NEVI_CMdag2015_NVDOdeel2_v6.pptx

Contract Management Dag 2015

De relatie maakt de prestatie

DEEL 2;Contract Management bij industriële onderhoudscontracten

NVDO | Kennis is onze kracht


Opdrachtgever en Opdrachtnemer… een betere nachtrust……?

“Contract Management”

Nick PiscaerM: 06-37.60.03.12E: [email protected]

Bestuurslid NVDO - SUTO

Herman van den Hoogen

M: 06-53.96.36.14www.Hoogen-Procurement.com

Voormalig voorzitterNVDO – SUTO

1 Definitie Contract Management


• Het actief managen van contracten gedurende de levensduur van contracten,

• Van contract implementatie t/m contract beëindiging. • Omvat alle activiteiten om het contract professioneel te

managen/verbeteren.

Aandachtgebieden o.a. :

• omvat ook “ketenmanagement”• 100% contractbenutting • Risico management• Continu verbeteren• Operational excellence• Cost leadership• Waarde creatie• Relatie Management op alle niveaus.

2. Contract Management staat niet op zichzelf


StrategicSourcing

Supplier-Contract

Management &Development

Contract

Day-to-Day

2-1 Contract Management Context


CM activiteiten worden bepaald door:

•Relevante wetgeving, •Visie, Missie, Gedragscode van de organisatie,•Ondernemingsbeleid.

• Duurzaamheid• Milieu • Veiligheid en gezondheid• HR • Financiën• Communicatie

• Intellectueel Eigendom • IT • Business Excellence, • Autorisatie regels, • Contractor/leveranciers

management• Inkoop

Ondernemings Beleidsdocumenten bijv. voor:

3 Hoe kan ik mijn nachtrust verbeteren?


Begrijpen we elkaar wel ?

Hebben we een gezamenlijk doel?

Opdrachtgever Opdrachtnemer

Welk aandeel van mijn

uitgaven zit bij leveranciers ?

Kan ik mijn expertise en toegevoegde

waarde werkelijk toepassen ?

Heb ik Contract

Management wel optimaal ingericht ?

Welke bijdrage levert mijn

leverancier aan verbetering van mijn organisatie

resultaat ?

Wordt mijn contract wel verlengd ?

Ik wil meer zijn dan alleen een leverancier van

“handjes”


Opdrachtgever:•Wat is het grootste uitbesteding issue in mijn organisatie ?•Welk aandeel van mijn uitgaven zit bij leveranciers ?•Hoe heb ik de relatie met mijn leveranciers ingericht ?•Welke bijdrage leveren leveranciers aan het verbeteren van mijn organisatie resultaat ?

Opdrachtnemer:•Wordt het contract wel verlengd ?•Hoe kan ik als opdrachtnemer mijn expertise en toegevoegde waarde werkelijk toepassen ?•Ik wil meer zijn dan alleen een leverancier van “handjes”

Contract Management als sleutel tot verbetering.

3-1 Hoe kan ik mijn nachtrust verbeteren?

4. Hoe ziet CM er bij u uit ?


Begrijpen we elkaar wel ?

Contract Management geregeld?

Opdrachtgever Opdrachtnemer

Weet ik zeker dat ik krijg waarvoor ik

betaal ?

Wanneer heb ik voor het laatst

met mijn opdrachtgever gesproken ?

Welke contracten

heb ik eigenlijk ?

Hoe worden mijn

contracten benut ?

Elke factuur discussie ! ?

Al 3 maanden geen antwoord

op mijn verbeteringsvoor-

stel

4-1 CM start bij Opdrachtgever !


Hoe ziet CM er bij u uit?

1.Worden contracten aantoonbaar en actief beheerd ?

2.Zijn de contracten actueel/up-to-date ?

3.Zijn de “gebruikers” op de hoogte van de contractinhoud ?

4.Weet u zeker dat u krijgt waarvoor u betaalt ?

5.Vindt regelmatig overleg plaats met leveranciers over: Performance, Issues, Verbeteringen etc. ?

6.Ik weet welke issues ik heb met: Waarde, Risicobeheer of Contractbenutting ?

7.Is de interne vraag en de leveranciersmarkt sinds de start van het contract ongewijzigd ?

5. Toepassen CM Best Practices - Vereist top management support


Source: UK National Audit Office

Strategy

Structure and resources

Delivery

Development

Planning & Governance

People

Administration

Relationships

PerformancePayment

Risk

Contract development

Supplier development

Supplier relationship management

Market management

Best practices

framework

5-1.Toepassen Best Practices: kernactiviteiten


6. Wat bepaalt het CM succes ?


•Vertrouwen, betrokkenheid en bereidheid tot veranderen & verbeteren tussen opdrachtgever en opdrachtnemer.

•CM teamleden geselecteerd en opgeleid op CM competenties en technische kennis.

•CM samenwerkingsmodel, contract eigenaarschap, CM organisatie en overleg op operationeel-, tactisch- en strategisch niveau ingericht en operationeel.

•IT Tools voor Contracten overzicht en Performance meting & monitoring met SMART KPI’s.

•Verbeterprogramma op TCO basis en realistische benefits.

•Risico analyse en beheersproces ingericht.

6-1 CM: Wat levert het op?


• De toegevoegde waarde door Contract Management is in de praktijk even groot of zelfs groter dan het tender resultaat: 10-30% !

• 100% contractbenutting (compliance).

• Gevolg van slecht CM :- Minder waarde/besparingen - Meer onnodige problemen op te lossen.

6-2 CM: Wat levert het op? - Voorbeelden


Contract voor

Tender resultaat

CM resultaat

door:

Beveiligingsdiensten

>5% 10-15% • Toepassen “Output based specificaties”• Toepassen “best available technology”• Standaard proces

Steigerbouw - 10-30% • Output based (m3) i.p.v. uurtje/factuurtje• “Access to height tool” • Combinatie: isolatie- en conserveerwerk

Bedrijfsvoer-tuigen

- 20% • Toepassen “track& trace” systeem geeft effectieve voertuig inzet

Tijdelijk personeel

10% >5% • Eenduidig proces via interne inhuur makelaar

Industrieel reiningen

- 10-15% • Repeterende karweien (80% v/h totaal) via karweicatalogus met vaste prijs.

• Output based specificatie (foto) i.p.v. “uurtje/factuurtje”

7. Waarde creatie met leveranciers


Plan

DoCheck

Act

Maintain existing value

Create new value

“incident”

“close structural gap”

“improvement ambition”

Continu verbeterenRisk & Compliance

Management

Continu verbeterenRisk & Compliance

Management

Value ManagementValue Management

8. CM draait niet alleen om contracten.


Contractdocumenten

A. B.

Samenwerking

Contracten of Samenwerking?


9. Samenwerking afhankelijk van type relatie

Type of relation Characteristics

Transactional Collaborative Strategic Partnership

Length & scope of contracts

short term suppliers has

to full fill users need

systematic control

mid term

relation supplier

involved in development

long term, trust-

based co development risk-benefit sharing

Improving day-to-day activities

specification improvement

Joint process improvement

Resources integration

Continuous improvement

9-1 Samenwerking afhankelijk van type relatie


Supplier willingness to invest time & effort in relationshipPri

nci

pal

s’ w

illin

gnes

s to

inve

st t

ime

& e

ffor

t in

re

latio

nsh

ip

10. CM: Samenwerking ipv “Silo’s”


Old: Separate Silo’s Model

Principals’ organisation

Contractors’ organisation

procurementprocurement

operationsoperations

commercialcommercial

servicesservices ContractorContractor

PrincipalPrincipalContract agreementContract agreement

Contract executionContract execution

New: Close Cooperation Model

10-1 CM Samenwerkingsmodel




Contractors' organisationContractors' organisation

procurement(CMP)

procurement(CMP)

operations(CMO)

operations(CMO)

services(CMS)

services(CMS)

Close Cooperation

Model

Close Cooperation

Model

CM=Contract Manager

commercial(CMC)

commercial(CMC)

11. Kennis en competenties cruciaal!


Contract Management Team leden van opdrachtgever en opdrachtnemer zijn:

1.Geselecteerd op specifieke CM bekwaamheden, technische kennis en vaardigheden,

Via de inhoud vindt het uitdagen plaats!

2.Opgeleid voor CM activiteiten inclusief het gebruik van verbetering tools,

3.Groot deel van de tijd op de werkvloer.

12. Niet alle contracten dezelfde CM aanpak


Vier intensiteitsniveaus op basis van Business impact & bedrijfsrisico op de organisatie met bijbehorende CM activiteiten.

niveau Contract:Business

impact & risk

Verbeterpoten-tieel

Spend CM opoperationeel

niveau

CM optactischniveau

CM opstrategisch

niveau

1

2

3

4

13. CM organisatie, rollen


Voor opdrachtgever & opdrachtnemer geldt:

1.Alle contracten hebben een "Contract eigenaar" 2.Ten minste een Contract Manager - vanuit de uitvoering: Operations & Services - vanuit commercie: Inkoop & Sales

3.Voor strategische contracten: volledig Contract Management team incl. Senior Management 4. Voor elk Contract, “stakeholders” tijdig betrokken.

14. CM: IT Tools & support


• Overzicht van alle (raam) contracten en bestedingen is beschikbaar,

• Bij voorkeur in een IT (ERP) systeem,

• Met standaard rapporteringen zoals: bestedingen, contractbenutting en performance.

• Via IT-systeem kunnen gebruikers de inhoud van contracten raadplegen en gebruiken voor “afroepen”.

15. Hoe nu verder?...aanbevelingen


• Contract Management is nodig en nuttig!• Goede CM resultaten zorgen voor topmanagement ondersteuning.• Neem het initiatief en ga aan de slag; stap voor stap.• Laat je leiden door Waarde, Risico’s en Contractbenutting

Zie je mogelijkheden?

- Doe het zelfstandig of….

- Laat je ondersteunen, maar

- Train de betrokkenen zodat ze sneller en meer resultaat

kunnen bereiken

- Als je twijfelt over de juiste aanpak? Overweeg een Quick Scan

16. Samenvatting tot slot


Alleen professioneel ingevoerd Contract Management bij beide partijen:

• Voegt waarde toe aan raamcontracten • Vermindert risico’s • Verhoogt contractbenutting (compliance)

NEVI_CMdag2015_NVDOdeel2_v6.pptx

Documents

Transcript of NEVI_CMdag2015_NVDOdeel2_v6.pptx