I B A N N L 1 4 R A B O 0 3 4 5 8 6 3 0 0 3 | K . v . K . H a a r l e m 3 4 0 8 1 8 5 6
Automatische verwerking inkoopfacturen
- Whitepaper DDi Factuur -
DDi
Automatische verwerking inkoopfacturen
Whitepaper DDi Factuur
10 december 2014
2
Alle in dit document beschreven gegevens zijn vertrouwelijk van aard en alleen bestemd voor direct
betrokken medewerkers van geadresseerde en DDi. Geen van de genoemde partijen heeft het recht om
zonder schriftelijke toestemming van DDi bv informatie uit dit document te verschaffen aan derden. Alle
rechten zijn uitdrukkelijk voorbehouden.
3
Management samenvatting
Omdat tijd een kostbaar bezit is en deze whitepaper u meer dan uitgebreid informatie verschaft over alle
noodzakelijke facetten van en over DDi Factuur, hebben wij gemeend u allereerst van dienst te zijn met een
management samenvatting.
DDi BV uit Hoofddorp is een gespecialiseerd softwarehuis op het gebied van scanning en herkenning,
workflow management en elektronisch document management. Met behulp van deze technieken
ontwikkelen wij specifieke softwareoplossingen welke veelal een directe bijdrage leveren aan de verbetering
van uw concurrentiekracht en uw bedrijfsresultaat. Eén van deze toepassingen is zonder twijfel DDi Factuur.
DDi Factuur is een complete oplossing om de verwerking van inkoopfacturen volledig te automatiseren.
Inkomende facturen worden met behulp van een scanner gedigitaliseerd en gedurende de rest van hun
levensduur (minimaal 7 jaar ten behoeve van de fiscus) digitaal verwerkt en gearchiveerd. Zelfs het inboeken
van de factuur vindt (middels intelligente herkentechnieken) automatisch plaats. Het coderen van de factuur
blijft in veel gevallen een handmatige handeling.
Alle facturen (inclusief boekings- en coderingsgegevens) zullen door uw budgethouders, projectmedewerkers
en/of directieleden op juistheid gecontroleerd moeten worden. DDi Factuur levert hier een belangrijke
bijdrage, door de facturen als digitaal document op tijd aan de juiste medewerker aan te bieden voor
controle. DDi Factuur levert echter niet alleen op tijd af. Zij blijft de factuur voor u volgen, informeert tijdig de
juiste personen als een factuur ergens te lang blijft liggen, raakt nooit een factuur kwijt en verzamelt alle
procuratiegegevens. Aan de hand van de door u ingestelde procuratieregels wordt geen enkele factuur
onterecht betaalbaar gesteld, of het tegenovergestelde: niet of te laat betaald.
Een integratie met uw financiële applicatie is hierbij onontbeerlijk. DDi Factuur heeft een aantal
gestandaardiseerde interfaces, waardoor koppelingen met veel financiële pakketten vlot en eenvoudig zijn te
realiseren. Belangrijke toegevoegde waarde van deze koppeling is de uitwisseling van gegevens. Informatie
wordt niet meer dubbel vastgelegd (minder fouten), vanuit het vertrouwde boekingsscherm, krijgt u direct
toegang tot de factuur en het bijbehorende ‘procuratieverslag’ (‘wie’ heeft ‘wat’ en ‘wanneer’ iets met de
factuur gedaan).
DDi Factuur is voor de volle 100% ontwikkeld door DDi. Wij kunnen daarom eventueel extra gewenste
functionaliteit snel en kundig voor uw organisatie realiseren. Toch zult u snel merken dat u geen extra
wensen nodig heeft. DDi Factuur is een complete en zeer flexibele oplossing welke zich op maat laat inrichten
binnen uw en iedere andere organisatie. Hiervan zijn wij overtuigd.
Tot slot, iets over onze aanpak. De implementatie DDi Factuur is een relatief kleinschalig project, dat wij
gezamenlijk uitvoeren. De door uw organisatie aangeleverde informatie levert een gedetailleerde blauwdruk,
welke de basis vormt voor de inrichting van DDi Factuur. Naast de inrichting verzorgen wij tevens de
werkinstructie aan gebruikers en een professionele cursus aan uw applicatiebeheerders. Vanzelfsprekend
staan wij u ook later nog bij. Wij zorgen ervoor dat u altijd de meest recente versie van de software in huis
heeft en blijven verantwoordelijk voor de koppeling tussen uw financiële pakket en DDi Factuur, waarbij u op
ieder gewenst moment gebruik kan maken van onze helpdesk. Daarnaast zorgen wij ervoor dat uw
medewerkers altijd in contact komen met een ter zake kundige medewerker van onze helpdesk.
4
De belangrijkste voordelen van DDi Factuur beknopt samengevat:
• Waarneembaar verbeterde uitvoering van uw procuratieprocessen (zeker bij een gecentraliseerde
administratie en een gedecentraliseerde organisatie);
• Significante verlaging van de factuurverwerkingskosten (tot wel 60%);
• Continu controle over de complete factuurstroom;
• Relevante opbouw van management informatie over procuratieprocessen;
• Fiscus juicht automatisering van administratieve processen toe;
• Alle relevante factuurgegevens inclusief de factuur en procuratieverslag zijn direct te raadplegen
vanuit een financieel pakket;
• Lagere belasting van uw administratieve medewerkers door automatische factuurboekingen, minder
navraag naar status en locatie facturen en het onnodig reproduceren van facturen en boekingen;
• Betalingskortingen effectueren door korte doorlooptijd procuratieproces;
• Directe kostenbesparing op onnodige rente- en incassokosten wegens te late betalingen.
5
Inhoudsopgave
1 Inleiding ......................................................................................................................................... 6
2 DDi Factuur, functioneel ................................................................................................................ 8
2.1 Scannen van facturen .......................................................................................................................... 8
2.2 Facturen inboeken ............................................................................................................................... 9
2.2.1 Handmatig inboeken vs OCR-herkenning ............................................................................................ 9
2.3 Coderen factuur ................................................................................................................................... 9
2.3.1 Digitale Blokstempel .......................................................................................................................... 10
2.4 Accorderen factuur ............................................................................................................................ 10
2.5 Betaalbaar stellen factuur ................................................................................................................. 11
2.6 Elektronisch archiveren factuur en Procuratiegegevens ................................................................... 11
2.6.1 De opslag ........................................................................................................................................... 11
3 DDi Factuur, techniek ................................................................................................................... 12
3.1 De DDi Factuur database en file server ............................................................................................. 12
3.2 Werkstations ...................................................................................................................................... 12
3.3 Koppelingen en integraties ................................................................................................................ 12
3.3.1 Koppeling met financieel pakket ....................................................................................................... 13
3.3.2 Integratie e-mail client....................................................................................................................... 13
3.3.3 GroupWare integratie........................................................................................................................ 13
3.4 Hoog volume documentscanners ...................................................................................................... 14
4 Inrichten en beheren ................................................................................................................... 15
4.1 Applicatiebeheer ............................................................................................................................... 15
4.2 Implementatie ................................................................................................................................... 16
6
1 Inleiding
Dit document is een uitgebreide productbeschrijving van de softwaretoepassing DDi Factuur. Het geeft
financiële administraties van verschillende bedrijven en instellingen inzicht in de mogelijkheden die worden
geboden met DDi Factuur. DDi Factuur is een softwareoplossing voor het elektronisch verwerken van
inkoopfacturen. Daarbij is het van belang nu reeds op te merken dat DDi Factuur kan samenwerken met
nagenoeg alle financiële applicaties.
Steeds meer bedrijven en instellingen merken dat de handmatige verwerking van inkomende facturen een
tijdrovend en kostbaar proces is. Met behulp van moderne document management en workflow technieken
is dit factuurverwerkingsproces aanzienlijk te vereenvoudigen.
Wettelijke bewaartermijn
De wettelijke bewaartermijn voor de financiële administratie is 7 jaar. Het opslaan van al deze documenten
neemt veel archiefruimte in beslag en het terugzoeken is tijdrovend. Daarom besluiten organisaties steeds
vaker hun inkomende facturen te digitaliseren.
Het elektronisch verwerken van facturen brengt diverse voordelen met
zich mee. We noemen hier enkele:
Totale controle over het procuratieproces:
1. Verkorten van de doorlooptijd per factuur;
2. Beperking fysieke archiefruimte door digitale opslag;
3. Snel en gemakkelijk facturen terugvinden;
4. Direct te koppelen aan administratieve softwarepakketten;
5. Minimalisatie handmatige werkzaamheden lijdt tot een aanzienlijke efficiency verbetering;
6. Verbetering van de servicegraad door directe beschikbaarheid van alle relevante gegevens.
DDi Factuur is een kant en klare oplossing, die op basis van een aantal
vernieuwde technieken, nieuwe mogelijkheden biedt voor het elektronisch
verwerken van inkoopfacturen. In het komende hoofdstuk zal het product
DDi Factuur uitgebreid worden omschreven. Aan de orde komen
ondermeer de werking en de techniek van DDi Factuur.
In hoofdstuk drie wordt nader ingegaan op de technische architectuur van
DDi Factuur. Allereerst zal gesproken worden over de scaninterface in
combinatie met de ‘digitale blokstempel’. Deze blokstempel speelt in het
totale verwerkingsproces een dominante rol. Vanzelfsprekend gaan we
niet voorbij aan de koppeling tussen DDi Factuur en administratieve
software pakketten. Verder zal een technische uiteenzetting worden
gegeven van de workflow en archiveringsinterface.
Ook de fiscus is volop in beweging om
‘fiscaal betrokken documenten’
elektronisch vast te laten leggen.
Hiertoe heeft zij de beleidsnotitie
opgemaakt met als nummer: Artikel
52(*) 1. Administratie/ bewaarplicht
Aantekening 29. Notitie
administratieverplichting en
elektronische gegevensverzamelingen.
Inlichtingenverplichtingen. Fiscale
sancties. Diversen AWR Art.gewijs
comm. AWR art. 47 t/m 96.
Een kopie van deze notitie kunt u
opvragen bij DDi.
7
Hoofdstuk vier staat geheel in het teken van het inrichten en beheren, waarbij ook het onderdeel
implementeren naar voren komt.
Tot slot, in hoofdstuk vijf, een bedrijfsprofiel van DDi. Hierin wordt beschreven wie DDi is, waar zij voor staat
en met welke vakgebieden zij zich nog meer bezighoudt.
8
2 DDi Factuur, functioneel
DDi Factuur is speciaal ontwikkeld om tijd, ruimte en geld te besparen die
gemoeid zijn met de verwerking van inkoopfacturen. DDi Factuur is een
complete oplossing, voorzien van moderne scanning, document
management en workflow technieken.
“Hoe werkt dat dan precies met DDi Factuur?”
Dit is een vraag die vaak wordt gesteld en door ons eigenlijk het beste beantwoord kan worden door het
geven van een demonstratie. Toch willen wij proberen een duidelijk inzicht te geven hoe DDi Factuur in het
dagelijks gebruik functioneert.
Dagelijks ontvangt uw organisatie facturen van uw leveranciers. Het
verwerken van deze facturen neemt vaak veel tijd in beslag. Een factuur
wordt ingeboekt en voorzien van een boekingsnummer en een
blokstempel. Vervolgens wordt de factuur verzonden naar de
budgethouder(s). In de eerste plaats om de factuur goed te keuren en
eventueel in de tweede plaats de factuur te coderen (toekennen van
grootboekrekening en kostenplaats).
Binnen dit proces zijn er belangrijke knelpunten te onderkennen: Het is de bedoeling dat budgethouders hun
taak zo snel mogelijk uitvoeren, zodat facturen op tijd en juist afgehandeld kunnen worden. Toch nemen
budgethouders – om allerlei redenen – meer tijd dan gewenst, facturen raken tijdelijk (of voor eeuwig) zoek
en de financiële administratie is gedurende dit proces slecht geïnformeerd (waar is de factuur en waarom is
deze nog niet afgehandeld?).
Juist deze knelpunten worden met DDi Factuur voor een belangrijk deel weggenomen en zorgen voor een
grote besparing op de kosten van factuurverwerking. Hieronder leest u hoe.
De belangrijkste – voor alle gebruikers waar te nemen – verandering met DDi Factuur is de factuur. Deze
wordt voortaan als digitaal (gescand) document via de PC toegestuurd.
2.1 Scannen van facturen
Bij binnenkomst worden de facturen (en eventuele bijlagen) uit de envelop
gehaald en met behulp van een professionele document scanner gescand.
Normaal gesproken vindt het scannen plaats op de financiële administratie.
Aan de factuur wordt tegelijkertijd een op dat moment nog lege ‘digitale
blokstempel’ gekoppeld.
Kort samengevat neemt DDi Factuur
een groot deel van de knelpunten weg
die op grote schaal in het van factuur-
verwerkingsproces. worden
waargenomen
Elke organisatie is uniek en heeft haar
specifieke werkwijze. DDi Factuur laat
zich eenvoudig inrichten naar iedere
gewenste werkwijze. Elektronische
verwerking van inkomende facturen
met DDi Factuur is daarom gemakkelijk
in te vullen naar de wensen op uw
financiële afdeling.
Belangrijkste voordelen scannen
inkoopfacturen:
• Automatische herkenning van
factuurgegevens;
• Minimalisatie van handmatige
invoer van factuurgegevens;
• Grote capaciteit van het aantal te
verwerken facturen;
• Koppeling met financiële applicatie
voor gegevens uitwisseling.
9
2.2 Facturen inboeken
Via de digitale blokstempel wordt de factuur in één keer ingeboekt in zowel uw administratieve
softwarepakket als DDi Factuur. Het betreft hier in de eerste plaats het inboeken van de primaire
boekingsgegevens, zoals crediteurgegevens, factuurbedrag, factuurdatum, factuurnummer, omschrijving en
eventueel ordernummer. Het boekstuknummer en de boekingsdatum worden, zoals gewoonlijk, door uw
financiële pakket aan de boeking gekoppeld.
2.2.1 Handmatig inboeken vs OCR-herkenning
Op dit moment boekt u vermoedelijk al uw facturen handmatig in. Met DDi Factuur kan dit nog steeds.
Echter, door het inzetten van OCR-herkenning kan ook dit deel van het proces geautomatiseerd worden.
Vooral bij grote hoeveelheden facturen zal een investering in OCR-herkenning al snel rendabel zijn.
Hoe werkt deze OCR-herkenning in de praktijk?
Nadat een factuur is gescand, kan deze via OCR-herkenning automatisch
worden ingeboekt. Hiertoe is het van belang allereerst de factuur te
identificeren (van welke leverancier is deze factuur). Identificering vindt
primair plaats aan de hand van het bank- (giro) rekeningnummer en het btw-
nummer (vanaf 1-1-2004 verplicht mee te drukken/printen op factuur).
Verder worden indicaties zoals bijvoorbeeld postcode, telefoonnummer,
KvK-nummer en huisnummer gebruikt om met zekerheid de juiste crediteur te identificeren.
Met behulp van deze gegevens worden de juiste crediteurgegevens (waaronder crediteurnummer) opgehaald
uit uw financiële pakket. Daarnaast wordt in DDi Factuur van alle crediteuren de factuur lay-out aangemaakt
en bijgehouden.
Hierdoor is van iedere factuur precies bekend waar de overige relevante boekingsgegevens staan, zoals
factuurdatum, factuurnummer, factuurbedrag en eventueel ordernummer. Deze gegevens worden herkend,
gevalideerd op juistheid en de factuur wordt via de koppeling met uw financieel pakket ingeboekt (precies
zoals u dit handmatig zou doen). Het eerste deel van het boekingsproces is hiermee afgerond.
2.3 Coderen factuur
Nadat een factuur is ingeboekt zal deze gecodeerd moeten worden (wij bedoelen hiermee dat de factuur
boekhoudkundig op de juiste kostenplaats(en) cq. grootboekrekening(en) moet drukken). Dit moment van
coderen verschilt per organisatie, maar beperkt zich vaak tot twee mogelijke momenten:
1. Direct na het inboeken van een factuur of
2. Pas nadat een factuur door budgethouders is goedgekeurd. In dit geval wordt door de
budgethouder vaak aangegeven wat de juiste kostenplaats moet zijn, waarna de factuur bij
terugkomst in het financiële pakket wordt gecodeerd.
DDi Factuur is gemakkelijk te koppelen
aan financiële systemen als: Exact, SAP,
FIS2000, Bomas, Vila, AccountView,
PeopleSoft, DBS, FinoFix, FINPAK,
Assistance, Eniac Finance, Unit4
Multivers, Navision, AFAS of andere
specifieke financieel administratieve
softwarepakketten.
10
2.3.1 Digitale Blokstempel
Juist om dit proces van coderen en ook accorderen op een juiste wijze te
ondersteunen, biedt DDi Factuur een zogenaamde Digitale Blokstempel. In
deze blokstempel worden alle boekings- en coderingsgegevens van een
factuur opgenomen. Per factuur wordt derhalve een blokstempel gecreëerd,
welke voor altijd met de factuur verbonden blijft.
Als een factuur nog niet gecodeerd is, wordt deze naar een budgethouder
verstuurd (digitaal). De budgethouder kan nu redelijk eenvoudig de factuur
met behulp van de Digitale Blokstempel coderen. Aan de hand van hetgeen is vastgelegd in het
procuratieschema, vervolgt de factuur het verdere proces (van accorderen).
2.4 Accorderen factuur
De meeste organisaties hebben in een procuratieschema vastgelegd met
welke procedure een factuur geaccordeerd dient te worden. Vaak wordt,
aan de hand van kostendrager en hoogte van bedrag, bepaald welke
personen binnen een organisatie de factuur moeten accorderen. Overigens
kunnen ook per organisatie specifieke condities van invloed zijn. Al deze
specificaties kunt u opnemen in het procuratieschema binnen DDi Factuur.
Wat nu te doen?
Een medewerker ontvangt een factuur met het verzoek deze te
accorderen. Daarbij wordt, naast de factuur, tegelijkertijd de Digitale
Blokstempel getoond. Daarnaast geeft een werkinstructie aan wat er van
de medewerker wordt verwacht. Het is nu aan de medewerker de factuur
en boekings- cq. coderingsgegevens te beoordelen en deze GOED of AF te
keuren. Naar wens kan men tevens nog commentaar toevoegen aan de
factuur (dit is vooral gewenst als een factuur wordt afgekeurd).
GOED of AFkeuren en hoe dan verder?
In het procuratieschema is vastgelegd wat iedere vervolgstap is nadat een
medewerker een factuur heeft beoordeeld. Aan de hand van de keuze van
de medewerker, zorgt DDi Factuur ervoor dat de factuur de route verder
doorloopt. Dit proces stokt nooit en een factuur zal altijd op tijd bij de juiste persoon terechtkomen. Ook deze
persoon voert zijn taak weer uit en DDi Factuur bezorgt de factuur weer volledig automatisch bij de volgende
medewerker. Net zo lang totdat de factuur het gewenste (en bedoelde) proces gegarandeerd heeft
doorlopen.
Één van de meest specifieke en
krachtige functionaliteit van DDi
Factuur is de DIGITALE BLOKSTEMPEL.
Deze blokstempel wordt samen met de
factuur verzonden aan de
desbetreffende perso(o)n(en).
Bijbehorende werkinstructie maakt de
gebruiker duidelijk wat er van hem
wordt verwacht.
In DDi Factuur kan ieder gewenst
PROCURATIE SCHEMA worden
vastgelegd. In dit schema staan precies
alle routines vastgelegd die de
coderings- en accorderingsroute van
iedere factuur bepalen. M.a.w. de
vastgelegde routines bepalen welke
medewerkers, welke facturen moeten
coderen cq. accorderen.
Belangrijkste voordelen automatische
routering facturen:
• Vermindering van de doorlooptijd
per factuur;
• Continu inzicht in status van een
specifieke factuur;
• Geen zoekgeraakte facturen tijdens
het procuratieproces;
• Historische informatie over traject
van de factuur;
• Procuratieprocedure wordt altijd
correct uitgevoerd;
• Kwaliteitsverhoging van het
procuratieproces.
11
2.5 Betaalbaar stellen factuur
Op het moment dat de inkoopfactuur het procuratieproces heeft doorlopen,
zal deze weer automatisch worden terugbezorgd bij de financiële
administratie. Door de koppeling tussen DDi Factuur en uw financiële pakket
kunnen de coderings- en accorderingsgegevens automatisch worden
afgehandeld. In dit proces kunt u nog iedere gewenste controle uitvoeren. Tot
slot zult u nog steeds (en vanzelfsprekend) in uw financiële pakket een
betalingsopdracht gaan aanmaken om de goedgekeurde factuur te betalen
(betaalbaar te stellen).
2.6 Elektronisch archiveren factuur en Procuratiegegevens
Nadat de factuur is gescand en ingeboekt, is deze elektronisch gearchiveerd. Tijdens het gehele
procuratieproces wordt van iedere factuur in een ‘procuratieverslag’
vastgelegd: waar een factuur is geweest, welke persoon hoe en wanneer
een factuur heeft beoordeeld en wanneer de factuur klaar is voor
verwerking. Kortom: u heeft via uw PC continu toegang tot iedere factuur
en tegelijkertijd tot de status van een factuur.
Door DDi Factuur te koppelen aan uw administratieve applicatie kan van
iedere boeking direct een factuur (en alle bijbehorende gegevens)
geraadpleegd worden.
2.6.1 De opslag
De facturen worden elektronisch opgeslagen op de harde schijf (of
eventueel op een Cd-rom) zodat de archiefruimte beperkt blijft. Omdat er
voor facturen een wettelijk verplichte bewaartermijn van 7 jaar geldt, is
een fysiek beperkte opslagruimte dan ook zeker geen onbelangrijk punt.
DDi Factuur legt van iedere factuur een
zeer nauwkeurig dossier aan. Naast de
gescande factuur, worden tevens de
digitale blokstempel en het
procuratieverslag aan het dossier
toegevoegd. Middels het
boekingsnummer zijn deze
documenten onlosmakelijk met elkaar
verbonden. Dit biedt uw organisatie de
garantie dat de digitale verwerking van
inkoopfacturen zowel fiscaal als
juridisch een rechtsgeldig document is.
Belangrijkste voordelen elektronisch
archief:
• Geen archiefkasten met ordners
meer nodig.
• Direct toegang vanaf de PC tot een
factuur.
• Gelijktijdig dezelfde factuur
(facturen) inzien.
• Facturen worden nooit meer
verkeerd opgeborgen.
• Eenvoudig vanuit het archief een
kopie factuur doorzenden aan
derden (via bijvoorbeeld e-mail).
• Uitstekende beveiliging van alle
facturen tegen onbevoegden.
• Directe koppeling tussen de
gegevens in de financiële applicatie
en de factuur (opgeslagen in DDi
Factuur).
12
3 DDi Factuur, techniek
Technisch gesproken is DDi Factuur een relatief eenvoudig systeem. Het voldoet aan de hedendaagse
standaarden en laat zich hierdoor eenvoudig implementeren binnen een Microsoft Windows (of Novell)
netwerk omgeving. Kort samengevat ziet een totale configuratie er als volgt uit:
3.1 De DDi Factuur database en file server
In de eerste plaats heeft men een gecombineerde of gescheiden database-
en fileserver nodig met het besturingssysteem Windows NT of hoger. Met
betrekking tot de technische specificaties van deze server stelt DDi Factuur
niet meer eisen aan deze server dan opgelegd door het besturingssysteem
(OS) en/of databaseomgeving. Op deze server installeren wij de
desbetreffende database en DDi Factuur server toepassing. Als
databaseomgeving maakt DDi Factuur gebruik van Oracle (versie 7 of
hoger) of Microsoft SQL Server (versie 6.5 of hoger). Momenteel is een
ondersteuning van MySQL als database toepassing in volle gang en op een
later tijdstip zal tevens een LINUX server (als OS) gebruikt kunnen worden.
De server zorgt ervoor dat alle facturen en de daarbij behorende kenmerken worden opgeslagen in een
database op een hard drive, RAID5 en/of WORM (Write Once Read Many) media.
3.2 Werkstations
Voor de werkstations volstaan gangbare computers, waarop men met Windows95 of hoger (tot en met XP)
werkt. Daarnaast zal op één van de bestaande werkstations de scanner worden geïnstalleerd. Ook hier gelden
geen buitenissige systeemeisen. Volg de eisen die door het OS worden opgelegd (ons advies is nooit de
minimale eisen te hanteren, maar de gewenste systeemeisen) en DDi Factuur zal gegarandeerd naar behoren
functioneren.
3.3 Koppelingen en integraties
DDi Factuur kent diverse koppelingen en integraties. Deze koppelingen
dragen ertoe bij dat er een naadloze samenwerking bestaat tussen de door
uw organisatie gebruikte financiële toepassing en DDi Factuur. Daarnaast
maakt DDi Factuur gebruik van e-mail om facturen en bijbehorende
gegevens door te sturen naar de desbetreffende budgethouders. Tot slot is
het zelfs mogelijk om de clientversie van DDi Factuur grotendeels te
integreren binnen uw GroupWare omgeving, zoals bijvoorbeeld Novell GroupWise en Microsoft Outlook.
DDi Factuur is samengesteld uit een
aantal onderdelen. Een aantal centrale
toepassingen (scannen, herkennen en
de beheersoftware), een Server
toepassing (iFileServer, database en
fileserver) en de clientsoftware
(coderen, accorderen en archiveren).
Benodigde infrastructuur en
bijbehorende prijzen zijn daarbij sterk
afhankelijk van de hoeveelheid facturen
en het aantal budgethouders.
DDi Factuur biedt een standaard
koppeling naar diverse financiële
pakketten. Mede hierdoor kan binnen
DDi Factuur tijdens het coderen van de
juiste grootboekrekeningen,
kostenplaatsen, projectgegevens, e.d.
gebruik worden gemaakt.
13
3.3.1 Koppeling met financieel pakket
Voor een deugdelijke werking van DDi Factuur is een koppeling met uw financiële applicatie onontbeerlijk.
DDi Factuur biedt hiervoor een standaard interface, waardoor een koppeling met vrijwel ieder financieel
pakket is te realiseren. De mate van koppelen is daarbij sterk afhankelijk van de door u gewenste
functionaliteit.
De volgende vier functies zijn bijna in alle gevallen gewenst:
1. Het verkrijgen van standaard boekgegevens vanuit uw financieel pakket naar DDi Factuur;
2. Exporteren van de boeking van DDi Factuur naar uw financieel pakket (incl. tijdelijke boekingen);
3. Automatisch en definitief boeken vanuit DDi Factuur naar uw financieel pakket;
4. Het opvragen van facturen vanuit uw financieel pakket via DDi Factuur.
We benadrukken dat de functie van koppeling onder '1' en '2' een zeer wenselijke is. Deze koppeling zorgt
ervoor dat er m.b.t. alle boekgegevens een uitwisseling ontstaat tussen uw financiële toepassing en DDi
Factuur. De koppeling genoemd onder '3' is een uitbreiding op '1' en '2'. Door deze koppeling kan, aan het
eind van de fiatteringprocedure, een automatische actie worden opgestart om de boeking in uw financieel
pakket definitief te maken (incl. wijzigingen). Voor de koppeling genoemd onder '4' biedt DDi Factuur een
standaard interface die voor alle applicaties eenvoudig is aan te roepen.
Voor DDi Factuur zijn er inmiddels koppelingen gerealiseerd (of aan het realiseren) met FIS2000 (IBS
Nederland), Exact Financials, Exact Globe, Vila en Bomas (Getronics PinkRoccade HealthCare), DBS Finance,
FINPAK, FinoFix, AccountView, Peoplesoft, Eniac Finance, Assistance, Unit4 Multivers, Navision, SAP en AFAS.
3.3.2 Integratie e-mail client
Voor het verzenden en ontvangen van facturen ter accordering kan naast de client software van DDi Factuur
gebruik worden gemaakt van e-mail berichtgeving. Via de MAPI interface wordt een integratie gerealiseerd.
Hierdoor ontvangen gebruikers een e-mailbericht met daarin de melding dat men een factuur heeft
ontvangen welke gecontroleerd dient te worden.
Bij deze melding is een bijlage toegevoegd welke de gebruiker moet openen. Vervolgens wordt de factuur
tezamen met de digitale blokstempel getoond en ziet de gebruiker een werkinstructie met wat er van hem
verlangd wordt. Na het uitvoeren van werkzaamheden wordt de factuur per e-mail automatisch
doorgezonden naar de volgende budgethouder.
3.3.3 GroupWare integratie
Voor een verdergaande integratie met GroupWare producten met bijvoorbeeld Exchange, Lotus Notes of
Novell GroupWise wordt de acceptatiegraad van DDi Factuur in belangrijke mate vereenvoudigd. DDi Factuur
lijkt namelijk bij deze integratie een integraal onderdeel van uw GroupWare oplossing.
14
DDi Factuur kent een dergelijke integratie met Novell GroupWise. Binnen GroupWise komen voor DDi Factuur
specifieke mappen te staan. Een map met ‘nog te accorderen facturen’, een map met ‘afgehandelde facturen’
en een map met ‘status rapporten’’. DDi Factuur zorgt ervoor dat de juiste facturen automatisch in de juiste
mappen worden geplaatst, en dat notificaties via GroupWise worden verzonden als er een nieuwe factuur is
ontvangen of een factuur binnen een bepaalde tijd moet worden afgehandeld.
3.4 Hoog volume documentscanners
DDi Factuur werkt samen met vele document scanners. Document
scanners onderscheiden zich van de reguliere flatbed scanners, omdat zij
met relatief hoge snelheden grote hoeveelheden documenten kunnen
scannen. De keuze van de scanner zal doorgaans aan de hand van de
gewenste capaciteit worden gekozen.
DDi Factuur werkt samen met alle
bekende document scanners van
ondermeer Canon, Bell+Howell, Kodak,
Fujitsu, HP etc. Daarnaast kan met de
importmodule tevens ondersteuning
worden geboden aan zogenaamde
multifunctionals (kopieermachines die
tevens kunnen scannen). Alle bekende
merken zoals Canon, OCE, Minolta,
Xerox, Ricoh etc. worden ondersteund.
15
4 Inrichten en beheren
Voor de implementatie van DDi Factuur binnen uw organisatie zullen een aantal onderdelen specifiek moeten
worden ingericht, namelijk:
• Scan- en herkenprogrammatuur
• Procuratieprocessen
• Archieffunctie
4.1 Applicatiebeheer
Met DDi Factuur worden er voor het beheer gereedschappen geleverd die uitsluitend ter beschikking gesteld
kunnen worden aan daartoe geautoriseerde medewerkers (bijvoorbeeld applicatiebeheerders).
Om met het scannen te beginnen. Met name voor de automatische herkenning van facturen, zal de
programmatuur ingericht moeten worden om een onderscheid te kunnen maken tussen de inkoopfacturen
van uw leveranciers. Met de handige interface van DDi Factuur is dit snel aan te leren en daardoor makkelijk
te onderhouden.
Met de zogenaamde ‘designer’ van DDi Factuur (een onderdeel dat alleen beschikbaar is voor
applicatiebeheerders) kunnen de voor uw organisatie geldende procuratieprocessen worden aangemaakt. De
designer is een zeer krachtig stuk gereedschap waarmee u een grafische weergave maakt van uw
procuratieprocessen. U tekent als het ware uw processen uit in processchema’s.
Een proces bestaat in de grafische weergave uit een aantal stappen. Dit zijn
enerzijds ‘gebruikersstappen’ en anderzijds ‘systeemstappen’. Bij de
gebruikers-stappen kunt u exact vastleggen welke gebruiker binnen welke
termijn een bepaalde handeling moet uitvoeren (bijvoorbeeld accorderen
factuur). Bij een systeemstap kunt u vastleggen dat de factuur aan de hand
van een aantal kenmerken (bijvoorbeeld de hoogte van het factuurbedrag)
automatisch de door u gewenste route doorloopt. Een onderdeel van een
systeemstap is onder andere de procuratiematrix.
In de procuratiematrix legt u de procuratieregels van uw organisatie vast. Voorbeelden van regels zijn:
• Kostenplaats
De kostenplaats bepaalt welke budgethouder welke factuur moet controleren.
• Hoogte factuurbedrag
Afhankelijk van de hoogte van het factuurbedrag moeten bepaalde medewerkers wel of niet
meetekenen.
• Projectgegevens
De projectgegevens bepalen welke projectmedewerker mede een factuur moet accorderen.
Het zogenaamde rondje van de factuur
langs de budgethouders noemen wij
officieel het procuratieproces. In DDi
Factuur kunt u met behulp van de
procuratiematrix de zogenaamde
procuratieregels vastleggen. Aan de
hand van deze regels wordt per factuur
het juiste procuratieproces opgestart.
16
Met de beheertool iManage worden de gebruikers van DDi Factuur aangemaakt en vastgelegd welke rechten
de gebruikers hebben. Om te beginnen kan met iManage een uitgebreid financieel archief worden
aangemaakt en kunnen de rechten per gebruiker worden bepaald. Tevens kunnen voor dit archief
zogenaamde zoekvelden worden aangemaakt (de kenmerken waarmee opgeslagen facturen teruggevonden
kunnen worden).
Per zoeksleutel kan zelfs worden opgegeven aan welke definities deze moet voldoen. Ook kan voor iedere
factuur worden vastgelegd welke gebruikers volledig, gedeeltelijk of geen toegang wordt verleend.
4.2 Implementatie
DDi Factuur is geen generieke toepassing, welke zich vanuit de ‘doos’ laat installeren. Voordat DDi Factuur
daadwerkelijk in gebruik kan worden genomen, zal er allereerst een blauwdruk worden gemaakt van de door
u gewenste procuratieprocessen. Inrichting van DDi Factuur vindt daarna plaats volgens de hierin beschreven
processen. Alle activiteiten zullen op basis van de blauwdruk in samenspraak met medewerkers van uw
organisatie worden afgestemd.
Kort samengevat vindt u de volgende informatie terug in de blauwdruk:
• Omschrijving gewenste koppeling tussen uw financiële applicatie een DDi Factuur;
• Omschrijving van de door uw organisatie gewenste procuratieregels en daaruit voortkomende
procuratieprocessen;
• Schematische weergave hiervan;
• Overzicht gebruikers van DDi Factuur en de rechten die zij krijgen toebedeeld;
• Plan van aanpak uitvoering werkzaamheden.
Tijdens het gehele implementatietraject zult u volledig ondersteund worden door één van onze ter zake
kundige project consultants. Vanuit onze organisatie neemt hij de verantwoordelijkheid op zich om DDi
Factuur naar de wensen en inzicht van uw eigen organisatie bij u te implementeren. Wij adviseren u daarbij
dringend ook één van uw eigen medewerkers (in de vorm van een projectleider) dezelfde
verantwoordelijkheid te geven binnen uw organisatie. Samen zullen zij ervoor zorgen dat de implementatie
van DDi Factuur binnen uw organisatie vlot en op professionele wijze wordt uitgevoerd.
17
Wij onderscheiden bij de implementatie van DDi Factuur de volgende stappen:
1. Samenstelling projectteam DDi Factuur;
2. Afstemmen stappenplan;
3. Ontwerp blauwdruk procuratieprocessen;
4. Samenstelling Plan van Aanpak (PvA);
5. Installatie hard- en software;
6. Inrichten scan- en herkenprogrammatuur;
7. Inrichten procuratiematrix en toepassen procuratieregels;
8. Testen procuratieprocessen;
9. Eventuele verfijning doorvoeren;
10. Instructie gebruikers;
11. Instructie applicatiebeheerders;
12. Werkplekbegeleiding tijdens eerste operationele fase;
13. Formele in gebruik name DDi Factuur;
14. Nazorg.
Verder benadrukken wij onze uitmuntende expertise op het gebied van softwareontwikkeling en consultancy.
Dit betekent overigens niet dat wij geen verstand hebben van hardware en netwerk infrastructuren. Naar
wens (en indien noodzakelijk) kunnen wij deze kennis tijdens de implementatie van buitenaf inhuren (wij
hebben hiervoor speciale partnerships). Echter, in de regel heeft iedere organisatie voor de levering van
diensten en producten op het gebied van hardware en infrastructuren een vaste leverancier. Wij adviseren
dan ook voor deze producten (met uitzondering van de scanner, welke u beter samen met DDi Factuur bij ons
kunt aanschaffen) gebruik te blijven maken van uw vaste leverancier.
Voor de realisatie van DDi Factuur binnen een organisatie rekenen wij er op, dat de benodigde server en
werkstations reeds operationeel zijn in het netwerk.
Wat wij per definitie altijd verzorgen, is de installatie en inrichting van DDi Factuur op de server en de
werkstations. Daarnaast installeren wij de scanner en coördineren wij alle werkzaamheden die te maken
hebben met koppelingen naar andere applicaties.
18
Over DDi en DDi-ers
In deze 24-uurs economie is het aantal mogelijkheden en momenten om als klant te communiceren fors
toegenomen. Veel van deze communicatie vindt nog steeds schriftelijk plaats. Via de e-mail, social media,
web portalen, traditionele post, et cetera. Nagenoeg ieder bericht van je klant is een opdracht aan je
organisatie om wat te doen. Door de verscheidenheid komen deze ‘berichten’ op verschillende plekken en in
verschillende vorm je organisatie binnen. Waar en hoe ze binnenkomen is niet direct voorspelbaar. Waar het
over gaat is niet direct duidelijk. Wie er wat mee moet vaak al helemaal niet. Voordat het bericht bij de juiste
behandelaar(s) ligt is deze al door vele handen gegaan en misschien wel geprint, gekopieerd en/of opnieuw
gescand. Met als gevolg te veel mensen met het ‘document’ bezig zijn i.p.v. de inhoud. Status onderhanden
werk is niet duidelijk. Afdelingen/mensen roepen dat ze het te druk hebben. De klant moet te lang wachten
op reactie (klant gaat misschien klagen dus nog meer werk). Tegelijkertijd leven we in een tijd dat marges
slinken en het aantal documentuitwisselingen groeit. Laatst zei een directeur van een bedrijf tegen mij: “Als ik
mijn informatie processen niet aanpak dan besta ik over twee jaar niet meer”.
Ongetwijfeld herkent niet ieder dienstverlenende organisatie zich in bovenstaande situatie. Gelukkig niet.
Tegelijkertijd komen wij – DDi-ers – dikwijls in contact met organisaties die hier wel mee worstelen en van
deze worstelingen af willen, of zelfs moeten. Dan zijn ze bij DDi Information Automation Engineers aan het
juiste adres. De veelzijdigheid van de DDi software biedt reeds voor vele organisaties een passende oplossing
voor bijvoorbeeld het bovengenoemde vraagstuk. Bovendien (en vanzelfsprekend) beheersen alle DDi-ers de
magie van het data capture en document management vak.
Thom Menssink
Directeur DDi Information Automation Engineers
DDi BV
Binnenweg 18
2132 CT Hoofddorp
The Netherlands
Phone +31 88 567 2000
www.ddi.nl
info@ ddi.nl
KvK Haarlem 34081856
IBAN NL14 RABO 0345 8630 03
Top Related