“Prettig geregeld”

Subsidies als instrument voor het jeugd(werk)beleid

18 juni 2009

Een subsidiereglement is…

• Een juridische tekst

• De vertaling van beleidskeuzes

• Een belangrijk instrument voor het jeugdbeleid

• Een communicatiemiddel

Betrokkenen in de gemeente• De gemeenteraad:

– Keurt reglementen goed– Keurt begrotingen goed: middelen nodig om reglement uit te voeren

• Het college: – Past het reglement toe– Beslist dus wie hoeveel toelagen krijgt, op basis van het reglement.

• De jeugdraad:– Adviseert (verplicht) over de opmaak en aanpassing van subsidiereglementen die

voortvloeien uit het JBP– Kan het college adviseren over de toepassing (bv. wie is jeugdwerk, is het een goed

project,…).

• Een adviescommissie:– Kan ook een mogelijkheid bieden om subjectieve beoordeling te doen. Best

onafhankelijke experts, soms ook een deel van de jeugdraad.

Law & order

• Het cultuurpact• De wet op de controle van toelagen• Decreet op het lokaal jeugdbeleid• Wet op de overheidsopdrachten• Gemeentebegroting

De opbouw van een subsidiereglement

• Vier grote luiken

– Waarover gaat het?– Corpus: inhoudelijke bepaling

• Indien kaderreglement: specifiek per soort toelage specifiëren• gezamenlijke bepalingen vooraan/achteraan

– Procedures– Slotbepalingen:

• Inwerkingtreding• Overgangsmaatregelen• Besteding overschotten

Een overeenkomstMeerdere aanvragers gelijk te behandelen -> reglementUitzonderlijk of uniek initiatief -> aanpak op maat:

• Toelage vastleggen in een subsidie-overeenkomst: beide partijen komen overeen:– Gemeente verbindt zich tot toelage, betalen huur,… – Ontvanger verbindt zich tot… (min. verantwoording toelage)– Uiteraard ook opnemen in de begroting

• Voordeel: maatwerk, sturing door gemeente, meer rechtszekerheid voor de begunstigde.

• Best in overeenkomst bepalen of initiatief nog gebruik kan maken van andere toelagen.

• Bijvoorbeeld: festival, jeugdhuis,…

• Zie doordenkers/tipgevers “De overeenkomst of het convenant”.

Structureel of projectmatig?• Structureel: duurzame (jaarlijks wederkerende) ondersteuning voor een

duurzaam initiatief.

• Projectmatig: tijdelijke, buitengewone of vernieuwende projecten. – Project = duidelijk afgebakend in de tijd.– Projectsubsidie: doorgaans voor max. 3 opeenvolgende jaren. Valkuil: moet

een project altijd vernieuwend zijn?– Projectsubsidies: gericht op output (het ‘product’ of ‘resultaat’ dat het project

beoogt of bereikt).

WIE en/of WAT reglementen?• Onthouden: een reglement is altijd een MIDDEL om een DOEL te

bereiken!

• Afbakening van het doel: cruciale vragen!– WIE wil je ondersteunen?– WAT wil je ondersteunen?

• Wat geeft de doorslag: WIE of WAT of beide?– Bijvoorbeeld:

• Werkingstoelagen: WIE-vraag primeert (je wil jeugdwerkinitiatieven ondersteunen)

• Projectsubsidies: WAT-vraag primeert (je wil plezante projecten voor jeugd uit de gemeente ondersteunen)

• Kamptoelagen: WIE en WAT primeert (je wil kampen van jeugdwerkinitiatieven ondersteunen)

– Van belang voor criteria in reglement: bijvoorbeeld projectreglement niet beperken tot jeugdwerk...

Input of output?Je kunt zowel input als output subsidiëren.

• INPUT: het subsidiebedrag hangt af van hetgeen de begunstigde investeert (doorgaans zijn kosten)– Bv. investeringssubsidies dekken doorgaans kosten.

• OUTPUT: het subsidiebedrag hangt af van hetgeen de begunstigde presteert (doorgaans activiteiten)

• Opgelet voor ‘verliessubsidies’ waarbij je het geleden verlies terugbetaalt:– Zet aan tot fraude of verspilling in plaats van zuinig beheer– Is vanuit beleid niet relevant: je wil een activiteit of initiatief steunen... Je kunt

uiteraard wel een financieel verslag vragen.– Vaak spelen externe factoren een rol (het weer bvb.) en dat zegt niets over de

inspanningen van de organisator.

Kaderreglement of apart?• Kaderreglement: één reglement waarin doorgaans meerdere subsidies

geregeld worden – Zinvol wanneer meerdere reglementen veel zaken gemeenschappelijk hebben

(bv. alle subsidies voor erkende jeugdwerkinitiatieven)

• Apart reglement: één reglement per soort subsidie. Eventueel kan een apart reglement erkenningsvoorwaarden opleggen waarnaar in de verschillende reglementen wordt verwezen.

• Beide systemen hebben voor- en nadelen.

• Zegt niets over kredieten: verschillende kredieten kunnen bij één kaderreglement horen.

Dubbele of aanvullende subsidie?• Een initiatief dat bij meerdere overheden subsidie krijgt, hoeft niet

noodzakelijk dubbele subsidiëring te zijn.– Bv. provinciale subsidies jeugdhuizen met regionale uitstraling betoelaagt

specifiek aspect van werking.– Wel te voorkomen: dubbele subsidiëring – twee keer voor zelfde prestatie. Bv.

projecttoelage voor een structureel gesubsidieerd initiatief?

• Soms is overleg tussen overheden aangewezen– Bv. kadervormingstoelage: obv. persoon of jeugdwerkinitiatief?– Risico op dubbele subsidiëring of uit de mand vallen…

Indeling van reglement• Deel je reglement op in artikels en paragrafen

Dat is duidelijker. Dat is uiteraard gebruikelijk maar maakt ook verwijzingen in besluiten edm. handig. Een wettekst wordt doorgaans als volgt opgedeeld (wordt al eens door mekaar gebruikt):

• Titel– Hoofdstuk (bij wijze van ondertitel niveau 1)• Afdeling (bij wijze van ondertitel niveau 2)

– Artikel» Paragraaf

Erkenning• Maak een apart luik dat bepaalt welke initiatieven worden erkend als lokaal (of

regionaal) jeugdwerkinitiatief.Dan kan je je in het subsidiereglement voor jeugdwerk beperken tot ‘erkende jeugdwerkinitiatieven’.

• Structurele initiatieven hoeven niet elk jaar opnieuw een erkenningsdossier indienen. Goed idee: denk aan een update van dat dossier (niet alle gegevens opnieuw, wel actualiseren) of aan een erkenning die geldig is voor langere duur (bvb. looptijd van het jbp).

• Erkenningsvoorwaarden zijn enkel interessant en relevant voor structurele toelagen voor structurele initiatieven of organisaties. Voor eerder projectmatige toelagen (waar de ‘WAT’-vraag belangrijker is), zijn deze erkenningsvoorwaarden vaak een drempel die de effectiviteit van het reglement in de weg staat.

Toelatingsvoorwaarden• Regionale of intergemeentelijke initiatieven vallen vaak uit de boot. Voorzie een

nadrukkelijke plaats voor hen. Bepalingen als: “het merendeel van de leden (of van de activiteiten) zijn van (of vinden plaats binnen) onze gemeente” zijn nefast voor dergelijke initiatieven.

• Durf ruimer denken dan erkend jeugdwerk Heel wat waardevolle initiatieven zijn geen gangbare werkvorm van jeugdwerk. Hou rekening met welke toelatingsvoorwaarden je oplegt voor welk reglement. Bv. door jeugdprojecten te subsidiëren via het reglement voor erkende jeugdwerkinitiatieven, krijgen andere initiatiefnemers geen toegang.

• Maak onderscheid tussen werkvormen als dat onderscheid relevant is voor de hoogte van de subsidie en de verdelingscriteria.

Omtrent voorwaarden• Beperk voorwaarden tot de noodzakelijke

Een subsidiereglement heeft niet als hoofdbedoeling om inhoudelijk te sturen (normeren). Sommige gemeenten proberen dat toch. Dat is oneigenlijk gebruik van een subsidiereglement.

Bv. specifieke en omvangrijke eisen over inhoudelijke werking (openingsuren) of aard van de activiteiten

Bv. overdrijf niet met noodzakelijke vergunningen en polissen: waarom een ongevallenpolis voor de leden eisen als die niet wettelijk verplicht is?

Omtrent voorwaarden• Aangewezen voorwaarden

Voor grotere toelagen zoals bouwtoelagen is het gebruikelijk te vereisen dat de begunstigde een rechtspersoon (doorgaans vzw) is. Uit voorzorgsprincipe is het ook gebruikelijk een aantal wettelijk verplichte zaken te vereisen voor zover die gelinkt zijn aan de aard van de toelage:– Een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid tav derden voor initiatieven en

organisatoren allerhande– Het voorleggen van een keuringsverslag van de brandweer voor toelagen voor

jeugdlokalen.

Omtrent verdeelsleutels of criteria

• Schakel valse verdeelsleutels uit

• Vermijd te complexe verdeelsleutels en puntensystemen

• Verkies outputgerichte criteria boven een kosten- of verliessubsidie

Omtrent kredieten

• Gebruik nooit budgetten in een reglement, die horen thuis in de gemeentebegroting.

• Zorg dat je begroting duidelijk ingedeeld is zodat je beleidsmatig kunt sturen.

• Voorzie een bestemming voor overschotten in het reglement

• Spring soepel om met kredieten of voorzie een spreidingsmechanisme voor reglementen waarvoor het aantal aanvragen moeilijk te voorspellen is.

• Kredieten voor toelagen voor kleine investeringen horen eigenlijk thuis in de buitengewone begroting.

Omtrent de uitbetaling• Het decreet lokaal jeugdbeleid verplicht de gemeente tot een

vlotte en tijdige uitbetaling van de subsidies.

• Voorzie in je reglement duidelijke informatie over het moment waarop subsidies worden uitgekeerd.

• Voorzie duidelijkheid over de hoogte van het subsidiebedrag dat men mag verwachten. (wanneer mogelijk)

• Voorzie voor grote toelagen of voor organisaties met een beperkte financiële draagkracht de uitbetaling van voorschotten.

• Er is geen link tussen de uitbetalingstermijn van toelagen en de ontvangst van trekkingsrechten voor het JBP.

Omtrent controle• De wet verplicht een controle op de aanwending van

toelagen.

• Het is niet werkbaar om controle rigoureus toe te passen.

• Beperk bewijsstukken tot een minimum.

Omtrent de structuur

• Consideransen horen thuis in een raadsbesluit.

• Wanneer een reglement wordt gewijzigd, communiceer dan steeds de gecoördineerde versie.

Nog enkele ideeën tot slot• Forfaitaire basissubsidie naast variabele werkingssubsidie: minder schommelingen• Startsubsidie (bv. Kasterlee)• Alarmbelprocedure bij laattijdige of geen aanvraag of niet meer voldoen (bv.

Duffel)• Investeringstoelagen: alternatief voor facturen kan zijn dat gepresteerde

werkuren als criterium wordt gebruikt. Dat laat de begunstigde vrij om al dan niet met eigen mensen deze werken uit te voeren. In dit geval kan bvb. de technische dienst een schatting maken van het aantal werkuren, als basis voor de toelage.

• Culturele manifestaties (verschil met projecttoelagen: projecten vaak bedoeld als vernieuwende of max. 3 keer, terwijl dat pervers is voor manifestaties)

• Bundelen van administratie in één dossier: bv. Kasterlee