Toetsen & Roosteren

Aanleiding

•Opdracht CVB:

“Kwaliteit van het toetsroosteren omhoog”•Onderdeel van Strategisch Programma Bedrijfsvoering

- Gaat verder dan alleen roosteren!

Toetsen

Tijd

Tijd

Toetsen

Verschuiving inzicht o.b.v. de DLWO(een andere aanpak)

“Roosteren staat niet op zichzelf” Benefits naast besparen Inzicht gehele proces Knelpunten Optimalisatie

Bron: SURFmarket presentatie

Welke benefits?

Kosten & tijd significant reduceren Ca 35 FTE nu. Doel: 15% kostenbesparing

Studenten- en medewerkertevredenheid verbeteren Individueel inschrijven op toetsen (herkansingen & “no show”) Wijzigingen roosters proactief onder de aandacht

Toets-tracking optimaliseren Inspectie procesafhandeling

Inzicht in het gehele proces

Toetscode equivalentie inschrijven versus plannen

Metadata onderhoud roosterpakket HR & Facilitair, Toetscodes

Capaciteitsplanning O.b.v. daadwerkelijke inschrijvingen

Notificatie wijzigingen Agenda services Mobile device services

Toets-tracking Volgen en vastleggen

Knelpunten Onderhoud metadata roosterpakket (HR, Facilitair, SV, etc)

Ca 5 FTE onderhoud metadata

Toetscode equivalentie 70.000+ toetscodes: voor planning en toets-tracking

Onnodige kosten door capaciteitsplanning mismatches Planners hebben door centralisatie grotere afstand van primaire proces Raming van aantallen inschrijvingen op max. capacity

Studenten en docenten krijgen geen notificatie bij roosterwijzigingen

Wijzigingen pas op locatie zichtbaar op monitor Staan wel in agenda maar vallen niet op en niet proactief als mail.

Complexiteit en aantal koppelingen “Starre” puntkoppelingen tussen tools Maatwerk o.b.v. zelf of leverancier te ontwikkelen code Kosten en onderhoudbaarheid Handmatige invoer of interventies voor koppelingen (Dumps, CSV / XLS imports)

Oplossing knelpunten:

Kostenreductie Beveiliging & beheersbaarheid Kwaliteit, standaardisatie en actualiteit Verantwoording afleggen

Integratie infrastructuur

Samenvatting “Toetsen en roosteren”

Maakt integraal onderdeel uit van DLWOInzicht in processen: knelpunten in kaart, effectieve optimalisatie mogelijk Naast kwaliteitsverbetering en kostenbesparing voordelen

dienstverlening en verantwoordingComplexiteit: masterplan onderwijslogistiek sterk aan te bevelen

Data Manager local & cloud integrations

• TOPdesk, Planon,SNOW • HP SD/SM, BMC, assyst,Clientele• SAP, PeopleSoft,Osiris• Syllabus, Untis, Quintiq• Onstage• AFAS Profit• Quarantaine• MyTimeTables• SCOM, SCCM, • Active Directory, • XML, XLS, CSV• MSSQL, Oracle, DB2, MySQL, • Email: POP3 / SMTP / MAPI / IMAP• Alle toepassingen met Web services• Vele anderen

Data Manager local & cloud integrationsData Manager

ETL Workflow Portal Connector

Oplossing: Scope4mation Data Manager

Alle functionaliteit gerealiseerd zonder programmeren Automatiseren taken, batchverwerking, dumps,

provisioning, deprovisioning Bieden van inzicht voordat bijwerken data plaatsvindt Kunnen delegeren van data beheertaken naar

proceseigenaren Geschikt voor lokale en cloud oplossing Data als input voor processen, verantwoording,

rapportage