LezingDraaitabellen

Wouter van der Zwan

E-mail: vd.zwan@hccnet.nl

Draaitabellen

Snelle manier om op verschillende manieren optellingen en selecties te maken.

Basis is een tabel met rijen en kolommen.

Pas op:

In de kolommen moeten altijd op rij 1 een kolomnaan staan

Voorbeeld van een draaitabel

Te behandelen onderwerpen

Hoe maken we een draaitabel Hoe is een draaitabel opgebouwd. Wat kun je er mee doen. Welke “technieken” en “trucs” zijn er.

Doel Lezing

Weten wat een draaitabel is. Weten welke mogelijkheden een draaitabel

heeft. Optimaal gebruik kunnen maken van een

draaitabel.

Hoe maken we een draaitabel

Uitgangspunt is het bestand waarin bijgehouden wordt wie aanwezig zijn op de bijeenkomsten van de maandagavonden en de dinsdagmiddagen in Zoetermeer.

De periode is van januari 2007 tot en met juni 2007

Dit bestand moest eerst bewerkt worden

Nu het bestand gereed is gaan we aan de slag

1. Zorg, dat voor iedere kolom een omschrijving beschikbaar is2. Ga in het bestand staan3. Keuze “Data” “Draaitabel en ………”4. Kies gegevens maken uit excel lijst of database5. “Volgende >” (automatisch wordt het bestand aangegeven)6. “Volgende >” (keuze waar de draaitabel moet komen-beste is nieuw

werkblad)7. “Indeling …”8. Sleep de kolomnamen naar de juiste plaats9. Dubbelklik (linker muisknop) op selectievelden in gegevens10. Kies som, aantal, gemiddelde of anders en klik vervolgens op“OK”11. “OK”12. “Voltooien”13. Klik “Lijst met draaitabelvelden” en “Draaitabel” weg

Elementen Draaitabellen

Keuzevelden Kolomvelden Gegenereerde gegevens Eventueel (sub)totalen

Elementen van een draaitabel

Keuzevelden

Kolomvelden

Gegenereerde gegevens

Merk op:

Kolomvelden kunnen keuzevelden worden

en

Keuzevelden kunnen kolomvelden worden

Basismogelijkheden

Slepen Informatie kiezen Informatie weglaten Totalen en subtotalen Gegevens inzien

Basismogelijkheden → Slepen

Slepen- Kies een keuzeveld (selectieveld)- Linkermuisknop indrukken en vasthouden - Sleep dit naar de gegenereerde gegevens

of terug- Er zijn 3 plekken om selectievelden te plaatsen Zie sheet “Elementen draaitabel”- Er zijn meerdere mogelijkheden binnen de plekken - Let op “streep” bij de gegenereerde gegevens bij

het slepen (sorteervolgorde!)- Sleep goed (anders is selectieveld “weg”)

Voorbeeld van slepen

Basismogelijkheden → Kiezen

Kiezen- Kies keuzeveld linksboven, muispijl op pijltje- Linker muisknop indrukken (en loslaten)- Selecteer keuze (linker muisknop indrukken) (Keuze wordt blauw)- “OK”- Slechts één keuze kan gemaakt worden per keuzeveld!- Let op wel of niet gesorteerd!

Voorbeeld kiezen

Basismogelijkheid 1 → Weglaten

Weglaten- Liever niet! Gevaar is “vergeten”- ComplexMogelijkheid 1- Kies selectieveld boven- Twee maal linker muisknop snel indrukken- Selecteer bij “Items verbergen” (wordt blauw). Item “verdwijnt”.- Selecteer bij “Items verbergen” (wordt weer wit). Item “komt terug”. Meerdere keuzes mogelijk. - “OK”- Kan alleen bij selectievelden boven

Weglaten van bepaalde gegevens kan uitsluitend bepaald worden bij het onderdeel “Keuzevelden

Voorbeeld weglaten mogelijkheid 1

Hier is gekozen om “leeg”en “Wouter” weg te laten

Basismogelijkheid 2 → Weglaten

Weglaten- Liever niet! Gevaar is “vergeten”- ComplexMogelijkheid 2- Kies keuzeveld in draaitabel, muispijl op pijltje- Linker muisknop indrukken (en loslaten)- Selecteer keuze(s) (linker muisknop indrukken) (Vinkje verdwijnt al dan niet)- “OK”Kan alleen bij keuzeveld in draaitabel

Voorbeeld weglaten mogelijkheid 2

We gaan nu 19 maart 2007 weglaten

Basismogelijkheden → (Sub)Totalen

Subtotalen- Kies een kolomveld- Twee maal linker muisknop snel indrukken- Selecteer bij “Subtotalen”.

Automatisch of geen (Vink keuze aan)- “OK”- Kan bij alle selectievelden- Subtotalen verschijnen (pas) als selectieveld in draaitabel staat

Voorbeeld (Sub)totalen

subtotaal

subtotaal

Voorbeeld (Sub)Totalen

Subtotalen kunnen ALLEEN gemaakt worden van in dit geval de velden

“achternaam” en “datum”

Dus

Alles wat voot “totaal”staat

Basismogelijkheden → Gegevens inzien

Gegevens inzien- Kies te onderzoeken gegeven (de getallen)- Twee maal linker muisknop snel indrukken- een nieuw werkblad met achtergrond gegevens verschijnt Hier staan basisgegevens draaitabel!- Kan ook met rij (sub)totalen

Voorbeeld Gegevens inzien

Om dit duidelijk te maken eerst het veld datum terugzetten naar keuzevelden

We krijgen dan onderstaande uitdraai

Als voorbeeld klikken we nu dubbel op de 10 in de totaalkolom bij :Bruijn”

Voorbeeld Gegevens inzien (vervolg)

En een overzicht wordt gegeven van de gegevens van de heer Koos de Bruijn zoals vermeld in

het oorspronkelijk bestand waarop de draaitabel is gebaseerd

Sorteren van gegevensEvenals subtotalen maken kunnen de velden ook op volgorde gesorteerd worden

We klikken weer dubbel op de veldnaam “achternaam”

vervolgens op “geavanceerd”

en bij de opties voor autosorteren op “oplopend”of “aflopend”

Fouten in gegevens draaitabel

Foutmeldingen in de draaitabel als “#N/B” en “#WAARDE!” en “#NAAM?” zijn het gevolg van fouten in het basisbestand, de tabelgegevens.

Met behulp van “Gegevens inzien” kunnen de fouten opgespoord worden.

Aanpassen draaitabel

Een draaitabel wordt aangepast als: De brongegevens (de tabel) gewijzigd zijn. Selectievelden en/of gegevens aan de

draaitabel worden toegevoegd.

Brongegevens zijn gewijzigd

Ga ergens in de draaitabel staan

En klik op

Gegevens vernieuwen

Indien U NIET in de draaitabel staat zal “gegevens vernieuwen”grijs blijven

Selectievelden moeten worden toegevoegd

1. Ga (met de muispijl) ergens willekeurig in de draaitabel staan2. Rechter muisknop indrukken (en loslaten)3. Keuze “Wizard Draaitabellen” (klik op linker muisknop)4. “Indeling”5. Je kunt nu de indeling van de draaitabel aanpassen.

6. (En/)Of vervolg nu met:

7. “< Vorige”8. Je kunt nu het bereik van de tabel aanpassenDit moet als er rijen en/of kolommen aan de tabel zijn toegevoegd.

Eindtotalen

Sorteren keuzevelden Subtotalen Gegevens optellen, tellen of …. Eindtotalen

- Ga (met de muispijl) in de draaitabel staan- Rechter muisknop indrukken (en loslaten)- Keuze “Tabelopties” (klik op linker muisknop)- Kies “Eindtotaal kolommen/rijen”- “OK”

Doel Seminar

Weten wat een draaitabel is. Een eenvoudige draaitabel kunnen maken Weten welke mogelijkheden een draaitabel heeft. Optimaal gebruik kunnen maken van een draaitabel.

Dus:

Jullie informatiebehoefte beter kunnen benutten dmv draaitabellen in Excel (wat zijn de mogelijkheden).

Vragen?