LiasEen digitaal depot in de praktijkAlgemene vergadering Platform Digitale Duurzaamheid15 maart 2013

• Problematiek digitale duurzaamheid staat al lang op de agenda van

• Overheden

• Erfgoedinstellingen

• Mediamaatschappijen

• Wetenschappelijke wereld

2

LIAS

• Hoe kunnen we

• overheidsdocumenten

• erfgoed

• radio- en televisieuitzendingen

• onderzoeksdata

bewaren voor de toekomst?

3

LIAS

• Moeilijke materie om mee om te gaan

• Logistieke impact

• Financiële impact

• Vele aspecten: informatica, organisatie…

• Vele studiedagen, workshops…

• Realisatie van proeftuinen (BOM Vlaanderen, Archipel…)

4

LIAS

• Neiging om te wachten op ultieme oplossing, vanuit een soort pleinvrees?Omdat naar perfectie wordt gestreefd?

• Of zelf beginnen te werken aan een oplossing?

• Pionier stadsarchief Antwerpen: digitaal depot en werkprocessen voor de stedelijke overheid

5

LIAS

Vraag lag in 2008 ook voor in Leuven.Nood van erfgoedinstellingen KU Leuven aan een oplossing voor:

• Geautomatiseerd beschrijven en beheren van archieven

• Opslaan en preserveren van digitale objecten (gedigitaliseerd en digital born)

6

LIAS

• Scope werd uitgebreid

• Creëren van een platform met gemeenschappelijke doelstellingen voor een breder veld

• Archief

• Bibliotheken

• KADOC

• Instelling zelf

• Lias (Leuvens Integraal Archiveringssysteem)7

LIAS

Lias

• Eén van de diensten aangeboden door LIBIS

• Gebouwd volgens OAIS

• Modulair systeem

• Componenten die worden samengebracht, maar ook apart kunnen worden gebruikt

• Gebaseerd op internationale standaarden

• Sectorspecifieke of algemeen bruikbare componenten

• Keuze voor betrouwbare commerciële partners (“duurzaam”)

• Samenwerkingsverband20-3-2013 8

LIAS

Lias

• Open voor externe partners: aanbieden services, op basis van:

• Geen zware eigen investering in IT-personeel, hardware en software

• Gebruik maken van bestaande product op basis van een vergoeding

• Mee denken aan de uitwerking en verdere ontwikkeling van het product, door participatie in werkgroepen (technische werkgroep; werkgroep archivarissen)

20-3-2013 9

LIAS

Lias

• Keuze voor een gelaagd model

• Gezocht naar goede producten voor gevraagdefunctionaliteit

20-3-2013 10

LIAS

Library Archive Museum

Management layer

Repository layer

Public layer

Rosetta

Print Electronic Digital

Linking

Discovery and delivery

Publishing

Primo

Alma

Library Archive Museum

Management layer

Repository layer

Public layer

Rosetta

Print Electronic Digital

Linking

Discovery and delivery

Publishing

Primo

Alma

Repository

Library Archive Museum

Management layer

Repository layer

Public layer

Rosetta

Print Electronic Digital

Linking

Discovery and delivery

Publishing

Primo

Alma

Management

Library Archive Museum

Management layer

Repository layer

Public layer

Rosetta

Print Electronic Digital

Linking

Discovery and delivery

Publishing

Primo

Alma

Public

15

1. Repository laag

Library Archive Museum

Management layer

Repository layer

Public layer

Rosetta

Print Electronic Digital

Linking

Discovery and delivery

Publishing

Primo

Alma

Repository

• Gemeenschappelijke infrastructuur voordiverse toepassingen

• Centrale storage-infrastructuur van KU Leuven(NetApp NFS)

• Operationele uitbating (monitoring, onderhoud en up-to-date houden van de infrastructuur) door informaticadienst KU Leuven

• Gekozen voor betrouwbare oplossing binnen duurzaam institutioneel kader

20-3-2013 17

1. Storage

• Naast storage > preservatie

• Focus op digitale duurzaamheid

• Garanties voor lange-termijnbewaringAuthenticiteitLeesbaarheidVindbaarheid en toegankelijkheid

• Springt niet altijd in het oog

2. Rosetta

Rosetta

• Bewaaromgeving voor digitale objecten

• Beheerssysteem voor digitaal archief

• Standaarden: DC, METS, MARC21, XML, SOAP, J2EE, Z39.50, OAI, Jhove

2.1. Algemeen

• Tekst, beeld, audio, video

• Manifestaties: 1 digital entity → n manifestaties (één zoekresultaat)

• master, afgeleide versies, vb. lagere kwaliteit en/of watermerk

• Metadata: 1 digital entity (of manifestatie) → nmetadata records

• beschrijvend, rechten (eigendom, toegang), preservatie, technisch (afhankelijk van mediatype)

20-3-2013 20

2.1. Algemeen

• Samengestelde objecten (METS) → één zoekresultaat

• vb. pagina’s uit een boek of album, archiefdossier met meerdere digitale objecten

• Ingebouwde viewers, per type van object (vb. METS)

• Integratie mogelijk met anderetoepassingen

20-3-2013 21

2.1. Algemeen

• Ingest gestroomlijnd via vooraf gedefinieerde ingestmodellen

• bepalen aantal en aard van de manifestaties per object(bv. affiches > origineel als archive, thumbnail, jpg met watermerk en jpeg2000 als view)

• bepalen toegangsrechten(bv. affiches > origineel niet toegankelijk, thumbnail en jpg met watermerk vrij toegankelijk; jpeg2000 toegankelijk na registratie/inloggen)

20-3-2013 22

2.2. Ingest digitale objecten

• Workflow preingest / ingest digitale objecten met metadata vanuit bestaande beschrijvingssystemen

• Metadata uit Aleph

• Metadata uit scopeArchiv

• Meegeleverde XML-metadata

• …

Mapping op basis van naming conventions

• Gebruik preingesttool door archivaris voor rudimentaire selectie, ordening en beschrijving digitale objecten met exportmogelijkheden naar digitaal depot en scopeArchiv via SharePoint

20-3-2013

2.2. Ingest digitale objecten

• Ingest digitale objecten in digitaal depot• Opslag in beveiligde omgeving

• Viruscheck

• Toekennen unieke identifier

• Creatie manifestaties (origineel als archive; afgeleide consultatiekopieën)

• Berekening hashcode voor bepaling authenticiteit

• Toekennen toegangsrechten

• Backup

• Mirroring op tweede omgeving

2.2. Ingest digitale objecten

• Rosetta biedt een workflow en framework voorpreservatie planning• Inschatten risico’s: identificeren van files die obsolete

dreigen te worden en actie vereisen om te preserveren voorde toekomst

• Test bed: tool om preservatie acties op bedreigde files tetesten en de actie die het beste resultaat geeft te selecteren

• Uitvoeren van de gekozen preservatie acties: b.v. migratievan obsolete file formaat indien noodzakelijk (originele file wordt steeds bewaard)

• Garantie voor duurzaam bewaren van digitale data

2.3. Preservatie

• Community van nationale instellingen (b.v. NationaalArchief Nieuw-Zeeland, University of Utah, German National Library of Science and Technology, ETH Zürich, Binghamton University, Bavarian State Library)

• Expertise en ervaringen delen

2.3. Preservatie

27

2. Management

laag

Library Archive Museum

Management layer

Repository layer

Public layer

Rosetta

Print Electronic Digital

Linking

Discovery and delivery

Publishing

Primo

Alma

Management

• Beschrijving / toekennen metadata

• Metadata systemen sector gebonden• In LIAS:

• Archieven: scopeArchiv

• Bibliotheken: Aleph

• Musea: Collective Access

• Authority data: ODIS

• Elk systeem met eigen metadata, volgens internationale standaarden

scopeArchiv

Aleph

Collective Access

www.odis.be

• Onderzoekssteunpunt en Databank Intermediaire Structuren in Vlaanderen, 1750-

• Samenwerkingsverband (vzw): ADVN, Amsab-ISG, KADOC-KU Leuven, Liberaal Archief, CVAa, AMVB, Universiteitsarchief KU Leuven, Evadoc

• Gegevensreeksen• organisaties / structuren

• personen

• publicaties

• archieven

• objecten (onroerend erfgoed)

• gebeurtenissen 20-3-2013 33

ODIS

• Link metadatasystemen – Rosetta

• Tools om koppelingen tot stand te brengen

• PID als unieke sleutel

• Mogelijkheid om ook anderemetadatasystemen te koppelen

• Ook metadata duurzaam opgeslagen in xml-vorm in het digitaal depot

20-3-2013

Koppelingen met digitaal depot

<xml>

<ead>digitaal depot

Preservatie metadata

Koppelingen met digitaal depot

36

2. Publieke laag

Library Archive Museum

Management layer

Repository layer

Public layer

Rosetta

Print Electronic Digital

Linking

Discovery and delivery

Publishing

Primo

Alma

Public

4.4.8. OPAC

OPAC scopeArchiv

4.4.8. OPAC

OPAC scopeArchiv

• OPAC scopeArchiv maakt digitale objecten toegankelijk voor het publiek

• OPAC Limo

• Globaal zoeken naar digitale objecten

•foto’s, affiches...

•tijdschriften

•boeken

•film

•geluid

•archieven (via EAD-inventarissen)

LIMO

20-3-2013 41

LIMO

20-3-2013 42

Foto’s, affiches...

Foto’s, affiches...

20-3-2013 44

Tijdschriften...

20-3-2013 45

Boeken...

20-3-2013 46

Film...

20-3-2013 47

Geluid...

4.5. Limo

48

LIMO

• Vanuit LIMO naar EuropeanaMaakt objecten toegankelijk

• Publieke laag springt in het oog

• Is slechts een façade

• Slechts wanneer objecten met hun metadata op een duurzame wijzezijn opgeslagen, kunnen we sprekenvan een duurzame publieke laag!

LIMO

50

4. Besluit

• Gebruik van één of meerderecomponenten

• Opslag

• Metadatasysteem (Aleph, scopeArchiv…)

• Ingest en preservatie

• Uitnodiging tot expertisedeling en samenwerking

• Mogelijkheid componenten binnen eengroter geheel aan te bieden

• Samen werken aan digitale duurzaamheid

www.lias.be - info@lias.be

Dirk KinnaesLIBISde Croylaan 54 3001 Heverlee016 32 26 26dirk.kinnaes@libis.kuleuven.be

Luc SchokkaertKADOCVlamingenstraat 39B-3000 Leuven016 32 35 00luc.schokkaert@kadoc.kuleuven.be

53

Jo RademakersLIBISde Croylaan 543001 Heverlee016 32 26 26johan.rademakers@libis.kuleuven.be

CONTACT