Document management en dossieropvolging bij Provincie

Vlaams-Brabant

Agenda

• Document- en dossierbeheer bij de Provincie• Visie: een organisatiewijd platform• Procesgerichte aanpak• Technische onderbouw: Documentum• Gefaseerde uitrol

Wie zijn wij?

• Ontstaan op 1 januari 1995• Intermediair bestuursniveau• 800-tal personeelsleden• Beleidsdiensten: vergunningen, beroepen,

subsidies, …• Ondersteunende diensten: interne administratie,

informatica, …• Informatica: systeem en helpdesk, projecten en

ontwikkelingen

Document- en dossierbeheer

• Context• Groot aantal kenniswerkers• Groot aantal verschillende processen• Groot aantal gegevens• Groot aantal documenten

• 2001: bevraging organisatie en redactie informaticastuurplan

• Documentbeheer en dossieropvolging als meest prioritaire project: PREDOSA

Doelstellingen

• Ondersteuning van routinewerkzaamheden• Herinrichting van documentstromen (BPR)• Digitalisering van documenten• Automatisering van de dossierstromen• Verhoging snelheid verwerking en kwaliteit

ervan• Ontsluiting van elektronische informatie• Archivering van de elektronische informatie

Visie / aanpak

• Geen ad hoc -oplossingen• Organisatiebrede, consistente aanpak• Gefaseerde aanpak• 1 duurzame centrale technologie als onderbouw

• Proven technology• Stabiel ondanks grote volumes• Meerdere leveranciers aanwezig

• Gekozen technologie: Documentum

Te ondersteunen processen

• Verlening van milieuvergunningen• Bouwberoepen• Gemeentelijke administratieve sancties• Agendering en notulering• Ondersteuning provincieraad• Subsidieaanvragen en -afhandeling• Elektronische factuuropvolging• Indienen offertes overheidsopdrachten• Personeelsdossiers• …

Praktijkvoorbeeld

• 350 gebruikers• 180.000 documenten in docbase• Elk proces een eigen toepassing (VisualBasic,

Java, .NET, …)• ‘Agenderen en notuleren’

• Ondersteuning beslissingsproces deputatie• Organisatiebreed• Essentieel en kritisch• Koppeling met proces-toepassingen• Java

Probleem oude situatie: jungle

• Persoonsafhankelijkheid van een dossier• Proces buiten de dienst als een ‘black box’• Waar zit mijn dossier? Geagendeerd?• Is mijn dossier goedgekeurd?• Welke beslissingen heeft men in het verleden

hieromtrent genomen?• Welke is de versie die echt op deputatie besproken is?• Alle relevante beslissingen omtrent één onderwerp

verzamelen?• Vormelijke uniformiteit?

Nieuwe situatie: de dossiertotem

• 40-tal vergaderingen per jaar (+ audities)

• 200-dossiers per vergadering

• 80.000 dossiers opvraagbaar (vanaf 01/01/01)

Een elektronisch dossier

Documenten in het dossier

Interactie met Word

Samenstelling van de agenda

Uitbreidingen

• ABENO (agenda besluiten en nota’s)• Automatisatie signataires en nummering• Afschaffing kopiëren op de diensten• Automatisatie werk van algemeen secretariaat

• Naar een elektronische deputatie• Kanselarij van de eerste minister• Tervuren

• Ondersteuning provincieraad

Evaluatie

• Functioneel globaal in orde• Onderbouw technisch in orde• User-end:

• Performantie niet optimaal• Moeilijk aanpasbaar• Moeilijk uitbreidbaar, hoewel noodzakelijk

• GEVOLG: naar een nieuw framework

Voor

EMC Documentum

.NET clientBusiness logica

VB ClientBusiness logica

Java ClientBusiness logica

Voor

EMC Documentum

.NET clientBusiness logica

VB ClientBusiness logica

Java ClientBusiness logica

Library

Classification

Versioning

Relations

BPM

Retention

Voor

EMC Documentum

.NET clientBusiness logica

VB ClientBusiness logica

Java ClientBusiness logica

Aanpassing logica Hergebruik logica Consistente UX

Na

EMC Documentum

Service laag

.NET Smart Client

Website(Tridion)

Beheerstoepassingen(SAP)

Mail & Office(Microsoft)

Scanner

Na

EMC Documentum

Service laag

.NET Smart Client

Website(Tridion)

Beheerstoepassingen(SAP)

Mail & Office(Microsoft)

Scanner

Content

Workflow

Takenlijst

Search

Reporting

Templating

Validation

Na

EMC Documentum

Service laag

.NET Smart Client

Website(Tridion)

Beheerstoepassingen(SAP)

Mail & Office(Microsoft)

Scanner

Gebruikerservaring

Performantie

Upgrade en distributie

.NET Smart Client

.NET Smart Client

Dossierbeheer

Aanmaak nieuw dossier

Kenmerken dossier

Documenten beheren in

dossier

Templates voor typebrieven

Agenderen dossiers

Publicatie naar het intranet

Gefaseerde aanpak

• Platform• Toepassing per toepassing uitrollen• Begeleiding per gebruikersgroep

Bedankt

• Bart Geerdens, Provincie Vlaams-Brabant, bart.geerdens@vlaamsbrabant.be

• Wim Putzeys, Panoptic (ECM bij Cronos), wim.putzeys@panoptic.biz