Sessie 18 - ppt goochelen met je tijd

VVJ Vormingsdriedaagse | Timemanagement7 maart 2012 1I I I

Steunpunt Jeugd vzw

Arenbergstraat 1D I 1000 Brussel

T 02 551 13 50 I F 02 551 13 [email protected] I www.steunpuntjeugd.be

Timemanagement

VVJ vormingsdriedaagse

7 maart 2012

l l slidel 7 maart 2012

Inhoud

1 Wat is timemanagement?

2 Zelfreflectie – tijdrovers

3 De principes van timemanagement

4 Op zoek naar doelstellingen…

VVJ Vormingsdriedaagse | Timemanagement 2

l l slidel


Timemanagement ∼ zelfmanagement

7 maart 2012

IkMijn

gezin

Mijn vrije tijd

Mijn werk



l l slidel


Mijn werk ~ mijn vrije tijd

• Verwachtingen van vrijwilligers ten aanzien van beroepskrachten

• Beroepskrachten die ook nog vrijwilliger zijn

7 maart 2012 VVJ Vormingsdriedaagse | Timemanagement 4

l l slidel


Timemanagement is…

• …de goede dingen goed doen.

• …de beschikbare tijd beter beheersen zodat de beoogde doelen op een efficiënte en effectieve manier worden behaald, zelfs als er onvoorziene omstandigheden optreden.

• …het zo efficiënt mogelijk omgaan met de beschikbare tijd.

• Maar!

Niet de tijd is kostbaar. Jij bent het!


l l slidel


Doel van timemanagement

7 maart 2012

Stap 1. Bewustwording

Stap 2. Aanpakbepaling

• Op organisatieniveau

• Op individueel niveau

Stap 3. Houding



l l slidel

Effectiviteit = wat?

• Wat moet ik doen?

• Wat wordt er als resultaat verwacht?

• Doe ik wat ik moet doen?

• Doe ik taken die ik niet moet doen?

↓

= inhoudelijk

‘Gezond kritische houding’

7 maart 2012


Efficiëntie = hoe?

• Hoe kan ik dat het beste aanpakken?

• Verspil ik tijd?

• Kan het eenvoudiger?

• Kan iemand anders het beter en sneller?

↓

= organisatorisch

En waarom?


l l slidel


Oefening

Hoe ziet voor jou een perfecte werkdag eruit?

Wanneer is jouw werkdag geslaagd?


l l slidel


4 criteria die bijdragen aan het gevoel van een ‘perfecte’ werkdag

1. Controle

2. Resultaat

3. Uitdaging

4. Waardering



l l slidel


Het Carlson-principe

‘Elke ongewilde onderbroken taak is minder doeltreffend en vraagt veel meer tijd dan wanneer er onafgebroken gewerkt wordt.’

(professor Carlson)

• Rust versus beschikbaarheid

• Dringend versus prioritair

• Zij versus ik


l l slidel

2 Zelfreflectie – tijdrovers

Oefening

Vul oefenblad 1 in


l l slidel

3 De basisprincipes van time-management

1 Doelstellingen bepalen

2 Taken bepalen

3 Prioriteiten bepalen

4 Planning opmaken

5 Werkprocedures

6 Werkomgeving



l l slidel


1 Doelstellingen bepalen

• Uit de beleidsnota

• Strategische doelstellingen (SMARTIE)

• Operationele doelstellingen (SMART)

• Acties

= waarom & wat?

↓

• Vertaling

• (Op teamniveau)

• Op individueel niveau


l l slidel


2 Taken bepalen

• In functie van de doelstellingen = hoe?

• Takenoverzicht omvat alles:

• Vergaderingen (+ voorbereiding & opvolging)

• Telefoontjes

• To do’s

• Administratieve taken

• Evaluatie

• Hoeveel tijd heb ik waarvoor?

• Is rationalisatie mogelijk?

• Bereik ik met die taken de doelstelling?


l l slidel



7 maart 2012

Belangrijk

ja neen

Dringend

ja DO! DELEGEER!

neen PLAN! DUMP!



l l slidel


Vul in groepjes van 3 à 4

oefenblad 3 in

Welke criteria gebruik je om bepaalde prioriteiten te stellen?

7 maart 2012



l l slidel


4 Planning opmaken

• Plannen = de verschillende acties op elkaar afstemmen in functie van de doelstelling.

• Basisinstrumenten:

• Agenda

• To do-lijstje

• Tijdsregistratie


l l slidel


4 Planning opmaken

Dagindeling

7 maart 2012

8u 10u 12u 14u 16u 18u 20u

A-taak

C-taak

B-taak



l l slidel


5 Werkprocedures

• Evalueer geregeld de bestaande procedures

• Efficiëntere procedures = tijdswinst

• Betere alternatieven: maak er tijd voor, durf creatief zijn, stel jezelf in vraag

↓

Organisatieafspraken & zelforganisatie


l l slidel


6 Werkomgeving

• Kritisch kijken naar je werkomgeving:

• Opstelling bureau, tafels, kasten, lampen…

• Gebruik van printers en dergelijke

• Mijn bureau

• Post its

• Clean desk?

• De lopende zaken

• Computer

• Bureaublad

• Mappenstructuur

• Mails


l l slidel


Belangrijk aandachtspunt

COMMUNICATIE!

• Babbel met andere over je timemanagement

• Waarom doe je dat? Welk effect beoog je?

• Vertaling naar verschillende belanghebbenden

• Wees assertief

• Niet agressief, maar wel opkomen voor je tijd

• Uitleggen waarom je iets niet doet

• Communiceer eerbied

• Voor je eigen tijd (= vraagzijde)

• Voor de tijd van anderen (= aanbodzijde)



l l slidel

4 Op zoek naar doelstellingen…

Oefening

Vul oefenblad 2 in


l l slidel

Meer informatie?

Enkele literatuursuggesties• Allen, D. (2001). Getting Things Done: The Art of Stress-Free

Productivity. Penguin Books.

• Aslander, M., Meeuwsen, F., Oosterkamp, T., & Roemen, S. (2008). 100 Lifehackingstips om prettiger en efficiënter te werken. Culemborg: Van Duuren Management.

• Oosterkamp, T. (2008). Elke dag je hoofd en inbox leeg. Hoe je snel en efficiënt je e-mail verwerkt in Microsoft Outlook. Meereffect.

• Van Dijk, B. (2007). TeamTimeManagement. Of waarom je timemanagement niet alleen kunt doen. Zaltbommel: Uitgeverij Thema.


l l slidel 7 maart 2012

Bedankt voor je aandacht!

Voor vragen, meer informatie, opmerkingen:

Farid Meziani, Gijs Ieven,Han Van Noten of Hilde Langeraert

T 02 551 13 50

[email protected]@steunupuntjeugd.be

[email protected] [email protected]

www.steunpuntjeugd.be


Sessie 18 - ppt goochelen met je tijd

Documents

Transcript of Sessie 18 - ppt goochelen met je tijd