Welkom bij de

Masterclass Informatie..........!

Stadsarchief

17 februari 2011

#MCinfo

Programma

14.00 Opening door Marens Engelhard, directeur Stadsarchief Amsterdam

14.10 Martin Berendse, Algemeen Rijksarchivaris

14.35  Ad van Heijst, directeur VHIC

15.00 Filip Boudrez, Stadsarchief Antwerpen

15.25 pauze

15.40 PaneldiscussieGert Zwagerman, Stadsarchief Amsterdam

Een terugblik… en een blik vooruit…..

• Welke rol speelt het Stadsarchief Amsterdam in het informatiemanagement

• Wat kan het Stadsarchief concreet betekenen?

Wat is er aan de hand?

Enorme groei in aantal documenten door opkomst

automatisering, incomplete dossiers, versiebeheer

Groeiende achterstanden in archiefbeheer

Exponentieel groeiende berg digitale informatie

Vele ICT programma’s voor efficiëntere en beter

presterende overheid, problemen worden niet kleiner

Grote afstand bedrijfsproces – archiefproces

Internationale verkenningen: vergelijkbare problemen in

buitenland en geen good practices

Overschatting technologische oplossingen, de kamer

waarschuwt voor de valkuilen van ICT-enthousiasme

Onderschatting benodigde tijd, geld en menskracht

In de praktijk kan veel mis gaan!

na conversie: leesbaarheid beschadiging files: leesbaarheid, presentatieproblemen,

informatieverlies formaatkeuze: borging integriteit en authenticiteit bestand ongeautoriseerde vernietiging, te lang bewaren metadata: (on)toegankelijkheid autorisaties in het proces, protocollering: authenticatie,

bewijswaarde openbaarheid en privacy Door dit alles: reconstructie processen en verantwoording

bemoeilijkt

Een beetje historie…

Archiefwet 1918: zorgplicht voor gemeentearchieven

voor B&W Algemene regels voor de verzorging van gemeentearchieven

(Binnenlandse Zaken 1949) Besluiten post- en archiefzaken van de gemeente Amsterdam

(1956, 1980, 1985) Archiefwet 1962, 1995 Besluit informatiebeheer 1997

‘Regeling betreffende het beheer van de informatie van de

gemeentelijke organen, voor zover deze informatie niet is

overgebracht naar de archiefbewaarplaats’ Besluit informatiebeheer 2010

‘Besluit betreffende de inrichting van de informatiehuishouding van

de gemeente Amsterdam, voor zover de informatie die daarvan deel

uitmaakt niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaats’

Beheerplan informatiehuishouding

Artikel 3 Besluit Informatiebeheer 2010

‘Het hoofd van het organisatieonderdeel stelt jaarlijks een geactualiseerd Beheerplan Informatiehuishouding vast en zendt een exemplaar daarvan naar de gemeentearchivaris’

Definitie ‘informatiehuishouding’ in Besluit Informatiebeheer

‘het geheel aan maatregelen om de informatie in duurzame, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren gedurende de wettelijk bepaalde termijn’

BeheerplanInformatie-

huishouding

Beheerplan informatiehuishouding

Van toezicht naar planning en control

Nu repressief toezicht door gemeentearchivaris(= wettelijke taak)

Beheerplan is instrument voor diagnose, planning en risicoanalyse

Informatiebeheer = bedrijfsvoering > opnemen in reguliere P&C cyclus en dus in reguliere interne audits

Naar een geïntegreerde audit?: informatiebeveiliging, IMB, bedrijfsvoeringsverklaringen, Archiefinspectie

Digitaal depot (E-depot)

Informatie in processProcesapplicaties, DMS

Archiefbewaarplaats(na 20 jaar) E-depot (veel eerder)

Informatie out of process

Vernietigen op termijn (variabel)

DMS/RMA

RMA/E-depot

Digitaal depot (E-depot)

Advisering

Kennis, ontwikkelen standaards en richtlijnen

Implementeren digitaal werken, formele zaken zoals

vervanging

In samenwerking koppelen e-depot

Hulp bij ontwikkelen Beheerplan Informatiehuishouding

Projectuitvoering:

- Grote digitaliseringsprojecten (BWT, erfpacht,

bodem, …)

- ‘Traditionele’ overbrengingen (Sd Oost, …)

- Inzet en beheer ‘DIV-pool’,

samenwerkingsverband Stadsarchief, Sd Nieuw West,

DWI en TTP detachering

Stadsarchief helpt…

Discussie

Tot slot