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De-Mail City Dresden Pilotierung eines De-Mail Ökosystems

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De-Mail City Dresden

Pilotierung eines De-Mail Ökosystems

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Inhaltsverzeichnis

RAHMENBEDINGUNGEN & ZIELE 4

Starkes Fundament – Gesetzliche Rahmenbedingungen 5

De-Mail Rechtsrahmen für die öffentliche Verwaltung 5

Ziele der Landeshauptstadt Dresden 8

DE-MAIL EINFÜHRUNGSVORGEHEN 9

Themenfelder und Arbeitspakete 9

Bewährtes Vorgehen - Stufenweise Einführung von De-Mail 10

INTEGRATION IN VORHANDENE IT-LANDSCHAFT 13

Verblüffend Einfach - Integration in E-Mail Infrastruktur 13

Das Original ist elektronisch – Langzeitspeicherung 15

ORGANISATORISCHE EINBETTUNG & ANWENDUNGSSZENARIEN 17

Dienstliche Zuständigkeiten bleiben unberührt 17

Städtische Leistungsprozesse über De-Mail 18

De-Mail Antragsformular 19

Versand von Steuerbescheiden 20

Ausblick: Weitere Anwendungsszenarien 21

FAZIT 22

Dresden – Voll vernetzt! 22

IMPRESSUM 23

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VorwortBereits 2011 hat der Gesetzgeber mit dem De-Mail

Gesetz den Grundstein für eine sichere und

nachweisbare elektronische Kommunikation

gelegt. Im Jahr 2013 folgten sowohl das Gesetz zur

Förderung der elektronischen Verwaltung

(E-Government-Gesetz - EGovG) als auch das

Gesetz zur Förderung des elektronischen

Rechtsverkehrs mit den Gerichten (E-Justice-Gesetz

- EJustG). Damit ist De-Mail vollumfänglich als

Lösungsbaustein der digitalen Verwaltung

verankert und für Behörden des Bundes sogar

verpflichtend.

Mit seinem Landes-E-Government-Gesetz und dem

zugehörigen Handlungsleitfaden zur Umsetzung

hat Sachsen als erstes Bundesland De-Mail als

Kommunikationskanal verpflichtend ab August

2016 für alle Landes- und Kommunalbehörden

verankert.

Pilotprojekt De-Mail City

Um die Potenziale der sicheren elektronischen

Kommunikation mit De-Mail für alle beteiligten

Kommunikationspartner zu heben ist es notwendig

ganz konkrete Einsatzszenarien anhand der

individuellen relevanten Geschäfts- und

Verwaltungsprozesse zu identifizieren und dann

natürlich auch umzusetzen.

Die Telekom hat zu diesem Zweck im Rahmen

einer groß angelegten Kampagne die

Landeshauptstadt Dresden als Behörde,

privatwirtschaftliche Unternehmen und Bürger im

Großraum Dresden unter ein gemeinsames Dach

gebracht. Im Rahmen des Pilotprojekts „De-Mail

City Dresden“ agiert die Stadt deutschlandweit als

Vorreiter für die sichere digitale Kommunikation mit

De-Mail und hat für ihre Bürger und Unternehmen

24 Stunden am Tag geöffnet. Bereits ca. 15.000

Dresdner Bürger sowie mehr als 50 Unternehmen

beteiligen sich am Vorhaben und verfügen heute

über ein eigenes De-Mail Konto. Tendenz stetig

steigend.

Das vorliegende Dokument zieht rund ein Jahr nach

Initiierung des Projekts Bilanz und gibt einen

Überblick über die Ziele, Hintergründe und

gesammelten Erfahrungen der Landeshauptstadt

Dresden. Zusätzlich werden bereits realisierte und

bisher nur geplante De-Mail Einsatzszenarien

insbesondere im Bereich der öffentlichen

Verwaltung beleuchtet. Dieses Dokument richtet

sich an IT-Entscheider speziell aber auch an

Entscheider und Prozessverantwortliche in den

Fachbereichen von kommunalen Verwaltungs-

organisationen.

Wir laden Sie ein im Rahmen eines

gemeinsamen Workshops mit uns über

konkrete De-Mail Einsatzszenarien Ihrer

Fachbereiche und deren Verwaltungs-

Prozesse zu Diskutieren. Gern

unterstützen wir sie von der ersten

Idee bis zur Umsetzung. Werden auch Sie

zur De-Mail City!

Sprechen Sie uns einfach an.

Kontakt

T-SYSTEMS INTERNATIONAL GMBH Digital Division - De-Mail

E-Mail:

[email protected]

De-Mail:

[email protected] Disclaimer

Das vorliegende Dokument wurde mit großer Sorgfalt

erstellt, erhebt jedoch keinen Anspruch auf Richtigkeit

und Vollständigkeit. Insbesondere die Umsetzbarkeit

der skizzierten potenziellen Einsatzszenarien muss

hinsichtlich der juristischen, organisatorischen,

technischen und kommerziellen Machbarkeit im

Kontext der jeweiligen Verwaltungsorganisation und

unter Berücksichtigung der Gesetzgebung des

jeweiligen Bundeslandes detailliert bewertet werden.

Das Dokument enthält keinerlei rechtsverbindliche

Bewertungen, sondern hat lediglich informierenden

Charakter zu rechtlich relevanten Themen, die von der

Verwaltung im Einzelfall geprüft und rechtlich

bewertet werden sollten. Das Dokument dient

ausdrücklich nicht der Rechtsberatung.

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Rahmenbedingungen & Ziele

„Der digitale Wandel eröffnet große Chancen. Alle Menschen sollen diesen

Fortschritt nutzen, mitgestalten und daran teilhaben können. Dafür will die

Bundesregierung mit ihrer Digitalen Agenda 2014 – 2017 sorgen.“1

Die digitale Transformation der öffentlichen Verwaltung ist gekennzeichnet durch eine ganze Reihe von Entwicklungen und technologischen Möglichkeiten die im Rahmen der Digitalen Agenda 2014-2017 durch die Bundesregierung gefördert werden. De-Mail ist hierbei der „Standard“ für die sichere elektronische Kommunikation mit der öffentlichen Verwaltung und entsprechend in einer Gesamtstrategie der jeweiligen Verwaltungsorganisation zu berücksichtigen. Um die flächendeckende Einführung von De-Mail zu beschleunigen hat die Bundesregierung eine gemeinsame Arbeitsgruppe mit der Wirtschaft eingerichtet, in der Erfahrungen ausgetauscht und identifizierte Hürden zeitnah adressiert werden können.

Sachsens Landeshauptstadt Dresden gilt landesweit als moderne, bürgerfreundliche und innovative Stadt offen gegenüber neuen Technologien. So ist es kein Wunder, dass man sich Mitte 2014 gemeinsam mit der Deutschen Telekom dazu entschloss das De-Mail City Projekt zu initiieren.

Nachfolgend werden die gesetzlichen Rahmenbedingungen von De-Mail insbesondere im Kontext der öffentlichen Verwaltung zur Einordnung erläutert. Daraus abgeleitet ergeben sich die dem Pilotprojekt zugrundeliegenden Ziele.

1 Digitale Agenda im Fokus, gefunden auf http://www.bmi.bund.de/SharedDocs/Downloads/DE/Broschueren/2014/digitale-

agenda-im-fokus.html

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Starkes Fundament – Gesetzliche Rahmenbedingungen

De-Mail Gesetz

Bereits 2011 wurde mit dem De-Mail Gesetz die Grundlage für eine sichere und nachweisbare elektronische Kommunikation gelegt. Es beschreibt die rechtlichen, technischen und strikten sicherheitsrelevanten Vorgaben an die Bereitstellung eines De-Mail Dienstes. Gleichzeitig bildet es den Rahmen für einen rechtsverbindlichen Versand von vertraulichen Informationen im Rahmen des elektronischen Geschäftsverkehrs über das Internet.

Die vier aktuell am Markt agierenden und nach De-Mail Gesetz zertifizierten und akkreditierten De-Mail Diensteanbieter T-Systems International GmbH, Telekom Deutschland GmbH, 1&1 De-Mail GmbH und Mentana Claimsoft stellen mit Ihren De-Mail Leistungsangeboten eine hochsichere Plattform bereit, die einen flächendeckenden Einsatz als Kommunikationskanal der öffentlichen Verwaltung ermöglicht.

E-Government Gesetz & E-Justice Gesetz

Im Jahr 2013 wurden mit dem Gesetz zur Förderung der elektronischen Verwaltung (E-Government-Gesetz – EGovG) und dem Gesetz zur Förderung des elektronischen Rechtsverkehrs mit den Gerichten (E-Justice-Gesetz - EJustG) weitere gesetzliche Grundlagen geschaffen, um die Stellung von De-Mail im elektronischen Geschäftsverkehr insbesondere mit Verwaltungen und Gerichten weiter auszubauen.

So sind beispielsweise alle Bundesbehörden in Deutschland gesetzlich verpflichtet einen De-Mail Zugang zu eröffnen. Eine mit der Versandoption „Absenderbestätigt“ verschickte De-Mail ersetzt im Rahmen von Verwaltungsprozessen die gesetzliche Schriftform nach dem Verwaltungsverfahrensgesetz (VwVfG). Zusätzlich wurde durch eine Anpassung der Zivilprozessordnung (ZPO) der Beweiswert einer absenderbestätigten De-Mail vor Gericht gestärkt.

Sachsen hat als erstes Bundesland die Vorgaben des EGovG in ein E-Government Gesetz auf Landesebene übernommen (SächsEGovG). Dieses wurde im August 2014 verabschiedet. Hiernach sind alle kommunalen Behörden in Sachsen ab August 2016 verpflichtet einen De-Mail Zugang anzubieten.2

De-Mail Rechtsrahmen für die öffentliche Verwaltung

Rechtsverbindlicher Versand und Empfang von Bescheiden, Formularen und Anträgen

Eine De-Mail mit der Versandoption „Absenderbestätigt“ erfüllt im Verwaltungsrecht die Anforderungen an die elektronische Ersetzung der Schriftform. Somit ist die Verwaltungsorganisation in der Lage schriftformbedürftige Anträge, Formulare und Anzeigen von Bürgern und Unternehmen elektronisch per De-Mail entgegenzunehmen. Sofern die erlassende Behörde als Nutzer des De-Mail Kontos erkennbar ist, können ebenso elektronische Verwaltungsakte (beispielsweise der Versand von Steuerbescheiden) über De-Mail abgewickelt werden.

Dies ergibt sich aus den folgenden gesetzlichen Rahmenbedingungen:

Grundsatz der Nichtförmlichkeit im Verwaltungsverfahren, § 10 VwVfG, § 9 SGB X

Allgemeine Formvorschrift für Verwaltungsakte, § 37 Abs. 2 VwVfG

Mehrere Tausend gesetzliche Schriftformerfordernisse in öffentl.-rechtl. Normen; Beispiele:

- Widerspruch, § 70 VwGO

- Öffentlich-rechtlicher Vertrag, § 57 VwVfG

De-Mail erfüllt die Schriftform gemäß § 3a Abs. 2 VwVfG, § 36a Abs. 2 SGB I, §§ 87a Abs. 3 AO (ausdrückliche gesetzl. Regelung).

2 Vgl. gem. Handlungsleitfaden zur Umsetzung des SächsEGovG, herausgegeben vom sächsischen SMI (Staatsministerium

des Inneren) – Stand: Februar 2015

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Zugangseröffnung

Für die Kommunikation mit Behörden/öffentlichen Stellen ist die Erteilung der Zugangseröffnung durch den Kommunikationspartner erforderlich um eine wirksame Zustellung im Sinne des Verwaltungszustellungsgesetzes (VwZG) zu gewährleisten. Die Zugangseröffnung wird durch Abgabe einer entsprechenden Erklärung ausdrücklich oder durch konkludentes Handeln gegenüber dem Kommunikationspartner erteilt und kann jederzeit für die Zukunft zurückgenommen werden.

Bürger und Unternehmen können durch die Veröffentlichung der De-Mail Adresse im De-Mail Verzeichnisdienst in Verbindung mit der ausdrücklichen Zustimmung zur Zugangseröffnung für Behördenkommunikation per Checkbox einen Zugang ausdrücklich eröffnen.

Dies ergibt sich aus den folgenden gesetzlichen Rahmenbedingungen:

Die Zugangseröffnung ist erforderlich z.B. gemäß § 3a VwVfG, § 87a Abs. 1 S. 1 AO, § 36a Abs. 1 SGB I.

Die Eröffnung eines eigenen Zugangs für die elektronische Kommunikation durch Behörden/öffentliche Stellen ist gesetzlich geregelt und verpflichtend (vgl. § 2 EGovG).

Bundesbehörden sind zusätzlich zur Eröffnung eines De-Mail-Zugangs verpflichtet.

Die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung von Kommunikationsadressen als personenbezogene Daten unterliegt den Regelungen des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG).

Zustellung & Zustellfiktion

Zustellung im Sinne des VwZG ist die Bekanntgabe eines schriftlichen oder elektronischen Dokuments nach den verschiedenen im VwZG geregelten Zustellungsarten. Ein elektronisches Dokument gilt hiernach am 3. Tag nach Versand per De-Mail als zugestellt, wenn der Empfänger den Zugang eröffnet hat und die Abholbestätigung nicht bis spätestens an diesem Tag bei der Behörde eingegangen ist.

Somit ist eine wirksame Zustellung elektronischer Dokumente per De-Mail möglich. An Stelle einer geforderten Empfangsbestätigung tritt die Abholbestätigung.

Dies ergibt sich aus den folgenden gesetzlichen Rahmenbedingungen:

Die Zustellung elektronischer Dokumente kann gemäß § 5 Abs. 5 VwZG auch elektronisch erfolgen.

Übermittlung per De-Mail:

- Abholbestätigung tritt an die Stelle einer Empfangsbestätigung, § 5a Abs. 1 Satz 2 VwZG. Entsprechende Regelungen finden sich auch in den Landesgesetzen.

- Die Abholbestätigung hat die volle Beweiskraft einer öffentlichen Urkunde nach § 418 ZPO.

Zustellfiktion einer De-Mail-Nachricht, § 5a Abs. 4 i. V. m. § 5 Abs. 2 Satz 2 VwZG

Beispiel für zustellungspflichtigen Verwaltungsakt:

- Widerspruchsbescheid gemäß § 73 Abs. 3 VwGO

Beweiskraft

Eine De-Mail-Nachricht mit zugehöriger Absenderbestätigung erweckt vor Gericht den Anschein der Echtheit (Anscheinsbeweis). Es ist das elektronische Original nachzuweisen. Ein Ausdruck einer De-Mail Nachricht reicht nicht aus. Für den Anscheinsbeweis ist die durch das De-Mail System gewährleistete Authentizität und Integrität ausreichend. Die Abholbestätigung zu einer De-Mail hat die volle Beweiskraft einer öffentlichen Urkunde nach § 418 ZPO.

Dies ergibt sich aus den folgenden gesetzlichen Rahmenbedingungen:

Beweiskraft einer De-Mail für natürliche Personen gemäß § 371 a Abs. 2 ZPO als Anscheinsbeweis

- De-Mail hat die gleiche Beweiswirkung, wie ein qualifiziert elektronisch signiertes Dokument (Echtheitsanschein).

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- Aber: Die Beweiswirkung kann immer nur der gesamten De-Mail beigelegt werden, nicht den darin enthaltenen Dokumenten (nur formelle Beweiskraft).

- Anhand der ihr beigefügten Metadaten kann der Erklärende (Absender) identifiziert und die Authentizität der De-Mail festgestellt werden.

Für Behörden und mit öffentlichem Glauben versehene Personen (z.B. Notare) gilt die Vermutung der Echtheit gemäß § 371 b in Verbindung mit § 437 ZPO.

Erhöhung des Beweiswertes einer absenderbestätigten De-Mail in der Zivilprozessordnung, § 371a ZPO

Langzeitspeicherung

De-Mail-Nachrichten mit der Versandoption Absenderbestätigt erhalten durch den Einsatz einer elektronischen Signatur des De-Mail-Diensteanbieters den gleichen Rechtscharakter wie manuell unterzeichnete Schriftstücke und fallen daher unter die Vorgaben für die Langzeitspeicherung. Auf den Servern des DMDA belassen werden De-Mail Nachrichten unbegrenzt revisionssicher gespeichert (implizite Archivfunktion). Dies stellt jedoch keinen Ersatz für eine in der öffentlichen Verwaltung verbreitete Langzeitspeicherung gemäß TR-ESOR3 dar. Es existieren jedoch technische Möglichkeiten zum Export aller Postfachinhalte unter Beibehaltung des Beweiswertes mittels Integritätsschutz und qualifizierter elektronischer Signatur. Diese können automatisiert einer TR-ESOR konformen Lösung Langzeitspeicherung zugeführt werden.

Dies ergibt sich aus den folgenden gesetzlichen Rahmenbedingungen:

§ 17 SigV in Verbindung mit § 6 SigG, Verfahren zur langfristigen Datensicherung, erneute elektronische Signierung bei Langzeitspeicherung

§ 110a SGB IV Aufbewahrungspflicht

Bundes- bzw. Landesarchivgesetze

Bericht des Prüfdienstes des Bundes und der Länder als Standard für ersetzendes Scannen und elektronische Langzeitspeicherung

BSI TR-03125 „Beweiswerterhaltung kryptographisch signierter Dokumente (TR-ESOR)“ regelt die technische Umsetzung zur beweiswerterhaltenden Langzeitspeicherung von Dokumenten

BSI TR-03138 "Ersetzendes Scannen (RESISCAN)"

3 TR-ESOR: Technische Richtlinie zur Beweiswerterhaltung kryptographisch signierter Dokumente, herausgegeben vom BSI

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Ziele der Landeshauptstadt Dresden

„Wir freuen uns sehr, Vorreiter in diesem Projekt für sichere digitale

Kommunikation zu sein. Die Stadt ist Lebensmittelpunkt für unsere Bürger.

Deshalb wollen sie möglichst einfach und schnell mit unseren städtischen

Einrichtungen, Behörden und Institutionen kommunizieren. Dank De-Mail

haben wir für unsere Bürger jetzt 24 Stunden geöffnet.“4

Die genannten gesetzlichen Rahmenbedingungen bilden ein starkes Fundament für die Verankerung von De-Mail in der Kommunikation mit öffentlichen Verwaltungsorganisationen. Für die Stadt Dresden standen zu Projektbeginn insbesondere die folgenden Ziele im Vordergrund.

Erleichterung des elektronischen Verwaltungszugangs für Bürger und Unternehmen in und um Dresden

- Schneller & einfacher Zugang für elektronische Anträge aller Art ohne an Öffnungszeiten gebunden zu sein

- Reduzierung von Portokosten für Unternehmen, die eine hohe Anzahl an Kommunikationsvorgängen mit der Stadt haben

Vollständige Digitalisierung von einzelnen Anwendungsszenarien vom Antrag bis zum Archiv

- Automatisierung & Parallelisierung durch den Austausch maschinenlesbarer elektronischer Dokumente ohne Medienbrüche

- Integration in das elektronische Archiv gemäß TR-ESOR und Reduzierung der Papierakte

- Reduzierung von Prozesslaufzeiten und damit einhergehende Erhöhung der Servicequalität und Bürgernähe

Etablierung von De-Mail als rechtsverbindliches Medium für Antragsvorgänge und Bescheide

Gewinnung von Erfahrungen zum optimalen Umgang mit De-Mail

Frühzeitige Umsetzung des sächsischen E-Government-Gesetzes wonach alle sächsischen Behörden ab August 2016 verpflichtet sind einen De-Mail Zugang anzubieten

4 Helma Orosz, Oberbürgermeisterin der Landeshauptstadt Dresden, Juni 2014

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De-Mail Einführungsvorgehen

Themenfelder und Arbeitspakete

Die Einführung einer neuen Kommunikationstechnologie wie De-Mail innerhalb einer Verwaltungsorganisation berührt eine Vielzahl von Themenfeldern, die einer gewissenhaften Planung bedürfen. Damit einhergehend sind nicht nur technische Veränderungen im Rahmen von IT-Integrationsprojekten, sondern vorrangig auch organisatorische Veränderungen. Arbeitsabläufe, Prozessschritte und gewohnte Verfahren werden verändert und müssen entsprechend berücksichtigt werden. De-Mail muss in diesem Sinne auch als Change Projekt verstanden werden.

Die Stadt Dresden griff für ihr Einführungsvorgehen auf die umfangreichen und in der Praxis erprobten Erfahrungen der T-Systems zurück. Eine Vielzahl von üblichen Arbeitspaketen5 („Best Practices“) wurden gemeinsam diskutiert, priorisiert und auf Relevanz für die Stadt geprüft. Basierend auf diesen Ergebnissen wurde ein Projektplan erstellt und in Verantwortung des Eigenbetriebs IT-Dienstleistungen der Stadtverwaltung Dresden unterstützt durch die T-Systems umgesetzt.

5 Weitere Details zu den einzelnen Arbeitspaketen können Sie einem von der T-Systems herausgegebenen Handlungsleitfa-

den zur De-Mail Einführung in Kommunen entnehmen. Sprechen Sie uns einfach an!

De-Mail Produkt

IT-Infrastruktur

Know-How Aufbau

Betriebsprozesse

Fachliche Anforderungen

Compliance

Stakeholder & Kommunikation

Datenschutz & Security

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Bewährtes Vorgehen - Stufenweise Einführung von De-Mail

Für die Einführung von De-Mail und die durchgängige Integration in Verwaltungsverfahren wählte die Landeshauptstadt Dresden ein stufenweises Vorgehen. Dies ermöglichte es, De-Mail zu Beginn mit möglichst geringem Aufwand zum Einsatz zu bringen und so erste Erfahrungen im Umgang damit zu sammeln. Später erfolgte eine tiefere Integration in bestehende technische und organisatorische Strukturen. Aktuell befindet sich die Landeshauptstadt Dresden auf dem Weg zur letzten Stufe der Einführung von De-Mail, mit der Automatisierung von Fachverfahren und der Langzeitspeicherung elektronischer Dokumente. Trotz des stufenweisen Vorgehens ist die De-Mail Erreichbarkeit aller Verwaltungsdienstleistungen von Anfang an gewährleistet und sichert eine schnelle Umsetzung der gesetzlichen Erfordernisse.

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Stufe 1: Allgemeiner Zugang

In einer ersten Phase bei der Einführung von De-Mail richtete die Landeshauptstadt Dresden ein definiertes Funktionspostfach für die Eröffnung des allgemeinen De-Mail Zugangs ein ([email protected]). An diese Adresse können sämtliche schriftformbedürftigen Anliegen von Bürgern und Unternehmen an die Stadt gerichtet werden.

In dieser Stufe wurde ausschließlich auf De-Mail Nachrichten reagiert (reaktiver Versand von De-Mail Nachrichten). Hierbei hat der Absender der Nachricht den Zugang konkludent eröffnet und seine Anfrage kann per De-Mail beantwortet werden. Es ist nicht notwendig eine entsprechende Zugangseröffnung für die elektronische Kommunikation einzuholen und nachweisbar zu speichern.

Somit konnten erste praktische Erfahrungen im Umgang mit De-Mail gesammelt werden. Die Aufwände und Investitionen für diese Stufe waren vergleichsweise gering. Es musste nur ein Postfach aktiv betreut werden. Durch die Integration in das städtische E-Mail-System wurde jedoch sichergestellt, dass alle Ämter und nachgeordneten Einheiten sofort per De-Mail erreichbar waren. Die Mitarbeiter, welche in den Empfang und die Beantwortung von De-Mail Nachrichten involviert sind, wurden entsprechend geschult. Dafür waren drei jeweils einstündige Präsentationen, sowie eine Handreichung mit relevanten Informationen ausreichend.

Für die Landeshauptstadt Dresden ergab sich innerhalb dieser Stufe im Wesentlichen ein Imagegewinn. Den Bürgern und Unternehmen der Region wurde signalisiert, dass die Stadt den neuen und sicheren elektronischen Kommunikationskanal De-Mail unterstützt und akzeptiert.

Stufe 2: Individualkommunikation

Der allgemeine De-Mail Zugang wurde in einer zweiten Stufe um zusätzliche Funktionspostfächer für die Nutzung einzelner spezifischer Anwendungsfälle erweitert. (z.B. [email protected], [email protected]) Eine technische Einbindung in Fachverfahren erfolgte hierbei noch nicht. Die Einrichtung spezifischer Postfächer bietet sich an, wenn einzelne Verwaltungsleistungen besonders beworben werden sollen oder sich ein Themenschwerpunkt in der laufenden De-Mail Kommunikation herausbildet.

Zusätzlich zum reaktiven De-Mail Versand wurde innerhalb dieser Stufe auch auf den aktiven Versand im Rahmen einzelner Anwendungsfälle gesetzt. (z.B. Versand von Steuerbescheiden) Hierfür war es notwendig, eine entsprechende Strategie für das Einholen und die Nachweisbarkeit der Zugangseröffnung der jeweiligen Kommunikationspartner umzusetzen. Es entstanden zusätzliche Kosten für die Schulung weiterer Mitarbeiter und die Betreuung zusätzlicher Postfächer.

Durch den aktiven Versand per De-Mail konnten Porto-, Papier- und Druckkosten eingespart werden. Darüber hinaus verringerten sich Prozesskosten für Druck, Kuvertierung und Versand.

Stufe 3: Formularservice

In dieser Stufe wurde der bestehende Formularservice der Stadtverwaltung so erweitert, dass einzelne Anträge und Formulare online in elektronischer Form (PDF-Format) zur Verfügung gestellt wurden. Der Bürger kann sich diese herunterladen, elektronisch ausfüllen und als Anhang einer De-Mail unkompliziert bei der Stadt einreichen. Denn ein mit der Versandoption „Absenderbestätigt“ per De-Mail verschicktes Formular erfüllt laut Verwaltungsverfahrensgesetz die Schriftform. Damit bleibt dem Nutzer des Formularservice ein lästiges Ausdrucken, Unterschreiben und Einscannen oder Versenden per Briefpost erspart.

Diese Stufe der De-Mail Einführung war für alle Fachbereiche der Verwaltung relevant, welche an Antragsprozessen beteiligt sind. Es wurde mit einzelnen konkreten Anwendungsszenarien gestartet. Die Anzahl der Möglichkeiten sein Formular über den Formularservice der Landeshauptstadt Dresden einzureichen steigt seitdem stetig. Damit wird eine sofortige Vorverarbeitung der elektronischen Antragsdaten durch die Parallelisierung von Vorgangsbearbeitung und Warten auf die formerfüllende Erklärung des Nutzers per absenderbestätigter De-Mail ermöglicht.

Allgemeiner Zugang

Individual-kommunikation

Formular-service

Fall-management

Fachverfahren

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Diese Form der Einbindung von De-Mail trägt zu einer Standardisierung und Online Validierung von Nutzereingaben beim Ausfüllen von Formularen bei. Die Fehlerquote wird verringert und die Zahl der Rückläufer bei eingereichten Anträgen reduziert. Es werden Voraussetzungen für den (teil-) automatisierten Versand von Bescheiden an den Antragssteller geschaffen.

Stufe 4: Fallmanagement

In der nächsten Stufe wird das Fallmanagement um den Kommunikationskanal De-Mail erweitert. Betroffen sind hierbei alle Fachbereiche mit workflowgestützter Antragsbearbeitung durch Sachbearbeiter. Die Vorteile dieser Erweiterung sind u.a. die mögliche Verarbeitung unstrukturierter Anliegen in Workflow Systemen mit (teil-) automatisiertem Antwortversand, das vereinfachte Herstellen eines Aktenbezuges sowie die Anbindung an E-Akte und Langzeitspeicherung. Exemplarisch umgesetzt wurde dies in der Landeshauptstadt Dresden im Bereich des Steuerwesens und dem Szenario des Versands von Steuerbescheiden.

Wichtig ist hierbei die Erfassung der De-Mail Adresse des Antragstellers aus der unstrukturierten Eingangskommunikation. In manchen Fällen muss durch den Sachbearbeiter beim Antragsteller nachgefasst werden, um die Gewinnung der De-Mail Adresse und die Zugangseröffnung sicherzustellen.

Stufe 5: Fachverfahren

In einer letzten Stufe empfiehlt sich nachfolgend die technische Integration von De-Mail in ausgewählte Fachverfahren. Der Versand von De-Mails erfolgt dadurch weitestgehend automatisiert und innerhalb der definierten Workflows. Dadurch ist davon auszugehen, dass die Fallzahlen einer De-Mail Nutzung signifikant erhöht werden und weitere Einsparpotentiale erreicht werden.

Die Landeshauptstadt Dresden befindet sich aktuell im Übergang zu Stufe 5. Es ist geplant einzelne Fachverfahren „De-Mail Ready“ zu machen. Die Abhängigkeiten und die Komplexität in der Zusammenarbeit mit den Fachverfahrensherstellern erfordern hierbei jedoch höhere Aufwände und auch einen längeren Planungshorizont.

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Integration in vorhandene IT-Landschaft

Um die sich ergebenden Mehrwerte aus der Nutzung von De-Mail heben zu können, muss es möglichst nahtlos in die bestehenden Arbeitsabläufe und Strukturen integriert werden. Dies gelang der Landeshauptstadt Dresden in einem ersten einfachen Schritt mit der Integration in ihre E-Mail Infrastruktur, so dass die Mitarbeiter ihre gewohnte Arbeit innerhalb ihres E-Mail Clients erledigen konnten und es keine große Umgewöhnung und Anpassung an neue Anwendungen bedurfte. Des Weiteren ist die vorhandene E-Mail-Infrastruktur in der Regel an allen Arbeitsplätzen in der Verwaltung anliegend, so dass mit der Integration eine vollständige De-Mail Erreichbarkeit der Verwaltung gegeben ist. In einem zweiten Schritt wird bis Ende 2015 im Rahmen eines Integrationsprojekts an einer vollelektronischen Integration von De-Mail in das TR-ESOR Archivsystem der Stadt gearbeitet.

Verblüffend Einfach - Integration in E-Mail Infrastruktur

Bei De-Mail handelt es sich um einen abgeschlossenen Informationsverbund für sichere und rechtsverbindliche Kommunikation mit gesetzlich geregelter Zustellung von Nachrichten basierend auf dem E-Mail-Standard. Die Kommunikationspartner müssen jeweils über ein eigenes De-Mail Konto verfügen und sind darüber eindeutig identifiziert.

Die einfache Nutzung von De-Mail über die vorhandene E-Mail Infrastruktur und über die den Mitarbeitern bekannten E-Mail Programme und Fachverfahren ist möglich, weil das eigentliche Nachrichtenformat eine RFC-konforme MIME Message ist, die durch den DMDA lediglich um spezielle Metainformationen (X-Header) wie die De-Mail Message ID, den Integritätsschutz oder die Versandoptionen erweitert wird. Auch die Adressierung eines De-Mail Postfachs unterscheidet sich im Grunde nicht von einer klassischen E-Mail-Adresse.

Der eigentliche Transport der Nachrichten erfolgt dann verfasst im De-Mail Web-Frontend oder ausgehend vom lokalen E-Mail-Server über ein De-Mail Gateway als Nachrichtenentwurf zum De-Mail Diensteanbieter (DMDA) des Versenders. Bei Übertragung mittels De-Mail Gateway zum DMDA-Server erfolgt der Transport verschlüsselt auf Basis eines Zertifikats. Nach der gesetzlich vorgesehenen Schadsoftwareprüfung durch den DMDA setzt dieser die De-Mail Metadaten und den Integritätsschutz. Über ein sicheres Netz erfolgt die weitere Übermittlung an den DMDA des jeweils adressierten Nachrichtenempfängers. Der empfangende DMDA legt die Nachricht nach der Prüfung des Integritätsschutzes sowie nach der Schadsoftwareprüfung im Postfach des Empfängers ab.

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Die Landeshauptstadt Dresden hat sich schnell für die Gateway-Lösung der T-Systems entschieden. De-Mail wird dabei in die lokale E-Mail-Infrastruktur (basierend auf IBM Notes) integriert. Die nachfolgenden Abbildungen verdeutlichen die einfache Handhabung von De-Mail analog zur klassischen E-Mail. Mittels eines durch die T-Systems kostenlos zur Verfügung gestelltem IBM Notes Plugin können De-Mails von E-Mails visuell unterschieden werden. Zusätzlich sind die für De-Mail spezifischen Versandoptionen intuitiv und einfach auswählbar. Der Mitarbeiter arbeitet weiterhin in seiner gewohnten Client-Anwendung so einfach wie mit E-Mail.

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Das Original ist elektronisch – Langzeitspeicherung

Wie schon in den gesetzlichen Rahmenbedingungen erwähnt erhalten De-Mail Nachrichten mit der Versandoption „Absenderbestätigt“ den gleichen Rechtscharakter wie manuell unterzeichnete Schriftstücke. Die Landeshauptstadt Dresden ist damit gesetzlich verpflichtet diese Nachrichten im Originalformat zu archivieren. Auch hier hat sie sich für ein stufenweises Vorgehen zur Umsetzung einer elektronischen Langzeitspeicherung entschieden.

In einer ersten Stufe wurden die Nachrichten auf den Servern des De-Mail Diensteanbieters belassen. Dort sind sie innerhalb einer sicheren Infrastruktur für die Landeshauptstadt Dresden jederzeit abrufbar. Diese Art der Langzeitspeicherung genügt jedoch nicht den Ansprüchen einer, in der öffentlichen Verwaltung geforderten, TR-ESOR Beweiswerterhaltung. Insbesondere das Erzeugen von Prüfprotokollen und die Übersignierung können auf diesem Weg nicht umgesetzt werden.

Um eine elektronische Langzeitspeicherung zu ermöglichen bietet die T-Systems im De-Mail Produktstandard eine Exportschnittstelle an, mittels welcher De-Mail Nachrichten im Originalformat aus dem De-Mail System exportiert werden können, um sie nachfolgend einem beliebigen Archivsystem zuzuführen. Dem De-Mail Kontoinhaber stehen verschiedene Optionen zur Verfügung, mittels welchen er Regeln zum Export und damit der Langzeitspeicherung von De-Mails definieren kann. Die Nachrichten werden dabei in Form eines täglichen oder wöchentlichen Archivs zum Download angeboten oder können automatisiert per E-Mail zugestellt werden. Dieses Archiv ist über ein signiertes Exportprotokoll integritätsgesichert und lässt sich in der einfachsten Form elektronisch in einem Dateisystem ablegen.

Aber auch die einfache Ablage im Dateisystem genügt nicht den Anforderungen an eine TR-ESOR Beweiswerterhaltung, so wie sie die Stadt Dresden umsetzen möchte. Daher wurde gemeinsam mit der T-Systems, der SER Solutions Deutschland GmbH und der Governikus GmbH & Co. KG eine Lösung konzipiert, welche es ermöglicht De-Mail Nachrichten automatisiert im Originalformat der elektronischen Langzeitspeicherung gemäß TR-ESOR zuzuführen. Diese Lösung wird bis Ende 2015 in den Produktivbetrieb übergehen.

Wie in obiger Abbildung dargestellt werden dabei in einem ersten Schritt De-Mail Nachrichten über die Nutzung einer von T-Systems angebotenen Exportschnittstelle aus dem De-Mail System heraus exportiert. Nachfolgend

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werden sie dann jeweils durch den Einsatz von Software einzeln analysiert und mit Metadaten versehen, um eine spätere Wiederauffindbarkeit im Archiv zu vereinfachen. Abhängig davon, ob es sich um eine signierte De-Mail (Versandoption „Absenderbestätigt“) handelt, wird sie entweder direkt dem Archiv (Software DoXiS4 von SER) oder aber einer Beweiswerterhaltung über die TR-ESOR zertifizierte Software Governikus LZA zugeführt. Die notwendigen Signaturprüfungen und Übersignierung im Bedarfsfall finden dabei im Governikus LZA System statt.

Damit erfüllt die Landeshauptstadt Dresden die vollständig die gesetzlichen Anforderungen an eine Langzeitspeicherung von elektronischen Dokumenten.

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Organisatorische Einbettung &

Anwendungsszenarien

Innerhalb eines Jahres wurde De-Mail erfolgreich in der Landeshauptstadt Dresden eingeführt. Gestartet über einen allgemeinen De-Mail Zugang für Bürger und Unternehmen wurden nach und nach einzelne konkrete Anwendungsszenarien pilotiert und umgesetzt. Nachfolgend werden diese Szenarien erläutert und ein Ausblick auf weitere geplante Umsetzungen gegeben.

Dienstliche Zuständigkeiten bleiben unberührt

Durch die Einrichtung eines allgemeinen De-Mail Zugangs über ein zentrales Eingangspostfach ([email protected]) wurde das Konzept der zentralen Poststelle um eine weitere elektronische Komponente neben E-Mail erweitert. Die einfache Integration in die E-Mail Infrastruktur machte an dieser Stelle keine neuen Prozesse und Arbeitsabläufe notwendig.

Die Mitarbeiter der Poststelle verteilen die eingegangenen De-Mail Nachrichten gemäß des normalen Dienstverteilungsplans an die jeweils zuständigen Fachbereiche. Die De-Mail wird dabei intern als E-Mail weitergeleitet und bearbeitet. Die Antwort erfolgt nachfolgend per De-Mail über das zentrale Postfach ohne eine nochmalige Einbindung der Poststelle.

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Städtische Leistungsprozesse über De-Mail

Eine Vielzahl von städtischen Leistungsprozessen für Bürger und Unternehmen sind mittlerweile über De-Mail abzuwickeln. So können beispielsweise über 400 Anträge von A-Z papierlos per De-Mail eingereicht werden. Die Bürgerbeteiligung wird per De-Mail ebenfalls ermöglicht. Zusätzlich versendet die Stadt mittlerweile auch eine Reihe von Bescheiden nicht mehr auf dem herkömmlichen Weg, sondern per De-Mail.

Nachfolgend ein beispielhafter Auszug der städtischen Leistungsprozesse, die über De-Mail genutzt werden können.

Antragswesen

Abfallbehälter

Bewohnerparkausweis

Elterngeld

Gewerbeanträge

Meldeanliegen

Straßensondernutzung

Wohnhilfen

Bürgerbeteiligung

Stadtrat und Einwohnerfragestunde

Petitionen

Bürgerbegehren / Bürgerentscheide

Einwohneranträge

Bescheide

Grundsteuer

Gewerbesteuer

Abfallgebührenbescheide

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De-Mail Antragsformular

Am Beispiel der Beantragung eines Wohnberechtigungsscheins wird deutlich wie einfach es für den Bürger wird einen Antrag papierlos und ungebunden an Öffnungszeiten der Ämter bei der Stadt einzureichen. Er füllt einfach ein entsprechendes Formular elektronisch aus und versendet dieses als Anhang einer De-Mail an die für Wohnangelegenheiten definierte Eingangsadresse der Landeshauptstadt Dresden ([email protected]). Der Bürger spart hierdurch insbesondere Zeit und gegebenenfalls anfallende Portokosten für einen Briefversand. Die Stadt kann das Formular aufgrund der strukturierten Daten vollelektronisch ohne Medienbrüche weiterverarbeiten.

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Versand von Steuerbescheiden

Die Kommunikation zu Steuerangelegenheiten erfolgte bisher aufgrund gesetzlicher Regelungen zum größten Teil basierend auf der Schriftform. Durch Medienbrüche entstehen hierdurch Prozessverzögerungen und –kosten für alle Beteiligten. Mit Inkrafttreten des E-Government-Gesetzes erfüllt eine De-Mail mit der Versandoption „Absenderbestätigt“ die Schriftform und kann daher in diesem Umfeld als Schriftformersatz eingesetzt werden.

Es wurde ein Anwendungsszenario für den automatisierten Versand von Steuerbescheiden der Landeshauptstadt Dresden an steuerpflichtige Bürger und auch Unternehmen umgesetzt. Das dafür genutzte Fachverfahren wurde für diesen Anwendungsfall angepasst, so dass abhängig vom Vorhandensein einer De-Mail Adresse des Empfängers des Bescheides entweder per De-Mail oder als normale Briefpost versandt wird. Eine Widerspruchsbearbeitung ist ebenfalls über den De-Mail-Weg möglich.

Dadurch entstehen für alle Beteiligten Mehrwerte:

Schriftformersatz durch die Nutzung der Versandoption „Absenderbestätigt“

Nachweis der erfolgreichen Zustellung durch Nutzung der Versandoption „Abholbestätigung“

Vollautomatisierter Prozess durch strukturierte Daten unter Nutzung von PDF/XML

Erhebliche Verkürzung der Prozesslaufzeiten

Die KPMG AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft AG nimmt hierbei als ein Pilotteilnehmer am De-Mail City Projekt eine führende Rolle in der Umsetzung dieses De-Mail Anwendungsszenarios ein. Sie sieht in der elektronischen Kommunikation mit Finanzbehörden die Zukunft.

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Ausblick: Weitere Anwendungsszenarien

Der bisherige Erfolg mit De-Mail und die immer stärkere Verbreitung von möglichen De-Mail Kommunikationspartner im Großraum Dresden geben Zuversicht für die Umsetzung weiterer konkreter Anwendungsszenarien. Nachfolgend ein beispielhafter Auszug von weiteren Prozessen, welche aktuell für konkrete Umsetzungen geplant sind.

Versand von Gehaltsmitteilungen für die Mitarbeiter der Landeshauptstadt Dresden

Antrag auf Straßensondernutzung

Versand von Abfallgebührenbescheiden

Elektronische Meldebestätigung des Wohnungsgebers per De-Mail (siehe auch Bundemeldegesetz ab dem 01.11.15)

Elektronische Gewerbeanmeldungen bei der Handwerkskammer

KFZ Außerbetriebsetzung Online (iKFZ)

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Fazit

In gut einem Jahr De-Mail City Dresden wurde bereits viel erreicht. Durch das verstärkte Engagement der Deutschen Telekom AG gemeinsam mit der Landeshauptstadt Dresden und die Kooperation mit über 50 Unternehmen aus der Region hat sich ein eigenes De-Mail Ökosystem entwickelt. Mittlerweile haben sich über 15.000 Dresdner Bürger für ein privates De-Mail Konto entschieden. Die Tendenz ist stark steigend.

Die Verbreitung und Nutzung von De-Mail ist stark von der Anzahl der verfügbaren Kommunikationspartner abhängig. Die Pilotierung „De-Mail City Dresden“ und gemeinsame Kooperation der Deutschen Telekom AG mit der Stadt Landeshauptstadt Dresden sowie Unternehmen aus der Region zeigt eindrucksvoll welches Potential durch die Digitalisierung innerhalb der öffentlichen Verwaltung entstehen kann.

Dresden – Voll vernetzt!

Wir laden Sie ein im Rahmen eines gemeinsamen Workshops mit uns über konkrete

De-Mail Einsatzszenarien Ihrer Fachbereiche und deren Verwaltungs-Prozesse zu

Diskutieren. Gern unterstützen wir sie von der ersten Idee bis zur Umsetzung.

Werden auch Sie zur De-Mail City!

Sprechen Sie uns einfach an.

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Dateiname

de-mail city

dresden_v1.3_20150909.docx

Dokumentenbezeichnung

De-Mail – De-Mail City Dresden

Version

1.3

Stand

09.09.2015

Status

Final

Kurzinfo

De-Mail – De-Mail City Dresden