Communiceren vanuit de sneltrein

Hoe kun je communicatiemiddelen inzetten om de

organisatie tijdig bewust te maken van de

verandering die Epic teweeg brengt?

Jesse Sprokholt en Hanneke Mesu

PHASE 5 PHASE 6PHASE 3 PHASE 4PHASE 2PHASE 0 PHASE 1

Education, Analysis & Design Adoption & Transformation Implementation

Project Definition & Direction Setting

Discovery & Project Scope

Validation

System Build & End-User Adoption

Testing, Training, & Go-Live

Post-Live Support & Optimization

Rollouts & Upgrades

Implementatie Overview

april 2012 mei – juli augustus - december

januari-maart 2013

april -oktober november – januari 2014

continue

• Contract 16 april • Bemensing projectteam

• Training en certificering projectteams • Scope • PID

• Validatiesessies 1 28, 29, 30 augustus • Validatiesessies 2 9,10,11 oktober • Validatiesessies 3 6,7,8 november • Specialisme Analyse Sessies (SAS) •Broomweeks 4, 5 18 en 19 december

• Start Readiness programma • Specialisme Analyse Sessie 3, 4 (SAS) • Inrichten Epic • Workflow Walk Through Maart

• Unit testen • Integratietesten •Training super users september • Training eindgebruikers September –oktober

• Go-Live 27 oktober 2013

• Ondersteuning op werkvloer • Optimalisatie

• Optimalisatie

Education, Analysis & Design Adoption & Transformation Implementation

Project Definition & Direction Setting

Discovery & Project Scope

Validation

System Build & End-User Adoption

Testing, Training, & Go-Live

Post-Live Support & Optimization

Rollouts & Upgrades

Interactie intensiteit

•Enthousiasmeren • Betrokkenheid verhogen

•Informeren en steunen

•Leiderschap aanspreken

•Iedereen maakt kennis

•Verwachtingen managen

•Herpakken

Laag

Midden

Hoog

= intensiteit programma = intensiteit communicatie

• Project initiëren en afbakenen • Team samenstellen • Medewerkers certificeren

• Site visits eerste interactie met de afdelingen

• Kennis van de aanpak ligt bij leverancier en wordt gefragmenteerd gedeeld

• De informatiebehoefte vanuit de organisatie is groot • Net als het ongeloof dat jij het niet weet

Enthousiast van start

Tips voor starters

• Proof of Concept voor publiek • Zorg voor een goede basis, hou het simpel

• Intranet, nieuwsbrief, ervariumsessie • Ben transparant

• Maak jezelf belangrijk. Zorg dat iedereen weet dat dit de allergrootste verandering is die de organisatie ooit heeft meegemaakt

• Laat dit door de RvB uitdragen, bijvoorbeeld in de nieuwjaarstoespraak

Betrokken valideren • Veel demo’s van een klein stukje Epic • Stemmen • Transparant delen van resultaten op intranet

• Eerste bewustwording van komende veranderingen • Orderen staat centraal in Epic • Arts moet veel aan de knoppen

• Veel aanpassingen in de werkwijze

Tips tijdens validatie

• Zorg dat intranet op orde is • Zorg dat de organisatie rondom intranet op orde is • Accepteer de vormgeving en werkwijze van Epic.

Red Red Red

Yellow Yellow Yellow

Green Green Green

Blue Blue Blue

N/A N/A N/A

Total Assessed Total Total

120 Day Counts 90 Day Counts 60 Day Counts

120 Day GLRA 90 Day GLRA 60 Day GLRA

639

79

267

183

134

7

670

72

277

164

110

16

684

50

215

197

212

10

11%

43%26%

17%

3%

Red Yellow Green Blue N/A

12%

40%27%

20%

1%

Red Yellow Green Blue N/A

7%

31%

29%

31%

2%

Red Yellow Green Blue N/A

• Introverte lange projectfase

• Veel inhoudelijk contact met ervaringsdeskundige • Workflow Walkthrough en roadshow met demo

Verwachtingsvol inrichten en testen

Tijd voor iets leuks

• Maak de harde processen wat zachter, kom met iets leuks • Nodig gebruikers van andere Epic ziekenhuizen uit • Gebruik deze periode om de trainingsfase en Go live voor te bereiden

• Go Live Readiness Assesment (GLRA) 120-90-60-30 • Maandelijkse Readiness bijeenkomsten • Readiness teams per afdeling afdeling • Beroep op leiderschap (door RvB)

• Verwachtingsmanagement

Readiness en transparantie

Een verandertraject met keiharde deadlines

• 9000 deelnemers, 20 lokalen en 8 weken • Iedereen aan de knoppen, zeer extraverte periode • Heldere communicatie over het inschrijfproces, wie wordt waar en

wanneer getraind

• Trainingsmateriaal, Quick start guides, tipsheets, e-learnings • Oefenomgeving • Technical Dress Rehearsal en de End User Dress Rehearsal

Kennismaken tijdens training

Tips voor bij de trainingen

• Zorg voor een goede trainingslocatie, ook dit is een communicatiemiddel • Reserveer tijd voor verwachtingsmanagement en detailvragen: parkeren,

catering, en zoek desgewenst een kolfruimte • Investeer in contact met de buurt

• Als het nu niet leeft in de organisatie dan ben je te laat!

Adrenaline tijdens Go live

• Zeer dynamische periode waar veel energie van uitgaat • 24/7 een commandocentrum door Radboudumc en Epic • Overdrachtsmomenten voor floorsupport van buitenaf • Dagelijkse superuser bijeenkomsten

• Korte lijntjes met calamiteitenorganisatie en Raad van Bestuur • Strakke communicatielijnen, communicatie over issues en oplossingen • Tipsheets

• Goede registratie van vragen, foutjes in het systeem

Tips bij Go live

• Er is niets belangrijker dan de Go Live, voor niemand in de organisatie • Snelle en flexibele berichtgeving op homepage intranet

• sfeerimpressie via dagelijkse journaal • berichten op homepage intranet

• Vergeet patiënten en verwijzers niet, voor hen verandert er weinig maar ze moeten zich in deze hectiek veilig blijven voelen

• Doorloop het calamiteitenplan en zorg dat alle telefoonnummers

gecontroleerd zijn • Hou je aan het schema, blijf niet langer. Daarvoor betaal je later de prijs

Herpakken bij nazorg en optimalisatie

• Heb oog voor het welbevinden van het team en zorg dat ze hun enthousiasme terugkrijgen

• Betrek de organisatie bij het maken van keuzes • Wat is een fout, wat is een wens, wat heeft prioriteit

• Echte aanpassingen pas na drie maanden • Men is in het begin zeker niet tevreden met het systeem • Rouwcurve…duurt een jaar

Tips Nazorg en optimalisatie

• Benoem issues, maak prioritering duidelijk en laat voortgang zien • Verwachtingsmanagement belangrijker dan ooit • Vervolgtrainingen • Probeer de tipsheets (>300) zo te ordenen dat ze gevonden worden

Vragen?