wetenswaardig november 201720 21fwg meer waarde voor mensen

‘Zelfsturing is geen doel, maar een middel’

Zelfsturing bij Libra Revalidatie & Audiologie

T iming is alles, weet bestuurder Vincent Buitendijk. Hij is al jaren groot voorstander van zelfsturing. Toch heeft hij ooit bij een andere zorgorganisatie zelfsturing teruggedraaid. Tot grote opluchting van de medewerkers. ‘Voer je zelfsturing door als bezuinigingsmaatre-

gel, dan werkt het niet. Ook moet de organisatie in enigszins stabiel vaarwater verkeren en een duidelijke koers voor ogen hebben. Als er chaos en onzeker-heid heerst, hoe kun je dan van medewerkers vragen positie in te nemen?’

Pot NiveaBij Libra sluit zelfsturing aan op de koers die de organisatie jaren geleden al heeft ingezet. Het draait – in alle lagen van de organisatie – om excellente mensgerichte zorg en presteren met plezier. Vincent: ‘Om die reden hebben we zo’n anderhalf jaar geleden onze organisatiestructuur aangepast. Niet de loca-ties, maar de doelgroepen staan nu centraal. Experts van verschillende loca-ties werken samen in teams, wisselen kennis uit, maken de zorg en ook elkaar beter. Volgens de filosofie en onder begeleiding van Planetree werken we daar-naast continu en gestaag aan een cultuurverandering waarin een verschui-ving zichtbaar wordt van ‘zorgen naar coachen’. Ik hoorde onlangs dat mede-werkers elkaar onderling soms corrigeren door te zeggen: “De pot Nivea staat weer op tafel.” Nivea: niet-invullen-voor-een-ander. Dat vind ik geniaal. Als bestuurder hoop je dat mensen een eigen vorm vinden voor abstracte begrip-pen als ‘eigen regie’ of ‘mensgerichte zorg’. Nivea is een perfecte vondst.’

Tijd voor zelfsturingEn nu is het dus tijd voor zelfsturing. Waarom? ‘Dat is inderdaad een goede vraag, die je bovendien steeds moet blijven stellen’, vindt Caroline Schafrat, Leidinggevende Kenniscentrum en projectleider Zelfsturing. ‘Zelfsturing is geen doel, maar een middel. Wij denken dat zelfsturing en eigen regie meer ruimte geven voor excellente mensgerichte zorg en presteren met plezier. Medewerkers krijgen meer ruimte om hun talent in te zetten, om te doen waar ze goed in zijn en krijgen daar nog energie van ook. Voor sommige teams zal dat een bevrijding zijn, voor andere teams zal dat mogelijk eerst onzekerheid opleveren. Dus is het aan ons deze processen zo zorgvuldig en organisch mogelijk te begeleiden.’

Eerst luisterenMaar net als bij vele andere organisaties, ontstond de vraag: hoe doen we dit? Caroline en haar collega beleidsmedewerker P&O Linda Hoogkamp: ‘We zijn een ster in draaiboeken en implementatieplannen, maar zelfsturing vraagt eerder om een organische manier van richting geven, loslaten, tools aanrei-ken, trainen, coachen en laten ervaren. Dat is voor ons ook nieuw. Daarom hebben we naast de ondersteuning van Marij Naarding van Planetree de hulp ingeroepen van Daphne Schelkers van Progressional People. Het is een mooi samenspel. Marij houdt ons scherp op onze grotere transformatie naar mens-gerichte zorg, waarin zowel aandacht is voor liefdevolle bejegening en eigen verantwoordelijkheid als vakmanschap en een (financieel) gezonde organisa-tie. Daphne brengt expliciete kennis in op het gebied van zelfsturingsproces-sen, leiderschap, talentwaarderend werken en teamontwikkeling. Beiden ver-sterken het liefst het talent en de kennis die al in de organisatie aanwezig zijn.’

Thema’s en prioriteitenHalverwege vorig jaar zijn Planetree, Progressional People en Libra daarom gezamenlijk het traject gestart met klankbordgroepen van medewerkers en leidinggevenden. Daarin stonden vragen centraal als: hoe ervaren zij de hui-dige situatie? Wat vinden zij van de zorg en de organisatie? Wat gaat goed, wat minder goed? Vervolgens is in november tijdens een startconferentie – met zo’n 100 medewerkers – niet alleen informatie gedeeld, maar vooral ook opge-haald. Wat heb jij nodig om zelf de regie te nemen, welke vragen zijn er over zelfsturing? Linda: ‘Het was zo’n bruisende dag. Zelfs aan het eind waren mensen nog energiek, ontstonden er discussies en werden er vragen gesteld. Medewerkers vinden zelfsturing wel spannend en willen graag kaders, maar teams staan ook te trappelen om te beginnen.’

Leidinggevenden begeleidenNa de conferentie zijn drie pijlers bepaald: de kaders voor de teams uitwerken, leidinggevenden ondersteunen in hun transitie van manager naar manager én coach, en vervolgens teams ondersteunen in hun transitie naar zelfsturing.

Zelfsturing is geen project dat je volgens

planning ‘uitrolt’ in de organisatie. Daar

zijn velen het over eens. Maar hoe dan

wel? Libra doorloopt organisch, stap voor

stap, de transformatie naar een zelf­

sturende organisatie. Aan het woord: de

bestuurder, projectleider, beleids­

medewerker P&O, teammanager en twee

medewerkers.

aukje stellinga, linda hoogkamp, rob van der heijden, vincent buitendijk en caroline schafrat

wetenswaardig november 2017 23fwg meer waarde voor mensen22

Caroline: ‘Leidinggevenden nemen allemaal deel aan bijeenkomsten van Daphne en Marij over ontwikkelingsgericht veranderen (uitgaan van wat goed gaat), groepsdynamica en talentwaarderend werken. Ook hebben alle leiding-gevenden een talentenscan gedaan en een ontwikkelgesprek gehad met Daphne. Daarin was aandacht voor talenten, maar ook voor de interactie met andere leidinggevenden en de teams. De leidinggevenden gaan namelijk voor-al zelf de teams begeleiden, eventueel met ondersteuning van elkaar of van ons.’

Navigatie uit, kompas aanPlanetree en Progressional People volgen het proces nu iets meer van de zijlijn. Daphne: ‘In het leiderschapstraject hebben we het kompas als metafoor benoemd. Bij zelfsturing kun je niet blindvaren op je navigatie om te voorko-men dat je dezelfde oude routes aflegt, maar moet je je kompas gebruiken om nieuw terrein te verkennen. Dat moeten ze zelf ervaren en doen. Maar de com-plexiteit van veranderen is dat je zelf niet altijd overziet wat je doet of waar je bent. Wij zijn dan een soort loods, spiegelen wat we zien en signaleren belem-merende patronen die zelfsturing in de weg staan.’ Marij: ‘Wij blijven daar-naast kritisch kijken naar: past de beweging nog steeds bij de grotere transitie die Libra heeft ingezet naar mensgerichte zorg. Antwoorden op vragen als: Is de klant goed geholpen… en waar blijkt dat uit? Doen we als medewerkers wat de moeite waard is… en waar blijkt dat uit? Zijn we als organisatie beter geworden… en waar blijkt dat uit?, die helpen om merkbaar mensgericht te blijven in woor-den, daden én gedrag.’

Genieten van coachenAukje Stellinga is een van de teammanagers die alle geleerde lessen met veel plezier in de praktijk brengt en gaat brengen. ‘Ik moet wel zeggen dat ik als lei-dinggevende altijd al een coachende stijl heb gehad. Ik weet nog dat een team een keer bij me kwam en vroeg of ik het probleem kon oplossen. Ze kwamen er zelf niet uit. Toen heb ik meteen gezegd: ‘Als het probleem zo complex is, hoe kan ik er in mijn eentje dan wel uitkomen? Dat is toch raar?’ Ik vergelijk mijn positie weleens met mijn rol als moeder. Daarin ondersteun ik mijn kinderen ook op de weg naar zelfstandigheid. Eerst mogen ze één pak melk halen, dan een lijstje met boodschappen en uiteindelijk kunnen ze alleen met de pinpas op pad. Maar op spannende nieuwe momenten, zoals de overgang naar de mid-delbare school, moet je ze weer strak bij de hand nemen. Uitleggen wanneer ze het beste hun tas kunnen inpakken, hoe ze tegen een docent vertellen dat ze iets niet snappen of hoe ze nieuwe vrienden kunnen maken. Dat werkt bij teams, bij spannende veranderingen, net zo. Zelfsturing vraagt dus, zeker in het begin, echt sturing.’

Talenten delenHet enthousiasme voor zelfsturing past ook bij de uitkomst van Aukjes talen-tenscan. ‘Ik blijk een talent te hebben voor overzicht en procesbegeleiding. Dat had ik me eigenlijk nooit zo gerealiseerd, totdat Daphne de uitkomsten van de scan met me besprak. Een talent is iets waar je goed in bent én energie

De teamscan en talentenscan zijn hulpmiddelen om inzicht te krijgen in welke mate een team al zelfsturend

werkt, wat groeikansen zijn en welke taakverdeling goed zou passen.

van krijgt. Nu begrijp ik ook waarom team Arbeid, dat al een paar jaar zelf-sturend werkt, mij heeft gevraagd om mee te kijken tijdens hun besluitvor-mingsprocessen. Ik vind dat ook leuk om te doen. Om besluitvormingsmodel-len te bespreken en met hen te ontdekken waar ze tegenaan lopen.’ Aukje vindt het echt een eye-opener, die talentgerichte benadering. ‘Mijn collega-teammanager vroeg me of ik een paar keer met haar mee wil kijken met de teamscans waarmee we binnenkort starten. Andersom vraag ik haar hulp bij begrotingen of technisch-inhoudelijke vragen uit de teams. Zij is daar veel beter in. Dat is toch het allerleukste: dat je van elkaar kunt leren en profiteren?’

Plaatsbepaling teamsIn het najaar van 2017 is een volgende fase voor Libra aangebroken: de plaatsbepaling en begeleiding van de teams richting zelfsturing. De teamscan die met Libra op maat is gemaakt en de talentenscan die ook aan medewerkers wordt aangeboden, zijn hulpmiddelen om inzicht te krijgen in welke mate een team al zelfsturend werkt, wat groeikansen zijn in een team en welke taakverdeling goed zou passen. Team Arbeid heeft op basis daarvan bijvoorbeeld de besluitvormingsprocessen met Aukje opgepakt, maar wil ook de taakverdeling opnieuw bekijken. Margo van de Vorst, re-integratiecoördi-

nator van team Arbeid: ‘In het begin hebben we alle taken ver-deeld in ondernemingsgroepen, bijvoorbeeld voor beleid en kwaliteit of financiën en logis-tiek. Maar misschien past het soms beter dat iemand alleen coacht en kunnen we de taken nog beter laten aansluiten op de talenten en wensen in ons team.’

Vloot met bootjesBestuurder Vincent is benieuwd waar de teams over een jaar of twee staan. ‘Samen zijn we een vloot, maar het ene bootje zal sneller varen dan het ande-re. Misschien ontstaan er wel verschillende vakantieregelingen of rooster-voorkeuren? Daar moeten wij ons als organisatie samen met de ondersteu-nende diensten ook toe verhouden.’ Kinderfysiotherapeut Rob van der Heijden kan zich bijvoorbeeld voorstellen dat de afdeling Planning de com-plexe planningen voor de teams blijft doen, maar dat de behandelaren meer vrijheid krijgen om hun klanten korter of langer in te plannen. ‘Ik moet wel bekennen dat ik nog niet goed weet welke taken we erbij krijgen. De kaders zijn me nog niet helemaal duidelijk. Ik heb het idee dat we nu eigenlijk al veel zelf doen. We bepalen zelf het behandelproces, zorgen voor een oplos-sing als een collega ziek is… Maar de teamscan zal daar vast inzicht in geven. Ik vind het in elk geval goed dat wordt benadrukt dat zelfsturing vooral de zorg voor de klant moet verbeteren, want dat is toch waar de meeste collega’s vooral blij van worden.’

Bekijk alle trainingen op fwg.nl/academy

academyLeren werken met FWG 3.0 of FWG VVT? Weten hoe u uw functiehuis toekomstgericht maakt? Of welke HR-

vraagstukken er spelen bij zelfsturing? De trainingen en themabijeenkomsten van FWG en Progressional People

verbeteren uw praktische vaardigheden en helpen u op weg bij strategische beleidsvragen. In deze agenda

vindt u de data van alle trainingen en bijeenkomsten tot en met begin 2018.

Masterclass FWG 3.028 november 2017

Masterclass FWG VVT23 november 2017

Verdiepingstrainingen FWG

Functies beschrijven14 december 201716 januari 2018

Functies waarderen en indelen met FWG 3.02 november 201712 december 201711 januari 2018

Functies indelen met FWG VVT7 november 20179 januari 2018

Training Xelf start19 december 2017

Professioneel werken als IBC21 november 2017

Basistrainingen FWG

Branchesessie ziekenhuiszorg16 november 2017

Branchesessie gehandicaptenzorg7 december 2017

Branchesessie verpleeg- en verzor-gingshuiszorg en thuiszorg 25 januari 2018

Branchesessie geestelijke gezond-heidszorg 30 januari 2018

Branchesessie eerstelijnszorg6 maart 2017

Branchesessies bij FWG Trendrapport

Waardegedreven functies beschrijven9 november 2017 7 december 2017

Impact van zelfsturing op de organisatie21 november 2017

Aan de slag met talent4 december 2017

Themabijeenkomsten

Masterclass Functioneringsgesprek-ken in teamverband (FIT) 16 november 2017

Semco inspiratiesessie “Iedereen de baas in de zorg”23 november 201714 december 2017

Semco: Van inspiratie naar actie 23 november 201714 december 2017

Semco Style Healthcare - Essentials Program 23 november 2017

Organisatie- en talentont-wikkeling (via Progressional People)

Meer informatieTenzij anders aangegeven vinden de bijeen-komsten plaats bij FWG in Utrecht. Voor nadere infor matie en om u in te schrijven, kunt u terecht op fwg.nl/academy of contact opnemen met Eline van Gerwen - Kramer via 030 -2669 400.

Op de website vindt u ook informatie over de mogelijkheid trainingen in-company te volgen.

‘Het is aan ons deze processen zo zorgvuldig en organisch mogelijk te begeleiden’