Jewometaal

SharePoint Document Management

Geïntegreerd met Dynamics NAVDonderdag 21 september 2011Robbert Kloosterman

Jewometaal Introductie

Onderdeel van moederbedrijf ELG, Duitsland

Bedrijf met ongeveer 75 medewerkers

Kopen schroot in en maken hier

“mengbergen” van die als grondstof dienen

voor de recycling en productie van RVS*.

Digitalisering van het proces:

- Inkoop van schroot

* Roest Vast Staal: ook wel INOX genoemd. Jewometaal produceert

met name „304‟, wat een verhouding heeft van 8% nikkel en 18%

chroom.

Oude situatie

• Alles op papier

• Geen grip op documenten.

• Erg veel controles in het proces, maar

geen controle op deze controle…

Nieuwe situatie

• Alle Navision rapporten digitaal en direct in

dossier.

• Alle processen ondersteund met

workflows.

• Meerdere personen tegelijkertijd toegang

tot hetzelfde document. Geen

verschillende versies meer.

• Plaats en tijd onafhankelijk kunnen

werken.

Het totale proces

• Inkoop

– Afstemming prijs, type materialen, afkomst, leverdatum, kwaliteit, wijze van levering.

• Ontvangst

– Douane papieren, factuur, bill of lading, packinglisten enz.

• Analyse

– Kwaliteitscontrole

• Betaling

– Vrijgeven van betaling op basis van o.a. analyse.

Inkoop proces

• Afstemming verkopende partij en

Jewometaal

• Opzetten inkoop contract

• Goedkeuren contract intern

• Verzenden contract naar leverancier t.b.v.

accordering voorwaarden.

Aankoopformulier

Afspraken over

o.a.:

Hoeveelheid

Kwaliteit

Prijs

LeverdatumRVS

Leverancier

Trader Jewometaal

Aankoopformulier

Afspraken over

o.a.:

Hoeveelheid

Kwaliteit

Prijs

Leverdatum

Traders

Assistent

NAV 5.0

Purchase

Contract

SharePoint 2010

Foundation

Dossier: PC112400

NAV 5.0

PC112400.pdf

SharePoint 2010 Foundation

Dossier: PC112400

NAV 5.0

SharePoint 2010 Foundation

Dossier: PC112400

Traders Assistent

Persoonlijke taak:

Controle

Trader 1

Trader 2

Workflow

Traders Assistent

Trader 1

Trader 2

Workflow

Persoonlijke taak:

Controle

Persoonlijke taak:

Accorderen

Workflow NAV 5.0

- Akkoord trader 1- Akkoord trader 2- Tijd/datum- Namen van traders

SharePoint 2010 Foundation

Dossier: PC112400

PC112400.pdf

Ondertekend

SharePoint 2010 Foundation

Dossier: PC112400

Het document wordt per e-mail naar de klant gestuurd. Alle documentatie

rondom deze communicatie worden allemaal naar het dossier verplaatst.

De levering en betaling

• Ontvangst “Vooradvies”, bestaande uit

o.a.:

– Commercial Invoice

– Packinglist

– Bill of Lading

– Evt. Douane documenten

– Radioactiviteitsverklaring

– ETA-vermelding (tussentijds)

• Ontvangst goederen

SharePoint 2010 Foundation

Dossier: PC112400

Vooradvies

Scanner

Traders

Assistent

Metadata

Input- en herkenningsoftware

Diverse (semi) ongestructureerde input stromen voor verdere

verwerking NA de reader

Examenresultaten verwerking

Handgeschreven Formulier verwerking

Foto + informatie verwerking

Aanvinklijsten (menu) verwerking

Factuurverwerking

Terug naar Jewometaal

Besparingen

• Niet hoeven vervangen archief

medewerker

€ 30k

• Besparing op papier en portokosten

€ 20k

Resumé

• Automatische aanmaak documenten

• Automatische triggering van workflows

• Workflow schieten rechtstreeks informatie in Navision, waarmee er in Navision ook bepaalde zaken worden getriggerd.

• Alle documenten bij elkaar. En altijd door iedereen na te kijken voor wie dit van belang is.

• Veel minder papier.

Vragen