M.P.C. Celie

390424

28-02-2012

Hogeschool NCOI

HBO Bachelor Bedrijfskunde

Module Projectmanagement Docent: Ans Oude Geerdink

Moduleopdracht

Projectmanagement:

NarrowCasting

2

Inleiding Bij het Marinebedrijf in Den Helder worden er vele bekendmakingen rondgestuurd. Dit zijn soms

bekendmakingen over mensen die met pensioen gaan, ontvangen dankbetuigingen van

commandanten, jubilea of het toekennen van een functie aan iemand op directieniveau. Maar er zijn

ook bekendmakingen die een veiligheidsaspect kennen. Zoals het feit dat een schip voor

spoedreparatie in de haven komt, gedurende deze tijd zijn brandstoftanks niet leeg maakt en de

munitie aan boord blijft. Dit is best wel van belang voor bv. laswerkzaamheden. Deze

bekendmakingen worden door een directielid opgesteld, en via de afdeling secretarie per mail

verzonden aan alle medewerkers. Voor degene die geen toegang tot een pc hebben, worden ze

afgedrukt en op mededelingenborden opgehangen. Deze laatste worden overigens, tegen alle regels

in nog wel eens misbruikt voor vormen van reclame (b.v. een vereniging). De mail met

bekendmakingen kent ook een vorm van misbruik: de mail verzonden aan alle medewerkers, met de

vraag of ze een vermist pallet of pakket hebben ontvangen. De vraag is uiteraard heel legitiem, maar

de methode is dit niet. Het wordt als uiterst irritant beschouwd. Vooral als mensen gaan reageren via

de mailknop “beantwoord allen”.

Al deze zaken hebben er voor gezorgd dat de bekendmakingen onbekendmakingen zijn geworden. Er

zijn al diverse manieren bedacht en geprobeerd om dit probleem op te lossen, maar tot nu toe

zonder het gewenste resultaat. Het project Narrowcasting wordt beschouwd als het ei van

Columbus.

Dit stuk begint met een beschrijving van het project zelf (wat), gevolgd een beschrijving langs welke

weg we er moeten komen (hoe). In de beheersplannen wordt antwoord gegeven op de vragen

wanneer, waarmee en met welke controles. Het project zal opgezet en geleid worden volgens de

Prince2 © methodiek.

Het hele document is verder gebaseerd op het boek “Projecten leiden” (zie literatuurlijst). Het bleek

ondoenlijk om bepaalde zinnen of zinsdelen toe te wijzen als letterlijke citaten. Het genoemde boek

is echter wel als leidraad gebruikt om dit projectplan op te stellen. Alle hoofstukken en alinea’s zijn

terug te vinden in de opdrachtstelling van de module door het NCOI, en daardoor dus ook te

herleiden op specifieke delen van het hiervoor genoemde boek. Het als derde genoemde boek over

Prince2 heb ik vroeger les uit gehad, en ben daar uiteraard door beïnvloed. Om deze reden is het

boek toegevoegd als literatuur.

In het plan zelf staat soms vrij beknopt de informatie die ook in de bijlagen te vinden is. Soms omdat

een verwijzing als “zie bijlage” toch wel erg kort door de bocht is, soms ook om een extra toelichting

te kunnen geven op bepaalde zaken. Veel informatie had ook zonder bijlage in het document

opgenomen kunnen worden, maar hierdoor was er mogelijk verwarring ontstaan betreffende de

totale hoeveelheid aan pagina’s zuivere tekst in relatie tot het hele document. Het werkelijk aantal

pagina’s was dan meer dan het toegestane aantal geworden, hoewel zoals gezegd het aantal pagina’s

tekst wel binnen de marges zou vallen. Om nu alle verwarring hierover te voorkomen, maar om

eerlijk te zijn ook voor de leesbaarheid, is bepaalde informatie opgenomen in bijlagen.

3

Inhoud

Inleiding ................................................................................................................................................... 2

Projectbeschrijving project “NarrowCasting” op het Marinebedrijf ....................................................... 4

Aanleiding ............................................................................................................................................ 4

Doelen ................................................................................................................................................. 4

Resultaat .............................................................................................................................................. 4

Scope ................................................................................................................................................... 4

Projectopbouw (organisatie) ............................................................................................................... 5

Fasering en activiteiten ........................................................................................................................... 5

Fasering ............................................................................................................................................... 5

Activiteiten .......................................................................................................................................... 5

Beheersplannen....................................................................................................................................... 6

Tijdplan ................................................................................................................................................ 6

Middelenplan ...................................................................................................................................... 6

Kwaliteitsplan ...................................................................................................................................... 7

Risico’s en Issues ..................................................................................................................................... 8

Bijlage 1: Fasering en Workbreakdown structure ................................................................................. 10

Bijlage 2 Stakeholders en communicatie .............................................................................................. 13

Bijlage 3 Tijdplanning ............................................................................................................................ 14

Bijlage 4: Organogram ........................................................................................................................... 15

Bijlage 5 Literatuurlijst........................................................................................................................... 16

Exameninformatie moduleopdracht ..................................................................................................... 17

4

Projectbeschrijving project “NarrowCasting” op het Marinebedrijf

Aanleiding De directie heeft gemerkt dat de traditionele bekendmakingen niet of slecht gelezen worden. Eén van de

oorzaken is dat men zo gewend is geraakt aan digitale en elektronische informatie, dat gedrukte media over

het hoofd worden gezien. Hierdoor zijn gevaarlijke situaties ontstaan, omdat veiligheidsbekendmakingen niet

bekend waren bij een deel van het personeel. Verder worden bekendmakingen vaak niet gelezen, omdat het

regelmatig voorkomt dat deze bekendmakingen exclusief op andere afdelingen betrekking hebben. Te vaak

worden bekendmakingen over het hele bedrijf verspreid, terwijl ze slechts een beperkte geldigheid hebben.

Doelen Primair: Belangrijke informatie moet weer breed bekend worden bij het personeel

Secundair 1: Informatie moet per afdeling of cluster van afdelingen gegeven kunnen worden.

Secundair 2: Extra informatie moet beschikbaar komen (“opleuken”), waardoor het primaire doel versterkt

wordt.

Resultaat Een geïmplementeerd en effectief werkend narrowcasting systeem. Effectief wil zeggen dat binnen 1 week na

implementatie >95% van de lokale werknemers de belangrijkste (=uitgezonden) bekendmakingen gelezen moet

hebben. Bekendmakingen die niet door iedere afdeling gelezen hoeven te worden, moeten met 80% zijn

verminderd binnen 3 weken na oplevering van het systeem.

Scope

In scope:

Conform een nog op te stellen inrichtingsplan worden er per gebouw en soms per verdieping 1 of

meerdere tv-schermen geplaatst, inclusief het aanleggen van de benodigde bekabeling. Op enkele

plaatsten wordt gebruik gemaakt van een lichtkrant.

Het reeds bestaande systeem van de lichtkrant op de muren van Dok6 dient geïntegreerd te worden in

het geheel.

Het systeem moet werkend opgeleverd worden, inclusief software.

Het personeel dat aangewezen is om de informatie te verstrekken moet bekwaam en opgeleid zijn.

Het project is verantwoordelijk voor de overdracht van het hele systeem naar de gebruiker en de

onderhouder.

Het inrichten van een metingensysteem dat de effectiviteit (95% van de werknemers leest de

belangrijke mededelingen) en efficiency (het aantal onjuiste algemene bekendmakingen met 80%

verminderen) meet.

Inrichting van functioneel beheer

Aanpassing in de processen en werkbeschrijvingen

Goedgekeurd plan van aanpak

Programma van eisen (softwarepakket)

Buiten scope:

Het technische beheer wordt uitgevoerd door de vaste ICT afdeling van Defensie. De ICT afdeling dient te

voorzien in beheer en onderhoud, en dit deel valt dus buiten de scope van het project. Nazorg zal niet door het

project worden geleverd. Dit wordt door de ICT afdeling verzorgd. Het secundaire doel valt ook buiten de scope

van het project. Dit wordt al lerende door de afdeling communicatie bedacht en ingevoerd..

5

Projectopbouw (organisatie) Voor het organogram zie bijlage 4. De samenstelling van het project is gebaseerd op de stakeholder analyse in

bijlage 2, en de work breakdown structure in bijlage 1.

Het project bestaat uit 1 projectleider, 5 projectleden en 1 administratieve ondersteuning (projectbureau). De

5 leden zullen optreden als contactpersoon of als teamleider. Dit al naargelang de situatie verlangt. De

mogelijke teams zullen uit de lijnorganisatie betrokken worden op ad-hoc basis. De benodigde inzet van niet-

projectleden is slechts enkele uren per persoon voor de hele projectduur. Deze uren kunnen op het project

worden verschreven. De leden zullen ook toezicht houden op de uit te voeren werkzaamheden door derden.

De algehele leiding ligt bij de projectleider. Deze legt verantwoording af aan de opdrachtgever (directie). De

projectleider heeft bevoegdheid om binnen de marges van tijd en geld het project te leiden en dit tot een goed

einde te brengen. De projectleider zal 1 maal per week bij het directieoverleg aanwezig zijn om verslag te doen,

en waar nodig verantwoording af te leggen. De projectleden zullen daar waar nodig gedelegeerde

verantwoording en bevoegdheid ontvangen van de projectleider. Dit is afhankelijk van de inzet van de leden en

de uit te voeren taak.

De algemene taken binnen het project zullen in de Definitiefase worden vastgelegd in een RACI tabel.

Fasering en activiteiten

Fasering - Definitiefase: hier worden de definitieve kaders vastgesteld waarbinnen het eindresultaat moet gaan

werken. Tussenresultaat is een PID, een PVE (voor het softwarepakket) en op hoofdlijnen een

voorlopige set van richtlijnen en voorschriften. Tevens moet hier een eerste opzet bekend zijn hoe het

eindresultaat er uit komt te zien. De volgende fase zal pas starten na een fiat van de directie.

- Ontwerpfase: Het systeem wordt ontworpen, evenals de voorschriften en werkinstructies.

Tussenresultaten zijn een pakket werktekeningen, een beoogd softwarepakket en de werkinstructies.

Tot slot moet een definitief kostenoverzicht beschikbaar zijn. Dit is het voornaamste stuk waarop de

directie zijn beslissing zal baseren. De volgende fase wordt pas gestart nadat de directie een fiat heeft

gegeven.

- Realisatiefase: deze vangt aan met het verwerven van de benodigde materialen, software en

opleidingen. Tussenresultaten zijn: het definitieve tekeningenpakket, een werkend narrowcasting

systeem en opgeleide medewerkers.

- Nazorgfase: deze loopt vanaf implementatie tot overdracht. Deze fase duurt erg kort, en bestaat

voornamelijk uit het overdragen van het systeem aan de directie en de ICT afdeling.

Elke fase wordt afgesloten met een review over deze fase. De lessons learned worden vastgelegd in het

projectdossier. Deze worden samen met de op te leveren producten aan de opdrachtgever voorgelegd. Deze

tekent het audittrail document voor accoord indien de volgende fase gestart kan worden.

Activiteiten Deze zijn terug te vinden in bijlage 1, na het diagram. Kort samengevat zijn de volgende activiteiten per fase

onderkend:

Als eerste moet worden vastgesteld wat de kaders zijn waarbinnen het projectresultaat zal komen te verkeren.

Daarna kan vastgelegd worden op welke wijze dit kan plaats vinden dat wil zeggen, hoe wordt de narrow

casting vorm gegeven. Met het resultaat van deze fase is het mogelijk om een PVE op te stellen ten aanzien van

de software. Dit laatste in nauwe samenwerking met de betrokken stakeholders. Zodra het PVE bekend is,

wordt het voorgelegd aan de directie. Indien deze positief besluit, wordt aan de hand van dit PVE een

6

softwarepakket gekozen. Op basis van dit pakket, en de opzet van de informatievoorziening, kan bepaald

worden wat er nu aan hardware benodigd is. Zodra bekend is waar de gewenste schermen komen te hangen, is

het mogelijk om de overige hardware zoals bekabeling en dergelijke te bepalen, evenals alle ondersteunende

apparatuur. Met dit gegeven kan het definitieve benodigde budget worden bepaald, rekening houdend met

opleidingen en dergelijke. Deze begroting wordt als tweede beslismoment aan de directie voorgelegd, waarna

een definitieve keuze wordt gemaakt om door te gaan of te stoppen. Als het project verder kan, is dit het

moment om de verwervingsactiviteiten te starten. Dit betreft dan de hardware, software, opleidingen en

ondersteunende zaken. Deze laatste zijn dan de eventuele inhuur voor het plaatsten van de hardware. De

software wordt gekocht en geïnstalleerd door de ICT afdeling. Na het verwerven van de hardware kan tot

uitvoering van de plaatsing worden overgegaan. Parallel aan de plaatsing kunnen de opleidingen starten met

daaraan gekoppeld de stijl en vormgeving bepaald worden van de informatievoorziening. Na het plaatsten

moet er revisie op de tekeningen opgenomen worden, om de werkelijkheid en de tekeningen in

overeenstemming te brengen.

Bij het afronden van het project zullen er een tweetal overdrachten plaats vinden. De eerste overdacht is het

overdragen van het technisch beheer aan de ICT afdeling. De tweede naar de directie en de lijnorganisatie.

Hiermee wordt het gebruik overgedragen van het project naar de gebruikers. Voor beide zijn standaard

protocollen aanwezig. Bij het overdragen van het projectresultaat aan de directie, zal het project worden

opgeheven.

Beheersplannen

Tijdplan Het gedetailleerde tijdplan staat in bijlage 3. Hier zijn alleen de hoofdlijnen genoemd.

De Definitiefase zal 3 weken in beslag nemen, en start op 10 januari 2013

De Ontwerpfase zal 10 weken in beslag nemen, en start 1 dag na het besluit van de directie, in week 6. Kritiek

pad in deze fase is die waarop het tekeningenpakket ligt. Deze kent een doorlooptijd van 3 weken, maar kan

pas laat in het traject gestart worden. Aandachtspunt is het benodigde advies van de ICT afdeling. Dit proces

kan niet direct beïnvloed worden. Hier dient extra aandacht aan het component Goodwill besteed worden (zie

het hoofdstuk Risico’s).

De Realisatiefase zal 12 weken in beslag nemen, met een uitloop van 2 weken bij slecht weer. Deze start 1 dag

na het tweede besluit van de directie, medio april 2013. Hier geldt geen duidelijk kritiek pad. Alle onderdelen

kunnen zo nodig onafhankelijk van elkaar tot een afronding komen.

De Nazorgfase duurt 1 dag, en zal plaatsvinden medio juli 2013. Dit is de dag dat het systeem wordt

overgedragen, en de dag wordt afgesloten met een feestelijke receptie.

Middelenplan Het project zal ongeveer 25 weken bestaan. Per werkweek van de projectleden zal ongeveer 30% van hun tijd

aan het project besteed worden. Dit is dan ook het percentage dat een ieder voor het project is vrijgemaakt

van zijn normale werkzaamheden. Tijdens de definitiefase kan deze tabel individueel bijgesteld worden binnen

de fasering. Het totaal zal hierdoor echter niet veranderen. Met deze bijstelling is het mogelijk het project

dynamisch en flexibel in te zetten.

De uren onder Overig zijn uren die gebruikt worden aan de hand van de stakeholder analyse. Dit zijn de uren

waarbij de stakeholders betrokken worden bij het project conform de tabel van bijlage 2, en bij de

besluitvorming van met name het PVE. Werkzaamheden die voortvloeien uit hun normale functie, en dus niet

op bijzondere wijze beïnvloed worden door het project zullen zoveel mogelijk als reguliere werkzaamheden

uitgevoerd worden.

7

Urenraming

Functie Definitiefase (12%)

Ontwerpfase (40%)

Realisatiefase (47%)

Nazorgfase (1%) Totaal (100%)

Projectleider 54 180 212 4 450

Projectlid 1 42 140 164 4 350

Projectlid 2 42 140 164 4 350

Projectlid 3 42 140 164 4 350

Projectlid 4 42 140 164 4 350

Projectlid 5 42 140 164 4 350

Ondersteuning 42 140 164 4 350

Inkoop 5 20 5 0 30

Mechanische wpl 2 4 10 0 16

Engineering 10 20 5 0 35

Overig 20 5 5 0 30

Euro raming

Definitiefase Ontwerpfase Realisatiefase Nazorgfase Totaal

€ 0 € 1000 € 150.000 € 500 € 151.500

`

Voorlopige verantwoording:

Ontwerpfase: € 1000,- (t.b.v. testen en proberen)

Realisatiefase: € 150.000 (voorlopige schatting, definitief vast te stellen tijdens de Ontwerpfase)

Nazorgfase € 500,- (receptie kosten)

Kwaliteitsplan De eisen van het systeem zijn reeds vastgelegd in allerlei voorschriften. Degene die nu reeds bekend zijn, zijn:

- NEN1010, voorschrift elektrische installaties

- Veiligheidsvoorschrift netwerken defensie

- Arbobesluit werkplekken

- Voorschrift softwaretesten defensie

- Handboek kwaliteitszorg

- Handboek Verwerving Overheid

-

Gedurende de definitiefase kunnen verdere voorschriften gevonden worden, en deze zullen toegevoegd

worden aan de lijst. Alle goederen en diensten die door het project worden aangeschaft of ingezet moeten aan

deze voorschriften voldoen. Afwijkingen die onontkoombaar zijn, zullen aan de directie worden voorgelegd.

Deze zal de benodigde ontheffingen aanvragen, of extra fondsen beschikbaar stellen om alsnog aan de

voorschriften te kunnen voldoen.

Het meten van de kwaliteit van het project wordt uitgevoerd door enkele afdelingen van het Marinebedrijf. De

Huishoudelijke en technische dienst zorgt voor de controle op bv. de NEN 1010. De afdeling KAM (Kwaliteit,

Arbo en Milieu) zorgt voor alle arbo gerelateerde controles. De ICT afdeling zorgt voor de eigen softwaretesten,

en heeft hiervoor zijn eigen kwaliteitsborgingen. Alle interne controles, en de manier waarop ze uitgevoerd

moeten worden zijn reeds beschreven in het Handboek Kwaliteitszorg. De opdrachten voor deze controles

zullen door de directie worden uitgevaardigd, of vloeien reeds voort uit de algemene (jaar)opdrachten die

afdelingen al hebben.

8

Het project zal verantwoordelijk worden gehouden voor het doen laten controleren, het ontvangen van de

vrijwaringen en het archiveren van deze documenten. Ze zullen onderdeel vormen van het protocol van

overdracht aan het eind van het project.

Het project wordt geleid en beheerst met behulp van de Prince2 methodiek, zoals voorgeschreven door de

directie. Het project moet hier doorlopend aan voldoen, en zal desgevraagd hierover verantwoording afleggen.

Onderdeel van hiervan vormt het aanleggen en onderhouden van benodigde dossiers, waaronder fase

afsluitende Lessons Learned. In elke fase zal vooraf een zogenaamd focusrapport opgesteld worden, waarin elk

projectlid aangeeft wat in die fase zijn doelstellingen en werkzaamheden zijn. Na elke fase wordt een

appreciatie geschreven door de projectleider, waarin opgesomd wordt wat goed en wat niet goed is gegaan.

Dit laatste is behalve een verantwoording richting directie en stakeholders, ook de input voor het lessons

learned dossier.

Risico’s en Issues Hieronder staat de initiële risicotabel. Deze kan (en zal) lopende het project uitgebreid worden met nieuwe

onderkende risico’s en ontstane issues. Deze tabel zelf zal niet worden bijgewerkt, maar de risico’s en issues

worden bijgehouden in het hiervoor aangewezen programma PrincipleToolbox. Onderstaande tabel zal als

eerste invoer ingebracht worden. De projectondersteuner is verantwoordelijk voor het vullen en bijhouden van

de PrincipleToolbox, alsmede het bewaken van de eventuele oplossingsdatums van opgelopen issues.

Risico Oorzaak Gevolg Kans Impact Maatregel Risicohouder

Onderbezetting project

Het niet toekennen van benodigde personen

Niet kunnen voldoen aan de gestelde taken.

Gezien opdrachtstellen van directie zelf niet groot.

Hoog Duidelijk maken binnen directieoverleg

Projectleider

Verschil in vraagstelling van directie en vraagbeleving van project.

Slechte communicatie, onduidelijke vraagstelling.

Uiteindelijke doelstelling wordt niet gehaald.

Middel Zeer hoog

Duidelijk projectplan, wekelijks overleg met opdrachtgever.

Projectleider

Niet beschikbaar zijn van benodigde budgetten

Opgelegde bezuinigingen.

Vertraging, uitstel of afstel van project.

Middel Zeer hoog

Beperkte invloed. Moet op directie/hoofdirectie niveau gemanaged worden.

Directieteam

ICT afdeling is niet beschikbaar indien deze nodig is

Slechte of geen afstemming tussen ICT en project

Vertraging in oplevering van project producten

Middel Middel Overleg tussen ICT en project, afspraken vastleggen en monitoren

Projectleider

Afkeuring van geplaatste apparatuur

Niet voldoen aan voorschriften.

Overdoen van werk en opnieuw kopen materiaal

Klein Middel Controleren van uit te voeren werkzaamheden tegen de geldende voorschriften

Aangewezen projectlid (naam pm)

Actief of passief tegenwerken van stakeholders

Zich bedreigd voelen of het gevoel hebben van de stakeholder om niet gehoord te worden.

Geen medewerking krijgen van belangrijke functionarissen, tegenwerking door allerlei formele bezwaren.

Groot Hoog Voorlichting aan stakeholders, betrekken stakeholders bij belangrijke beslissingen.

Projectleider

Slechte koppeling met bestaande

Onbekendheid met bestaande lichtkrant

Eindproduct werkt niet optimaal of

Zeer groot Zeer hoog

Opvragen specificaties en documentatie van

Aan te wijzen projectlid (pm)

9

systemen systemen mogelijk zelfs helemaal niet op bepaalde plaatsen

bestaande lichtkranten.

Slecht functioneel beheer

Niet gekwalificeerd personeel

Niet optimaal werkende Narrowcasting

Middel Hoog Aandacht geven aan werving en selectie door HR afdeling.

Aan te wijzen projectlid (pm)

10

Bijlage 1: Fasering en Workbreakdown structure

Richtlijnen en voorschriften (hoofdlijnen)

Opzet van de informatie

voorziening

PVE vaststellen

Passend pakket kiezen

Plaatsbepaling van de schermen e.d.

Bepalen benodigde en geschikte

hardware

Kabelloop bepalen

Richtlijnen en voorschriften

(detail)

Beslismoment 1

Vaststellen van benodigde

ondersteunende apparatuur

Verwerven hardware

Verwerven software

Verwervenopleidingen

Opleiden bediening

Installeren software

Gebruikte stijlen

Nieuwsbron bepaling

Opleidingen voor het onderhoud

Plaatsen apparatuur en bekabeling

Revisie opnemen

Beslismoment 2

Verwerven ondersteunende

zaken

Uitvoering door project, op uren verantwoording

Uitgaven benodigd

Uitvoering door en op budget ICT

afdeling

Instemmend advies ICT afdeling

benodigd

Overdracht hardware aan ICT

Overdracht softwareAan ICT

Overdracht aan directie

Opheffen project organisatie

Voorbereiden en starten project

Overdracht protocol

Overdracht protocol

Tekening pakket (definitief)

Werk tekeningen

Werkvoorschriften

11

Het project wordt opgedeeld in de volgende deelgebieden:

- Hardware

Bepalen van benodigde en geschikte hardware

Plaatsbepaling van de schermen

Waar moeten de schermen geplaatst worden: binnen, buiten, gang of werkplaats etc.

Kabelloop bepalen

Deze mag niet interfereren met bestaande apparatuur en systemen. Hiervoor zijn

voorschriften bekend binnen het bedrijf. Eindproduct is een tekeningenpakket waarmee de

hardware kan worden geplaatst.

Vaststellen van benodigde ondersteunende apparatuur

Wat is nodig ter ondersteuning, zoals versterkers, wandcontactdozen, beugels enzovoort.

Plaatsen van de apparatuur en bekabeling

Revisie opnemen

Het bijwerken van de gemaakte tekeningen met zoals het in werkelijkheid geworden is.

- Softwarepakket bepalen

PVE vaststellen

Dit houdt in het inventariseren van de wensen van de directie, personeel en bedienend

personeel.

Passend pakket kiezen

Hierbij rekening houdend met het PVE, de veiligheidsvoorschriften van Defensie, het

vastgestelde budget en de benodigde dan wel beschikbare hardware.

- Inhoud beschrijven van de informatievoorziening

Richtlijnen en voorschriften

Wat mag er wel en wat niet uitgezonden worden. Wie tekent als verzendbevoegde?

Opzet van de informatievoorziening

Welke informatie komt op welk scherm terecht? En welke informatie wordt over het hele

bedrijf uitgezonden. Wat komt er nog meer op de schermen te staan?

Gebruikte stijlen

Dit gaat over de lettertypes en lettergrootte, maar ook het taalgebruik.

Nieuwsbron bepaling

Waar komt de informatie vandaan: directie, afdelingshoofden, personeel (ingezonden

mededelingen), specifieke afdelingen zoals de Arbodienst, KNMI, VVV enz.

- Opleidingen

Bediening

Dit betreft het bedienen van het systeem als informatieverstrekking. Het gaat dus

voornamelijk over het werken met het software pakket.

Onderhoud

Het technisch onderhoud aan het hele systeem, dus zowel hardware als software.

- Verwerving en uitbesteding

Hardware

Starten van de verwervingsopdrachten voor het leveren van de benodigde hardware als

beeldschermen, bekabeling en computers.

Software

Het starten van de verwervingsopdrachten voor het leveren van de benodigde software. Dit

kan zo mogelijk ook de besturingssoftware zijn voor de computers.

Ondersteunende zaken

12

Dit zullen inhuur, in- en uitbestedingen zijn voor het aanleggen van het systeem. Dat kan

betrekking hebben op kabeltrekken, maar ook het maken van sparingen in betonnen muren,

het aanleggen van wandcontactdozen enzovoort.

Opleidingen

Alleen voor de bediening van het systeem. Voor wat betreft het onderhoud wordt dit

geregeld door de ICT afdeling.

13

Bijlage 2 Stakeholders en communicatie

Belang Invloed Beïnvloeding Overlegvorm Periode Informeren Periode Klankbord

Directie/opdrachtgever ++ ++ B Directieoverleg wekelijks - Nee

Bureau communicatie ++ + A Projectlid continue - Ja

Inkoop - ++ BA / B Bespreking Dagelijks # - - Nee

Afdelingshoofden + - I - - Nieuwsbrief 2 wekelijks Ja

Medewerkers ++ -- - - - Nieuwsbrief mnd Ja

HHTD + + BA Ad hoc Zie planning Mail Nee

KAM - + BA Ad hoc Zie planning Mail Nee

ICT ++ + BA Bi-lateraal 2 wekelijks Nieuwsbrief 2 wekelijks Nee

Klanten ++ -- - - - - - Nee

Beïnvloeding: Beslisser, Advies, Bindend Advies, Instemming

# Is vooral van belang tijdens de ontwerpfase. Dit om tijdens het hele proces te kunnen voldoen aan het Handboek Verwerving Overheid.

Na deze fase is de inzet van Inkoop niet meer benodigd, uitgezonderd de orderbegeleiding.

De stakeholders zijn hierboven vermeldt. De afdelingshoofden hebben belang, omdat er op hun

afdeling apparatuur wordt geplaatst. De medewerkers hebben een belang omdat zij de afnemer zijn

van de informatie. De afdelingen HHTD (techniek) en KAM (arbo) hebben een functioneel belang

i.v.m. het bewaken van de normen (zie kwaliteitsplan). ICT heeft te maken met het toekomstig

beheer, en hun functioneel belang als adviseur. Een selectie van de stakeholders wordt

samengebracht in een klankbordgroep, deze zal 2 of 3 keer samen komen, afhankelijk van hoe deze

sessies verlopen.

Er zullen enkele nieuwsbrieven verstuurd worden, een 2-wekelijkse, met daarin voornamelijk

voortgang en planning (welke afdeling wordt in welke periode geraakt met werkzaamheden). Een

maand uitgave zal verzonden worden met daarin meer algemene informatie.

14

Bijlage 3 Tijdplanning De tijdplanning is gebaseerd op de analogiemethode (zoals besproken in de modulelessen).

Id Taaknaam Begindatum Einddatum Duurjan 2013 mei 2013apr 2013mrt 2013feb 2013 jul 2013jun 2013

2-617-2 21-424-310-2 26-55-531-3 28-414-4 14-727-1 17-3 23-66-1 24-213-1 9-612-53-3 7-719-5 16-620-1 10-33-2 7-4 30-6

1 15d1-2-201314-1-2013Definitiefase

2 50d12-4-20134-2-2013Ontwerpfase

7 70d19-7-201315-4-2013Realisatiefase

15 1d23-7-201323-7-2013Nazorgfase

5 15d29-3-201311-3-2013Werktekeningen

3 10d15-2-20134-2-2013Bepalen geschikte hardware

4 20d8-3-201311-2-2013Kabelloop bepalen

6 50d12-4-20134-2-2013Richtlijnen en voorschriften

14

12

10

8 5d19-4-201315-4-2013Verwerven hardware

5d19-4-201315-4-2013Verwerven ondersteunende zaken

5d19-4-201315-4-2013Verwerven software

5d19-4-201315-4-2013Verwerven opleidingen

9 1d22-4-201322-4-2013Opleidingen voor onderhoud

64d19-7-201323-4-2013Plaatsen apparatuur en bekabeling

13 5d18-7-201312-7-2013Installeren software /testen

11

De planning wordt digitaal bijgehouden, deze hierboven is dus een momentopname. De meest

recente versie is te vinden op (dummylocatie) http://narrowcasting.project.nl/planning

Vooral in de realisatiefase zal een detailplanning gemaakt worden, die rekening houdt met de

werkzaamheden van de afdelingen zelf, dus daar waar de schermen en kabels geplaatst moeten

worden.

15

Bijlage 4: Organogram

Directeur Logistiek

Projectleider

Lid 2

Lid 1

Lid 4

Lid 3

Lid 5

Ondersteuning

Adviseurs

Externen

AD-hoc lid

De Ad-hoc leden, externen en adviseurs zullen naar behoefte aan een projectlid worden toegevoegd.

16

Bijlage 5 Literatuurlijst Groote, Hugenholtz-Sasse, Klaassen e.a., (2011), Projecten leiden, Spectrum , 25

e druk

Moussault, Baardman, Brave, (2011), Wegwijzer voor methoden bij projectmanagement, Berenschot,

2e druk

Akker, A, (2002), Prince2 compact, Methode voor projectmanagement, Lagant

17

Exameninformatie moduleopdracht (gekopieerd vanaf de website NCOI, E-connect, d.d. 16-03-2012 13:35)

Projectmanagement Exameninformatie: student Deze module wordt afgesloten met een moduleopdracht in de vorm van een Projectplan. Hierin past u de behandelde theorie toe op een praktijksituatie. U maakt uw moduleopdracht op basis van een van de fictieve bedrijven die NCOI beschreven heeft. Deze bedrijven vindt u onder ‘Mijn Downloads’. In de beschrijvingen vindt u alle informatie die u nodig heeft om de opdracht uit te voeren. Mocht u uw opdracht graag uit willen voeren binnen uw eigen organisatie, dan is dat mogelijk. Voorwaarde hiervoor is wel dat u alle relevante informatie over uw organisatie verstrekt in de bijlage van de opdracht om beoordeling van de opdracht mogelijk te maken. Opdracht: U maakt een Projectplan voor een eenvoudig project naar keuze. U schrijft het projectplan vanuit de rol van projectleider. Hiermee koppelt u de theorie aan een praktische leerervaring. Voor uw opdracht maakt u keuze uit één van de drie fictieve bedrijven. Kies een organisatie die het qua karakter het meeste aansluit bij de organisatie waar uw werkt, waar u zou willen werken of waar u anderszins bekend mee bent. Vervolgens bent u vrij om een onderwerp voor uw projectplan te kiezen, houdt het onderwerp eenvoudig. Het onderwerp kan zowel organisatorisch als inhoudelijk van aard zijn. U kunt bijvoorbeeld kiezen voor het invoeren van HRM binnen de organisatie of het verbeteren van de klantgerichtheid van de organisatie of u kunt kiezen voor het invoeren van een nieuwe geautomatiseerd boekhoudkundig programma binnen de organisatie of u kunt een projectplan schrijven voor het bouwen van een nieuw bedrijfspand, het omleggen van een ringweg, het invoeren van een patiëntvolgsysteem of het terugdringen van de werkloosheid binnen een gemeente. In deze module worden de volgende onderdelen van het project besproken die onderdeel dienen uit te maken van uw projectplan:

1. Projectbeschrijving:

Aanleiding.

Doelen.

Beoogd resultaat (SMART geformuleerd).

Scope.

2. Projectweg:

Fasering en activiteiten.

3. Beheersplannen:

Tijdplan.

Middelenplan.

Kwaliteitsplan.

4. Risico’s.

De opdracht moet u individueel en zelfstandig maken. Er mag geen sprake zijn van een gezamenlijke opdracht.

Richtlijnen moduleopdracht Voor de moduleopdracht is een omvang vereist van minimaal 4 en maximaal 5 pagina’s, bij lettergrootte 10/11 en regelafstand 1. Het genoemde aantal pagina’s is exclusief voorpagina, samenvatting, inhoudsopgave en bijlagen. Afbakening opdracht Gezien de beperkte omvang van de moduleopdracht moet u goed bedenken welke omvang voor uw uitwerking realistisch is. Houd u aan de opdrachtbeschrijving en voeg zelf geen onderdelen toe. Logische opbouw (structuur)

Een moduleopdracht leest makkelijker als in de inleiding staat vermeld hoe deze verder wordt uitgewerkt (leeswijzer).

18

Kies een duidelijke structuur per hoofdstuk.

Laat alle onderdelen van de opdracht aan bod komen.

Leg een duidelijk verband tussen de theorie en de praktijk.

Neem een literatuurlijst als bijlage op (overzicht van alle schriftelijke bronnen die u heeft geraadpleegd, alfabetisch gerangschikt op achternaam van de auteur).

Voeg eventueel andere relevante bijlage(n) toe.

Voorzie uw moduleopdracht van een voorpagina waarop u linksonder de volgende informatie zet:

Voorletters en naam;

Studentnummer;

Datum;

NCOI Opleidingsgroep;

Naam van de opleiding die u volgt;

Naam module.

Rechts onderaan zet u vervolgens:

De naam van de docent.

Literatuur In uw moduleopdracht koppelt u de theorie van de module aan de praktijk. Het is hierbij belangrijk dat u de theorie weet toe te passen en op een verantwoorde manier gebruikmaakt van literatuurverwijzingen. Bij de beoordeling wordt gelet op de diepgang en het niveau van de theoretische onderbouwing. Verwijs dus naar de bij de module horende literatuur die u gebruikt heeft. De gebruikte literatuur mag beperkt blijven tot de literatuur die is aangereikt in de module. Inleveren moduleopdracht We raden u aan zo snel mogelijk te beginnen met uw opdracht. De uiteindelijke beoordeling van de opdracht wordt uitgevoerd door een corrector, niet door uw docent. Alle informatie over het inleveren van uw moduleopdracht vindt u op e-Connect onder ‘Mijn examens’ en ‘Help’. Beoordeling moduleopdracht De corrector beoordeelt de moduleopdracht aan de hand van een officieel beoordelingsformulier met vastgestelde criteria (zie downloads hieronder). Informatie over de uitslag van de beoordeling van uw moduleopdracht vindt u op e-Connect onder ‘Mijn examens’.

19

BEOORDELINGSCRITERIA MODULEOPDRACHT LET OP: De volgende criteria dienen minimaal voldoende te zijn: - uitwerking van de opdracht

- theorie/literatuur/inhoud

- praktijkgerichtheid/toepassing theorie Indien op een van bovenstaande punten onvoldoende gescoord wordt, is de opdracht niet behaald. Wanneer een student lager dan een 10 als beoordeling heeft geef je per bullet in het tekstvlak op het beoordelingsformulier aan wat er beter moet, zodat de student ervan kan leren. Uitwerking van de opdracht • Is de opdracht uitgevoerd zoals beschreven in de exameninformatie?

• Bevat de uitgewerkte opdracht alle verplichte onderdelen? Theorie/literatuur/inhoud • Weet de student vanuit de aangeboden theorie in de module relevante zaken (theorieën/modellen/enzovoort) te selecteren om toe te passen?

• Onderbouwt de student zijn uitwerkingen vanuit de behandelde theorie?

• Weet de student de theorie op correcte wijze toe te passen?

• In geval van een ontwerpopdracht: weet de student zijn ontwerpkeuzes correct te onderbouwen?

• Verwijst de student op de juiste manier naar de gebruikte literatuur? Praktijkgerichtheid/toepassing

• Houdt de student in de uitwerking rekening met de aansluiting op de praktijksituatie/case?

• Is de uitwerking van de opdracht realistisch/uitvoerbaar of in geval van een ontwerp realiseerbaar van aard?

• In geval van ontwerpopdracht: zijn de ontwerpkeuzes van de student logisch?

• In geval van ontwerpopdracht: heeft de student oog voor randvoorwaarden/problemen die het ontwerp met zich meebrengt? Niveau • Beheerst de student de leerdoelen van de module op het aangegeven niveau? Algehele verzorging en leesbaarheid • Bevat de uitgewerkte opdracht een correcte inhoudsopgave?

• Is de uitgewerkte opdracht logisch opgebouwd/gestructureerd?

• Is de uitgewerkte opdracht leesbaar? (alinea’s/tussenkopjes/samenhang)

• Is de uitwerking geschreven in correct Nederlands?