Casus Vidomes
-
Upload
website-square-dms -
Category
Documents
-
view
224 -
download
0
description
Transcript of Casus Vidomes
Het kantoor van woningcorporatie Vidomes inDelft
fungeert als backoffice voor de vier woon-
bedrijven in Delft, Zoetermeer, Leidschendam-
Voorburg en Rijswijk. Met name de facturen-
afhandeling van Vidomes was toe aan een
efficiencyslag. Digitalisering was noodzakelijk om
de fysieke logistiek tussen de vijf locaties sneller
en soepeler te laten verlopen. Gedigitaliseerde
dossiers kunnen dan op diverse plekken tegelijk
worden geraadpleegd en bijgewerkt.
In december 2006 ging Leidschendam-Voorburg
als eerste vestiging aan de slag met digitale
huurdersdossiers. Binnen twee jaar mochten ook
de overige drie woonbedrijven afscheid nemen
van de papieren dossiers. In oktober 2007 ging
Vidomes van start met het digitaliseren van de
facturen. In 2009 is dit proces verder geoptimali-
seerd en geautomatiseerd met de introductie van
de elektronische facturenoplossing.
Feiten en cijfers
• Aantal gedigitaliseerde dossiers: 18.000
• Aantal verwerkte inkoopfacturen per jaar: 36.000
• Ruimtewinst in archief: circa 60%
• Bewaartermijn van papieren documenten (t.b.v.
calamiteiten of scanfouten): 3 maanden
Corinne Wagner, Projectleider Document Management bij
Vidomes:
“Factuurmodule in twee fases”
Vanaf het begin stond voor ons vast dat we een digitaal document
management systeem (DMS) moesten kiezen waarbij ook digitale
factuurafhandeling mogelijk was. Een andere eis was dat het DMS-
systeem gekoppeld moest kunnen
worden met ons bestaande
primaire systeem SGITobias. Na
zorgvuldige selectie viel de keuze
op Square DMS als leverancier.
Het pakket van Square DMS
voldoet aan de eisen die wij aan
Document Management stellen
en Square DMS is nog altijd
marktleider op het gebied van
document management systemen
voor de corporatiebranche.
Om te voorkomen dat we verouderde of dubbele informatie via een
bulkscan in ons document managementsysteem zouden halen,
hebben we ervoor gekozen om onze dossiers eerst op te schonen en
opnieuw in te delen. Dit deed een externe partij voor ons, op basis
van door ons opgestelde selectie- en bewaartermijnen-lijsten. Een
dataspecialist zorgde voor de digitalisering van de aanwezige
dossiers, die door Square DMS vervolgens in het DMS werd
geïmporteerd.
Vidomes EFFECTIEF FACTUREN VERWERKEN
Na de invoering van het DMS konden we in oktober 2007 starten
met de eerste fase van onze facturenmodule. In eerste instantie
werden onze facturen gescand en als ‘plaatjes’ rondgestuurd voor
accordering. De winst die we daarmee behaalden was dat we
facturen te allen tijde konden traceren, de doorlooptijd van facturen
terugbrachten en de voortgang konden bewaken dankzij het
automatische rappelsysteem. Collega’s konden zo rustig wennen aan
het digitaal behandelen van facturen. De budgethouders die
voorheen graag zelf een kopie van de facturen achterhielden,
konden digitaal veel makkelijker zoeken en vinden.
Vanaf het begin waren we al
geïnteresseerd om het
factuurproces verder te
optimaliseren en te
automatiseren. Collega-
corporaties waren destijds
bezig in samenwerking met
Square DMS en SG|Tobias om
een nieuwe factuurmodule te
ontwikkelen, o.a. op basis van
OCR technieken en
verregaande automatische
controles die door het systeem
worden uitgevoerd. Vidomes
heeft dit proces bij de collega’s met veel belangstelling gevolgd, en
besloten om de elektronische facturenoplossing in 2009 te
implementeren. Dit sloot namelijk goed aan bij de wensen die wij
hadden. De overstap naar deze fase verliep uiteindelijk heel
geruisloos. Omdat het verwerken van de facturen nagenoeg
automatisch gebeurt tot en met de controle van de procuratie,
worden nu alleen nog steekproefsgewijs controles uitgevoerd. De
OCR facturenmodule betekent voor Vidomes veel kwaliteitswinst,
maar het scheelt niet noodzakelijkerwijze in het aantal fte’s. Voor
een aantal medewerkers veranderde wel de aard van hun werk. Ook
budgethouders moesten ervan doordrongen raken dat hun muisklik
nu meteen definitief is: er is geen controle meer aan de achterdeur!
In de maand-rapportages zien we terug dat budgethouders deze
verantwoording in de praktijk ook nemen.
Door het wegvallen van het handmatige werk zijn de doorlooptijden
van onze facturen aanzienlijk verkort. Ook onze positie als correcte
debiteur is hiermee nog eens verstevigd.
Dankzij de ruime planning van Square DMS voor de implementatie
van het digitaliseren van onze dossiers op gebied van
Bedrijfsonroerend- en Maatschappelijk Onroerendgoed en onze
verkoopdossiers, konden we onverwacht ook nog onze algemene
post digitaliseren. Alles wat op de vestigingen binnenkomt, krijgt nu
dus een plaatsje in het DMS. Tegenwoordig vragen projectleiders van
renovatieprojecten me na afloop of ze hun projectklappers eveneens
mogen digitaliseren. Dan is immers alles goed terug te vinden. Zulke
verzoeken bevestigen het succes van onze digitalisering.
Training op de werkvloer
Vanwege de kosten heeft Vidomes ervoor gekozen dat ik zelf de
training van de medewerkers zou verzorgen. Mijn achtergrond op
het gebied van Informatie- en Documentmanagement kwam daarbij
goed van pas.
Om de implementatie van het DMS goed te laten verlopen, zat ik zelf
twee of drie maanden na de live-gang op elk woonbedrijf. Uitleg aan
het eigen bureau werkt toch het beste. De inrichting van het DMS is
door de projectgroep DMS bepaald. In deze projectgroep waren alle
woonbedrijven vertegenwoordigd om het DMS zo goed mogelijk te
laten aansluiten op de praktijksituatie. Immers digitaliseren moet
gemak en efficiency opleveren.
Samen met mijn collega voer ik het applicatiebeheer. Dus als één van
ons afwezig is, is de continuïteit gewaarborgd. In geval van nood
kunnen ze altijd nog naar Square DMS bellen. Nieuwe medewerkers
geef ik zoveel mogelijk persoonlijke training op locatie, toegespitst op
de functie van de medewerker. Dat kost weliswaar veel tijd, maar het
is leuk werk en zo houd je ook voeling met alles wat er speelt op de
werkvloer. Inmiddels is Vidomes zo breed gedigitaliseerd dat je bij
het zoeken op adres steeds meer treffers krijgt. In de toekomst gaan
we daarom zoektrainingen geven.
Omdat Square DMS de laatste jaren flink gegroeid is, kunnen ze niet
meer direct in de auto springen als we bellen. Gelukkig worden bij
Square DMS nu extra specialisten opgeleid om de implementatie van
de succesvolle facturenmodule bij te kunnen benen. Ondertussen
werkt de helpdesk van Square DMS echt goed voor ons.
Tips uit de praktijk van Vidomes
• Kijk eerst goed wát je wilt digitaliseren en hoe. Creëer
daar vervolgens draagvlak voor.
• Zoek uit waar de meeste efficiency te halen valt en laat
het project uitvoeren door mensen met een DIV-
achtergrond. Wat aan de voorkant niet goed is geregeld,
krijg je er aan de achterkant niet meer uit.
• Digitaliseer je VHE-dossiers in één keer. Wacht niet met
de oude dossiers tot het moment dat je mutaties gaat
doen. Dan zit je jarenlang in een onhandige situatie met
twee verschillende dossiers, de digitale en de papieren.
• Zorg al in het voortraject voor goede trainingen. Creëer
vervolgens een goed en laagdrempelig aanspreekpunt
voor het vervolgtraject. Zo houd je voeling met wat er
speelt en kun je verder blijven perfectioneren.
• Denk bij de keuze van de processen die je wilt
digitaliseren altijd vanuit de gebruiker. Laat niet het
systeem bepalen wat je gaat doen.