemaal?”
Thijs Strijtveen Erik Jan van Dalen
Amsterdam PICA, 9 april 2014
Wat is Anders Roosteren?
Individueel vs efficiënt roosteren
ARBEIDSTIJDEN MANAGEMENT
2) Individueel (zelf) roosteren
1) Efficiënt roosteren
‘Harde’ kant • Vraag versus aanbod • Diensttijden
‘Zachte’ kant • Proces
Vorm: 1. IK 2. WIJ
3. HIJ/ZIJ
De essen=e van ons verhaal
1. Overwegend positieve resultaten pilots individueel
roosteren, punt van aandacht borging / uitrol 2. Positieve resultaten pilots efficiënter roosteren en veel
verbeterpotentieel
3. E = K x A • Inhoud v.d. interventie ~ het veranderproces
DOELEN EN PRAKTIJKERVARINGEN
Mogelijke doelen
Individueel roosteren • Voor de organisatie
– Aantrekkelijk werkgeverschap – Minder dienstruilingen – Grotere bereidheid tot langer doorwerken
• Voor de medewerker – Maatwerk in werk-privé balans – Transparantie roosterregels – Goede verdeling lusten en lasten
• Proces opbrengsten – Grotere autonomie / zelfredzaamheid – Taakvolwassenheid & dialoog in het team – Evenwichtiger afweging ik ~ wij
Efficiënt roosteren • Slim afstemmen vraag en aanbod • Verbeterpotentie: plannen o.b.v. werkelijke bedbezetting ipv aantal bedden! • Meer tijd voor andere werkzaamheden / minder inzet nodig
Resultaten pilots VUmc
2011-2012 • Vaatchirurgie en Heelkunde / oncologie: individueel roosteren en
efficiënt roosteren þ Tevredenheid bij medewerkers over:
þ Het individueel roosteren (1 afd: van 33%->100%) þ Meer zelfstandigheid / invloed / flexibiliteit medewerkers þ Werk-privé balans
þ Volwaardige arbeidsrelatie / betrokkenheid / teamvolwassenheid þ Transparantie planningsproces þ Betere benutting schaarse capaciteit (werken als er werk is) þ Steeds betere onderlinge communicatie tussen medewerkers
2013-2014
• Kort Verblijf: efficiënter roosteren þ Tevredenheid bij medewerkers over:
þ Tussendienst þ Kortere avonddienst & langere nachtdienst þ Digitaal wensen invoeren
þ Iets minder tevreden over: terugbrengen aantal avonddiensten op ma t/m do þ Afstemming zorgvraag versus zorgaanbod
Resultaten pilots VUmc
2013-2014
• Recovery: individueel roosteren þ Medewerkers zijn tevreden over:
þ 1 actueel digitaal rooster op alle locaties þ Je kunt aangeven wanneer je wil werken þ Transparantie roosterregels en procedures
q Niet gerealiseerd: q Meer flexibiliteit in diensten t.a.v. werk / privé balans q Daling aantal dienstruilingen na publicatie q Ervaren rechtvaardige verdeling lusten en lasten
2012-2014 • Andere UMC’s
• Veel (deels verzilverd) efficiëntiepotentieel • Groot aantal succesvolle pilots zelfroosteren
Kri=sche succesfactoren
• Projectmatige aanpak en juiste ‘bemensing / tools’ – Goede 0 meting / het waarom goed uitleggen – Enthousiaste, betrokken teamleider + roosteraar – Doorlooptijd pilot 6 à 12 maanden – SMART doelen / tussenmetingen – Tools / software om proces goed te kunnen faciliteren
• Context v.d. pilotafdeling – Parallel lopende, andere projecten? – Vacatures? – Aantal medewerkers
• Veel aandacht voor proces / gedrag – Leiderschap – Faciliteer dialoog àkunst is deze op gang te brengen – Geef elkaar feedback – Gezamenlijke bijeenkomsten (‘toetsen’ / feedback)
Voorbeeld aanpak: analyse zorgvraag – zorgaanbod onderbouwen
Voorbeeld aanpak: analyse visualiseren en bespreken
Voorbeeld aanpak: analyse visualiseren en bespreken
Waarom 7 dagen per week 60’ overlap? Businesscase verpleegafdeling • Personeelsformatie 16 fte • Bruto loonsom 60 k€ per fte • Totale loonsom 1 m€ • Interventie: Reductie van 7
naar 3 keer per week 60’ overlap en 4 keer 15’ overlap
• Resultaat: 2% besparing loonsom, 20 k€
Aanpak: voorme=ng
HET VERANDERPROCES
Kernelementen succesvolle pilotaanpak
Bron: Annemarie Mars, 2012
STARTSITUATIE
STREEFSITUATIE Prestaties
Organisatie
Prestaties
Organisatie PLANNING
LEIDERSCHAP
INTERACTIE
Duwende kracht
Drijvende krachten
Trekkende kracht
URGENTIE AMBITIE
Aanpak: projectma=g werken
Werk maken van ambitie …
Film ‘piano stairs’ Voorbeeld zelfrooster project Publiek neemt uit gewoonte de roltrap Vpk’en: gehecht aan wensrooster Iemand van buiten observeert en stelt zich de vraag “waarom”
Idem: past huidige manier van roosteren nog wel bij ons beleid?
Iemand van buiten bedenkt alternatief Idem, bijv grotere zelfredzaamheid Iemand van buiten mobiliseert een aantal mensen om het alternatief uit te werken
Idem, met projectteam het projectplan opstellen
Iemand hangt een camera op Evaluatie indicatoren ontwerpen Iemand van de werkgroep test de klank per traptrede uit
Pilotidee klankborden bij gebruikers
Werkgroep rolt de piano toetsen over alle traptredes uit
Pilot introduceren
Werkgroep trekt zich terug Projectgroep volgt proces op afstand Publiek reageert onwennig, lacherig, nieuwsgierig, afwijzend, probeert uit
Idem
Publiek neemt uit gewoonte de trap… Idem, maar het duurt wel wat langer
Aanpak: Quick Reference Card
Aanpak: (tussen=jds) evalueren
Meten = Weten: waarom?
• Besturing
• Controle/ volgen
Aanpak: (tussen=jdse) evalueren
Meten = Weten: Tussentijds + Eind Criteria
Nulmeting
Norm Na 1 mnd
Na 3 mnd
Na 4 mnd
Eind-meting
Kort verzuim percentage 4.56% 4,00% 3,36% Tevredenheid intekenrooster 80% 80% 47% Tevredenheid privé-werkbalans na invoering intekenrooster
65% 80% 58%
Tevredenheid collega contact inzake intekenrooster
80% 80% 52%
Tevredenheid werksfeer na invoering intekenrooster
-- 80% 82%
Aantal dienstruilingen na publicatierooster
Gemiddeld 28 p.m.
15
Percentage wenshonoreringen 95% 95%
Percentage medewerkers dat na 2 weken het intekenrooster daadwerkelijk heeft ingevuld
-- 100% Tijdduur pilot
Overige aandachtspunten
• Indien nieuwe diensten: • Takenlijst per dienst • Patiëntenoverdracht regelen
• Indien zelfroosteren: • Let op ongezonde roosters, óók na publicatie
• Ergonomisch gezond ≠ ATW eisen
DISCUSSIE
Meer informa=e?
Thijs Strijtveen T 06 46 59 19 21 [email protected] www.cureconsultancy.nl
Erik Jan van Dalen T 06 24 79 81 90 www.hrprojectadvies.nl [email protected]