Whitepaper -efficient werken met mail-

download Whitepaper -efficient werken met mail-

of 18

  • date post

    10-Jun-2015
  • Category

    Technology

  • view

    306
  • download

    0

Embed Size (px)

description

White paper hoe in 8 stappen weer baas over uw mailbox

Transcript of Whitepaper -efficient werken met mail-

  • 1. Besteed u ook meer tijd dan u lief is aan het verwerken van mails?Volg deze 8 stappen en herwin de controle over uw mailboxVrijwel iedereen die actief is binnen een kantooromgeving kent het probleem: e-mail is onmisbaar maaru bent meer tijd kwijt met het verwerken ervan dan u lief is. Soms ziet u mails of acties over het hoofdomdat deze verloren gaan in een berg van taken, reminders en e-mails. De hedendaagse mailpakkettenbieden de nodige functionaliteit om de mailtoevloed het hoofd te bieden, maar helaas zijn daar maarweinig mensen van op de hoogte. In dit whitepaper bieden we u in 8 stappen een uitweg uit eenovervolle en oncontroleerbare mailbox.Voor Outlook 2010 worden de instellingen in detail uitgelegd in de bijlage.1. Laat je niet afleiden door notificatiesHet menselijk brein is getraind om onmiddellijk te reageren op signalen uit de omgeving. Handig als u opjacht bent in een oerwoud maar erg onhandig als u bezig bent met die ingewikkelde offerte. Als uproductiever wilt worden begint u daarom met het uitzetten van ALLE mailnotificaties. U bepaaltwanneer u uw mail leest en niet andersom.In Outlook, klik op Bestand, klik op Opties, op E-mail en zet onderparagraaf Ontvangst van een bericht alle vinkjes uit.Vergeet niet ook de mail notificatie op uw smartphone en tabletuit te zetten.Kies voortaan voor vaste momenten om uw nieuwe mails te lezenbijvoorbeeld voordat u aan uw volgende belangrijke taak begintof op een aantal vaste momenten per dag.2. Werk vanuit de todo list in plaats van uit de inboxVeelal is een mail ook een soort van taak. Voordat u de mail kunt verwijderen of archiveren moet u eenactie uitvoeren. Tegelijkertijd heeft u waarschijnlijk ook taken die niet gerelateerd zijn aan een mail. Zouhet niet handig zijn als uw een compleet overzicht van al uw taken heeft in 1 scherm, mail gerelateerd ofniet? Geen enkel probleem, Outlook kent de takenlijst waar alle items zichtbaar worden die geflaggedzijn oftewel gepland voor uitvoering.In Outlook, klik op Taken in het navigatievenster en onder Mijn taken staat de Takenlijst.De volgende stap is iets ingewikkelder maar misschien wel de belangrijkste van de 8 stappen. We gaan unamelijk helpen om ook al uw andere werkzaamheden vanuit deze list te overzien. We maken in dezewhitepaper vanaf deze stap geen onderscheid meer tussen mails en taken: alles wordt een todogenoemd.www.phylax.nl1

2. Allereerst moet u er nu voor zorgen dat uw mails zichtbaar worden in de todo list. Met een simpele trucgeeft u al uw mails een flag mee zodat ze zichtbaar worden in de todo list. U kunt ervoor kiezen om aluw nieuwe mail te flaggen voor Vandaag maar u kunt ook overwegen de mail te flaggen voorMorgen zodat uw todo lijst voor vandaag niet vervuild wordt.Klik in het lint op Bestand, Klik op Regels en waarschuwingen beheren, klik in het dialoogvenster op het tabbladE-mailregels op Nieuwe regel.Selecteer Regel toepassen op elk bericht dat ik ontvang, Volgende, Volgende, op Ja in de pop-up.Vink markeer het bericht voor opvolgen op dit moment, klik op opvolgen vandaag in het onderste venster en opOK en op Volgende en Volgende. Geef een naam voor deze regel en klik op Voltooien.Nu u al uw mail behandelt uit de todo list is het zaak efficint in de todo list te werken. Open deze lijstop natuurlijke momenten, zoals na het afronden van een taak of tijdens een korte pauze. Zo leest unieuwe mails voortaan op momenten dat u het uitkomt. Mails ter info kunt u na lezing verwijderen ofarchiveren (stap 8). Laat u niet verleiden andere mails direct uit te voeren! Plan deze voor afhandelingdoor ze te flaggen voor een bepaalde dag. U kunt eventueel direct de verzender informeren over uwplanning.Door een rechtermuisklik op de flag achter de taak of door op de taak te staan en gebruik te maken van Opvolgenin het lint kunt u de taken (her)flaggen voor een latere afhandeling.3. Plan uw activiteiten in de todo listAl uw todos in 1 overzicht is een grote stap voorwaarts. Maar waarschijnlijk is de lijst van taken enormen ziet u daardoor nog steeds door de bomen het bos niet.Begin daarom met de todo list zo in te stellen dat de todos gegroepeerd worden op plandatum. Door tegroeperen op de planning ziet u alleen de todos die voor dat moment relevant zijn.Klik op de grijze balk boven uw takenlijst Gerangschikt op: . , vink Begindatum en Weergeven in groepen enop het blok ernaast voor Vandaag bovenaan.Nu is het zaak uw todos te plannen. U kunt todos toewijzen aan een bepaalde dag of ze simpelwegdoorschuiven naar de volgende dag, week of maand. Doe dit bijvoorbeeld aan het begin van elke dag enherplan de taken die u op die dag niet af gaat krijgen. U kunt dan gelijk eventuele betrokkeneninformeren als u later de taak oppakt dan in 1e instantie verwacht.Ook erg handig: u kunt voortaan eenvoudig zien wat u gepland heeft voor een dag, bijvoorbeeldwww.phylax.nl2 3. onderaan de kalender of door de groepen in de todo list aan te klikken.Klik op Beeld in het lint, selecteer Navigatievenster, vink Normaal.Kies Leesvenster, Rechts en Takenbalk op Normaal en de todo list is beschikbaar aan de rechterkant.Het pijltje (linksboven) maakt eenvoudig wel of geen weergave mogelijk.4. Maak taken aan voor uit te voeren werkzaamhedenOm in 1 scherm een compleet overzicht te krijgenvan al uw todos is het noodzakelijk dat u voor uwniet mail gerelateerde todos een taak aanmaaktbijvoorbeeld offerte Firma Jansen opstellen. Doorook deze todos een uitvoerdatum mee te gevenkrijgt u een totaalplanning.Klik hiervoor op Taken, op Tasks, klik hier om een Taakte maken. En formuleer de taak.Met een dubbelklik wordt het volledig scherm geopendmet o.a. begin en einddatum van de taak.Doordat u ook uw mail ziet in de todo list heeft u nu 1 overzicht met al uw mail en taken.5. Vervang alle herinneringen door (repeterende) takenVeel agendas staan er vol mee: herinneringen voor terugkerende taken. Bijvoorbeeld voor hetversturen van een rapportage of het controleren van cijfers op de 1e maandag van de maand. Reminderszijn net als gele post Its: moeilijk te negeren. Onze hersenen zijn hier erg gek op want het is een excuusom je te laten afleiden van waar u mee bezig bent. Gebruik daarom geen reminders meer maar maak (repeterende) taken aan. Scan uw agenda op terugkerende reminders en maak terugkerende taken aan. Uw winst: geen popups met geluiden meer maar rust om aan uw grootste prioriteit te werken. Selecteer Taken in het Outlook venster. Klik op Nieuwe taak, kies Begindatum en Einddatum en klik Terugkeerpatroon. Selecteer het gewenste terugkeerpatroon.Ook de repeterende taken worden nu (op de juiste dagen) zichtbaar in de todo list.Overigens kunt u ook voor incidentele reminders gewoon een todo aanmaken. U kunt op de todo eenwww.phylax.nl3 4. reminder zetten als u op een bepaald tijdstip toch een alarm wil hebben bijvoorbeeld omdat u op datmoment iemand moet terugbellen.Rechtermuisklik op het vlaggetje van de betreffende taak en op herinnering toevoegen.6. Plan de verwerking van onbelangrijke mailAls u veel nieuwsbrieven of mails in ccontvangt kan het handig zijn deze niet directin de todo list te laten komen maar deze opvaste momenten te verwerken. Maak voor ditsoort terugkerende mails daarom regels aanom ze te unflaggen en naar aparte folders teverplaatsen. Stel dat u veel vastenieuwsbrieven ontvangt en u wilt deze 1x perweek verwerken. U kunt dan de rule alsonderstaand aanmaken.Klik op in het lint op Bestand en op Regels en waarschuwingen beheren. Klik in het dialoogvenster op het tabbladE-mailregels op Nieuwe regel. Selecteer Regel toepassen op elk bericht dat ik ontvang en Volgende.Selecteer Afkomstig van personen en openbare groep.Klik op personen of openbare groep, selecteer de betreffende persoon en Volgende.Selecteer verplaats het bericht naar naam map, selecteer wis de markering van het bericht, klik op naam map inhet onderste venster en kies een map. Kies Volgende, Volgende, geef een naam voor deze regel en klik opVoltooien.Op deze wijze kunt u ook mails, waarin u in cc staat, automatisch verplaatsen naar een vaste folder.Door het aanmaken van een vaste repeterende taak zorgt u ervoor dat u deze mails op vaste momentenverwerkt. Hierdoor vangt u de afhandeling van tientallen mails in 1 of enkele taken hetgeen u overzichten rust geeft.7. Taken groeperen met kleurenHet zal regelmatig voorkomen dat u meerdere todos heeft die eigenlijk 1 grotere taak betreffen. Doorde taken een kleur te geven krijgt u overzicht en is het direct duidelijk of een grote todo lijst eigenlijkmaar uit enkele grotere taken bestaat. Klik op de takenbalk Categoriseren, kies bijv. Categorie Blauw. Priv zaken markeert u bijvoorbeeld met categorie Blauw. Daarmee komen er daadwerkelijk blauwe blokjes bij de berichten te staan. Dit helpt bij het stellen van prioriteiten.www.phylax.nl 4 5. Het zou nog mooier zijn om deze categorien duidelijke namen te geven.Kies onder Categoriseren, Alle categorien. Selecteer een categorie en klik op Naam wijzigen. Voer de gewenstenaam in.8. Archiveer of verwijder uw afgewerkte emailsNa het verwerken van een mail kunt u de flag van de mail verwijderen zodat de mail niet langerzichtbaar is in de todo list. Om te voorkomen dat uw mailbox vol raakt met allerlei afgehandelde mailskunt u de mails echter het beste direct na verwerking archiveren. Maak voor mails die u wilt bewareneen archief folder aan. Dit is heel persoonlijk, sommigen willen alles bewaren anderen verwijderengewoon hun mails en zoeken later terug met de zoekfuncties van Outlook of Windows.Klik op Map in het lint van Taken en voer de map naam in, er verschijnt een nieuwe folder.Houd de linkermuisknop ingedrukt en sleep de taak uit de takenlijst naar de folder onder Mijn taken.Klik met rechtermuis op een taak en markeer of unflag deze naar uw wens.Tip: maak een snelstap aan voor het verplaatsen en unflaggenTip: u kunt per folder aangeven of mails verplaatst moeten worden naar het mailarchief bij deautomatische mailarchivering9. OntspanU heeft u