Vrijwilligers werven, een koud kunstje? (Nathalie Winters)

55
1 Werven van vrijwilligers Vorm, Wees, Draag Samen de vrijwilligersorganisatie Nathalie Winters

Transcript of Vrijwilligers werven, een koud kunstje? (Nathalie Winters)

Page 1: Vrijwilligers werven, een koud kunstje? (Nathalie Winters)

1

Werven van vrijwilligers

Vorm, Wees, Draag Samen de vrijwilligersorganisatie

Nathalie Winters

Page 2: Vrijwilligers werven, een koud kunstje? (Nathalie Winters)

2

www.kwadraet.be

vorming, training, opleiding en procesbegeleiding op maat

voor verenigingen, organisaties, besturen en bedrijven

Page 3: Vrijwilligers werven, een koud kunstje? (Nathalie Winters)

3

Al dan niet toewijzen

aan taak of functie

onthalen

Actie

opstellen

wervingsplan

begeleiden

motiveren

waarderen

evalueren

bijsturen

beëindigen

Nathalie Winters

Page 4: Vrijwilligers werven, een koud kunstje? (Nathalie Winters)

4

● Werven vraagt permanente aandacht & doorsijpelingstijd !!!

● Maak een actieplan met meerdere aantrekkingstechnieken en communicatiekanalen

● Het werven van nieuwe vrijwilligers begint bij het motiveren van de huidige vrijwilligers.

Succes verzekerd

Page 5: Vrijwilligers werven, een koud kunstje? (Nathalie Winters)

5

Werven van vrijwilligers…

…een koud kunstje?

Nathalie Winters

Page 6: Vrijwilligers werven, een koud kunstje? (Nathalie Winters)

6

Wat doen we vandaag?

Als deelnemer

�Leer je stapsgewijs een wervingsplan opstellen

�Sta je stil bij de sterktes en kansen van je organisatie

�Verwerf je een kader rond het opstellen van taakomschrijvingen en profielen

�Krijg je ideeën over het werven van potentiëlevrijwilligers

Page 7: Vrijwilligers werven, een koud kunstje? (Nathalie Winters)

7

● Wat zorgt er voor dat jullie er in slagen vrijwilligers aan te trekken en/of te behouden?

● Wat zorgt er voor dat jullie er soms niet in slagen vrijwilligers aan te trekken en/of te behouden?

To do…

Page 8: Vrijwilligers werven, een koud kunstje? (Nathalie Winters)

8

Hoe kan je ze strikken?wervingsplan?

9-stappenplan

● Wat

● Richtvragen/opdrachten

● Tips

Page 9: Vrijwilligers werven, een koud kunstje? (Nathalie Winters)

9

identiteitHoe ziet de organisatie

eruit?

beeld of imago

omgeving

verleden

Bron: Basisboek vrijwilligersmanagement, 2009

Stap 1: analyseer

Page 10: Vrijwilligers werven, een koud kunstje? (Nathalie Winters)

10

Identiteit

10Bron: VCOV - Vlaamse Confederatie van Ouders en Ouderverenigingen-studiedag Socius 2001

Page 11: Vrijwilligers werven, een koud kunstje? (Nathalie Winters)

11

Imago● Kennen de mensen je organisatie in

jouw buurt of dorp? � Welk beeld hebben ze van je organisatie� Hoe denken ze over je werking?

● In welke mate is je organisatiegoed – te weinig – of foutief gekend?

● Hoe kan je dit te weten komen?

Page 12: Vrijwilligers werven, een koud kunstje? (Nathalie Winters)

12 12

Wat leren we hieruit?

Sterktes [Strenghts] Zwaktes [Weaknesses]

Kansen [Opportunities] Bedreigingen [Treaths]

Sterkte- kansen analyse

Basis beleidsvisie en -plan interne en externe bevraging/stakeholders

Page 13: Vrijwilligers werven, een koud kunstje? (Nathalie Winters)

13

"bouw voort op uw sterke

punten, verbeter uw zwakke

punten, grijp uw kansen en

vermijd bedreigingen"

[Henry Mintzberg]

Page 14: Vrijwilligers werven, een koud kunstje? (Nathalie Winters)

14

Tips

●Onbekend maakt onbemind. Kom naar buiten en laat je zien. Bereid je wervingsterrein voor.

●Vertel wat je onderscheidt van de grijze massa

●Achterhaal de ware rede van iemands vertrek

Nathalie Winters

Page 15: Vrijwilligers werven, een koud kunstje? (Nathalie Winters)

15 Nathalie Winters

Een doel dat de moeite waard is,

overbrugt de afstand

tussen jong en oud, tussen denker en

doener

“Daar doen we het voor”

Page 16: Vrijwilligers werven, een koud kunstje? (Nathalie Winters)

16

Stap 2: doel Bepalen

Nathalie Winters

“Daar doen we het voor”

Page 17: Vrijwilligers werven, een koud kunstje? (Nathalie Winters)

17

richtvragen

● Voor welke activiteiten, taken en/of functies zoeken we vrijwilligers?

● Hoeveel vrijwilligers zoeken we? � helpende handen voor een piekmoment � beperkt aantal mensen hele jaar door

beschikbaar?● Binnen welke termijn zoek je nieuwe

vrijwilligers?● Hoe lang moeten ze van de partij zijn?

Nathalie Winters

Page 18: Vrijwilligers werven, een koud kunstje? (Nathalie Winters)

18

Aan de slag…

● Bedenk voor eigen organisatie een antwoord op de richtvragen

● Benoem binnen je groep één functiewaarvoor een collega-organisatie een geknipte vrijwilliger zoekt.

● Inventariseer de ta(a)k(en) binnen deze functie

Nathalie Winters

Page 19: Vrijwilligers werven, een koud kunstje? (Nathalie Winters)

19

Tips

‘Schudden/delen/geven’●Splits algemene taken op in

deeltaken●Bied flexibele engagementen●Las een beurtrol in voor taken

die niemand graag doet

Nathalie Winters

Page 20: Vrijwilligers werven, een koud kunstje? (Nathalie Winters)

20

Stap 3: Doelgroep bepalen

Nathalie Winters

Page 21: Vrijwilligers werven, een koud kunstje? (Nathalie Winters)

21

Richtvragen

Wie zoeken we eigenlijk?

�Welke minimale en gewenste vaardigheden?

�Welke persoonskenmerken en houdingen vind je belangrijk?

�Over welke kennisinhouden beschikt de VW best?

�Verwachtingen inzake motivatie en tijdsbesteding

Page 22: Vrijwilligers werven, een koud kunstje? (Nathalie Winters)

22

Aan de slag…

Stel een vrijwilligersprofiel op

Aan de hand van je taakomschrijving stelje, stap voor stap, criteria op waaraan de

kandidaat-vrijwilliger best voldoet

Nathalie Winters

Page 23: Vrijwilligers werven, een koud kunstje? (Nathalie Winters)

23

Tips

● ‘Kandidaat-vrijwilligersbril’

● Leg de lat niet te hoog maar ook niet te laag: kennis kan je bijfietsen, vaardigheden verfijnen en talenten ontwikkelen

● Maak je taken en activiteiten divers, zo spreek je verschillende mensen aan. Je vindt ze op verschillende plaatsen.

Nathalie Winters

Page 24: Vrijwilligers werven, een koud kunstje? (Nathalie Winters)

24

doelgroepen

�Inwijkelingen – sociale netwerken� Studenten� Jonge gezinnen: beleid!�Senioren� Tijd � Kennis� Ervaring�Maatschappelijk achtergestelde groepen�Jongeren – CV�Kleine organisaties: � wijk –en doelgroepgerichte werking

Nathalie Winters

Page 25: Vrijwilligers werven, een koud kunstje? (Nathalie Winters)

25

Help, we need somebody,

Help, not just anybody,

Help, you know we need someone, help!!!

(Originele Lyrics: Help! The Beatles)

Popkoor zoekt helpende handenIets voor jou?

[email protected]

Page 26: Vrijwilligers werven, een koud kunstje? (Nathalie Winters)

26

Stap 4: boodschap formuleren

Nathalie Winters

Page 27: Vrijwilligers werven, een koud kunstje? (Nathalie Winters)

27 Nathalie Winters

Een verstaanbare oproep naar

nieuwe vrijwilligers is belangrijker

dan de verpakking van deze

boodschap

http://www.saveyourdarlings.be/nl/detail?id=31

Page 28: Vrijwilligers werven, een koud kunstje? (Nathalie Winters)

28

RichtvragenDe 6 W’s

● Wie zoek je?● Wat zijn de taken?● Wie kan je meer informatie geven en

via welk nummer kan je hem of haar bereiken?

● Waarom zoekt de organisatie vrijwilligers?

● Waarom zou een vrijwilliger dit werk doen?

● Wat hebben wij te bieden ?Nathalie Winters

Page 29: Vrijwilligers werven, een koud kunstje? (Nathalie Winters)

29

Aan de slag…

Beoordeel & verzin zelf

‘Wanted’-affiches

Nathalie Winters

Page 30: Vrijwilligers werven, een koud kunstje? (Nathalie Winters)

30

Tips

● Trek de aandacht en val op. Kies een leuk beeld, een sprekende en aantrekkelijke boodschap

● Vorm en inhoud van de boodschap zijn even belangrijk

● Speel je troeven uit en vermeld wat jij te bieden hebt aan potentiële vrijwilligers

Nathalie Winters

Page 31: Vrijwilligers werven, een koud kunstje? (Nathalie Winters)

31

Stap 5: Verkondig je boodschap

Nathalie Winters

Page 32: Vrijwilligers werven, een koud kunstje? (Nathalie Winters)

32

richtvragen

�Welke aantrekkingstechnieken en communicatiekanalen gebruik je ?

�Zijn deze communicatiekanalentoegankelijk ?

�Zijn ze aantrekkelijk ?

�Hebben ze effect ?Opdracht Æ

Page 33: Vrijwilligers werven, een koud kunstje? (Nathalie Winters)

33

Aan de slag

● Zoemsessie in groep - 3 succesvolste aantrekkingstechnieken

● plenum

Nathalie Winters

Page 34: Vrijwilligers werven, een koud kunstje? (Nathalie Winters)

34

Communicatiekanalen

MONDELING:� Persoonlijk� In groep� Via tussenpersonen

Eigen publicaties:� Communicatiedragers: affiches met taakomschrijving,

folders, strooibriefjes, artikel in nieuwsbrief� Beeldmateriaal: videomontage over laatste activiteiten� E-communicatie

Media: � weekblad, vakblad, TV, radio internet websites, ...

•http://www.youtube.com/watch?v=lFZ0z5FmNg

Page 35: Vrijwilligers werven, een koud kunstje? (Nathalie Winters)

35

Inzichten

Juist communicatiebuikgevoel:

26 april 2016

35

Nieuwsbriefcentraal!

Site

Facebook

Bevraging

Page 36: Vrijwilligers werven, een koud kunstje? (Nathalie Winters)

36

Aantrekkingstechniekeno Eenvoudige technieken: voorstellingsrondeso Het oog wil ook wat techniekeno Kom naar buiten techniekeno Toekomsttechnieken: netwerken opbouweno Koppeltechniekeno Ludieke techniekeno Piektechniekeno We trekken er op uit techniekeno Projectmatige technieken

Brochure ‘Vrijwilligers aantrekken is een kunst’ Downloads: http://hetpunt.vgc.be/publicaties/index.asp

Page 37: Vrijwilligers werven, een koud kunstje? (Nathalie Winters)

37

Tips

● Gebruik 7 aantrekkingstechnieken en communicatiekanalen tegelijk

● Houd rekening met leeftijdspecifieke voorkeuren. Leeftijdsgenoten trekken elkaar aan, facebook prikkelt eerder jongeren

● +2 methode

Nathalie Winters

Page 38: Vrijwilligers werven, een koud kunstje? (Nathalie Winters)

38

…met de +2 methode

Vrijwilligersaantrekken

Yves LarockStichting Lodewijk de Raet

Page 39: Vrijwilligers werven, een koud kunstje? (Nathalie Winters)

39

Wil je binnen drie maanden meerbestuursleden?● gebruik de « +2 methode »● een kwestie van het gewoon te doen ● eerste stap:

� vraag de andere bestuursleden of ze nieuwe vrijwilligers willen

� indien ‘ja’, leg je de « +2 methode » uit● 95 % kans op succes

Page 40: Vrijwilligers werven, een koud kunstje? (Nathalie Winters)

40

De « +2 methode »bedoeling

Binnen de drie maanden telt de bestuursvergaderingmet de hulp van alle vrijwilligersminstens 2 nieuwe vrijwilligers

Page 41: Vrijwilligers werven, een koud kunstje? (Nathalie Winters)

41

De « +2 methode »3 grote stappen

1. namen zoeken en afspraken maken2. iedere VW spreekt minstens 2 mensen aan uit de brede

kennissenkring3. nieuwe mensen verwelkomen

elke stap duurt ongeveer 30 minuten

Page 42: Vrijwilligers werven, een koud kunstje? (Nathalie Winters)

42

De « +2 methode »stap 1: namen en afspraken

tijdens een bestuursvergaderinga. beantwoord de vraag ‘Zoeken we mensen voor welbepaalde taken? Zo

ja, voor welke?’• Als het voor jullie onbelangrijk is welke taken de nieuwe bestuursleden zullen

moeten opnemen, dan is dat ook goed. b. iedereen noemt 2 tot 5 namen uit kennissenkring

• gepensioneerde kruidenier, loodgieter, loketbediende, familielid, buurvrouw, dokter, lid sportclub, enz. …

• nooit zeggen ‘die gaat dat toch niet willen doen’c. afspraken noteren op blad papier met titel « +2 »

• wie spreekt wie aan? tegen wanneer?• dit blad aan alle bestuursleden bezorgen

Page 43: Vrijwilligers werven, een koud kunstje? (Nathalie Winters)

43

De « +2 methode »stap 2: kennissen aanspreken

● Ieder bestuurslid spreekt de afgesproken personen aan● Tips:

� kies een goed moment� vertel dat je op zoek bent naar extra bestuursleden� leg uit wat je afdeling allemaal doet� vertel waarom jij je engageert� zeg dat het absoluut niet moeilijk is om zich te engageren� vraag ‘Wil je het eens voor een half jaar proberen?’� beloof een goede verwelkoming

Page 44: Vrijwilligers werven, een koud kunstje? (Nathalie Winters)

44

De « +2 methode »stap 3: verwelkoming

tijdens bestuursvergadering de nieuwelingen…a. zeer hartelijk verwelkomenb. vragen te zeggen wie ze zijn (naam, interesses…)c. vertellen wie de andere bestuursleden zijnd. kort vertellen wat de afdeling het komende half jaar zoal van plan ise. documentatie en eventueel een bloemetje geven

direct na de eerste twee à drie bijeenkomstena. individueel vragen ‘Hoe vind je het?b. ingaan op hun antwoord

Page 45: Vrijwilligers werven, een koud kunstje? (Nathalie Winters)

45

Stap 6: Stel plan van aanpak op

Nathalie Winters

Page 46: Vrijwilligers werven, een koud kunstje? (Nathalie Winters)

46

Richtvragen

● Waar en wanneer wervingsacties doen? (regelmatig, occasioneel, vastemomenten in een werkjaar of zodra de gelegenheid zich voordoet)

● Wie neemt welke taak voor z’n rekening?

● Hoeveel gaat het ons kosten?● Wie bepaalt het wervingsbudget● Wie stelt de begroting op?Nathalie Winters

Page 47: Vrijwilligers werven, een koud kunstje? (Nathalie Winters)

47

Tips

● Eindverantwoordelijke schrijft actieplan

en coördineert de actie in praktijk

● Vraag naar wervingsmateriaal bij je

koepelorganisatie

● Reserveer een deel van je

opbrengstactiviteiten voor het

wervingsbudget (€ 0,10/per € winst)Nathalie Winters

Page 48: Vrijwilligers werven, een koud kunstje? (Nathalie Winters)

48

Stap 7: wie doet wat wanneer

Actie Datum

Wie Materiaal

Budget

Actie 1: +2 methode•Taak 1: namen noemen•Taak 2: 2 mensen aanspreken•Taak 3:Nieuwe VW verwelkomen•…

Wanneer jij kan

elkeVW

flyer/’wantedaffiche’/uitnodiging

Drukkost flyer

Actie 2: ‘marktkraam’•Taak 1:•Taak 2:•Taak 3:•…

•Actie3: oproep ‘kerken leven’

Page 49: Vrijwilligers werven, een koud kunstje? (Nathalie Winters)

49

Tips● Noteer de verschillende taken per actie

● Verdeel de taken over meerdere

personen. Zo geef je elke betrokkene

de kans om zijn of haar

verantwoordelijkheid op te nemen èn

zich belangrijk te voelen

● Vermeld bij elke actie een tijdsraming.

Herplan indien nodig. Nathalie Winters

Page 50: Vrijwilligers werven, een koud kunstje? (Nathalie Winters)

50

Stap 8: Actie

Nathalie Winters

Page 51: Vrijwilligers werven, een koud kunstje? (Nathalie Winters)

51

Tips

● Sterke schouders dragen zware lasten! Ga met z’n allen de straat op als het kan. Je straalt een energieke sfeer uit en dat werkt prikkelend voor kandidaat-vrijwilligers

● Ga met een collega-vrijwilliger op pad; gezellig en veiliger

Nathalie Winters

Page 52: Vrijwilligers werven, een koud kunstje? (Nathalie Winters)

52

Stap 9: Evalueren

Nathalie Winters

Page 53: Vrijwilligers werven, een koud kunstje? (Nathalie Winters)

53

Voorbereiding

Aankondiging

Werving

Evaluatie

Formuleren van

actiepunten

Waren er voldoende financiële middelen?

Hield iedereen zich aan de voorgeschreven taken?

Aantal vrijwilligers aangeworven

Aantal sollicitaties ontvangen

Evaluatie

Evaluatie

Evaluatie

Werd de timing gerespecteerd?

Aantal keer dat

vacature werd

bekeken (webstat)

Indicatoren

Zelfevaluatie

Bevragen sollicitanten

EVALUATIE VAN HET GEHEEL

Page 54: Vrijwilligers werven, een koud kunstje? (Nathalie Winters)

54

Tips● Maak tijd vrij. Formuleer actiepunten en

verfijn je wervingsplan met het oog op een volgende cyclus

● Maak er een sfeervolle en tegelijk constructieve bijeenkomst van. Hou het plezant! Elke vrijwilliger zal gemotiveerd zijn om opnieuw mee te doen.

● Elk einde betekent een nieuw begin. Kandidaat vrijwilligers kloppen aan. Geef ze een warm onthaal zodat ze zich welkom voelen.

Nathalie Winters

Page 55: Vrijwilligers werven, een koud kunstje? (Nathalie Winters)

55

Voorbereiding

Aankondiging

Werving

Evaluatie

Formuleren van actiepunten

DoelDoelgroep

Organisatie : draaiboek

Communicatie kanalen

Boodschap

OnthaalGesprekken

Kwantitatief

Kwalitatief

Budget