1/49

Gebruikershandleiding

Factuurverwerking – Finxs 6.01

2/49

Document informatie

Algemeen

Titel : Gebruikershandleiding Factuurverwerking Finxs 6.01

Bestandsnaam : Gebruikershandleiding Finxs 20180122 versie 2.0.docx

Auteurs : Felix Goedegebuure

Status : Definitief

Versie : 2.0

Revisies

Datum Versie Auteur Opmerkingen

28-10-2015 1.0 Felix Goedegebuure Definitief gemaakt

22-01-2018 2.0 Felix Goedegebuure Definitief gemaakt

Document beoordelaars

Datum Versie Beoordelaar Opmerkingen

28-10-2015 0.1 Wilbert Mulder Goedgekeurd. Definitief maken.

22-01-2018 1.2 Wilbert Mulder Goedgekeurd. Definitief maken.

3/49

Inhoudsopgave 0 Inleiding ................................................................................................................................... 4

0.1 Inkoopfacturen ............................................................................................................................................. 4

0.2 Inloggen ........................................................................................................................................................ 5

0.3 Factuurverwerking applicaties ..................................................................................................................... 6

0.4 Factuurverwerking proces............................................................................................................................ 7

1 Voorbereiden facturen ............................................................................................................ 8

1.1 Verzamelen bestanden ................................................................................................................................ 8

1.2 Scannen ........................................................................................................................................................ 8

2 Insturen facturen ..................................................................................................................... 9

2.1 Uploaden van scanbestanden .................................................................................................................... 11

2.2 E-mail van bestanden ................................................................................................................................. 13

3 Scanverwerking facturen ....................................................................................................... 15

4 Werkstroom facturen ............................................................................................................ 16

4.1 Toelichting scherm Inkoopfacturen ........................................................................................................... 17 4.1.1 Toelichting scherm Inkoopfacturen: Acties ............................................................................................................................. 18 4.1.2 Toelichting scherm Inkoopfacturen: Weergaven .................................................................................................................... 19 4.1.3 Toelichting scherm Inkoopfacturen: Pagina navigatie ............................................................................................................ 19 4.1.4 Toelichting scherm Inkoopfacturen: Sortering ........................................................................................................................ 21 4.1.5 Toelichting scherm Inkoopfacturen: Filtering ......................................................................................................................... 22 4.1.6 Toelichting scherm Inkoopfacturen: Lijst ................................................................................................................................ 23

4.2 Toelichting scherm Factuur ........................................................................................................................ 24 4.2.1 Toelichting scherm Factuur: Factuurscan ............................................................................................................................... 25 4.2.2 Toelichting scherm Factuur: Pagina navigatie ......................................................................................................................... 26 4.2.3 Toelichting scherm Factuur: Factuurpagina navigatie ............................................................................................................. 26 4.2.4 Toelichting scherm Factuur: Acties ......................................................................................................................................... 27 4.2.5 Toelichting scherm Factuur: Factuurgegevens, boekinstructie en betaalinstructie ................................................................ 28 4.2.6 Toelichting scherm Factuur: Profiel ........................................................................................................................................ 29 4.2.7 Toelichting scherm Factuur: Boekregels ................................................................................................................................. 30 4.2.8 Toelichting scherm Factuur: Opmerkingen, historie en vragen .............................................................................................. 31 4.2.9 Toelichting scherm Factuur: Werkstroom acties..................................................................................................................... 32

4.3 Toelichting scherm Opties .......................................................................................................................... 33 4.3.1 E-mailnotificatie ...................................................................................................................................................................... 33 4.3.2 Overige instellingen ................................................................................................................................................................ 33

4.4 Exporteren naar Excel ................................................................................................................................ 34

4.5 Statussen en toewijzen van facturen ......................................................................................................... 34

4.6 Vervallen van factuur ................................................................................................................................. 36

4.7 Het behandelen van facturen .................................................................................................................... 37

4.8 Controleren factuurgegevens, bepalen betaal- en boekinstructie ............................................................ 38

4.9 Vastleggen boekregels bij factuur .............................................................................................................. 42

4.10 Profileren van de leverancier ..................................................................................................................... 43 4.10.1 Profiel bewaren....................................................................................................................................................................... 43 4.10.2 Profiel aanpassen .................................................................................................................................................................... 44 4.10.3 Profiel verwijderen ................................................................................................................................................................. 44

4.11 Opmerkingen, Historie en Vragen .............................................................................................................. 44 4.11.1 Opmerkingen bij de factuur .................................................................................................................................................... 44 4.11.2 Historie over de factuur .......................................................................................................................................................... 44 4.11.3 Vragen over de factuur ........................................................................................................................................................... 45

4.12 Het goedkeuren en verwerken van facturen ............................................................................................. 47

4.13 Het oplossen van facturen met status Verwerking .................................................................................... 49

4/49

0 Inleiding In deze handleiding wordt beschreven op welke wijze de Factuurverwerking wordt uitgevoerd.

0.1 Inkoopfacturen De Factuurverwerking is erop gericht om inkoopfacturen te verwerken in de Financiële administratie.

In de Factuurverwerking worden relevante gegevens vastgelegd bij een inkoopfactuur over:

de factuurgegevens;

de betaalinstructie voor de Financiële administratie;

de boekinstructie en boekregels van de financiële boeking in de Financiële administratie.

In de Financiële administratie worden de door Factuurverwerking aangeleverde inkoopfacturen

verwerkt conform de in Factuurverwerking aangegeven relevante gegevens tot openstaande posten ten

behoeve van het Betaalproces.

De Belastingdienst1 2 stelt een aantal eisen aan de gegevens die op een factuur staan

vermeld:

de volledige naam van leverancier en afnemer;

het volledige adres van leverancier en afnemer;

het btw-nummer van leverancier;

het KvK-nummer van leverancier;

de datum waarop de factuur is uitgereikt door leverancier;

een uniek volgnummer;

een omschrijving van de goederen of diensten die de leverancier heeft geleverd;

het aantal geleverde goederen of diensten;

de datum waarop de goederen of diensten zijn geleverd, of de datum van een

vooruitbetaling;

het bedrag dat de leverancier in rekening brengt, exclusief btw;

het btw-tarief dat de leverancier in rekening brengt;

het btw-bedrag.

Vereisten 1: Factuur

1 Voor de eisen aan een factuur

http://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/administratie_bijhouden/facturen_maken/factuureisen/ 2 Voor de eisen aan een digitale factuur https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/ondernemen/administratie/elektronisch_factureren/elektronisch-factureren

5/49

0.2 Inloggen De toegang tot Factuurverwerking wordt verzorgd via het Dyade SSO Portal.

Het Dyade SSO Portal is bereikbaar via de menu-optie Mijn Dyade op de Dyade website,

of rechtstreeks via url https://portal.dyade.nl.

Door middel van het e-mailadres en een wachtwoord wordt toegang verschaft tot de applicaties

waarvoor men geautoriseerd is.

Voor meer uitleg over het Dyade SSO Portal wordt verwezen naar de gebruikershandleiding van deze

applicatie.

Schermafbeelding 1: Dyade SSO Portal

6/49

0.3 Factuurverwerking applicaties De applicaties voor Factuurverwerking zijn:

Insturen facturen

Scanverwerking facturen

Werkstroom facturen

Deze applicaties stellen de navolgende technische eisen 3:

Beeldscherm:

Full HD 16:9 beeldverhouding;

1388x768 pixels voor 15.6" laptopscherm en voor 19" desktopscherm;

1600x900 pixels voor 17,3" laptopscherm en voor 20" desktopscherm;

1920x1080 pixels voor 18,4" laptopscherm en voor 22"-24" desktopscherm.

Vereisten 2: Beelscherm

Internetverbinding:

tot 25 gebruikers 1 Mbit download bandbreedte;

vanaf 25 gebruikers 2 Mbit download bandbreedte.

Vereisten 3: Internetverbinding

Internetbrowser:

Internet Explorer4 (recente versie);

Chrome (recente versie);

Safari (recente versie);

Firefox (recente versie)

Vereisten 4: Internetbrowser

Overige software

Acrobat Reader of een gelijkwaardige pdf-viewer (recente versie);

Microsoft Excel of een gelijkwaardige csv-viewer (recente versie).

Vereisten 5: Overige software

3 Conform opgave leverancier.

4 De comptabiliteitsmodus in de browser dient niet geactiveerd te zijn.

7/49

0.4 Factuurverwerking proces

Figuur 1: Factuurverwerking proces

In bovenstaande figuur wordt het Factuurverwerking proces schematisch weergegeven. Onderstaand

wordt deze figuur toegelicht en in de volgende hoofdstukken nader beschreven:

1. Voorbereiden facturen Verzamelen bestanden voor insturen facturen

2. Insturen facturen Bestanden uploaden of e-mailen voor scanverwerking facturen

3. Scanverwerking facturen Bestanden verwerken tot inkoopfacturen voor Werkstroom facturen

4. Werkstroom facturen

A Behandelen

B Goedkeuren

C Verwerken

Tabel 1: Toelichting Factuurverwerking proces

8/49

1 Voorbereiden facturen

1.1 Verzamelen bestanden De bestanden voor het insturen van facturen worden verzameld op een eigen opslag locatie.

Deze bestanden worden verkregen vanuit een e-mail van de leverancier of door middel van een scan

van een papieren inkoopfactuur.

1.2 Scannen Een aantal facturen komt nog per post binnen. Deze facturen moeten gescand worden en omgezet naar

bestanden. Aanbevolen wordt om gebruik te maken van een scanner die meerdere pagina’s kan

scannen. Het is niet noodzakelijk om elke factuur apart te scannen tot één bestand. Er kunnen meerdere

facturen in een bestand aanwezig zijn. Een bestand moet wel bestemd zijn voor één bedrijf/

uploadkostenplaats5.

Bij het scannen van de facturen:

Verwijder eventuele nietjes;

Zorg dat pagina’s volledig en recht worden gescand;

Let op de volgorde van de pagina’s;

Let op eventuele dubbelzijdige pagina’s.

Tip 1: Scannen facturen

De vereisten voor een scanbestand zijn:

verwerking in kleur wordt aanbevolen;

verwerking op minimaal 300 dpi;

bestandsformaat: tiff of pdf6;

een bestand is maximaal 500MB groot;

maximaal 50 bestanden per keer kunnen tegelijkertijd worden geüpload.

Vereisten 6: Scanbestand

5 Bij het uploaden van scanbestanden dient er een keuze gemaakt te worden voor een bepaalde combinatie bedrijf en kostenplaats. 6 Pdf-formaat wordt aanbevolen. Dit kunnen ook zogenaamde beveiligde PDF zijn.

9/49

2 Insturen facturen Inkoopfacturen die voldoen aan de daaraan te stellen eisen, worden ingestuurd door middel van het

uploaden van scanbestanden of via een e-mail met bijlage.

Klik in het Dyade SSO Portal bij Factuurverwerking op Werkstroom facturen.

Schermafbeelding 2: Insturen facturen

Klik vervolgens in het scherm Menu op Inkoopfacturen.

Schermafbeelding 3: Menu

10/49

Het scherm Inkoopfacturen wordt getoond met eventueel een overzicht van de bestanden die al eerder

zijn geüpload of per e-mail zijn binnengekomen.

Schermafbeelding 4: Inkoopfacturen

De navolgende onderdelen worden getoond op het scherm Inkoopfacturen:

Terug Terug naar het vorige scherm

Alles selecteren Selecteer alle zichtbare bestanden op de

pagina

Selectie annuleren Annuleer de eerder gekozen selectie van

scandocumenten

Verwijderen Verwijder de geselecteerde scandocumenten

Bestanden uploaden Toon het scherm Bestanden uploaden:

Inkoopfacturen

Filter invulveld Invulveld ten behoeve van filtering op

scanbestanden

Filter Zet filter aan op ingevulde waarde bij Filter

invulveld

Filter reset Reset het filter

Tabel 2: Functies scherm Inkoopfacturen

11/49

2.1 Uploaden van scanbestanden

Klik op Bestanden uploaden op het scherm Inkoopfacturen bij Insturen facturen 7.

Het scherm Bestanden uploaden: Inkoopfacturen wordt getoond.

Schermafbeelding 5: Scherm Bestanden uploaden: Inkoopfacturen

Selecteer eventueel8 een bedrijf bij Selecteer een bedrijf.

Selecteer eventueel9 een kostenplaats bij Selecteer een kostenplaats.

Klik op Selecteer bestanden.

Schermafbeelding 6: Selecteer bestanden

Selecteer een aantal bestanden en klik op Openen.

7 Voor uitleg over Insturen facturen en toelichting op het scherm Inkoopfacturen zie paragraaf 2 Insturen facturen. 8 Alleen van toepassing indien gebruiker geautoriseerd is tot meerdere bedrijven. 9 Alleen van toepassing indien gebruiker geautoriseerd is tot meerdere kostenplaatsen.

12/49

Het overzicht van de geselecteerde bestanden en de upload voortgang wordt getoond.

Schermafbeelding 7: Scherm overzicht geselecteerde bestanden

Eventueel kan er een aantal bestanden worden toegevoegd door opnieuw op Selecteer bestanden te

klikken, of worden verwijderd door op de knop te klikken.

Klik op Upload bestanden wanneer de selectie van de bestanden is afgerond.

De bestanden worden nu geüpload.

Wanneer een bestand succesvol is ontvangen, dan verschijnt er voor het bestand. Na verloop van tijd

worden bestanden die volledig zijn ontvangen, uit het overzicht verwijderd.

Klik op Terug om terug te keren naar scherm Inkoopfacturen.

Schermafbeelding 8: Scherm overzicht geselecteerde bestanden: Upload voltooid

13/49

2.2 E-mail van bestanden De bestanden met inkoopfacturen kunnen per e-mail worden ingestuurd.

Om facturen te kunnen insturen per e-mail dient u uw profielgegevens te controleren en zo nodig aan te

passen door middel van optie Profiel op het scherm Inkoopfacturen bij Insturen facturen 10.

Het Profiel scherm wordt getoond met daarop de navolgende opties:

Profielnaam Naam van de gebruiker

E-mailadres Het mailadres van de gebruiker

Accounttype Hier wordt het type account getoond

Uw administraties Geautoriseerde bedrijven en kostenplaatsen

met daarbij het e-mailadres waarnaar u de

facturen kunt mailen

Whitelist Lijst van mailadres(sen) die gebruikt wordt om

te verifiëren door applicatie Finxs waar

vandaan mails ontvangen mogen worden met

facturen. Standaard is uw eigen e-mailadres

opgenomen in de Whitelist. Middels de

toevoeg en verwijder knoppen kunt u de

Whitelist aanpassen.

Toevoegen Voeg een nieuw mailadres toe

Verwijderen Verwijder een mailadres

Info Een help tekst verschijnt

10 Voor uitleg over Insturen facturen en toelichting op het scherm Inkoopfacturen zie paragraaf 2 Insturen facturen.

14/49

Zorg ervoor dat het door uw gebruikte e-mailadres voor de te verzenden factuurbestanden op de

Whitelist staat in het Profiel. In onderstaand voorbeeld dient u op de plaats van xxx@dyade.nl uw eigen

mailadres te lezen:

Bepaal (indien u toegang heeft tot meerdere administraties) de juiste administratie, bij elke

administratie behoort:

-een eigen bedrijfscode (bestaande uit 4 posities)

-een e-mailadres voor de in te zenden facturen

Beide gegevens zijn ook zichtbaar bij uw profiel.

Kies in uw e-mailapplicatie voor Nieuwe Mail.

Geef het juiste e-mailadres op, welke bestaat uit de bedrijfscode met de toevoeging:

@factuurverwerking.dyade.nl

Geef bij het onderwerp op de kostenplaatscode en het woord ‘inkoop’ aan om de instuur kostenplaats

aan te geven. Indien het onderwerp hieraan niet voldoet, dan wordt voor de instuur kostenplaats de

bedrijfskostenplaats gebruikt.

Voeg het factuurbestand als bijlage toe.

Verstuur de e-mail.

De ingestuurde facturen zijn zichtbaar op het scherm Inkoopfacturen bij Insturen facturen 11.

11 Voor uitleg over Insturen facturen en toelichting op het scherm Inkoopfacturen zie paragraaf 2 Insturen facturen.

xxx@dyade.nl

15/49

3 Scanverwerking facturen Ingestuurde factuurbestanden worden verwerkt tot inkoopfacturen voor Werkstroom facturen. Dit

wordt uitgevoerd door de afdeling digitale documentverwerking van Dyade. In sommige gevallen kan

het voorkomen dat een aangeleverd bestand geweigerd wordt omdat het niet voldoet aan de gestelde

eisen, zoals:

- Een niet (geheel) leesbare factuurscan

- Een onvolledige factuurscan door het ontbreken van pagina’s

- Een onvolledige factuurscan door het ontbreken van cruciale gegevens (zie ook paragraaf 0.1)

- De ingestuurde scan betreft geen factuur

- Er is een ander declaratieformulier gebruikt dan de afgesproken declaratieformulier voor uw

bedrijf

- Er is een handgeschreven declaratieformulier gebruikt

Indien een aangeleverd bestand geweigerd wordt krijgt u daarvan een mailbericht met de reden van

de weigering.

Deze functionaliteit is op dit moment nog niet beschikbaar voor klanten en wordt derhalve niet

nader beschreven.

Beperkingen 1: Scanverwerking facturen

16/49

4 Werkstroom facturen De facturen uit Scanverwerking worden in een aantal stappen via de Werkstroom facturen verwerkt in

de Financiële administratie.

Klik in het Dyade SSO Portal bij Factuurverwerking op Werkstroom facturen.

Schermafbeelding 9: Werkstroom facturen

Het Menu scherm wordt getoond met daarop de navolgende opties:

Inkoopfacturen Toon het scherm Inkoopfacturen

Opties Toon het scherm Opties

Terug naar Portal Sluit Werkstroom facturen

Tabel 3: Opties scherm Menu Werkstroom facturen

Onderstaand scherm Inkoopfacturen wordt nader toegelicht in paragraaf 4.1 Toelichting scherm

Inkoopfacturen.

Schermafbeelding 10: Scherm Inkoopfacturen

In paragraaf 4.7 Het behandelen van facturen en paragraaf 4.12 Het goedkeuren en verwerken van

facturen wordt nader ingegaan op hoe de inkoopfacturen worden afgehandeld met behulp van de

Werkstroom facturen.

Het scherm Opties wordt nader toegelicht in paragraaf 4.3 Toelichting scherm Opties.

17/49

4.1 Toelichting scherm Inkoopfacturen In deze paragraaf wordt een toelichting gegeven op het scherm Inkoopfacturen.

Schermafbeelding 11: Scherm Inkoopfacturen: Onderdelen

Het scherm Inkoopfacturen bestaat uit de navolgende onderdelen:

A Acties De gebruiker heeft de mogelijkheid om diverse

acties uit te voeren

B Weergaven Met behulp van de weergaven wordt ingesteld

welke facturen moeten worden getoond in de

lijst.

C Sortering Met behulp van de sortering wordt ingesteld

hoe de facturen in de geselecteerde weergave

moeten worden gesorteerd in de lijst.

D Filtering Met behulp van de filtering wordt ingesteld

welke facturen in de geselecteerde weergave

moeten worden getoond in de lijst.

E Lijst In de lijst worden de facturen in de

geselecteerde weergave, sortering en filtering

getoond.

F Pagina navigatie Met behulp van de Pagina navigatie kan de

gebruiker naar een vorige of volgende pagina

met facturen in de lijst gaan.

Tabel 4: Onderdelen scherm Inkoopfacturen

A

B

C

D

E

F

18/49

4.1.1 Toelichting scherm Inkoopfacturen: Acties

De gebruiker heeft de mogelijkheid om diverse acties uit te voeren in dit onderdeel van het scherm.

Schermafbeelding 12: Scherm Inkoopfacturen: Onderdeel: Acties

De navolgende acties worden getoond op het scherm Inkoopfacturen:

Terug Terug naar het vorige scherm

Open geselecteerde

facturen

Open de geselecteerde facturen

In paragraaf 4.7 Het behandelen van facturen

wordt de werking van deze actie nader

toegelicht

Exporteren naar Excel Exporteer facturen naar Excel

In paragraaf 4.4 Exporteren naar Excel wordt

de werking van deze actie nader toegelicht

Kolommen selecteren Toon keuzelijst waarin aangegeven kan

worden welke kolommen wel of niet getoond

moeten worden in het scherm Inkoopfacturen

Sortering is inactief Hiermee ziet u dat er geen sortering op alle

kolommen actief is

In paragraaf 4.1.4 Toelichting scherm

Inkoopfacturen: Sortering wordt het activeren

van een sortering op een kolom behandeld.

Sortering ongedaan maken De sortering op de kolommen ongedaan

maken

Batchgewijs controleren Een lijst van geselecteerde facturen in een

scherm controleren en doorzetten naar de

volgende status

In paragraaf 4.12 Het goedkeuren en

verwerken van facturen wordt de werking van

deze actie nader toegelicht

Factuur toewijzen Factuur toewijzen aan de gebruiker

19/49

Toewijzing ongedaan

maken

Ongedaan maken van toewijzing aan de

gebruiker

Tabel 5: Acties scherm Inkoopfacturen

4.1.2 Toelichting scherm Inkoopfacturen: Weergaven

Met behulp van de weergaven wordt ingesteld welke facturen moeten worden getoond in de lijst.

Schermafbeelding 13: Scherm Inkoopfacturen: Onderdeel: Weergaven

Standaard opent het scherm Inkoopfacturen in de weergave Inbox.

Op basis van een eventueel eerder bezoek wordt het scherm Inkoopfacturen mogelijk geopend in een

andere weergave.

Het tabblad van de actieve weergave is anders gekleurd.

Tip 2: Actieve weergave

De navolgende weergaven zijn beschikbaar:

Inbox Door de gebruiker te behandelen

inkoopfacturen worden getoond

Persoonlijk Archief Door de gebruiker behandelde inkoopfacturen

worden getoond

Actueel register Inkoopfacturen met een recente factuurdatum

(tot maximaal 3 maanden verstreken) worden

getoond

Register Alle Inkoopfacturen worden getoond

Tabel 6: Weergaven scherm Inkoopfacturen

4.1.3 Toelichting scherm Inkoopfacturen: Pagina navigatie

Met behulp van de Pagina navigatie kan de gebruiker naar een vorige of volgende pagina met facturen

in de lijst gaan.

Schermafbeelding 14: Scherm Inkoopfacturen: Onderdeel: Pagina navigatie

De navolgende elementen zijn beschikbaar:

20/49

Totaal aantal facturen Het totaal aantal facturen wordt getoond

Tel het aantal facturen Toon het totaal aantal facturen (beschikbaar in

de weergaven Persoonlijk archief en Register)

Beginpagina Blader naar de eerste pagina

Vorige pagina Blader naar de vorige pagina

Huidige pagina Het nummer van de huidige pagina wordt

getoond. Door middel van het invulveld kan

direct de gewenste pagina worden getoond

Totaal aantal pagina’s Het totaal aantal pagina’s wordt getoond

Volgende pagina Blader naar de volgende pagina

Laatste pagina Blader naar de laatste pagina

Aantal facturen per pagina Het aantal facturen per pagina wordt getoond.

Door middel van het invulveld kan het

gewenste aantal facturen per pagina worden

getoond

Tabel 7: Pagina navigatie scherm Inkoopfacturen

21/49

4.1.4 Toelichting scherm Inkoopfacturen: Sortering

Met behulp van de sortering wordt ingesteld hoe de facturen in de geselecteerde weergave moeten

worden gesorteerd in de lijst.

De sortering wordt geactiveerd door te klikken op de betreffende kolommen.

Schermafbeelding 15: Scherm Inkoopfacturen Onderdeel: Sortering

De navolgende elementen zijn beschikbaar bij de kolommen wanneer de sortering is geactiveerd:

Actieve Sorteervolgorde Sorteren van hoog naar laag.

Actieve Sorteervolgorde Sorteren van laag naar hoog.

Tabel 8: Sortering scherm Inkoopfacturen kolommen

1. Na de klik op de kolom verschijnt er .

2. Nogmaals klikken op de betreffende kolom wijzigt de sortering .

3. Door nogmaals te klikken op de kolom wordt de sortering op deze kolom inactief.

Het is mogelijk om op meerdere kolommen tegelijk een sortering aan te zetten, de sorteervolgordes

kunnen dan ook verschillend zijn.

Schermafbeelding 16: Scherm Inkoopfacturen: Onderdeel Sortering meerdere kolommen

Door middel van knop worden alle sorteringen ongedaan gemaakt

De navolgende elementen zijn beschikbaar bij de acties:

Inactieve Sortering Er is op geen enkele kolom een sortering actief

Sortering ongedaan maken De ingestelde sortering(en) word(t)(en)

verwijderd

Tabel 9: Sortering scherm Inkoopfacturen: acties

22/49

4.1.5 Toelichting scherm Inkoopfacturen: Filtering

Standaard in het Inkoopfacturen scherm wordt het filter getoond. Het filter kan worden ingesteld om te

bepalen welke facturen worden getoond in de lijst met facturen.

Schermafbeelding 17: Scherm Inkoopfacturen: Onderdeel: Filtering

De navolgende elementen zijn beschikbaar:

Filters ongedaan maken Het ingestelde filter wordt verwijderd

Invulveld afhankelijk van

kolom

Standaard filterveld voor onderstaande kolom, door hier een teken, tekens of tekstgedeelte in te typen worden resultaten gezocht in betreffende kolom

Invulveld afhankelijk van

kolom

Filter groter of gelijk aan waarde in kolom

Invulveld afhankelijk van

kolom

Filter kleiner aan waarde in kolom

Selectieveld bij kolom

Opm.

Filter op opmerkingen instellen

Inactief filter Er is op geen enkele kolom een filter actief

Tabel 10: Filtering scherm Inkoopfacturen

Bij het filteren van de facturen:

De ingegeven filterwaarde kan een gedeelte zijn van de voorkomende waarden;

Filteren op meerdere filterwaarden kan door de waarden te scheiden met een

komma.

Bijvoorbeeld in het veld Status filteren op “beh, goed” geeft als resultaat dat de

inkoopfacturen met de statussen Behandelen en Goedkeuren worden gefilterd.

Tip 3: Filteren facturen

23/49

4.1.6 Toelichting scherm Inkoopfacturen: Lijst

In de lijst worden de facturen in de geselecteerde weergave, sortering en filtering getoond.

Schermafbeelding 18: Scherm Inkoopfacturen: Onderdeel: Lijst

De navolgende elementen zijn beschikbaar:

Selectieveld De regel is niet geselecteerd.

Door te klikken op het selectieveld wordt de

regel geselecteerd.

Selectieveld De regel(s) is/zijn geselecteerd .

Door te klikken op het selectieveld wordt de

regel niet geselecteerd.

Boekregels weergeven Tonen van eventueel aanwezige boekregels

Boekregels verbergen Verbergen van boekregels bij betreffende

regel

Tabel 11 Elementen Lijst Scherm Inkoopfacturen

Met een klik op worden eventueel de boekregels getoond.

Schermafbeelding 19: Tonen boekregels

Wanneer er geen boekregels bij de betreffende factuur aanwezig zijn, dan wordt melding ‘Er zijn geen

boekregels gevonden’ getoond.

24/49

4.2 Toelichting scherm Factuur Het scherm Factuur toont de factuur en alle relevante gegevens.

Schermafbeelding 20: Scherm Factuur

Het scherm Factuur is opgebouwd uit de navolgende onderdelen:

A Factuurscan De factuurscan wordt getoond

B Pagina navigatie Pagina navigatie is beschikbaar indien er

meerdere facturen zijn geselecteerd

C Factuurpagina navigatie Factuurpagina navigatie is beschikbaar indien

de factuur uit meerdere pagina’s bestaat

D Acties Acties die uitgevoerd kunnen worden op

betreffende factuur

E Factuurgegevens,

boekinstructie en

betaalinstructie

De gegevens van de factuur, wie en op welke

wijze de factuur betaalt en vermelding van

status van de factuur in het proces.

F Profiel Beïnvloedt het profiel van de leverancier

G Boekregels De boekregels van de factuur

H Opmerkingen, historie en

vragen

Opmerkingen op, historie over en vragen over

de factuur

I Werkstroom acties Acties om de factuur in een volgende of vorige

status in de werkstroom te zetten

Tabel 12: Onderdelen scherm Factuur

25/49

4.2.1 Toelichting scherm Factuur: Factuurscan

De factuurscan wordt getoond in dit onderdeel van het scherm.

Schermafbeelding 21: Scherm Factuur: Onderdeel: Factuurscan

De factuurscan wordt voor een deel vergroot weergegeven door met de muis over de factuur heen te

gaan. In bovenstaande schermafbeelding is de vergroting zichtbaar bij de Leveranciersgegevens.

26/49

4.2.2 Toelichting scherm Factuur: Pagina navigatie

De Pagina navigatie is beschikbaar wanneer er meerdere facturen zijn geselecteerd.

Met behulp van de Pagina navigatie kan de gebruiker naar een vorige of volgende factuur gaan.

Schermafbeelding 22: Scherm Factuur: Onderdeel: Pagina navigatie

De navolgende knoppen zijn beschikbaar:

Eerste pagina Blader naar de eerste pagina

Vorige pagina Blader naar de vorige pagina

Volgende pagina Blader naar de volgende pagina

Laatste pagina Blader naar de laatste pagina

Tabel 13: Pagina navigatie scherm Factuur

4.2.3 Toelichting scherm Factuur: Factuurpagina navigatie

Indien de factuur uit meerdere pagina’s bestaat, dan is de Factuurpagina navigatie beschikbaar.

Schermafbeelding 23: Scherm Factuur: Onderdeel: Factuurpagina navigatie

De navolgende knoppen zijn beschikbaar:

Vorige pagina Blader naar de vorige pagina

Volgende pagina Blader naar de volgende pagina

Tabel 14: Factuurpagina navigatie scherm Factuur

27/49

4.2.4 Toelichting scherm Factuur: Acties

De gebruiker heeft de mogelijkheid om diverse scherm en factuur acties uit te voeren in dit onderdeel

van het scherm.

Schermafbeelding 24: Scherm Factuur: Onderdeel: Acties

De navolgende knoppen zijn beschikbaar:

Terugkeren Terugkeren naar het Inkoopfacturen scherm

Wijzigingen opslaan Wijzigingen opslaan en terugkeren naar het

scherm Inkoopfacturen

Factuur toewijzen Factuur toewijzen aan de gebruiker

Factuur laten vervallen Factuur is onjuist en wordt niet verder

behandeld. De status wordt op Vervallen gezet

In paragraaf 4.6 Vervallen van factuur wordt

de werking van dit onderdeel nader toegelicht

Printen De factuur (en eventuele bijlagen) wordt in

een apart tabblad als pdf weergegeven van

waaruit een afdruk gemaakt kan worden

Versturen per e-mail De factuur (en eventuele bijlagen) worden als

pdf-bijlage per mail verstuurd

Er wordt een scherm getoond om mailadres en

berichtgegevens te vullen

Tabel 15: Acties scherm Factuur

28/49

4.2.5 Toelichting scherm Factuur: Factuurgegevens, boekinstructie en betaalinstructie

In dit onderdeel van het scherm worden de factuurgegevens getoond en heeft de gebruiker de

mogelijkheid om de boekinstructie en betaalinstructie te bepalen.

In paragraaf 4.8 Controleren factuurgegevens, bepalen betaal- en boekinstructie wordt de werking van

dit onderdeel nader toegelicht.

Schermafbeelding 25: Scherm Factuur: Onderdeel: Factuurgegevens, boekinstructie en betaalinstructie

De navolgende onderdelen zijn beschikbaar:

A Bedrijf Naam, kostenplaats, bank en iban

B Leverancier Naam, iban, betaalwijze

C Eigenschappen Factuurnummer, factuurdatum, vervaldatum,

boekdatum, betalingskenmerk

D Bedragen Valuta, Totaal bedrag (te betalen),

kredietbeperking (ter informatie)

E Status Status, toegewezen aan

Tabel 16 Onderdelen Factuurgegevens, boekinstructie en betaalinstructie scherm Factuur

29/49

4.2.6 Toelichting scherm Factuur: Profiel

In dit onderdeel van het scherm heeft de gebruiker de mogelijkheid om het Profiel van de leverancier te

beïnvloeden. Indien er een Profiel voor de leverancier in een bedrijf/ kostenplaats is vastgelegd, wordt

dit Profiel automatisch toegepast bij de betaalwijze en de boekregels van een factuur.

In paragraaf 4.10 Profileren van de leverancier wordt de werking van dit onderdeel nader toegelicht.

Schermafbeelding 26: Scherm Factuur: Profiel nog niet ingesteld

Of

Schermafbeelding 27: Scherm Factuur: Profiel ingesteld

De navolgende elementen zijn beschikbaar:

Profiel bewaren Bewaar profiel

Profiel aanpassen Pas profiel aan

Profiel verwijderen Verwijder profiel

Tabel 17 Profiel scherm Factuur

30/49

4.2.7 Toelichting scherm Factuur: Boekregels

In dit onderdeel van het scherm worden de boekregels van de factuur getoond en kunnen de boekregels

van de financiële boeking in de Financiële administratie worden vastgelegd.

In paragraaf 4.9 Vastleggen boekregels bij factuur wordt de werking van dit onderdeel nader toegelicht. Indien er een Profiel voor de leverancier in een bedrijf/ kostenplaats is vastgelegd, wordt dit Profiel

automatisch toegepast bij een factuur.

In paragraaf 4.10 Profileren van de leverancier wordt de werking van dit onderdeel nader toegelicht.

Schermafbeelding 28: Scherm Factuur: Onderdeel: Boekregels

De navolgende onderdelen zijn beschikbaar:

Boekvelden Regel met Regelnummer, en wijzigbare velden:

Kostenplaats12, Activa, Grootboek,

Kostendrager, Financieringsbron, Omschrijving

en Bedrag

Verwijder Verwijder boekregel

Toevoegen Voeg boekregel toe

Open selectielijst Toon selectielijst afhankelijk van betreffende

veld

Tabel 18: Onderdelen Boekregels scherm Factuur

12 Mits gebruiker geautoriseerd is voor andere kostenplaatsen

31/49

4.2.8 Toelichting scherm Factuur: Opmerkingen, historie en vragen

In dit onderdeel van het scherm worden Opmerkingen op, historie over en vragen over de factuur

getoond. Het maken van een opmerking en het stellen van een vraag draagt bij aan de samenwerking

tussen gebruikers in de Werkstroom facturen.

In paragraaf 4.11 Opmerkingen, Historie en Vragen wordt de werking van dit onderdeel nader

toegelicht.

Schermafbeelding 29: Scherm Factuur: Onderdeel: Opmerkingen, historie en vragen

De navolgende onderdelen zijn beschikbaar:

Opmerkingen Middels dit onderdeel kan een opmerking

gemaakt worden bij de factuur

Historie Hier wordt getoond de historie aan wijzigingen

op status en waarden in bepaalde velden van

de factuur

Vragen Hiermee kan een vraag gesteld worden aan

een andere persoon over de factuur

Tabel 19 Onderdelen Opmerkingen, historie en vragen scherm Factuur

32/49

4.2.9 Toelichting scherm Factuur: Werkstroom acties

Met behulp van de Werkstroom acties wordt de status van de factuur beïnvloed in de Werkstroom

facturen.

In paragraaf 4.5 Statussen en toewijzen van facturen wordt de werking van de statussen nader

toegelicht.

Schermafbeelding 30: Scherm Factuur: Onderdeel: Werkstroom acties

De navolgende knoppen zijn beschikbaar:

Doorzetten Zet de factuur naar de volgende status

Terugzetten Zet de factuur naar de vorige status

Tabel 20: Werkstroom acties scherm Factuur

33/49

4.3 Toelichting scherm Opties Het scherm Opties toont hoe onder andere de e-mail notificatie is ingesteld voor de gebruiker.

Klik op Opties op het Menu scherm

Schermafbeelding 31: Scherm Menu

Het scherm Opties wordt getoond.

Door middel van de knop Sla op worden de instellingen opgeslagen.

4.3.1 E-mailnotificatie

Er kan ingesteld worden of er gebruik wordt gemaakt van notificatie, met welke frequentie en vanaf

welk aantal inkoopfacturen in de Inbox. Daarnaast kan ingesteld worden of vragen genotificeerd

worden.

Schermafbeelding 32: Scherm Opties: E-mailnotificatie

4.3.2 Overige instellingen

Er kan ingesteld worden of er altijd boekregels en/ of historie worden meegestuurd/ weergegeven bij

het mailen/ printen van de inkoopfactuur.

34/49

Schermafbeelding 33: Scherm Opties: Overige instellingen

4.4 Exporteren naar Excel Geselecteerde facturen kunnen geëxporteerd worden naar Excel.

Selecteer de facturen die geëxporteerd moeten worden door middel van .

Klik op Exporteren naar Excel op scherm Inkoopfacturen.

Het scherm Exporteren naar Excel wordt getoond.

Schermafbeelding 34: Scherm Exporteren naar Excel

Er kan ingesteld worden hoe de export dient plaats te vinden.

Klik op Exporteer om het exporteren naar Excel te starten.

Er wordt een .xlsx bestand aangemaakt dat geopend of opgeslagen kan worden.

4.5 Statussen en toewijzen van facturen Een inkoopfactuur heeft een bepaalde status afhankelijk van de voortgang in de Werkstroom facturen.

De navolgende standaard statussen13 zijn te onderscheiden:

Behandelen Controleren van factuurgegevens

Bepalen betaalinstructie en boekinstructie voor de Financiële

administratie

Vastleggen boekregels van de financiële boeking voor de Financiële

administratie

Goedkeuren Goedkeuren van de factuur voor verwerking in de Financiële

administratie

Verwerken Verwerken van de factuur naar de Financiële administratie

13 De werkstroom is per bedrijf in te richten met andere of meer statussen.

35/49

Afgehandeld De factuur is verwerkt in de Financiële administratie

Verwerking De factuur is niet verwerkt vanwege een foutmelding bij het verwerken

In paragraaf 4.13 Het oplossen van facturen met status Verwerking

wordt nader toegelicht hoe dit op te lossen

Vervallen Factuur is onjuist en wordt niet verder behandeld

In paragraaf 4.6 Vervallen van factuur wordt deze status nader

toegelicht

Tabel 21: Statussen van een factuur

De combinatie van de status van een inkoopfactuur en de autorisatie van een gebruiker bepaalt welke

inkoopfacturen getoond worden in de Inbox van de gebruiker.

Wanneer een inkoopfactuur de status Behandelen heeft, dan dient de factuur toegewezen te worden.

De inkoopfactuur met de status Behandelen is namelijk alleen dan te wijzigen.

Door middel van de knop Toewijzen worden de geselecteerde facturen toegewezen aan de

gebruiker.

Op het scherm Inkoopfacturen wordt een melding getoond van het aantal facturen dat is toegewezen.

Schermafbeelding 35: Melding Aantal facturen toegewezen

Waarom toewijzen van facturen?

Het kan zijn dat er meerdere gebruikers de mogelijkheid hebben om facturen te behandelen.

Bij het behandelen van facturen kunnen invoervelden worden gewijzigd. Door middel van

het toewijzen wordt gewaarborgd dat slechts één gebruiker de inkoopfactuur behandelt.

Vereisten 7: Toewijzen facturen

Met de knop Doorzetten op het scherm Factuur wordt de factuur doorgezet naar de

volgende status.

Met de knop Terugzetten op scherm Factuur wordt de factuur teruggezet naar de

voorgaande status. Een Opmerking14 bij de factuur is verplicht.

14 In paragraaf 4.11.1 Opmerkingen bij de factuur wordt de werking nader toegelicht.

36/49

Schermafbeelding 36: keuze vorige workflow status

4.6 Vervallen van factuur De inkoopfactuur kan op status Vervallen worden gezet wanneer de inkoopfactuur onjuist is en/ of niet

verder behandeld dient te worden.

Zorg dat de betreffende factuur zijn toegewezen, door middel van de knop Toewijzen wordt de

geselecteerde factuur toegewezen aan de gebruiker.

Klik op Vervallen op het scherm Factuur.

Leg vervolgens een Opmerking15 vast bij de factuur.

De inkoopfactuur heeft nu status Vervallen en is beschikbaar in het register16 en kan niet worden

verwerkt naar de Financiële administratie.

15 In paragraaf 4.11.1 Opmerkingen bij de factuur wordt de werking nader toegelicht. 16 In paragraaf 4.1.2 Toelichting scherm Inkoopfacturen: Weergaven wordt het register nader toegelicht.

37/49

4.7 Het behandelen van facturen Op het scherm Inkoopfacturen worden de facturen in de weergave Inbox getoond die door de gebruiker

behandeld kunnen worden.

Schermafbeelding 37: Scherm Inkoopfacturen

Selecteer de facturen.

Klik op Toewijzen facturen.

Klik op Open geselecteerde facturen.

De geselecteerde facturen worden als pagina’s in het scherm Factuur getoond.

Vervolgens kan per factuur de factuurgegevens worden gecontroleerd en de betaalinstructie en de

boekinstructie worden bepaald17.

Bij de factuur worden de boekregels vastgelegd18, zodat het resterende bedrag 0,00 bedraagt.

Klik op Doorzetten om de factuur naar de volgende status te zetten.

Eventueel kan de factuur op status vervallen19 worden gezet of teruggezet worden naar een voorgaande

status indien daar aanleiding toe is.

Indien de knop Doorzetten niet beschikbaar is, dan is de factuur niet toegewezen aan de

gebruiker.

Tip 4: Doorzetten niet beschikbaar

De volgende factuur wordt getoond om te behandelen.

17 In paragraaf 4.8 Controleren factuurgegevens, bepalen betaal- en boekinstructie wordt de werking nader toegelicht. 18 In paragraaf 4.9 Vastleggen boekregels bij factuur wordt de werking nader toegelicht. 19 In paragraaf 4.6 Vervallen van factuur wordt de werking nader toegelicht.

38/49

4.8 Controleren factuurgegevens, bepalen betaal- en boekinstructie Het is van belang om de factuurgegevens, betaal- en boekinstructie te controleren en waar nodig aan te

vullen of aan te passen op het scherm Factuur.

Kleur van de velden:

Wit of groen gekleurde velden kunnen aangepast worden, blauw gekleurde velden niet.

Tip 5: Kleur van de velden scherm Factuur

De betreffende velden worden onderstaand per onderdeel nader beschreven.

Schermafbeelding 38: Scherm factuur: Onderdeel Bedrijf

De navolgende velden zijn aanwezig bij onderdeel bedrijf:

Naam De naam van het bedrijf

Kostenplaats De kostenplaats die aangegeven is bij het uploaden, wordt getoond

en kan eventueel aangepast worden

De uploadkostenplaats bepaalt via de autorisatierechten bij welke

gebruiker de factuur in de Inbox wordt getoond

Bank De bank van het bedrijf wordt getoond en kan eventueel aangepast

worden

Standaard bank is ingesteld in de Financiële administratie en wordt

standaard geselecteerd bij het voor de eerste maal openen van de

factuur

De betaalwijze maakt onderdeel uit van de betaalinstructie voor de

Financiële administratie

Iban Het iban van het bedrijf gekoppeld aan de geselecteerde bank

Tabel 22: Velden Onderdeel Bedrijf scherm Factuur

39/49

Schermafbeelding 39: Scherm factuur: Onderdeel Leverancier

De navolgende velden zijn aanwezig bij onderdeel leverancier:

Naam De naam van de geselecteerde leverancier wordt getoond en kan

aangepast worden

Iban Het iban van de geselecteerde leverancier

Betaalwijze De betaalwijze wordt getoond en kan aangepast worden

De mogelijkheden zijn:

Betaling regulier:

de factuur dient nog betaald te worden

Reeds betaald:

de factuur is reeds betaald, of is / dient nog geïncasseerd te

worden door leverancier

De betaalwijze maakt onderdeel uit van de betaalinstructie voor de

Financiële administratie

Tabel 23: Velden Onderdeel Leverancier scherm Factuur

Het veld iban kleurt oranje indien de vastgelegde waarde niet overeenkomt met de herkende waarde

vanuit de scanverwerking. Ga met de muis over het veld om de herkende waarde te tonen.

Schermafbeelding 40: Melding iban komt niet overeen met herkende waarde uit scanverwerking

40/49

Schermafbeelding 41: Scherm factuur: Onderdeel Eigenschappen

De navolgende velden zijn aanwezig bij onderdeel eigenschappen:

Factuurnummer Het factuurnummer wordt getoond en kan aangepast worden

Factuurdatum De factuurdatum wordt getoond en kan aangepast worden

De vervaldatum en boekdatum worden opnieuw berekend indien de

factuurdatum wordt aangepast

Vervaldatum De datum waarop de factuur vervalt voor betaling wordt getoond en

kan aangepast worden

De vervaldatum maakt onderdeel uit van de betaalinstructie voor de

Financiële administratie

indien hier afspraken over zijn gemaakt met de Financiële

administratie mag de factuur vanaf de vastgelegde waarde betaalbaar

worden gesteld, anders wordt de vervaldatum genegeerd bij het

betaalbaar stellen van facturen

Boekdatum De boekdatum wordt bij het verwerken in de Financiële administratie

omgezet naar boekjaar en boekperiode

Bijvoorbeeld boekdatum 15-02-2015 wordt boekjaar 2015,

boekperiode 2

Bij facturen met factuurdatum huidig jaar en die betrekking hebben

op het volgende boekjaar of vice versa dient de waarde aangepast te

worden

De boekdatum maakt onderdeel uit van de boekinstructie voor de

Financiële administratie

Betalingskenmerk Standaard wordt het factuurnummer als betalingskenmerk20

gehanteerd, tenzij er een ander betalingskenmerk is vastgelegd

Tabel 24: Velden Onderdeel Eigenschappen scherm Factuur

20 Maximaal 16 posities. Standaard de laatste 16 posities van het factuurnummer.

41/49

Schermafbeelding 42: Scherm factuur: Onderdeel Bedragen

De navolgende velden zijn aanwezig bij onderdeel bedragen:

Valuta De bij het bedrijf gehanteerde standaard valuta wordt getoond

Totaal bedrag Het te betalen bedrag wordt getoond en kan aangepast worden

Kredietbeperking Het bij de scanverwerking vastgelegde bedrag aan kredietbeperking

wordt ter informatie getoond, zodat een eventueel verschil tussen

het factuurbedrag en totaal bedrag kan worden verklaard

Tabel 25: Velden Onderdeel Bedragen scherm Factuur

Schermafbeelding 43: Scherm factuur: Onderdeel Status

De navolgende velden zijn aanwezig bij onderdeel status:

Status De status van de factuur wordt getoond

Toegewezen aan Eventueel wordt getoond aan welke gebruiker de factuur is

toegewezen

Tabel 26: Velden Onderdeel Status scherm Factuur

42/49

4.9 Vastleggen boekregels bij factuur In de boekregels op het scherm Factuur wordt aangegeven hoe de factuur geboekt moet worden in de

Financiële administratie na verwerking van de factuur.

Schermafbeelding 44: Boekregels scherm Factuur

Door middel van Toevoegen kan een boekregel worden toegevoegd.

Door middel van Verwijderen kan een boekregel worden verwijderd.

De velden: Kostenplaats, Grootboek, Omschrijving en Bedrag zijn verplicht.

De velden: Activa, Kostendrager, Financieringsbron zijn optioneel.

De knop Open selectielijst bij een veld toont een selectielijst voor het betreffende veld. In deze

selectielijst is het ook mogelijk om te zoeken op nummer of omschrijving.

Tevens wordt bij het direct invullen van deze velden een voorstel getoond vanaf 2 ingegeven posities.

Dit voorstel kan geselecteerd en vervolgens ingevuld worden door middel van de [Tab] toets op het

toetsenbord.

Vullen boekregels:

Het invoeren van numerieke gegevens in één of meerdere velden: kostenplaats,

Activa, Grootboek, kostendrager en/of Financieringsbron zonder dat daarbij een

omschrijving verschijnt, leidt tot foutmelding om de factuur verder te kunnen

verwerken. Wacht daarom om verder te gaan naar het volgende veld (met de Tab

toets) totdat ook de bijbehorende omschrijving (deels) zichtbaar is in het

betreffende veld.

Bij het invoeren van het veld Activa is het vullen van het veld Grootboekrekening

verplicht. Indien de activacode volledig is ingevoerd verschijnt automatisch het

bijpassende grootboekrekening.

Het totaal bedrag bij onderdeel Bedragen moet geheel overeenkomen met het

totaal van de bedragen op de boekregels, dus het Resterend Bedrag moet op 0,00

komen

Tip 6: Het juist vullen van de boekregel voor een juiste verwerking

43/49

4.10 Profileren van de leverancier De betaalwijze en de boekregels kunnen per leverancier in een bedrijf/ kostenplaats vastgelegd worden

in een Profiel op het scherm Factuur. Bij een volgende inkoopfactuur van de geprofileerde leverancier

wordt dan dezelfde betaalwijze en boekregels voorgesteld. Hierdoor hoeft niet steeds opnieuw de

betaalwijze en boekregels te worden ingevuld bij vaak voorkomende inkoopfacturen van dezelfde

leverancier.

In het profiel worden de navolgende gegevens vastgelegd:

In de Factuurgegevens:

o Betaalwijze;

In de Boekregels:

o Kostenplaats;

o Activacode;

o Grootboekrekening;

o Kostendrager;

o Financieringsbron;

o Omschrijving.

4.10.1 Profiel bewaren

Wanneer er voor de leverancier nog geen profiel aanwezig is, dan zal de betaalwijze gevuld zijn met de

standaard betaalwijze en zullen de boekregels leeg zijn.

Schermafbeelding 45: Profiel bewaren scherm Factuur

Klik op Profiel bewaren om de profiel gegevens bij de leverancier vast te leggen voor het betreffende

bedrijf/ kostenplaats.

Voor de volgende inkoopfactuur van dezelfde leverancier voor betreffende bedrijf/ kostenplaats zal dan

dit profiel voorgesteld worden.

Profiel aanwezig:

De kleur van de velden geeft aan of er bij de leverancier voor betreffende bedrijf/

kostenplaats al een profiel aanwezig is.

Wit : er is geen profiel aanwezig

Groen : er is wel een profiel aanwezig

Tip 7: Profiel aanwezig

44/49

Wanneer er bij de leverancier voor betreffende bedrijf/ kostenplaats een profiel aanwezig is, dan zijn de

profiel gegevens ingevuld en is de achtergrond van deze velden groen gekleurd.

Schermafbeelding 46: Profiel aanwezig scherm Factuur

4.10.2 Profiel aanpassen

Eventueel kan het profiel worden aangepast door de profiel gegevens aan te passen en vervolgens op

Profiel aanpassen te klikken. Bij een eerstvolgende factuur van betreffende leverancier wordt dan het

laatst opgeslagen profiel gebruikt.

4.10.3 Profiel verwijderen

Eventueel kan het profiel verwijderd door op Profiel verwijderen te klikken.

4.11 Opmerkingen, Historie en Vragen

4.11.1 Opmerkingen bij de factuur

Bij de inkoopfactuur kan men opmerkingen bij de factuur vastleggen op het scherm Factuur. Deze

opmerking kan gebruikt worden door de volgende persoon in het proces.

Klik op Opmerkingen om het blok Opmerkingen te tonen.

Schermafbeelding 47: Opmerkingen scherm Factuur

Vul een opmerking in en klik vervolgens op Voeg toe om de opmerking vast te leggen.

4.11.2 Historie over de factuur

Bij de inkoopfactuur kan de historie worden opgevraagd op het scherm Factuur.

Schermafbeelding 48: Historie scherm Factuur

45/49

4.11.3 Vragen over de factuur

Bij de inkoopfactuur kan men vragen over de factuur vastleggen. Afhankelijk van de uploadkostenplaats

kan een gebruiker worden geselecteerd die geautoriseerd is voor deze combinatie bedrijf/ kostenplaats.

Klik op Vragen om het blok Vragen te tonen op het scherm Factuur.

Klik bij veld Aan op knop om de gebruikers te tonen.

Selecteer de gewenste gebruiker om in te vullen in het veld Aan.

Vul de vraag in en klik vervolgens op Stel vraag om de vraag vast te leggen.

Schermafbeelding 49: Vragen scherm Factuur

Bij het Antwoord volgt de tekst en bovenaan het scherm volgt de melding:

.

In het scherm Inkoopfacturen wordt tevens in de kolom ‘Vraag’ zichtbaar aan wie de vraag is gesteld.

Hier kan de gebruiker aan wie de vraag is gesteld ook zien of er vragen zijn.

Eventueel kan er ingesteld worden dat er een notificatie op de mail wordt verzonden wanneer er een

vraag is gesteld aan de gebruiker. Dit kan via opties, zie ook paragraaf 4.3 Toelichting scherm Opties.

Vragen stellen:

Zo lang de vraag niet is Opgelost kan de factuur ook niet aangepast en /of naar een

andere status worden gezet;

Het stellen van een vraag is niet afhankelijk van de status waarin de factuur zich op

dat moment bevindt;

Het stellen van een vraag kan door iedere gebruiker die hiervoor geautoriseerd is,

worden uitgevoerd en is onafhankelijk of de factuur is toegewezen aan een bepaalde

gebruiker;

Er kan aan één gebruiker een vraag gesteld worden, indien de vraag ook aan een

ander persoon gesteld moet worden dient de eerdere vraag opgelost te worden.

Tip 8: Vragen stellen

46/49

Door middel van de knop Opgelost kan de vraag beantwoord worden. Indien het oplossen van de vraag

te lang duurt kan, door iedere gebruiker die daartoe geautoriseerd is, op de knop Opgelost geklikt

worden. Indien dit door de vraagsteller gebeurd volgt de melding: “vraag opgelost door..” met de naam

van de vraagsteller.

Schermafbeelding 50: Vraag opgelost door vraagsteller

47/49

4.12 Het goedkeuren en verwerken van facturen Op het scherm Inkoopfacturen worden de facturen in de weergave Inbox getoond die door de gebruiker

goedgekeurd of verwerkt kunnen worden.

Schermafbeelding 51: Scherm Inkoopfacturen

Selecteer de facturen die gewenst zijn om te controleren.

Klik op Batchgewijs controleren.

De geselecteerde facturen worden op het scherm Batchgewijs controleren getoond. Standaard zijn

daarbij alle facturen geselecteerd en worden van alle facturen de boekregels getoond.

Schermafbeelding 52: Scherm Batchgewijs controleren

De navolgende onderdelen zijn beschikbaar:

Goedkeuren en doorzetten Keur alle geselecteerde facturen in de batch

goed en zet deze door naar de volgende status

Annuleren Keer terug naar het scherm Inkoopfacturen

Lijst met facturen Lijst met alle in de batch opgenomen facturen

Selectievakje Deselecteer een factuur in de batch of

selecteer de factuur weer in de batch.

Boekregels weergeven Toon de boekregels van betreffende factuur

Tabel 27: Onderdelen scherm Batchgewijs controleren

48/49

Door op de factuurregel te klikken wordt de factuur getoond.

Eventueel kan de factuur op status vervallen21 worden gezet of teruggezet worden naar een voorgaande

status22.

Nadat alle geselecteerde facturen in de batch zijn goedgekeurd en zijn doorgezet naar de volgende

status wordt teruggekeerd naar het scherm Inkoopfacturen en wordt een melding getoond hoeveel

facturen zijn doorgezet naar de volgende status.

Indien de facturen zijn verwerkt dan hebben deze inkoopfacturen de laatste status Afgehandeld bereikt.

De inkoopfacturen zijn dan verwerkt in de Financiële administratie en zijn niet meer in status terug te

zetten.

In het geval van fouten bij de verwerking hebben de betreffende inkoopfacturen de status Boeken

gekregen. In paragraaf 4.13 Het oplossen van facturen met status Verwerking wordt nader toegelicht

hoe te handelen in voorkomende gevallen.

In plaats van Batchgewijs controleren kunnen de geselecteerde inkoopfacturen ook worden

behandeld door middel van Open geselecteerde facturen. De inkoopfacturen worden dan per

factuur weergegeven in het scherm Factuur. In paragraaf 4.7 Het behandelen van facturen wordt dit

nader toegelicht.

21 In paragraaf 4.6 Vervallen van factuur wordt de werking nader toegelicht. 22 In paragraaf 4.5 Statussen en toewijzen van facturen wordt de werking van de statussen nader toegelicht.

49/49

4.13 Het oplossen van facturen met status Verwerking Facturen met status Verwerking zijn inkoopfacturen die niet verwerkt zijn vanwege een foutmelding bij

het verwerken. Er verschijnt een aparte tab ‘Boekfouten’ in het scherm Factuur.

Schermafbeelding 53: Scherm Factuur bij inkoopfactuur met status Boeken

Bij een inkoopfactuur met status Boeken is op het scherm Factuur de knop beschikbaar om de

betreffende factuur terug te zetten naar een voorgaande status23.

Er verschijnt een volgend scherm, waar gekozen kan worden naar welke status de factuur terug gezet

moet worden:

Schermafbeelding 54: keuze scherm factuur status terugzetten

23 In paragraaf 4.5 Statussen en toewijzen van facturen wordt de werking van de statussen nader toegelicht.