Download de whitepaper

MAAK EEN SUCCESVAN JE INTRANET

INLEIDING 3

INTRANETVOLWASSENHEID 5

CREËER WAARDE MET JE INTRANET 7

STEL JE COLLEGA’S CENTRAAL 9

ONTWIKKEL EEN SOCIAAL PRODUCT SAMEN 11

DENK INTEGRAAL 13

START SNEL 15

ONTWIKKEL VRAAGGESTUURD DOOR 17

LET’S INTERACT 18

INHOUDSOPGAVE

Maak een succes van je intranet3

INLEIDINGDe ontwikkeling van een succesvol intranet kwam in de afgelopen jaren moeilijk uit de

verf en dat had veelal te maken met het ontwerpproces:

∆ Het bedenken en bouwen van een intranet werd vaak gezien als een eenmalige

inspanning. Er werd uitgegaan van een eenmalig budget en daar wilde men

natuurlijk zoveel mogelijk functionaliteit voor kopen.

∆ De opzet werd vooral bepaald door de mensen van communicatie en techniek. Ze

formuleerden top-down doelen en behoeften voor je organisatie en probeerden

grip te krijgen op de vaak onvoorspelbare technische ontwikkelingen. Vaak

ontstond er een strijd tussen gebruikerswensen en technische beperkingen.

∆ Zo’n nieuw intranet ging live en na de eerste maanden bleef het bezoek & gebruik

achter bij de verwachting. De kans was groot dat de aanvankelijke ambitie niet

werd gehaald, dat men inmiddels wel wist wat het allemaal had gekost (altijd meer

dan begroot) maar dat niet kon worden uitlegd wat het intranet de organisatie nou

exact opleverde.

Herken je dit? We kunnen je geruststellen. Je bent echt niet de enige.

Inmiddels zijn organisaties, leveranciers en producten een stuk volwassener geworden.

Er is er meer inzicht ontstaan in hoe je stukje bij beetje een intranet ontwikkelt dat én

goed wordt gebruikt, én toegevoegde waarde biedt voor je organisatie.

Bon voyage!


INTRANETVOLWASSENHEID

Niet één organisatie is gelijk. Er zijn duidelijke verschillen tussen branches en soorten dienstver-

lening. Dat vertaalt zich door in gedrag, behoeften en wensen van collega’s op de werkvloer.

Ook individuele organisaties veranderen in de tijd. Door andere doelen, nieuwe producten, diensten

en samenwerkingsvormen ontstaat steeds weer een andere dynamiek op de werkvloer. Een digi-

tale werkomgeving moet goed op die veranderingen in kunnen spelen maar er ook niet te ver op

vooruitlopen.

INTRANETVOLWASSENHEID VAN JE ORGANISATIEJane Mconnell heeft uitgebreid onderzoek gedaan naar intranetvolwassenheid van organisaties.

In haar boek “The Digital Workplace in the Connected Organization – 2014 edition” presenteert

ze een 5 punts maturitymodel waarop je jouw organisatie goed kunt inschalen én waarmee je

inzichtelijk krijgt welke next steps je vanuit je huidige situatie kunt gaan zetten.

Ter geruststelling: Verreweg de meeste organisaties bevinden zich in de ‘vroege pubertijd’ van dit

model.

TIPHoe zit het met de intranetvolwassenheid van jou organisatie?

Check het op: http://www.netjmc.com/digital-workplace-report/

EEN INTRANET IS EEN GEDEELTE VAN JE

DIGITALE WERKOMGEVING.Intranet is vaak één van de vele digitale tools die je gebruik in je werkomgeving naast

andere kanalen zoals je mailpakket, Google-docs, Dropbox, WeTransfer en specifieke

bedrijfsapplicaties.

Omdat dit vaak leidt tot dubbeling en slechte afstemming wordt steeds minder

gesproken over dat ene kanaal ‘intranet’ en steeds meer over goede afstemming tus-

sen álle kanalen:

In dat geval hebben we het over de digitale werkomgeving.

Gepersonaliseerde interactie vindt ook steeds vaker plaats met externe relaties.

Begrippen als ‘intra-’, ‘extra-’ en ‘inter-’net, gaan steeds meer door elkaar lopen en

dekken slecht de lading.


Een goed werkend intranet stelt je collega’s in staat om efficiënter en sneller te werken. Het biedt

je collega’s de mogelijkheid om bedrijfsbreed vragen, opdrachten, ervaringen, kennis en inzichten

met elkaar te delen en gedeelde output met elkaar te evalueren, te waarderen en toe te passen,

zodat extra waarde ontstaat.

Veel doelen van een intranet ontstaan vanuit een top-down benadering: ‘Onze medewerkers moe-

ten beter met elkaar communiceren’.

Mooi, maar waarom eigenlijk? Als je die WAAROM-vraag goed kunt beantwoorden, weet je welke

output je verwacht van ‘digitaal’ samenwerken in een online omgeving.

Dan kun je een realistische businesscase opzetten, goede SMART doelen definiëren en heldere

KPI’s benoemen zodat je weet wat het succes van je inspanningen is en hoe je verder kunt ver-

beteren.

Vaak wordt de WAAROM-vraag overgeslagen en ligt de focus bij intranetten vooral bij WAT er

ontwikkeld moet worden.

Bijvoorbeeld een social business intranet. Onderzoek van Mckinsey wijst uit dat inzet van sociale

technieken met name succesvol is voor kenniswerkers met een mogeijke productiviteitstijging van

20 tot 25%. Maar in andere omgevingen is het minder succesvol.

Maak een businesscase en denk na over “het waarom“. Definieer vervolgens smart doelen en

de juiste KPI’S.

CREEER WAARDE MET JE INTRANET


Die top-down doelen worden vanuit de staf of het MT aangereikt.

Tegelijkertijd leven er op de werkvloer hele andere behoeften en wensen als het om een digitale

werkomgeving gaat. Het zijn al je collega’s, die het uiteindelijke succes gaan bepalen.

Vaak is het voor hen moeilijk om hun behoefte goed te verwoorden omdat ze niet op de hoogte zijn

van alle oplossingen en mogelijkheden.

Het vraagt energie om ze actief bij de inrichting te gaan betrekken, maar deze inspanning betaalt

zich meer dan terug. Naast overleg en inventarisaties is het daarom waardevol als een interactie-

ontwerper een dag meeloopt met een van de medewerkers en vragen gaat stellen waarom iets wel

of juist niet gebeurt. Samen zullen ze zaken ontdekken die echt toegevoegde waarde gaan hebben

voor het werk.

Betrek gebruikers: Wat is hun behoefte? Wat helpt hun verder?

STEL JE COLLEGA’S CENTRAAL

Vind je het moeilijk om goed invulling te geven aan de inventarisatie

van gebruikersbehoeften? theFactor.e helpt je graag verder.


Waar eerder alleen uw interne communicatie-professionals en de techniek de dienst uitmaakten,

moet er nu meer de verbinding worden gelegd met het managementteam en de werkvloer.

Met het MT moet duidelijk worden ‘waarom we dit eigenlijk doen’. Vanuit de bedrijfsvisie en de HR

strategie kan er een duidelijke businesscase worden ontwikkeld.

Met de werkvloer moet duidelijk worden wat daadwerkelijke hun behoefte is. Voor een online-

collaboratieomgeving kun je eigenlijk moeilijk iets voor een ander bedenken. Liever bedenk je het

samen. Co-creatieve sessies leggen de juiste inzichten en verbeterpunten bloot.

Dat betekent niet dat wij rechtstreeks ontwerpen wat je collega’s willen, maar we krijgen toegang

tot de echte context. De creatieve vertaalslag blijft het werk van een UX-designer maar deze zal je

collega’s op een aangename manier gaan verrassen.

Zo ontstaat draagvlak voor nieuwe functionaliteit. Vanuit het managementteam, maar vooral

vanaf de werkvloer. En dat is belangrijk, want zij bepalen eigenlijk het succes van zo’n online col-

laboratieomgeving.

Co-creatie: zo ontstaat inzicht en commitment.

ONTWIKKEL EEN SOCIAAL PRODUCT SAMEN

Hoe organiseer je goede co-creatieve sessies?

theFactor.e helpt je graag verder.


HET NADEEL VAN ENTHOUSIASTE EARLY ADAPTORSEr is niets leukers dan positieve digital-minded collega’s te betrekken in je pilot of proof

of concept. Ze dragen je project een warm hart toe en zien de lol van digitale functies

snel in. Ze zijn benaderbaar en denken mee.

Helaas doen ze dat niet vanuit de gemiddelde mindset zoals die leeft op de werkvloer.

Je loopt het gevaar dat je op basis van hun advies en inzet iets ontwikkelt wat ‘de rest’

later toch links laat liggen. Zorg dus dat je pilots en je proof-of-concepts altijd toetst

aan doorsnee collega’s.

lage innovatiedrivebreed draagvlak

hoge innovatiedrivesmal draagvlak


DE BLINDE VLEK VAN COMMUNICATIEPROFESSIONALSEen ontwerpproces voor een intranet wordt vaak vormge-

geven door de experts; interne communicatieadviseur,

interne IT-engineer en de externe leverancier. Door de

opleiding die ze hebben genoten en het beroep dat ze

hebben gekozen zijn het vaak echte ‘digital natives’.

Ze geloven dat de wereld een beetje maakbaar is vanuit

het digitale domein. Vanuit de industrie zijn er continu

nieuwe impulsen waarmee de eigen organisatie verder

kan worden gebracht.

Toch houdt een dergelijk ‘expertdriven’ benadering ook

een gevaar in. Kunnen wij ons wel goed verplaatsen in de

mindset van je collega’s, ook als die wat minder digital

minded zijn? Onze belangrijkst taak is de wensen en be-

hoeften van uiteenlopende collegagroepen goed in kaart

te brengen. We willen voorkomen dat er een gat ontstaat

tussen geïdealiseerde, abstracte uitgangspunten en de

daadwerkelijk behoefte en ontwikkelingen op de werkvloer.


Een succesvol intranet vraagt om meer dan alleen gedesignde functionaliteit.

Je geeft invulling aan deze bouwstenen:

vorm, techniek, data, interactie, inhoud en gedrag (van je organisatie).

Bijvoorbeeld gedrag: Hoe introduceer je de nieuwe tool op de werkvloer? Mensen moeten worden

verleid om er gebruik van te gaan maken en ze moeten wegwijs worden gemaakt. En als ze er even

niet uitkomen, waar kunnen ze dan terecht? Dat is ook onderdeel van ontwerp. Zo krijgt een goede

implementatie ook een plek in je begroting en resourceplanning.

Zorg dat een nieuw intranet zo goed mogelijk aansluit bij de bestaande context. Hiermee vergroot

je de adaptatiegraad.

Je doelstelling, het gedrag van je collega’s en je technische mogelijkheden en resources dienen

goed in elkaars verlengde te liggen.

Een Bring Your Own Device policy is leuk, maar als je core systemen voorlopig niet responsive op

een smartphone ontsloten kunnen worden, wordt het al snel een holle frase.

DENK INTEGRAAL

TIPVind je het moeilijk om alles goed op elkaar af te stemmen?

theFactor.e helpt je hier graag verder.

HUIDIGE CONTEXT VISIE

Het ontwerpproces

stopt hier niet

PLANNING EXECUTIE


Bepaalde doelen en behoeften verschillen eigenlijk nauwelijks per organisatie.

Deze basis hoef je niet uitgebreid te inventariseren of daar lang over na te denken. Je kunt dit voor

elke organisatie zo snel mogelijk realiseren.

Benieuwd? Dit zijn ze:

∆ Smoelenboek (mensen kunnen vinden is een toptaak)

∆ Reserveren (Vergaderzaal / poolauto / resources ) (makkelijk regelen scheelt tijd)

∆ HR informatie bedrijfsbreed (opleiding, vacatures)

∆ Events, Locaties, Nieuws, Kantinemenu

∆ Kennis en documenten delen

∆ procedures, richtlijnen, standaarden

∆ Producten en productondersteuning

∆ Vraag en meetfuncties

Hiermee zet je een eerste basis neer vanwaaruit je ‘de rest’ van je intranet vraaggestuurd met je

collega’s kunt doorontwikkelen.

Zo ontstaat een maatwerk intranet dat perfect aansluit op de ontwikkelende behoeften en het

gedrag van je collega’s.

Snel op weg naar betaalbaar resultaat.

START SNEL

TIPNiet eindeloos vergaderen maar snel aan de slag. Wil je weten wat je

nodig hebt qua tijd, geld, techniek en resources? We helpen je graag

verder in een kennismakingsgesprek.


ONTWIKKEL VRAAGGGESTUURD DOOR

Hoe zorg je dat je jouw basis intranet zo kunt doorontwikkelen dat het datgene gaat bieden waar je

collega’s ook echt op zitten te wachten?

1. GEDRAG EN BEHOEFTENAllereerst door het gedrag en de behoeften binnen die nieuwe omgeving te meten en te inventa-

riseren:

Het basisintranet wat je hebt gerealiseerd kun je nu zelf inrichten als een kanaal waarbinnen je de

behoeften op de werkvloer verder in kaart brengt.

∆ Door de informatiepaden goed door te meten en te vergelijken met je initiële doelen.

∆ Door binnen het intranet op verschillende plekken vragen te stellen aan collega’s over hun

wensen, behoeften en verwachtingen.

Op die manier kun je binnen de structuur inzicht krijgen in de behoeften van je collega’s en weet je

hoe relevant die wensen zijn.

2. CO-CREATIEVE SESSIESNaast die kwantitatieve benadering krijg je kwalitatieve inzichten door met je stakeholders (de

verschillende eindgebruikers, je opdrachtgever, beheer en IT) in een co-creatieve sessie te brain-

stormen over de verdieping van je doelen, de behoefte op je werkvloer en de mogelijkheden en

beperkingen.

Zo kun je:

∆ Businessdoelen verder scherp stellen (SMART maken) en toetsen.

∆ De verlangens en verwachtingen van groepen collega’s verder inventariseren (top down èn

buttom up!).

∆ Met hen gebruikerscenario’s opstellen en vertalen naar functionaliteit.

∆ collega’s betrekken door hen demo’s of POC’s te laten testen.

∆ managers en afdelingen actief betrekken in de uitrol en ingebruikname van nieuwe

onderdelen.


TOT SLOTEen intranet is snel gebouwd, maar je zult zien dat je

toekomstige meerwaarde vooral gaat ontstaan door een

goede regie op de combinatie van doelen en gedrag ener-

zijds en anderzijds techniek en data-analyse.

Zo wordt je huidige intranet in de toekomst een

doorslaand succes.

BASIS ONTWERP

DOELEN & GEDRAG

SUCCESVOL INTRANET

TECHNIEK & DATA


In deze whitepaper hebben we inzicht gegeven in de vijf stappen tot een succesvol intranet:

1. Stel je collega’s centraal

2. Ontwikkel dit sociaal product samen

3. Denk integraal

4. Start snel

5. Ontwikkel vraaggestuurd door

Een goed werkend intranet stelt je collega’s in staat om efficiënter en sneller te werken en het

biedt je collega’s de mogelijkheid om bedrijfsbreed vragen, opdrachten, ervaringen, kennis en

inzichten met elkaar te delen en gedeelde output met elkaar te evalueren, te waarderen en toe te

passen, zodat extra waarde ontstaat.

Een succesvol intranet vraagt om meer dan alleen gedesignde functionaliteit.

SAMENGEVAT

DE VOORDELEN VAN EEN GOED WERKEND INTRANET ∆ Focus en doelgerichtheid. Alle activiteiten zijn gericht op het behalen van uw

(strategische) doelstellingen.

∆ Adaptatie & Commitment. Sluit aan bij de behoefte op de werkvloer en wordt

gedragen.

∆ Een goede ROI. Investeren in maatwerk functionaliteit wat echt wordt gebruikt.

∆ Enthousiaste collega’s en gebruikersplezier!


Leuk zo’n whitepaper, maar liever geeft theFactor.e de voorkeur aan menselijke interactie. Wil je

meer weten over het ontwikkelen van een intranet of hoe wij je daarbij kunnen helpen? Aarzel dan

niet. Neem contact op met Harald Middel, auteur van deze whitepaper.

T. 050-5757888

M. 06-12539319

E. [email protected]

L. https://www.linkedin.com/in/haraldmiddel

Let’s Interact!

LET’S INTERACT

OVER THEFACTOR.EAls theFactor.e geloven we in de magie van interactie. We geven vorm en inhoud

aan de interactie tussen organisaties en mensen. Sinds de oprichting in 1995 zijn

we uitgegroeid tot een succesvolle, gedreven en betrokken organisatie van jonge en

deskundige internetprofessionals. Vanuit onze integrale visie op online interactie

leveren wij cross channel toepassingen voor desktop, tablet en smartphone. Wij

werken voor veel vooraanstaande klanten in verschillende sectoren: van financials,

zorg- en verzekeringswezen, tot de overheid en het onderwijs. Enkele klanten uit onze

portfolio zijn: ABN-AMRO Markets, Zwitserleven, UMCG, DAS, Eneco en Delta Lloyd

België.

De peilers van onze dienstverlening:

Δ Strategie

Δ Ontwerp

Δ Realisatie

Δ Exploitatie

Deze whitepaper is geschreven door:

Auteur: Harald Middel, creatief directeur (theFactor.e)

Met medwerking van:

Bart Wortel, designer (theFactor.e)

theFactor.e

Friesestraatweg 215a

9743 AD Groningen

A Lab

Overhoeksplein 2

1031 KS Amsterdam

tel: +31 (0)50-5757888

mail: [email protected]

www.tfe.nl

Download de whitepaper

Documents

Transcript of Download de whitepaper