AD FONTES

Klooster- en abdijarchieven in Vlaanderen en Brussel

Vorderingsrapport FoKAV-registratieproject archiefbestandenvan religieuze instituten in Vlaanderen en Brussel

Jürgen VanhoutteForum Kerkelijke Archieven Vlaanderen (FoKAV)

Heverlee, 15 november 2008

Hoe het allemaal begon

Meten is weten. Het in kaart brengen van religieuze archieven in Vlaanderen

DiBIKAV-project: opzet

Digitale Bestandsinventaris Kerkelijke Archieven Vlaanderen

Systematisch opsporen van alle archiefbestanden van private kerkelijke instellingen in Vlaanderen en Brussel

Religieuze instituten: ordes en congregaties Parochies, dekenaten, bisdommen enz.

Prioritair: archiefbestanden die nog in situ worden bewaard Verzamelen van gestructureerde basisgegevens over

archiefbestanden en instellingen die ze hebben gevormd (archiefvormers): ISAD(G) en ISAAR-CPF

Registratie van gegevens in twee bestaande digitale onderzoeksdatabanken, raadpleegbaar via internet

ODIS (www.odis.be) Archiefbank Vlaanderen (www.archiefbank.be)

Informatiesessies archiefbeheer in de dekenaten (2005-2007)

Totaal: 36 informatiesessiesAantal aanwezigen: 1040

DiBIKAV-project: werkwijze

Vertrekpunt: bestaande overzichten en gegevensverzamelingen over kerkelijke instellingen en hun archiefbestanden afbakening onderzoeksveld

2005: systematische enquêtering van alle religieuze instituten (ordes en congregaties) en parochies in Vlaanderen en Brussel

Enquête voor de religieuze instituten Voorgesteld op de studiedag Meten is weten (Averbode, 29

april 2005), verspreid in mei 2005, rappel in juni 2006 Vraag naar extra gegevens over de historiek van het religieus

instituut en het ledenbestand (= archiefvormer) Enquête voor de parochies

Gradueel verspreid (2005-2007) naar aanleiding van informatiesessies over archiefbeheer in de Vlaamse bisdommen en het vicariaat Brussel

Enkel vraag naar gegevens over bewaarde archieven

DiBIKAV-enquête

Gevraagde informatie

- titel van het archiefbestand- datering en volume - bewaarplaats- naam van de archiefvormer- inhoud en structuur- ordening- ontsluitingsinstrumenten- voorwaarden voor raadpleging- bronnen en overige literatuur- …

ISAD(G): International Standard for Archival Description (General) zie: www.ica.org

DiBIKAV-project: werkwijze

Bijkomende contactnames en hulpverlening ter plaatse bij invullen van enquêteformulieren, (pro-)actieve prospecties, schriftelijke en telefonische rappels enz.

Systematische registratie van de gegevens in digitale onderzoeksdatabanken

www.odis.be www.archiefbank.be

Archiefbank Vlaanderen

DiBIKAV-project: personeel

Kristien Suenens320 religieuze instituten

Veerle Van DammeAdministratieve ondersteuning

Jürgen VanhoutteCaroline Vleugels

(vanaf 2006)1906 parochies

DiBIKAV-project: religieuze instituten

Afbakening onderzoeksveld: 320 autonome religieuze instituten in Vlaanderen en Brussel

Bevraging: 2 schriftelijke enquêtes (2005 en 2006) en 1 telefonische enquête (2007), aanvullende prospecties

Resultaat: van 184 religieuze instituten (60%) werden gegevens verzameld

de historiek van het religieus instituut (archiefvormer) de/het in situ bewaarde archiefbestand(en)

Registratie van gegevens in ODIS en Archiefbank Vlaanderen Hulp en begeleiding bij inventarisatie archiefbestanden Redactie vorderingsrapport:

Kristien SUENENS. Ad fontes. Klooster- en abdijarchieven in Vlaanderen en Brussel. FoKAV-rapporten 1, Heverlee, 2008.

DiBIKAV-project: religieuze instituten

Geregistreerde archieven en archiefvormers 2005-2007

Geregistreerd: 184Geen gegevens: 136

Hulp bij inventarisatie (2005-2008)

Congregatie van de Gasthuiszusters-Augustinessen, Boom Congregatie van de Kanunnikessen van het H. Graf, Bilzen Congregatie van de Zusters Dominicanessen, Brugge Congregatie van de Zusters Maricolen, Brugge Congregatie van de Zusters van de H. Vincentius a Paulo,

Deftinge Congregatie van de Zusters van de H. Vincentius a Paulo,

Lendelede Congregatie van de Zusters van Maria, Landen Congregatie van de Zusters van Maria, Merkem Congregatie van de Zusters van O.L.Vrouw Presentatie,

Beveren Congregatie van de Zwartzusters, Brugge Congregatie van de Zwartzusters, Dendermonde

Ad fontes. Klooster- en abdij-archieven in Vlaanderen en Brussel

Ad fontes. Klooster- en abdij-archieven in Vlaanderen en Brussel

DiBIKAV-enquête voor religieuze instituten

Gegevens over archiefbestanden

Gegevens over archiefvormers

Behoefteanalyse archiefzorg

Toekomstgerichte aanbevelingen

Archiefvormers: stichting

Archiefvormers: geografisch

Archiefbestanden: bewaarplaats

75% archief bewaard in afzonderlijke ruimte: gerecupereerde lokalen

Met veel zorg en vindingrijkheid ingericht ondanks weinige middelen

Geen klimaatregeling, brand- of inbraakbeveiliging

Sterk verspreid: geen onderscheid statisch/dynamisch archief

Archiefbestanden: datering

Loopt parallel met de geschiedenis van de archiefvormers, 1/3 continuïteit van in het Ancien Régime tot vandaag

Hiaten gevolg van impact historische gebeurtenissen en/of overmacht:

Godsdiensttroebelen 16de eeuw Franse Revolutie eind 18de eeuw Eerste Wereldoorlog 20ste eeuw

Archiefbestanden: omvang Moeilijk te bepalen: 115 archiefbestanden ‘meetbaar’ Gemiddeld 27 strekkende meter overwicht grote

bestanden bij mannelijke ordes en congregaties Recht evenredig met omvang van het religieus instituut Werk maken van selectie

Archiefbestanden: ordening

54% volledig geordend, 30% ongeordend Voornaamste ordeningsprincipe: thematisch-chronologisch Toonaangevende inspiratiebron: archiefschema’s KADOC-

handleiding (1990) Generalaatsarchief Zuster van Liefde Gent Archief norbertijnenabdij Tongerlo

Archiefbestanden: ontsluiting

60% ontsluitingsinstrument aanwezig 20% gepubliceerd ontsluitingsinstrument Toegankelijkheid en publiekswerking (bewust) beperkt

Archiefbestanden: inhoud en bereik

Karakteristieken archiefbestanden

Kronieken Stichting en geschiedenis Apostolaat Bijhuizen

Ledenregisters Gemeenschap en gemeenschapsleven Weinig aandacht individu

Leefregels Normatieve documenten Bestuur en beleid oversten Contacten kerkelijke en wereldlijke overheden Religieus leven en vorming

Audiovisueel materiaal Problemen bewaring en ontsluiting

studiedag “Op de gevoelige Plaat”

Archiefzorg in religieuze instituten

Geheel verwaarloosde archiefbestanden zelden of nooit aangetroffen:

Minstens één kloosterling(e) neemt archiefzorg op zich, veelal geen officiële functie (vrijwilliger)

Enkel grote religieuze instituten hebben archivaris in functie

Creativiteit + externe vorming (KADOC-lessenreeksen) Geen uniforme of gecoördineerde aanpak Zelden expliciete beleidskeuze vanuit kloosterbesturen Geen traditie van erfgoedzorg in vele (apostolische)

religieuze instituten: pas vanaf Vaticanum II (1962-1965) en werking KADOC (jaren 1980)

Werk van gemotiveerde enkelingen

Archiefzorg in religieuze instituten

Specifiek archieftechnische problemen: Selectie van documentatie en archiefvreemd materiaal Onderscheid tussen afzonderlijke archiefbestanden Beheer van audiovisueel materiaal

Onvoldoende middelen voor uitbouw van degelijke archiefruimtes

Raadpleging of toegankelijkheid (bewust) beperkt Tekort aan middelen/infrastructuur (leeszaal)/mensen Private en vertrouwelijke karakter van onderzochte

archieven

Toekomstgerichte aanbevelingen

Religieuze wereld

Erfgoedsector Overheid

Gewaarborgd behoud

Toekomstgerichte aanbevelingen Religieuze wereld

Religieuze instituten archiefzorg expliciete beleidskeuze Lange-termijnvisie inzake erfgoedbeheer i.s.m.

specialisten uit erfgoedsector Hogere kerkelijke en religieuze overheden: moderator in

het erfgoeddebat intensieve samenwerking met erfgoedsector

Erfgoedsector Blijvende sensibilisatie, vorming, begeleiding en opvang Samenwerking met hogere kerkelijke overheden Respectvolle houding t.a.v. vertrouwelijk karakter

kerkelijk erfgoed Blijvend afstemmen op concrete noden religieuze wereld

Overheid Blijvend investeren in erfgoedsector