Lean in de documentindustrie

LEAN in de documentindustrie


Lean Manufacturing (en Six Sigma) toegepast in een Print en Mail omgeving.


AGENDA

• Historie van Lean Manufacturing• Wat is Lean Manufacturing en de relatie met Six Sigma• Hoe toe te passen in een CRD/Repro/MSP• De voordelen• Project aanpak• Vereisten


Historie van Lean Manufacturing

• In de industriële revolutie ligt de grondslag voor Lean Manufacturing – de bestudering en de optimalisatie van productie processen.

• Door Henry Ford met zijn lopende band verder bekend geworden.

• Binnen Toyota als methodiek uitgewerkt voor een productie met;

– Just In Time– Zonder voorraad– Hoge kwaliteit

• Gebaseerd op– Deming – Quality Circle– Ishikawa – Fishbone diagram– Juran

• Nog steeds gebaseerd op de methode van 1950.


Wat is Lean Manufacturing?

• Managementfilosofie• Het elimineren van verspillingen,

zaken die geen waarde toevoegen.• Verspillingen

– Defecten– Overproductie– Transport– Wachten– Opslag– Bewegingen en verplaatsingen– Onnodige processtappen– Onbenutte creativiteit

• Komen ook voor in een documentproductie en distributie eenheid!

http://nl.wikipedia.org/wiki/Bestand:Lean_manufactory_house.png



• Muda (jap. waste, literally uselessness): alles (specifiek processen en activiteiten) die middelen verbruiken maar geen toegevoegde waarde hebben.

• Type Eén Muda: creert geen toegevoegde waarde maar is nodig gezien de omstandigheden. Om dit uit het primaire proces te halen is een aanpassing nodig van de buitenliggende processen. – Voorbeelden: Gebruik van door de klant aangeleverde enveloppen die niet automatisch

kunnen worden gevuld. Rapportages die niet standaard kunnen worden aangeleverd.

• Type Twee Muda: geen toegevoegde waarde en kan direct worden verwijderd uit het proces.– Voorbeelden: dubbele boekhouding, overproductie, herwerk.

Lean Thinking versus Muda (むだ )



Uiteindelijke doelstelling:• Minimaliseren van Type 1 Muda• Verwijderen vanType 2 Muda• Optimaliseren van de waarde toevoegende processen

Type 1 MudaValue added process Type 2 Muda

Process Start Process CompletionProcess Flow

Process Start Process CompletionProcess Flow


Wat is Six Sigma?

• Methodiek• Zeer wiskundig georiënteerd• Statistisch onderzoek

– Definiëren– Meten– Analyseren– Implementeren– Controleren

• Ontstaan in de jaren 80 bij Motorola;– Verbeteren productkwaliteit– Verhogen klanttevredenheid

• Statistische procesbeheersingLevel 6 – 3,4 fouten per 1 miljoen

productie eenheden

http://nl.wikipedia.org/wiki/Bestand:SIXSIGMAWATISHET.jpg

http://nl.wikipedia.org/wiki/Bestand:Six_sigma-2.svg


Hoe toe te passen?

• Beschouw de print en mail afdeling als een productieafdeling.• Analyseer de “job” structuur

– Welke processtappen kunnen er plaatsvinden (afdrukken, insert, seal, sorteren, etc)

– Wat zijn de karakteristieken van deze processtappen (theoretische en praktische snelheid van verwerken)

• Analyseer de product typen– A4, enkelzijdig, zwart-wit– A3, glossy, full colour

• Opnieuw inrichten van de print en mail afdeling– Fysiek– Processen

• Opleiden van medewerkers


Print Shop Performance Metrics

•Machine Utilization

•Labor Utilization

•Quality of Output

•Cost

•Revenue

•Gross margin

•Profit / Loss

…and many other Labor/Expenditure Measures

•Work In Progress (WIP)

•Turnaround Time (TAT)

•Value Added Time

•Process Cycle Efficiency (PCE)

•Job Lateness

•Throughput

•Takt Time


Het belangrijkste begrip – de “Takt” tijd

• De vraag van de klant ten opzichte van de beschikbare productie capaciteit:

• Voorbeeld: 200 boeken moeten in 5 uur worden geproduceerd:Takt tijd is dan5/200 = 0.025 uur (of 200/5 = 40 boeken per uur).

• Takt tijd is afhankelijk van de periode en varieert per klant. Er zijn meestal piekmomenten op specifieke dagen of specifieke uren van de dag.

Takt Tijd =Tijd beschikbaar

Productie aanvraag


The most important Performance Metrics

Process Cycle Efficiency (PCE)

The fraction of time a process spends on actually doing something productive (producing value).

Note: PCE may be greater than one, if parallel processing is involved.

Value Added TimePCE[%] =

Turnaround Time


Analyse van de productie processen

Er is grotere vraag dan dat er capaciteit is. Leidt tot opstoppingen, vertragingen en daarmee Waste.


De SLA niet gehaald


Opnieuw inrichten van print en mail afdeling

Site Cord

CC Sr

ProgCC CH

Xrx Co Loc

Receptionist

Admin Print

PBX

Dock 3

CC Prog

Shrinkwrap - 01

Skid Skid Skid Skid

Site Mgr and

Admin

Admin Print

DT6180 - 02

In Line

DT6180 - 01

In Line

DT6180 - 03

In Line

DT6180 - 04

In Line

Skid Skid

Skid Skid

Skid Skid

Skid

Skid

SkidSkid

SkidSkid

Skid

Skid

Cutter - 02C

onf R

oom

Site Cord

CC Sr

ProgCC CH

Xerox Tech Rm

Server / Communications

Room

Xrx Co Loc

Receptionist

Admin Print

Co Loc

PBX

Dock 2

Dock 3

CC Prog

DT

6135

- 0

5

Doc 40

Shrinkwrap - 01

Skid Skid Skid Skid

Skid

Skid

Skid

Skid

Skid

Skid

Site Mgr and

Admin

Admin Print

DT6180 - 02

In Line

DT6180 - 01

In Line

DT6180 - 03

In Line

DT6180 - 04

In Line

Skid Skid

Skid Skid

Skid Skid

Skid

Skid

DT6135 - 06

Shrinkwrap - 02

SkidSkid

Skid Skid

SkidSkid

Skid Skid

Women's Restroom

Men's Restroom

BQ - 440

Folder

Cutter - 01

Inse

rter

Ma

il S

erv

ices

SkidSkidSkid

SkidSkidSkid

Skid

Skid

Ma

il S

erv

ices

Admin Print

Admin Fax

Cutter - 02

Staging Area

Staging Area


Uiteindelijke doelstellingen

• Het proces zodanig optimaliseren en plannen dat verspillingen in tijd niet meer optreden.– Na het printen ligt de uitvoer een paar uur te wachten voor verdere

verwerking door de inserters.– Bij het opstarten van één type job;

• Moet er eerst speciaal papier worden gehaald• Moet de zwart-wit uitvoer worden samengevoegd met enkele kleuren

pagina’s, die komen echter pas de volgende dag– Aan het eind van de dag blijft er altijd werk liggen– De opstelling van de apparatuur is zodanig dat er veel heen en weer

moet worden gereden met karretjes– Pas na het volledige proces voor een producttype weten we wat er

opnieuw moet worden gedaan.


De voordelen van Lean Manufacturing

• Kosten efficient werken• Betere benutting van middelen, hardware en mensen• Meer doen met hetzelfde• Planning volgens het Just-In-Time principe• Vermindering van voorraden• Jobrotatie – verhoogt medewerkertevredenheid• Klantentevredenheid

– Binnen afspraken afleveren– Tegen lagere (laagste) kosten

• Scenarioplanning is mogelijk, “wat-als”.


Besparingsmogelijkheden

0

50000

100000

150000

200000

250000

300000

350000

400000

450000

500000

CIHS Perseus B of A Charlotte Coca Cola VHA SBC Center ofLearning

Quarterly Labor Costs Before

Quarterly Labor Costs After

Average Labor Cost Reduction: 20%

0

100000

200000

300000

400000

500000

600000

700000


Webster DTC

Quarterly Revenue Before

Quarterly Revenue After

Average Revenue Increased: 17%

0

1

2

3

4

5

6

7

8

9


Webs ter DTC

Revenue $ / Labor $ Before

Revenue $ / Labor $ After

Productivity Increased: > 40%

0.0

10.0

20.0

30.0

40.0

50.0

60.0

70.0

80.0

90.0


Webster DTC

Average ProcessingTime Before

Average ProcessingTime After

Job Processing Time Reduced: > 80%


Projectaanpak

• Projectdefinitie opstellen [problemen, doelstellingen, planning]

• Meten huidige situatie– 3 tot 6 maanden– Doorlooptijden en actieve tijden

• Analyseren– Waar zit de Waste

• Oplossingen en scenario’s uitwerken• Implementatie• Controleren


Meten is Weten


Vereisten

• Six Sigma kennis (Green or Black belt)• Lean Manufacturing technieken• Medewerking van de medewerkers

– Het is niet de bedoeling om medewerkers te ontslaan!– Procesoptimalisatie zodat we

• Meer kunnen met dezelfde middelen• Beter kunnen calculeren wat een bepaalde job kost

– De medewerkers doen meestal het meeste werk in de meetfase

• Projectsponsor op directie / managementniveau• Lean Manufacturing is alleen de methodiek – de uitvoering

in mensen en middelen geeft de doorslag.

Lean in de documentindustrie

Business

Transcript of Lean in de documentindustrie