Document Management Whitepaper

download Document Management Whitepaper

of 2

  • date post

    25-Mar-2016
  • Category

    Documents

  • view

    213
  • download

    1

Embed Size (px)

description

Onze visie op het gebied van Document Management

Transcript of Document Management Whitepaper

  • Praktische en innovatieve oplossingen

    voor Social Intranet,Document Management

    en Enterprise Search.

    Knowledge comes to you.

    ideSilver Wie is Silverside Silverside is de pragmatische implementatie partner, die in dialoog met organisaties business vraagstukken rondom Digitaal samenwerken vertaalt naar praktische en innovatieve oplossingen voor Social Intranet, Document Management en Enterprise Search.

    Als we met u kunnen meedenken over uw uitdagingen zijn wij in staat om continue waarde toe te voegen aan uw bedrijfsprocessen, om zodoende de lange termijnvisie en continuteit van uw organisatie te bewaken. Of u nu verantwoordelijk bent voor IT of in een algemene managementfunctie werkt, er zijn tal van uitdagingen. Zo kunt u enerzijds op zoek zijn naar een oplossing die centrale toegang biedt tot informatie en applicaties. Zo kunt u anderzijds uw medewerkers de mogelijkheid willen bieden om makkelijker te kunnen samenwerken. Deze twee uitdagingen lijken op het eerste gezicht op zichzelf te staan. Niets is echter minder waar. Hoewel de ene uitdaging de business betreft en de andere een technologische uitdaging, hebben zij als gemeen- schappelijk raakvlak uw bedrijfsvoering. Met de juiste aanpak kunt u echter beide uitdagingen tegelijk aangaan. En dat is precies waar Silverside u bij helpt. We slaan een brug tussen business en IT. Silverside neemt uw bedrijfsprocessen, uitdagingen en doelstellingen als uitgangspunt en vertaalt deze in technologische oplossingen. Hiervoor werken we uitsluitend met standaard technologie van gerenommeerde leveranciers. Met als resultaat dat IT uw business faciliteert, en niet andersom. Maximale betrokkenheid en kosten- transparantie door een vaste, vooraf bepaalde prijs, zijn kenmerken van onze werkwijze.

    Silverside facts

    Opgericht in 1998 te Gouda

    40 experts in Amsterdam, Gouda en s-Hertogenbosch

    Document Management

    Social Intranet

    Enterprise Search

    Gouda

    s-Hertogenbosch

    Amst

    erda

    m

    Contact met Silverside

    I: www.Silverside.nl

    E: Info@Silverside.nl

    T: 0182-555177

  • Visie Document Management Van document- naar kennismanagement"

    De business case voor Document Management kent geen geheimen meer. Vaak is het management snel overtuigd van de noodzaak van een Document Management Systeem als de documentstroom een procesmatig karakter heeft. Veel organisaties gaan er echter aan voorbij dat de implementatie van een Document Management Systeem in het geval van een procesmatige implementatie vaak een gedwongen karakter heeft.

    Van document- naar kennismanagement

    Als uw organisatie echter de stap naar kennismanagement wilt maken met een Document Management Systeem kunt u uw medewerkers niet in een keurslijf dwingen. De vrijheid van de medewerker moet dan namelijk met stip op de 1e plaats staan. Het is dan ook zaak een goede balans te vinden tussen het proces en de mens om tot een succesvolle implementatie te komen. Het proces centraal

    Om een Document Management Systeem succesvol te implementeren moet eerst goed in kaart worden gebracht welke documenttypen er zijn. Vervolgens kunnen workflows en metadata worden ingericht en kan het systeem zijn werk doen. Dit is dan ook een prima theoretische insteek om Document Management procesmatig te implementeren. De praktijk leert echter dat deze top-down benadering erg risicovol is. Gebruikers moeten namelijk in plaats van willen. Dit heeft tot gevolg dat er maar iets kleins hoeft te gebeuren wat tot ondermijning leidt van het Document Management Systeem. Ons credo is dan ook om een combinatie te hanteren die acceptabel is voor beide partijen: de organisatie en de individuele medewerker. De mens centraal De fileserver is king of the jungle

    Dit dilemma kan dan ook echter worden opgelost als de organisatie medewerkers de ruimte geeft voor persoonlijke creativiteit. Dit is namelijk toch ook de reden waarom u de gemiddelde kenniswerker heeft aangenomen. Het advies is dan ook dat het Document Management Systeem de

    denkwijze van uw medewerkers faciliteren in de wijze waarop zij dat prettig vinden. Mocht u zich nog afvragen waarom de persoonlijke mappen in de mailbox zo overvol zijn? En waarom de fileserver nog altijd de meeste fans heeft? Het antwoord is teleurstellend simpel. Uw medewerkers zijn slechts een klik verwijderd van de fileserver door haar laagdrempeligheid. Een Document Management moet dan ook laagdrempelig zijn om concurrentie van de geliefde fileserver tegen te gaan. Als dit niet gebeurt zal de fileserver altijd "king" of the document jungle blijven!

    Functionaliteit & Technologie

    Silverside maakt gebruik van standaardoplossingen voor Document Management. De technologische kracht zit hem o.a in de beschikbare connectoren met Windows Verkenner, Microsoft Exchange/Outlook, Lotus Notes, Internet Explorer en de Microsoft Office suite. Hierdoor is de gebruiker eenvoudig in staat om de huidige werkwijze vrijwel te handhaven en toch een meerwaarde te leveren voor de organisatie. Verder beschikt het Silverside Document Management platform over alle functionaliteiten waar een Document Management Systeem aan zou moeten voldoen: versiebeheer, workflow, meta-tagging, zoeken & vinden, check in- check out.

    Design Het gemak dient de mens De doelgroep en boodschap kennen is het halve werk. De brug slaan tussen de organisatie en de doelgroep is essentieel om berhaupt tot een goed design te komen. Het design moet een stimulans zijn voor de eindgebruiker om het Social Intranet als prettig te ervaren en het gebruik te bevorderen. Werken vanuit deze visie zorgt ervoor dat onze software en de user interface aansluiten op de behoefte van uw organisatie. Een goed design kenmerkt zich door: Het communiceren van de juiste boodschap Een gebruiksvriendelijke user interface Korte gewenningsperiode van eindgebruikers De essentile tools en informatie binnen handbereik Het overzichtelijk maken van de workflow Verandermanagement Ik werk al jaren zo

    Ongeveer 50% van de ICT projecten in Nederland loopt uit op een mislukking. De techniek is echter zelden een doorslaggevende factor bij falende ICT projecten. Het is net als met jongleren. De techniek om drie ballen gelijktijdig in de lucht te houden is al jaren bekend. Het is echter niet veel mensen gegeven om goed te kunnen jongleren. Toch is het in vijftien minuten mogelijk je jezelf deze techniek eigen te maken. Echter alleen voor diegene die bereid is afstand te doen van zijn oude gewoonte. De beloning is echter groots, nietwaar? Het is echter wel van doorslaggevend belang om snel succes te laten zien aan de startende jongleur.

    Bij Silverside zijn we ons bewust dat het managen van verandering niet vanzelfsprekend is. Medewerkers hebben een goede reden nodig om te veranderen. De whats in it for me vraag speelt hierbij een cruciale rol. Echter op het moment dat medewerkers inzien wat een nieuwe techniek hen oplevert is succes gegarandeerd.

    Om dit proces van verandering goed te begeleiden is de inzet van een ervaren veranderoloog geen overbodige luxe. Met name in onze projectaanpak is er dan ook aandacht voor praktische workshops om verandering leuker en laagdrempeliger te maken. De doorlooptijden van projecten zijn met deze aanpak dan ook vele malen korter.

    "De fileserver is king of the Jungle"

    Organisatie

    Techniek

    Des

    ign