Whitepaper SharePoint OTA-ASP Realisatie van content gedreven websites via SharePoint en de OTA-ASP werkwijze

Hoofdkantoor Kruisboog 42 3905 TG Veenendaal Tel. +31(0)318 - 55 20 20 Fax +31(0)318 - 55 23 55

Kenniscentrum De Smalle Zijde 39 3903 LM Veenendaal Tel. +31(0)318 - 50 11 19 Fax +31(0)318 - 51 83 59

info.nl@infosupport.com www.infosupport.com K.v.K. 3013 5370 BTW NL8062.30.277.B01

IBAN NL92 RABO 0305 9528 89 BIC RABONL2U IBAN NL74 INGB 0004 7385 93 BIC INGBNL2A

SharePoint OTA-ASP Pagina 1 van 11

© Info Support B.V., Veenendaal 2015 Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt door middel van druk, fotokopie, microfilm of op welke andere wijze ook, zonder voorafgaande toestemming van Info Support B.V. No part of this publication may be reproduced in any form by print, photo print, microfilm or any other means without written permission by Info Support B.V. Prijsopgaven en leveringen geschieden volgens de Algemene Voorwaarden van Info Support B.V. gedeponeerd bij de K.v.K. te Utrecht onder nr. 30135370. Een exemplaar zenden wij u op uw verzoek per omgaande kosteloos toe.

Whitepaper SharePoint OTA-ASP

Meer informatie

Voor vragen of meer informatie over deze whitepaper kunt u contact

opnemen met Info Support door te bellen naar +31 (0) 318 55 20

20 en te vragen naar Sales Support & Marketing (Nederland) of te

bellen naar +32 (0) 15 28 63 70 (België). U kunt ook een e-mail

sturen naar sales@infosupport.com.

SharePoint OTA-ASP Pagina 2 van 11

Inhoudsopgave

1. Inleiding 3

2. TAP en SharePoint 2010 Web Content Management 4

2.1 Casus 4

2.2 Uitdagingen bij combinatie SharePoint Web Content Management en OTAP 6

3. OTA-ASP 7

3.1 Wat is OTA-ASP 7

3.2 OTA-ASP in de praktijk 8

4. SharePoint OTA-ASP en Endeavour 10

5. Over Info Support 11

SharePoint OTA-ASP Pagina 3 van 11

1. Inleiding

Microsoft SharePoint Server is een breed product dat sinds de lancering in 2001 binnen veel

organisaties wordt toegepast. Meest gebruikte functionaliteit is collaboration, waarmee

medewerkers en afdelingen efficiënt via portalen kunnen samenwerken. Denk hierbij aan het

delen van documenten, bestanden en agenda’s.

In 2007 integreerde Microsoft het tot dan toe op zichzelf staand product “Content

Management Server” met SharePoint. SharePoint bedient daarmee sindsdien twee

verschillende deelgebieden; collaboration en web content management (WCM). Web content

management zorgt ervoor dat een bedrijf of organisatie haar website op een gestructureerde

wijze kan voorzien van actuele content. SharePoint biedt daarvoor een krachtig platform

waarmee een website gerealiseerd en beheerd kan worden.

Bij web content management en het beheer van een internet website ligt de nadruk vaak op

de snelheid en eenvoud waarin wijzigingen kunnen worden doorgevoerd. Veelal wil de

Business, zoals een PR- of marketing afdeling, zelf snel, regelmatig en eenvoudige

wijzigingen kunnen doorvoeren zonder daarbij teveel afhankelijk te zijn van een ICT partij.

Standaard wordt binnen een software ontwikkeltraject de zogenaamde “OTAP” aanpak

gebruikt. De software doorloopt daarbij achtereenvolgens de Ontwikkel, Test, Acceptatie en

Productie fase. Veelal is dit een redelijk strak geregisseerd traject, voorzien van bijbehorende

procedures en doorlooptijden. Een interne ICT afdeling of software leverancier speelt hierin

een belangrijke rol.

Bij het beheren van een content gedreven website is het belangrijk om de doorlooptijden van

content en functionaliteit te minimaliseren en de eigen rol van de Business zo veel mogelijk

te vergroten. Succesfactor voor een goede website is immers dat wijzigingen snel en

frequent doorgevoerd kunnen worden.

De visie van Info Support is dat de traditionele OTAP aanpak die toegepast wordt bij

software engineering niet de beste aanpak is als het gaat om de ontwikkeling en beheer van

content gedreven internet websites. Onze visie is dat de business de mogelijkheid moet

krijgen om op een stabiel en betrouwbaar platform zelf snel de wijzigingen door te voeren

zonder tussenkomst van een ICT partij.

Deze whitepaper beschrijft de OTA-ASP aanpak, als variant op de eerder genoemde OTAP

werkwijze. Deze aanpak kan worden toegepast voor de realisatie en beheer van content

gedreven websites via SharePoint. Het beschrijft wat de kracht is van het opsplitsen van de

verantwoordelijkheden (en werkzaamheden) tussen Business en ICT en hoe het mogelijk is

om een strak geregisseerd proces met minimale doorlooptijden te realiseren. Dit doen we

door een onderscheid aan te brengen tussen het software engineeringsproces (Ontwikkel,

Test en Acceptatie) waarin ICT een rol speelt en het redactionele content proces (Authoring,

Staging, Publishing) waarvoor de business verantwoordelijk is.

SharePoint OTA-ASP Pagina 4 van 11

2. TAP en SharePoint 2010 Web Content Management

Waarom is de OTAP aanpak veelal niet de best geschikte methode voor realisatie en beheer van content gedreven websites met SharePoint 2010? Dit zullen we toelichten aan de hand van een casus.

2.1 Casus

“Een organisatie wil een nieuwe website lanceren. Zij kiest voor SharePoint als content management platform en kiest een softwareleverancier om de realisatie uit te voeren. Deze leverancier besluit om de website te ontwikkelen op basis van de standaard werkwijze binnen software ontwikkeling: OTAP. Na afstemming met de organisatie wordt de website ontwikkeld in de ontwikkelomgeving. Middels standaard SharePoint functionaliteit en zelfgebouwde maatwerkoplossingen wordt een website gerealiseerd. De website wordt vormgegeven en omdat nog niet alle content definitief bekend is, worden er wat eerste versies of voorbeelden van teksten en plaatjes toegevoegd. Deze site wordt vervolgens in de testomgeving getest en na goedkeuring aangeboden ter acceptatie. De organisatie controleert de gerealiseerde website, wijzigt tijdens de gebruikersacceptatietest nog wat content en accepteert vervolgens de website, in de veronderstelling dat de website zoals deze in acceptatie staat, wordt meegenomen naar productie.” Deze veronderstelling is een van de eerste valkuilen die kan optreden bij het gebruik van de OTAP aanpak bij het realiseren van content gedreven websites. In de OTAP aanpak wordt er vanuit gegaan dat datgene dat uit ontwikkeling komt, getest wordt in de testomgeving, wordt geaccepteerd in de acceptatieomgeving en daarna als geheel in productie wordt genomen. Het ontwikkelteam levert vanuit ontwikkeling één compleet installeerbaar product op, dat –als dat nodig is- na installatie in productie nog moet worden voorzien van de juiste content zoals teksten en plaatjes. De organisatie kan tijdens de gebruikersacceptatie de content van de website wel wijzigen, maar deze wijzigingen gaan verloren, wanneer het installeerbare product dat in ontwikkeling is opgeleverd, wordt geïnstalleerd in productie. “Nadat de organisatie de website heeft geaccepteerd, gaat de website in productie. In productie wordt de website door de content beheerders onderhouden. Omdat tijdens de ontwikkeling van de website de definitieve content nog niet beschikbaar was, heeft het ontwikkelteam gebruik gemaakt van concept teksten en plaatjes. Omdat de website als één geheel wordt opgeleverd, worden deze concept teksten en plaatjes ook geïnstalleerd op de productie omgeving. De organisatie zal de content daar nog moeten aanpassen tot de definitieve versie en daarna moeten onderhouden. De organisatie is tevreden met de opgeleverde website. Nadat de website een jaar succesvol heeft gedraaid, wil zij verbeteringen aan de website doorvoeren door een versie 2 van de website te laten realiseren. De softwareleverancier gaat de website vernieuwen via de OTAP aanpak en begint de aanpassingen in de ontwikkelomgeving door te voeren.”

SharePoint OTA-ASP Pagina 5 van 11

In de meeste gevallen betekent dit dat een kopie van productie wordt teruggeplaatst in een ontwikkelomgeving. Valkuil hierbij is dat er geen rekening gehouden wordt met de aanpassingen die daarna (parallel aan de ontwikkeling van de nieuwe versie) nog in productie worden doorgevoerd door de organisatie zelf. “Versie 2 van de website wordt opgeleverd naar de testomgeving, OK bevonden en daarna doorgezet naar de acceptatie omgeving. Op acceptatie mist de organisatie de aanpassingen die zij in tussentijd in productie heeft doorgevoerd.” Dit geeft twee opties. Ofwel de organisatie zal de nieuwe versie van de website moeten accepteren zoals deze is en de wijzigingen nogmaals moeten doorvoeren in productie in de nieuwe versie van de website. Of de leverancier heeft de uitdaging om alle wijzigingen die in productie zijn doorgevoerd met terugwerkende kracht op te nemen in de nieuwe ontwikkelde versie. “Na oplevering van versie 2 in productie vraagt de organisatie aan de leverancier om nog een simpele pagina template te maken, om voortaan persberichten te kunnen plaatsen op de site. De software leverancier voert deze wijziging door in de ontwikkelde website en levert deze weer op middels de OTAP methode. Deze kleine wijziging duurt echter een maand en kost 20.000 euro. De organisatie snapt niet waarom zo’n kleine wijziging zo lang moet duren en zoveel kost.” De reden waarom de kleine wijziging een maand zou kunnen duren, is omdat de wijziging de verschillende stappen van OTAP moeten doorlopen. De aanpassing wordt in de ontwikkelomgeving gerealiseerd, moet daarna de test- en acceptatietestraat door en kan daarna pas in productie genomen worden. Veelal wordt dan de complete website overschreven. Daarbij moet er wederom rekening gehouden worden met de problemen die kunnen ontstaan bij content wijzigingen die in de tussentijd in productie zijn doorgevoerd en uiteindelijk ook weer in de nieuwe oplevering meegenomen moeten worden. De kosten vallen hoog uit omdat de relatief simpele wijziging door de software leverancier uitgevoerd moet worden. “Door de moeizame release van versie 2, de hoge kosten en lange doorlooptijd voor kleine wijzigingen is de organisatie ontevreden.” Wijzigingen aan de website duren erg lang, zijn kostbaar en er is veel afstemming nodig tussen de organisatie en de leverancier, tussen business en ICT.

SharePoint OTA-ASP Pagina 6 van 11

2.2 Uitdagingen bij combinatie SharePoint Web Content Management en OTAP

In bovenstaande casus is beschreven welke uitdagingen een software leverancier en klant tegen kunnen komen wanneer wordt gekozen om een content management website te realiseren middels SharePoint en de OTAP aanpak;

1 De gerealiseerde website doorloopt als één compleet geheel de ontwikkel-, test-, acceptatie- en productiestraat. Datgene dat bij ontwikkeling wordt opgeleverd, wordt in productie geïnstalleerd. Tussentijdse aanpassingen zijn niet mogelijk.

2 Bij een nieuwe release van een bestaande website wordt er geen rekening gehouden met content wijzigingen die parallel in productie nog worden doorgevoerd.

3 Relatief kleine website aanpassingen zijn duur. 4 Relatief kleine website aanpassingen hebben een lange doorlooptijd. 5 De klant (business) is voor het onderhouden van de website sterk afhankelijk van de software leverancier

(ICT). Dit vertraagt de time to market. 6 De kracht en standaard functionaliteit van SharePoint wordt niet benut.

SharePoint OTA-ASP Pagina 7 van 11

3. OTA-ASP

3.1 Wat is OTA-ASP

OTA-ASP is een alternatief voor de OTAP aanpak en bestaat uit enerzijds een Ontwikkel, Test en Acceptatie omgeving en anderzijds uit een Authoring, Staging en Publishing omgeving. Zie Figuur 1: OTA-ASP model voor een grafische weergave hiervan. Deze indeling faciliteert een duidelijke scheiding tussen het development proces en het redactioneel proces. Het development proces omvat de ontwikkelstraat voor maatwerk, conform het software-engineeringsproces. Hier wordt alleen die functionaliteit gerealiseerd, die niet standaard door SharePoint wordt aangeboden. Het redactioneel proces omvat de realisatie en beheer van alle content. Dat betreft ook alles wat met standaard SharePoint gerealiseerd kan worden, zoals standaard navigatie, zoekfunctionaliteit, vormgeving van de website en het opzetten van de website structuur. In Authoring komt het maatwerk, dat ontwikkeld, getest en geaccepteerd is in OTA, samen met de complete website die is opgezet tijdens het redactionele proces dat in Authoring plaatsvindt. De complete website (standaard SharePoint en maatwerk) wordt vervolgens doorgezet naar Staging, waarna de website op zijn volledigheid en juistheid gecontroleerd kan worden. Staging is daarmee een preview omgeving. Als alles gecontroleerd en akkoord bevonden is, kan de complete website worden doorgezet naar de Publishing omgeving, die gekoppeld is aan het internet. Een website die de Publishing omgeving heeft bereikt, is daarna voor internetgebruikers te bezoeken.

Figuur 1: OTA-ASP model

SharePoint OTA-ASP Pagina 8 van 11

3.2 OTA-ASP in de praktijk

In de eerder genoemde casus zijn we een aantal uitdagingen tegengekomen. Hieronder beschrijven we per geval hoe we dit met de OTA-ASP aanpak kunnen voorkomen of oplossen. Issue 1: De gerealiseerde website doorloopt als één compleet geheel de ontwikkel-, test-, acceptatie- en productiestraat. Datgene dat bij ontwikkeling wordt opgeleverd, wordt in productie geïnstalleerd. Tussentijdse aanpassingen zijn niet mogelijk. In de OTA-ASP aanpak wordt alleen die functionaliteit door de software leverancier als maartwerk ontwikkeld, die niet door SharePoint zelf wordt aangeboden. In acceptatie (de A uit OTA) worden daarom ook alleen de maatwerk oplossingen geaccepteerd. Wanneer de functionaliteit door de klant is geaccepteerd kan deze daarna in de Authoring omgeving worden ingezet in de website. Doordat de volledige website zelf via het redactionele proces in de Authoring omgeving wordt gerealiseerd en de maatwerk functionaliteit daar samen komt, kan de complete website, dus inclusief maatwerkoplossingen later in de Staging omgeving worden gecontroleerd en geaccepteerd door de klant. Content zelf wordt altijd in de Authoring omgeving opgevoerd en kan altijd probleemloos richting Staging en Publishing worden meegenomen. Eventueel kan, indien gewenst, een kopie van die content uit productie worden meegenomen naar de acceptatieomgeving van het maatwerk (de A uit OTA). Dit is dan bedoeld om het maatwerk in een goede context te kunnen accepteren. De content is in die omgeving readonly. Daarmee is de Authoring omgeving de enige omgeving waar (nieuwe) content wordt ingevoerd. Issue 2: Bij een nieuwe release van een bestaande website wordt er geen rekening gehouden met content wijzigingen die parallel in productie nog worden doorgevoerd. Doordat de content, het design en de structuur van de website in Authoring wordt opgebouwd en beheerd, is dat automatisch ook de enige plaats waar wijzigingen op deze onderdelen gemaakt mogen worden. Dit in tegenstelling tot OTAP aanpak, waarbij zowel in ontwikkeling als in productie aanpassingen worden doorgevoerd. In ontwikkeling door de leverancier, in productie door de klant zelf. Omdat er op twee plekken aanpassingen worden gemaakt, wordt het lastig om deze aanpassingen gelijk te houden en samen te voegen in de uiteindelijke omgeving. OTA-ASP biedt een strikte scheiding tussen maatwerk en standaard SharePoint functionaliteit. De softwareleverancier ontwikkelt maatwerk in de OTA omgeving en deze zal gecontroleerd uitgerold worden op de Authoring, Staging en Publishing omgevingen. Standaard SharePoint onderdelen worden rechtstreeks opgevoerd in de Authoring omgeving via standaard tools zoals SharePoint designer en de SharePoint browser interface. Issue 3: Kleine aanpassingen in de website zijn duur. Veelvoorkomende kleine aanpassingen in websites hebben te maken met design, structuur of de templates van de website. In OTA-ASP zijn dit soort aanpassingen door een designer direct in Authoring door te voeren. SharePoint biedt hiervoor standaard functionaliteit. Bij de OTAP methode werd iedere aanpassing door de softwareleverancier uitgevoerd, getest en opgeleverd. Issue 4: Kleine aanpassingen in de website hebben een lange doorlooptijd.

SharePoint OTA-ASP Pagina 9 van 11

Ander voordeel van OTA-ASP ten opzichte van OTAP is de snellere time-to-market. Aanpassingen aan standaard SharePoint functionaliteit, zoals layout, navigatie en content kunnen via het redactionele proces door de klant zelf worden gerealiseerd. Aanhaken van de software leverancier, en gebruik van de OTA straat is hierbij niet nodig en kan worden overgeslagen. Wanneer de aanpassingen in de Authoring omgeving zijn gemaakt, kunnen deze direct naar Staging en Publishing worden doorgezet. Dit alles kan in principe worden uitgevoerd zonder tussenkomst van een ICT partner. Issue 5: De klant (business) is voor het onderhouden van de website sterk afhankelijk van de software leverancier (ICT). Dit vertraagt de time to market.

OTA-ASP legt de nadruk op verantwoordelijkheden en splitsing van het Development en Redactioneel proces. Voor het probleem wat we hier hebben levert dat twee voordelen op. Op de eerste plaats maakt dit het mogelijk om content en maatwerk van verschillende versies/bronnen op 1 omgeving samen te brengen. Hiermee kan voor de klant een acceptatie omgeving opgezet worden waarin zowel het nieuwste maatwerk als zijn recentste content beschikbaar is. Op de tweede plaats maakt dit het mogelijk om het maatwerk zonder de Productie content te accepteren. Hiervoor kan een representatieve en mogelijk zelfs complexere test set gebruikt worden.

Issue 6: De kracht en standaard functionaliteit van SharePoint wordt niet benut. Bij OTA-ASP wordt altijd eerst van de standaard functionaliteit van SharePoint gebruik gemaakt. Pas als deze niet toereikend is wordt verder onderzocht of dit met maatwerk kan worden opgelost. Hiervoor worden de browser interface en de tool SharePoint Designer gebruikt, welke volledig beschikbaar zijn in de Authoring omgeving. Als maatwerk niet noodzakelijk is, volstaat het Redactioneel proces voor het opzetten van een nieuwe website op SharePoint.

SharePoint OTA-ASP Pagina 10 van 11

4. SharePoint OTA-ASP en Endeavour

Info Support heeft een standaard software ontwikkelproces ontwikkeld en noemt dat Endeavour. Dit ontwikkelproces is inmiddels succesvol ingezet in een groot aantal uiteenlopende projecten. Dat succes heeft alles te maken met het feit dat Endeavour het mogelijk maakt de snelheid, de kwaliteit en de beheersbaarheid te bieden die klanten vragen. Daarbij biedt Endeavour volop mogelijkheden om te voldoen aan (interne) klanteisen. Door Endeavour te implementeren in de eigen organisatie, wordt het voor de eigen ICT-afdeling mogelijkheid om een professionalisering- en standaardiseringslag te maken. Endeavour bestaat uit verschillende onderdelen, waaronder ook SharePoint best practices. Een van de best practices die zijn beschreven is het OTA-ASP model. Dit model is al met succes geïmplementeerd bij diverse relaties van Info Support. Het model bestaat uit een set van richtlijnen voor een OTA-ASP aanpak binnen SharePoint en is een gestandaardiseerd proces bij het ontwikkelen van content gedreven websites. Daarnaast biedt Endeavour een bouwblok dat specifiek is gerealiseerd voor gebruik binnen SharePoint, functionaliteit die SharePoint standaard niet zelf biedt. Dit bouwblok is de Search Engine Optimization plug-in, waarmee een SharePoint website geoptimaliseerd kan worden voor zoekmachines zoals Google en Bing. Daarnaast vergroot het de gebruikersvriendelijkheid van de website op gebied van URL’s. Het biedt functionaliteit zoals:

Zoekmachine- en gebruiksvriendelijke URL’s

URL’s herschrijven en doorlinken (zowel inkomend als uitgaand)

Ondersteuning van Metatags voor indexering van data binnen zoekmachines

Configureerbare Robots.txt en sitemap.xml voor een betere en beheersbare indexering van een website Voor meer informatie over de OTA-ASP aanpak, Endeavour, de Search Engine Optimization plugin, of vragen over het realiseren van een voorspelbaar en beheersbare content gebaseerde SharePoint website, neem dan contact op met Info Support.

SharePoint OTA-ASP Pagina 11 van 11

5. Over Info Support

Info Support is opgericht in 1986 en is met ruim 350 medewerkers in Nederland een vooraanstaand IT-dienstverlener op het gebied van IT-consultancy, software -ontwikkeling, opleidingen en beheer. Info Support is niet beursgenoteerd en financiert de verdere ontwikkeling van de organisatie op basis van een beheerste groei uit eigen middelen. Onze drive achter de oplossingen die wij realiseren voor onze klanten is er sterk op gericht bedrijfsprocessen sneller en beter te maken. Info Support ontwikkelt en beheert solide en innovatieve softwareoplossingen die organisaties ondersteunen bij het realiseren van hun doelstellingen. De kernwaarden Soliditeit, Integriteit, Vakmanschap en Passie typeren onze werkwijze, waarin we sociaal en solide management belangrijker vinden dan omzetmaximalisatie. Ons hoogste doel is dat we met opdrachtgevers en medewerkers willen bouwen aan langetermijnrelaties. Daarbij houden we ons aan gemaakte afspraken. Dit maken we in de praktijk waar, getuige de jarenlange relaties die we met onze klanten hebben. Info Support mag zich al 16 jaar op rij TOP-IT-werkgever van het jaar noemen. Zie voor meer informatie www.infosupport.com.