Presentatie Schokkaert

ScopeArchiv en LIAS

Luc Schokkaert (LIAS)Hoe kies/koos ik software voor het beschrijven van mijn archieven?Studiedag van de werkgroep Automatisering van de sectie Archief en Hedendaags DocumentbeheerLeuven, vrijdag 25 april 2008

Inleiding

• “Hoe kies ik software voor het beschrijven van archieven?”– geen handleiding– parcours van LIAS

• Leuvens Integraal Archiveringssysteem• Archiefpartners: Universiteitsarchief K.U.Leuven en KADOC

– uitwisselen van ervaringen

• Beschrijving van de verschillende stappen in de softwareselectie van het LIAS-consortium– overwegingen– uiteindelijke beslissing binnen LIAS

INHOUD

1. Vastleggen van enkele basisopties2. Creatie projectstructuur3. Eigenlijke softwareselectie

• 3.0. Zoektocht naar één product• 3.1. Long list• 3.2. Functionele en technische vereisten• 3.3. Short list• 3.4. Studiebezoeken• 3.5. Evaluatiecriteria• 3.6. Offerte en formele aanbesteding• 3.7. Beslissing

4. Pilootfase5. Configuratie LIAS6. Conclusie

1. Basisopties

1. Basisopties• Voorafgaand aan de softwareselectie zijn een

aantal belangrijke keuzes te maken– 1.1. Doelstellingen en focus van het project– 1.2. Voorstudie en begrippenkader– 1.3. Gebruik van standaarden– 1.4. Eigen softwareontwikkeling of bestaande

software?– 1.5. Context waarbinnen we de software gaan

beheren?– 1.6. Incorporatie van bestaande geautomatiseerde

werkinstrumenten

1.1. Doelstellingen

1.1. Doelstellingen en focus van het projectOverwegingen• Voor welke problemen moet het project een oplossing

zoeken?Wat moet er allemaal in ons project steken?– Voldoende om aan de huidige noden van het archief tegemoet te

komen– Toekomstgericht: inpikkend op te voorziene en zich aandienende

noden en verwachtingen– Niet te veel om het project beheersbaar te houden

1.1. Doelstellingen

LIAS• Doel van het project is de creatie en exploitatie van een

digitaal depot annex beschrijvingssysteem.– Het systeem zorgt voor de duurzame en beveiligde bewaring

van digitale objecten, waarbij de authenticiteit, integriteit en uniciteit worden gegarandeerd en de onderlinge samenhang en structuur worden gevrijwaard.

– Het systeem zorgt voor een geïntegreerde ontsluiting waarbij in het systeem opgeslagen digitale objecten en beschrijvingen van niet-digitale archiefbestanddelen naargelang het type worden beschreven volgens de geldende internationale standaarden voor beschrijving, opslag en preservatie. Alle objecten kunnen worden beschreven en getoond binnen hun context.

1.1. Doelstellingen

LIAS• Bij de start heel sterk gedacht vanuit het probleem van

de digitale opslag, van waaruit probleem beschrijving zich onmiddellijk stelde

• Niet louter gekozen voor studiewerk, maar voor bruikbare implementatie– gebruik maken van studiewerk dat op nationaal en internationaal

vlak werd gevoerd– grote vraag naar een werkbaar systeem dat diverse noden moet

opvangen

1.1. Doelstellingen

LIAS

Tweeledig:• Geautomatiseerd beschrijven van archiefbestanden en

-bestanddelen– niet-digitaal, digitaal en hybride– hiërarchie en context (incl. authority controle)– internationale standaarden

• Preserveren van digitale objecten– acuut wordende problematiek

• vraag naar gedigitaliseerde archieven (“virtuele leeszaal”)• digital born material

– authentiek, permanent en beveiligd bewaren– internationale standaarden

1.2. Voorstudie en begrippenkader

1.2. Voorstudie en begrippenkaderOverwegingen• Hoeveel tijd besteden we aan de voorstudie?• Inclusief het zich eigen maken van een

begrippenapparaat?

1.2. Voorstudie en begrippenkader

LIAS• Voorstudie

– Voldoende tijd voorzien, nodig om vat te krijgen op de materie en met de juiste vragen naar de markt te kunnen stappen

– Vanaf 2002 werden er overlegvergaderingen georganiseerd; in 2004-2005 kwam de voorstudie op kruissnelheid

– Lange periode heeft veel te maken met de complexiteit van de materie, het beperkte vrijgesteld personeel en het delicate overleg tussen partners

• Nood aan een gezamenlijk begrippenkader in een gemengde werkgroep die meestal bestaat uit archivarissen en informatici

1.3. Standaarden

1.3. Gebruik van standaardenOverwegingen• In welke mate houden we ons aan internationale

standaarden of baseren we ons op eigen ervaringen?

1.3. Standaarden

LIAS• Voor de interoperabiliteit tussen diverse producten is

vereist dat de internationale standaarden worden gevolgd

• De softwareselectie is verlopen binnen het kader van deze standaarden; standaarden werden als premisse geformuleerd

• De standaarden zorgen ook voor het noodzakelijke begrippenkader

1.3. Standaarden

LIAS

• OAIS-standaard: – interessant denkkader– diverse aspecten archiveringsproces– begrippenkader

1.3. Standaarden

• OAIS = “An archive, consisting of an organization of people and systems, that has accepted the responsibility to preserve information and make it available for a designated community”

• Standaard beschrijft functionele processen bij archiefbeheer (ingest – preservation – storage - data management – administration – access)

• Standaard analyseert een informatieobjectHoe moet een digitaal object worden getransformeerd om het voor de lange termijn te bewaren?

• Geen implementatierichtlijnen

1.3. Standaarden

LIAS• Andere standaarden:

– ISAD(G) – EAD (archiefbeschrijving)– ISAAR(CPF) – EAC (authority records)– Premis (Preservation Metadata Implementation Strategies)– METS (Metadata Encoding and Transmission Standard)

1.4. Softwareontwikkeling

1.4. SoftwareontwikkelingOverwegingen• Kiezen we voor eigen ontwikkeling?

– grote personeelsinzet en investering voor programmering én onderhoud

– volledige controle over het pakket en de latere ontwikkelingen

• Kiezen we voor commerciële software?– beperkte aanpasbaarheid– quasi onmiddellijk inzetbaar

• Kiezen we voor open source software?– gratis– gedragen door community van gelijkgezinden– beperkte beschikbaarheid specifieke software

1.4. Softwareontwikkeling

LIAS• Voorstudie naar bestaande pakketten > er bleek heel wat

commerciële software voorhanden– volledige pakketten– componenten voor een modulair te bouwen systeem

• Open source?– believers en non believers?– voor specifieke probleem geen open source sofware voorhanden

(ondertussen wel initiatieven Archivists’ toolkit en ICA-ATOM)

• Optie = bestaande commerciële software, indien voldoende kwaliteits- en duurzaamheidsgarantie

1.5. Context

1.5. ContextOverwegingen• Kiezen we voor software alleen voor onze eigen

instelling?– relatief kort implementatietraject– grote controle over de inhoudelijke aspecten

• Kiezen we voor een samenwerkingsverband?– grotere financiële mogelijkheden– gedeelde en grotere expertise– ruimere inzetbaarheid van het product

1.5. Context

LIAS• Samenwerkingsverband LIAS (Leuvens Integraal

Archiveringssysteem)– verkennende contacten binnen het archiefveld– opzet initiële samenwerking binnen de K.U.Leuven: oprichting

samenwerkingsverband met stuurgroep• Algemeen Beheer K.U.Leuven• LIBIS (systeemopzet en onderhoud)• LUDIT (hardware en onderhoud) • Universiteitsbibliotheek • Faculteit Theologie / bibliotheek• Universiteitsarchief (content en know how)• KADOC (content en know how)

1.5. Context

LIAS• Samenwerkingsverband stelt zich tot doel:

– een systeem te kiezen, te configureren en te implementeren– het systeem in een eerste fase uit te rollen aan de K.U.Leuven– het systeem in een tweede fase binnen een LIBIS/LIAS-net

context (naar analogie met het bibliotheeksysteem) aan te bieden aan geïnteresseerde externe partners

– LIBIS zal in deze optreden als service provider• Software, hardware

• Services

• Maintenance en upgrades

• Opleiding

1.6. Bestaande werkinstrumentenOverwegingen• Tabula rasa van al het bestaande en creatie van een

volledig nieuw werkinstrument?• Of gebruik maken van reeds bestaande

geautomatiseerde werkinstrumenten binnen de archiefinstelling?

1.6. Bestaande werkinstrumenten

LIAS• ODIS

– Webdatabase met gegevens over de intermediaire structuren in Vlaanderen (personen, organisaties, publicaties, archieven, verkiezingsresultaten)

– Samenwerkingsverband ADVN, AMSAB-ISG, KADOC, Liberaal Archief

– Functies:• Encyclopedie

• Bronnenrepertorium

• Analyse-instrument

• Authority database

• Wordt ingezet als authority database voor het product

1.6. Bestaande werkinstrumenten

INHOUD




2. Creatie projectstructuur

2. Creatie projectstructuurOverwegingen• Hoe zetten we het project op? Welke structuur?• Hoe brengen we archivarissen en informatici samen?

Wie weegt door in de keuze?• Hoe communiceren we binnen het project?• Zetten we een pilootproject op en welk is de termijn en

de focus?• Welk is de budgettaire ruimte?


LIAS• Duidelijke projectstructuur met vertegenwoordiging van

de diverse partners– Stuurgroep

• Samenstelling: vertegenwoordigers van de diverse partnerinstellingen

– Inhoudelijke partners

– Technische partners

– Investeerders

• Stuurgroep bekrachtigt beleidsbeslissingen op basis van werknota’s voorbereid door een technische werkgroep


LIAS– Technische werkgroep

• Samenstelling:

– Functioneel: archivarissen van de deelnemende archiefinstellingen i.c. Universiteitsarchief K.U.Leuven (Marc Nelissen) en KADOC (Friedo Kwanten)

– Technisch: informatici van de partnerinstellingen i.c. LUDIT, LIBIS en KADOC

– Projectcoördinatoren: Dirk Kinnaes en Luc Schokkaert

• Technische werkgroep bestudeert en creëert werknota’s• Zoektocht naar een evenwicht en permanente dialoog tussen archivarissen en

informatici

– Archivarissen bepalen processen: noodzaak archivarissen voldoende vrij te stellen binnen reguliere werk

– Informatici vertalen ze naar een softwarepakket


LIAS• Communicatie binnen het project via projectwebsite• Pilootproject:

– vastgelegd voor 2006-2007, met een jaar verlengd– twee archiefinstellingen– volledige oplossing met beperkt aantal maar diverse documenten


LIAS• Budget?

– K.U.Leuven• veel begrip voor de reële nood aan een oplossing voor de

beschrijving en opslag van digitale objecten

• grote belangstelling

– Werkgroep kon vrij diverse opties onderzoeken, zonder a priori met een financiële grens te moeten rekening houden

– Financiële haalbaarheid• permanent aandachtspunt op de stuurgroep

• één van de selectiecriteria bij de eigenlijke offerte

INHOUD




3. Eigenlijke softwareselectie

3. Eigenlijke softwareselectie

• Doelstellingen vastgelegd• Belangrijke basisopties genomen• Projectstructuur vastgelegd= noodzakelijke voorwaarden om aan de eigenlijke

softwareselectie te beginnen

• Gevolgde stappen door het LIAS-consortium

INHOUD




3.0. Eén product

0. Zoektocht naar één product• Werkwijze

– Vergelijkende studie van verschillende softwareproducten met volgende functies:

• Beschrijving van archieven• Geïntegreerd digitaal depot• Koppeling met authority database

3.0. Eén product

• Werkwijze– Softwareproducten ontvingen een document met vereisten,

gefocust op OAIS en ISAD(G), met de vraag dit document te gebruiken als leidraad voor hun demo

3.0. Eén product

• Werkwijze– Demo’s van

• Adlib• ScopeArchiv• Calm for Archives• DigiTool• dSpace

3.0. Eén product

• Conclusie– Geen enkel product krijgt een voldoende op alle vlakken

Markt archiefbeschrijvingsproducten en digital asset management systemen is niet op elkaar afgestemd

• Of het zijn archiefbeschrijvingsproducten zonder veel functionaliteit voor een digital repository

• Of het zijn digital asset management systemen zonder archieffunctionaliteit

– De leverancier van DigiTool wil zich engageren om de vereisten te verzoenen

3.0. Eén product

• Digitool– DigiTool: Digital Asset Management System– Firma Ex Libris (Aleph)– Bewaaromgeving voor digitale objecten; “institutional repository” (ook

buiten archiefcontext gebruikt)– OAIS-compliant– Beschrijvende metadata (Dublin Core, MARC)

Technische metadataPreservatie metadata (Premis)Integratie METS als XML-schema voor digitale objecten

– Robuuste repository• Beveiligd• Ingest: ingebouwde workflow• Preservation tools in latere versies

– Standaarden XML, SOAP, J2EE, Z39.50, OAI

3.0. Eén product

• Conclusie– Twee opties liggen voor:

• Werken met 1 product (dat moet worden aangepast)

• Werken met 2 producten (die moeten worden gelinkt)

– Begin 2006 wordt voor één product (DigiTool) gekozen, onder voorbehoud dat de leverancier aanpassingen uitvoert op het vlak van archiefbeschrijving(archiefbeschrijvingen in EAD, multilevel description, papieren + hybride + digitaal, representatie boomstructuur, andere archieffunctionaliteiten)

3.0. Eén product

• Volgende stappen– Focusgroep Hamburg

• LIAS K.U.Leuven (LIBIS, Universiteitsarchief, KADOC) en British Library

• Projectleiding en ontwikkelaars DigiTool

• Intens overleg en uitwisseling ideeën

• Als gevolg van de focusgroep ook overleg in Londen

– Na overleg stopt de firma met de gevraagde ontwikkeling, omwille van de complexiteit van de gevraagde functionaliteit

3.0. Eén product

• Deze fase is een ‘accident de parcours’, waardoor het werk voor een deel moet worden herdaan– Er wordt beslist LIAS te bouwen met diverse componenten,

waarvan DigiTool er na evaluatie één kan zijn– Nieuwe marktstudie naar archiefbeschrijvingssystemen die

kunnen worden gekoppeld aan digitaal depot

3.1. Vereisten

• Stap 1: Opstellen van de vereisten– Algemene doelstellingen en context– Algemeen configuratieschema

3.1. Vereisten

• Stap 1: Opstellen van de vereisten– Belangrijke functionele vereisten

• archiefbeschrijving• linking met authority database• linking met digital repository• web-OPAC

3.1. Vereisten

• Stap 1: Opstellen van de vereisten– Functional requirements– Input interface: describing and arranging archives

• Documenting the ingest procedure

• Structuring archives (tree view)

• Describing archives

• Table view

• Input forms (single record view)

• Arranging

• Protected input

• Thesauri and list of values

• Reports and lists

• Repository management

3.1. Vereisten

• Stap 1: Opstellen van de vereisten– Functional requirements

– Batch operations (ingest / export)• Tools for automated mass ingest

• Updating matching records while ingesting

• Types of records

• Exporting records

– Linking with a digital repository• Linking of digital entities

• Exporting an inventory

• Deleting mechanism of descriptions and/or digital objects

– Authority control• Support of a authority system

• Linking / Synchronisation with an external authority database

3.1. Vereisten

• Stap 1: Opstellen van de vereisten– Functional requirements– OPAC

• User friendly end user interface via the web

• Searching

• User management / Circulation

• Link with a repository

• Link with a external authority database

• Prints and reports

– Logical databases

3.1. Vereisten

• Stap 1: Opstellen van de vereisten– Niet-functionele en technische vereisten

• nadruk op modulaire opbouw

• implementatie standaard communicatieprotocollen

• gedocumenteerde API (Application Program Interface)

3.1. Vereisten

• Stap 1: Opstellen van de vereisten– Niet-functionele en technische vereisten– Existing technical environment– Hardware requirements– Server operating system requirements– Client requirements– Database system– Full text indexing– Administration– Compliance to international standards

• (character sets, XML, OAI, OpenURL, ISAD(G), EAD, ISAAR(CPF), EAC…)

3.1. Vereisten

• Stap 1: Opstellen van de vereisten– Niet-functionele en technische vereisten– Development API’s– Technical documentation– Release/Version management– Allowing multiple instances

3.2. Long list

Stap 2: Long list van commerciële producten• Opgesteld op basis van een uitgebreide zoektocht

Product Firma Website Adlib Archief AdlibSoft http://www.adlibsoft.com/ Augias-Archiv Augias http://www.augias.de/index.php Calm for Archives DS Limited http://www.crxnet.com/ CMI Star CM-Informatik http://www.cmiag.ch/ Eloquent Archives Eloquent Systems http://www.eloquent-systems.com/ M2A Minisis Inc http://www.minisisinc.com/ MAIS-Flexis De Ree Archiefsystemen http://www.de-ree.nl/?rub= 2&sub= 6 ScopeArchiv ScopeSolutions http://www.scope.ch/ Star Archives Cuadra / IT Accent http://www.cuadra.com/products/archives.html VERA Startext http://www.startext.de/

• Alle producenten werden uitgenodigd tot het geven van een demo, op basis van toegestuurde vereisten.

3.2. Long list

Stap 2: Long list van commerciële producten• Tijdens demo’s uitgebreid gefocust op de specifieke vereisten

– verschillende aanpak producenten

• Na demo’s evaluatie door technische werkgroep• Op basis van een uitgebreide evaluatienota wordt een voorstel van short list geformuleerd aan de stuurgroep

3.3. Short list

Stap 3: Short list • Vastleggen short list

– ScopeArchiv– VERA– Mais Flexis

• Vervolledigen document met archiefgerichte vereisten– Demo’s leveren bijkomende ideeën op– Aanzetten tot concrete workflows verwerkt in het document

• Verzoek aan de producenten het document met vereisten volledig in te vullen– Vraag naar referenties– Onderzoek solvabiliteit– Evaluatie document (grondigheid, wijze van evaluatie?)

3.3. Short list

Stap 3: Short list • Installatie door de producenten van een demoversie

– Test functionaliteit – Test look & feel

• Presentatie aan de medewerkers van de archiefafdelingen– Informatie aan archivarissen uit participerende archiefinstellingen– Vraag naar input

3.3. Short list

Stap 3: Short list • Concreet theoretisch implementatievoorstel van de producenten m.b.t. koppeling met authority database• Concreet theoretisch implementatievoorstel van de producenten m.b.t. koppeling met digital repository• Bepalen volledige prijsplaatje (incl. kostprijs bijkomende ontwikkeling)

3.4. Contacten en studiebezoeken

Stap 4: Contacten en studiebezoeken • In het kader van het project werden heel wat informele en formele contacten gelegd• Organisatie studiebezoeken, informatiesessies en intense contacten met enkele instellingen

– Universiteitsbibliotheek Leiden (DigiTool)– British Library (DigiTool)– Gemeente-archief Rotterdam (dSpace)– LIBIS (dSpace)– Gemeente-archief Amsterdam (ScopeArchiv)– Staatsarchiv Münster (VERA)– Stadsarchief Keulen (VERA)

3.5. Evaluatiecriteria

Stap 5: Evaluatiecriteria• Al deze informatie verwerkt in werknota voor stuurgroep• Bepalen algemene gunningcriteria

– Functioneel– Technisch

3.5. Evaluatiecriteria

Stap 5: Evaluatiecriteria• Evaluatie op basis van

– Betrouwbaarheid en solvabiliteit firma– Profiel klanten– Benadering– Prijs– Aanpasbaarheid– Linking authority database– Linking digital repository– Algemene look & feel– Modules

3.6. Aankoopprocedure

Stap 6: Offerte en formele aanbesteding

3.7. Beslissing

Stap 7: Beslissing• Diverse overwegingen spelen uiteindelijk mee• Benadering producten was anders, te omschrijven als:

– matuur of jonger van opzet– commerciële benadering of meer wetenschappelijke benadering– “out of the box” of eigen versie– bug free of trial and error– mooi afgewerkt of goede start– vrij hermetisch of flexibel– robuuste interface of lichtere, meer overzichtelijke interface– onmiddellijke beschikbare OPAC met weinig ruimte voor aanpassingen of nog te bouwen OPAC binnen project– investering in product of meer in te zetten personeel

3.7. Beslissing

Stap 7: Beslissing• Uiteindelijke beslissing genomen door stuurgroep op basis van offerte en resultaten evaluatie software door technische werkgroep

• Functioneel en technisch beantwoordden twee producten aan de geformuleerde vereisten. De voorgestelde oplossingen voor de koppelingen naar een authority database en een digitaal depot waren minstens aanvaardbaar. De keuze voor één van beide producten kon dus worden bepaald aan de hand van andere factoren, zoals prijs, strategische voor- en nadelen op korte of lange termijn en appreciatie van de werkwijze van de betrokken firma's.

3.7. Beslissing

Stap 7: Beslissing• Doorslaggevende argumenten voor de keuze:

– Degelijk product, gemaakt in nauwe samenwerking met archivarissen– Geschatte eigen personeelskosten lager– Onmiddellijk inzetbaar product– Zekere, stabiele en robuuste oplossing– Duidelijke prijs, gegarandeerde timing en goed georganiseerd proces– Concreet voorstel voor koppelingen met digitaal depot en authority database– Betrouwbare indruk (met releases, die gelden voor alle gebruikers; met duidelijke en gedetailleerde afspraken in afgewerkte nota’s en stipte uitvoering)– Opvolgen nieuwe ontwikkelingen

3.7. Beslissing

• ScopeArchiv– Firma Scope Solutions– Zwitsers– Gemaakt voor archivarissen en door archivarissen– Vooral klanten in Zwitserland en Duitsland– Gemeentearchief van Amsterdam

INHOUD




4. Pilootfase

4. Pilootfase• Implementatie van de diverse componenten• Setup na feedback van archivarissen-gebruikers• Implementatie links tussen componenten• Testfase• Volgens planning in productie 01/2009

– Uitrollen binnen K.U.Leuven en vervolgens naar andere geïnteresseerde potentiële partners– Opmaken business plan

INHOUD




5. Configuratie LIAS

Configuratie LIAS• Configuratie met drie componenten

– digitaal depot:• institutional repository

• multi inzetbaar (koppeling met diverse toepassingen)

– archiefbeschrijvingssysteem– authority databank (optioneel)

METASEARCH (all records)

ODIS(authority records)

SCOPEARCHIV(beschrijvende metadata van

archieven ISAD(G))

DIGITOOL(technische, access rights en preservation metadata

en beschrijvende metadata per object)

DIGITAAL DEPOTmass storage

(opslag digitale objecten)Linking naar Digitool viewers voor representatie van digitale objecten

Koppeling ODIS en ScopeArchiv/Aleph

voor authority gegevens

SCOPEARCHIV(archival records in context)

Digitale objecten (met metadata) opgeslagen in het digitaal depot

ALEPH(bibliografische

metadataMARC-21)

ALEPH(bibliographic

records)

DIGITOOL(digital objects)

5. Configuratie LIAS

ODIS(ISAAR(CPF)

metadata)

INHOUD

• Beschrijving stappen softwareselectie1. Vastleggen van enkele basisopties2. Creatie projectstructuur3. Eigenlijke softwareselectie



6. Conclusie

6. Conclusie• Na lang parcours oplossing gevonden.

Wat we daaruit onder meer hebben geleerd…– Vind het warm water niet uit– Zoek samenwerking en vorm een dragende structuur– De input van archivarissen is noodzakelijk– Hou rekening met een noodzakelijke personeelsinzet

van archivarissen– Evenwicht zoeken tussen informatici en

archivarissen is niet altijd gemakkelijk– Hou rekening met de bestaande organisatorische en

IT-context

6. Conclusie

– Formuleer de eisen goed en praat ze door met de softwareleveranciers

– Ideale oplossing bestaat niet; compromissen zijn steeds nodig

– Informatica evolueert snel: oplossingen zullen dus ook evolueren

– Hou de focus! Project moet schaalbaar blijven– Maak de looptijd van het project niet te lang, maar

neem ook voldoende tijd

Vragen

Presentatie Schokkaert

Technology

Transcript of Presentatie Schokkaert