I B A N N L 1 4 R A B O 0 3 4 5 8 6 3 0 0 3 | K . v . K . H a a r l e m 3 4 0 8 1 8 5 6

Automatische verwerking inkoopfacturen

- Whitepaper DDi Factuur -

DDi

Automatische verwerking inkoopfacturen

Whitepaper DDi Factuur

10 december 2014

2

Alle in dit document beschreven gegevens zijn vertrouwelijk van aard en alleen bestemd voor direct

betrokken medewerkers van geadresseerde en DDi. Geen van de genoemde partijen heeft het recht om

zonder schriftelijke toestemming van DDi bv informatie uit dit document te verschaffen aan derden. Alle

rechten zijn uitdrukkelijk voorbehouden.

3

Management samenvatting

Omdat tijd een kostbaar bezit is en deze whitepaper u meer dan uitgebreid informatie verschaft over alle

noodzakelijke facetten van en over DDi Factuur, hebben wij gemeend u allereerst van dienst te zijn met een

management samenvatting.

DDi BV uit Hoofddorp is een gespecialiseerd softwarehuis op het gebied van scanning en herkenning,

workflow management en elektronisch document management. Met behulp van deze technieken

ontwikkelen wij specifieke softwareoplossingen welke veelal een directe bijdrage leveren aan de verbetering

van uw concurrentiekracht en uw bedrijfsresultaat. Eén van deze toepassingen is zonder twijfel DDi Factuur.

DDi Factuur is een complete oplossing om de verwerking van inkoopfacturen volledig te automatiseren.

Inkomende facturen worden met behulp van een scanner gedigitaliseerd en gedurende de rest van hun

levensduur (minimaal 7 jaar ten behoeve van de fiscus) digitaal verwerkt en gearchiveerd. Zelfs het inboeken

van de factuur vindt (middels intelligente herkentechnieken) automatisch plaats. Het coderen van de factuur

blijft in veel gevallen een handmatige handeling.

Alle facturen (inclusief boekings- en coderingsgegevens) zullen door uw budgethouders, projectmedewerkers

en/of directieleden op juistheid gecontroleerd moeten worden. DDi Factuur levert hier een belangrijke

bijdrage, door de facturen als digitaal document op tijd aan de juiste medewerker aan te bieden voor

controle. DDi Factuur levert echter niet alleen op tijd af. Zij blijft de factuur voor u volgen, informeert tijdig de

juiste personen als een factuur ergens te lang blijft liggen, raakt nooit een factuur kwijt en verzamelt alle

procuratiegegevens. Aan de hand van de door u ingestelde procuratieregels wordt geen enkele factuur

onterecht betaalbaar gesteld, of het tegenovergestelde: niet of te laat betaald.

Een integratie met uw financiële applicatie is hierbij onontbeerlijk. DDi Factuur heeft een aantal

gestandaardiseerde interfaces, waardoor koppelingen met veel financiële pakketten vlot en eenvoudig zijn te

realiseren. Belangrijke toegevoegde waarde van deze koppeling is de uitwisseling van gegevens. Informatie

wordt niet meer dubbel vastgelegd (minder fouten), vanuit het vertrouwde boekingsscherm, krijgt u direct

toegang tot de factuur en het bijbehorende ‘procuratieverslag’ (‘wie’ heeft ‘wat’ en ‘wanneer’ iets met de

factuur gedaan).

DDi Factuur is voor de volle 100% ontwikkeld door DDi. Wij kunnen daarom eventueel extra gewenste

functionaliteit snel en kundig voor uw organisatie realiseren. Toch zult u snel merken dat u geen extra

wensen nodig heeft. DDi Factuur is een complete en zeer flexibele oplossing welke zich op maat laat inrichten

binnen uw en iedere andere organisatie. Hiervan zijn wij overtuigd.

Tot slot, iets over onze aanpak. De implementatie DDi Factuur is een relatief kleinschalig project, dat wij

gezamenlijk uitvoeren. De door uw organisatie aangeleverde informatie levert een gedetailleerde blauwdruk,

welke de basis vormt voor de inrichting van DDi Factuur. Naast de inrichting verzorgen wij tevens de

werkinstructie aan gebruikers en een professionele cursus aan uw applicatiebeheerders. Vanzelfsprekend

staan wij u ook later nog bij. Wij zorgen ervoor dat u altijd de meest recente versie van de software in huis

heeft en blijven verantwoordelijk voor de koppeling tussen uw financiële pakket en DDi Factuur, waarbij u op

ieder gewenst moment gebruik kan maken van onze helpdesk. Daarnaast zorgen wij ervoor dat uw

medewerkers altijd in contact komen met een ter zake kundige medewerker van onze helpdesk.

4

De belangrijkste voordelen van DDi Factuur beknopt samengevat:

• Waarneembaar verbeterde uitvoering van uw procuratieprocessen (zeker bij een gecentraliseerde

administratie en een gedecentraliseerde organisatie);

• Significante verlaging van de factuurverwerkingskosten (tot wel 60%);

• Continu controle over de complete factuurstroom;

• Relevante opbouw van management informatie over procuratieprocessen;

• Fiscus juicht automatisering van administratieve processen toe;

• Alle relevante factuurgegevens inclusief de factuur en procuratieverslag zijn direct te raadplegen

vanuit een financieel pakket;

• Lagere belasting van uw administratieve medewerkers door automatische factuurboekingen, minder

navraag naar status en locatie facturen en het onnodig reproduceren van facturen en boekingen;

• Betalingskortingen effectueren door korte doorlooptijd procuratieproces;

• Directe kostenbesparing op onnodige rente- en incassokosten wegens te late betalingen.

5

Inhoudsopgave

1 Inleiding ......................................................................................................................................... 6

2 DDi Factuur, functioneel ................................................................................................................ 8

2.1 Scannen van facturen .......................................................................................................................... 8

2.2 Facturen inboeken ............................................................................................................................... 9

2.2.1 Handmatig inboeken vs OCR-herkenning ............................................................................................ 9

2.3 Coderen factuur ................................................................................................................................... 9

2.3.1 Digitale Blokstempel .......................................................................................................................... 10

2.4 Accorderen factuur ............................................................................................................................ 10

2.5 Betaalbaar stellen factuur ................................................................................................................. 11

2.6 Elektronisch archiveren factuur en Procuratiegegevens ................................................................... 11

2.6.1 De opslag ........................................................................................................................................... 11

3 DDi Factuur, techniek ................................................................................................................... 12

3.1 De DDi Factuur database en file server ............................................................................................. 12

3.2 Werkstations ...................................................................................................................................... 12

3.3 Koppelingen en integraties ................................................................................................................ 12

3.3.1 Koppeling met financieel pakket ....................................................................................................... 13

3.3.2 Integratie e-mail client....................................................................................................................... 13

3.3.3 GroupWare integratie........................................................................................................................ 13

3.4 Hoog volume documentscanners ...................................................................................................... 14

4 Inrichten en beheren ................................................................................................................... 15

4.1 Applicatiebeheer ............................................................................................................................... 15

4.2 Implementatie ................................................................................................................................... 16

6

1 Inleiding

Dit document is een uitgebreide productbeschrijving van de softwaretoepassing DDi Factuur. Het geeft

financiële administraties van verschillende bedrijven en instellingen inzicht in de mogelijkheden die worden

geboden met DDi Factuur. DDi Factuur is een softwareoplossing voor het elektronisch verwerken van

inkoopfacturen. Daarbij is het van belang nu reeds op te merken dat DDi Factuur kan samenwerken met

nagenoeg alle financiële applicaties.

Steeds meer bedrijven en instellingen merken dat de handmatige verwerking van inkomende facturen een

tijdrovend en kostbaar proces is. Met behulp van moderne document management en workflow technieken

is dit factuurverwerkingsproces aanzienlijk te vereenvoudigen.

Wettelijke bewaartermijn

De wettelijke bewaartermijn voor de financiële administratie is 7 jaar. Het opslaan van al deze documenten

neemt veel archiefruimte in beslag en het terugzoeken is tijdrovend. Daarom besluiten organisaties steeds

vaker hun inkomende facturen te digitaliseren.

Het elektronisch verwerken van facturen brengt diverse voordelen met

zich mee. We noemen hier enkele:

Totale controle over het procuratieproces:

1. Verkorten van de doorlooptijd per factuur;

2. Beperking fysieke archiefruimte door digitale opslag;

3. Snel en gemakkelijk facturen terugvinden;

4. Direct te koppelen aan administratieve softwarepakketten;

5. Minimalisatie handmatige werkzaamheden lijdt tot een aanzienlijke efficiency verbetering;

6. Verbetering van de servicegraad door directe beschikbaarheid van alle relevante gegevens.

DDi Factuur is een kant en klare oplossing, die op basis van een aantal

vernieuwde technieken, nieuwe mogelijkheden biedt voor het elektronisch

verwerken van inkoopfacturen. In het komende hoofdstuk zal het product

DDi Factuur uitgebreid worden omschreven. Aan de orde komen

ondermeer de werking en de techniek van DDi Factuur.

In hoofdstuk drie wordt nader ingegaan op de technische architectuur van

DDi Factuur. Allereerst zal gesproken worden over de scaninterface in

combinatie met de ‘digitale blokstempel’. Deze blokstempel speelt in het

totale verwerkingsproces een dominante rol. Vanzelfsprekend gaan we

niet voorbij aan de koppeling tussen DDi Factuur en administratieve

software pakketten. Verder zal een technische uiteenzetting worden

gegeven van de workflow en archiveringsinterface.

Ook de fiscus is volop in beweging om

‘fiscaal betrokken documenten’

elektronisch vast te laten leggen.

Hiertoe heeft zij de beleidsnotitie

opgemaakt met als nummer: Artikel

52(*) 1. Administratie/ bewaarplicht

Aantekening 29. Notitie

administratieverplichting en

elektronische gegevensverzamelingen.

Inlichtingenverplichtingen. Fiscale

sancties. Diversen AWR Art.gewijs

comm. AWR art. 47 t/m 96.

Een kopie van deze notitie kunt u

opvragen bij DDi.

7

Hoofdstuk vier staat geheel in het teken van het inrichten en beheren, waarbij ook het onderdeel

implementeren naar voren komt.

Tot slot, in hoofdstuk vijf, een bedrijfsprofiel van DDi. Hierin wordt beschreven wie DDi is, waar zij voor staat

en met welke vakgebieden zij zich nog meer bezighoudt.

8

2 DDi Factuur, functioneel

DDi Factuur is speciaal ontwikkeld om tijd, ruimte en geld te besparen die

gemoeid zijn met de verwerking van inkoopfacturen. DDi Factuur is een

complete oplossing, voorzien van moderne scanning, document

management en workflow technieken.

“Hoe werkt dat dan precies met DDi Factuur?”

Dit is een vraag die vaak wordt gesteld en door ons eigenlijk het beste beantwoord kan worden door het

geven van een demonstratie. Toch willen wij proberen een duidelijk inzicht te geven hoe DDi Factuur in het

dagelijks gebruik functioneert.

Dagelijks ontvangt uw organisatie facturen van uw leveranciers. Het

verwerken van deze facturen neemt vaak veel tijd in beslag. Een factuur

wordt ingeboekt en voorzien van een boekingsnummer en een

blokstempel. Vervolgens wordt de factuur verzonden naar de

budgethouder(s). In de eerste plaats om de factuur goed te keuren en

eventueel in de tweede plaats de factuur te coderen (toekennen van

grootboekrekening en kostenplaats).

Binnen dit proces zijn er belangrijke knelpunten te onderkennen: Het is de bedoeling dat budgethouders hun

taak zo snel mogelijk uitvoeren, zodat facturen op tijd en juist afgehandeld kunnen worden. Toch nemen

budgethouders – om allerlei redenen – meer tijd dan gewenst, facturen raken tijdelijk (of voor eeuwig) zoek

en de financiële administratie is gedurende dit proces slecht geïnformeerd (waar is de factuur en waarom is

deze nog niet afgehandeld?).

Juist deze knelpunten worden met DDi Factuur voor een belangrijk deel weggenomen en zorgen voor een

grote besparing op de kosten van factuurverwerking. Hieronder leest u hoe.

De belangrijkste – voor alle gebruikers waar te nemen – verandering met DDi Factuur is de factuur. Deze

wordt voortaan als digitaal (gescand) document via de PC toegestuurd.

2.1 Scannen van facturen

Bij binnenkomst worden de facturen (en eventuele bijlagen) uit de envelop

gehaald en met behulp van een professionele document scanner gescand.

Normaal gesproken vindt het scannen plaats op de financiële administratie.

Aan de factuur wordt tegelijkertijd een op dat moment nog lege ‘digitale

blokstempel’ gekoppeld.

Kort samengevat neemt DDi Factuur

een groot deel van de knelpunten weg

die op grote schaal in het van factuur-

verwerkingsproces. worden

waargenomen

Elke organisatie is uniek en heeft haar

specifieke werkwijze. DDi Factuur laat

zich eenvoudig inrichten naar iedere

gewenste werkwijze. Elektronische

verwerking van inkomende facturen

met DDi Factuur is daarom gemakkelijk

in te vullen naar de wensen op uw

financiële afdeling.

Belangrijkste voordelen scannen

inkoopfacturen:

• Automatische herkenning van

factuurgegevens;

• Minimalisatie van handmatige

invoer van factuurgegevens;

• Grote capaciteit van het aantal te

verwerken facturen;

• Koppeling met financiële applicatie

voor gegevens uitwisseling.

9

2.2 Facturen inboeken

Via de digitale blokstempel wordt de factuur in één keer ingeboekt in zowel uw administratieve

softwarepakket als DDi Factuur. Het betreft hier in de eerste plaats het inboeken van de primaire

boekingsgegevens, zoals crediteurgegevens, factuurbedrag, factuurdatum, factuurnummer, omschrijving en

eventueel ordernummer. Het boekstuknummer en de boekingsdatum worden, zoals gewoonlijk, door uw

financiële pakket aan de boeking gekoppeld.

2.2.1 Handmatig inboeken vs OCR-herkenning

Op dit moment boekt u vermoedelijk al uw facturen handmatig in. Met DDi Factuur kan dit nog steeds.

Echter, door het inzetten van OCR-herkenning kan ook dit deel van het proces geautomatiseerd worden.

Vooral bij grote hoeveelheden facturen zal een investering in OCR-herkenning al snel rendabel zijn.

Hoe werkt deze OCR-herkenning in de praktijk?

Nadat een factuur is gescand, kan deze via OCR-herkenning automatisch

worden ingeboekt. Hiertoe is het van belang allereerst de factuur te

identificeren (van welke leverancier is deze factuur). Identificering vindt

primair plaats aan de hand van het bank- (giro) rekeningnummer en het btw-

nummer (vanaf 1-1-2004 verplicht mee te drukken/printen op factuur).

Verder worden indicaties zoals bijvoorbeeld postcode, telefoonnummer,

KvK-nummer en huisnummer gebruikt om met zekerheid de juiste crediteur te identificeren.

Met behulp van deze gegevens worden de juiste crediteurgegevens (waaronder crediteurnummer) opgehaald

uit uw financiële pakket. Daarnaast wordt in DDi Factuur van alle crediteuren de factuur lay-out aangemaakt

en bijgehouden.

Hierdoor is van iedere factuur precies bekend waar de overige relevante boekingsgegevens staan, zoals

factuurdatum, factuurnummer, factuurbedrag en eventueel ordernummer. Deze gegevens worden herkend,

gevalideerd op juistheid en de factuur wordt via de koppeling met uw financieel pakket ingeboekt (precies

zoals u dit handmatig zou doen). Het eerste deel van het boekingsproces is hiermee afgerond.

2.3 Coderen factuur

Nadat een factuur is ingeboekt zal deze gecodeerd moeten worden (wij bedoelen hiermee dat de factuur

boekhoudkundig op de juiste kostenplaats(en) cq. grootboekrekening(en) moet drukken). Dit moment van

coderen verschilt per organisatie, maar beperkt zich vaak tot twee mogelijke momenten:

1. Direct na het inboeken van een factuur of

2. Pas nadat een factuur door budgethouders is goedgekeurd. In dit geval wordt door de

budgethouder vaak aangegeven wat de juiste kostenplaats moet zijn, waarna de factuur bij

terugkomst in het financiële pakket wordt gecodeerd.

DDi Factuur is gemakkelijk te koppelen

aan financiële systemen als: Exact, SAP,

FIS2000, Bomas, Vila, AccountView,

PeopleSoft, DBS, FinoFix, FINPAK,

Assistance, Eniac Finance, Unit4

Multivers, Navision, AFAS of andere

specifieke financieel administratieve

softwarepakketten.

10

2.3.1 Digitale Blokstempel

Juist om dit proces van coderen en ook accorderen op een juiste wijze te

ondersteunen, biedt DDi Factuur een zogenaamde Digitale Blokstempel. In

deze blokstempel worden alle boekings- en coderingsgegevens van een

factuur opgenomen. Per factuur wordt derhalve een blokstempel gecreëerd,

welke voor altijd met de factuur verbonden blijft.

Als een factuur nog niet gecodeerd is, wordt deze naar een budgethouder

verstuurd (digitaal). De budgethouder kan nu redelijk eenvoudig de factuur

met behulp van de Digitale Blokstempel coderen. Aan de hand van hetgeen is vastgelegd in het

procuratieschema, vervolgt de factuur het verdere proces (van accorderen).

2.4 Accorderen factuur

De meeste organisaties hebben in een procuratieschema vastgelegd met

welke procedure een factuur geaccordeerd dient te worden. Vaak wordt,

aan de hand van kostendrager en hoogte van bedrag, bepaald welke

personen binnen een organisatie de factuur moeten accorderen. Overigens

kunnen ook per organisatie specifieke condities van invloed zijn. Al deze

specificaties kunt u opnemen in het procuratieschema binnen DDi Factuur.

Wat nu te doen?

Een medewerker ontvangt een factuur met het verzoek deze te

accorderen. Daarbij wordt, naast de factuur, tegelijkertijd de Digitale

Blokstempel getoond. Daarnaast geeft een werkinstructie aan wat er van

de medewerker wordt verwacht. Het is nu aan de medewerker de factuur

en boekings- cq. coderingsgegevens te beoordelen en deze GOED of AF te

keuren. Naar wens kan men tevens nog commentaar toevoegen aan de

factuur (dit is vooral gewenst als een factuur wordt afgekeurd).

GOED of AFkeuren en hoe dan verder?

In het procuratieschema is vastgelegd wat iedere vervolgstap is nadat een

medewerker een factuur heeft beoordeeld. Aan de hand van de keuze van

de medewerker, zorgt DDi Factuur ervoor dat de factuur de route verder

doorloopt. Dit proces stokt nooit en een factuur zal altijd op tijd bij de juiste persoon terechtkomen. Ook deze

persoon voert zijn taak weer uit en DDi Factuur bezorgt de factuur weer volledig automatisch bij de volgende

medewerker. Net zo lang totdat de factuur het gewenste (en bedoelde) proces gegarandeerd heeft

doorlopen.

Één van de meest specifieke en

krachtige functionaliteit van DDi

Factuur is de DIGITALE BLOKSTEMPEL.

Deze blokstempel wordt samen met de

factuur verzonden aan de

desbetreffende perso(o)n(en).

Bijbehorende werkinstructie maakt de

gebruiker duidelijk wat er van hem

wordt verwacht.

In DDi Factuur kan ieder gewenst

PROCURATIE SCHEMA worden

vastgelegd. In dit schema staan precies

alle routines vastgelegd die de

coderings- en accorderingsroute van

iedere factuur bepalen. M.a.w. de

vastgelegde routines bepalen welke

medewerkers, welke facturen moeten

coderen cq. accorderen.

Belangrijkste voordelen automatische

routering facturen:

• Vermindering van de doorlooptijd

per factuur;

• Continu inzicht in status van een

specifieke factuur;

• Geen zoekgeraakte facturen tijdens

het procuratieproces;

• Historische informatie over traject

van de factuur;

• Procuratieprocedure wordt altijd

correct uitgevoerd;

• Kwaliteitsverhoging van het

procuratieproces.

11

2.5 Betaalbaar stellen factuur

Op het moment dat de inkoopfactuur het procuratieproces heeft doorlopen,

zal deze weer automatisch worden terugbezorgd bij de financiële

administratie. Door de koppeling tussen DDi Factuur en uw financiële pakket

kunnen de coderings- en accorderingsgegevens automatisch worden

afgehandeld. In dit proces kunt u nog iedere gewenste controle uitvoeren. Tot

slot zult u nog steeds (en vanzelfsprekend) in uw financiële pakket een

betalingsopdracht gaan aanmaken om de goedgekeurde factuur te betalen

(betaalbaar te stellen).

2.6 Elektronisch archiveren factuur en Procuratiegegevens

Nadat de factuur is gescand en ingeboekt, is deze elektronisch gearchiveerd. Tijdens het gehele

procuratieproces wordt van iedere factuur in een ‘procuratieverslag’

vastgelegd: waar een factuur is geweest, welke persoon hoe en wanneer

een factuur heeft beoordeeld en wanneer de factuur klaar is voor

verwerking. Kortom: u heeft via uw PC continu toegang tot iedere factuur

en tegelijkertijd tot de status van een factuur.

Door DDi Factuur te koppelen aan uw administratieve applicatie kan van

iedere boeking direct een factuur (en alle bijbehorende gegevens)

geraadpleegd worden.

2.6.1 De opslag

De facturen worden elektronisch opgeslagen op de harde schijf (of

eventueel op een Cd-rom) zodat de archiefruimte beperkt blijft. Omdat er

voor facturen een wettelijk verplichte bewaartermijn van 7 jaar geldt, is

een fysiek beperkte opslagruimte dan ook zeker geen onbelangrijk punt.

DDi Factuur legt van iedere factuur een

zeer nauwkeurig dossier aan. Naast de

gescande factuur, worden tevens de

digitale blokstempel en het

procuratieverslag aan het dossier

toegevoegd. Middels het

boekingsnummer zijn deze

documenten onlosmakelijk met elkaar

verbonden. Dit biedt uw organisatie de

garantie dat de digitale verwerking van

inkoopfacturen zowel fiscaal als

juridisch een rechtsgeldig document is.

Belangrijkste voordelen elektronisch

archief:

• Geen archiefkasten met ordners

meer nodig.

• Direct toegang vanaf de PC tot een

factuur.

• Gelijktijdig dezelfde factuur

(facturen) inzien.

• Facturen worden nooit meer

verkeerd opgeborgen.

• Eenvoudig vanuit het archief een

kopie factuur doorzenden aan

derden (via bijvoorbeeld e-mail).

• Uitstekende beveiliging van alle

facturen tegen onbevoegden.

• Directe koppeling tussen de

gegevens in de financiële applicatie

en de factuur (opgeslagen in DDi

Factuur).

12

3 DDi Factuur, techniek

Technisch gesproken is DDi Factuur een relatief eenvoudig systeem. Het voldoet aan de hedendaagse

standaarden en laat zich hierdoor eenvoudig implementeren binnen een Microsoft Windows (of Novell)

netwerk omgeving. Kort samengevat ziet een totale configuratie er als volgt uit:

3.1 De DDi Factuur database en file server

In de eerste plaats heeft men een gecombineerde of gescheiden database-

en fileserver nodig met het besturingssysteem Windows NT of hoger. Met

betrekking tot de technische specificaties van deze server stelt DDi Factuur

niet meer eisen aan deze server dan opgelegd door het besturingssysteem

(OS) en/of databaseomgeving. Op deze server installeren wij de

desbetreffende database en DDi Factuur server toepassing. Als

databaseomgeving maakt DDi Factuur gebruik van Oracle (versie 7 of

hoger) of Microsoft SQL Server (versie 6.5 of hoger). Momenteel is een

ondersteuning van MySQL als database toepassing in volle gang en op een

later tijdstip zal tevens een LINUX server (als OS) gebruikt kunnen worden.

De server zorgt ervoor dat alle facturen en de daarbij behorende kenmerken worden opgeslagen in een

database op een hard drive, RAID5 en/of WORM (Write Once Read Many) media.

3.2 Werkstations

Voor de werkstations volstaan gangbare computers, waarop men met Windows95 of hoger (tot en met XP)

werkt. Daarnaast zal op één van de bestaande werkstations de scanner worden geïnstalleerd. Ook hier gelden

geen buitenissige systeemeisen. Volg de eisen die door het OS worden opgelegd (ons advies is nooit de

minimale eisen te hanteren, maar de gewenste systeemeisen) en DDi Factuur zal gegarandeerd naar behoren

functioneren.

3.3 Koppelingen en integraties

DDi Factuur kent diverse koppelingen en integraties. Deze koppelingen

dragen ertoe bij dat er een naadloze samenwerking bestaat tussen de door

uw organisatie gebruikte financiële toepassing en DDi Factuur. Daarnaast

maakt DDi Factuur gebruik van e-mail om facturen en bijbehorende

gegevens door te sturen naar de desbetreffende budgethouders. Tot slot is

het zelfs mogelijk om de clientversie van DDi Factuur grotendeels te

integreren binnen uw GroupWare omgeving, zoals bijvoorbeeld Novell GroupWise en Microsoft Outlook.

DDi Factuur is samengesteld uit een

aantal onderdelen. Een aantal centrale

toepassingen (scannen, herkennen en

de beheersoftware), een Server

toepassing (iFileServer, database en

fileserver) en de clientsoftware

(coderen, accorderen en archiveren).

Benodigde infrastructuur en

bijbehorende prijzen zijn daarbij sterk

afhankelijk van de hoeveelheid facturen

en het aantal budgethouders.

DDi Factuur biedt een standaard

koppeling naar diverse financiële

pakketten. Mede hierdoor kan binnen

DDi Factuur tijdens het coderen van de

juiste grootboekrekeningen,

kostenplaatsen, projectgegevens, e.d.

gebruik worden gemaakt.

13

3.3.1 Koppeling met financieel pakket

Voor een deugdelijke werking van DDi Factuur is een koppeling met uw financiële applicatie onontbeerlijk.

DDi Factuur biedt hiervoor een standaard interface, waardoor een koppeling met vrijwel ieder financieel

pakket is te realiseren. De mate van koppelen is daarbij sterk afhankelijk van de door u gewenste

functionaliteit.

De volgende vier functies zijn bijna in alle gevallen gewenst:

1. Het verkrijgen van standaard boekgegevens vanuit uw financieel pakket naar DDi Factuur;

2. Exporteren van de boeking van DDi Factuur naar uw financieel pakket (incl. tijdelijke boekingen);

3. Automatisch en definitief boeken vanuit DDi Factuur naar uw financieel pakket;

4. Het opvragen van facturen vanuit uw financieel pakket via DDi Factuur.

We benadrukken dat de functie van koppeling onder '1' en '2' een zeer wenselijke is. Deze koppeling zorgt

ervoor dat er m.b.t. alle boekgegevens een uitwisseling ontstaat tussen uw financiële toepassing en DDi

Factuur. De koppeling genoemd onder '3' is een uitbreiding op '1' en '2'. Door deze koppeling kan, aan het

eind van de fiatteringprocedure, een automatische actie worden opgestart om de boeking in uw financieel

pakket definitief te maken (incl. wijzigingen). Voor de koppeling genoemd onder '4' biedt DDi Factuur een

standaard interface die voor alle applicaties eenvoudig is aan te roepen.

Voor DDi Factuur zijn er inmiddels koppelingen gerealiseerd (of aan het realiseren) met FIS2000 (IBS

Nederland), Exact Financials, Exact Globe, Vila en Bomas (Getronics PinkRoccade HealthCare), DBS Finance,

FINPAK, FinoFix, AccountView, Peoplesoft, Eniac Finance, Assistance, Unit4 Multivers, Navision, SAP en AFAS.

3.3.2 Integratie e-mail client

Voor het verzenden en ontvangen van facturen ter accordering kan naast de client software van DDi Factuur

gebruik worden gemaakt van e-mail berichtgeving. Via de MAPI interface wordt een integratie gerealiseerd.

Hierdoor ontvangen gebruikers een e-mailbericht met daarin de melding dat men een factuur heeft

ontvangen welke gecontroleerd dient te worden.

Bij deze melding is een bijlage toegevoegd welke de gebruiker moet openen. Vervolgens wordt de factuur

tezamen met de digitale blokstempel getoond en ziet de gebruiker een werkinstructie met wat er van hem

verlangd wordt. Na het uitvoeren van werkzaamheden wordt de factuur per e-mail automatisch

doorgezonden naar de volgende budgethouder.

3.3.3 GroupWare integratie

Voor een verdergaande integratie met GroupWare producten met bijvoorbeeld Exchange, Lotus Notes of

Novell GroupWise wordt de acceptatiegraad van DDi Factuur in belangrijke mate vereenvoudigd. DDi Factuur

lijkt namelijk bij deze integratie een integraal onderdeel van uw GroupWare oplossing.

14

DDi Factuur kent een dergelijke integratie met Novell GroupWise. Binnen GroupWise komen voor DDi Factuur

specifieke mappen te staan. Een map met ‘nog te accorderen facturen’, een map met ‘afgehandelde facturen’

en een map met ‘status rapporten’’. DDi Factuur zorgt ervoor dat de juiste facturen automatisch in de juiste

mappen worden geplaatst, en dat notificaties via GroupWise worden verzonden als er een nieuwe factuur is

ontvangen of een factuur binnen een bepaalde tijd moet worden afgehandeld.

3.4 Hoog volume documentscanners

DDi Factuur werkt samen met vele document scanners. Document

scanners onderscheiden zich van de reguliere flatbed scanners, omdat zij

met relatief hoge snelheden grote hoeveelheden documenten kunnen

scannen. De keuze van de scanner zal doorgaans aan de hand van de

gewenste capaciteit worden gekozen.

DDi Factuur werkt samen met alle

bekende document scanners van

ondermeer Canon, Bell+Howell, Kodak,

Fujitsu, HP etc. Daarnaast kan met de

importmodule tevens ondersteuning

worden geboden aan zogenaamde

multifunctionals (kopieermachines die

tevens kunnen scannen). Alle bekende

merken zoals Canon, OCE, Minolta,

Xerox, Ricoh etc. worden ondersteund.

15

4 Inrichten en beheren

Voor de implementatie van DDi Factuur binnen uw organisatie zullen een aantal onderdelen specifiek moeten

worden ingericht, namelijk:

• Scan- en herkenprogrammatuur

• Procuratieprocessen

• Archieffunctie

4.1 Applicatiebeheer

Met DDi Factuur worden er voor het beheer gereedschappen geleverd die uitsluitend ter beschikking gesteld

kunnen worden aan daartoe geautoriseerde medewerkers (bijvoorbeeld applicatiebeheerders).

Om met het scannen te beginnen. Met name voor de automatische herkenning van facturen, zal de

programmatuur ingericht moeten worden om een onderscheid te kunnen maken tussen de inkoopfacturen

van uw leveranciers. Met de handige interface van DDi Factuur is dit snel aan te leren en daardoor makkelijk

te onderhouden.

Met de zogenaamde ‘designer’ van DDi Factuur (een onderdeel dat alleen beschikbaar is voor

applicatiebeheerders) kunnen de voor uw organisatie geldende procuratieprocessen worden aangemaakt. De

designer is een zeer krachtig stuk gereedschap waarmee u een grafische weergave maakt van uw

procuratieprocessen. U tekent als het ware uw processen uit in processchema’s.

Een proces bestaat in de grafische weergave uit een aantal stappen. Dit zijn

enerzijds ‘gebruikersstappen’ en anderzijds ‘systeemstappen’. Bij de

gebruikers-stappen kunt u exact vastleggen welke gebruiker binnen welke

termijn een bepaalde handeling moet uitvoeren (bijvoorbeeld accorderen

factuur). Bij een systeemstap kunt u vastleggen dat de factuur aan de hand

van een aantal kenmerken (bijvoorbeeld de hoogte van het factuurbedrag)

automatisch de door u gewenste route doorloopt. Een onderdeel van een

systeemstap is onder andere de procuratiematrix.

In de procuratiematrix legt u de procuratieregels van uw organisatie vast. Voorbeelden van regels zijn:

• Kostenplaats

De kostenplaats bepaalt welke budgethouder welke factuur moet controleren.

• Hoogte factuurbedrag

Afhankelijk van de hoogte van het factuurbedrag moeten bepaalde medewerkers wel of niet

meetekenen.

• Projectgegevens

De projectgegevens bepalen welke projectmedewerker mede een factuur moet accorderen.

Het zogenaamde rondje van de factuur

langs de budgethouders noemen wij

officieel het procuratieproces. In DDi

Factuur kunt u met behulp van de

procuratiematrix de zogenaamde

procuratieregels vastleggen. Aan de

hand van deze regels wordt per factuur

het juiste procuratieproces opgestart.

16

Met de beheertool iManage worden de gebruikers van DDi Factuur aangemaakt en vastgelegd welke rechten

de gebruikers hebben. Om te beginnen kan met iManage een uitgebreid financieel archief worden

aangemaakt en kunnen de rechten per gebruiker worden bepaald. Tevens kunnen voor dit archief

zogenaamde zoekvelden worden aangemaakt (de kenmerken waarmee opgeslagen facturen teruggevonden

kunnen worden).

Per zoeksleutel kan zelfs worden opgegeven aan welke definities deze moet voldoen. Ook kan voor iedere

factuur worden vastgelegd welke gebruikers volledig, gedeeltelijk of geen toegang wordt verleend.

4.2 Implementatie

DDi Factuur is geen generieke toepassing, welke zich vanuit de ‘doos’ laat installeren. Voordat DDi Factuur

daadwerkelijk in gebruik kan worden genomen, zal er allereerst een blauwdruk worden gemaakt van de door

u gewenste procuratieprocessen. Inrichting van DDi Factuur vindt daarna plaats volgens de hierin beschreven

processen. Alle activiteiten zullen op basis van de blauwdruk in samenspraak met medewerkers van uw

organisatie worden afgestemd.

Kort samengevat vindt u de volgende informatie terug in de blauwdruk:

• Omschrijving gewenste koppeling tussen uw financiële applicatie een DDi Factuur;

• Omschrijving van de door uw organisatie gewenste procuratieregels en daaruit voortkomende

procuratieprocessen;

• Schematische weergave hiervan;

• Overzicht gebruikers van DDi Factuur en de rechten die zij krijgen toebedeeld;

• Plan van aanpak uitvoering werkzaamheden.

Tijdens het gehele implementatietraject zult u volledig ondersteund worden door één van onze ter zake

kundige project consultants. Vanuit onze organisatie neemt hij de verantwoordelijkheid op zich om DDi

Factuur naar de wensen en inzicht van uw eigen organisatie bij u te implementeren. Wij adviseren u daarbij

dringend ook één van uw eigen medewerkers (in de vorm van een projectleider) dezelfde

verantwoordelijkheid te geven binnen uw organisatie. Samen zullen zij ervoor zorgen dat de implementatie

van DDi Factuur binnen uw organisatie vlot en op professionele wijze wordt uitgevoerd.

17

Wij onderscheiden bij de implementatie van DDi Factuur de volgende stappen:

1. Samenstelling projectteam DDi Factuur;

2. Afstemmen stappenplan;

3. Ontwerp blauwdruk procuratieprocessen;

4. Samenstelling Plan van Aanpak (PvA);

5. Installatie hard- en software;

6. Inrichten scan- en herkenprogrammatuur;

7. Inrichten procuratiematrix en toepassen procuratieregels;

8. Testen procuratieprocessen;

9. Eventuele verfijning doorvoeren;

10. Instructie gebruikers;

11. Instructie applicatiebeheerders;

12. Werkplekbegeleiding tijdens eerste operationele fase;

13. Formele in gebruik name DDi Factuur;

14. Nazorg.

Verder benadrukken wij onze uitmuntende expertise op het gebied van softwareontwikkeling en consultancy.

Dit betekent overigens niet dat wij geen verstand hebben van hardware en netwerk infrastructuren. Naar

wens (en indien noodzakelijk) kunnen wij deze kennis tijdens de implementatie van buitenaf inhuren (wij

hebben hiervoor speciale partnerships). Echter, in de regel heeft iedere organisatie voor de levering van

diensten en producten op het gebied van hardware en infrastructuren een vaste leverancier. Wij adviseren

dan ook voor deze producten (met uitzondering van de scanner, welke u beter samen met DDi Factuur bij ons

kunt aanschaffen) gebruik te blijven maken van uw vaste leverancier.

Voor de realisatie van DDi Factuur binnen een organisatie rekenen wij er op, dat de benodigde server en

werkstations reeds operationeel zijn in het netwerk.

Wat wij per definitie altijd verzorgen, is de installatie en inrichting van DDi Factuur op de server en de

werkstations. Daarnaast installeren wij de scanner en coördineren wij alle werkzaamheden die te maken

hebben met koppelingen naar andere applicaties.

18

Over DDi en DDi-ers

In deze 24-uurs economie is het aantal mogelijkheden en momenten om als klant te communiceren fors

toegenomen. Veel van deze communicatie vindt nog steeds schriftelijk plaats. Via de e-mail, social media,

web portalen, traditionele post, et cetera. Nagenoeg ieder bericht van je klant is een opdracht aan je

organisatie om wat te doen. Door de verscheidenheid komen deze ‘berichten’ op verschillende plekken en in

verschillende vorm je organisatie binnen. Waar en hoe ze binnenkomen is niet direct voorspelbaar. Waar het

over gaat is niet direct duidelijk. Wie er wat mee moet vaak al helemaal niet. Voordat het bericht bij de juiste

behandelaar(s) ligt is deze al door vele handen gegaan en misschien wel geprint, gekopieerd en/of opnieuw

gescand. Met als gevolg te veel mensen met het ‘document’ bezig zijn i.p.v. de inhoud. Status onderhanden

werk is niet duidelijk. Afdelingen/mensen roepen dat ze het te druk hebben. De klant moet te lang wachten

op reactie (klant gaat misschien klagen dus nog meer werk). Tegelijkertijd leven we in een tijd dat marges

slinken en het aantal documentuitwisselingen groeit. Laatst zei een directeur van een bedrijf tegen mij: “Als ik

mijn informatie processen niet aanpak dan besta ik over twee jaar niet meer”.

Ongetwijfeld herkent niet ieder dienstverlenende organisatie zich in bovenstaande situatie. Gelukkig niet.

Tegelijkertijd komen wij – DDi-ers – dikwijls in contact met organisaties die hier wel mee worstelen en van

deze worstelingen af willen, of zelfs moeten. Dan zijn ze bij DDi Information Automation Engineers aan het

juiste adres. De veelzijdigheid van de DDi software biedt reeds voor vele organisaties een passende oplossing

voor bijvoorbeeld het bovengenoemde vraagstuk. Bovendien (en vanzelfsprekend) beheersen alle DDi-ers de

magie van het data capture en document management vak.

Thom Menssink

Directeur DDi Information Automation Engineers

DDi BV

Binnenweg 18

2132 CT Hoofddorp

The Netherlands

Phone +31 88 567 2000

www.ddi.nl

info@ ddi.nl

KvK Haarlem 34081856

IBAN NL14 RABO 0345 8630 03