Leidinggeven op afstand

HR netwerk, 25 januari 2013

Opbouw toelichtingZorginspectie in een notendop

Onze context

Waar staan we en lopen we tegen aan?

Onze aanpakNaar een werkkader rond ‘leiding geven op afstand’Een intervisietraject voor onze leidinggevendenNaar een afsprakenkader ‘werken op afstand’

Algemene beschouwing

ZI in een notendop

Functiescheiding

Plaats in de overheid

Onze opdrachtEen organisatie met twee kerntaken:

InspecterenJaarlijks zo’n 5000 inspectiesOp eigen initiatiefEn op vraag van andere WVG-entiteiten

RapporterenRapporteert inspectievaststellingen over individuele voorzieningen aan andere WVG-entiteitenBeleidsrapportering: een beeld schetsen van een hele sector o.b.v. vaststellingen (beleidsgerichte input)

Doel: een bijdrage leveren totKwaliteit van zorgRechtmatige besteding overheidsmiddelenOptimale beleidsvoorbereiding en -evaluatie

Zorginspectie

Ondersteuning

ICTStafSecretariaat

Afdeling Welzijn, Gezondheid en Financieel

Team Welzijn

Team Gezondheid

Team Financieel

Afdeling Kinderopvang en Gehandicaptenzorg

Team Kinder-opvang

Team Gehan-dicaptenzorg

Organogram

Onze organisatieEen homogene organisatie met 108 personeelsleden

Een meerderheid (72%): inspecteursMobiele werkers Variabele werktijdregeling, follow-up resultaten

Ondersteunende diensten (administratief medewerkers, informatici, stafmedewerkers) Op hoofdkantoor in Brussel (Ellips)Structureel en occasioneel telewerken Geen niet-telewerkers meer in het agentschapEen meerderheid vrijgesteld van registreren, follow-up resultaten

Leidinggevend kader: AG (wnd.)2 afdelingshoofden6 teamverantwoordelijken ~ een aantal nieuwe LG’en sinds 2011

Bij uitstek als agentschap plaats- en tijdsonafhankelijk

Onze context Uiteenlopende werkwijzen, werkculturen, afspraken en procedures bij samensmelting

Een keuze voor continuïteit in de werking van teams

Werken op afstand: weinig bewuste overwegingDeels door de omstandigheden gedwongen Eerder functionele redenen (kantoorconcept) Wel uitgegroeid tot een beleidskeuze v/h agentschapBij verhuis (Ellips): ook invoering telewerk

Omgaan met twee realiteitenMobiele werkers en Brussel-werkersVergt inlevingsvermogen, ook door de afstand

Zelfstandigheid, zelfredzaamheid (solo-werken) combineren betrokkenheid, gericht op organisatiewaarden

Waar staan we?Al ervaring met werken en leiding geven op afstand, maar niet altijd zo benoemd

Vraagt verandering op 3 gebiedenICT-uitrusting, materiaalafsprakenGSM-gebruik voor betere bereikbaarheidGedeelde SharePoint-omgevingDigitale workflow ModularIntranet als een communicatiekanaalResultaatsafspraken (kwaliteit, kwantiteit, doorlooptijden)Operationele rapportering ModularArbeidsreglement Coachen aanstellen…

Vaak focus op fysieke en virtuele omgevingMede door meer tastbaar en praktischGeen doel op zich, slechts faciliterendMens staat centraal; mentale omgeving

Bewust(er) omgaan met mentale omgeving; HR-aspectenLeidinggeven op afstand en samenwerkenBetrokkenheidImpliceert ook: opnieuw nadenken over virtuele en fysieke omgeving

Mentale omgeving

Virtuele omgeving

Fysieke omgeving

Waar lopen we tegen aan?Nood aan visieontwikkeling / algemeen kader schetsen rond leiding geven op afstand

Behoefte aan invalshoeken, methoden en technieken m.b.t. het leiding geven aan medewerkers die je niet dagelijks ziet

Een aantal leervragen: Hoe als leidinggevende zoveel mogelijk ‘loslaten’, maar wel zicht houden op resultaten?Hoe zorgen voor een goede balans tussen vertrouwen, vrijheid en verantwoordelijkheid?Hoe werk je aan betrokkenheid? Hoe creëer je een team (sociale cohesie)? Over welke competenties moet je als leidinggevende beschikken?Hoe en welke ondersteuning bieden als leidinggevende aan medewerkers?

Naar een werkkaderEen werksessie met leidinggevenden

Begeleiding door Frans van de Ven (www.fransvandeven.com)

Werkkader ‘leiding geven op afstand’ waarin geschetst hoe je ‘leiding geven op afstand’ aanpakt

Toegevoegde waarde voor onze organisatie:een gedeelde visie m.b.t. leiding geven (op afstand)een houvast voor de leidinggevenden om op terug te vallen en een referentiepunt bij beslissingen rondom het themavoorkomt het vervallen in gedetailleerde regels

WerkkaderHeb oog voor het individu

IsolementRegelmatig informeel contact, teammomenten Competenties afstandswerker (zelfsturing, autodidact, …)Waarden/kwaliteiten (assertief, openheid, zelfvertrouwen, …)Gedreven, perfectionisme, bewaken privé/werk balans, …

Coachen op resultaat Afspraken over te behalen resultaten (outputduidelijkheid geven)Kwaliteit en kwantiteitOok over opvolging en feedbackInspraak in objectievenCoachen op gezamenlijke doelen en waarden, en dialoog

Maak heldere afsprakenBereik- en beschikbaarheidOverleg, communicatiemiddelenKwaliteitscriteriaConflictoplossingkennisdeling

WerkkaderBouw aan vertrouwen

Doe wat je zegt… zeg wat je doet… en zichtbaar maken (consistent gedrag = vermijden van extra verrassingen = voorspelbaar)Balans tussen directief en participatief management Proactief informeren over beslissingen, voortgang, …Kom op voor je overtuigingen (authentiek)

Maak lichaamstaal explicietCommunicatie op afstand minder overtuigend, minder duidelijk (aandacht voor hebben)Heldere en complete instructies gevenGoede richtlijnen gefocust op taakdefinitie en resultaatsverwachtingen

Maak afstandswerkers zichtbaar‘Out of sight’ mag niet ‘out of mind’ wordenResultaten (individueel/team) zichtbaar makenLas meer overleg- en opvolgingsmomenten inHen niet vergeten bij het informeren, consulteren, adviseren, …

Wees een bruggenbouwerOp zoek gaan naar ‘wat ons bindt’Voldoende informele momenten

Leiden, coachen en managenWerken op afstand: een vernieuwde relatie tussen medewerker en leidinggevende

Met als begrippen vertrouwen verantwoordelijkheid resultaatsgerichtheid en autonomie

Een coachend en dienend leiderschap medewerkers coachen naar zelfsturing en eigenaarschapaanspreken op hun verantwoordelijkheid en niet alles tot in detail regelenluisteren naar wat er leeft op de werkvloer (moeilijker)oog voor ondersteuning en moeilijkheden

Hoe kunnen wij medewerkers maximaal ondersteunen?

Leiden

Coachen

Managen

Intervisietraject met LG’enEen halve dag (om 2 maand) begeleid door Frans van de Ven

Leidinggevenden werken samen aan zaken waar zij tegen botsen bij het leiding geven aan medewerkers die men niet dagelijks ziet

Aanpak: Iedere leidinggevende brengt een case aanEen case kiezenProbleemverkenning en -definiëringInput gevenBruikbaarheid onderzoekenTerugblik

Vergt een inspanning en onderling vertrouwen!

Naar een afsprakenkader Uitgangspunt: werken op afstand

stoelt op vertrouwen en transparantie, maar kan niet zonder goede afspraken

Aanpak van (interne) werksessies met leidinggevendenVooraf: in kaart brengen ‘wat er al vast ligt’ en bekommernissenVia workshops behandelen van belangrijkste thema’s: selectie afstandswerkers, samenwerken, bereik- en beschikbaarheid, aansturen en opvolgen resultaten, …Resultaat: afsprakenkader ‘werken op afstand’

Vervolgtraject:Een toelichting en bespreking van afspraken in teams / EOCUiteenlopende reacties Verdere dialoog met medewerkers nodig!

Algemene beschouwingBewust en weloverwogen mee bezig zijn

Stapsgewijs, maar wel integraal (een verandering op 3 gebieden)

Geloven in reflectie van waarden waar vertrouwen, verantwoordelijkheid, autonomie, empowerment centraal staan

Nadenken over hoe je zaken kunt aanpakken bij het leiding geven aan medewerkers die je niet dagelijks ziet

Werken op afstand betekent ook een verandering voor de medewerkers. Oog hebben voor moeilijkheden van de afstandswerkers.

Zichtbaar maken van afstandswerkers, maar ook zichtbaar maken van wat in Brussel gebeurt

Afspraken over goede samenwerking niet uitstellen

Betrekken van medewerkers (hun ervaringen zijn een troef)