ROC-UP

Kern Registratie Deelnemers (KRD)

Aanwezigheid & Absentie Registratie (AAR)

Voorbereiding Implementatie EduArte bij ROCvA

Januari / Februari 2014

SJL

SJL 2

Aanleiding Aanleiding &&

UitgangspuntenUitgangspunten

Aanleiding en overview

• Standaard omdat:– We blijvend moeten voldoen aan de steeds strenger en strakker wordende

regelgeving vanuit de overheid– Efficiency redenen– Afzonderlijke keuzes per MBO-college strategisch gezien geen onderscheidend

vermogen aan het ROC biedt

• Geïntegreerd en dus alle administratieve taken in één pakket:– Kernregistratie & diplomeren (KRD &)– Aanwezigheid & Absentie Registratie (AAR)– OnderwijsCatalogus & Examineren (OC&E)– Volg & zorg

• Na eindpresentatie en beoordeling is gekozen voor Eduarte

3

Uniformering en Standaardisering ….

• Voor ICT – Versimpeling ICT-landschap, goedkopere licenties– Eén basisregistratie voor alle studentgegevens– Nieuw DataWarehouse voor management rapportages

• Eén systeem => 1 pakket op basis van SAAS (software as a service)– Dus bestaande systemen (Noise, TP, Peoplesoft, CRM,Choices) uitfaseren ….– Invoer van studentgegevens bij de bron, dus afschaffen “losse” Excels

• Eén procesinrichting– Standaardiseren processen– Geen afzonderlijke inrichtingen voor MBO-colleges– Geen maatwerk– Digitaal portaal voor studenten en ouders (moeten de info wel kloppen..)

4

SJL 5

KernregistratieKernregistratie

Onderwerpen

SJL 6

I. Wat verandert er voor het MBO C t.o.v. nu?– Proces– Mens– Sturing

II. Voorbereiding– Wat doet het project?– Wat moet het MBO C doen?

Proces: Wat verandert er voor het MBO C?

1. Intake– Intake werklijsten (vanaf nu: de digitale aanmelding) worden niet meer door BSZ

uitgeprint! • De intakeverantwoordelijke raadpleegt de aanmeldgegevens op het scherm

in EduArte (vanuit een werkbak), en bepaalt van daaruit of een student wel/niet wordt uitgenodigd voor Intake:

– Backoffice plaatst de aanmelding in de werkbak

– Intakeverantwoordelijke beoordeelt de aanmelding (afwijzen, uitnodigen)

– BSZ informeert student

– Agenda voor de intake is digitaal (in EduArte), p.p. – Resultaat van de intake registreert de Intaker in EduArte en zet dit door naar

BSZ – Intakeformulier wordt vooralsnog ingescand voor opslag in EduArte (‘in

ontwikkeling’.)

SJL 7

Proces: Wat verandert er voor het MBO C?

2. Groepen en Groepscoderingen

– Groepscodering is veranderd! (Van 5 naar 8 posities).

• Is het MBO C al over geïnformeerd.

– Roostergroepen worden Basisgroepen

• Iedere student zit maar in 1 basisgroep

• Advies: Alle studenten die in 1 basisgroep zitten hebben een gelijke ‘crebo, cohort’ combinatie

– Vereenvoudigt de invoer van resultaten (in de OC&E module)

• Basisgroepen worden (op instructie van het onderwijs) gevuld door BSZ

– Nieuw zijn: Clustergroepen

• Clustergroepen worden gebruikt voor roostering van zgn ‘keuzevakken’.

• Clustergroepen worden door het Onderwijs zelf gevuld (immers, het onderwijs weet welke studenten welk keuzevakken volgen)

• Advies: Alle studenten die in 1 clustergroep zitten hebben een gelijke ‘crebo, cohort’ combinatie

– Vereenvoudigt de invoer van resultaten (in de OC&E module)

– Historie van de ‘groepswisselingen’ van een student wordt bijgehouden

SJL 8

Proces: Wat verandert ervoor het MBO C?

3. Overeenkomsten– Onderwijsovereenkomst: nieuw format! (gelijk getrokken tussen ROCVF en

ROvA)– BPV: nieuw format! (gelijk getrokken tussen ROCVF en ROcvA)

• Wordt Stageovereenkomst (omdat Stageovereenkomst de lading van alle beroepspraktijkvorming dekt). Juridisch juist.

• Tijdelijke wijziging– Administratieve invoer BPV gegevens in EduArte door BSZ is op basis van

registratie/controle Stagemarkt/print Trajectplanner door BPV coördinator

(BPV Module in ontwikkeling bij UP Learning, als onderdeel van Zorg & Volg)

4. Registratie van resultaten– VERVALT in PeopleSoft !!! – Resultatenregistratie in Trajectplanner– Resultatenregistratie in EduArte bij implementatie van procesgebied OC & E

SJL 9

Proces: Wat verandert ervoor het MBO C?

5. Diplomering– Diploma’s worden vanuit EduArte door BSZ aangemaakt en afgedrukt:

• Gebruik van ‘diplomaregel’– TEC geeft middels één resultaat (‘geslaagd’ /’niet geslaagd’) in EduArte door, dat

het diploma kan worden aangemaakt

» Let op: Een diploma kan alleen worden aangemaakt voor een crebo waar de student voor staat ingeschreven!

– STZ maakt het diploma aan. TEC is verantwoordelijk voor de resultaten.Resultatenoverzichten worden conform huidige situatie uit Trajectplanner uitgedraaid door BSZ

(Wijziging van procedure na inrichting OC & E)

6. Verder …– Nieuwe Document Management Systeem (van Teleform naar Verseon/EduArte)– Verandering digitale aanmeldingen, gaan via EduArte

SJL 10

Gewijzigde terminologie: Verbintenis

• Het begrip ‘Verbintenis’ is nieuw! binnen Eduarte – De verbintenis is de ‘relatie’ tussen de student en de onderwijsinstelling

• We kennis 2 soorten verbintenissen binnen Eduarte:

1. Verbintenis op de OnderwijsovereenkomstResultaat: Inschrijving OF Uitschrijving

2. Verbintenis op de BPV OvereenkomstResultaat: Afgesloten BPV Overeenkomst OF Beëindigde BPV Overeenkomst

SJL 11

Mens: Wat verandert ervoor het MBO C?

1. Alle medewerkers (primair proces) zijn geautoriseerd voor EduArte– Wat je mag zien en muteren is op basis van de organisatie-eenheid waar je

werkt en de toegekende rol– Een medewerker kan meerdere rollen hebben en bij meerdere organisatie-

eenheden werken.– RAET is het bron systeem voor medewerkers (intern en extern)

• Een medewerker die niet in RAET voorkomt, is in EduArte ook NIET bekend, en kan dus niet inloggen!

– Een medewerker ziet alle opleidingshistorie van een student van ROCvF en ROCvA (1 systeem, 2 brinnrs)

– Een Student ziet in zijn selfservice module ook alle opleidingshistorie van ROcvF en ROCvA

SJL 12

Sturing: Wat verandert er voor het MBO C?

1. Bekostigingsprincipe– De default-waarde van een student in een opleiding = ONBEKOSTIGD!– Een student wordt pas op ‘bekostigd’ gezet als het dossier volledig is EN DUS de

onderwijsovereenkomst ONDERTEKEND retour is

2. Rapportages

SJL 13

BOL 1

BOL2

BOL3

Uitgebreid zoeken (EduArte)

Standaard Rapportages(EduArte)-Sturing-Management

Sturings-rapportages (KOSMOS)(EduArte, RAET, Exact)

Voor-gedefinieerd

ZelfBOL 1

BOL2

BOL3

Uitgebreid zoeken (EduArte)

Voor-gedefinieerd

Voorbereiding

• Wat doet het project?1. Systeem

• Conversie van PeopleSoft -> EduArte: testen, accepteren

– Alle historie

• Realiseren van de koppeling tussen EduArte en Trajectplanner

• Wijziging van digitaal document management systeem (Teleform -> Verseon/EduArte)

• Realiseren van digitale aanmeldmodule EduArte (ism M&C)

2. Mens

• Voorlichting aan alle MBO Colleges (halen en brengen) & ROC-up.nl

• Opleiding BSZ & materiaal

• Opleiding intakeverantwoordelijken & materiaal (via principe Train the Trainer?)

3. Proces

• Beschikbaar stellen Blauwdruk & werkinstructies (Portaal voor Talent)

4. Sturing

• Standaardrapportages uit EduArte

• Aansluiting / integratie KOSMOS

SJL 14

Voorbereiding

• Wat doet het MBO C?

1. Geen werkachterstanden op de Intake

2. RAET up to date

3. Voorbereiden van namen, functies en rollen richting EduArte

4. INFORMEREN, INFORMEREN, INFORMEREN!!!

5. ……

SJL 15

SJL 16

Aan- en afwezigheidsregistratie AAR

• Inlezen roostergegevens• Registreren aan- en afwezigheid• Analyseren aan- en afwezigheidsregistratie• Vervolgacties a.d.h.v. analyse (9 uur, 16 uur, brieven, verzuimloket)• Publicatie rooster en presentie gegevens

*

AAR EduArte vergeleken met huidige situatie

Colleges met Gronos, Webuntis• Presentie en daaruit voortvloeiende acties in 1 systeem• Volg & Zorg zonder relatie verzuim blijft voorlopig in TP• Systeem gebruiksvriendelijker en minder kwetsbaar voor fouten• Toevoeging van nieuwe functionaliteiten: brieven, signaleringen ed.

Colleges presentie in TP• Tijdelijk werken in 2 systemen (i.v.m. splitsen begeleiding)• Meerdere schermafhandelingen voor de verzuimmedewerker dan TP• Vermindering foutieve meldingen i.v.m. tellers• Huidige functionaliteiten blijven in gebruik, m.u.v. SMS functie

Voor alle Colleges • Nieuw verzuimprotocol (procedures) in relatie tot EduArte • Koppeling met het verzuimloket• Vastlegging startkwalificatie automatisch (doorstroom) of door DOI (instroom)• ‘Standaardisatie’ brieven en rapportages• Energie gericht op werking en inrichting van 1 systeem

*

Uitgangspunten inlezen roostergegevens

Roosterbestand GP-Untis • Eén tijdsraster per onderwijsteam (nieuw)• Geen roostering van 0-uren (nieuw)• De presentie is voor de docent registreerbaar op basis van de ingelezen roosters

• Roosteren op basis van basisgroep en clustergroep • Per lesblok registratie aanwezigheid

Coderingen 2013/2014: Vak-, docent- en basisgroep • Huidige coderingen• Controle op dubbelingen (code kan 1x voorkomen)

Coderingen 2014/2015 of eerder (nieuw)• Vereiste: coderingen ingevoerd in EduArte• Vakcoderingen: Afstemming College en aanvragen bij DOI MVERZ1• Docentcoderingen: 4 letters achternaam, 1e letter voornaam KOELJ• Basisgroepscodering: 8 posities MWZPWO2F

*

Uitgangspunten registeren aan- en afwezigheid

Centraal verzuimprotocol en handleiding• College verantwoordelijk vertaling centraal verzuimprotocol m.b.v kader• Onderwijsteams geven invulling aan het protocol• Centraal onderhouden verzuimprotocol en handleiding

Kaders verzuimprotocol (nieuw)• Vaste onderwerpen & coderingen• Wettelijke procedures en procedures BSZ• Vrijheid in vormgeving verzuimaanpak

Docent registreert aan- en afwezigheid in EduArte• Registratie aanvang les of uiterlijk einde van de dag• Registratie invoer met terugwerkende kracht maakt onbetrouwbaar• Verzuimmedewerker geautoriseerd voor alle coderingen• Docenten/ SLB autorisatie voor code: present, ongeoorloofd afwezig, te laat, uit de

les gestuurd en NVT (nieuw)

*

Uitgangspunten analyseren AAR

Uniforme werkprocessen & verzuimrapportages • Verzuimmedewerker: regie m.b.t. meldingen/ signaleringen • Docent: regie m.b.t. de verzuimaanpak• Wettelijke rapportages Leerplichtwet & RMC• Signaleringsrapporten

• 9 klokuren ongeoorloofd verzuim • 16 klokuren ongeoorloofd verzuim 18+• Veelvuldig te laten komen (nieuw)• Te ontwikkelen: signalering ziekteverzuim (nieuw)

• Managementrapportage: controle invoer• Presentie overzicht op student- en groepsniveau

Gestandaardiseerde brieven (nieuw)●Duo melding (ouders/student), 9 uurs signalering, veelvuldig te laat komen, verzuimspreekuur●Alle verzoeken voor brieven worden getoetst op bruikbaarheid voor alle Colleges

*

Uitgangspunten verzuimloket & publ. AAR

Verzuimmeldingen via koppeling verzuimloket (nieuw)• Raadplegen DUO via token verzuimloket (huidige situatie)• Opleidingen keuze: direct melden of na 2 werkdagen (huidige situatie)• Via het verzuimtraject vraagt verzuimmedewerker aan SLB achtergrondinfo (nieuw)• Verzuimmedewerker neemt informatie over in het verzuimloket (huidige situatie)• Signalering wanneer SLB geen info heeft aangeleverd (nieuw)• Terugkoppeling leerplicht wordt toegevoegd aan het verzuimtraject (nieuw)

Rooster en verzuimgegevens inzichtelijk voor student • EduArte Selfservice webportaal / telefoon app (nieuw)• Ouders (nog) geen toegang tot selfservice (huidige situatie)

Toegang Leerplichtambtenaar• Op dit moment geen toegang tot EduArte (nieuw)• Voorbereiding beleidsvoorstel met juridische basis

*

Scholing & voortgang

Scholing• Doelen: Gebruikersinterface, Verzuimprotocol en Wettelijk kader• Doelgroepen: Directie, management, staf, verzuimmedewerkers (profiel 1 & 2),

frontoffice medewerkers, docenten/ SLB, roosteraars, trainers (key users college)• Start februari: roosteraars, trainers, verzuimmedewerkers• Direct voor live gang: overige doelgroepen• Scholing door: project in combinatie met Key users

Voortgang• College: Directeur bedrijfsvoering is opdrachtgever• College: Draaiboek per College• College: 1 a 2 contactpersonen trekker implementatie i.s.m. OM’er. • Project/ College: Testomgeving opgeleverd, 1e sessie inlezen roosterbestanden• Project/ College: Vervolg uitvoeren ketentest: alle stappen verzuimproces• Project: Ontwikkeling van de scholingen• Project: 1e sessie met roosteraars gepland 1e week februari