Mijn team is topDe cultuur en de omgeving waarin teams blijven verbeteren

Een onderzoeksinitiatief van House of Performance in samenwerking met de Universiteit Twente

PB |Mijn team is top Mijn team is top | 1

MijnteamistopVeelorganisatieshebbenveelgeïnvesteerdinverbeterprogramma’szoalsLeanofContinuVerbeteren.Ondankseengoedestartmetprimaresultaten,blijktregel-matigdatdestijgendelijnonvoldoendewordtdoorgezet.Somsvaltmenzelfsteruginhetoudegedragengaateendeelvandewinstverloren.Hetlijktwelofdebezielingontbreekt.Ishettijdvooreennieuwprogrammaofisereenlogischvervolgmogelijk?

InsamenwerkingmetdeUniversiteitTwenteonderzoekenwewelkeleiderschapsstijlenengedrags-kenmerkeneffectiefzijnbijorganisatiesdiemetLeanofContinuVerbeterenbezigzijnendiezo’nverbeterprogrammaaljarensuccesvolhanteren?DeresultatenvanditonderzoekleidentotbeterbegripvanwaaromenhoemensenexcellerenineenLeanomgeving.

Ditartikelgeeftinzichtinderesultatenvanonsonderzoek.Graagdaagikjeuitommetdezeinzichtenjouwteamseenstegenhetlichttehoudenentetoetsenwaarzij-zowelmethunhoofdalsmethunhart-staaninhetverbeterprogramma.WellichtkunjedandevolgendestapzettenmetLean,ContinuVerbeterenofeenOperationalExcellenceprogramma.Wijhelpenjegraag!

DesiréevanDun,OrganisatiespecialistbijHouseofPerformance

Hamburgerstraat303512NSUtrechtTel.030-2393360www.hofp.nl

Inleiding

Wat doet en zegt de teamleider?

MijnteamistopDefilmvanjouwteamHerkenjedat?Jezietjezelfterugopeenfilmvaneenvakantieofreceptieenjebentverrastoverhoejeoverkomt.Jevraagtjezelfaf:Praatikechtzoveel?Lachikaltijdzohard?Hoezoumijngedragopanderenoverkomen?

Hetkanconfronterendzijnomjezelfterugtezien,ofjuistbevestigend.Wellichtgeefthetinzichtomdingenanderstegaandoen.Steldatjijjezelfmetjouwcollega’sterugzietopeenfilmterwijljullieaanhetwerkzijn.Watziejedan?

• Wiepraatmetwie?• Watbesprekencollega’smetelkaar?• Hoekritischzijnteamledenopelkaar?• Watdoetenzegtdeteamleider?• Hoewordenmeningsverschillenuitgesproken?• Isvooriedereenduidelijkwathetdoelisvan hetwerk?• Benjeertrotsop,opdiefilm?• Envindjedatjullie[opdejuistewijze]bezig zijnmethetsteedsverderverbeterenvan julliewerk?

Wijhebbenenkelefilmsgemaaktvanteamsdietopzijnincontinuverbeteren.Daarinzienwewelkgedraghenwerkelijkbijzondermaakt,enwaarookzijeenvolgendeslaginhunprestatieskunnenmaken.Inditartikelleesjemeeroveronsonderzoek,overhoejeeentopteamkuntherken-nenenoverhoejouwteamereenkanworden.

HetcontinuverbeterendeteamTegenwoordigisbijnaelkegroteorganisatiebezigmet‘continuverbeteren’,ofietswatdaaroplijkt(Lean,SixSigma,OperationalExcellence).Deresultatendiezijngeboektmetcontinuverbeterenbijbijvoorbeeldautofabrikanten,willenorganisatiesuitanderesectoren(zoalsoverheden,banken,verzekeraarsenziekenhuizen)maaraltegraagkopiëren.

Verschillendeverbeterprogramma’swordengestart,waarbijteamsenafdelingenkennismakenmetdeprincipesenmethodenvancontinuverbeteren.Meestallopenerexpertsoverdeafdelingdiemedewerkershelpenomdeverbetermethodengoedtoetepassen.Demethodenvancontinuverbeterenwordengezienalsdeoplossingvoorveelproblemen.‘Kommaaropmetdiesuccessen’,iseengedachtedieindehoofdenvanveelmanagersleeft.

2 | Mijn team is top

LeanencontinuverbeterenLeaniseenmanagementfilosofiegerichtophetcreërenvanwaardevoordeklant.Doordeechteprocesexperts,demedewerkerszelf,tevragenhunverbeterideeënaantedragenenteimplementeren,verlopenprocessensteedsbeter.Ditverbeterenvanhetprocesstaatdagelijkscentraaleniseropgerichtomzoveelmogelijkwaardetoetevoegenvoordeklant,ennieuwoptredendeverspillingentelkensteelimineren.

Leanonderkentnamelijkeenaantalverspillingen,waarondercorrecties,meerproducerendannoodzakelijk,wachten,transport,maarookhetnietbenuttenvantalentvanmede-werkers.IneenLeanorganisatieliggendeverantwoordelijkhedenlaagindeorganisatie.Hetsignalerenendoorvoerenvanverbeteringeniseentaakvaniederemedewerker.

Leanvindtzijnoorsprongindeauto-industrie,waarToyotadezefilosofieheeftverfijndendaardoordegrootsteautofabrikantvandewereldisgeworden.Sindsmiddenjaren90zijnverschillendeorganisatiesinanderesectoren,zoalsfinanciëleinstellingen,overheidengezondheidszorg,gestartmetverbeterprogramma’sdiegestoeldzijnopdeLeanfilosofie.Actueelbinnendezeorganisatiesisdegedachteomviahetgewenstegedragenleiderschap,tekomentoteencultuurvancontinuverbeteren.

DeweerbarstigepraktijkEnverdraaid,inhetbeginleverendeverbeterprogramma’sveelop:destapelswerknemenaf,klantenbellenzelfsafentoeopomhuncomplimentenovertebrengen.Nadatdeexpertsmethunkenniszijnvertrokkenendemedewerkersenleidinggevendenopdewerkvloerhetalleenaanlijkentekunnen,wiljehetliefstdevolgendestapzetten.Maarhoe?

Onsonderzoeksignaleertdatorganisatiesdieeffectiefcontinuverbeteren,zichrealiserendatvooreenblijvendeveranderingeensetvanspecifiekgedragvanmedewerkersenleidinggevendendecruxis.Gedragenleiderschapvormendemotorvoorhetblijvenverbeteren.Maarwatishetgewenstegedragvaneenteamdatcontinuverbetertenwatziejedan?

Hoezietdefilmvanteamsdieblijvenverbetereneruit?EenaantaltopteamsspeeltdehoofdrolineenrecentonderzoekvandeUniversiteitTwente,insamenwerkingmetHouseofPerformance.WevolgdenteamsdieovereenlangereperiodeinstaatwarengeblekenomprestatiesblijvendteverbeterenmetbehulpvandemethodenentechniekenvanContinuVerbeteren.

Hetmeerjarenonderzoekwerduitgevoerddoormeetelopenindiverseteamsenwerdondersteundmetlitera-tuurstudie,videoanalyses,interviewsenvragenlijstenovergedragenleiderschapbinnendebetreffendeteams.

2 | Mijn team is top

4 | Mijn team is top

Teamsdieblijvendcontinuverbeteren Deteamsdieaanhetonderzoekdeelnamen,moestenbijaanvangvanhetonderzoek voldoenaandevolgendevoorwaarden:

• Meerdan1jaarbezigzijnmetLean,ofeendaaraangerelateerdeverbeterstrategie • Continuverbeteringeninheteigenwerkrealiseren • Constantekwantitatieveverbeteringenbehalenopdevolgenderesultaatgebieden: o Medewerkerbetrokkenheid o Klanttevredenheid o Financiëleresultaten

Ineeneersterondewaren30teamsgenomineerddoormanagersenexterneadviseurs diemetdeteamswerkten.Metde9meestveelbelovendeteamszijninterviews gehouden,waarna5teamsoverblevendieovereenlangereperiodeaandegestelde voorwaardenblekentevoldoen.Deze5teamswordenindekomendejarengevolgdin hunontwikkeling.

Deresultatenvanhetonderzoeklatenziendatteamsdieblijvendcontinuverbeterenopdrieaspectenonderscheidendzijn,namelijkwatbetreft:1) hetgevoel2) degedachten3) hetgedragvandeteamleden

Opzichzelfisdezedrie-eenheidnoggeenhogerewiskunde.Hetgaatomdepreciezeinhoudenhetsamenspelvangevoel,gedachtenengedrag,datvaneenteameentopteammaakt.

Figuur1:Eencontinuverbetercultuuronderscheidtzichopdrieaspecten:gevoel,gedachtenengedrag.

GEV

OE L G

EDR

AG

G E D A C H T E N

LeanTeam

cultuur

zich veilig voelen

conflict managen informatie

delen

prestaties monitoren

innoveren/continu

verbeteren

team binding

steun door collega’s team

leiderschapbetrokken bij

organisatie doelen

Mijn team is top | 5

GevoelDeteamledengevensteunaanhuncollega’senvoelenzichverbondenmethunteam.Belangrijkisdatteamledenzichveiligvoelenomindegroepverbeterideeënaantedragenendatzijinstaatzijnomerhetbestevantemakenwanneerconflictenontstaan.Bijvoorbeeld:

“Mensen in dit team hebben aandacht voor elkaar. We maken vaak een praatje, bijvoorbeeld over wat we in het weekend hebben gedaan of hoe het met onze kinderen gaat. Als we het ergens niet mee eens zijn, dan bespreken we dat direct met elkaar. Daar kunnen soms wel eens woorden bij vallen, maar we lossen het altijd met elkaar op.”-eenmedewerkeruiteeneffectiefLeanteam.

GedachtenDeteamledenkunnendeorganisatiedoelstellingenuitleggenenbegrijpenderelatietussenheteigenwerkendiedoelstellingen.Teamledengevenactiefaandatzijdedoelstellingenonder-steunenenbetrokkenzijnbijdeorganisatie.

“Ik merk het meteen zodra ik hun werkvloer betreed: alle medewerkers hier zijn bezig met het continu verbeteren van hun werk. Overal hangt het ‘waardenhuis’ aan de muur: een poster waarop de strategische doelen van het bedrijf bondig staan vermeld. Medewerkers verwijzen vaak naar die doelen als zij over hun teamdoelen praten. Wanneer een teamlid me inwerkt, vertelt hij voortdurend niet alleen wat er moet gebeuren, maar ook waarom. Het lijkt alsof iedereen zich inzet om hetzelfde doel te bereiken.” -eenonderzoekeroverdegedachtendieeeneffectiefLeanteamuit.

GedragMedewerkersdelenregelmatig,opvastetijden,inhetkortkennisoverhetwerkengaanzelfopzoeknaarinformatieomhetwerkteverbeteren.Effectieveteamsdiecontinuverbeteren,stellentelkenshaalbaredoelenenhoudendevoortgangdaarvanbij.Dagelijkszijnteamledeneropge-richtverbeteringenaantebrengeninhetwerkproces..Deteamleiderbevorderthetverhogenvanprestatiesdoorhetstellenvanvragenenhetwegnemenvanknelpuntenbijdeuitvoering.

“Dagelijks staan we bij het teambord om de cijfers van gisteren en het werk van vandaag door te spreken. Collega’s presenteren dan de voortgang op hun verbeterideeën. Er is altijd wel iemand die vraagt hoe de zaken ervoor staan. Soms is onze leidinggevende er niet, maar deze dagelijkse bijeenkomsten zijn bij ons heilig. Als onze teamleider er niet is, dan neem ik het overleg vaak van hem over. Het overleg helpt ons om gedurende de dag door te kunnen werken in plaats van telkens bij elkaar te gaan informeren.”-eenmedewerkeruiteeneffectiefLeanteam.

Samenvormendezeelementeneencontinuverbetercultuur,waarbijcontinuverbeterenonderdeelvanhetdagelijkswerkis.Onsvervolgonderzoekgaateroverinwelkevolgordeteamsditgevoel,dezegedachtenenditgedragontwikkelenomzoeencontinuverbetercultuurtevormen.

4 | Mijn team is top

6 | Mijn team is top

Hoekomthetdatdezetopteamszoopdefilmstaan?Uitonzestudieenpraktijkervaringblijkenvierfactorenindeomgevingvanhetteambijtedragenaancontinuverbeterenbinnenteams:

Figuur2:Vierfactorenfaciliterendeontwikkelingvaneencontinuverbetercultuur.

OndersteuningdoortopmanagersinorganisatieIngoedfunctionerendeorganisatiesgeventopmanagershetgoedevoorbeelddoorzelfookverbe-teringenoptepakken.Doorregelmatigopdewerkvloeraanwezigtezijnendaarvragentestellenoverlopendeverbeteringen,zijntopmanagersbetrokkenbijhetdoorvoerenvangrote,enkleineverbeteringen.Ditsoortleidershelpenhunteamsom‘continuverbeteren’inhetdagelijkswerkoptenemenenvasttehouden.Hetverbeterprocesstoptnietbijzeepkistsessies,medewerkerlunchesofanderebijeenkomsten.Echtondersteunendeleidersvragenzichcontinuafwelkewaardezijzelftoevoegeninhetwegnemenvanproblemenenobstakels.Hierdoorontstaanvertrouwenengeloofopdewerkvloer,enhetbesefdathetnudanechtmenensis!

StrategischeenstructureleenduidelijkheidNaastondersteuningdoordetop,moetvoormedewerkersookduidelijkzijnwaaromenhoedeorganisatiemetdeprincipesvancontinuverbeterenwilwerken.Iedereenindeorganisatiemoethetantwoordopdevolgendevragenkennen:“Waargaanwenaartoe,opwelkemanierenwiedoetwat?”Ookhierligtweereenbelangrijkerolvoormanagers:communiceerherhaaldelijkdedoelstel-lingenenverwachtingen.

GEV

OE L G

EDR

AG

G E D A C H T E N

LeanTeam

cultuur

zich veilig voelen

conflict managen informatie

delen

prestaties monitoren

innoveren/continu

verbeteren

team binding

steun door collega’s team

leiderschapbetrokken bij

organisatie doelen

Ondersteuning door topmanagers

in de organisatie

Strategische enstructurele

duidelijkheid

HRbeleid

Beschikbaarheidvan voldoende

middelen

Mijn team is top | 7

HumanResourcesbeleidContinuverbeterenvraagtiets(somsveel)vandemensenindeorganisatie.Bieddusdejuisteopleidingaanenbeloonmedewerkersbijhetbehalenvanverbeterdoelen.Tegelijkertijdvraagtcontinuverbeterennieuwedingenvanmedewerkersenleidinggevendenenveranderendefunctieprofielenoptermijn.Hetisbelangrijkdejuistemensenteselecteren.Kortom,betrekdeafdelingPersoneelenOrganisatiebijdeveranderingen,zodat‘continuverbeteren’eenblijvertjewordt.

BeschikbaarheidvanvoldoendemiddelenTeamsdiesuccesvolcontinublijvenverbeterenkrijgentijdomaanprocesverbeteringentewerken.Somsontvangenzeookondersteuningdoorexperts.Inelkgevalkrijgenze[mentaalen]fysiekderuimteentijdomteexperimenterenenteleren.Alsheteenkeernietgoedloopt,wordtditnietmeteenafgestraft.Hierdoorkunnendeteamledenhunwerktelkenseenstukjebeterdoen.

Jouwteamkanhetook!Nieuwsgierighoejouwteamopdezeelementenscoort?HouseofPerformanceheeftopbasisvanzijnbevindingeneenscanontwikkeld,speciaalvoorteamsdiewillenwetenhoegoedzehetdoenmetcontinuverbeteren.Samenmetjoukijkenwegraagnaardeelementenvangevoel,gedachtenengedraginjeteam,afdelingoforganisatie.Datdoenwedoordeteamledentebevragenendoorzelftekijkenenteoberveren.Ookbeoordelenweinhoeverredeorganisatie-inrichtingovereenkomtmetdefaciliterendefactoren.Dezegegevenskunnenwevergelijkenmetandereorganisatiesenteamsbinnendezorgsectorendefinanciële,publiekeenproductiesector.Zokomenwetoteenbeeldwaarmeejouwteam,afdelingoforganisatiedevolgendestapkanzettenopdewegnaar‘continuverbeteren’,metalsdoeldeprestatiesteverhogen.

WanneerzetjedeTeamscanin?Aanverschillendeleidinggevendenvroegenwewanneer(opwelkemomenten)zijonzefrisseblikopLeanteamgedragenleiderschapindepraktijkwildenbrengen.Ditwarenenkeleredenenwaaromzijonzescanhebbeningezet:• Alsblijktdatcontinuverbeterennietbeklijftenjenietgoedweetwaarditaanligt;• Alsjedeeerstesuccessenmetdecontinuverbetermethodenhebtbehaaldengraageen volgendestapwiltzettenophetgebiedvangedragenleiderschap;• Alsdeprestatiesinjeteam(s)achterblijven;• Alshetziekteverzuimvaakhogerisdanjezouwillen;• Alsjedealgemeneresultatenuitjemedewerkerstevredenheidsonderzoekwiltverdiepen;• Alsjeaandevooravondvaneengroteveranderingstaatenwiltwetenaanwelkefaciliterende factorenjebijdeinrichtingvandenieuweorganisatieaandachtmoetbesteden;• Alsjenaafloopvaneengroteveranderingwiltkijkenwaardevolgendeaandachtspunten liggenvoorjeteams.

Herken je jezelf in één van deze situaties? Wekijkengraagsamenmetjouhoeenwanneerwedescanbijjouworganisatiekunnentoepassen.

8 | Mijn team is top

Doorpraten?Neemcontactmetonsop:www.houseofperfromance.nlinfo@hofp.nlTel0302393360

OverdeauteursDesiréevanDun(MSc.)isPromovendusaandeUniversiteitTwenteenadviseurbijHouseofPerformance.Desiréedoetsinds2007onderzoeknaarLeanLeiderschapencontinuverbeterendeteams.Zijpubliceertinvooraanstaandewetenschappelijktijdschriftenoverhaaronderzoek.AlsadviseurlegtDesiréedeverbindingtussenderesultatenvanhaaronderzoekendevertalingnaardepraktischeinvullingdaarvan.

BartBruinsSlot(MSc.)wasadviseurbijHouseofPerformance.HijheefteenachtergrondindehotellerieenisafgestudeerdinArbeids-enOrganisatiePsychologieaandeUniversiteitUtrecht.MomenteelwerkthijalsmanagerContinuVerbeteren&LeanITbijdeNederlandseSpoorwegen.

OverHouseofPerformanceWijzijnspecialisteninhetradicaalverbeterenvanprestatiesopdewerkvloer.Mensenlatenexcellerendoorinterventiesophetgebiedvanproces,besturing,gedragenleiderschap.Datiswatwijdoen.Zodatiedereenzijnwerkzichtbaarslimmer,beterenmetmeerplezierkandoen.Geendikkerapporten,welblijvenderesultaten.

Hamburgerstraat 303512 NS UtrechtTel. 030-239 33 60www.hofp.nl