(C) PPS 2010

Hein van der Horst PPS Adviseurs Overheidsopdrachten

(C) PPS 2010

Programma

•  Begrippen: nomenclatura, werk, levering, dienst, drempels

•  Voorwaarden •  Selectiecriteria •  Gunningscriteria •  Discussie

(C) PPS 2010

Inkoop & Aanbesteden

Essentieel is een goede voorbereiding die bestaat uit * vaststellen functionele inkoopbehoefte * “zelf-doen-of-uitbesteden” * inkoopmarktonderzoek / haalbaarheidsonderzoek * risicoanalyses: technisch, organisatorisch, commercieel, bestuurlijk, juridisch

* aanbestedingstrategie > aanbestedingsprocedure * contractvorm > form follows function * voorkom belangenverstrengeling (voorkennis)

Business must drive systems!

(C) PPS 2010

Bedreigingen

•  Nauwelijks financiële prikkels > suboptimaal inkoopresultaat

•  Nauwelijks enige vorm van actief contractmanagement •  Pre-occupatie met rechtmatigheid > toegevoegde conditio sine qua

non

•  Te weinig draagvlak bij de politieke en bestuurlijke leiding •  Aanbesteden wordt vaak als een “kunstje’ beschouwd •  Het ongebreideld “knippen-en-plakken” •  Langdurige besluitvormingsprocessen •  Slecht kunnen plannen: hollen voor het bedrijfsleven en stilstaan voor

de overheid

(C) PPS 2010

Inkoopmanoeuvreerruimte (naar Van Weele)

Hoog

Specificeren Selecteren Contracteren

Kosten

Tijd Productontwikkeling Productontwerp Fabricage voorbereiding Productie Laag

Kosten verbonden Aan wijzigingen

Mate waarin specificaties vastliggen

Aanbestedings- manoeuvreerruimte

(C) PPS 2010

Nomenclatura

NACE: "Nomenclature statistique des activités économiques dans la Communauté européenne“; EG

►Bepalend of het een werk is. CPC: Central Product Classification; VN

►Bepalend welke type dienst (A-B) CPV: Common Procurement Vocabulary; EG ►Classificatiesysteem om termen te standaardiseren

Bij interpretatieverschillen NACE en CPC bepalend!

(C) PPS 2010

Overheidsopdracht voor werken

Een overheidsopdracht voor werken is een schriftelijke overeenkomst onder bezwarende titel die tussen een of meer aannemers en een of meer aanbestedende diensten is gesloten en betrekking heeft op:

1.  hetzij de uitvoering van een bouwopdracht (realisatie) 2.  hetzij zowel het ontwerp als de uitvoering

–  van werken in het kader van één in bijlage XII Richtlijn SS of bijlage I Richtlijn KO vermelde werkzaamheden]

–  of van een werk, WERK: het product van een geheel van bouwkundige of civieltechnische werken dat ertoe bestemd is als zodanig een economische of technische functie te vervullen

3.  dan wel het laten uitvoeren met welke middelen dan ook van een werk dat aan de door de aanbestedende dienst gestelde eisen voldoet

(C) PPS 2010

Levering / Dienst

Levering Een schriftelijke overeenkomst betreffende

koop, huur en lease van roerende zaken Dienst

Een schriftelijke overeenkomst die noch een werk noch een levering zijn

A- en B-diensten

(C) PPS 2010

Drempelbedragen

Werk € 4.845.00

Leveringen en Diensten

Lagere overheid € 193.000 Rijksoverheid € 125.000 / € 193.000 Speciale sector € 387.000 Veiligheidsopdrachten € 387.000

(C) PPS 2010

Werk, Levering of Dienst?

•  Vangrails voor een weg. •  Schrijnwerk van de SS Rotterdam: hutten,

deuren, tussenwanden, inbouwkeuken e.d. •  Het leveren en plaatsen van lichtmasten. •  De vervanging van het sanitair (leveren en

plaatsen)

•  Gevelreiniging •  Archeologische opgraving stadsmuur.

(C) PPS 2010

Werk of Dienst

10de Overweging Richtlijn 2004/18 Een overeenkomst wordt alleen geacht een overheidsopdracht voor werken te zijn indien zij specifiek betrekking heeft op de in bijlage I bedoelde activiteiten, zelfs indien de overeenkomst andere voor die activiteiten benodigde diensten omvat.

(C) PPS 2010

Hoofd- en bijzaak

Artikel 1 lid 2;d Richtlijn 2004/18

Een overheidsopdracht die op de in bijlage II bedoelde diensten betrekking heeft en slechts bijkomstig ten opzichte van het hoofdvoorwerp van de opdracht werkzaamheden als bedoeld in bijlage I omvat, wordt als een overheidsopdracht voor diensten beschouwd.

(C) PPS 2010

Hoofd- en bijzaak

Voor het vaststellen of het een werk, een levering dan wel een dienst is, is bepalend wat het hoofdvoorwerp van de opdracht is. Gestion Hotelera (C-331/92) Hoofdvoorwerp de inrichting en opening van een casino enerzijds en de exploitatie van een hotelbedrijf anderzijds. De aanvullende verbouwings- en herstelwerkzaamheden waren bijkomstig van aard waren en derhalve geen werk.

(C) PPS 2010

Overheidsopdracht

• Aannemingsovereenkomst •  Leveringsovereenkomst • Dienstverleningsovereenkomst

Hebben betrekking op een concrete opdracht.

(C) PPS 2010

Contractduur

Voor •  aannemings-, •  leverings-, •  dienstverleningsovereenkomsten en  Geen maximale termijn  Geen tussentijdse wijzigingen van de opdracht  Geen misbruik •  Raamovereenkomst maximaal vier jaar.

(C) PPS 2010

Tussentijdse wijziging

Zaak Pressetext (C-454/06) De wijziging van een nog lopende overeenkomst inzake een

overheidsopdracht kan worden aangemerkt als wezenlijk wanneer zij voorwaarden invoert die, wanneer zij in de oorspronkelijke aanbestedingprocedure waren genoemd, zouden hebben geleid tot toelating van andere inschrijvers dan die welke oorspronkelijk waren toegelaten, of tot de keuze voor een andere offerte dan die waarvoor oorspronkelijk was gekozen Een wijziging van de oorspronkelijke overeenkomst kan eveneens als wezenlijk worden aangemerkt wanneer zij de markt in belangrijke mate uitbreidt tot diensten die oorspronkelijk niet waren opgenomen.

(C) PPS 2010

Voorwaarden

Voorwaarden zijn te onderscheiden in:

  Aanbestedings- / inschrijvingsvoorwaarden

  Bijzondere voorwaarden

  Contractuele en uitvoeringsvoorwaarden

(C) PPS 2010

Aanbestedings- / Inschrijvingsvoorwaarden

Dit zijn spelregels die gegadigden / inschrijvers tijdens de aanbesteding in acht moeten nemen. Voorbeelden   Offerte in de Nederlandse taal   Offerte in drievoud   Volledigheid   Sluitingsdatum   Offerte is onvoorwaardelijk   Gestandhoudingstermijn   Vertrouwelijkheid

(C) PPS 2010

Bijzondere voorwaarden

  Inzet werklozen: aankondiging

  Varianten: aankondiging

  Sociale werkplaatsen: aankondiging

  Bepaalde beroepsgroep: aankondiging

  Opties / aanvullende opdrachten: aankondiging / bestek

  Financieringsvoorwaarden: aankondiging en bestek

  Toepasselijkheid contractuele voorwaarden: aankondiging / bestek

(C) PPS 2010

Contract- en uitvoeringsvoorwaarden

Contractuele voorwaarden in de overeenkomst

Uitvoeringsvoorwaarden in het PvE of bestek

(C) PPS 2010

Inkoopprocesmodel

VOORBEREIDING SPECIFICEREN SELECTEREN A.  BEDRIJVEN B.  OFFERTES

CONTRACTEREN UITVOERING/ BESTELLEN NAZORG

INKOOPMANAGEMENT

INKOOPFUNCTIE BESTELFUNCTIE

EG AANBESTEDINGSVOORSCHRIFTEN

VOORBEREIDING TRANSACTIE CONTRACTMANAGEMENT

INTERN PROCES EXTERN PROCES

(C) PPS 2010

Criteria

  Selectiecriteria   De onderneming > WIE _______________________cæsuur

  Gunningscriteria   De aanbieding > WAT

(C) PPS 2010

Selectiecriteria

Selectiecriteria hebben betrekking op de onderneming en niet op de te leveren

prestaties!

Retrospectief

(C) PPS 2010

Selectie- / gunningsfase

Art. 44 lid 1 richtlijn 2004/18: volgtijdelijkheid Gunning vindt plaats nadat geschiktheid van alle gegadigden / inschrijvers is gecontroleerd. Zie zaken Beentjes (31/87) en Lianakis (C‑532/06). Europese Commissie: Interpretatieve mededeling sociale aspecten (2001): Zodra de gegadigden of inschrijvers zijn geselecteerd, worden de inschrijvingen door de aanbestedende dienst beoordeeld, waarna de opdracht wordt gegund.

Alleen de geschiktheid van de “winnende” inschrijver Controleren is niet toegestaan!

(C) PPS 2010

Ongewenste effecten

1.  Hoe objectief is de beoordeling 2.  Zorgvuldigheid kan door tijdsdruk onder druk

komen te staan. 3.  Onzorgvuldige beoordeling kan problemen

opleveren bij de uitvoering 4.  Herziening van de beslissing; wat doet de

“winnende inschrijver? Naar de rechter? 5.  Geen nuttige informatie voor

leveranciersmanagement.

(C) PPS 2010

Selectie

Selectiecriteria

Uitsluitingsgronden Artikel 45 Geschiktheidseisen

Artikel 48 – 50

Dwingende uitsluitingsgronden

Artikel 45 lid 1

Facultatieve uitsluitingsgronden

Artikel 45 lid 2

Minimumeisen Artikel 47 – 50

Relatieve geschiktheidseisen

Artikel 47 – 50

(C) PPS 2010

Minimumeisen

Bij de openbare procedure alleen minimumeisen en geen relatieve geschiktheid!

Minimumeis moet meetbaar, transparant, non- discriminatoir en proportioneel zijn

(C) PPS 2010

Relatieve geschiktheid

Alleen bij de procedures met voorselectie! •  Niet-openbare procedure •  Concurrentiegerichte dialoog •  Onderhandelingsprocedure met bekendmaking

Naast de minimumeisen kan men ook gewogen criteria hanteren voor het “shortlisten”. Bijvoorbeeld door extra referenties of door ervaring met specifieke van elementen te vragen.

(C) PPS 2010

Niet meetbaar

De gegadigde dient te beschikken over een toereikende organisatie en over voldoende kwalitatief personeel om de werkzaamheden goed en tijdig uit te kunnen voeren.

Het in te zetten verantwoordelijk en leidinggevend personeel dient te beschikken over voldoende vakbekwaamheid. Gevraagd wordt het curriculum vitae met opgave van opleidingsniveau en relevante werkervaring te overleggen van de architect c.q. projectleider

(C) PPS 2010

Intergrale Aanpak Specificatie

Beschikbaarheid99,5%

Selectie -criterium

Gunnings-criterium

Contractuele voorwaarde Offerte-

aanvraag

Bedrijfsklare opstelling

Minimumeisen: Aantoonbare ervaring

24 uurs service organisatie

Responstijden Garanties

Overnameprotocollen:

“go’s en no-go’s” Boeteclausule

Vraag: hoe garandeert de inschrijver de vereiste beschikbaarheid.

Acceptatietesten

Meetbaarheid Geschiktheidseisen schoonmaak schoolgebouwen.

Doorgaans: Ervaring met vergelijkbare opdrachten Hier krijg je de discussie wat is vergelijkbaar

Meetbare geschiktheidseis •  beschikken over een totale bedrijfsomzet van tenminste € 1

miljoen gemiddeld over de laatste drie boekjaren; •  minimaal drie opdrachten voor het schoonmaken van

schoolgebouwen, zijnde niet aanpalend, met een omvang van 10.000 m2 per opdrachtgever, verdeeld over tenminste vier schoolgebouwen in de laatste 3 jaar

(C) PPS 2010

Meetbare minimumeisen

De inschrijver of de combinatie dient in de afgelopen drie jaar ten minste een tweetal opdrachten (referenties) op het gebied van RFID succesvol te hebben uitgevoerd met handheld of portable scanners voor ten minste 200 verschillende producten. Deze technologie behoeft niet per se in bibliotheken te zijn toegepast. Het kan ook een andere sector zijn, zoals de retail.

(C) PPS 2010

Minimumeis en Relatieve Geschiktheideis

Minimumeis Een gerealiseerde opdracht met betrekking tot een voor geheel of gedeeltelijk uitgevoerd ruimtelijk plan voor stedenbouwkundig plan •  groter dan 10 hectare •  met een multifunctioneel programma als beschreven in het

Verkort Bestek Relatieve geschiktheid De wijze waarop een gerealiseerd stedenbouwkundig plan met een bijzondere ligging in een watergebied betekenis heeft gekregen in het ruimtelijk concept.

Weegfactor: 0.2

(C) PPS 2010

Beoordeling Bureau A Het ontwerp voor XXX is een geslaagd concept waarbij de relatie tussen de stad en haar rivier weer voelbaar is geworden. Waardering Weegfactor Punten 5 0,2 1

Bureau B Het integraal ontwikkelingsplan YYY geeft naar oordeel van de commissie een oplossing van een specifiek stedenbouwkundig probleem in dit gebied. Minder sterk blijkt hoe in een dergelijk concept de bijzondere ligging wordt benut, zeker in vergelijking tot andere referenties Waardering Weegfactor Punten 3 0,2 0,6

(C) PPS 2010

Ketenbenadering

Specificaties: : Kwaliteitspecificaties

Selectiebedrijven : Kwaliteitsborging

Selectie offertes : Kwaliteitsplan

Contractmanagement : Kwaliteit audits

(C) PPS 2010

Gunningscriteria

•  Laagste prijs: wat kost het •  Economisch voordeligste aanbieding:

* wat houdt de aanbieding in? * hoe wordt de opdracht uitgevoerd? * wat kost het?

Subcriteria moeten verband houden met het voorwerp van de opdracht!

(C) PPS 2010

Casus Conditioneel Inkopen

Economisch voordeligste aanbieding, twee criteria: •  Laagste prijs •  “Criterium met een uitsluitend karakter”

Het criterium met een uitsluitend karakter werkt als volgt. Nadat de per perceel is bepaald welke inschrijvers de laagste prijs hebben geoffreerd, wordt aan de hand van een wiskundige formule definitief bepaald welke inschrijver welk perceel toebedeeld krijgt. Het resultaat kan zijn dat een perceel niet aan een inschrijver met de laagste aanbieding wordt toebedeeld.

De wiskundige formule houdt geen verband met het voorwerp van de opdracht!

(C) PPS 2010

Gunningscriteria •  Duidelijk vermelden op welke onderdelen

van het PvE de criteria betrekking hebben •  Formuleer de vragen zodanig dat het

meetbare en vergelijkbare antwoorden oplevert

•  Toets vooraf of de gunningscriteria tot ongewenste keuzes leiden

•  Verwissel gunningscriteria niet met geschiktheidseisen

(C) PPS 2010

Wat zijn gunningscriteria

•  Drukwerkcapaciteit •  Beschikbare projectleiders •  Presentaties •  Inzet werklozen •  De mate van deskundigheid van de onderzoeker •  Beveiliging persoonsgegevens (ISO 27000)

(C) PPS 2010

Open vragen Eis 2.6E

Nadat de bestelling heeft plaatsgevonden, dient de levering van farmaceutische producten op maandag tot en met vrijdag binnen 24 uur te zijn geleverd bij elke apotheek of apotheekhoudende huisarts of dierenarts in Nederland.

De “24-uurs-levering” zal door Leverancier als volgt worden uitgevoerd: bestellingen die op werkdagen voor 16.30 uur door Leverancier zijn ontvangen worden nog dezelfde dag aan de afnemer verzonden. Bestellingen die later worden ontvangen worden uiterlijk op de eerstvolgende werkdag verzonden

Vraag Op welke wijze waarborgt u de leveringsbetrouwbaarheid, als beschreven in Eis 2.6E en hoe bewaakt u het?

(C) PPS 2010

Beoordelingsmethodiek

Par. Eis/PvE Weegfactor Punten Totaal 2.2C Veiligheidsplan 5 7 35 2.6E Waarborgen leveringsbetrouwbaarheid… 4 5 20 4.3A Alleen geautoriseerd personeel…….. 4 5 20 _____ _____ _____

Totaal aantal te behalen punten 150 Totaal aantal te behalen punten voor kosten 100

(C) PPS 2010

TIPS •  Bron van inspiratie is het PvE: lees het door •  Categoriseer de elementen voor geschiktheidseisen,

gunningscriteria en de overeenkomst. •  PvE is de input voor de selectie- en gunningscriteria en de

overeenkomst. Proportionaliteitsbeginsel •  Integrale benadering van inkoopvraagstukken •  Formuleer de criteria en voorwaarden duidelijk zodat het

meetbare en vergelijkbare gegevens oplevert. •  De jurist adviseert en voert de juridische risicoanalyse uit. •  Beperk de administratieve rompslomp.

(C) PPS 2010

Voorkom deze offerte evaluatie