ManualMaster Verbetercyclus Tool (MVT)

voor uw organisatie

Elke verbetermethodiek, of je nu de Lean, Six Sigma (DMAIC) of de Deming cirkel (PDCA) gebruikt, is gebaseerd op het idee dat continue verbetering bereikt kan worden door structureel resultaten en afwijkingen te signaleren,

registreren, beoordelen, monitoren, analyseren en te sturen.

ManualMaster biedt u een handige en pragmatische tool waarmee alle afwijkingen met de bijbehorende verbetermaatregelen geregistreerd, uitgezet,

gevolgd en gerapporteerd kunnen worden. Voorbeeld van afwijkingen zijn; klachten, verbetervoorstellen, klantwaardering, (bijna)ongevallen, audit-bevindingen, agressie meldingen en leverancier beoordelingen.

PDCA

DMAIC

Uw verbetercyclus:

Introductie ManualMaster

ManualMaster heeft als leverancier van Business Process Management

software een aanzienlijke groei doorgemaakt. ManualMaster bestaat sinds 1995

en bedient inmiddels meer dan 700 licentiehouders. Middelgrote maar veelal ook

grote organisaties. ManualMaster ontwikkelt nieuwe aansprekende

functionaliteiten, bouwt bestaande modules verder uit en heeft inmiddels zeer

aansprekende projecten gerealiseerd in diverse sectoren. Voor meer Info zie

www.manualmaster.com

De ManualMaster Verbetercyclus Tool (MVT)

Elke verbetermethodiek, of je nu de Lean, CAPA, Six Sigma of de Deming cirkel

(Plan Do Check Act) gebruikt, is gebaseerd op het idee dat continue verbetering

bereikt kan worden door structureel resultaten en afwijkingen te

signaleren, registreren, beoordelen, monitoren, sturen en te analyseren.

ManualMaster biedt u een handige en pragmatische tool waarmee alle

afwijkingen met de bijbehorende verbetermaatregelen geregistreerd, uitgezet,

gevolgd en gerapporteerd kunnen worden: de ManualMaster Verbetercyclus Tool

(MVT). Het is laagdrempelig, eenvoudig in gebruik en verhoogd de effectiviteit

van uw kwaliteitsmanagementsysteem

De basis van de MVT werkt heel eenvoudig. Nadat er een resultaat of afwijking

wordt gesignaleerd, kunnen alle betrokken van de verbetercyclus de MVT

inzetten en gebruiken door:

� De afwijking te registreren en te beoordelen;

� De workflow of route te initiëren (wie is verantwoordelijk voor de opvolg

actie);

� Preventieve en corrigerende maatregelen (acties) te registreren, in te

plannen en te bewaken;

� De effectiviteit van de genomen maatregel te toetsen en te registreren;

� Een analyse en een rapport te genereren t.b.v. bijvoorbeeld een systeem-

/directiebeoordeling.

Met de Verbetercyclus, bent u in staat om bijvoorbeeld incidentmeldingen,

auditbevindingen, verbeterrapporten en klachtenregistraties via webformulieren

te registreren.

Doordat elke melding wordt voorzien van een uniek nummer is de status van

uw melding te allen tijde opvraagbaar. Per medewerker zijn de te behandelen

formulieren online inzichtelijk. De medewerker heeft direct de mogelijkheid om

een plandatum in te voeren voor het afhandelen van de openstaande actie.

In de MVT wordt vervolgens, op basis van de geregistreerde melding, de

voortgang van de preventieve en corrigerende maatregelen (Plan-Do)

bijgehouden. Er kan hierbij worden gevolgd of afgeronde maatregelen worden

gecheckt op effectiviteit en of er indien nodig nieuwe maatregelen zijn genomen

(Check, Act).

De MVT stelt een organisatie in staat om digitale formulieren een bijbehorende

route (workflow) in te vullen waarna iedere geautoriseerde medewerker de

formulieren kan in- en aanvullen.

Alle gegevens worden na het invullen en gedurende het traject automatisch

bewaard in een database zodat op elk gewenst moment rapportages kunnen

worden gegenereerd.

Ook kunnen de ingevulde gegevens worden gebruikt om er statistische

analyses op toe te passen voor bijvoorbeeld management rapportages.

Ingevulde formuliergegevens kunnen gekoppeld worden aan externe

managementsystemen.

Rapportage

Gedurende alle stadia in de Verbetercyclus stelt ManualMaster u in staat om

allerlei overzichten te genereren:

� Alle afgeronde en openstaande klachten, meldingen, registraties etc. etc.;

� Alle afgeronde en openstaande corrigerende en preventieve maatregelen;

� Alle afgeronde en nog te checken corrigerende en preventieve

maatregelen;

� Alle afgewerkte en gecheckte maatregelen;

� Alle effectieve maatregelen;

� De fasen van de PDCA cirkel.

Deze overzichten zijn daarnaast ook op verschillende wijzen te selecteren,

bijvoorbeeld:

� Alle openstaande maatregelen van een bepaald taakgebied waardoor deze

eenvoudig in de agenda van de betreffende teamvergadering weergegeven

kan worden;

� Alle openstaande maatregelen van een verantwoordelijke medewerker,

zodat deze aan de voortgang van de punten kan werken;

� Alle punten die volgens de planning in een bepaalde maand afgerond

moeten zijn.

� Alle klachten van het afgelopen jaar op een bepaalde afdeling door middel

van een filter.

(de volgende pagina toont u de voorbeelden van filter, rapport en export naar MS Excel)

Filter:

Rapport:

Export:

Resumé

Na implementatie van de MVT zijn de volgende onderwerpen voor uw organisatie

gerealiseerd:

Registratie:

� Zoals klachten, incidentmeldingen, audit bevindingen en

verbeterrapporten.

� Bijhouden van corrigerende en preventieve maatregelen (Plan-Do).

Opvolging:

� Variabele route (workflow) achter uw registraties.

� Via het web een statusoverzicht van uw melding.

� Per medewerker inzicht in de openstaande acties.

Analyse:

� Alle incidenten kunnen worden geanalyseerd (real-time

overzichten).

� Risico-inventarisaties leiden tot verbeteracties.

� Beoordeling van verbeteracties.

� Controle op effectiviteit en nemen van nieuwe maatregelen (Check-

Act).

Rapportage:

� Aantoonbaar maken van afwijkingen en verbeteringen.

� Te selecteren per taakgebied, periode of medewerker.

� Alle (openstaande) corrigerende en preventieve maatregelen.

� Alle openstaande en nog te checken corrigerende en preventieve

maatregelen.

� Alle afgewerkte en gecheckte maatregelen.

� Alle effectieve maatregelen.

Vragen?

Heeft u nog vragen over de module ManualMaster Verbeter Tool, of wilt u graag

de mogelijkheden met ManualMaster zien tijdens een (online) demonstratie?

Neem dan contact op met uw Accountmanager via het telefoonnummer 078-

6446888 of via info@manualmaster.com