CONTRACTMANAGEMENTWELKE TOOL PAST?

© Wu Wise 2012

TIJDSINDELING‣ 18.30 - 19.15: Presentatie

‣ 19.15 - 20.00: Welke tool past voor u? (workshop)

‣ 20.00 - 20.30: Netwerken & napraten

2

Deze presentatie is georganiseerd door de

© Wu Wise 2012

INHOUD‣ Wie ben ik, wie bent u?

‣ Onze zoektocht...

‣ Bepalen en vaststellen

➡ Stap 1: visie op contractbeheer en -management

➡ Stap 2: doel van de tooling

➡ Stap 3: de rest (functionele / technische wensen & eisen, governance, pricing, etc.)

‣ Supplier overview

‣ Workshop

3

ONZE ZOEKTOCHT

© Wu Wise 2012

ONZE ZOEKTOCHT‣ Onze dienstverlening: full-service IT contractmanagement, -beheer

en -administratie

‣ Onze kracht: besturing, inhoudelijke kennis en dienstverlening

➡ Dus niet: software development, housing of hosting

‣ Voor gedegen administratie en ontsluiting meer nodig dan excel

➡ Conclusie: uitbesteden

‣ Verschillen en mogelijkheden via websites niet helder

➡ Conclusie: uitnodigen partijen

‣ We nemen u graag mee...

5

© Wu Wise 2012

BEKEKEN TOOLS

6

AlertA

Contracked

CRICS

Contracto (onlinecontractbeheer.nl)

Inconto

ProActive Software

Proquro

Protinus Contract Portal

Vendorlink contract rating

Pactum (contractbeheer.com)

Esize

NIC

Hyarchis

2020.vision.nl

Effacts Contract Management

2Agree

U krijgt van ons:

Geen waarde-oordeel

Wel input voor eigen besluitvorming

ONZE VISIE

© Wu Wise 2012

FULL-SERVICE BUREAU‣ De producten en diensten van Wu Wise zijn georganiseerd

rondom de volgende onderwerpen:

- Contractmanagement

- Contractbeheer & -administratie

- Contract Behoeften

- Contract Goverance / Besturing

- Standaardiseren Contractdossiers (Contracten, SLA, DAP, DFA, etc.)

- Procesinrichting, -audits en -verbetering

‣ Kortom: contract besturing en inhoud (Contract Piramide)

8

© Wu Wise 2012

CONTRACT PIRAMIDE - 1‣ Besturing

- Wens / behoeften

- Contract

- Daadwerkelijke levering

9

© Wu Wise 2012

CONTRACT PIRAMIDE - 2‣ Inhoud

- Financiën

- Dienstverlening

- Relatie en communicatie

10

© Wu Wise 2012

ONZE VISIE EN BEHOEFTE‣ Contractmanagement is afspraken management

‣ Zonder inzicht in de gemaakte afspraken is contractmanagement zeer lastig

‣ Zonder tussentijdse monitoring, afstemming en bijsturing is een afspraak zinloos; dit is de kern van contractmanagement

‣ Contractmanagement doe je samen en niet alleen

‣ Wat was voor ons belangrijk in een tool:

➡ Inhoud contracten vastleggen, documenten ontsluiten, notificaties en bijsturen, meerdere users en rechten, prettige user interface, kosten mogen geen belemmering zijn, te gebruiken voor zeer veel verschillende typen klanten.

11

© Wu Wise 2012

UW VISIE‣ Sluiten uw definities aan op de onze?

‣ Ontbreken bepaalde belangrijke elementen?

‣ Welke impact zou dat hebben op uw eisen aan een tool?

12

HET DOELVAN TOOLING

© Wu Wise 2012

3 HOOFDDOELEN‣ Rapportage (opleveren stuurinformatie, al dan niet grafisch)

‣ Workflow Management en procuratie (ondersteuning proces van offerte tot betaalde factuur)

‣ Contract besturing (ondersteuning bij aansturing leveranciers en afstemming met gebruikers)

➡ Looptijd, werkelijke levering (KPI’s), bonus / malus, ontvangen rapportages, klanttevredenheid etc.

➡ Let op! Veel verschil in diepgang tussen verschillende pakketten

14

Het schaap met 5 poten bestaat niet.

Waar ligt uw focus?

DE REST

© Wu Wise 2012

FUNCTIONELE REQUIREMENTS‣ Gebruiksvriendelijkheid en interface

‣ Welke gegevens wilt u vastleggen

➡ Financieel, CRM, Compliance, Performance KPI’s, Looptijd, indexering, etc.

‣ Gebruiker differentiatie (verschillende rollen, afscherming specifieke informatie)

‣ Document management en zoekfunctie

‣ Template contracten

‣ Rapportage mogelijkheden

‣ Beheer mogelijkheden (aanmaken templates, gebruikers etc.)

16

© Wu Wise 2012

TECHNISCHE REQUIREMENTS‣ Performance bij groot aantal contracten / documenten

‣ Hosting

➡ eigen datacenter

➡ in ‘the cloud’ (non-disclosure!?)

‣ Beveiliging, backup & recovery

➡ Sluiten de security maatregelen van de supplier aan op eisen van uw organisatie?

‣ Welke browsers / cliënts worden ondersteund

➡ iPhone, Blackberry, Android, Windows, Mac, Explorer, Firefox etc.

‣ Zijn er technisch koppelingen mogelijk/wenselijk en werkbaar?

17

© Wu Wise 2012

GOVERNANCE‣ Wie doet wat?

➡ Wie gaat gegevens invoeren

➡ Wie maakt aanvullende afspraken en moeten deze ook in de tool terecht komen

➡ Wie gaat informatie monitoren en acties uitvoeren

➡ Moet de leverancier hier een rol bij (kunnen) spelen?

‣ Hoe is eigenaarschap contracten en afspraken ingericht?

➡ Wie is verantwoordelijk wanneer het mis gaat?

➡ Wie heeft er baat bij behalen besparingen of kwalitatieve / compliance afspraken?

➡ Hulpmiddel: restaurantmodel

18

© Wu Wise 2012

GOVERNANCE

19

RESTAURANT KEUKEN

Demand Supply

Gast Ober Ober Chef-Kok

Familie

Hebben weook... ?

Nee, maarwe kunnen wel...

Heeft u ook... ?

Dat zal ik evenvoor u navragen

© Wu Wise 2012

GOVERNANCE

20

RESTAURANT KEUKEN

Demand Supply

Garde

Rotisserie

Entre metierGast Ober Ober Chef-Kok

Familie

Leverancier

Groenten

Leverancier

Vlees

Leverancier

Patisserie

Hebben weook... ?

Dat zal ik evenvoor u navragen

Heeft u ook... ?

Dat zal ik evenvoor u navragen

© Wu Wise 2012

GOVERNANCE

21

Demand Supply

Garde

Rotisserie

Entre metierGast Ober Ober Chef-Kok

Familie

Leverancier

Groenten

Leverancier

Vlees

Leverancier

Patisserie

Kwaliteit

Prijs en kwaliteit

Kwaliteit, prijs en flexibiliteit

Flexibiliteit

Inhoud

Prijs eninhoud

Flexibiliteiten

kwaliteit

kwaliteit,flexibiliteit

Inhoud

© Wu Wise 2012

MAATWERK EN ONTWIKKELING‣ In hoeverre wilt u het systeem kunnen uitbreiden naar eigen wens?

‣ Is dat technisch mogelijk?

‣ Wat zijn de kosten daarvan?

‣ Wie voert dit uit en hoe toekomstvast is deze oplossing?

➡ aantal mensen met kennis

➡ gebruikte onderliggende pakketten

‣ Wat doet de leverancier zelf aan doorontwikkeling en in hoeverre zijn hieraan verplichtingen danwel kosten verbonden?

➡ Let op verschil tussen licentie en cloud oplossing!

22

© Wu Wise 2012

AARD LEVERANCIER‣ Organisatie

➡ Lokale, nationale of internationale focus

➡ Mate van specifieke aandacht voor u als klant en cultuur van de organisatie

‣ Expertise

➡ Inhoudelijke expertise contractmanagement of software development en beheer?

‣ Heden en verleden

➡ Oorsprong tool en organisatie

➡ Ontwikkeling tool en organisatie

➡ Wat bij faillissement of stopzetten activiteit (escrow)?

‣ Referenties

23

© Wu Wise 2012

PRICING EN METHODIEK‣ Eenmalige aanschaf, periode contract of combinatie?

‣ Inclusief of exclusief hosting?

➡ Indien laatste: wat zijn de hosting requirements en kosten?

‣ Inclusief of exclusief doorontwikkeling?

➡ Indien laatste: wat zijn daarvan ongeveer de kosten?

‣ Vaste prijs of prijs per eenheid?

‣ Per user, per hardware component, per GB, per contract?

‣ Grote verschillen in zowel pricing als methodiek!

24

SUPPLIEROVERVIEW

© Wu Wise 2012

KANTTEKENINGEN

‣ Geen garantie op volledigheid noch correctheid

‣ Betreft een zo objectief mogelijke indruk van onze kant

‣ Grote partijen die contractmanagement als aanvulling op hun pakket bieden, zoals SAP, Oracle, Topdesk zijn niet meegenomen.

‣ Het is zeer waarschijnlijk dat we een aantal internationale, nieuwe of zelfs bestaande partijen over het hoofd hebben gezien.

‣ Advies: ga op basis van eerdergenoemde aandachtspunten op zoek naar het voor uw organisatie geschikte pakket en nodig suppliers uit.

‣ HET beste pakket bestaat niet.

26

© Wu Wise 2012

SUPPLIER OVERVIEW

27

Naam leverancier Focus SaaS of Licentiemodel?

AlertA

Contracked

CRICS

Contracto (onlinecontractbeheer.nl)

Inconto

ProActive Software

Proquro

Protinus Contract Portal

Vendorlink | Contract rating

Pactum (contractbeheer.com)

Esize

NIC

Hyarchis

2020.vision.nl

Effacts Contract Management

2Agree

Rapportage / Contract besturing Licentie

Rapportage / Contract besturing SaaS

Rapportage / Contract besturing SaaS

Rapportage / Contract besturing SaaS

Rapportage / Contract besturing Beide

Workflow Management SaaS

Workflow Management Beide

Rapportage / Contract besturing SaaS

Contract besturing SaaS

Rapportage / Contract besturing SaaS

Workflow Management Beide

Rapportage / Contract besturing SaaS

Rapportage / Contract besturing Beide

Workflow Management Licentie

Workflow Management SaaS

Rapportage / Contract besturing Beide

AAN DE SLAG...