Handleiding stages

Stages registreren in Mijn loopbaan voor partners

1. Algemene bepalingen.....................................................................................................21.1. Het stagebedrijf.......................................................................................................21.2. Het stagecontract....................................................................................................21.3. Het stageprogramma..............................................................................................21.4. Medisch onderzoek.................................................................................................31.5. Evaluatie..................................................................................................................31.6. Verzekering.............................................................................................................31.7. Premies en tegemoetkomingen.............................................................................4

2. Stagetypes.......................................................................................................................42.1. Opleidingsstage.......................................................................................................42.2. Beroepsverkennende stage....................................................................................42.3. Gespecialiseerde oriënterende stage....................................................................52.4. Opleiding in het bedrijf...........................................................................................62.5. Observatiestage.......................................................................................................62.6. Activeringsstage......................................................................................................72.7. Doorstroomstage uit arbeidszorg..........................................................................72.8. Buitenlandse opleidingsstage ikv de beroepsopleiding......................................72.9. Niet-verplichte opleidingsstage in het buitenland georganiseerd door de opleidingspartner..............................................................................................................8

3. Registratie van stages....................................................................................................93.1. Een stage aanvragen...............................................................................................93.2. Een stage starten...................................................................................................133.2.1. Een reeds aangevraagde stage starten............................................................143.2.2. Een stage rechtstreeks starten.........................................................................163.3. Vergoedingen en prestaties tijdens een stage....................................................193.4. Mogelijke bewerkingen in een actieve stagelijn.................................................203.5. Het einde van een stage........................................................................................203.5.1. Een stage beëindigen........................................................................................213.5.2. Een stage stopzetten.........................................................................................233.6. Vragen en antwoorden in verband met bepaalde situaties..............................243.6.1. Wat als de begin- en/of einddatum van een stage verkeerd is ingegeven?. 243.6.2. Wat als het bedrijfsnummer van het stagebedrijf verkeerd is ingegeven?. .283.6.3. Wat als het Financieringsnummer van een stage verkeerd is ingegeven?...32

9 maart 2016 1

Handleiding stages

1. Algemene bepalingenOm in Mijn loopbaan voor partners een stage te kunnen registreren dien je eerst een opleiding te registreren. Stages, prestaties en vergoedingen zijn immers gekoppeld aan de opleidingslijn.Uitzondering: bij een observatiestage en een activeringsstage wordt automatisch een opleidingslijn (achter de schermen) aangemaakt. De toestand en periode van deze opleidingslijn loopt parallel met deze van de stagelijn.

Voor elke stage dienen bij de start de volgende voorwaarden vervuld te zijn: Alle wettelijke verplichtingen voor de functie(s) waarin de werkzoekende burger stage

doet, zijn voldaan (dit betekent bijvoorbeeld eventueel medisch onderzoek: zie bij 1.4); De werkgever, de werkzoekende burger en de opleidings- of begeleidingsinstelling

hebben het stagecontract ondertekend; Het stageprogramma is opgesteld en als bijlage bij het contract gevoegd; Het stagebedrijf heeft de peter(s)/meter(s) van de stagiair aangeduid; De opleidings-/begeleidingsinstelling heeft een stagebegeleider aangeduid; Tussentijds (bij stages van langere duur) en bij het einde van de stage wordt een

evaluatieverslag opgesteld en door alle partijen ondertekend.

1.1.Het stagebedrijfDe stages mogen doorgaan in de privé-sector, een vereniging zonder winstoogmerk of een openbare dienst.

Het stagebedrijf moet voor de beroepsverkennende stage een Dimona-aangifte doen.Daarmee geeft het bedrijf aan dat er vanaf dag 1 tot de laatste stagedag iemand op zijn werkvloer taken uitvoert. RSZ oordeelt dat er geen RSZ vereist is.De code die de werkgever in de Dimona aanklikt is: ‘niet onderworpen DWD’ (Dimona without DmfA).

1.2.Het stagecontractJe kan in ‘Mijn loopbaan voor partners’ voor elk stagetype een correct contract afdrukken.

Sinds 2008 wordt een stage ALTIJD apart genoteerd.Ook wordt een afzonderlijk contract opgemaakt, uitgezonderd voor enkele projecten social profit. Het opleidingscontract is voor deze uitzondering een contract 'Specifiek Social Profit' en bevat een clausule voor de stage.

1.3.Het stageprogrammaHet stageprogramma legt de stageplanning vast. Voor een beroepsverkenning is het belangrijk om het stageplan zodanig op te stellen dat alle hoofdtaken met de bijhorende competenties optimaal kunnen worden uitgeprobeerd op maximaal vijf kalenderdagen. We denken niet in prestaties maar in doelstellingen. Het doel is hier om uit te maken of dit beroep een juist jobdoelwit is voor jouw klant. Dit stageplan moet de essentie weergeven, geen pagina’s lang vereist. Bij controle sociale inspectie moet de werkgever kunnen aantonen dat de taken die de stagiair uitvoert op voorhand zijn afgesproken tussen de contracterende partijen.

Wanneer het jobdoelwit wordt bevestigt kan je een verdere fase in de beroepsverkennende stage aanvatten. Vertrekkend uit de databank voor basisopleidingsplannen brengen we in

9 maart 2016 2

Handleiding stages

kaart over welke competenties de klant reeds beschikt voor de uitvoering van het beroep en welke competenties nog ontbreken of moeten worden bijgeschaafd. Op deze manier hebben we een objectiever vertrekpunt om verdere acties in het traject op te baseren.

Voor de beroepsverkennende stage: Hoofdtaken van een beroep en de daarbij horende competenties de werkpost of werkposten; de taken die de stagiair mag uitvoeren; de peter(s)/meter(s) die de stagiair zal begeleiden.

Een bedrijf kan één stageprogramma opstellen die verschillende stagiairs, al dan niet gelijktijdig, mogen volgen.

1.4.Medisch onderzoekIndien in functie van een opleiding een medisch onderzoek werd uitgevoerd is dit onderzoek ook geldig voor een aansluitende of alternerende stage met eenzelfde beroepsrisico of blootstelling.Als uit het stageprogramma en de risicoanalyse blijkt dat er een blootstelling is aan andere ‘beroepsrisico’s’ dan deze tijdens de opleiding is een nieuw medisch onderzoek nodig in functie van de nieuwe risico’s.

- opleidingsstage : beslissing op basis van het opleidingsprogramma - beroepsverkennende stage : medisch onderzoek noodzakelijk indien vermeld in de

CAO. In de situatie waarbij de stagiair op de werkvloer enkel kijkt is er geen

medisch onderzoek nodig.

Indien de werkzoekende tijdens de beroepsverkennende stage ook dingen gaat doen, is medisch onderzoek vereist als uit de risico-analyse (= verplichting werkgever) blijkt dat dit moet !

Van zodra er één taak zou worden uitgevoerd in beroepen/sectoren waar een medisch onderzoek vereist is, zijn er twee opties:

1. het medisch onderzoek verloopt via VDAB: lijn “medisch onderzoek” gebruiken zoals opschreven in MLP-handleiding. Dit kan betekenen dat de BVS niet onmiddellijk kan starten omdat de wachttijd moet gerespecteerd worden. VDAB betaalt in dit geval de kosten

2. werkgever/partner kan of wil niet wachten: werkgever/partner mag zelf het medisch onderzoek bekostigen MAAR KAN DEZE KOST NIET TERUGVORDEREN VAN VDAB.

Dit betekent concreet  dat voor een aantal beroepen (b.v. veiligheidsfuncties, keukenpersoneel, bouw.)  een kijkstage/observatiestage van maximum 5 kalenderdagen sneller kan opstarten dan een doestage. Het medisch onderzoek moet namelijk gebeuren vóór de start van de BVS.

o Voorbeeld 1: voeding / horeca.

9 maart 2016 3

Handleiding stages

Een stagiair mag zonder medisch onderzoek geen 'open voeding' verwerken, b.v. mee een gerecht bereiden of vlees versnijden. De stagiair kan dan wel observeren om zicht te krijgen op het beroep, maar mag niet 'meedraaien'. Opgepast: Hier is ook een attest van de huisarts vereist die bevestigt dat je als het ware 'zelf niet besmettelijk bent' voor de 'open voeding'(= een attest dat bedoeld is voor het Federaal Agentschap Voedsel Veiligheid).

o Voorbeeld 2: veiligheidsfuncties.

Een stagiair mag zonder medisch onderzoek geen veiligheidsfunctie uitoefenen, b.v. een heftruck of een torenkraan besturen. Zelfde principe: kijken, maar niet doen.

o Voorbeeld 3: voor de alle beroepen in de bouw is een medisch onderzoek nodig.

Wil je een oriëntatie voor iemand die overweegt om in de bouw te werken en is kijkstage niet genoeg? Ga dan voor een oriënterend bouwbad of initiatietechnieken in de bouw naar de website van VDAB .

- gespecialiseerde oriënterende stage : duurtijd maximum 800 uren, risicoanalyse dient uitgevoerd zoals bij opleidingsstage;

- observatiestage : wordt nu ook een beroepsverkennende stage. Zie boven.- opleiding in het bedrijf : leerprogramma in relatie met duurtijd en beroepsrisico’s zijn

belangrijke te onderzoeken factoren (risicoanalyse). Van zodra een medisch onderzoek vereist is voor uitvoering van het beroep en VDAB geeft de opleiding, staat VDAB in voor het medisch onderzoek.

Informatie over hoe je een medisch onderzoek dient aan te vragen vind je in de betreffende handleiding op deze pagina.

1.5.EvaluatieDe stagebegeleider houdt met de werkzoekende burger op regelmatige tijdstippen een evaluatiegesprek over de stage.

Het stagebedrijf mag uiteraard een mondelinge evaluatie vragen van de stage, al dan niet in aanwezigheid van de werkzoekende burger. De stagebegeleider bespreekt de resultaten van dit gesprek met de werkzoekende burger.

Er moet altijd een spoor (= handtekening) terug te vinden zijn dat de evaluatie heeft plaatsgevonden. Het is niet noodzakelijk dat het evaluatie-verslag zelf ondertekend wordt (dit mag uiteraard altijd). Een document ondertekenen die aangeeft dat de evaluatie is doorgegaan, is ook voldoende. (vb. via een handtekening in de stagemap).

Bij het beëindigen van de stage registreer je de evaluatie in Mijn loopbaan voor partners. De evaluatie van de stage door het stagebedrijf schrijf je bij het resultaat (positief of negatief). De evaluatie van de stage door de stagiair vermeld je in het tekstveld ‘Samenvatting’.

1.6.VerzekeringDe stagiair is door de VDAB verzekerd tegen ongevallen tijdens de stage en op weg van en naar de stageplaats.

9 maart 2016 4

Handleiding stages

Inzake burgerlijke aansprakelijkheid moet het stagebedrijf de stagiair(e) beschouwen als een aangestelde van het stagebedrijf en wordt de aansprakelijkheid geregeld conform artikel 18 en 19 van de wet van 3 juli 1978 inzake arbeidsovereenkomsten.Het stagebedrijf verbindt er zich toe zijn aansprakelijkheidsverzekeraar op de hoogte te brengen van de aanstelling van de stagiair(e).De VDAB is niet aansprakelijk voor de schade die de stagiair eventueel veroorzaakt aan het stagebedrijf of aan derden.

1.7.Premies en tegemoetkomingen

Tijdens de stage heeft de stagiair recht op de hem toegekende voordelen zoals bepaald in de opleidingsovereenkomst of indien er geen opleidingsovereenkomst werd afgesloten (observatiestage, activeringsstage, beroepsverkennende stage) op de voordelen zoals bepaald in de wetgeving voor deelnemers aan VDAB-opleidingen.

Dit betekent dat de stagiair aanspraak kan maken op: de stimulanspremie (zie de handleiding cursistenvergoedingen voor de

voorwaarden); tegemoetkoming in verplaatsingskosten; tegemoetkoming in kinderopvangkosten.

Prestaties (type 9) en eventuele vergoedingen voor de stagiairs voer je in in Mijn loopbaan voor Partners.

Voor opleidingen ‘polyvalent verzorgende’ geldt dat de VDAB de vergoedingen tijdens de stages bij gezinnen ook uitbetaalt. Zowel voor stages in instellingen als voor stages bij gezinnen, registreer je de aanwezigheden met prestatietype 9.

2. Stagetypes

2.1.OpleidingsstageEen opleidingsstage omvat alle vastgelegde competentieversterkende activiteiten van een werkzoekende burger die op de werkvloer bij een werkgever plaatsvinden, met als doel de intrede van de werkzoekende burger op de arbeidsmarkt te ondersteunen of te versnellen.

De duur van de opleidingsstage en de opleidingen waarvoor stages worden georganiseerd wordt per sector vastgelegd in de overeenkomsten die de VDAB met de sectorale vormingsfondsen afsluit en uniform toegepast in de opleidingen die de VDAB samen met de sector organiseert. De stages kunnen dus variëren naargelang duurtijd, inbouw, opvolging, … naargelang de afspraken met de sector. In ieder geval is de stage beperkt in de tijd en bedraagt binnen het opleidingscontract van de werkzoekende maximum de helft van de totale opleidingsduurtijd.

2.2.Beroepsverkennende stageDit stagetype is een oriënterende stage. Een beroepsverkennende stage is een oriënterende tool voor de partnerconsulent en werkzoekende burger en heeft als doel om het jobdoelwit te verduidelijken en een leerweg

9 maart 2016 5

Handleiding stages

te bepalen. Deze stage is pas zinvol als de werkzoekende burger over voldoende algemene arbeidsattitudes beschikt om de stage tot een goed einde te brengen. Het blijft oriënterend, van zodra je wil gaan opleiden, ga je over naar werkplekleren of opleiding.

Duurtijd

Per beroepsverkennende stage mag je maximum 30 kalenderdagen doen in hetzelfde bedrijf.

We doen dit gefaseerd:

1. Fase 1: beroepsverkenning (maximum 5 kalenderdagen te tellen vanaf dag 1 van de start van je stage):

Wanneer je merkt dat de werkzoekende geen duidelijke of realistische beroepskeuze heeft, kan deze beroepsverkenning de toets zijn aan de realiteit van de werkvloer.

o kijkstage/Observatiestage? (Kort vastleggen in het stageplan dat pure observatie het doel is. Dit wil zeggen dat de stagiair geen enkele taak mag uitvoeren op de werkvloer. Hier is geen dimona-aangifte nodig omdat het enkel om KIJKEN gaat.)

o kort een aantal taken X-aantal uren uitvoeren om een goed beeld te krijgen van het beroep? (In stageplan gieten: Wat ga je doen? Waarom? Hoe lang? Wie begeleidt?). Hier moet de werkgever wel aangeven dat de stagiair op zijn werkvloer taken uitvoert door middel van een Dimona Without DmfA. Deze dimona-aangifte wil niet zeggen dat de werkgever ook RSZ moet betalen. ‘Without DmfA wijst net op het ontbreken van RSZ-verplichting)

Per beroep maximaal vijf kalenderdagen om te proeven van dat beroepDe taken die de werkzoekende zal uitvoeren vermeld je in het stageplan. Dit laat je tekenen door beide partijen.

Oriëntatie gaat over het geheel, niet over de te presteren dagen per beroep. Je maakt dus een stageplan op maat voor die klant, maximum 5 kalenderdagen.

Een hulpmiddel zijn de competentiefiches: Per taak kan je een stagebegeleider vanuit de werkgever aanduiden en bepalen hoe lang deze taak mag/moet uitgevoerd worden om te kunnen spreken van beroepsverkenning.Wanneer de stagiair ziek is, bekijk je of je vooropgestelde doel is bereikt? Indien niet mag je een nieuw contract van 5 kalenderdagen te tellen van dag 1 van het aanmaken.Indien stagiair afwezig is

Na de beroepsverkenning wordt het jobdoelwit bevestigd. Indien nodig kan men overgaan naar fase 2:

2. Fase 2: Competentiekloof in kaart brengen(De reeds opgebruikte dagen van beroepsverkenning trek je af van de maximum van dertig kalenderdagen. Je telt weer vanaf dag 1 van dit nieuw contract):

9 maart 2016 6

Handleiding stages

We gaan de leerweg van de klant bepalen. De competentiekloof van je klant zijn kennen en kunnen, ten opzichte van de vereisten van het jobdoelwit vaststellen. Er wordt in samenspraak met de werkgever een stageplan opgemaakt waar instaat:

o Wat gaat de stagiair doen? (Welke taken)o Waarom gaat de stagiair dit doen? (Per taak vastleggen wat het doel is van het X-

aantal uren uitvoeren van die taak.)o Hoe gaat dit gebeuren? ( bv: De werkgever legt eerst uit, doet voor, stagiair voert

taken uit onder supervisie van de stagebegeleider,....)o Wie begeleidt de stagiair? (Deze stagiairs mogen nooit alleen werken! Verplicht

uitvoeren van de taken in aanwezigheid van de stagebegeleider van het bedrijf.)o Evaluatie: wat, hoe en waarom evalueren we.

Leerwegbepaling:De bemiddelaar zet het jobdoelwit met de gescoorde competenties in het dossier van de klant. Dit is het vertrekpunt van de verdere acties in het traject.

Fase 1 + Fase 2= maximum 30 kalenderdagen

Er kan geen enkele beroepsverkennende stage doorgaan zonder:o contract (drie partijen ondertekenen), o verzekering (VDAB en werkgever), o stageplan (VDAB en werkgever maken, iedereen ondertekent) o en een dimona-aangifte ( een Dimona without DmfA door de werkgever= ‘niet

onderworpen DWD’) Enkel voor de pure kijkstage is er geen dimona-verplichting.

Registratie en administratieve verplichtingen

Om ervoor te zorgen dat we de klanten vervoersvergoeding en eventuele kosten voor kinderopvang kunnen terugbetalen moeten we ook de beroepsverkennende stage registreren als opleiding. Ook al is een beroepsverkennende stage geen opleiding. Dit is puur registratie-technisch vereist.

In Mijn loopbaan voor partners stelt VDAB de opleidingscode 953030 ter beschikking aan organisaties voor sommige projecten. Deze opleidingscode wordt gelinkt aan je organisatie. In Mijn Loopbaan voor Partners registreer je een opleidingslijn met deze opleidingscode (953030). Je koppelt aan deze opleidingslijn vervolgens een stagelijn. Je kiest in de klaplijst van stagetypes voor ‘beroepsverkennende stage’. Je duidt aan in welk bedrijf de stage zal doorgaan. In het tekstveld ‘Tijdsregeling’ (wordt vermeld op het stagecontract) én in de samenvatting beschrijf je de sector, het beroep, de functie,….

Opmerking: Je geeft de stagiair geen opleidingscontract, dus geen C98 en C91, wel een stagecontract. De stagiair bezorgt dit stagecontract best als bijlage aan de stempelkaart aan de uitbetalingsinstelling. De dimona-aangifte zorgt er bij sommige uitbetalingsinstellingen voor dat er problemen ontstaan over foutieve interpretatie van de “Dimona Without DmfA” . De uitbetalingsinstelling heeft voldoende bewijs met het stagecontract om te zien dat het om een onbezoldigde stage gaat. De stagiair kleurt geen vakjes op de controlekaart omdat deze nog steeds ter beschikking blijft staan van de arbeidsmarkt. Een arbeidscontract primeert nog steeds.Een uitgebreide up-to-date versie van de BVS vind je hier.

9 maart 2016 7

Handleiding stages

2.3.Gespecialiseerde oriënterende stageEnkel de medewerkers van een Gespecialiseerde Opleidings-, begeleidings- en Bemiddelingsdienst voor personen met een arbeidshandicap (GOB) mogen dit stagetype gebruiken binnen de reguliere werking.

De gespecialiseerde oriënterende stage mag maximaal 800 uren bedragen gespreid over maximaal 8 maanden.

Registratie

Je kan een dergelijke stage registreren door in de opleidingslijn van de ‘gespecialiseerde opleiding voor personen met een arbeidshandicap’ (953070) de bewerking ‘stage registreren’ te kiezen en dit stagetype te kiezen. Je duidt vervolgens aan in welk bedrijf de stage zal doorgaan. In het tekstveld ‘Tijdsregeling’ (wordt vermeld op het stagecontract) én in de samenvatting beschrijf je het beroep, de functie, …

2.4.Opleiding in het bedrijfEen opleiding in een bedrijf houdt in dat de burger kennis en vaardigheid verwerft in de directe werkomgeving zelf. Dit met een opleidingsprogramma en onder begeleiding. Bij een opleiding in een bedrijf vindt de opleiding dus niet (uitsluitend) in een opleidingscentrum, maar (volledig of gedeeltelijk) in een onderneming plaats. Deze opleidingsvorm onderscheidt zich dan ook van een opleidingsstage (= het in praktijk brengen van de kennis die in de opleiding werd opgedaan), maar een opleidingsstage (in hetzelfde bedrijf of in een ander bedrijf) kan wel een onderdeel uitmaken van een opleiding in een bedrijf.

Dit stagetype wordt ook gekozen door medewerkers van een Gespecialiseerde Opleidings-, begeleidings- en Bemiddelingsdienst voor personen met een arbeidshandicap (GOB). Dit stagetype is bedoeld voor de opleidingen voor personen met een arbeidshandicap die niet in de reguliere werking plaatsvinden en dus niet als Gespecialiseerde Individuele Beroepsopleiding gedefinieerd kunnen worden.

Registratie

Om de bijhorende opleiding te registreren zal je deze eerst dienen aan te maken in Opleidingenmanager. Je creëert daar een nieuwe opleiding of maakt gebruik van een bestaande (als er al een opleiding met een gelijkaardige inhoud bestaat, die bvb. in een opleidingscentrum doorgaat). Vervolgens maak je de bijhorende cursus aan en maak je die beschikbaar in Mijn loopbaan voor partners:

Als de opleiding volledig in het bedrijf doorgaat, noteer je het adres van het bedrijf als opleidingsplaats.

Als de opleiding deels in het opleidingscentrum, deels in het bedrijf doorgaat, noteer je het adres van het opleidingscentrum als opleidingsplaats.

9 maart 2016 8

Handleiding stages

In Mijn loopbaan voor partners voer je een opleidingslijn in met deze opleidingscode en het bijhorend financieringsnummer. Je voert daarna een stagelijn in. Je kiest in de klaplijst van stagetypes voor ‘opleiding in het bedrijf’. Je duidt aan in welk bedrijf de opleiding zal doorgaan. In het tekstveld ‘Tijdsregeling’ (wordt vermeld op het stagecontract) én in de samenvatting beschrijf je het beroep, de functie, … .De prestaties in het opleidingscentrum worden op de opleidingslijn ingegeven. De prestaties in het bedrijf worden op de stagelijn met prestatietype 9 ingegeven.

2.5.ObservatiestageDit stagetype wordt georganiseerd in het kader van een screening door een Gespecialiseerde Arbeidsonderzoeksdienst voor personen met een arbeidshandicap (GA). Enkel een GA-medewerker mag dit type gebruiken. Uitzondering: observatiestages die plaats vinden in een arbeidszorginitiatief worden door de medewerkers van het arbeidszorginitiatief zelf geregistreerd.

De observatiestage mag maximaal 16 uren duren. Het zijn ‘assessments op de arbeidszorg- of werkvloer’, waarbij in de praktijk de arbeidsmatige activiteiten uitgetest worden, het gedrag geobserveerd wordt en gerapporteerd wordt over het verloop, de sterktes en zwaktes, de draagkracht, de mogelijkheden, de competenties en interesses van de werkzoekende burger.

Je kan dit stagetype niet in deze keuzelijst kiezen. In het detail van de lijn ‘Screening GA’ die op toestand ‘Bezig’ staat, wordt een koppeling aangeboden om die stage te registreren.

Opmerking: Je geeft de stagiair geen opleidingscontract, dus geen C98 en C91, wel een stagecontract. De stagiair hoeft dit contract niet aan de uitbetalingsinstelling te bezorgen en geen vakjes te kleuren op de controlekaart.

2.6.Activeringsstage

Een activeringsstage is een onderdeel van de activeringsbegeleiding (zorgbegeleiding). Het is meer bepaald de eindvoorbereiding, al naargelang de mogelijkheden van de burger, op een traject naar het NEC, het beschermde tewerkstellingscircuit of de minimale arbeidszorg.Elke werkzoekende burger in activeringsbegeleiding moet minimaal een activeringsstage krijgen om de inschakeling in het gekozen arbeidscircuit, via een traject, geleidelijk op te bouwen in functie van het noodzakelijke arbeidstempo, het vereiste aantal uren, het aanpassen aan de arbeidscontext. Zowel in het NEC, het beschermde circuit als in de arbeidszorg kan onder toezicht en begeleiding, een activeringsstage georganiseerd worden op de werkvloer.

De werkzoekende burger kan maximaal 300 uren stage als activeringsstage arbeidszorg volgen. Deze 300 uur kunnen aaneensluitend in één stage of onder de vorm van meerdere activeringsstages opgenomen worden.

Enkel de GTB-medewerker, die de zorgbegeleidingslijn registreert, kan de activeringsstage registreren via het detail van die lijn in de toestand ‘Bezig’.Uitgezonderd activeringsstages die plaats vinden in een arbeidszorgintiatief: deze worden door de medewerkers van het arbeidszorginitiatief zelf geregistreerd.

9 maart 2016 9

Handleiding stages

2.7.Doorstroomstage uit arbeidszorgVia het project ‘doorstroomstage uit arbeidszorg’ wordt de module activeringsbegeleiding aangeboden aan personen binnen arbeidszorg. Zo wil men meer personen laten doorstromen naar betaalde arbeid (op de reguliere arbeidsmarkt of in de sociale economie).Een doorstroomstage wordt enkel door medewerkers van arbeidszorginitiatieven geregistreerd en mag enkel op een opleidingslijn van ‘doorstroom arbeidszorg’ aangemaakt worden.Er kunnen meerdere doorstroomstages voor eenzelfde persoon georganiseerd worden, maar de totale duur mag het maximum van 800 stage-uren niet overschrijden.

2.8.Buitenlandse opleidingsstage ikv de beroepsopleidingEen cursist in een VDAB-erkende opleiding kan een opleidingsstage in het buitenland doen. De burger zoekt zelf de stageplaats en regelt het verblijf.

Buitenlandse stages moeten de uitzondering blijven en moeten een meerwaarde voor de competentieversterking zijn.

Aanvraagprocedure1. De aanvraag gebeurt min. 2 maanden voor het geplande vertrek door de partner aan de

VDAB-uitbestedingsverantwoordelijke.2. De partner informeert de burger.3. De partner bespreekt de mogelijkheid van de stage in het buitenland met de VDAB-

uitbestedingsverantwoordelijke.4. De VDAB-uitbestedingsverantwoordelijke vraagt toestemming aan de centrale

cursistenadministratie van de VDAB (cursistenadministratie@vdab.be).5. De VDAB-cursistenadministratie geeft toelating voor stage op individuele basis aan de

uitbestedingsverantwoordelijke.

RVA-vrijstelling (enkel nodig indien in het buitenland)De burger vraagt zelf een afwijking aan bij de RVA met document C94A of C94B (af te halen bij de uitbetalingsinstelling) min. 1 maand voor vertrek. Het luik "in te vullen door opleidingsverstrekker’" laten invullen door de opleidingspartner.Voor een buitenlandse stage van minder dan 3 maand is geen RVA-vrijstelling nodig.

ZiekteverzekeringDe burger regelt in eigen ziekenfonds de ziekteverzekering voor verblijf in het buitenland.

Verzekering arbeidsongevallenDe opleidingspartner mailt de aanvraag voor verzekering reis en verblijf (Ethias Assistance) minstens 14 dagen voor vertrek naar wendy.hannes@vdab.be (secretariaat Dienst Europese Projecten) met de gegevens van de burger, van de stageplaats en de periode van de stage.Leidraad voor cursisten bij ongeval of ziekenhuisopname in het buitenland :

- Ethias moet verwittigd worden binnen de 24h na het ongeval/ziekenhuisopname- Originele bewijsstukken worden gefaxt naar Ethias- Terugbetaling gebeurt enkel aan de hand van bewijsstukken- Ethias betaalt enkel die kosten terug die niet door de mutualiteit vergoed worden- De burger moet samen met de onkosten ook een attest van de mutualiteit indienen

waarop vermeld staat welk deel van de onkosten zij voor hun rekening nemen.

Referenties ETHIAS: tel + 32 11 28 28 28 - fax +32 11 28 28 29 - polisnummer 45.052.706

9 maart 2016 10

Handleiding stages

Verzekering burgerlijke aansprakelijkheid

De burger sluit zelf een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid af voor eventuele schade aan derden, buiten de opleidingsuren (familiale aansprakelijkheid).

2.9.Niet-verplichte opleidingsstage in het buitenland georganiseerd door de opleidingspartner.

Opleidingspartners (zoals Onderwijs) kunnen groepsstages in het buitenland organiseren (vb. stage ikv Erasmus+projecten). De deelname aan deze stages zijn niet verplicht (ook niet voor de reguliere leerlingen/cursisten) en worden niet door de VDAB vergoed.

Indien de cursist toch wilt deelnemen aan deze stage dan moeten volgende voorwaarden voldaan zijn :

Voorwaarden De opleidingspartner heeft die stage met de VDAB-projectverantwoordelijke

besproken bij de aanvang van het project (voor de aanvraag van de stage). De burger heeft de VDAB ingelicht van zijn deelname voor de aanvang van de stage. De stage is beperkt tot maximum 3 maanden (melding bij de RVA is niet nodig).

Langere buitenlandse stages worden niet toegelaten. De burger gaat akkoord om de stage op eigen kosten te doen.

AdministratieDe opleidingspartner staat volledig in voor de organisatie en administratie van deze stages.

RegistratieHet opleidingscontract wordt voor de periode van de buitenlandse stage niet afgesloten maar opgeschort. De burger en de opleidingspartner ondertekenen hiervoor het document ‘opschorting van het opleidingscontract voor de duurtijd van de buitenlandse stage’. Tijdens die periode worden geen prestaties en vergoedingen genoteerd. De opleidingspartner maakt wel maandelijks de C98 (aanwezigheidsattest) op.

3. Registratie van stagesHieronder wordt verder uitgelegd hoe je in MLP stages kan registreren. Het betreft steeds registratie van stages vanuit een bestaande opleidingslijn.

Voor registratie van observatiestage en activeringsstage raadpleeg je de aparte handleidingen op deze pagina.

9 maart 2016 11

Handleiding stages

3.1.Een stage aanvragenJe hoeft niet altijd een stage-aanvraag te registreren. Je kan ook rechtsreeks de stage starten. In dit geval kan je dit onderdeel overslaan en onmiddellijk doorgaan naar het volgende onderdeel.

Om een stage-aanvraag te registreren vertrek je van de opleidingslijn in ‘Stappen naar werk’

Klik op de blauwe link in de opleidingslijn. Het detailscherm van de opleidingslijn wordt geopend.

Om een stage aan te vragen, kies je in de klaplijst ‘Mogelijke bewerkingen’ voor ‘Stage-aanvraag registreren’ en klik je op de knop ‘Bevestigen’.

Er opent een scherm waarmee je de stage-aanvraag registreert.

9 maart 2016 12

Handleiding stages

Je duidt het correcte stagetype aan. Meer uitleg over de verschillende stagetypes vind je in het voorgaande onderdeel in deze handleiding.

Ook op een stagelijn wordt een Financieringsnummer geregistreerd. Standaard wordt het Financieringsnummer overgenomen van de bijhorende opleidingslijn. De gebruiker kan bij de start van de stage dit Financieringsnummer aanpassen.

Je noteert het bedrijfsnummer van het bedrijf waar de stage doorgaat. Dit is een nummer uit de bedrijvendatabank van de VDAB.Wanneer je als stagetype ‘stage in het buitenland’ aanduidt, dan dien je de gegevens van het stagebedrijf (naam – adres) zelf in te voeren.

Via de link ‘Aanvragen bedrijfsidentificatienummer(s)’ op de startpagina van Mijn loopbaan voor partners (http://partners.vdab.be/cvs) bekom je een formulier waarmee je één of meerdere bedrijfsidentificatienummers kan aanvragen.Het kan tot drie dagen duren vooraleer je het nummer toegestuurd krijgt. Je vraagt het dus best voldoende op voorhand aan!

9 maart 2016 13

Handleiding stages

Als je op ‘Bevestigen’ klikt, wordt het volgende invulscherm geopend.

9 maart 2016 14

Handleiding stages

Via de grijze knop ‘Wijzigen van type stage of bedrijfsnummer’ kan je het stagetype, het bedrijfsnummer en het financieringsnummer wijzigen.

Het opleidingsfonds moet enkel opgegeven worden i.k.v. stages bij deeltijds beroepsonderwijs.

De volgende gegevens zijn verplicht in te vullen: het maximum aantal dagen dat de stage duurt; de begindatum van de stage; de einddatum van de stage; de naam van de begeleider van de opleidingsinstelling; de naam van de begeleider in de stageplaats; de naam van de verantwoordelijke binnen het stagebedrijf die op het contract

vermeld wordt; de tijdsregeling, d.w.z. de dagen waarop de stage plaatsvindt.

Opmerking: Een stage is een onderdeel van een opleiding. Dit betekent dat de stageperiode altijd binnen de periode van de opleiding valt (zie begin- en einddatum van de opleidingslijn).

In het tekstvak ‘Samenvatting’ kan je bijkomende informatie m.b.t. de stage noteren.

Het onderdeel ‘Vervoer’ heeft te maken met de verplaatsingsvergoeding en wordt enkel getoond wanneer de burger in aanmerking komt om kosteloos een opleiding te volgen. Deze rubriek wordt herhaald bij de registratie van een stage omdat de stageplaats vaak niet dezelfde is als de opleidingsplaats. De burger kan dan ook voor zijn stage kiezen voor ofwel een netabonnement van De Lijn ofwel een kilometervergoeding voor het traject van zijn woonplaats tot aan het stagebedrijf en terug.

Nadat je de gegevens ingevuld hebt, klik je op de knop ‘Bevestigen’. Je ziet dat er een stagelijn is toegevoegd in ‘Stappen naar werk’. Merk op dat de toestand van de stagelijn staat op ‘Aangevraagd’.

3.2.Een stage startenEen stage kan op twee manieren gestart worden:

een reeds aangevraagde stage wordt gestart (aansluitend op het voorgaande onderdeel);

een stage wordt rechtsreeks gestart (zonder voorheen aangevraagd te zijn).

9 maart 2016 15

Handleiding stages

3.2.1. Een reeds aangevraagde stage starten

Je klikt op de blauwe link in de stagelijn.

Je kiest in de klaplijst ‘Mogelijke bewerkingen’ voor ‘Stage starten’ en klikt op ‘Bevestigen’.

Er opent een scherm met de gegevens die je ingevoerd hebt bij de stage-aanvraag. Je kan deze gegevens hier wijzigen.

9 maart 2016 16

Handleiding stages

Nadat je op de knop ‘Bevestigen’ hebt geklikt, verandert de toestand van de stagelijn in ‘Stappen naar werk’ in ‘Bezig’. Dit betekent dat de stage gestart is.

9 maart 2016 17

Handleiding stages

3.2.2. Een stage rechtstreeks startenOm een stage rechtstreeks te starten vertrek je steeds van de opleidingslijn in ‘Stappen naar werk’

Klik op de blauwe link in de opleidingslijn. Het detailscherm van de opleidingslijn wordt geopend.

Kies in de klaplijst ‘Mogelijke bewerkingen’ voor ‘Stage registreren’ en klik op de knop ‘Bevestigen’.Een eerste invulscherm wordt geopend.

9 maart 2016 18

Handleiding stages

Je duidt het correcte stagetype aan. Meer uitleg over de verschillende stagetypes vind je in het betreffende onderdeel in deze handleiding.

Ook op een stagelijn wordt een Financieringsnummer geregistreerd. Standaard wordt het Financieringsnummer overgenomen van de bijhorende opleidingslijn. De gebruiker kan bij de start van de stage dit Financieringsnummer aanpassen.

Je noteert het bedrijfsnummer van het bedrijf waar de stage doorgaat. Dit is een nummer uit de bedrijvendatabank van de VDAB.

Via de link ‘Aanvragen bedrijfsidentificatienummer(s)’ op de startpagina van Mijn loopbaan voor partners (http://partners.vdab.be/cvs) bekom je een formulier waarmee je één of meerdere bedrijfsidentificatienummers kan aanvragen.Het kan tot drie dagen duren vooraleer je het nummer toegestuurd krijgt. Je vraagt het dus best voldoende op voorhand aan!

Als je op ‘Bevestigen’ klikt, wordt het volgende invulscherm geopend.

9 maart 2016 19

Handleiding stages

Via de grijze knop ‘Wijzigen van type stage of bedrijfsnummer’ kan je het stagetype, het bedrijfsnummer en het Financieringsnummer wijzigen.

Het opleidingsfonds moet enkel opgegeven worden i.k.v. stages bij deeltijds beroepsonderwijs.

De volgende gegevens zijn verplicht in te vullen:

9 maart 2016 20

Handleiding stages

het maximum aantal dagen dat de stage duurt; de begindatum van de stage; de einddatum van de stage; de naam van de begeleider van de opleidingsinstelling; de naam van de begeleider in de stageplaats; de naam van de verantwoordelijke binnen het stagebedrijf die op het contract

vermeld wordt; de tijdsregeling, d.w.z. de dagen waarop de stage plaatsvindt.

Opmerking: Een stage is een onderdeel van een opleiding. Dit betekent dat de stageperiode altijd binnen de periode van de opleiding valt (zie begin- en einddatum van de opleidingslijn).

In het tekstvak ‘Samenvatting’ kan je bijkomende informatie m.b.t. de stage noteren.Nadat je de gegevens ingevuld hebt, klik je op de knop ‘Bevestigen’. Je ziet dat er een stagelijn is toegevoegd in ‘Stappen naar werk’. Merk op dat de toestand van de stagelijn staat op ‘Bezig’.

3.3.Vergoedingen en prestaties tijdens een stageTijdens de stage heeft de burger recht op de voordelen zoals die bepaald zijn in de opleidingsovereenkomst.Wanneer je geen afstand invoert bij ‘vervoer’ onder de stage-lijn, dan ontvangt de stagiair echter geen vergoeding voor de reiskosten naar de stageplaats!Voor burgers die in aanmerking komen om kosteloos een opleiding te volgen, dien je dus die gegevens voor vervoer in te voeren. (Je kan dit ook na invoer van de stage via de bewerking ‘aanpassen vervoer’ in detailscherm van de stagelijn.)De burger kan voor zijn stage ook opnieuw kiezen voor ofwel een netabonnement van De Lijn ofwel een kilometervergoeding voor het traject van zijn woonplaats tot aan het stagebedrijf en terug.

Bij invoeren van prestaties dien je voor stages steeds prestatietype 9 (stage-uren) te kiezen.Wanneer er op de dag waar men stageprestaties invoert, meerdere stages lopen, dan zal het systeem je vragen om aan te duiden voor welke stage je die dag prestaties invoert.

Let op!Om de registratie van de prestaties audit-proof te maken heeft VDAB beslist dat prestaties nog enkel mogen geregistreerd worden op basis van uniforme aanwezigheidslijsten.Dit geldt ook voor de prestaties tijdens stages.Je dient dus een aanwezigheidslijst af te drukken en aan het stagebedrijf te bezorgen. Bij elke aanwezigheid van de stagiair dient deze te tekenen (per dagdeel), de stagepeter/meter

9 maart 2016 21

Handleiding stages

ondertekent voor bevestiging en bezorgt je op het einde van de week de ingevulde aanwezigheidslijst terug. Enkel op basis van deze lijst kan je prestaties invoeren.Je kan na elkaar de aanwezigheidslijst van een aantal weken opslaan en die dan per mail bezorgen aan het stagebedrijf.

3.4.Mogelijke bewerkingen in een actieve stagelijn

Wanneer een stagelijn in de toestand ‘Bezig’ staat, kan je de volgende bewerkingen uitvoeren: Stage terugzetten op aanvraag: Via deze bewerking kan je een geregistreerde stagelijn

annuleren. Op deze manier kan je ook de begin- en einddatum, het aantal dagen en de tijdsregeling wijzigen. Via deze tussenstap kan je ook het bedrijfsnummer wijzigen.

Zoals je weet wordt bij het invoeren van prestaties voor stages ook aangeduid bij welke stagelijn die prestaties horen. Je kan dus ook geen stage meer annuleren zolang er nog prestaties bestaan, die bij deze stagelijn horen.Om een stagelijn te annuleren dien je dus eerst de bijhorende prestaties te verwijderen.

Stage gegevens wijzigen: Aan de hand van deze bewerking kan je de einddatum, de stagebegeleider en de begeleider in de stageplaats wijzigen.

Afdrukken stage-overeenkomst: Het is aangeraden om de stage-overeenkomst in drievoud af te drukken (één voor de burger, één voor de promotor en één voor het stagebedrijf). Het is niet nodig een exemplaar in te dienen bij de uitbetalingsinstelling.

Stage beëindigen: Wanneer de stage afgelopen is en de burger de stageperiode volledig afgerond heeft, kies je deze mogelijkheid. Vul de juiste einddatum in en noteer of de stage met een positief of negatief resultaat werd voltooid.

Afdrukken aanwezigheidslijst: als je deze bewerking kiest dan krijg je een scherm waarin je , na keuze van één van de stageweken, de aanwezigheidslijst voor die week kan opslaan/afdrukken.

Stage stopzetten: Wanneer de burger vroegtijdig stopt met de stage, kies je voor deze optie. Vul de juiste einddatum in. Indien de burger nadien een nieuwe stageplaats heeft, wordt deze nieuwe stagelijn op dezelfde manier ingevoerd als de eerste (zie stage aanvragen/starten).

Aanpassen vervoer: Deze rubriek wordt enkel getoond wanneer de burger in aanmerking komt om kosteloos een opleiding te volgen.

3.5.Het einde van een stage

Zoals reeds aangegeven in het onderdeel over de mogelijke bewerkingen in een actieve stagelijn, zijn er twee manieren waarop een stage kan aflopen: Beëindigen: De burger heeft de stageperiode volledig afgerond. Stopzetten: De burger stopt vroegtijdig met de stage.

Opmerking: Een stage is een onderdeel van een opleiding. De einddatum van de stage moet bijgevolg binnen de opleidingsperiode vallen.

Opgelet! Eénmaal de stagelijn in de toestand ‘Uitgevoerd’ of ‘Stopgezet’ staat, is deze niet meer wijzigbaar! Enkel het testvak ‘Samenvatting’ kan nog gedurende twee weken aangevuld worden.

9 maart 2016 22

Handleiding stages

3.5.1. Een stage beëindigen

Klik op de blauwe link in de stagelijn.

Kies in de klaplijst ‘Mogelijke bewerkingen’ voor ‘Stage beëindigen’ en klik vervolgens op ‘Bevestigen’.

Het detailscherm wordt geopend.

Vul de correcte einddatum in en noteer bij ‘Resultaat’ of de stage eindigt met een positief of negatief resultaat. Vul eventueel het tekstvak ‘Samenvatting’ aan. Klik nadien op ‘Bevestigen’.De toestand van de stagelijn is gewijzigd in ‘Uitgevoerd’.

9 maart 2016 23

Handleiding stages

9 maart 2016 24

Handleiding stages

3.5.2. Een stage stopzetten Klik op de blauwe link in de stagelijn.

Kies in de klaplijst ‘Mogelijke bewerkingen’ voor ‘Stage stopzetten’ en klik vervolgens op ‘Bevestigen’.

Het detailscherm wordt geopend.

9 maart 2016 25

Handleiding stages

Vul de correcte einddatum in. Vul eventueel het tekstvak ‘Samenvatting’ aan. Klik nadien op ‘Bevestigen’.De toestand van de stagelijn is gewijzigd in ‘Stopgezet’.

3.6.Vragen en antwoorden in verband met bepaalde situaties

3.6.1. Wat als de begin- en/of einddatum van een stage verkeerd is ingegeven?

Situatie 1: Je hebt een stage geregistreerd, maar de begin- en/of einddatum van de stage is

verkeerd. De stagelijn staat nog op ‘Bezig’.

Zolang de stagelijn niet afgesloten is, kan je de begin- en/of einddatum van de stage zelf

wijzigen. Je doet dit door de volgende procedure te doorlopen:

Open het dossier van de klant en ga naar ‘Stappen naar werk’ via de tab ‘Begeleiding’. Je ziet

dat de stage op ‘Bezig’ staat.

Klik de stagelijn open.

9 maart 2016 26

Handleiding stages

Kies bij ‘Mogelijke bewerkingen’ voor ‘Stage terugzetten op aanvraag’. Klik op bevestigen. In

het volgende scherm kan je eventueel de samenvatting aanvullen.

Klik op bevestigen. De toestand van de stagelijn in ‘Stappen naar werk’ wordt aangepast:

Klik de stagelijn in ‘Stappen naar werk’ opnieuw open.

Kies bij ‘Mogelijke bewerkingen’ voor ‘Stage starten’. Klik op bevestigen. Er verschijnt een

scherm waarin je de begindatum en de einddatum van de stage kan overschrijven.

9 maart 2016 27

Handleiding stages

Klik tenslotte op bevestigen om de datum(s) te wijzigen.

9 maart 2016 28

Handleiding stages

Situatie 2: Je hebt een stage geregistreerd, maar de begin- en/of einddatum van de stage is

verkeerd. De stagelijn staat al op ‘Beëindigd’ of ‘Stopgezet’.

Wanneer de stagelijn afgesloten is, kan je zelf geen wijzigingen meer aanbrengen. Je kan dan

de stagelijn uit het systeem laten verwijderen. Vervolgens maak je een nieuwe stagelijn aan.

Om de foutief geregistreerde lijn te laten verwijderen, moet je de volgende procedure

doorlopen:

Stuur een mail naar regieondersteuning@vdab.be met vermelding van:

de naam en het rijksregisternummer van de klant waarvoor een verkeerde registratie

werd gedaan

een duidelijke beschrijving van de lijn die verwijderd moet worden

Regieondersteuning zal de stagelijn uit het systeem laten verwijderen en brengt je nadien

per mail op de hoogte van de wijziging.

3.6.2. Wat als het bedrijfsnummer van het stagebedrijf verkeerd is ingegeven?

Situatie 1: Je hebt een stage geregistreerd, maar het bedrijfsnummer van het stagebedrijf

is verkeerd. De stagelijn staat nog op ‘Bezig’.

Zolang de stagelijn niet afgesloten is, kan je het bedrijfsnummer zelf wijzigen. Je doet dit

door de volgende procedure te doorlopen:

Open het dossier van de burger en ga naar ‘Stappen naar werk’. Je ziet dat de stage op

‘Bezig’ staat.

Klik de stagelijn open.

9 maart 2016 29

Handleiding stages

Kies bij ‘Mogelijke bewerkingen’ voor ‘Stage terugzetten op aanvraag’. Klik op bevestigen. In

het volgende scherm kan je eventueel de samenvatting aanvullen.

Klik op bevestigen. De lijn in ‘Stappen naar werk’ wordt aangepast:

Klik de stagelijn opnieuw open.

Kies bij ‘Mogelijke bewerkingen’ voor ‘Stage starten’. Klik op bevestigen. Het volgende

scherm verschijnt:

9 maart 2016 30

Handleiding stages

Klik op de knop ‘Wijzigen van type Stage of bedrijfsnummer’.

9 maart 2016 31

Handleiding stages

Je kan het bedrijfsnummer wijzigen. Klik tenslotte twee keer op bevestigen.

Situatie 2: Je hebt een stage geregistreerd, maar het bedrijfsnummer van het stagebedrijf

is verkeerd. De stagelijn staat al op ‘Uitgevoerd’ of ‘Stopgezet’.

Wanneer de stagelijn afgesloten is, kan je zelf geen wijzigingen meer aanbrengen. Je kan dan

de stagelijn uit het systeem laten verwijderen. Vervolgens maak je een nieuwe stagelijn aan.

Om de foutief geregistreerde lijn te laten verwijderen, moet je de volgende procedure

doorlopen:

Stuur een mail naar Regieondersteuning@vdab.be met vermelding van:

de naam en het rijksregisternummer van de klant waarvoor een verkeerde registratie

werd gedaan

een duidelijke beschrijving van de lijn die verwijderd moet worden

Regieondersteuning zal de stagelijn uit het systeem laten verwijderen en brengt je nadien

per mail op de hoogte van de wijziging.

9 maart 2016 32

Handleiding stages

3.6.3. Wat als het Financieringsnummer van een stage verkeerd is ingegeven?

Situatie: Je hebt een stage geregistreerd, maar het Financieringsnummer is verkeerd.

Ongeacht in welke toestand (‘Bezig’, ‘Uitgevoerd’ of ‘Stopgezet’) de opleidingslijn staat, je

kan het Financieringsnummer zelf niet aanpassen. Je kan wel het Financieringsnummer door

VDAB laten wijzigen.

Hiervoor doorloop je de volgende procedure:

Stuur een mail naar regieondersteuning@vdab.be met vermelding van:

de naam en het rijksregisternummer van de burger waarvoor een verkeerde

registratie werd gedaan

een duidelijke beschrijving van de lijn met het verkeerde Financieringsnummer.

het juiste Financieringsnummer.

Regieondersteuning zal het Financieringsnummer wijzigen en brengt je nadien per mail op

de hoogte van de wijziging.

9 maart 2016 33