Alle informatie altijd en overal direct bij de hand

Document Management Systeem in SharePoint

Jaarlijks verwerkt u vele honderden e-mails, orders,

notities, brieven, dossiers, bevestigingen, klachten, con-

tracten, facturen, notulen etc. Het archiveren en opslaan,

het terugvinden en gebruiken van deze informatie is

vaak willekeurig en ongestructureerd. Dit legt beslag op

kostbare capaciteit van het personeel en snelheid van

handelen in het dagelijks werk.

Het simpele gegeven alleen al, dat een gemiddelde

medewerker op kantoor tot maar liefst acht uur per week

besteedt aan het zoeken naar documenten*, geeft aan

dat daar veel winst te behalen valt.

DocumentForce DMS biedt uitkomst

Met behulp van het document management systeem

DocumentForce vindt u uw documenten in een handom-

draai. Het systeem is modern en blinkt uit in gebruikers-

vriendelijkheid. DocumentForce biedt uw organisatie een

complete oplossing aan op het gebied van documenten-

en content beheer.

Onderdelen van DocumentForce zijn o.a.

• Scannen en herkennen

• Centraal digitaal archief

• Case management, dossiervorming en zaak

• gericht werken

• Workflow management

• Integratie met uw vertrouwde ERP systeem

en MS Office en Outlook

• Centraal versiebeheer

• E-Mail archivering

• Full text retrieval

Case management, zaak gericht werken

Het systeem toont u niet alleen de relevante documenten,

maar ook de volledige digitale dossiers met daarin alle

informatie vanuit verschillende systemen.

Denk bijvoorbeeld aan belangrijke e-mail berichten welke

ergens binnen uw organisatie zijn verstuurd of ontvangen.

U treft een volledige case/zaak/dossier aan, waarbij u

beslissingen kunt nemen op basis van feiten in plaats van

aannames.

Microsoft SharePoint als ondergrond

SharePoint is een centraal beheersysteem wat onder-

steuning biedt voor uw document management, por-

talen, intranet en website(s) op één geïntegreerd, stabiel,

schaalbaar en gemakkelijk uit te breiden platform.

*Bron: Blue Lion Research

Met SharePoint legt u de basis voor een toekomstbesten-

dig en generiek kennis- en informatieplatform.

DocumentForce is een turn-key oplossing om SharePoint

snel en efficiënt in te zetten in uw organisatie. U kunt dus

direct aan de slag. DocumentForce zorgt er onder meer

voor dat men zijn of haar dagelijkse informatie op een

slimme manier kan archiveren, zodat iedereen, zoals col-

lega’s en leidingevenden, die informatie altijd en overal in

een handomdraai weer kunnen opvragen.

Mede door de integratie met Microsoft Office en uw an-

dere systemen, zoals uw bestaande ERP/CRM-systeem,

is het draagvlak onder alle gebruikers zeer groot. Met

DocumentForce werkt iedereen namelijk gewoon in de

bestaande en vertrouwde omgeving en slaat daarin direct

het document of e-mail op in het digitale archief.

De modules, kwestie van stapelen

DocumentForce werkt met modules waarvan de basis-

module het begin is. Er zijn voor diverse wensen en eisen

op het gebied van document beheer geschikte modules

beschikbaar. U kunt klein beginnen en later uitbouwen.

Witteveen.Com beschikt over een eigen ontwikkelteam

wat regelmatig nieuwe modules ontwikkelt op basis van

SharePoint.

DocumentForce Basismodule

DocumentForce Basis importeert, scant, herkent,

indexeert, bewaart en ontsluit al deze verschillende vor-

men van informatie. Archivering vindt plaats vanuit uw

vertrouwde outlook en office omgeving. In deze basismo-

dule worden de diverse digitale ‘archiefkasten’ ingericht.

In onze standaard module zitten al zeer veel functionali-

teiten. U kunt hierbij denken aan:

• Dossiervorming en zaakgericht werken

• Zeer snel en accuraat informatie vinden

• Automatische herkenning van documenten.

• Geavanceerde OCR technieken om alles tekstinhou-

• delijk te vinden

• Dynamische(ad-hoc) werkstroom voor taakverdeling

• en document routering

• Centrale en decentrale mogelijkheden voor scannen

• en archiveren

• Eenvoudig beheer van templates

• Versiebeheer

• Centraal klantscherm

• Kennisbank

DocumentForce Integratiemodule

Alle digitale handelingen moeten erop gericht zijn de me-

deweker in zijn of haar werk te ondersteunen. Integratie

van het document informatie systeem met de bestaande

primaire systemen (basis administratie systemen, CRM’s

ed.) is dan ook een voorwaarde om draagvlak te creë-

ren bij de gebruiker. Met de DocumentForce integratie

module kunnen gebruikers zowel direct vanuit het eigen

vertrouwde primaire systeem als vanuit DocumentForce

documenten opvragen en doorzoeken.

DocumentForce is ook te integreren en te koppelen met

Outlook en MS Office, zodat e-mail en documenten direct

zijn te archiveren.

Bij het archiveren van documenten worden indexeer-

velden of metagegevens automatisch gevuld met

gegevens uit de database van het primaire systeem.

Zo hoeven bij het archiveren al deze indexgegevens niet

meer overgetypt te worden, wat fouten voorkomt en de

snelheid van werken aanzienlijk verhoogt.

Integratie met Microsoft Dynamics: Herkenbare Mi-

crosoft gebruikers interface met naadloze integratie

mogelijkheden met o.a. Dynamics NAV, AX en CRM.

Enkele andere voorbeelden:

NAV

AX

DocumentForce uitgebreide Workflowmodule

Door middel van de uitgebreide Workflowmodule is het

mogelijk om documenten via een gedefinieerde route te

verspreiden. Er worden automatisch taken aangemaakt

voor medewerkers die iets met het document moeten

doen en de taken worden door het systeem bewaakt.

Hierdoor is het mogelijk om het afhandelen van de post

(bv facturen en werkbonnen) zo efficiënt mogelijk te

maken. Maar ook bijvoorbeeld een klachtenprocedure is

hiermee uitstekend te beheren. Aan de hand van rap-

portages en automatische rappel functionaliteiten kan

de workflow worden gemonitord zodat de manager het

werkproces desgewenst kan bijsturen.

DocumentForce Print & Capture

De Print & Capturemodule is bedoeld om mailings die

vanuit het ERP of vanuit andere sjablonen worden gege-

nereerd, automatisch per relatie te archiveren.

Een bestand wordt door middel van printen automatisch

gearchiveerd. En onder printen kan verstaan worden het

fysiek printen of het sturen van een e-mail. De software

herkent het type bestand en op basis van document

eigenschappen wordt het volledig automatisch gearchi-

veerd bij de juiste persoon of relatie. Uw medewerkers

hoeven het document niet meer handmatig te archiveren

en er vindt altijd de juiste archivering plaats. Dit werkt

voor zowel individuele brieven als complete mailingen.

DocumentForce E-Signer (digitale handtekening)

DocumentForce E-Signer is een in Word geïntegreerd

programma. Via een knop ‘Document ondertekenen’ kan

de medewerker een document digitaal ondertekenen. In

het document, op de plaats van de cursor, verschijnt de

(gescande) handtekening. Indien het toch veranderd moet

worden, kunnen geautoriseerde medewerkers de digitale

handtekening aanpassen. Het document wordt ontgren-

deld en de handtekening verdwijnt. Een belangrijk voor-

deel van DocumentForce E-Signer is dat u de uitgaande

documenten die voorzien zijn van een handtekening niet

meer hoeft te scannen. Het gebruik van de digitale hand-

tekening wordt ingeregeld op basis van autorisaties.

DocumentForce portaal/website module

Op basis van het MS .NET CMS platform heeft u een zeer

modern CMS voorhanden. Zonder aanvullende opleiding

kunt u op ieder gewenst moment uw website en intranet

beheren. Door de koppelingen met het DMS kunnen klan-

ten zelfstandig via een persoonlijke portaal hun eigen

documenten inzien. Tevens biedt het CMS ondersteuning

aan de verschillende webfuncties die primaire leve-

ranciers aanbieden. Op die manier kunnen uw klanten

onafhankelijk van openingstijden contact houden met uw

organisatie.

DocumentForce Kennisbank module

Wilt u graag grip hebben op de versnipperde informatie in

uw organisatie? Wilt u snel en efficiënt een klantcontact

aannemen, afhandelen en de informatie en het antwoord

terugkoppelen?

DocumentForce Kennisbank module bundelt snelheid,

kwaliteit en inzet van kanalen. Welk kanaal uw bezoe-

ker ook kiest, uw organisatie beschikt over hetzelfde

betrouwbare antwoord. Door bundeling van verschil-

lende kanalen zoals balie, post, website en telefonie in

DocumentForce DMS is alle informatie, en dus het juiste

antwoord, terug te vinden binnen één omgeving!

Uitgangspunt is dat medewerkers en klanten geïnfor-

meerd worden vanuit één bron. Dit zorgt voor eenduidige,

actuele informatie. Informatie wordt op een centrale plek

beheerd. Welk kanaal uw relatie ook kiest (telefoon,

e-mail, post of balie), hij krijgt steeds hetzelfde betrouw-

bare antwoord. Het grootste deel van alle binnenkomen-

de vragen is van informationele aard. Daarom is, om 80%

van alle binnenkomende vragen in één keer af te kunnen

handelen, een goede en betrouwbare kennisbank on-

ontbeerlijk. Met de DocumentForce Kennisbank module

beschikken uw medewerkers over zo’n kennisbank.

DocumentForce intranet module

DocumentForce is bij uitstek ingericht om als centraal

portaal te dienen voor het gehele bedrijf. Met mogelijk-

heden om snel en centraal nieuws en informatie te delen

met collega’s en medewerkers. Maar ook om centraal uw

formulieren voor verlof of bijvoorbeeld kilometerdeclara-

ties te beheren.

U kunt het intranet ook gebruiken in combinatie met de

workflow module en op die manier nog meer functionali-

teiten centraal inregelen, bewaken en sturen.

De gemeenschappelijke agenda zorgt voor een snelle en

overzichtelijke planning voor al uw bedrijfsactiviteiten.

DocumentForce heeft een standaard opzet voor

een intranet. Hiermee kunt u snel en effectief van start.

Hierin zijn opgenomen:

• Nieuwsberichten

• Evenementen

• Collega’s (gekoppeld aan uw HR administratie?)

• Centraal bedrijfsinformatiecentrum

• Forum

• Weblogs

• Enquetes

• Wikipedia / kennisbank

DocumentForce Elektronische factuurverwerking

DocumentForce Invoice is een aanvullende module die

volledig te integreren is met alle bekende primaire syste-

men en DocumentForce DMS.

Jaarlijks verwerkt u duizenden inkoopfacturen in uw pri-

maire systeem. Toch is het veel handwerk. Denk aan de

vele handmatige acties zoals het boeken in het ERP- of

het financieel systeem, de controle op juistheid, het rou-

teren ter goedkeuring en archiveren. Dit legt een beslag

op de kostbare personeelscapaciteit van de crediteuren-

administratie.

DocumentForce Invoice biedt uitkomst!

Met behulp van DocumentForce Invoice wordt het ver-

werkingsproces van binnenkomende facturen, inkoop-

opdrachten gerelateerde facturen en kostenfacturen, vol-

ledig geautomatiseerd. Dit levert u de nodige besparing

op dat kan oplopen tot 70% op uw personeelskosten.

En het terugvinden van facturen is kinderlijk eenvoudig in

DocumentForce DMS, want alle facturen worden digitaal

opgeslagen. Het systeem houdt voor u de voortgang van

de afhandeling van de facturen in de gaten. De koppe-

ling en integratie met uw primaire systeem zorgt ervoor

dat de financiële informatie automatisch wordt verwerkt.

Schakelen tussen de systemen is niet meer nodig.

Hoe DocumentForce Invoice werkt

Op hoofdlijnen worden onderstaande stappen* doorlopen

om de facturen geautomatiseerd te verwerken:

• Facturen scannen en automatisch herkennen op basis

• van Free Forms

• Facturen digitaal archiveren

• Coderen kostenfacturen

• Registreren/boeken in uw primaire systeem

• Automatisch matchen van de factuur

• Controle en autorisatie

• Monitoring: het bewaken van de voortgang inclusief

rappelleren

• Rapporteren

*Vraag naar onze brochure ‘Electronische factuurverwerking’ waarin deze stappen uitgebreid worden omschreven.

Witteveen.Com kantoorinstallaties, opgericht in

1976, biedt totaaloplossingen op het gebied

van ICT. Compleet Netwerkbeheer zowel bij u op

locatie als ook in de Cloud.

Reeds sinds 1976 leveren wij afdrukapparatuur en

sinds enkele jaren ook de verschillende scan- en

documentoplossingen tbv archivering. Daaronder

vallen o.a. document- en informatiebeheer, work-

flow-management.

Op het gebied van producten en oplossingen zijn

wij continu op zoek, als onafhankelijk leverancier,

om onze klanten de best mogelijke oplossing

beschikbaar in de markt te bieden teneinde een

jarenlange stabiele zakelijke relatie met elkaar te

kunnen aangaan/verstevigen.

Wij bieden met DocumentForce de best mogelijk

praktische oplossing en prijs prestatie technische

oplossing voor efficiënt documentbeheer binnen uw

organisatie.

Meubelmakerstraat 27, 1991 JD Velserbroek

Tel.: 023 - 513 31 33

Fax.: 023 - 513 31 66

E-mail: verkoop@witteveen.com

Internet: www.witteveen.com

DocumentForce op een rijtje:

• Lagere kosten door enorme tijdwinst èn minder fouten

• Verhoogt de reactiesnelheid en uw serviceverlening

• Snel, veilig en eenvoudig tekstinhoudelijk digitaal

archiveren, vinden en raadplegen van documenten

• Overal en altijd in de organisatie toegankelijk, plaats-,

apparaat- en tijdsonafhankelijk

• Samenwerken aan documenten met collega’s/partners en

• altijd de juiste, meest recente versie van een document

• Geeft u binnen seconden toegang tot over jaren

• opgebouwde archieven

• Hogere productiviteit en kwaliteit, meer efficiëntie

• Snelle, gecontroleerde en gestroomlijnde processen en •

• procedures voor het redigeren en goedkeuren van docu-

• menten (check-in/check-out, revisiecontrole, autorisaties)

• De juiste beslissingen snel kunnen nemen op basis van

• feiten

• Maakt een fysiek archief overbodig, deze ruimte komt vrij •

• voor nuttiger gebruik

• Sturen op resultaat

• Casemanagement, dossiervorming en zaakgericht werken

• Uw standaard brieven en sjablonen automatisch archive-

• ren en koppelen aan uw klanten

• De post digitaliseren, vastleggen, opvolgen en routeren

• Facturen vastleggen, herkennen en automatisch routeren

www.documentforce.nl