SharePoint, recordsmanagement en governancePresentatie 2014

eric burger document management

10-04-2023eric burger document management

Wie is Eric Burger?

Recordsmanagement specialist

Bijna 25 jaar actief in vakgebied

Van Nationaal Archief, via gespecialiseerde consultancies naar zelfstandig gevestigd adviseur

Nu bijna negen jaar ‘eric burger document management’

Sinds zeven jaar gevestigd te Aalten (Gld.)

Onafhankelijk, deskundig, snel, gestructureerd, betrokken

Activiteiten:

• Projectmanagement, procesondersteuning, advies en training op het terrein van digitaal werken en digitale archivering

• Gespecialiseerd in vraagstukken van functionele inrichting van document management- & recordsmanagement systemen, in het bijzonder van SharePoint

Eric blogt over SharePoint, recordsmanagement en governance op http://www.ericburger.nl/site/blog/

eric burger document management

10-04-2023eric burger document management

Aan de hand van twee blogs…

10-04-2023eric burger document management

… tips voor SharePoint on premise en Online (Office 365) implementaties

10-04-2023eric burger document management

Niet doen?

Doe een SharePoint experiment!

‘Many IT executives view SharePoint as a shrink-wrapped product that can be installed and configured in hours or days. In fact, it cannot. SharePoint is truly an enterprise information platform and must be treated as such. That means SharePoint configuration work needs to be well-planned and designed - not conducted in an ad-hoc fashion.’

SharePoint experimenten starten vaak niet doordacht, maar worden toch in productie genomen.

10-04-2023eric burger document management

Niet doen!

Ga aan de slag zonder vooronderzoek!

Welke processen zal SharePoint ondersteunen?

Wat hebben die processen gemeenschappelijk, waarin verschillen ze? Wat kan SharePoint generiek ondersteunen?

Proces inrichting heeft invloed op aanpak archivering. Voorwaarden voor archivering inbedden in de inrichting van SharePoint voor die processen. Dus niet pas als het systeem in productie is.

Het aanbieden van bepaalde functionaliteiten als search webparts kan bepalend zijn voor de schaal van een inrichting, omdat ze wel in een site, maar niet lager in hiërarchie, in een documentbibliotheek of documentset zijn weer te geven.

Autorisaties zijn overerfbaar en dus kan een slimme inrichting gebruik maken van dit principe. Maar ook: apart positioneren van beperkt toegankelijke processen/bibliotheken.

Volumes zijn bepalend voor inrichting!

10-04-2023eric burger document management

Wel doen vóór implementatie!

Analyseer je volumes

De maximale capaciteit en grenswaarden van de verschillende onderdelen van SharePoint – sitecollecties, site, bibliotheken – zijn in de loop van nieuwe releases behoorlijk verruimd.

Check voor actuele waarden de technet-pagina’s van de te implementeren SharePoint versie.

Wat stroomt initieel in door migratie, wat is de te verwachten jaarlijkse aanwas?

Ook het ‘afromen’ van bibliotheken door periodieke archivering naar het recordcenter/recordcentrum moet daar in worden betrokken.

Ik zie nog steeds SharePoint ontwerpen voorbij komen die wat betreft schaal en schaalbaarheid los lijken te staan van de realiteit.

10-04-2023eric burger document management

Volumes SharePoint 2013 on prem

500 content databases per webapplicatie

Content database omvang 200 GB tot, onder voorwaarden, max. 4 TB, alleen voor recordcentrum hogere maxima (onder voorwaarden), Microsoft heeft 200TB recordcentrum!

Content database items max: 60 miljoen

750000 sitecollecties per farm (500000 personal sites en 250000 sitecollecties)

5000-10000 sitecollecties per content database

100 GB (aanbevolen) tot 200 GB per sitecollectie

Max 250.000 sites per sitecollectie

30.000.000 items per bibliotheek of lijst

Max file size 250 MB tot 2 GB

Zie: http://technet.microsoft.com/en-us/library/cc262787.aspx

10-04-2023eric burger document management

Archivering meenemen in ontwerp!

Archivering is niet iets ‘voor later’

Digitaal archiveren in SharePoint kan zonder meer vergaand geautomatiseerd worden, maar keuzes in het ontwerp zijn wel bepalend voor de mogelijkheden om deze efficiency winst voluit te benutten.

Bovendien is ‘later beginnen’ vaak een voorwaarde voor een stuk functionele herinrichting, om documenten, dossiers en zaken op de gewenste manier in het SharePoint record center te krijgen.

En aan dat alles gaat nog vooraf de basale keuze voor archiveren in de cloud of on premises.

10-04-2023eric burger document management

Governance: te belangrijk om mee te wachten

Governance is geen consultants dingetje

SharePoint is te complex om door één onderdeel of bloedgroep te laten beheren.

SharePoint kan alleen succesvol bestuurd door een governanceteam.

Een governance-plan is geen garantie voor succes, maar, Microsoft liet over de succeskansen van het eigen product optekenen dat het ontbreken van een governance plan ‘a clear recipe for disaster’ is.

Voor SharePoint 2013 verscheen zeer onlangs nog uitgebreide nieuwe guidance.

Beslissingen over inrichting, aanschaf van add ons of maatwerk kunnen niet geïsoleerd genomen, omdat ze zo snel raken aan allerlei functies.

Begin er niet aan op de dag van in productiename, begin op de eerste dag van het ontwerp voor implementatie.

Zorg dat iedereen elkaars taal leert begrijpen.

10-04-2023eric burger document management

Metadata essentieel voor ordenen, vinden, archiveren

Metadata te moeilijk?

De angst voor metadata is vaak de achterhaalde weerzin tegen het metadateren per document door de gebruiker.  Dat nu is bij een slimme inrichting niet meer nodig.

Ook heeft iedere organisatie verschillende basissets aan essentiële, identificerende gegevens. Van objecten, van relaties, van processen, van documenttypen, van dossiers.  Ze liggen te wachten om gebruikt te worden en geautomatiseerd hun meerwaarde te leveren.

Met metadata maak je weergaven mogelijk die zijn aan te passen aan behoeften van gebruikers.

Metadata kunnen archivering sturen

Inhoudstypen/contenttypes zijn krachtige functionaliteiten, niet alleen voor sjablonen.

10-04-2023eric burger document management

Niet vergeten: hiërarchie en overerving zijn je beste vriend in SharePoint! Gebruik de meerwaarde van hiërarchische principes

Doordat implementaties nog steeds uit experimenten ongebreideld  groeien (tegen ‘SharePoint sprawl’ werd ook al in 2009 gewaarschuwd) wordt het SharePoint platform een aaneenschakeling van individuele sites, met als enige bindende element een gemeenschappelijke branding.

Maakt beheer lastiger, dubbel werk noodzakelijk, autorisatie onbetrouwbaar, vermindert kwaliteit van search.

De kracht van SharePoint zit juist ook in de winst die te is behalen door consequent de hiërarchische principes in SharePoint toe te passen.

Terwijl ook metadata, inhoudstypen en autorisaties centraal zijn te beheren en distribueren. Sinds SharePoint 2010 is met managed metadata en de contenttype hub  ook over de breedte van sitecollecties heen een centraal beheer en centrale distributie van metadata en inhoudstypen mogelijk.

Niet alle SharePoint leveranciers zijn even goed thuis in de mogelijkheden van inhoudstypen (waaronder documentsets, het SharePoint equivalent van dossiers).

10-04-2023eric burger document management

Is archiveren in de cloud acceptabel?

Bepaal een minimaal vereiste basis architectuur voor archivering

Archiveren in de cloud? Is bij een SharePoint Online implementatie archivering in de cloud een acceptabele oplossing? Is opslag in Dublin of, straks, Nederland acceptabel?

Hybride: werken in de cloud, archiveren on premises? Heeft de organisatie de beperkingen van een hybride oplossing – van SharePoint Online en on premises – voldoende onderzocht? Beperkingen tussen cloud- en on premises versie 2010 weliswaar deels opgelost, maar zijn ze bekend?

Archiveren on premises? In hoeverre is, uit oogpunt van beveiliging, beheer en schaalbaarheid vereist dat het recordcenter apart is gepositioneerd, niet alleen in een aparte sitecollectie maar ook op een afzonderlijke server. Backup regime, admin-rechten en audit trail zijn dan onder andere separaat in te richten en te beleggen.

10-04-2023eric burger document management

Nog meer archiverings vragen…

Analyseer archiveringseisen

Moet het mogelijk zijn dat gebruikers handmatig e-mailberichten en/of attachments toevoegen aan dossiers voor archivering?

Moeten (alle?) documenten naar PDF/A worden geconverteerd?

Moet papieren post via scanning en OCR kunnen worden toegevoegd aan dossiers?

Moet worden geborgd dat deze poststukken als records niet zijn te muteren of te verwijderen?

Moeten dossiers aan elkaar  kunnen worden gerelateerd?

Is er gedacht aan de aanvullende tooling die voor al deze functionaliteiten noodzakelijk is? Is er gedacht over de beschikbaarheid van aanvullende software, wanneer is gekozen voor SharePoint Online?

10-04-2023eric burger document management

Minstens drie out-of-the-box recordsmanagement scenario’s! (1)

‘In-place records’:

Sinds de 2010 versie kan worden gekozen voor het inschakelen van ter plaatse archiveren.

Een recordcenter is in dit scenario niet nodig, de records worden tussen en met de andere documenten bewaard.

Het voordeel van dit scenario is dat de documenten en dossiers niet naar een afzonderlijke locatie worden verplaatst. In een scenario waarin archiefdocumenten dagelijks worden gebruikt zou dat een uitkomst kunnen zijn.

Het heeft het nadeel dat de records niet in een afzonderlijke omgeving gemakkelijk onder een afzonderlijk functioneel, technisch en archivistisch beheer kunnen worden gebracht.

10-04-2023eric burger document management

Minstens drie out-of-the-box recordsmanagement scenario’s! (2)

Recordcenter (2 subscenario’s):

Bij een recordcenter in een afzonderlijke sitecollectie geldt voor alle subscenario’s dat vóór verzending naar het recordcenter:

op admin niveau moet worden gekozen voor resp. verwijdering, achterlaten van een duplicaat of een snelkoppeling op de oorspronkelijke locatie. Deze snelkoppeling leidt de gebruiker via een out-of-the-box waarschuwingspagina met link naar de locatie in het recordcenter.

het via de contenttypehub beschikbaar stellen van inhoudstypen en daar aan gekoppelde metadata in het recordcenter moet zijn geregeld. Metadata die niet via de contenttypehub zijn gedistribueerd naar het recordcenter, maar uitsluitend lokaal in een documentbibliotheek zijn toegevoegd, worden niet mee gearchiveerd.

10-04-2023eric burger document management

Out-of-the-box opties voor recordsmanagement

Team site Record centrum

Document bibliotheekA

fgifte

bib

lioth

eek

Reco

rd b

iblio

theek

In-place-records:

documenten blijven in

bibliotheek

1. Verzending via afgifte-bibliotheek

naar records bibliotheken, bewaarbeleid op basis van inhoudstype

2. Verzending via afgifte-bibliotheek

naar records bibliotheken, bewaarbeleid op basis van

doel-bibliotheek

10-04-2023eric burger document management

Archivering gestuurd door inhoudstypen Recordcentrum Subscenario 1: Archivering gestuurd door inhoudstypen voor

documenten en documentsets.

In SharePoint maken dossiers en documenten gebruik van dezelfde rijke functionaliteiten van ‘inhoudstype’.

Aan documentsets (dossier, verbijzondering van inhoudstype voor meerdere documenten) kunnen bewaartermijnen en fasering gekoppeld. Zo zouden alle documentsets afgeleid van een basistype voor ‘financieel dossier’ een termijn van zeven jaar kunnen mee krijgen.

Ook kan via afgiftebibliotheek de doorgeleiding naar specifieke recordbibliotheek worden geregeld aan de hand van inhoudstype.

Inhoudstypen bieden krachtige functionaliteiten voor metadatabeheer, werkstromen en bewaartermijnen en – fasen.

In een scenario met behoeften aan fijnmazig gereguleerde bewaartermijnen kan beleid op inhoudstype niveau worden toegepast. Denk bijvoorbeeld aan een afzonderlijke termijn voor ‘contract’ en ‘correspondentie’ binnen één dossier (documentset)

Dit subcenario is out-of-the-box in te richten.

10-04-2023eric burger document management

Archivering op basis van metadata en doel-bibliotheek

Recordcentrum Subscenario 2: Archivering op basis van doel-bibliotheek in recordcenter.

Dit scenario vereist geen maatregelen voor bewaartermijnen op inhoudstypen en documentsets. Mochten die er eventueel wel zijn, dan worden ze overruled wanneer termijnen zijn toegekend aan verschillende recordbibliotheken in het recordcenter.

Hiermee wordt in het recordcenter een vangnet gecreëerd waarmee allerlei soorten documenten en dossiers, die niet afzonderlijk en vooraf waren ge-labeled met een termijn, toch kunnen worden gearchiveerd.

Deze bibliotheken met bewaartermijnen kunnen ook worden gebruikt om afzonderlijk te autoriseren archiefdelen te creëren.

Dit subscenario, minder complex dan het voorafgaande, heeft overigens wel onderscheidende metadata nodig (aan een inhoudstype of metadataveld, bijvoorbeeld automatisch default toegekend op procesniveau) om de geleiding naar de verschillende bibliotheken te automatiseren.

Dat gebeurt aan de hand van regels in de zgn. drop-off library/afgiftebibliotheek, waarmee ook dit scenario geheel out-of-the-box is in te richten.

10-04-2023eric burger document management

Het sluiten en archiveren van dossiers

Bepaal procedures, triggers en controles voor sluiten en archiveren van dossiers

SharePoint biedt standaard alleen een handmatige actie om verzending naar de afgiftebibliotheek in het recordcenter te verzorgen.

Vanuit de afgiftebibliotheek is verdere afhandeling geborgd.

Als een archiveringsprocedure bepaalt dat sluiten van dossiers wordt getriggerd door een status, besluit of andere actie of gebeurtenis, dan kan automatische archivering worden verzorgd door een werkstroom (te bouwen in SharePoint Designer of bijvoorbeeld Nintex). Op dezelfde wijze kan ook een kwaliteitscontrole of goedkeuring worden toegevoegd.

Oplossingen voor zaakgericht werken/archiveren hebben dergelijke werkstromen ook wel tot onderdeel van hun product gemaakt.

10-04-2023eric burger document management

Goedkeuring voor verwijderen van dossiers

Regel (goedkeuring voor) verwijdering

Aan de standaard audit rapportages is inmiddels een rapport van de vervallen items toegevoegd, zodat een overzicht van documenten en dossiers kan worden gemaakt die moeten worden verwijderd, of automatisch al waren verwijderd.

Maar het  voorleggen van vervallen dossiers aan een proceseigenaar is een procedure die in een werkstroom moet geregeld, tenzij het handmatig via mail wordt aangeboden.

Ook in verwijdering van een selectie op basis van vernietigingsdatum is niet standaard voorzien. Ook deze taken komen in verschillende oplossingen voor zaakgericht werken/archiveren terug.

10-04-2023eric burger document management

Wacht niet tot je in productie bent!

Wacht niet tot je in productie bent met nadenken over archiveren!

Het automatiseren van archiveringshandelingen is bedoeld om efficiencywinst te behalen op administratieve handelingen. Dan wil je niet achteraf handmatig moeten corrigeren.

Bovendien zijn inhoudstypen voor documenten en documentsets voor dossiers, zoals veel functionaliteiten in SharePoint, hiërarchisch geordend en kan je handig gebruik maken van overerving van metadata en andere functionaliteiten.

Een functioneel ontwerp met aandacht voor archivering is dan zo gek nog niet!

10-04-2023eric burger document management

Meer SharePoint recordsmanagement?

http://www.ericburger.nl/site/blog/

Eric Burger - eric burger document management

Spiekerdijk 6

7121KX Aalten

The Netherlands

E-mail: eric-at-ericburger.nl

00(31)-6-10 88 87 35