Door: Ramon Makkink

Zorgevent 2015:

Medezeggenschap bij zelfsturing

Workshop

Jaargesprekken binnen zelforganisatie

Programma

Voorstelronde Zelforganisatie

Definitie Ontwikkelingsfasen Valkuilen en voorwaarden

Jaargesprekken Toegevoegde waarde Verschijningsvormen/mogelijkheden

WORKshop Resultaten Vragen

Korte voorstelronde

Wie ben je

Voor welke organisatie werk je

Hoe ver zijn jullie met zelforganisatie

Zelforganisatie

Een definitie:

“Pierre van Amelsvoort et al. (2003) beschrijft een zelforganiserend team als een groep van vaste medewerkers die gezamenlijk verantwoordelijk is voor het totale proces waarin producten of diensten tot stand komen, die aan interne of externe klanten worden geleverd.

Het team plant en bewaakt de procesvoortgang, lost zelf dagelijkse problemen op en verbetert processen en werkmethoden, zonder daarbij voortdurend een beroep te doen op leidinggevende of ondersteunende diensten.

Wageman (1997) noemt het centrale principe van zelforganiserende teams het feit dat het team zelf, in tegenstelling tot het management, verantwoordelijkheid voor de eigen werkzaamheden neemt, de eigen prestaties monitort en waar nodig, de werkstrategie aanpast als de eisen van de omgeving vragen om een verandering. Het gaat hier dus om meer dan alleen het vergroten van de autonomie in teams.

Een zelforganiserend team is een alternatieve vorm van organiseren, om bewust effectieve organisaties te realiseren, waarbij het zelforganiserend vermogen centraal staat om zo optimaal gebruik te kunnen maken van talenten. Innovatief gedrag en organiseren op basis van vertrouwen staan hierbij centraal. Dat is dus breder dan enkel het ‘verstrekken’ van meer autonomie. Het ontwikkelen van het (persoonlijk) leiderschap speelt een belangrijke rol in het ontwikkelen en bevorderen van zelforganisatie.”

Fasen van zelforganisatie

Fase: Bundeling individuen

Vergroten van zelfstandigheid v/h team

Kennis en vaardigheden in kaart gebracht

Inzetten op verbreding en versterking van kennis en vaardigheden

Fasen van zelforganisatie

Fase: Groep Verder vergroten van vakvolwassenheid en

zelfstandigheid

Ontwikkelen van het gevoel van eengezamenlijke verantwoordelijkheid

Duidelijke afspraken en voorwaarden, t.a.v. zowel prestaties als samenwerking

Waardoor vergroting van de organisatorischezelfstandigheid

Fasen van zelforganisatie

Fase: Team Vergroten resultaatverantwoordelijkheid,

groepsautonomie en de samenwerking

Teams ontwikkelen sociale volwassenheid, vertrouwen en onderlinge verbondenheid

Teams functioneren zonder interventies van eenleidinggevende

Besluitvorming vindt plaats op basis van consensus gericht op een gezamenlijkeresultaatverantwoordelijkheid

Fasen van zelforganisatie

Fase: Open team Onderling verbonden en sociaal volwassen

In staat flexibel te anticiperen op zowel interne alsexterne ontwikkelingen

Beschikt over en ontwikkelt vakinhoudelijke kennisen vaardigheden

Gezamenlijk verantwoordelijkheidsgevoel voorzowel processen als resultaten

Geeft invulling aan organisatorischezelfstandigheid, autonomie en resultaatgerichtheid

Fasen van zelforganisatie

Ontwikkelingsfasen van zelforganisatie

Valkuilen en voorwaarden

De organisatie en de mensen veranderen niet…

Vaak vraagt het werken met zelforganiserende teams omgrote veranderingen binnen de structuur en cultuur van de organisatie

Valkuilen en voorwaarden

Voorbeelden van valkuilen:

Achteruitgaande prestaties/resultaten

Onvoldoende volwassenheid en te weinig organiserendvermogen

Vasthouden aan oude (gedrags)patronen

Individualistisch gedrag

Ontwijken van besluitvorming

Vakvolwassenheid en resultaatgerichtheid ontwikkelt nietnaar groepsniveau

Valkuilen en voorwaarden

Hoofdrandvoorwaarden¹:

Regelruimte

Met regelruimte wordt bedoeld dat de organisatie het team daadwerkelijk vrijheid van

handelen en beslissingsbevoegdheid geeft voor bijvoorbeeld het inrichten van het

werk en het formuleren van (team)doelstellingen.

Organiserend vermogen

Met organiserend vermogen wordt bedoeld dat het team en de daarbij behorende

individuen vaardigheden bezitten (ontwikkelen) die nodig zijn om zaken te

organiseren.

Motivatie

Met motivatie wordt bedoeld dat medewerkers daadwerkelijk (intrinsiek) gemotiveerd

zijn om zelforganiserend te werken. Wanneer dit niet het geval is heeft dit negatieve

invloed op de eigen verantwoordelijkheid, de zelfstandigheid en de samenwerking, alle

drie essentiële eigenschappen bij zelforganisatie.

¹ Wesdorp, P. (2010)

Valkuilen en voorwaarden

Vertrouwen in zelforganisatie

Vertrouwen is binnen zelforganisatie cruciaal!

Van de organisatietop tot onderin, van team tot individu.

Iedereen moet vertrouwen hebben in de competentie van de teams en verantwoordelijkheden uit handen durven geven.

Een consistente open houding waarbij gefaciliteerd en richting gegeven wordt.

Vertrouwen en integriteit binnen het team.

Respect en dialoog.

Zelfvertrouwen, durven veranderen, kwetsbaar tonen.

Durven nemen van verantwoordelijkheid voororganisatie/team resultaten evenals voor het eigen gedragen de persoonlijke ontwikkeling.

Jaargesprekken

Een definitie van de toegevoegde waarde:

Het uitgebreid op gelijkwaardige en open wijze behandelen van het functioneren van een

medewerker geeft inzicht in diens kwaliteiten, prestaties en ontwikkelgebieden.

Het geeft inzicht in wat een medewerker motiveert, wat diens ambities zijn en waar

ontwikkelmogelijkheden liggen.

Middels dit inzicht kan tijdig gericht worden geacteerd om de prestaties, ontwikkeling,

ontplooiing en ondersteuning van de medewerker te organiseren en realiseren.

Mede hierdoor wordt vormgegeven aan goed functionerende, gemotiveerde en vitale

medewerkers, hetgeen cruciaal is voor iedere organisatie.²

²Rendement (z.j.)

Jaargesprekken

Verschijningsvormen

Hierarchisch individueel functioneringsgesprek

Team beoordelingen

180-graden feedback

360-graden feedback

Jaargesprekken

Soorten instrumenten

Jaargesprekken

Soorten instrumenten

Tegen-Onder (TO)

dominant gedrag: opstandig

zelfdefinitie: ik ben anders dan anderen, ik heb niemand nodig

definitie van de ander: jij bent onbetrouwbaar, jij mag mij niet

relatiedefinitie: verwerp me, haat me maar

Kwaliteiten

- maakt goede afweging

- komt op voor zijn mening

- is kritisch

- let op de details

- geen meeloper

Valkuilen

- geen vooroploper, wacht af

- weet soms van geen ophouden (met kritisch-zijn)

- benadert problemen als iets negatiefs

WORKshop

Hoe zijn jaargesprekken nu vormgegeven binnen de organisatie?

Welke (deel)vorm van jaargesprekken is passend voor de zelforganiserende teams binnen jouw organisatie? (180-graden feedback, 360-graden feedback, hei-dagen, teamscan, et cetera)

Wat is nodig om deze vorm van jaargesprekken succesvol te implementeren? (mate van facilitering, cultuur & gedrag, opleiding, hiërarchie, doelstellingen, ontwikkeling, tijdsfactor et cetera)

Extra: Wat betekent dit voor de Ondernemingsraad?

Resultaten

OF

Afronding