Casus Vidomes

2
Het kantoor van woningcorporatie Vidomes inDelft fungeert als backoffice voor de vier woon- bedrijven in Delft, Zoetermeer, Leidschendam- Voorburg en Rijswijk. Met name de facturen- afhandeling van Vidomes was toe aan een efficiencyslag. Digitalisering was noodzakelijk om de fysieke logistiek tussen de vijf locaties sneller en soepeler te laten verlopen. Gedigitaliseerde dossiers kunnen dan op diverse plekken tegelijk worden geraadpleegd en bijgewerkt. In december 2006 ging Leidschendam-Voorburg als eerste vestiging aan de slag met digitale huurdersdossiers. Binnen twee jaar mochten ook de overige drie woonbedrijven afscheid nemen van de papieren dossiers. In oktober 2007 ging Vidomes van start met het digitaliseren van de facturen. In 2009 is dit proces verder geoptimali- seerd en geautomatiseerd met de introductie van de elektronische facturenoplossing. Feiten en cijfers • Aantal gedigitaliseerde dossiers: 18.000 • Aantal verwerkte inkoopfacturen per jaar: 36.000 • Ruimtewinst in archief: circa 60% • Bewaartermijn van papieren documenten (t.b.v. calamiteiten of scanfouten): 3 maanden Corinne Wagner, Projectleider Document Management bij Vidomes: “Factuurmodule in twee fases” Vanaf het begin stond voor ons vast dat we een digitaal document management systeem (DMS) moesten kiezen waarbij ook digitale factuurafhandeling mogelijk was. Een andere eis was dat het DMS- systeem gekoppeld moest kunnen worden met ons bestaande primaire systeem SGITobias. Na zorgvuldige selectie viel de keuze op Square DMS als leverancier. Het pakket van Square DMS voldoet aan de eisen die wij aan Document Management stellen en Square DMS is nog altijd marktleider op het gebied van document management systemen voor de corporatiebranche. Om te voorkomen dat we verouderde of dubbele informatie via een bulkscan in ons document managementsysteem zouden halen, hebben we ervoor gekozen om onze dossiers eerst op te schonen en opnieuw in te delen. Dit deed een externe partij voor ons, op basis van door ons opgestelde selectie- en bewaartermijnen-lijsten. Een dataspecialist zorgde voor de digitalisering van de aanwezige dossiers, die door Square DMS vervolgens in het DMS werd geïmporteerd. Vidomes EFFECTIEF FACTUREN VERWERKEN

description

Casus Vidomes

Transcript of Casus Vidomes

Page 1: Casus Vidomes

Het kantoor van woningcorporatie Vidomes inDelft

fungeert als backoffice voor de vier woon-

bedrijven in Delft, Zoetermeer, Leidschendam-

Voorburg en Rijswijk. Met name de facturen-

afhandeling van Vidomes was toe aan een

efficiencyslag. Digitalisering was noodzakelijk om

de fysieke logistiek tussen de vijf locaties sneller

en soepeler te laten verlopen. Gedigitaliseerde

dossiers kunnen dan op diverse plekken tegelijk

worden geraadpleegd en bijgewerkt.

In december 2006 ging Leidschendam-Voorburg

als eerste vestiging aan de slag met digitale

huurdersdossiers. Binnen twee jaar mochten ook

de overige drie woonbedrijven afscheid nemen

van de papieren dossiers. In oktober 2007 ging

Vidomes van start met het digitaliseren van de

facturen. In 2009 is dit proces verder geoptimali-

seerd en geautomatiseerd met de introductie van

de elektronische facturenoplossing.

Feiten en cijfers

• Aantal gedigitaliseerde dossiers: 18.000

• Aantal verwerkte inkoopfacturen per jaar: 36.000

• Ruimtewinst in archief: circa 60%

• Bewaartermijn van papieren documenten (t.b.v.

calamiteiten of scanfouten): 3 maanden

Corinne Wagner, Projectleider Document Management bij

Vidomes:

“Factuurmodule in twee fases”

Vanaf het begin stond voor ons vast dat we een digitaal document

management systeem (DMS) moesten kiezen waarbij ook digitale

factuurafhandeling mogelijk was. Een andere eis was dat het DMS-

systeem gekoppeld moest kunnen

worden met ons bestaande

primaire systeem SGITobias. Na

zorgvuldige selectie viel de keuze

op Square DMS als leverancier.

Het pakket van Square DMS

voldoet aan de eisen die wij aan

Document Management stellen

en Square DMS is nog altijd

marktleider op het gebied van

document management systemen

voor de corporatiebranche.

Om te voorkomen dat we verouderde of dubbele informatie via een

bulkscan in ons document managementsysteem zouden halen,

hebben we ervoor gekozen om onze dossiers eerst op te schonen en

opnieuw in te delen. Dit deed een externe partij voor ons, op basis

van door ons opgestelde selectie- en bewaartermijnen-lijsten. Een

dataspecialist zorgde voor de digitalisering van de aanwezige

dossiers, die door Square DMS vervolgens in het DMS werd

geïmporteerd.

Vidomes EFFECTIEF FACTUREN VERWERKEN

Page 2: Casus Vidomes

Na de invoering van het DMS konden we in oktober 2007 starten

met de eerste fase van onze facturenmodule. In eerste instantie

werden onze facturen gescand en als ‘plaatjes’ rondgestuurd voor

accordering. De winst die we daarmee behaalden was dat we

facturen te allen tijde konden traceren, de doorlooptijd van facturen

terugbrachten en de voortgang konden bewaken dankzij het

automatische rappelsysteem. Collega’s konden zo rustig wennen aan

het digitaal behandelen van facturen. De budgethouders die

voorheen graag zelf een kopie van de facturen achterhielden,

konden digitaal veel makkelijker zoeken en vinden.

Vanaf het begin waren we al

geïnteresseerd om het

factuurproces verder te

optimaliseren en te

automatiseren. Collega-

corporaties waren destijds

bezig in samenwerking met

Square DMS en SG|Tobias om

een nieuwe factuurmodule te

ontwikkelen, o.a. op basis van

OCR technieken en

verregaande automatische

controles die door het systeem

worden uitgevoerd. Vidomes

heeft dit proces bij de collega’s met veel belangstelling gevolgd, en

besloten om de elektronische facturenoplossing in 2009 te

implementeren. Dit sloot namelijk goed aan bij de wensen die wij

hadden. De overstap naar deze fase verliep uiteindelijk heel

geruisloos. Omdat het verwerken van de facturen nagenoeg

automatisch gebeurt tot en met de controle van de procuratie,

worden nu alleen nog steekproefsgewijs controles uitgevoerd. De

OCR facturenmodule betekent voor Vidomes veel kwaliteitswinst,

maar het scheelt niet noodzakelijkerwijze in het aantal fte’s. Voor

een aantal medewerkers veranderde wel de aard van hun werk. Ook

budgethouders moesten ervan doordrongen raken dat hun muisklik

nu meteen definitief is: er is geen controle meer aan de achterdeur!

In de maand-rapportages zien we terug dat budgethouders deze

verantwoording in de praktijk ook nemen.

Door het wegvallen van het handmatige werk zijn de doorlooptijden

van onze facturen aanzienlijk verkort. Ook onze positie als correcte

debiteur is hiermee nog eens verstevigd.

Dankzij de ruime planning van Square DMS voor de implementatie

van het digitaliseren van onze dossiers op gebied van

Bedrijfsonroerend- en Maatschappelijk Onroerendgoed en onze

verkoopdossiers, konden we onverwacht ook nog onze algemene

post digitaliseren. Alles wat op de vestigingen binnenkomt, krijgt nu

dus een plaatsje in het DMS. Tegenwoordig vragen projectleiders van

renovatieprojecten me na afloop of ze hun projectklappers eveneens

mogen digitaliseren. Dan is immers alles goed terug te vinden. Zulke

verzoeken bevestigen het succes van onze digitalisering.

Training op de werkvloer

Vanwege de kosten heeft Vidomes ervoor gekozen dat ik zelf de

training van de medewerkers zou verzorgen. Mijn achtergrond op

het gebied van Informatie- en Documentmanagement kwam daarbij

goed van pas.

Om de implementatie van het DMS goed te laten verlopen, zat ik zelf

twee of drie maanden na de live-gang op elk woonbedrijf. Uitleg aan

het eigen bureau werkt toch het beste. De inrichting van het DMS is

door de projectgroep DMS bepaald. In deze projectgroep waren alle

woonbedrijven vertegenwoordigd om het DMS zo goed mogelijk te

laten aansluiten op de praktijksituatie. Immers digitaliseren moet

gemak en efficiency opleveren.

Samen met mijn collega voer ik het applicatiebeheer. Dus als één van

ons afwezig is, is de continuïteit gewaarborgd. In geval van nood

kunnen ze altijd nog naar Square DMS bellen. Nieuwe medewerkers

geef ik zoveel mogelijk persoonlijke training op locatie, toegespitst op

de functie van de medewerker. Dat kost weliswaar veel tijd, maar het

is leuk werk en zo houd je ook voeling met alles wat er speelt op de

werkvloer. Inmiddels is Vidomes zo breed gedigitaliseerd dat je bij

het zoeken op adres steeds meer treffers krijgt. In de toekomst gaan

we daarom zoektrainingen geven.

Omdat Square DMS de laatste jaren flink gegroeid is, kunnen ze niet

meer direct in de auto springen als we bellen. Gelukkig worden bij

Square DMS nu extra specialisten opgeleid om de implementatie van

de succesvolle facturenmodule bij te kunnen benen. Ondertussen

werkt de helpdesk van Square DMS echt goed voor ons.

Tips uit de praktijk van Vidomes

• Kijk eerst goed wát je wilt digitaliseren en hoe. Creëer

daar vervolgens draagvlak voor.

• Zoek uit waar de meeste efficiency te halen valt en laat

het project uitvoeren door mensen met een DIV-

achtergrond. Wat aan de voorkant niet goed is geregeld,

krijg je er aan de achterkant niet meer uit.

• Digitaliseer je VHE-dossiers in één keer. Wacht niet met

de oude dossiers tot het moment dat je mutaties gaat

doen. Dan zit je jarenlang in een onhandige situatie met

twee verschillende dossiers, de digitale en de papieren.

• Zorg al in het voortraject voor goede trainingen. Creëer

vervolgens een goed en laagdrempelig aanspreekpunt

voor het vervolgtraject. Zo houd je voeling met wat er

speelt en kun je verder blijven perfectioneren.

• Denk bij de keuze van de processen die je wilt

digitaliseren altijd vanuit de gebruiker. Laat niet het

systeem bepalen wat je gaat doen.