Software voor Stagebureau VO / VMBO – casus Senet | De applicatiebouwers, pagina 1

Software voor stages matchen en evalueren Casus softwareontwikkeling Senet | De applicatiebouwers.

Sector: voortgezet onderwijs (VO en VMBO),

Deze klantcasus gaat over een onderwijsinstelling in het voortgezet onderwijs (VO). Senet heeft de opdracht om software voor stages te ontwikkelen. Het gaat om een webbased applicatie voor stages matchen, vastleggen en evalueren. De opdrachtgever wil zo het praktijkonderwijs, waaronder het VMBO, vernieuwen

Stage informatiesysteem

Het huidige stage informatiesysteem van het Stagebureau van de opdrachtgever geeft te weinig inzicht en overzicht op de afhandeling van de 700 stages op jaarbasis.

Aanleiding

Nieuwe software voor stages zal het Stagebureau meer controle en flexibiliteit bieden. Al enkele jaren kijkt zij uit naar betere ondersteuning van de administratieve processen rondom de stages.

Software voor Stagebureau VO / VMBO – casus Senet | De applicatiebouwers, pagina 2

Ook bestaat de wens om stages te kunnen matchen op meerdere relevante criteria en op de nieuwe beroepsgerichte examenprogramma's in het VMBO.

Leerlingen zijn nu afhankelijk van docenten die stagebedrijven en stages ‘in het hoofd hebben’. De VO-instelling wil leerlingen zelfstandig een passende stageplaats laten vinden via een website.

Software voor stages

De huidige software voor stages van het stagebureau biedt weinig gebruikersgemak. De applicatie voor vastleggen van stages zit onlogisch in elkaar en de leverancier kan geen adequate oplossingen bieden voor de geconstateerde tekortkomingen. Docenten werken vaak om het systeem heen, waardoor het stagebureau niet altijd op de hoogte is van de laatste status.

In de ICT-markt en bij andere VO-scholen zijn verschillende stage applicaties in gebruik. Deze applicaties ondersteunen geen administratieve processen en dat is wat de opdrachtgever mist als het om controle gaat. Bovendien wil de opdrachtgever stage software koppelen aan het leerlingvolgsysteem SOM en de elektronische leeromgeving ELO. De opdrachtgever kiest nu voor stage software dat aansluit.

Eisen aan de software voor stages De eisen aan de software formuleert de onderwijsorganisatie als volgt:

- relatiebeheer met (VMBO) stagebedrijven - actueel overzicht van beschikbare en ingevulde stageplaatsen - documentenbeheer / monitoring administratief proces - koppelingen met leerlingvolgsysteem - rapportages van gegevens rondom stages - de software voor stages is webbased - gebruiksvriendelijke en Nederlandstalige software

Software voor Stagebureau VO / VMBO – casus Senet | De applicatiebouwers, pagina 3

Wensen gebruikers

De basisfuncties zijn per gebruikersrol uitgewerkt. Inloggen vindt via een browser plaats, wat maakt dat gebruikers plaatsonafhankelijk kunnen werken. Zie in onderstaand schema wie de software voor stages gebruiken:

Leerlingen Docenten Stagebureau Stagebedrijven

Zelf stage zoeken:

• Sector/ Afdeling

• Specialisatie

• Locatie

Details stagebedrijf

• Sector/ Afdeling

• Specialisatie

• Locatie

Stages matchen:

• Sector / Afdeling

• Specialisatie

• Locatie Details stagebedrijf

• Sector/ Afdeling

• Specialisatie

• Locatie • Contact

gegevens • Stage

historie Stages

• Reserveren

• Verslaglegging

Beheer

• Gebruikers • Stagebedrijven • Docenten • Stages

Zoeken Stage

• Sector / Afdeling • Specialisatie • Locatie • Docent • Leerling

Details stagebedrijf

• Sector / Afdeling • Specialisatie • Locatie • Contact gegevens • Stage historie

Stages

• Reserveren • Vastleggen • Verslaglegging • Versturen

o Informatie o Contracte

n o VOG

Invoer stages & Controle gegevens

• Sector/ • Afdeling • Specialisatie • Locatie • Contact

gegevens • Stage historie

Doorontwikkelfase: Bedrijven betrekken Is mogelijk door de applicatie later uit te breiden voor deze gebruikersgroep.

Software voor Stagebureau VO / VMBO – casus Senet | De applicatiebouwers, pagina 4

Keuze softwareleverancier

De VO-instelling heeft eerder twee softwareleveranciers uitgenodigd. Er waren twee softwarebouwers. De ene partij werkt met vaste componenten die samen de software vormen. De aanpak van Senet om in een flexibele en open structuur te ontwikkelen, past beter bij de wens van de opdrachtgever. Het stagebureau houdt zo de regie over de eigen werkwijze en kan de software voor stages aanpassen aan vernieuwingen in het onderwijs, zoals de nieuwe beroepsgerichte examenprogramma's in het VMBO. Senet heeft de eisen en wensen beter uitgewerkt dan de andere softwarepartij. Senet biedt de meest passende oplossing, biedt ontwikkelingsperspectief en neemt de applicatie zelf in beheer. Allemaal redenen voor de onderwijsinstelling om met Senet in zee te gaan.

Software budget

Senet kan software projecten op twee manieren factureren: op basis van nacalculatie of op basis van fixed priced. De keuze van de opdrachtgever is om de basisfunctionaliteiten fixed-priced te laten ontwikkelen.

Fixed Priced betekent dat Senet de opdracht vooraf in kaart brengt. Op voorhand wordt duidelijk welke schermen en functionaliteiten gebouwd zullen worden, dit in gesprek met de klant. Een klikmodel is met de opdrachtgever besproken en op punten aangepast.

De onderwijsinstelling heeft nu helderheid over het tijdspad en over het budget. Extra wensen in de toekomst zijn mogelijk zodra meer budgetruimte ontstaat.

Werking software voor stages

Senet maakt een stageapplicatie die werkt als een website. Het stagebureau, docenten en leerlingen kunnen vanaf elke plek inloggen. Mogelijk kunnen (VMBO) bedrijven dat in de toekomst ook doen. De software van Senet geeft de controle terug aan het stagebureau, maar ook aan leerlingen en docenten die stages willen matchen. Dit kan straks op basis van tags, waardoor stage matches veel beter passen bij de opleiding, de leerling en zijn of haar wensen. Het stagebureau kan relevante informatie straks veel beter vastleggen. Koppeling met andere systemen biedt daarbij extra mogelijkheden. De stage applicatie koppelt straks, via XML, met het leerlingvolgsystemen SOM en de elektronische leeromgeving. Het beheer en ook bugfixing is geregeld in een onderhoudscontract dat tegen een vaste prijs per maand is afgesloten. (SLA).

Software voor Stagebureau VO / VMBO – casus Senet | De applicatiebouwers, pagina 5

Gebruikersgemak leidend

Het gebruikersgemak is leidend, omdat juist gebruik van functies het stagebureau de controle geeft over de afhandeling en evaluatie van stages. Senet maakt eenvoudige interfaces en geeft beeldschermen een ingebouwde helpfunctie. Dit werkt beter dan gedrukte handleidingen. De software zelf voorziet in extra informatie per te nemen stap in de software voor stages. Voor en na de oplevering verwerkt Senet de ervaring van de gebruikers, zodat zij geen belemmeringen (meer) ervaren om met de stage software te werken.

Looptijd softwareontwikkeling

De looptijd voor het bouwen van de stage applicatie is gesteld op 4 maanden. In de begroting is wekelijks overleg opgenomen, omdat Senet korte lijnen met de opdrachtgever van groot belang vindt. Na oplevering van de software voor stages volgt een evaluatie, zodat Senet lering trekt uit lessen en/of onvoorziene gebruikerswensen.

Wilt u uw praktijkonderwijs vernieuwen met ICT? Wilt u uw (VMBO) praktijkonderwijs vernieuwen via ICT? Senet is benieuwd naar uw ervaringen en deelt graag eigen ervaringen met u. Neem contact op met Marcel Maes voor meer informatie.

✆ 040-2930395

✉ mmaes@senet.nl

www.senet.nl