Mobility Tool Opleiding 13 juli 2014 P 1. Mobility Tool - inleiding 13 juli 2014 P 2 -...
-
Upload
philomena-lambrechts -
Category
Documents
-
view
215 -
download
0
Transcript of Mobility Tool Opleiding 13 juli 2014 P 1. Mobility Tool - inleiding 13 juli 2014 P 2 -...
Mobility Tool Opleiding
12 april 2023 P 1
Mobility Tool - inleiding
12 april 2023 P 2
- Rapporteringstool ontwikkeld door de EC (gebruikt voor final report; niet voor interim report)
-Reeds in gebruik voor Leonardo, nu ook voor Erasmus.
-Binnen Erasmus+ uitgebreid naar andere vormen van mobiliteit
Mobility Tool - inleiding
12 april 2023 P 3
Welke gegevens?
-Projectinformatie
-Informatie over deelnemers
-Partnerinformatie
-Budget
Mobility Tool - inleiding
12 april 2023 P 4
Project
partnersmobiliteiten budget
mobiliteiten
OM
TOTAAL
Enquêtes
Mobility Tool - inleiding
12 april 2023 P 5
Voornaamste gebruikers:
-Europese Commissie
-EPOS vzw
-Instellingen
-Individuele deelnemers aan Erasmus
Mobility Tool- inleiding
12 april 2023 P 6
Stappen in een project:
-Creatie in Mobility Tool (NA)-Management (instelling)-Enquête invullen (student-docent)-Monitoring (instelling)-Project sluiten (instelling)-Validatie van mobiliteiten (NA)
Mobility Tool – de deelnemer zelf
12 april 2023 P 7
Mobility Tool EU Survey
Stuurt uitnodiging
Invullen en indienen
Mobility Tool – de deelnemer zelf
12 april 2023 P 8
Deelnemersrapport
-Automatisch verzonden op einde verblijf-Studenten én docenten-Ingevuld in EU Survey-Resultaten zichtbaar in Mobility Tool
Mobility Tool – de instelling
12 april 2023 P 9
Beneficiary User
-Zien en bewerken van projectinformatie-Andere Beneficiary Users toevoegen-Partners toevoegen-Mobiliteiten toevoegen-Lezen en goedkeuren van enquêtes-Rapport finaliseren -> budget samenvatting
Mobility Tool – creatie van account
12 april 2023 P 10
STAP 1/2: Creëer ECAS accounthttps://webgate.ec.europa.eu/cas
STAP 2/1: U wordt uitgenodigd in Mobility Tool eens uw project (MOB of IP) daar gecreëerd is!!! E-mailadres van aanvraag !!!
STAP 3: Login in Mobility Toolhttps://webgate.ec.europa.eu/eac/mobility
Aanvraag
Project
Project info+ Benef. Contact
Project
Project info+ Benef. Contact
Bestaat beneficiary account al?
Yes – OKNo – profiel automatisch
gegenereerd op basis van e-mail
Bestaat beneficiary account al?
Yes – OKNo – profiel automatisch
gegenereerd op basis van e-mail
DataData
Beneficiary User
Mobility Tool – creatie van account
Automatisch email verzonden
Mobility Tool – creatie van account
12 april 2023 P 12
!!! Wat in geval van fout e-mailadres in aanvraag!!!
-Error in Mobility Tool-Account is niet gecreëerd-Gebruiker krijgt geen e-mail
OEFENING 1
13
1) Creëer ECAS account
2) Login in Mobility Tool
Mobility Tool – Home
• Home: zoek het gewenste project
Search = Ctrl-F
14
Mobility Tool – Project Details
15
Alle projecten Details van 1 project
Mobility Tool – project details
16
- Je werkt steeds in één project per keer
Project details: - Overzicht van recente wijzigingen (door jezelf, andere gebruiker van je instelling of EPOS)
Mobility Tool - Partners toevoegen
• Partner screen
17
Adding a Partner
• Partner screen
* = Mandatory fields
Add contact details
18
Mobility Tool – partnerinfo wijzigen
• Partner screen
19
Edit the info and save
20
Mobility Tool - Partners toevoegen
• ‘Partners’ : lijst van alle partners van dit project (NIET van de instelling)
• De bovenste partner is altijd de beneficiary• Voor IP’s en consortia zouden de partners
normaal reeds opgeladen moeten zijn in de lijst• Voor MOB moet je de partners zelf toevoegen• Partners toevoegen kan via de dropdown list of
manueel
21
Mobility ToolMobility Tool
Project
22
Mobility Tool – creatie van account
2de account in éénzelfde project
Mobility Tool: contactpersoon toevoegen
• Partner screen
23
Mobility Tool – creatie van account
• Click on to add a contact person
24
Mobility Tool – creatie van account
25
Mobility Tool – creatie van account
• Select all (in list)
• Add new (partner / mobility / etc…)
• Delete (after selecting)
• Export to .pdf
• Export to excel / .csv
• Add / remove columns
• Reset filters
26
OEFENING 2
12 april 2023 P 27
- Maak een account aan voor een collega van je in één of meerdere van je projecten.
- Kijk of je eigen gegevens correct zijn en maak aanpassingen indien nodig
- !!! Collega’s toevoegen gebeurt project per project, niet per instelling!!!
OEFENING 3
12 april 2023 P 28
- Zoek je eigen instelling in de dropdown lijst en controleer of je gegevens correct zijn
- Voeg twee partners via de dropdown list toe aan één van je projecten en controleer of de gegevens correct zijn
- Voeg een andere partner manueel toe aan één van je projecten
Mobility Tool – mobilities
12 april 2023 P 29
Gegevens invoeren: 2 manieren
-Manueel in Mobility Tool
-CSV bestand importeren
Mobility Tool – mobilities
30
Mobility Tool – mobilities
• Bullet
• Point
Fill in the participant's information
31
Mobility Tool - mobilities
• Toevoegen nieuwe mobiliteit: partner ID en Mobility ID wordt automatisch gecontroleerd.
• Nieuwe Mobility ID = creatie nieuwe mobiliteit• Nieuwe partner ID = creatie van nieuwe
partner• Bestaand mobility ID met andere details:
overschrijven bestaande mobility• Bestaand partner ID met andere details:
overschrijven bestaande partner
32
Mobility tool - mobilities
• Aan te raden om mobility ID te standardiseren.• Mobility IDs kunnen enkel via ‘edit mobility’
veranderd worden en niet via csv• Een kleine verandering in mobility ID zal een
nieuwe mobiliteit aanmaken– UCD/ERA02/123456 ≠ UCD/_ERA02/123456
33
OEFENING 4
• Laad nieuwe mobiliteiten op: 1 SMS1 SMP1 STA1 STT1 IP student en docent
34
Mobility Tool – mobilities csv
12 april 2023 P 35
Mobility Tool – mobilities csv
36
Mobility Tool – mobilities csv
2) Selecteer 1 van de twee export opties
(studenten of staf) / IP indien van toepassing
37
Mobility Tool – mobilities csv
• Als je excel gebruikt om je bestand te openen,
wil je de informatie in kolommen zien.
• Als dit niet het geval is moet je het volgende
doen:
– Change your Region and language settings
– Select the list separator: ";"
38
Mobility Tool – mobilities csv
Voor en na…
39
Mobility Tool – mobilities csv
• Configuratiescherm > Taal en Regio
40
Mobility Tool – mobilities csv
• Indeling voor datum, tijd en getallen – meer instellingen -
Lijstscheidingsteken (;)
41
Mobility Tool – mobilities csv
• Decimaalteken "."
• Cijfergroeperingssymbool ","
• E.g. 1,100.99
42
Mobility Tool – mobilities csv
Rij nummer 2: •Geeft formaat van kolommen weer:
– Dictionary codes / Date format / Numerical
•Verplichte velden– Velden met * zijn verplicht– *(SMS) betekent “Verplicht voor SMS mobiliteit"
43
Mobility Tool – mobilities csv
44
Steeds opslaan als CSV-file
Mobility Tool – mobilities csv
45
OEFENING 5
• Exporteer de studentenmobiliteiten (of IP indien van toepassing) uit één van je projecten, open met Excel en bewaar op je desktop.
• Verander de ‘regio en taal’ gegevens van je computer indien nodig.
46
Mobility Tool – mobilities csv
Importeren van mobiliteiten (Beneficiary user)
47
Mobility Tool – mobilities csv
Kiezen tussen studenten of staf (of IP)
48
Mobility Tool – mobilities csv
Geslaagde import
49
Mobility Tool – mobilities csv
… vaker voorkomend
50
OPEN
Mobility Tool – mobilities csv
Voorkom foutmelding: •Vul alle verplichte info in•Gebruik correcte ‘dictionary values’•Let op de vormvereisten van elk veld
In geval van foutmelding:•Error log is hulp voor verbeteren van .csv file•Importeer opnieuw
51
Mobility Tool – mobilities csv
Import did not succeed
Rij en kolom die fout bevatten worden vermeld
!!! Error log bevat 1 extra kolom, dus fout in kolom L zal overeenkomen met fout in kolom K van bronbestand
52
OEFENING 6
53
1) Importeer het bestand succesfile van je desktop en kijk of de mobiliteit is toegevoegd
2) Importeer het bestand failurefile van je desktop en verbeter de fouten
3) Voeg je eigen mobiliteiten die je vooraf nog niet hebt geïmporteerd toe via csv import
Mobility Tool – partners csv
• Export van partnerlijst• Herbruikbaar in externe databank• Importeren van partners via mobiliteiten
54
OEFENING 7
• Exporteer de partnerlijst• Importeer het bestand “New-Partner-
MobilitiesImport" (desktop)– Check of nieuwe mobiliteiten toegevoegd zijn– Check of nieuwe partners toegevoegd zijn
• Verwijder alle toegevoegde mobiliteiten-partners uit de oefeningen (behalve de reële mobiliteiten van je eigen instelling)
55
Mobility Tool – budget
Mobility Organisation & Management
Mobility Budget
Funds (organisation & management of project) used by Beneficiary organisation.
-Travel-Subsistence-Special needs supplement
56
StudentMobility
Mobility Tool – project beëindigen
12 april 2023 P 57
Wanneer alle gegevens correct zijn ingegeven en de deelnemers hun enquête hebben ingevuld, mag de instelling het project sluiten in Mobility Tool. !!! Eens het project beëindigd is, kan je geen gegevens meer wijzigen!!!
Het NA moet deze data dan nakijken en goedkeuren