Dit artikel verscheen op 27 februari 2010 in weekblad Facilitair & Gebouwbeheer. Deze pagina’s (op A4 formaat) zijn te downloaden als PowerPoint-bestand en kunnen worden afgedrukt in een leesbare versie. Ewold de Bruijne van Brightmen and Coolwords legde voor Veenman het contact met dit vakblad.

Nieuwe kantoorconcepten optimaal ondersteunen, apparatuur efficiënt beherenWij zijn aangeland in het tijdperk van mobiel werken, van ‘cloud services’ en ‘bring your own device’. Volgens document-managementspecialist Veenman gaat het produceren, uitwisselen, verwerken en beheren van zakelijke documenten vandaag de dag met behulp van allerlei oude en nieuwe middelen die in combinatie met elkaar worden gebruikt. Door slimmer gebruik en beheer van deze productiemiddelen valt veel te winnen aan productiviteit, kwaliteit en duurzaamheid. Het goede nieuws is dat er tegelijk structureel valt te besparen op directe en indirecte kosten van kantoorapparatuur.

Tips voor flexibeler en goedkoper afdrukken:Maak gebruik van universele printer drivers en/of mobiele printoplossingenBeveilig afdrukapparatuur en reken kosten toe aan gebruikers met ‘follow me’ systeemBenut mogelijkheden van multifunctionals voor slimmer digitaliseren en integratie van dataBepaal TCO en besparingspotentieel met behulp van merkonafhankelijke beheertoolGa na wat uitbesteding aan aanbieder van Managed Print Services de organisatie oplevert

Iedereen altijd overal printen

Moderne bedrijven en instellingen maken steeds meer gebruik van geavanceerde printoplossingen die het mogelijk maken voor iedere willekeurige gebruiker om afdrukken te maken op alle daarvoor op een locatie beschikbaar gestelde machines. Universele printer drivers maken het mogelijk om vanaf vrijwel iedere computer afdrukken te maken op zo’n beetje elke printer binnen een netwerk, ongeacht merk of type. Rechtstreeks koppelen aan een printer, of aan een netwerk is niet eens altijd meer nodig. Organisaties die gebruik maken van mobiele printoplossingen, bieden in principe iedere willekeurige gebruiker (inclusief gasten) de mogelijkheid om vanaf hun laptop, smartphone, of tabletcomputer via e-mail documenten naar hun printers te sturen. Gebruikers hoeven hiervoor zelfs helemaal geen aparte driver meer op hun apparaten te installeren. Facilitair beheerders en zelfs ‘vaste gebruikers’ kunnen fysiek toegang bieden tot de afdrukapparatuur. Allocatie van de kosten voor het gebruik van deze faciliteiten, regelen organisaties in op de manier die het beste aansluit op hun eigen wensen. De exploitatie van gedeelde (publieke) afdrukapparatuur is al commercieel aantrekkelijk gebleken voor congrescentra, hotels en business launches op vliegvelden en zelfs in bepaalde trein- en busstations.Bijsturen van printgedrag en kostenDe van oudsher relatief ‘besloten’ kantooromgeving van waaruit bedrijven en instellingen hun werk doen, transformeert in hoog tempo tot ‘semi-publieke werkruimte’. Het is bij de huidige stand van de techniek in operationele zin gelukkig mogelijk om het gebruik van faciliteiten en kantoorapparatuur goed te organiseren. Het intikken van een unieke code, of het ophalen van een printje uit de machine door gebruik te maken van een medewerkers-ID – of zelfs een bezoekerspasje – zorgt ervoor dat gebruikers niet bang hoeven te zijn dat hun afdrukken door anderen worden meegenomen. Bovendien is het mogelijk om de kosten van feitelijk geproduceerde afdrukken toe te rekenen aan specifieke gebruikers. Steeds meer ontdekken organisaties dat zij door toepassing van dit ‘follow me’ principe überhaupt een hoop op hun printkosten kunnen besparen. Ervaringscijfers wijzen uit dat traditioneel gemiddeld éénderde van alle gegeven printopdrachten resulteert in een set afdrukken die rechtreeks in de papierbak verdwijnt, of de beoogde gebruiker niet bereikt omdat iemand anders de documenten per ongeluk meeneemt. Het met behulp van een follow me systeem kan dit worden voorkomen. Het ‘ophalen’ van de printopdracht bij een zelfgekozen machine (en dat kan in principe elke willekeurige machine in een netwerk zijn) biedt behalve het beveiligingsvoordeel de mogelijkheid om ‘misprints’ nog te annuleren. En ‘vergeten’ afdrukopdrachten, kunnen automatisch uit de wachtrij worden verwijderd. Besparingen van wel 30% op de totale printkosten van een organisatie zijn geen uitzondering gebleken.Slimmer scannenNieuwe werkvormen doen zich overigens ook voor in werkomgevingen met een meer ‘gesloten’ karakter, zoals organisaties die veel omgaan met vertrouwelijke informatie. Digitalisering van analoge documenten heeft een enorme vlucht genomen. Steeds meer kantoorapparatuur biedt mogelijkheden om conversieslagen te maken van analoge informatie naar digitale gegevensuitwisseling en andersom. Toch worden de mogelijkheden van multifunctionals in 90% van de gevallen nog beslist niet optimaal gebruikt. Scannen met tekstherkenning, een efficiënte en gebruikersvriendelijke toevoeging van metadata, centrale data-opslag en het automatisch exporteren van gedigitaliseerde gegevens naar bedrijfsapplicaties lijken nu voor de meeste organisaties nog ‘ver weg’. Nog geen 10% van de digitale werkplekken beschikt nu over mogelijkheden om PDF-bestanden te bewerken en informatie automatisch om te zetten naar digitale gegevens. Maar de markt ontwikkelt zich razend snel. De grote voordelen die te realiseren zijn in productiviteitsverbetering, kostenbesparing, beveiliging en milieueffecten beginnen in steeds meer branches door te dringen.Bepalen van TCO en besparingspotentieelNieuwe mogelijkheden van kantoorapparatuur en praktische integratie met ICT-toepassingen geven vaak aanleiding tot uitbreiding en verdere diversificatie van het machinepark. Dit heeft belangrijke consequenties op het beheer en kan gemakkelijk leiden tot een hogere Total Cost of Ownership. Met name voor wat grotere organisaties is het vaak lastig om zicht te krijgen op wat er verspreid over allerlei locaties allemaal voor kantoorapparatuur staat. Laat staan dat het gebruik per apparaat inzichtelijk is en dat de kosten op een zuivere manier kunnen worden toegerekend aan feitelijke gebruikers. Gelukkig zijn er inmiddels tools beschikbaar waarmee snel en objectief een gedetailleerd en betrouwbaar beeld kan worden opgebouwd. Met behulp van die software zijn printers en multifunctionele apparaten binnen een organisatie gemakkelijk te vinden én te beheren, of ze nu in het netwerk zijn opgenomen of lokaal zijn verbonden. De meeste moderne machines ondersteunen het gebruik van dit soort beheerssoftware. Hierover beschikken is niet alleen ideaal voor intelligent technisch en financieel beheer van (multi-vendor) machineparken. Beter beheren, minder betalenSteeds meer organisaties kiezen er voor om de logistieke ondersteuning uit te besteden aan een gespecialiseerde aanbieder van Managed Print Services (MPS). Hun ervaringen bewijzen dat het zeker de moeite loont om ook de processen rondom het gebruik van de kantoorapparatuur heen in kaart te brengen. Omdat kopieermachines en faxen tegenwoordig net zo goed deel uitmaken van de ICT-infrastructuur zijn het softwarematige beheer en het verhelpen van storingen logischerwijze vaak belegd bij de ICT-afdeling. Afgezien van het feit dat IT-mensen meestal nog wel wat belangrijkers te doen hebben, is dit een relatief dure oplossing. Uitbesteden en laten beheren op afstand blijkt organisaties vaak aanzienlijke structurele besparingen op te leveren. Ook het preventief technisch onderhoud, de bestelling en levering van verbruiksartikelen en papier kan door uitbesteding aan een MPS-aanbieder voor het gehele printerpark worden gestroomlijnd en grotendeels geautomatiseerd. Wanneer dit goed wordt ingeregeld, zorgt dit voor hogere beschikbaarheid van de machines, constante kwaliteit van afdrukken en scans, tijdige belevering met verbruiksartikelen, en meer tijd voor eigen medewerkers om aan belangrijker zaken te besteden.