Whitepaper transitieplan

10
© 2013 Transitieprofs 1-10 WHITEPAPER Transitieplan

Transcript of Whitepaper transitieplan

© 2013 Transitieprofs 1-10

WHITEPAPER

Transitieplan

© 2013 Transitieprofs 2-10

Inhoudsopgave

1 INHOUDSOPGAVE 1

2 INLEIDING 3

3 HET TRANSITIEPLAN 6

© 2013 Transitieprofs 3-10

1 Inleiding

Dit document beschrijft op hoofdlijnen een aantal stappen en processen die moeten worden voltooid

gedurende het transitie proces. Elke stap en elk proces maakt onderdeel uit van ons bewezen

Transitiemodel. Wij voeren dit al ruim 15 jaar grotendeels op dezelfde manier uit en verzorgen daarbij

maatwerk, omdat geen enkele organisatie hetzelfde is ingericht en/of dezelfde wensen en eisen heeft.

Bovendien kunnen wij dit ook 100% objectief uitvoeren.

Uitgangspunt van het Transitiemodel is, dat wij gezamenlijk als doel stellen om elke grote wijziging voor

u te begeleiden (zoals bijvoorbeeld vervanging van de ICT- Infrastructuur of bijvoorbeeld uw primaire

(ERP) applicatie) en om dit uiteindelijk te borgen door “Managed Services” te implementeren, waarbij

Regie centraal is belegd. Of dit intern, extern of in combinatie met 3e partijen en ons zal worden

opgeleverd aan ICT- beheer is een onderzoeksrichting, maar op voorhand zeker geen uitgangspunt. Wij

bekijken wat het beste past bij uw wensen en eisen. Wat verstaan wij onder Managed Services met

centraal georganiseerde Regie:

o Een ICT- Service is een product of dienst, welke meetbaar is op basis van functionele

beschikbaarheid;

o Om deze meetbaar te kunnen maken, moet dit centraal (door SPOC of Regie) gemeten

worden over alle factoren die hier invloed op kunnen hebben. Dit noemen wij de keten van

afhankelijkheden en deze moet inzichtelijk gemaakt worden per ICT- Service. Vanaf het

moment dat deze inzichtelijk zijn gemaakt en centraal worden aangestuurd, kan je hierop gaan

managen;

o Vanaf het moment dat je dit kan managen kan je met elke keten- afhankelijkheid ook

afspraken gaan vastleggen (SLA’s opstellen);

o Zodra je deze SLA’s gaat managen kan je ook de onderlinge werkafspraken vastleggen

in een DAP (Dossier Afspraken en Procedures);

o Zodra elke afhankelijkheid zich hieraan gaat conformeren middels ondertekening van

één gezamenlijk DAP, spreken wij van een Managed Service;

o En nadat dit proces is doorlopen voor alle ICT services en het DAP digitaal en direct

beschikbaar is, spreken wij van Managed Services: en eerder dus niet.

Bewezen is dat je dit stap voor stap moet doen, omdat mensen moeten wennen aan verandering en

aan processen. Daarom hebben wij ons Transitiemodel als volgt opgebouwd:

© 2013 Transitieprofs 4-10

Na oplevering van een grote wijziging (project) is er een optimale samenwerking tussen projecten (op

basis van Prince II, uitgevoerd door ICT- medewerkers, IT- architecten, Programmamanagers,

Informatiemanagers, etc.), omlijnde processen (op basis van ITIL), maatwerk documenten (SLA, PID en

DAP) en bewezen tooling voor beheer (Callregistratie en beheer- tooling): met één transparante

Rapportage over beschikbaarheid en kosten van ICT- Services. Het Transitiemodel zal primair worden

begeleid door één vaste Transitiemanager. De Transitiemanager is namens de opdrachtgever

eindverantwoordelijk om de gewenste omgeving aantoonbaar op te leveren conform het Regiemodel

en zal zorg dragen dat alle andere rollen projectmatig worden aangestuurd gedurende de gehele

Transitie periode:

Het Transitiemodel is complex en kan (afhankelijk van de wensen en de omgeving) meerjarig van aard

zijn. Daarom hebben wij het Transitiemodel “opgeknipt” in korte, verantwoorde stappen. Hierdoor blijft

het overzichtelijk en is het eenvoudig om zogenaamde go/no-go momenten te omlijnen. Ook zal met

deze werkwijze bereikt worden dat er sprake is van optimaal gebruik van voortschrijdend inzicht en

samenwerking en zal er voldoende tijd zijn om veranderingen te borgen binnen de eigen organisatie.

Enkele voordelen van ons Transitiemodel en onze aanpak zijn:

o Concrete diensten vanaf Interviews tot en met Regie begeleiding naar Managed

Services. Deze bieden wij aan als losse projecten met maatwerkcalculaties;

o Een duidelijke product- en diensten catalogus met volledige transparantie van kosten

en beschikbaarheid van ICT services, inclusief diensten van 3e ICT- partijen;

o Uitstekende verantwoording naar de lijnmanagers en de directie;

o Permanente benchmark voor alle mogelijke diensten en ICT- partijen in de markt;

o Een permanente sparringspartner op strategisch en tactisch niveau;

o Een vaste Transitiemanager die verantwoordelijk zal zijn voor harde opleveringen;

o Een groot netwerk van (tijdelijke) specialisten inzetbaar, van Informatiemanagers tot

IT- Architecten;

o 100% onafhankelijke begeleiding: geen enkele “baat” bij commerciële oplossingen;

o Bewezen succes met ruim 15 ervaring in vrijwel elk type organisatie;

o De mogelijkheid om elk project door Transitieprofs te laten begeleiden, van ERP-

selectie tot en met complete vervanging van de ICT- Infrastructuur.

Door stapsgewijs te werken, is er stapsgewijs ruimte om te bepalen of, hoe en met wie de volgende

stap in het Transitiemodel genomen kan worden. Wilt u het daarna of tussentijds zelf doen: ook prima.

Er zijn daarmee geen langlopende verplichtingen.

© 2013 Transitieprofs 5-10

In deze toelichting beschrijven wij het Transitiemodel op hoofdlijnen. U zult begrijpen dat wij voor alle

stappen in het plan beschikken over alle mogelijke tools, expertise en documenten. Deze geven wij

natuurlijk niet zomaar weg, aangezien wij deze zorgvuldig hebben opgebouwd in de afgelopen 15 jaar

en omdat deze enkel succesvol tot één geheel kunnen worden gebracht met inzet van onze ervaren

Transitiemanagers. Gedurende het traject komen deze zaken “vanzelf” beschikbaar voor u op maat.

Denk hierbij aan:

o Bewezen documenten en rapportages voor de Sourcing Stack, Interviews, Workshops

en Gap Analyse;

o Technische tooling voor onderzoek van de ICT- omgeving;

o Een maatwerk product- en dienstencatalogus;

o Een vast model (Gap Analyse) voor het onderzoeken van alle ICT- Services: kosten,

maximale uitval, benchmarkcalculaties, knelpunten, Cloud ready, etc;

o Zeer professioneel onderzoek van uw ICT- organisatie: tooling, processen, SLA, DAP,

Regie, 3e partijen, rapportage, medewerkers en Callregistratie;

o Uitstekende documenten om rapportage op te stellen vanuit de Gap Analyse: als nul-

meting en uitgangspunt voor het gehele vervolgtraject;

o Bewezen architectuur voor het inrichten van Callregistratiesystemen op basis van

meetbaarheid van en Regie over ICT- Services, ICT- medewerkers en 3e partijen. Hierbij zal de

gehele ICT- keten meetbaar worden;

o Bewezen model voor proces- inrichting op basis van ITIL;

o Professionele SLA’s met verbinding naar één DAP. Deze kunnen wij digitaal

beschikbaar maken in het Callregistratiesysteem voor optimale Regie;

o Beheertooling om verbindingen te leggen tussen ICT- componenten en ICT- Services;

o Beheertooling met integratie naar de Callregistratie en 3e partijen om Regie ook

meetbaar én uitvoerbaar te maken;

o Bewezen en uiterst professionele projectdocumentatie op basis van Prince II, voor

elke stap in het Transitiemodel.

Elke ICT- rol, elk proces en elk project past in ons model. De kennis en ervaring is opgebouwd bij

opdrachtgevers op locatie, maar vooral ook opgebouwd bij commerciële ICT- beheerpartijen, waarbij

beschikbaarheid en meetbaarheid is toegepast op basis van harde resultaatverplichtingen met 7*24

ondersteuning. Juist deze mix van ervaring zorgt ervoor dat wij dit ook voor u professioneel kunnen

begeleiden. Dit lichten wij graag toe tijdens de Interviews en Workshops en/of in het voortraject.

Met onze inzet zijn wij vaak een “ontbrekende spil” in het geheel. Wij vinden helemaal niet opnieuw

het wiel uit en doen inhoudelijk niets speciaals. Wij maken gebruik van alle aanwezige zaken en rollen

die al bij u aanwezig zijn. Enige wat wij echt doen als onderscheidend vermogen is:

Wij leggen namens de eindverantwoordelijke voor ICT de juiste verbanden op basis van bewezen

oplossingen, wij zorgen voor ontbrekende onderdelen/rollen en wij zorgen ervoor dat dit uiteindelijk als

één geheel zal worden geborgd binnen uw eigen organisatie als wij weer vertrekken: met één meetbare

rapportage.

In de navolgende hoofdstukken behandelen wij één onderwerp van ons

Transitiemodel. In dit geval is dat het Format voor: het Transitieplan.

© 2013 Transitieprofs 6-10

2 Het Transitieplan

Vanuit de Workshops bepalen wij samen het einddoel van de Transitie. Belangrijke eigenschappen van

het einddoel zijn over het algemeen, dat er na de uitvoer van bijvoorbeeld een grote wijziging (zoals het

vervangen van een ERP- pakket of bijvoorbeeld het vervangen van een complete infrastructuur

omgeving) volledige Regie is over de ICT- omgeving en dat alle ICT- Services passen bij de door u

omlijnde wensen en eisen. Dit vertalen wij naar een maatwerk Transitieplan en deze stemmen wij af

met uw visie en uw beschikbare budget. Vanaf dat punt zal de uitvoer van het Transitieplan starten.

Afhankelijk van uw visie en budget stellen wij het Transitieplan op. Dit plan is complex en hiervoor

zetten wij al onze ervaring, tools, processen en (project) documenten in. Zoals gezegd is het ultieme

doel om Managed Services met Regie op te leveren, maar dit hoeft/kan niet op stel en sprong.

Vaak past een snelle verandering niet in het budget, maar nog vaker is de stap van “As Is” naar

Managed Services met Regie te groot voor rollen, personen en 3e partijen om dit in een korte tijd te

kunnen of willen bewerkstelligen. Verandering en gewenning kosten tijd.

Mensen en organisaties hebben per definitie moeite met verandering en juist daarom moeten wij dit

stap voor stap doen. En juist daarom is ons Transitieplan opgebouwd uit verschillende opleveringen

met verschillende verwachtingen/resultaatverplichtingen. Het (technische) model Hiervoor is visueel te

zien op pagina 8.

Elke stap heeft glasheldere opleveringen en per stap bepalen wij ook of het intern, extern of

gezamenlijk moet worden ingericht. Zijn er aantoonbaar externe ICT- partijen nodig om de ICT- Services

te kunnen leveren/borgen: dan helpen wij u desgewenst ook met het opstellen en begeleiden van RFP-

trajecten. Heeft u op inhuurbasis (tijdelijke) hulp nodig: dan helpen wij u ook daarmee: wij beschikken

over een enorm netwerk van specialisten.

Wij zijn de afgelopen 15 jaar permanent betrokken geweest bij RFP- trajecten en kennen (geheel

onafhankelijk) het grootste deel van de ICT- partijen in Nederland. Met inzet van onze benchmark

calculatie tooling, met inzet van onze kennis van vraag en aanbod in Nederland en met onze kennis van

uw bedrijfscultuur, zijn wij in staat om precies de juiste ICT- partner met u te selecteren en u tot en met

de oplevering te begeleiden.

© 2013 Transitieprofs 7-10

Graag geven wij op hoofdlijnen een technisch inhoudelijke toelichting op ons Transitiemodel (zichtbaar

op pagina 8).

Bij de start (en soms tijdens) een Transitietraject zal er een inventarisatie en/of Gap Analyse uitgevoerd

zijn, wat zal leiden tot een PID en waarbij de nodige beheer- tooling geïnstalleerd moet zijn/worden.

Horizontaal benoemde werkzaamheden in de afbeelding, worden met bewezen projectdocumenten,

projectmanagement en Transitiemanagement uitgevoerd (PID’s).

Wij onderscheiden 3 oplevermomenten naar Managed Services met Regie, welke wij opleveren in 3

versies documenten:

o SLA 0.1 en DAP 0.1: Beheer “As Is” met SPOC (Single Point Of Contact) op basis van

een inspanningsverplichting;

o SLA 0.5 en DAP 0.5: Beheer met SPOC (Single Point Of Contact) op basis van een

gedeelde resultaatverplichting. Regie is nog niet belegd met één DAP en deze is nog niet

verwerkt in het Callregistratiesysteem. SLA’s zijn inmiddels helder per verantwoordelijke partij;

o SLA 1.0 en DAP 1.0: Beheer Managed Services met Regie en één gezamenlijke

resultaatverplichting. Er is één gemeenschappelijk DAP en deze is digitaal beschikbaar in het

Callregistratiesysteem en alle beheertooling is hierop aangesloten.

- Om tot versie 0.1 te komen is gemiddeld 4 tot 8 weken nodig.

- Om tot versie 0.5 te komen is gemiddeld 2 tot 6 maanden nodig.

- Om tot versie 1.0 te komen is gemiddeld 1 tot 3 jaar nodig.

Vanaf of voorafgaande aan versie 0.1 hebben wij de Gap Analyse afgerond en hebben wij alle ICT-

Services inzichtelijk gemaakt met inzet van ons document “Product- en Diensten Catalogus. Uit dit

document zal per service (omschreven in TIER- levels voor beschikbaarheidseisen) blijken wat “As Is” de

maximale uitval per dienst zal zijn versus wat de uitval mag zijn. Bij versie 0.1 worden de wensen en

feiten voor uitval per ICT- Service ingevoerd in de Callregistratie, het SLA en de DAP en kennen wij de

gehele keten van afhankelijkheden.

Ook gaan wij vanuit de Servicedesk starten met SPOC naar alle afhankelijkheden (partijen). SPOC is op

basis van een inspanningsverplichting. Projectmatige verbeterplannen en “Quick Wins” worden vanaf

versie 0.1 vormgegeven, welke de beschikbaarheid en ICT- Services moeten gaan verbeteren. We gaan

gezamenlijk communiceren naar de organisatie over keuzes, verwachtingen, etc. Voor elk onderdeel

beschikken wij over alle benodigdheden.

Vanaf versie 0.5 zijn de verbetertrajecten in het Transitieplan opgenomen, is hier een planning voor en

zijn sommige (nieuwbouw) projecten al in uitvoer of uitgevoerd. Ook hebben wij op dat moment

organisatorisch een resultaatverplichting op de door de eigen ICT- afdeling en/of 3e partijen beheerde

domeinen en zijn wij in staat om de eerste rapportage van de keten per ICT- Service op te leveren op

basis van SPOC. Er zijn op dat moment ook koppelingen gemaakt met de Callregistratie, waarin de SLA’s

0.5 en het DAP 0.5 ook digitaal zichtbaar zijn voor de personen die de Calls aannemen.

© 2013 Transitieprofs 8-10

De processen zijn hier op aangepast: tussen de eigen ICT- afdeling, 3e partijen en ICT- gebruikers. Wij

communiceren tussentijd gezamenlijk weer naar de organisatie over de wijzigingen en verwachtingen

met inzet van onze beschikbare documenten.

De stap naar van versie 0.5 naar versie 1.0 duurt verreweg het langst. In deze fase worden alle

verbeterprojecten uitgevoerd en worden ICT- medewerkers (intern en extern) ingezet op basis van de

uitkomsten van de Gap Analyse. En wat nog belangrijker is: op dit moment gaat elke afhankelijkheid van

de ICT- keten, ook 3e partijen, per ICT- Service een handtekening zetten onder het Regie- model (in één

gemeenschappelijk DAP, digitaal beschikbaar in het Callregistratiesysteem).

Op het moment dat dit allemaal tot stand is gekomen (en dat is echt het meest intensieve deel) spreken

wij van versie 1.0 en spreken wij van Managed Services met volledige Regie naar alle partijen. Alle

diensten zijn dan met inzet van één DAP resultaatverplicht en vaak zien we dan ook dat componenten

op dat moment vooral centraal beschikbaar zijn gemaakt volgens het SBC- principe (Server Based

Computing). De omgeving is dan beschikbaar vanuit één centraal datacentrum, met mogelijke

koppelingen naar Cloud- oplossingen en/of Hybride oplossingen.

Voor het Transitieplan maken wij voor u een maatwerk offerte. Gezien de doorlooptijd, de gewenning,

de borging, het budget en het maatwerk, zal dit plan vrijwel nooit op basis van onze fulltime inzet en/of

op basis van fixed price worden aangeboden.

© 2013 Transitieprofs 9-10

Voordelen van ons Transitieplan Format zijn onder andere:

- Het Transitieplan is maatwerk wat past bij uw specifieke organisatie behoeften;

- Met een bewezen formaat wat al ruim 15 jaar bestaat zal er samengewerkt worden met

aanwezige ICT medewerkers, ICT kerngebruikers en ICT Partners. Dit zorgt voor optimaal draagvlak en

brengt volledige grip, transparantie en Regie;

- Binnen het Transitieplan kan het noodzakelijk zijn dat er een RFP traject start naar 3e partijen.

Wij kunnen dit traject in zijn geheel begeleiden;

- Elk type project, van vervangen van een ERP- applicatie tot en met het vervangen van een

complete infrastructuur, past op ons bewezen Transitieplan naar;

- Het Transitieplan heeft zichzelf in vrijwel elk type organisatie bewezen en is ongeveer 450

keer uitgevoerd.