Case: Carante Groep
Digitale Factuurverwerking geeft Carante méér tijd voor zorg. .
Uitdaging• Volledigdigitaleverwerking
van inkoopfacturen;
• Koppelingmetfinancieelsysteem
CODA.
Oplossing• ImplementatieRicohDigitaleFactu-
urverwerkingopbasisvanBasWare;
• Integratiemetfinanciëlepakket
CODA.
• Gebruikerstraining.
Versnelling van administratieve processen. Zorginstellingenervarendatermeertijdvoordezorggewonnenkanwordenalsondersteunendeprocessenefficiënterverlopen.ZoookASVZZuidWest,onderdeelvandeCaranteGroep,diejaarlijksmeerdan35.000facturenverwerkt.Totvoorkorthandmatig.Ditkostteveeltijd,dieCarantelieverbesteedzagaanhetprimaireproces:zorg-verleningaan(verstandelijk)gehandicapten,ouderenenpsychiatrischepatiënten.IT-verantwoordelijkeJerryvanRekom:“Binnenkomendefacturenwerdeningeschreven,gestempeld,gekopieerdenvervolgensperinternepostverzondennaarallecontroleurs.Gezienhetfeitdatwijbeschikkenover250budgethouders,verspreidovereenhonderd-tallocatiesinZuidWestNederland,duurdehetvaakwekenvooreenfactuurdoorallehiervoorverantwoordelijkepersonenwasgeaccordeerdenkonwordenbetaald.Hetwasdehoogstetijdomditslimmeraantepakken.DehiertoeopgerichtewerkgroepfactuurverwerkingselecteerdeuiteindelijkdeRicoh-oplossingDigitale Factuurverwerking.”
Zorg voor Digitale Factuurverwerking!
Resultaat• Korteredoorlooptijd
factuurverwerking;
• Inzichtinfactuurstatus;
• Beveiligdearchivering;
• Besparingpapieren
archiefruimte;
•Meertijdvoorzorg.
Snel controleren, betalen, opslaan en terugvinden!“Dehandmatigeprocesstappenverlopennuvolledigelektronisch.Warenwevoorheenmetéénfactuurweldriewekenindeweer,tegenwoordigverloopthetverwerkingsprocessomsinééndag!Datbetekent:meerhandenvrijvooranderetaken!DeopBasWaregebaseerdeoplossingvoorfactuurverwerkingvanRicohisvooronsechteenuitkomst!Tegenwoordigwordenfacturencentraalgescand,waarbijgegevensalskostenplaatsenbudgethouderautomatischwordenherkendentoegevoegdaanhetdigitalebestand.Zondertijdverliesvolgtelkefactuurelektronischaltijddejuisteroute.Allecontroleurskrijgeneenautomatische-mailberichtalsereenfactuur‘klaarstaat’voorcontrole.Directnaontvangstvanhetlaatstebeno-digdeakkoordwordtdefactuuropgeslagen,geboektenbetaalbaargesteldviaonsbestaandefinanciëlepakketCODA,datoverigensprobleemloosintegreertmetdesoftwarevanRicoh.”
Altijd up-to-date inzicht in de factuurstatus.“Tijdensditprocesisdefactuurstatusopelkmomentinzichtelijk.Zokunnenweiedereenhieroverdirectinformeren.Leveranciersworden nu altijd op tijd betaald en wij zijn geen tijd meer kwijt aan hetopsporenvanfacturen.Wantelkedigitaalgearchiveerdefactuurhebbenwebijvragendirectinbeeld.Vaninvoeringsproblemenwasgeensprake.InsamenwerkingmetRicohhebbenweallegebruikersgetraind,een‘quickreferencecard’gemaaktenvoordenodige ondersteuninggezorgd.Dezegoedevoorbereidingendeeenvoudvandeapplicatiemaaktehetonsmogelijkinéénkeeroverte stappenopDigitaleFactuurverwerking.”
“De digitale verwerking van alle inkomende facturen
verloopt altijd snel. En feilloos! Tot grote tevredenheid
van onze medewerkers én leveranciers.”
Jerry van Rekom, hoofd IT, Carante.
www.ricoh.nl
Top Related