FAQ Office 365 en Sharepoint

Wat is Office 365?

Vroeger werkte Microsoft enkel met applicaties (= software-programmas) die lokaal (= op je computer) genstalleerd moesten worden. Je kocht in de winkel bijvoorbeeld Office (= Word, Excel, Powerpoint) en installeerde deze thuis op je computer, hetzij via een installatie-cd-rom, hetzij via een download met product key die je in het downloadcentrum van Microsoft moest ingeven.

Je betaalde n keer een prijs, en daarmee was de kous af.

Tegenwoordig werkt Microsoft vooral met licenties: je huurt de software tegen betaling van een maandelijks bedrag per gebruiker- in plaats van deze nmalig te kopen. De verzamelnaam van deze gehuurde applicaties is Office 365.

Welke applicaties vallen onder Office 365?

Dit hangt af van het type licentie dat je hebt.

In het geval van SAM zal dat Office 365-E3 zijn. Hier vind je een overzicht van alle applicaties die daarbij zitten.

Welke versie van Office staat op mijn computer wanneer we de Office 365-E3 licentie hebben?

Om de desktop-versies van de Office applicaties te krijgen, moet de gebruiker deze zelf downloaden.

Dat doe je door online in te loggen op je Office 365- account. Vervolgens klik je op Office 2016 installeren.

Je kan per gebruiker Office op maximaal 5 apparaten (bv telefoon, tablet, laptop) installeren.

@Wederik: jullie kunnen dus nu ook al gewoon Office 2016 installeren.

@Hannah: alle computers zullen dus uitgerust zijn met desktop-versies van Office 2016.

Wat is Sharepoint?

Vanalles, maar simpel gezegd: een omgeving waarin samenwerkingstools en content management systemen (data- en documentenbeheer) met elkaar gentegreerd zijn. Een meer uitgebreide omschrijving kan je hier lezen.

Maakt Sharepoint deel uit van de Office 365-E3 licentie?

Ja, maar een specifieke versie, namelijk Sharepoint Online.

Welke versies zijn er van Sharepoint?

Er zijn er drie versies van Sharepoint:

1. Sharepoint online

Maakt standaard deel uit van Office 365-E3 licentie

Opslag van bestanden en data gebeurt volledig in de cloud => dus organisatie hoeft zelf geen server aan te schaffen of te huren

Functies en opslagcapaciteit zijn beperkt ten opzichte van andere versies van Sharepoint

Je kan met Sharepoint Online geen publishing sites maken => zie deze link voor meer uitleg, maar simpel gezegd: een publishing website is een (doorgaans) publieke website met custom lay out waar meerdere gebruikers gemakkelijk content aan kunnen toevoegen en aanpassen.

Custom development (= zelf functies ontwikkelen) is niet of amper mogelijk

Automatische updates

Online synchronisatie

Relatief lage kostprijs => maakt gewoon deel uit van Office 365-licentie + geen server moeten betalen

2. Sharepoint on premise

Moet genstalleerd worden op eigen server van organisatie

Alle out-of-the-box functies kunnen geconfigureerd worden

Opslagcapaciteit hangt af van servercapaciteit

Je kan ermee publishing sites maken

Custom development is mogelijk

Geen automatische updates

Geen online synchronisatie

Relatief hoge kostprijs => kosten voor installatie en configuratie, kosten voor server, personeelskosten voor onderhoud

3. Hybride

Oftewel: een combinatie van Sharepoint online en Sharepoint on premise.

Deze optie is vooral aantrekkelijk wanneer je wel de lusten van Sharepoint on premise wil hebben (publishing sites, custom development, alle functies, grote opslagcapaciteit), maar niet de lasten ervan (zelf server kopen en onderhouden, je moet dan echt een IT-afdeling hebben, geen automatische updates hebben)

Welke versie gebruiken op dit moment SAW, SEN en SJH?

De hybride variant.

Wij huren een server bij een erkend datacenter. Een externe organisatie Techne-IT- doet het beheer erva

Waarom is er toen voor deze versie van Sharepoint gekozen?

Omdat de vereisten die er waren Sharepoint online uitsloten, namelijk:

kunnen automatiseren van bepaalde werkprocessen (bv onkostennotas verwerken)

efficint documentenbeheer (bv werken met metadata, search queries)

een -forse- publieke website waar gemakkelijk meerdere mensen content op konden zetten + content beheerd kon worden

online werkomgevingen waar medewerkers met externen konden samenwerken (=kenniskringen)

En we daarnaast niet de mensen en middelen hadden om zelf een server te gaan beheren. De zin ook niet, overigens.

Wat is een teamsite?

Een afgesloten virtuele omgeving binnen Sharepoint waar medewerkers kunnen samenwerken.

Een kleine greep uit de basisfuncties:

bestanden aanmaken, beheren en opslaan (= documentenbibliotheken)

databases aanmaken en beheren (= lijsten)

contactgegevens beheren (bv adressenlijst)

taken aan elkaar toewijzen en afwerken (=takenlijst)

online forum (= community)

. en nog een heleboel andere dingen

Wie werken er op dit moment met teamsites?

De medewerkers van SAW en SEN.

Verschillende afdelingen hebben hun eigen teamsites die onder de overkoepelende teamsite vallen (bv administratie).

Op het directie-overleg van 5/9/2017 is beslist dat SAM met teamsites zal gaan werken.

Waar vallen deze teamsites onder?

Deze vallen onder de Sharepoint hybride omgeving; dus de online versie van Sharepoint die standaard bij de Office 365-E3 licentie komt, gebruiken we niet.

Waarom niet? Zie hierboven onder Waarom is er toen voor deze versie van Sharepoint gekozen?

Zijn er sjablonen beschikbaar in teamsites?

Ja.

Nieuwe documenten worden aangemaakt vanuit een documentenbibliotheek. Het type sjabloon hangt af van de documentenbibliotheek. Bijvoorbeeld Begrotingen heeft sjabloon Begroting, Verslagen heeft sjabloon Verslag enz.

Dit nieuwe document kan je dan verder bewerken in ofwel Office online, ofwel Office desktop.

Het document wordt dan standaard opgeslagen in de documentenbibliotheek. Het is ook mogelijk om het document op te slaan op de eigen harde schijf.

Wat zijn documenteigenschappen?

Wanneer je een nieuw bestand aanmaakt in een Office applicatie, zal het programma standaard een aantal gegevens toekennen aan dit nieuwe bestand, zoals datum van aanmaak, auteur enz. Deze gegevens noemen we documenteigenschappen. Deze eigenschappen zijn metadata: gegevens (naam, auteur, datum) over gegevens (=een word bestand, een foto, een video enz).

Waar vind je documenteigenschappen terug?

Klik op de tab Bestand. Vervolgens worden de documenteigenschappen getoond.

Wil je een overzicht van alle metadata? Klik op het pijltje naast Eigenschappen en selecteer Geavanceerde eigenschappen.

Je krijgt dan alles te zien:

Wat heeft dit met sjablonen te maken?

Als je de aanmaak, opslag en archivering van je documenten efficint, transparant en toekomstbestendig wilt maken: erg veel.

Ze maken twee dingen mogelijk:

Bestanden krijgen informatie mee zodat ze gemakkelijk doorzoekbaar en categoriseerbaar worden

Je kunt in n beweging gegevens zowel in het bestand zelf opnemen (bv auteur van verslag weergeven in het document zelf), als metadata toekennen aan het bestand (bv type document is verslag, of het inhoudelijke programma waar het verslag betrekking op heeft is participatie.)

Meer weten? Neem hier en hier een kijkje.

@Hannah, voor jullie is denk ik de info in 2de link ivm koppelen aan Sharepoint documentenbibliotheken relevant?

Zoals de voorbeelden al duidelijk maken, is het mogelijk om zelf documenteigenschappen/metadata te formuleren en toe te kennen aan sjablonen. Dat moet dan wel meegenomen worden in de ontwikkeling van de sjablonen.