Digitale Factuurverwerking geeft Carante méér tijd voor zorg. · Digitale Factuurverwerking geeft...
2
Case: Carante Groep Digitale Factuurverwerking geeft Carante méér tijd voor zorg. . Uitdaging • Volledig digitale verwerking van inkoopfacturen; • Koppeling met financieel systeem CODA. Oplossing • Implementatie Ricoh Digitale Factu- urverwerking op basis van BasWare; • Integratie met financiële pakket CODA. • Gebruikerstraining. Versnelling van administratieve processen. Zorginstellingen ervaren dat er meer tijd voor de zorg gewonnen kan worden als ondersteunende processen efficiënter verlopen. Zo ook ASVZ Zuid West, onderdeel van de Carante Groep, die jaarlijks meer dan 35.000 facturen verwerkt. Tot voor kort handmatig. Dit kostte veel tijd, die Carante liever besteed zag aan het primaire proces: zorg- verlening aan (verstandelijk) gehandicapten, ouderen en psychiatrische patiënten. IT-verantwoordelijke Jerry van Rekom: “Binnenkomende facturen werden ingeschreven, gestempeld, gekopieerd en vervolgens per interne post verzonden naar alle controleurs. Gezien het feit dat wij beschikken over 250 budgethouders, verspreid over een honderd- tal locaties in Zuid West Nederland, duurde het vaak weken voor een factuur door alle hiervoor verantwoordelijke personen was geaccordeerd en kon worden betaald. Het was de hoogste tijd om dit slimmer aan te pakken. De hiertoe opgerichte werkgroep factuurverwerking selecteerde uiteindelijk de Ricoh-oplossing Digitale Factuurverwerking.”
Transcript of Digitale Factuurverwerking geeft Carante méér tijd voor zorg. · Digitale Factuurverwerking geeft...
Case: Carante Groep
Digitale Factuurverwerking geeft Carante méér tijd voor zorg. .
Uitdaging• Volledigdigitaleverwerking
van inkoopfacturen;
• Koppelingmetfinancieelsysteem
CODA.
Oplossing• ImplementatieRicohDigitaleFactu-
urverwerkingopbasisvanBasWare;
• Integratiemetfinanciëlepakket
CODA.
• Gebruikerstraining.
Versnelling van administratieve processen. Zorginstellingenervarendatermeertijdvoordezorggewonnenkanwordenalsondersteunendeprocessenefficiënterverlopen.ZoookASVZZuidWest,onderdeelvandeCaranteGroep,diejaarlijksmeerdan35.000facturenverwerkt.Totvoorkorthandmatig.Ditkostteveeltijd,dieCarantelieverbesteedzagaanhetprimaireproces:zorg-verleningaan(verstandelijk)gehandicapten,ouderenenpsychiatrischepatiënten.IT-verantwoordelijkeJerryvanRekom:“Binnenkomendefacturenwerdeningeschreven,gestempeld,gekopieerdenvervolgensperinternepostverzondennaarallecontroleurs.Gezienhetfeitdatwijbeschikkenover250budgethouders,verspreidovereenhonderd-tallocatiesinZuidWestNederland,duurdehetvaakwekenvooreenfactuurdoorallehiervoorverantwoordelijkepersonenwasgeaccordeerdenkonwordenbetaald.Hetwasdehoogstetijdomditslimmeraantepakken.DehiertoeopgerichtewerkgroepfactuurverwerkingselecteerdeuiteindelijkdeRicoh-oplossingDigitale Factuurverwerking.”
Zorg voor Digitale Factuurverwerking!
Resultaat• Korteredoorlooptijd
factuurverwerking;
• Inzichtinfactuurstatus;
• Beveiligdearchivering;
• Besparingpapieren
archiefruimte;
•Meertijdvoorzorg.
Snel controleren, betalen, opslaan en terugvinden!“Dehandmatigeprocesstappenverlopennuvolledigelektronisch.Warenwevoorheenmetéénfactuurweldriewekenindeweer,tegenwoordigverloopthetverwerkingsprocessomsinééndag!Datbetekent:meerhandenvrijvooranderetaken!DeopBasWaregebaseerdeoplossingvoorfactuurverwerkingvanRicohisvooronsechteenuitkomst!Tegenwoordigwordenfacturencentraalgescand,waarbijgegevensalskostenplaatsenbudgethouderautomatischwordenherkendentoegevoegdaanhetdigitalebestand.Zondertijdverliesvolgtelkefactuurelektronischaltijddejuisteroute.Allecontroleurskrijgeneenautomatische-mailberichtalsereenfactuur‘klaarstaat’voorcontrole.Directnaontvangstvanhetlaatstebeno-digdeakkoordwordtdefactuuropgeslagen,geboektenbetaalbaargesteldviaonsbestaandefinanciëlepakketCODA,datoverigensprobleemloosintegreertmetdesoftwarevanRicoh.”
Altijd up-to-date inzicht in de factuurstatus.“Tijdensditprocesisdefactuurstatusopelkmomentinzichtelijk.Zokunnenweiedereenhieroverdirectinformeren.Leveranciersworden nu altijd op tijd betaald en wij zijn geen tijd meer kwijt aan hetopsporenvanfacturen.Wantelkedigitaalgearchiveerdefactuurhebbenwebijvragendirectinbeeld.Vaninvoeringsproblemenwasgeensprake.InsamenwerkingmetRicohhebbenweallegebruikersgetraind,een‘quickreferencecard’gemaaktenvoordenodige ondersteuninggezorgd.Dezegoedevoorbereidingendeeenvoudvandeapplicatiemaaktehetonsmogelijkinéénkeeroverte stappenopDigitaleFactuurverwerking.”
“De digitale verwerking van alle inkomende facturen
verloopt altijd snel. En feilloos! Tot grote tevredenheid
van onze medewerkers én leveranciers.”
Jerry van Rekom, hoofd IT, Carante.
www.ricoh.nl
